BELEDİYELER TARAFINDAN YAPILAN GİDERLERİN BELGELENDİRİLMESİ

Transkript

1 BELEDİYELER TARAFINDAN YAPILAN GİDERLERİN BELGELENDİRİLMESİ 1. Giriş Bilindiği üzere, 24 Aralık 2003 gün ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 1927 yılından beri uygulanan 1050 Sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununu yürürlükten kaldırmıştır Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 33. maddesinin 5.fıkrasına göre; giderin çeşidine göre aranacak gerçekleştirme belgelerinin şekil ve türlerinin merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri için Maliye Bakanlığınca, mahalli idareler için İçişleri Bakanlığınca, sosyal güvenlik kurumları için ise bağlı veya ilgili oldukları bakanlıklar tarafından Maliye Bakanlığının uygun görüşü alınmak suretiyle çıkarılacak yönetmeliklerle belirleneceği hükme bağlanmıştır. Buna göre merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri için 1991 yılından beri uygulanan Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır, tarih ve Sayılı 3. Mükerrer Resmi Gazetede yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği yürürlüğe girmiştir. Mahalli idareler için ise, İçişleri Bakanlığı tarafından hazırlanan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği tarih ve Sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Yönetmeliğin 55. maddesinde Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller ile Yönetmeliğin uygulanması sırasında doğabilecek tereddütlerde tarih ve Sayılı 3. Mükerrer Resmi Gazetede yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile Maliye Bakanlığı nca merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri için belirlenen usul ve esasların uygulanacağı hüküm altına alınmıştır. 2. Harcama Belgelerinin Kısa Tarihçesi 20 Aralık 1341 tarihli ve 2899 numaralı Kanuna bağlı cetvel olarak yayımlanan Mesarifi Umumiye Tahakkuk ve Tediye Evrakı Musbite Cetveli, kamuda bir gider yapılırken hangi belgelerin düzenlenmesi gerektiğini göstermekteydi. Bu cetvel, tarih ve 1637 tarihli Mali Müşavere Encümeninin (Mali Danışma Kurulunun) kararıyla yayımlanan ve tarihinde yürürlüğe giren Bütçe Giderlerinde Aranacak Belgeler adındaki yönetmeliğin 3. maddesi kaldırarak harcama belgelerinde yeni bir düzenleme getirilmiştir. Bu yönetmeliğin adı, tarih ve 8377 sayılı Mali Danışma Kurulu kararı ile Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği olarak değiştirilmiştir. Söz konusu Yönetmeliğin eki belgelere; konularına göre birer sıra numarası verilerek, günün koşullarına göre sürekli değişebilen belgelere yapılacak ekler düşünülerek (7-9, 23-24, 30-34, ) sayılar ilerde benzeri belgelerde kullanılmak üzere boş bırakılmıştır. 1 Bu yönetmelik de tarih ve tarihli Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 62. maddesi ile kaldırılmıştır tarihinden itibaren uygulanan bu 1 Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği, Türk İdareciler Derneği Yayını, No:3,

2 yönetmeliği de tarihli ve sayılı 3.Mükerrer Resmi Gazete yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği 68.maddesi yürürlükten kaldırmıştır tarihli belediyeleri de kapsayan yönetmelik kaldırılınca ve 5018 sayılı Kanuna göre de belediyeler için İçişleri Bakanlığının belediyeler için bir yönetmelik hazırlaması gerektiğinden, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği yayımlanır yayımlanmaz İl Özel İdareleri, Belediyeler, Bunlara Bağlı İdareler ile Mahalli İdare Birliklerinin yapacakları harcamalarda, ödeme emrine eklenecek gerçekleştirme belgeler ile ilgili işlemlerini, söz konusu Yönetmeliğe göre yapacağı hususu Tarihli Bakanlık Onayı ile uygun görülmüş, İçişleri Bakanlığı nın tarih ve sayılı Genelgesi ile de duyurulmuştur. İçişleri Bakanlığı tarafından Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği hazırlanmış ve Tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanmıştır. Bu yönetmelik ile Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği karşılaştırıldığında; - İki yönetmeliğin paralel hükümler taşıdığı, - Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin genel tebliğleri ile yapılan düzenlemelerin bu yönetmelikte yer aldığı (örneğin harcama talimatı), - Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde hüküm bulunmayan hallerde ve Yönetmeliğin uygulanması sırasında doğabilecek tereddütlere ilişkin olarak Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Hükümleri ile Maliye Bakanlığınca Merkezi Yönetim Kapsamındaki Kamu İdareleri İçin Belirlenen Usul ve Esasların uygulanacağı yönünde hüküm bulunduğu, Görülecektir. 3. Kamu Giderinin Tanımlanması Öncelikle kamu giderinin bir tanımını yapmakta yarar görüyoruz. Kamu gideri hem 5018 sayılı Kanun da hem de muhasebe yönetmeliklerinde (Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ile Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği) tanımlanmıştır. Buna Göre; Kamu Gideri, 5018 S. Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 3/h maddesinde; - Kanunlarına dayanılarak yaptırılan iş, alınan mal ve hizmet bedelleri, - Sosyal güvenlik katkı payları, - İç ve dış borç faizleri, - Borçlanma genel giderleri, - Borçlanma araçlarının ıskontolu satışından doğan farklar, - Ekonomik, mali ve sosyal transferler, - Verilen bağış ve yardımlar, - Diğer giderler, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği nin 4. maddelerinde de, ilk defa hesaplara alınacak varlıklar ile yeniden değerleme farkları dışında, öz kaynakta artışa neden olan her türlü işlem, 2

3 olarak tanımlanmıştır. 4. Kamu Giderinin Gerçekleştirilmesinde Görev Alanlar ve Sorumlulukları 4.1. Harcama Yetkilisinin Görev ve Sorumluluğu 5018 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin (k) bendinde, kamu idaresi bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birim harcama birimi olarak tanımlanmıştır. Kanunun 31 inci maddesinde bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisinin harcama yetkilisi olduğu ifade edilmiş, 32 nci maddesinde ise; bütçeden harcama yapılabilmesi harcama yetkilisinin, harcama talimatı vermesine bağlanmış, harcama talimatlarında da hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgilerin yer alacağı, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken işlemlerden harcama yetkililerinin sorumlu oldukları belirtilmiştir. Diğer taraftan tarihli Sayıştay Genel Kurul Kararında Bu hükümler karşısında, bütçeden yapılacak harcamalar konusunda 5018 sayılı Kanunda öngörülen harcama sürecinde tek ve tam yetkili olan, giderin yapılmasına karar vermekten ödeme aşamasına kadar tüm işlemleri emir ve talimatı çerçevesinde yürüten ve maiyetindekileri ve onların eylem ve işlemlerini gözetmek ve denetlemekle yükümlü olan harcama yetkilisinin, Sayıştaya karşı hesap verme konusunda tam ve doğrudan sorumlu olduğu anlaşılmaktadır. Bu nedenle, harcama yetkililerinin, harcama talimatlarının ve buna konu olan harcamaların bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygunluğundan sorumlu olduklarına oybirliği ile karar verildiği belirtilmekte olup, harcama yetkililerinin sorumlu olduğu alanlar ifade edilmiştir Gerçekleştirme Görevlisinin Görev ve Sorumluluğu Gerçekleştirmeyle görevli olanlar ise giderin belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler, (5018 Sayılı Kanunun 33. maddesi 2.fıkrası gereği). Gerçekleştirme görevlileri, 5018 Sayılı Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar (5018 Sayılı Kanunun 33. maddesi 4.fıkrası gereği) tarihli Sayıştay Genel Kurul Kararında aslî bir gerçekleştirme belgesi olan ödeme emri belgesini düzenleyen sıfatıyla imzalayan gerçekleştirme görevlisinin, düzenlediği belge ile birlikte harcama sürecindeki diğer belgelerin doğruluğundan ve mevzuata uygunluğundan harcama yetkilisi ile birlikte sorumlu tutulması gerektiğine çoğunlukla karar verilerek, gerçekleştirme görevlilerinin sorumlu olduğu alanlar ifade edilmiştir Muhasebe Yetkilisinin Görev ve Sorumluluğu 5018 sayılı Kanunun 61 inci maddesi uyarınca muhasebe yetkilisinin, gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini yürüteceği belirtilmiş olup, yine 5018 sayılı Kanunun 61 inci maddesi ile Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi, Sertifika 3

4 Verilmesi ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 29 uncu maddesinde, muhasebe yetkilisinin taahhüt ve tahakkuk aşamaları tamamlanmış, ödeme emri belgesi düzenlenmiş ve ön mali kontrolden geçerek ödenmek üzere muhasebe birimine gelmiş bulunan gider ve muhasebe belgeleri ile ön ödeme belgeleri üzerinde, ödemeye ilişkin belgelerin tamam olup olmadığını ve maddi hata bulunup bulunmadığını kontrol etmekle yükümlü olduğu, ilgili mevzuatında belirtilen belgeler dışında belge aramayacağı ve sorumluğunun görevi gereği incelemesi gereken belgelerle sınırlı olduğu belirtilmektedir. Diğer taraftan, konuyla ilgili Sayıştay Genel Kurul Kararında Bu nedenle, hak sahibi olmayan kişilere ödeme yapılması nedeniyle ortaya çıkan kamu zararından, doğrudan ve tek başına muhasebe yetkilisinin sorumlu tutulması ifade edildiğinden uygulamada bu hususa dikkat edilmesi gerekecektir. 5. Kamu Mali İşlemlerinin Belgeye Dayanma Zorunluluğu Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 15. maddesinde bütün muhasebeleştirme işlemlerinin kanıtlayıcı belgelere dayandırılmasının zorunlu olduğu ve kanıtlayıcı belgelerin, muhasebeleştirme belgesinin hazırlanmasını gerektiren ve ilgili mevzuatında belirtilen belgelerden oluşacağı belirtilmiştir. Diğer taraftan, Mahalli İdareler Muhasebe Yönetmeliğinin 461. maddesinde ise, her muhasebe kaydının bir belgeye dayanması ve mali sonuç doğuran bütün işlemlerin muhasebe kayıtlarında gösterilmesi zorunludur hükmü yer almıştır. 6. Harcamalarda Kullanılacak Belgeler 6.1.Ödeme Belgeleri Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği uyarınca bütçeden yapılacak kesin ödemelerde ödeme emri, ön ödeme suretiyle yapılacak ödemelerde ise muhasebe işlem fişi kullanılacaktır. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği gereğince ödeme belgesi en az üç nüsha düzenlenir. İlk nüshası bu Yönetmelikte belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştaya gönderilmek, ikinci nüshası ise saklanmak üzere muhasebe birimine verilir. Üçüncü nüsha da harcama biriminde muhafaza edilir. Ödeme belgesinin birinci nüshasına, kanıtlayıcı belgelerin aslı veya yasal bir sebeple aslı temin edilemeyenlerin onaylı suretleri bağlanır. Fatura ve taşınır işlem fişlerinin asıllarının bağlanması esas olmakla birlikte kaybolma, yırtılma, yanma gibi mücbir sebeplerle aslının temin edilemediği hallerde fatura ve/veya taşınır işlem fişinin onaylı örnekleri bağlanmak suretiyle ödeme yapılabilir. Onaylı suretlerin, onaylayan ilgili birim yetkilisinin adı, soyadı, ünvanı, imzası ve resmi mühür ile onay tarihini taşıması gerekir. 4

5 KULLANILACAK BELGELER - I ÖDEME BELGESI Harcama Birimi Tarafindan 3 Nüsha Düzenlenir. Ilk Iki Nüshasi, Bu Yönetmelikte Belirtilen Kanitlayici Belgelerle Birlikte Muhasebe Birimine Verilir. Ödeme Belgesinin Birinci Nüshasi ile Eki Kanitlayici Belgeler Sayistay a Gönderilir, Ikinci Nüshasi Ise Muhasebe Biriminde Saklanir Kanıtlayıcı Belgeler Kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin ilgili maddelerinde belirtilen belgelerdir. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği uyarınca bütçeden yapılacak kesin ödemelerde ödeme emri, ön ödeme suretiyle yapılacak ödemelerde ise muhasebe işlem fişi kullanılacaktır Harcama Talimatı ve İhale Onay Belgesi Kamu ihale mevzuatına tabi olmayan bir giderin idare adına geçici veya kesin olarak ödenebilmesi için giderin konusunu, gerekçesini, yapılacak iş veya hizmetin süresini, hukuki dayanaklarını, tutarını, kullanılabilir ödeneğini, tertibini, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgileri gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgedir. İhale usulüyle yapılacak alımlarda, kamu ihale mevzuatında standart form olarak belirlenen ihale onay belgelerini; doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nev i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgedir. TANIMLAR - II KAMU ALIMLARINDA KULLANILACAK BELGELER HARCAMA TALIMATI IHALE ONAY BELGESI Kamu Ihale Mevzuatina Tabi Olmayan Bir Giderin, Idare Adina Ödenebilmesi Için, Harcama Yetkilisinin Imzasini Tasiyan Belge Giderin; Konusunu, Gerekçesini, Yapilacak Is veya Hizmetin Süresini, Hukuki Dayanaklarini, Tutarini, Kullanilabilir Ödenegini, Tertibini, Gerçeklestirme Usulü, Gerçeklestirmeyle Görevli Olanlara Iliskin Bilgileri Gösteren, Ihale Usulüyle Yapilacak Alimlarda, Kamu Ihale Mevzuatinda Standart Form Olarak Belirlenen Ihale Onay Belgelerini Dogrudan Temin Suretiyle Veya Kamu Ihale Mevzuatinda Belirtilen Istisnai Alimlarda Ise Çesitli Bilgileri Içeren, Harcama Yetkilisinin Imzasini Tasiyan Belgeyi, Harcama Talimatindaki Bilgiler 5

6 6.4. Taahhüt Dosyası ve Hakediş Raporu İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemelerde; - Onay belgesi, - İhale komisyonu kararı, sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesine göre doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılan alımlarda piyasa fiyat araştırması tutanağı (Örnek:2) veya söz konusu maddenin a, b ve c bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlara ilişkin olarak ihale mevzuatında belirlenen standart form, - Sözleşme yapılması halinde sözleşme ve Bakanlıkça gerekli görülen diğer belgeleri kapsar. Taahhüt dosyası, ödemeden önce veya ilk hakedişle birlikte biri asıl diğeri onaylı suret olmak üzere iki nüsha (taahhüt olunan işin bedeli bir defada tahakkuk ettirildiği takdirde bir nüsha) olarak muhasebe yetkilisine verilir. Taahhüt dosyasının asıl nüshası, ödeme belgesinin Sayıştaya gönderilecek nüshasına bağlanır. Ancak, mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin bir defadan fazla tahakkuk ettirilmesi halinde, diğer ödemelerde Yönetmeliğin ilgili maddesinde sayılan belgelerden taahhüt dosyası dışındaki belgeler bağlanır. Taahhüt dosyasının onaylı sureti ise, bir defadan fazla tahakkuk ettirilen hakediş ödemelerinin kontrolü için muhasebe biriminde saklanır. İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak yapım işleri ile hizmet alımlarında, sözleşme ve/veya şartname hükümlerine göre yerine getirilen taahhütlerin bedellerinin ödenmesinde Yapım İşleri Hak ediş Raporu ve Hizmet İşleri Hak ediş Raporu düzenlenir. Yapım İşleri Hakediş Raporu, yapım işlerinde yükleniciye ödenecek ara ve kesin hakediş tutarının hesaplanmasına esas olan belgelerden, Hizmet İşleri Hakediş Raporu ise, hizmet işlerinde yükleniciye ödenecek ara ve kesin hakediş tutarının hesaplanmasına esas olan belgelerden oluşur. Yapım veya hizmet türüne göre ilgili sayfaları ve gerekli gören diğer belgeler düzenlenerek yüklenici ve yapı denetim elemanlarınca imzalanır Fatura İş, mal veya hizmet alımlarında, işin, malın veya hizmetin özelliğine veya alımın yapıldığı yere göre düzenlenmesi gereken belgelerden; a)faturayı, 6

7 b) Fatura yerine geçen belgelerden serbest meslek makbuzu, gider pusulası, müstahsil makbuzu, giriş ve yolcu taşıma biletleri ile Uluslararası Hava Taşıyıcıları Birliği üyesi şirketlerce düzenlenen elektronik yolcu biletlerini, c) Kanunen yukarıdaki belgeleri düzenlemek zorunda olmayanlardan alınan bu Yönetmelik eki 1 örnek numaralı Harcama Pusulasını, d) Kamu kurum ve kuruluşlarınca düzenlenen ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 61 inci maddesi uyarınca düzenlenen muhasebe yetkilisi mutemetlerinin çalışma usul ve esaslarına ilişkin yönetmelikte belirlenen asgari bilgileri taşıyan alındıyı, e)yurtdışında yapılan iş ve hizmet alımları ile mal alım bedellerinin ödenmesinde ise, yerel teamüle uygun olarak düzenlenen ve birim amiri veya ilgili mevzuatında belirtilen yetkililerce onaylı tercümeleri ekli fatura veya benzeri belgeleri, ifade eder. Diğer taraftan faturanın kaybedilmesi durumunda; FATURA ASLININ TEMIN EDILEMEDIGI DURUMLAR Kamu Idarelerince Düzenlenen Faturalar Özel Kisilerce Düzenlenen Faturalar Düzenleyen Idarelerde Bulunan Dip Koçanindaki Nüshasina Uygun Olarak Suretleri Çikarilir Ve Ilgili Kamu Idarelerinin Yetkililerince Onaylanir. Tutari YTL yi Asan Faturalar Noterce Onaylanan Suretleri Ödeme Belgesine Baglanir. Tutari YTL yi Geçmeyen Faturalar Harcama Birimine Ibraz Edilen Dipkoçanindaki Nüshasina Uygun Olarak Suretleri Çikarilir Ve Harcama Yetkilisince Veya Harcama Yetkilisinin Belirleyecegi Görevli Tarafindan Onaylanir. Ayrica, Dipkoçaninin Arkasina Suretinin Çikarildigina Iliskin Serh Düsülerek Onaylanir Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılacak alımlarda; alımı yapmakla görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucunda alınan teklifleri, uygun görülen fiyat ile yükleniciyi gösteren ve söz konusu kişi veya kişilerce imzalanan tutanağı ifade eder. 7. Ödeme Yapılacak Kişiler Ödeme; gerçek kişilerde alacaklıya veya duruma göre vekiline, velisine, vasisine veya mutemedine; alacaklının ölümü halinde varislere; tüzel kişilerde ise kanuni temsilcilerine veya bunların tayin ettikleri vekillere; kayyım tayinini gerektiren durumlarda kayyıma yapılır. Ödemenin yapılacağı kişi aşağıda belirtilen belgelere göre tespit edilir: a)vekillere yapılacak ödemelerde, vekilin alacaklı adına tahsile yetkili olduğuna ilişkin noterce düzenlenmiş vekaletname aslı veya bunun noterce onaylanmış örneği. 7

8 b) Velilere yapılacak ödemelerde, veli ve çocukların nüfus cüzdanlarının onaylı suretleri; mahkemece tayin edilmiş velilere yapılacak ödemelerde mahkeme ilamı. c) Vasilere yapılacak ödemelerde, vasi tayinine ilişkin mahkeme ilamı. d) Varislere yapılacak ödemelerde, veraset ilamı. e) Tüzel kişilerin alacaklarının kanuni temsilcilerine ödenmesinde, noterce onaylı imza sirküleri ile ilgilinin tahsile yetkili olduğunu gösteren belge; bunların tayin ettikleri vekillere yapılacak ödemelerde ise, sadece noterce düzenlenmiş vekaletname. f) Kayyımlara yapılacak ödemelerde, kayyım tayinine ilişkin mahkeme ilamı. g) Resmi kurum ve kuruluşların alacaklarının tahsili için görevlendirilenlere alındı karşılığı yapılacak ödemelerde, dairesince verilmiş, ilgilinin tatbiki imzasını içeren yetki belgesi. h) Herhangi bir alacağı temellük eden kişilere yapılacak ödemelerde, noterce onaylanmış alacak temliknamesi. ı) Mahalli idare personelinin aylık, ücret ve düzenli olarak yapılan benzeri alacaklarının, harcama yetkililerince yazılı olarak görevlendirilen mutemetlere ödenmesinde Mutemet Görevlendirme Yazısı. j) Mahalli idare personelinin yolluk, tedavi gideri ve benzeri münferit alacakları ile kamu personeli olmayan kişilerin hizmetleri karşılığı gerçekleşen yolluk, ders ücreti, huzur ücreti, konferans ücreti ve benzeri alacaklarının mutemetlerine ödenmesinde, her ödemeyle ilgili Şahsi Mutemet Dilekçesi. k) Kimliğinin saklı kalmasını isteyen muhbirlere mutemetleri aracılığıyla yapılacak ödemelerde, ilgili dairenin görevlendirme yazısı. l) Alacakların hak sahiplerinin banka hesaplarına aktarılması suretiyle ödenmesinde, alacaklının harcama birimince onaylanmış yazılı talebi (Hak sahipleri tarafından düzenlenen fatura üzerinde alacaklının banka hesap numarasının yer alması halinde ayrıca yazılı talepleri aranmaz.). Kamu Personeline Yapilacak Ödemeler Mutemet Görevlendirme Yazisi Aylik, Ücret, Düzenli Olarak Yapilan Benzeri Ödemeler, Sahsi Mutemet Dilekçesi Yolluk, Tedavi Gideri, Münferit Benzeri Alacaklar, Kamu Personeli Olmayan Kisilerin Hizmetleri Karsiligi Gerçeklesen Yolluk, Ders Ücreti, Huzur Ücreti 8

9 8. Aranacak Belgelere Örnekler 8.1. Aylıklar Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin Birinci Bölümü Personel Giderlerini düzenlemekte, 8. maddesi ise aylık ve aylıklarla ödenen hak edişleri için ödeme belgesine bağlanacak belgeler sayılmıştır. Buna göre aylıklarda; - Aylık Bordrosu, - Personel Bildirimi Duruma göre ödemenin yapıldığı ilk aya ait ödeme belgesine aşağıdaki belgeler eklenir. a) İlk atamalarda, atama onayı ve işe başlama yazısı, b) Naklen atamalarda, atama onayı, işe başlama yazısı ve Personel Nakil Bildirimi, c) Terfilerde, terfi onayı (Otomatik olarak yapılan kademe ilerlemelerinde terfi onayı aranmaz.), d) Görevden uzaklaştırmalarda, yetkili makamın onayı veya yazısı, e) Görevden uzaklaştırılmış olanların göreve iadelerinde, yetkili makamın onayı ve göreve başlama yazısı, f) Görevden uzaklaştırılmış olanların açıkta kaldıkları sürelere ait aylıklarının ödenmesinde, harcama talimatı, g) Ücretli vekaletlerde, vekalet onayı ve işe başlama yazısı, h) İkinci görev ödemelerinde, ikinci görev onayı ve işe başlama yazısı, i) Aylıksız izin ve askerlik dönüşü yeniden işe başlamalarda, işe başlama yazısı. Mali yılın ilk ayına ait ödemelerde, personelin kıdem aylığına esas hizmet sürelerini gösteren insan kaynakları birimince onaylı listenin ödeme belgesine bağlanması gerekir Zam, Tazminat ve Benzeri Ödemelerde Aranacak Belgeler Yönetmeliğin 9.maddesinde Mahalli idare personeline mevzuatları gereği yapılacak zam, tazminat ve benzeri ödemelerde aşağıda belirtilen belgeler ödeme belgesine eklenir denilerek bu tür ödemelere bağlanacak belgeler sayılmıştır: Yabancı dil tazminatı verilebilmesi için, yabancı dil sınav sonuç belgesi; gördükleri öğrenim nedeniyle yabancı dil bilgisinin tespitine gerek görülmeyenlerde ise insan kaynakları biriminin yazısı, (her malî yılın ilk ödemesine ait ödeme belgesine) Aylıklarla birlikte ödenen tazminatlar Aylık Bordrosunda; aylıklarla ödenmeyen tazminatlar ise Çeşitli Ödemeler Bordrosunda gösterilir, İş riski, iş güçlüğü, malî sorumluluk tazminatı ve eleman teminindeki güçlük zammı ile özel hizmet tazminatlarına ilişkin ana cetvel ve dağılım listelerinin, mali hizmetler birimince onaylandığı ayı izleyen aya ait ödeme belgesine eklenmesi gerekir. 9

10 8.3. Sosyal Yardım Ödemeleri Yönetmeliğin 11. maddesinde personele yapılacak sosyal ödemelerinde, ödemenin çeşidine göre aşağıdaki belgelerin bağlanacağı hükme bağlanmıştır: -Evlenme Yardımı: Aile cüzdanının dairesince onaylı örneği veya nüfus kayıt örneği ödeme belgesine eklenir, Aile Yardımı: Aylıklarla birlikte ödenen bu yardım, personelin ilk işe girişinde alınacak Aile Yardımı Bildirimine dayanılarak ödenir. Bu bildirim, personelin aile yardımından yararlanan eş veya çocuk durumunda meydana gelen değişiklikler ile yer değiştirme suretiyle atama halinde yenilenir. Bildirimler, ödeme belgesinin ilk nüshasına eklenir. Doğum Yardımı: Doğum olayının meydana geldiği yeri ve tarihi belirten ilgilinin dilekçesi ödeme belgesine eklenir. Ölüm Yardımı: Ölüm olayının meydana geldiği yeri ve tarihi belirten ilgilinin dilekçesi ödeme belgesine eklenir. Normal süresinde ölü olarak doğan çocuklar için ödenecek ölüm yardımında, buna ilişkin raporun da aranması gerekir. Giyecek Yardımı: Nakden verilmesi gereken giyecek yardımı veya dikiş bedeli ödemelerinde; ilgili mevzuatında belirtilen yetkili makamın onayı, Çeşitli Ödemeler Bordrosu, Ödemenin miktarını gösteren yetkili makamların kararı ödeme belgesine eklenir Sözleşmeli Personel Ücretleri Yönetmeliğin 14.maddesinde Sözleşmeli olarak istihdam edilen personel ücretlerinin ödenmesinde aşağıda belirtilen belgeler ödeme belgesine ekleneceği belirtilmiştir: Aylık Bordrosu Personel Bildirimi İşe başlama yazısı, Meclis kararı, Sözleşme Sayılı Belediye Kanununun 49. maddesinin 4. fıkrası gereğince yapılacak kısmi zamanlı sözleşmeli personel ücretlerinin ödenmesinde; Aylık Bordrosu veya fatura Meclis kararı, Sözleşme. 10

11 8.5. İşçi Ücretleri Ücret Ödemeleri Yönetmeliğin 15.maddesinde; tarihli ve 4857 sayılı İş Kanunu kapsamına giren işlerde çalışan işçilere ücret ve ücretle birlikte her ay yapılacak ödemelerde ödemenin türüne göre aşağıdaki belgeler aranacağı Personel Bildirimi, İşe başlama, yer değiştirme ve terfilerde, İşçi Hareketleri Onayı, İşçi Ücret Bordrosu, -Evlenme, doğum ve ölüm yapımında memurlar gibi işlem yapılacaktır Kıdem Tazminatı Ödemeleri Harcama talimatı, Hizmet cetveli, Kıdem tazminatının hesaplanmasını gösteren belge, Askerlik borçlanması varsa buna ilişkin belge, belge, Daha önce çalıştığı yerlerden ayrılırken kıdem tazminatı alıp almadığını gösterir Emekliye ayrılanlarda, Sosyal Güvenlik Kurumundan alınacak emekliliği hakettiğine ilişkin belge İhbar Tazminatı Ödemeleri Harcama talimatı, Hizmet cetveli, İhbar tazminatının hesaplanmasını gösteren belge. Sendikalarla yapılan toplu sözleşmenin onaylı iki nüshası, yapılacak ödemelere esas olmak üzere dönem başında muhasebe birimine verilir. Toplu sözleşmenin bir nüshası ödeme emri belgesi ekinde Sayıştay a gönderilir Tedavi Ödemeleri Eczanelere Yapılacak Ödemeler Hastanın sevkine ilişkin belge, 11

12 İlaç fiyat kupürlerinin ve barkod diyagramının yapıştırılmış olduğu reçete, Reçetelerin kişi bazında dökümünü gösteren liste (Fatura üzerinde döküm yapıldığı takdirde ayrıca liste düzenlenmez.), Fatura. Personel Tarafından Karşılananlar Hastanın sevkine ilişkin belge, İlaç veya tıbbi malzemeye ilişkin reçete, (İlaç bedellerinin ödenmesinde fiyat kupürlerinin ve barkod diyagramının reçeteye yapıştırılması zorunludur.), Fatura. Resmi ve Özel Sağlık Kuruluşlarına Yapılacak Ödemeler Hastanın sevkine ilişkin belge, Fatura (Birden fazla kişinin tedavi giderinin aynı faturada gösterilmesi halinde, yapılan tetkik ve tedavinin kişi bazında dökümünü gösteren onaylı bir listesi de aranır.), Yatan hastalar için hasta çıkış özeti (epikriz). Yurtdışında yapılacak tedavilere ilişkin giderlerin ödenmesinde temin edilen belgelerin ve bunların tercümelerinin misyon şefliğinin veya ihtisas biriminin onayını taşıması gerekir Yolluk Ödemeleri Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu - Görevlendirme yazısı veya harcama talimatı, - Yurtiçi/yurtdışı geçici görev yolluğu bildirimi, - Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura. Yurtiçi Sürekli Görev Yolluğu - Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, - Yurtiçi/yurtdışı sürekli görev yolluğu bildirimi, - Resmi mesafe haritasında gösterilmeyen yerler için yetkili mercilerden alınacak onaylı mesafe cetveli. 12

13 Denetim, kurs, yarışma, gösteri veya benzeri işler nedeniyle toplu olarak yapılan seyahatlerde, geçici görev yolluğu bildirimleri yerine Toplu Seyahatler Yollu Bildirimi düzenlenir. Kurs ve Toplantılara Katılma Giderleri Kamu kurum ve kuruluşları ile meslek teşekkülleri, dernek ve vakıflar tarafından düzenlenen kurs ve toplantılara katılanların katılma giderlerinin ödenmesinde; - Görevlendirme yazısı, - Fatura, fatura düzenlenmeyen hallerde katılma ücretini gösteren belge, - Kurs ve toplantıya iştirak edildiğine ilişkin belge Tüketim Mal ve Malzemeleri, Demirbaş,Makine, Teçhizat ve Taşıt Alım Giderleri - Taahhüt dosyası, - Fatura, - Muayene ve kabul komisyon tutanağı, - Taşınır işlem fişi Makine, Teçhizat, Taşıt, Demirbaş Bakım ve Onarım Giderleri - Taahhüt dosyası, - Fatura, - Hizmet işleri hak ediş raporu. 9. Dikkat Edilecek Hususlar Bütçeden yapılacak bir giderin ödenmesinde gider çeşidine ve alım şekline göre yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirtildiği şekilde harcama talimatı, ihale onay belgesi ya da onay belgesinden yalnızca birinin düzenlenmesi yeterlidir. Kamu İhale mevzuatı gereğince ihale usulleri uygulanmak suretiyle yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde ilgili uygulama yönetmeliklerinin ekinde standart form olarak belirlenen ihale onay belgesi, Kamu ihale mevzuatı gereğince doğrudan temin usulüyle yapılacak veya 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 3. maddesinde bu Kanuna tabi olmadığı belirlenen işlerde onay belgesi, İlgili mevzuata göre ödenmesi gereken görevden uzaklaştırılmış olanların açıkta kaldıkları sürelere ait aylıkları, kıdem, tazminatı, huzur ücreti, konferans ücreti, kaçak olarak yakalanan eşya, uyuşturucu, silah ve mühimmatlar için verilecek ikramiyeler ile diğer ikramiye ve teşvik primleri ve benzeri ödemelerde harcama talimatı düzenlenir. 13

14 İlgili Mevzuatına Göre İstenen Belgelerden Yönetmelikte ve Bu Tebliğde Sayılmayanlar Ödeme Belgesine Bağlanmayacak, İç ve Dış Denetim Sırasında İlgililere İbraz Edilmek Üzere Harcama Birimlerinde Muhafaza Edilecektir. Noterde Düzenlenen İmza Sirkülerine İlişkin Belgede İlgili Kişi Veya Kişilerin, Tüzel Kişiliği Birlikte Veya Münferiden Temsil ve İlzam a Yetkili Olduklarının Belirtilmiş Olması Halinde, Bu Kişi Veya Kişilere Yapılacak Ödemelerde Ayrıca, Tahsile Yetkili Olduğuna Dair Belge İstenilmesine Gerek Bulunmamaktadır. KAMU ALIMLARINDA BELGELER Ihale Onay Belgesi Onay Belgesi Harcama Talimati Kamu ihale mevzuati geregince ihale usulleri uygulanmak suretiyle yapilacak mal ve hizmet alimlari ile yapim islerinde ilgili uygulama yönetmeliklerinin ekinde standart form olarak belirlenen Kamu ihale mevzuati geregince dogrudan temin usulüyle yapilacak veya 4734 sayili Kamu Ihale Kanununun 3 üncü maddesinde bu Kanuna tabi olmadigi belirtilen islerde Ilgili Mevzuata Göre Ödenmesi Gereken Görevden Uzaklastirilmis Olanlarin Açikta Kaldiklari Sürelere Ait Ayliklari, Kidem Tazminati, Huzur Ücreti, Konferans Ücreti, Kaçak Olarak Yakalanan Esya, Uyusturucu, Silah Ve Mühimmatlar Için Verilecek Ikramiyeler Ile Diger Ikramiye Ve Tesvik Primleri Ve Benzeri Ödemelerde 10. Taahhüt Dosyasında Bulunması Gerekenler İhale Usulüyle Yapılacak Her Türlü Mal ve Hizmet Alımları ile Yapım İşlerine İlişkin Ödemelerde: İhale onay belgesi, İhale komisyonu kararı, Sözleşme, İlanın yapıldığına ilişkin tutanak, Kesin teminatın alındığına ilişkin alındının örneği, Damga vergisinin yatırıldığına ilişkin alındının onaylı örneği veya tahsil edildiğine ilişkin harcama birimince onaylı yazı, Yapım işlerinde, sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale Gelmesi ve bu artışın yüklenicisine yaptırılması halinde buna ilişkin onay belgesi ve ek kesin teminata ilişkin belge, Sözleşmelerin devri halinde devir sözleşmesi, 14

15 Süre uzatımı verilmesi halinde, buna ilişkin karar ve onay, Başbakanlığın veya bakanların iznine tabi alımlarda izin yazısı, Malî hizmetler biriminin ön mali kontrolüne tabi olan hallerde, uygun görüş verildiğine yahut verilmediğine ilişkin görüş yazısı 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 22. Maddesinin d Bendi Dışındaki Bentlerine Göre Doğrudan Temin Usulüyle Yapılan Alımlarda: Yönetmelikte belirtilen bilgileri içerecek şekilde düzenlenmiş ve harcama yetkilisi tarafından imzalanmış onay belgesi, Komisyon kurulmuş ise komisyon kararı, komisyon kurulmadan yapılan Alımlarda piyasa fiyat araştırması tutanağı; 22 nci maddenin a, b ve c bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlarda ise kamu ihale mevzuatında bu alımlara ilişkin olarak düzenlenmesi öngörülen standart form, Yukarıdaki (a) bendinde sayılanlardan düzenlenmesi gereken diğer belgeler 11. Ödeme Emri Ekinde Taşınır İşlem Fişinin Düzenlenmesine Gerek Olmayan Durumlar Satın alındığı andan itibaren tüketimi yapılan su, doğalgaz, kum, çakıl, bahçe toprağı, bahçe gübresi ve benzeri maddeler, Makine, cihaz, taşıt ve iş makineleri ile demirbaşların servislerince yapılan bakım ve onarımlarında kullanılan yedek parçalar ile doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt, likit gaz (LPG) ve yağlar, Kısa sürede tüketilen mutfak tipi tüpler ve yangın söndürme tüplerine yapılan gaz dolumları ile yazıcı kartuşlarının dolumları, Dergi ve gazete gibi süreli yayınlar ile arşivlenme niteliği olmayan kütüphane materyalleri. 12. Sonuç ve Değerlendirme Bütçeden yapılacak bir giderin ödenmesi harcama belgeleri yönetmeliklerinde sayılan belgelerin hazırlanarak tamamlanmasına bağlıdır. Harcama belgeleri yönetmeliklerinde sayılan bu belgelerin, aynı bilgileri kapsamak koşuluyla, ebadına ve şekil şartına bağlı kalmaksızın basılı olarak veya elektronik ortamda düzenleyebilirler. Giderin belgelendirilmesi ilgili yönetmeliklerinde sayılan belgelerin hazırlanması ve tamamlanması anlamına gelmekte olup, giderin mevzuata uygun yapılması konusunda sorumluluğu olanlar için de bir emniyet unsurudur. Çünkü ilgili belgelerin hazırlanmasıyla hatalar, eksiklikler veya sorunların en aza ineceği unutulmamalıdır. 15