KURUMSAL İŞ ANALİZİ CHECK UP MUSTAFA KEMAL GÜLTEKİN

Transkript

1 KURUMSAL İŞ ANALİZİ CHECK UP MUSTAFA KEMAL GÜLTEKİN 1

2 KURUMSAL İŞ ANALİZİ RAPORU 1. GİRİŞ: 2. DANIŞMAN : 3. KURUMSAL İŞ ANALİZİ METODU: 3. 1 Kurumsal İş Analizi çalışmasında görüşülecek kişiler 3.2 Kurumsal İş Analiz Çalışmasının amacı 3.3 Kurumsal İş Analizi Süreçleri 4.KARAR ALMA SÜRECİ 4.2 İşletmenin Karar alma süreci teorisi : 4.3 Karar Alma Süreçleri iyileştirme ve geliştirme Projesi 5.İŞLETME VİZYONU : GELECEĞE BAKIŞ AÇISI, GÖRÜŞ UZAKLIĞI 5. 1 İşletme vizyonu, geleceğe bakış açısı, görüş uzaklığı teorisi 5.2. İşletme vizyonu süreçlerinin analizi İşletmenin vizyonu iyileştirme ve Geliştirme PROJESİ 6. SÜRDÜRÜLEBİLİR REKABET ORTAMI 6.1 İşletmenin sürdürülebilir rekabet teorisi : 6.2 İşletmenin vizyonu iyileştirme ve Geliştirme 7.SATIŞ PAZARLAMA ETKİNLİĞİ 7.1 Stratejik satış pazarlama teorisi : 7.2. İşletme satış pazarlama etkinliği analizi :

3 2. GİRİŞ: Kurumsal İş Analizi çalışmasının hedefi : Kurumun pozitif ve negatif yönlerinden, içinde bulunduğu ortamın fırsat ve tehditlerinden bir yol haritası oluşturmaktır.yol HARİTASI KURUMSAL GÜNCELLENMENİN İLK ADIMIDIR.Bu çalışma Yönetim Danışmanı, Eğitmen ve Mentor Mustafa Kemal Gültekin in yönetiminde Şirket içerisinden oluşturulacak ekip ile birlikte yürütülecektir. 2. DANIŞMAN : Mustafa Kemal Gültekin Yönetim Danışmanları Derneği YDD tarafından verilen Uluslararası CMC (Sertifikalı Yönetim Danışmanı) belgesine sahiptir. CMC belgesi YDD tarafından belirlenen mesleki yetkinlik standartlarını karşılayan ve meslek etik kurallarına uygun davranan üyelerine verilen mesleki bir aşama belgesidir. CMC belgesine sahip bir Yönetim Danışmanı olarak; danışan tarafından bilgime ve değerlendirmeme sunulacak ve/veya çalışmam esnasında elde edeceğim kişisel bilgi/belgeler ile ilişkide bulunacağım kuruluşların yönetimi tarafından gizli olarak tasnif edilmiş özel ve duyarlı bilgi/belgeleri (kamuya açık olmayan, yalnız sınırlı ve yetkili kişiler tarafından bilinen/bilinmesi gereken bilgi/belgeleri) : Bilgi/belge sahibinin özel izni olmadan açıklamaktan ve açıklanmasına izin vermekten, Kendim ve mensup olduğum kuruluşun çıkarları için kullanmaktan ve kullanılmasına izin vermekten,

4 3. KURUMSAL İŞ ANALİZİ METODU: Kurumsal İş Analizi çalışmasında izlenecek yol : Şirket in iş sahipleri,yöneticileri, çalışanlarla yapılacak bire bir görüşmeler ve anketler yoluyla sürecin analizi, Elde edilen sonuçların tasnifi, sonuçların Genel Müdür le değerlendirilmesi ve yorumlanması, genel teori ile bütünleştirilmesi, elde edilen sonuçların paylaşılması, sonuç değerlendirme önerilerinin sunumu Kurumsal İş Analizi çalışmasında görüşülecek kişiler : Şirket Sahipleri, yöneticileri ile yüz yüze görüşme yapılarak ele alınan süreçler analiz edilecektir.bu çalışmanın iki iş günü içerisinde tamamlanarak raporlanacaktır. 3.2 Kurumsal İş Analiz Çalışmasının amacı: İşletme fonksiyonlarını Staratejik bir bakış açısıyla analiz etmek. Mevcut durumun kritik süreçlerini belirlemek. Bu kritik süreçlerin hangi destek araçlarıyla geliştirileceğini ortaya koymak. Gelişim ve değişim önerilerini ortaya koymak olacaktır. 3.3 Kurumsal İş Analizi Süreçleri :Kurumsal İş Analizinde ele alınacak süreçler: İŞLETMENİN KARAR ALMA SÜREÇLERİ İŞLETME VİZYONU : GELECEĞE BAKIŞ AÇISI, GÖRÜŞ UZAKLIĞI SÜRDÜRÜLEBİLİR REKABET AVANTAJLARI SATIŞ VE PAZARLAMA ETKİNLİĞİ STRATEJİK YÖNETİM İŞLETME UYUMLULUĞU 4

5 4.KARAR ALMA SÜRECİ 4.1 İşletmenin Karar alma süreci teorisi : Bugün içinde bulunduğumuz durum işletmeleri ve kurumları nasıl yaşatacağımıza ilişkin önemli ip uçları veriyor. Kurumların ömürleri üzerinde en fazla etki yaratacak olan şey o kurumun kendisini çevreleyen bilgi kaynaklarına hakim olmasıyla doğrusal bir orantı izliyor. Bilgi kaynakları üzerinde etki sağlayan, bilgiyi kendi içine alıp bilgiyi üreten kişiler ve kurumlar gücü eline alıp daha fazla zenginlik yaratıyor. Geçmiş uygarlıklarda hammadde kaynaklarını kontrol altında tutanlar, hammadde kaynaklarının geçiş yollarını kontrol altında tutanlar güç ve kudret sahibi olarak diğer uygarlıklara hakimiyet sağlamışsa. Bugünün ve geleceğin üstünlük göstergesi bilgi kaynaklarının geçiş yollarına hakimiyette olmakta. İşletme ve kurumlar açısından en azından kendisini çevreleyen bilgi kaynakları üzerinde hakimiyeti olmadan işletmenin geleceğine ilişkin bir politika oluşturmak, strateji çizmek imkansız halde. İşletme içerisindeki en önemli bilgi kaynakları gerek içerde gerekse dışarıda üretilen verilerdir. İşimizin her aşamasında bizden karar üretmemiz beklenmektedir.kararlarımızın sağlıklı ve etkin olabilmesi kurumsal olarak geliştirdiğimiz, içselleştirdiğimiz yöntemlere bağlıdır. Bu amaçlardan hareketle ; Karar Alma Süreçleri analiz edilirken VERİ TOPLAMA VERİ SAKLAMA VERİ İLETİŞİMİ VERİ DEĞERLENDİRME süreçleri analiz edilir.

6 Verilerin iletişimi ve değerlendirilmesi: Toplantı etkinliklerimiz ve kayıtları. Toplantı takvimimiz. Toplantı yönetimi ve sonuçların değerlendirilmesi açısından durumumuz. Organizasyonumuzun sorun çözme tekniği nedir? Raporlama. Veriler belirli periyotlarla kim ve kimler tarafından değerlendiriliyor? Değerlendirme yönteminiz? Toplantı kültürünüz? Toplantı takvimi, toplantı yöntemi, toplantı sonuçları takibi, toplantı kayıtları. 4.2 Karar Alma Süreçleri iyileştirme ve geliştirme Projesi : Sürecin Analiz çalışması sonunda Proje ekibi hedefini oluşturacaktır.proje ekibinin elde edeceği çıktılar şunlar olacaktır.danışman Proje Ekibinin kurulmasını, çalışma metotlarının oluşumunu sağlayacak, uygulamayı takip edecek, sonuçları raporlayacaktır. İşletme iletişim Akış diyagramının hazırlanması İletişim- raporlama form ve formatları ile iletişim- raporlama hiyerarşisinin belirlenmesi Bilgi veri kaynaklarının oluşturulması- arşivleme Toplantı Takvimi oluşturulması Zaman Karar tabanı oluşturulması 6

7 5 İŞLETME VİZYONU : GELECEĞE BAKIŞ AÇISI, GÖRÜŞ UZAKLIĞI 5. 1 İşletme vizyonu, geleceğe bakış açısı, görüş uzaklığı teorisi İşletmenin vizyonu geleceğe bakış açısı ve görüş uzaklığı ; işletme yönetiminin ve çalışanlarının işletmenin geleceğine,sektörün geleceğine ve ekonominin geleceğine ilişkin sezgilerini ve öngörülerini içerir. Bu bakış açısıyla gelecekte yer almak istenilen işletme konumu hakkında, gelecekte var olmak istenilen resim hakkında tüm işletmenin net bir eylem planı geliştirmesine olanak sağlar İşletme vizyonu süreçlerinin analizi Vizyonerliğimizi, bakış açımızı ve görüş uzaklığımızı netleştirebilmek için ;Sektörel Araştırma sonuçları, Kurumsal Gelişim Yönü hakkında benimsenmiş yaklaşımlar,gelecekte yaratabileceğimiz resim üzerine yoğunlaşmış amaçlar, Strateji oluşumuna ilişkin yaklaşımlar analiz edilirken şu soruların karşılığı aranır; Sektörün geleceği hakkındaki düşünceler? Sektörün gelişim yönü? Bizim gelişim yönümüz? Gelecekte kendinizi konumladığınız yer? Gelecekteki fiziki ortamınız? Pazardaki yeriniz? Organizasyon yapınız? Bölgenin ve ülkenin geleceğine ilişkin benimsenmiş görüşler? İşletmenin vizyonu iyileştirme ve Geliştirme PROJESİ Sürecin Analiz çalışması sonunda Proje ekibi hedefini oluşturacaktır. Danışman Proje Ekibinin kurulmasını, çalışma

8 6. SÜRDÜRÜLEBİLİR REKABET ORTAMI 6.1 İşletmenin sürdürülebilir rekabet teorisi : Yok edici rekabet ortamındayız, rekabette fark yaratmadan sürdürülebilir bir işletme ömrü gözükmüyor, rekabette ayırt edici bir ve birkaç özelliğimizi bulmalıyız.bu amaçla; Rekabet ortamını,ürün ve Hizmet düzeyini, Müşteri Profilini, Rekabet İlişki Yönetimini analiz edildi ve şu soruların karşılığı aranır ; İçinde bulunduğumuz sektörün lideri kim? Ürün lideri kim? Hizmet lideri kim? Bugünkü rekabet ortamımız? Bu günkü rekabet avantajlarımız? Bugünkü müşteri avantajımız? Gelecekteki Müşteri Avantajlarımız? Sektör ne oranda büyüyor işletmemiz ne oranda büyüyor? Müşteri tatmini nasıl ölçüyoruz? Müşteri profilimiz? Müşterilerimizin bizden beklentileri? Müşterilerimiz ile diyalog yöntemimiz? Bugünkü müşterinin davranışları? Gelecekteki müşterinin davranışları? Gelecekteki rekabet ortamımız? Gelecekteki rekabet avantajımız? Gelecekteki müşteri avantajlarımız? Sektörünüz ile etkileşen diğer sektörlerin gelişimi ne yönde? Bugünkü rakiplerimiz? Gelecekteki rakiplerimiz?

9 Ürün ve Hizmet Alanında; Rekabetteki ürün ve hizmet eksikliğimiz? Rekabette kıyaslama yöntemlerimiz? Pazar payımızı nasıl ölçüyoruz? Kendimizi nasıl farklılaştırabiliriz? Rakiplerden daha iyi yapacağımız rakiplerden daha farklı yapacağımız neler var? 6.2 İşletmenin vizyonu iyileştirme ve Geliştirme Projesi : Sürecin Analiz çalışması sonunda Proje ekibi hedefini oluşturacaktır. Danışman Proje Ekibinin kurulmasını, çalışma metotlarının oluşumunu sağlayacak, uygulamayı takip edecek, sonuçları raporlayacaktır. Proje ekibinin elde edeceği çıktılar şunlar olacaktır. Müşteri Veri tabanı Yönetimi Müşteri memnuniyeti Ölçme yöntemleri Rekabet araştırma yöntemleri Rekabet karşılaştırma yöntemleri 9

10 7.SATIŞ PAZARLAMA ETKİNLİĞİ 7.1 Stratejik satış pazarlama teorisi : Satış ve Pazarlama stratejisi ; Satış ve Pazarlama faaliyetlerinin etkinliği ile Reklam /Tanıtım ve Halkla İlişkiler faaliyetlerinin etkinliği üzerine kurulur İşletme satış pazarlama etkinliği analizi : Satış - Pazarlama Verimliliğinin süreçleri analiz edilirken şu soruların karşılıkları aranır : İş Süreçleri, İş süreçlerinde hangi faaliyetlerimizin kurumumuza sağladığı ekonomik değeri var? Başarı kriterleri,hedef ve Hedef Gerçekleştirme Oranları Kendimizi ne ile ölçüyoruz? Hangi faaliyetlerimizde kayıplar yaşanıyor? Elde ettiğimiz sonuçlar kurumumuz üzerinde hangi oranda etkili olmaktadır? Bugün etkin sonuçlar elde ettiğimiz alanların gelecekteki değeri nedir? Örgütümüzün motivasyon kaynakları nelerdir? Elde ettiğimiz sonuçları içimizde nasıl paylaşıyoruz? Satış bütçesi gerçekleşme analizlerimiz neye işaret ediyor? Yapılmış Pazar araştırmaları,rakip ürün analizi, satış koşulları, ürün karlılık analizleri neye işaret ediyor? Geçmiş Dönem Etkinlikleri, Reklam tanıtım ve Halkla İlişkiler Politikası, Bütünsel Pazarlama iletişimi, Hedef ve gerçekleştirme oranları analiz edilerek Reklam ve tanıtım politikamız?

11 Halkla ilişkiler politikamız? Mevcut faaliyetler? Sektörümüzde halkla ilişkiler çalışmalarının etkileri? İşletmenin topluma yakınlığı? Lobi faaliyetleri? Medya kimliği? Sosyal yatırımlarımız? Takip edilen yayınlar? -,Katılınmış organizasyonlar? Yaratılan haberler?, Takip edilen haberler? Yeni tanıtım mecralarının etkisi? Elektronik ticaretin etkisi? Müşteri davranışlarındaki değişiklikler? Pazarlama Mevcut pazarlama stratejimiz nedir? Mevcut pazarlama kanallarımız üzerindeki etkimiz? Yapılan pazar araştırma çalışmaları? Rakip ürün analizi? Rakip satış koşulları analizi? Satış bütçesi gerçekleşme analizleri? Lojistiğimizin rekabetle karşılaştırılması? Depolama / stok / taşıma/ Pazarlama örgütlenmemiz? Mevcut Ar-Ge çalışmalarımız? Yeni ürün araştırma/ yeni teknoloji olanakları Satış sonrası hizmetlerimiz? Müşteri bilgi bankamız? Müşteriden öğrenme yeteneğimiz?

12 Marka konumlama? Ürün konumlama? Ürün karlılık analizimiz? Satış kanalları hedefleri ve performanslarını nasıl değerlendiriyoruz? 7.3 İşletmenin satış pazarlama etkinliği iyileştirme ve Geliştirme Projesi : Sürecin Analiz çalışması sonunda Proje ekibi hedefini oluşturacaktır. Danışman Proje Ekibinin kurulmasını, çalışma metotlarının oluşumunu sağlayacak, uygulamayı takip edecek, sonuçları raporlayacaktır. Proje ekibinin elde edeceği çıktılar şunlar olacaktır. Çalışan performans yönetim sistemi kuruluşu Satış hedef- bütçeleme ve performans yönetiminin kuruluşu Müşteri İletişimi Yönetim sisteminin kuruluşu 12

13 8. UYUMLU İŞLETME MODELİ 8.1 Uyumlu İşletme Modeli teorisi : Her işletmenin tipik sorunları mevcuttur, hedef amaçlarıyla uyumlu bir işletme yaratmaktır. İçteki uyum dışarıdaki engellerin aşılmasını daha da kolaylaştıracaktır. Rekabette müşteri avantajı yaratmak, rekabeti yakalamak, uzun ömürlü bir kurum kültürü yaratmanın ön koşulu ise operasyon etkinliğimizi artırmaktan yaptığımız işleri diğerlerinden daha iyi yapmaktan hatta daha farklı yapmaktan geçiyor. Bu da operasyon etkinliğini kuvvetlendirmeyi ve stratejik değişim modeli oluşturmayı zorunlu kılıyor. Stratejik Değişim çatısı, Operasyonel etkinlik, Kaynak Merkezli Yönetim ve Uyumlu İşletme modeli,kavramlarıyla bağ kurulmalıdır Uyumlu işletme süreçlerinin analizi Operasyonun etkinlik sürecinde : Kurum Kültürü, Etkili yaşam kriterleri, Çalışan ve sosyal paydaşların tatmin kriterleri, İş sahiplerinin tatmin kriterleri, Varlıklar ve Kaynakları (İnsan varlığı,bilgi kaynakları, Sermaye kaynakları), etkinlik yatırım getirisi açısından analizi, Kurum bütçesinin analizi, eğitim ve bütünsel kalite düzeyini gözden geçirmeli ve şu soruların karşılığını aramalıdır; Paylaşılan misyonumuz? Paylaşılan vizyonumuz? Paylaşılan temel işletme değerlerimiz? Çekirdek uzmanlık alanlarımız? Mevcut slogan ve sembollerimiz? Hedefler ve amaçların paylaşımı?

14 İşletme kapasitemiz? Bilgi /insan / sermaye varlığımız ve kaynaklarımız? Kaynaklarımızı etkin kullanıyor muyuz? Ürün / hizmet karlılık analizlerimizi nasıl yapıyoruz? Yatırım getirilerimizi nasıl ölçüyoruz? İşletmenin genel bütçesi ve departman bütçeleri ve hedefleri yapılıyor mu? Gerçekleşme analizi ve bütçe kontrollerini nasıl yapıyoruz? İş analizleri, iş tanımları, görev yetki ve sorumluluklar Performans hedefleri,performans değerlendirmesi Fiziki olanaklar, teknik / araç / ofis Kalite çalışmalarımız? Eğitim programı, Eğitim bütçemiz,eğitim hedeflerimiz,eğitim sonuç değerlendirmeleri, işletmeye etkisinin ölçülmesi? Birimler arası ilişki düzeyi, Yönetsel ilişki düzeyi, İç çatışmalar, kayıplar Departmanlar arası bilgi akışı? Raporlar İletişim formaları İş paylaşımları ortak iş kalemleri? Veri akışı? İşletme karakteristiği: Korunması ve bertaraf edilmesi gereken alışkanlıklarımız? Etik değerlerimiz Firma marka ürün imajımız Dayanışma, Ekip çalışması takım ruhu İç iletişim Eleştiri ortamımız?

15 8.3 Uyumlu İşletmenin iyileştirme ve Geliştirme Projesi: Sürecin Analiz çalışması sonunda Proje ekibi hedefini oluşturacaktır. Danışman Proje Ekibinin kurulmasını, çalışma metotlarının oluşumunu sağlayacak, uygulamayı takip edecek, sonuçları raporlayacaktır. Proje ekibinin elde edeceği çıktılar şunlar olacaktır. Çalışan memnuniyeti anketi, müşteri memnuniyeti anketi, iş sahipleri memnuniyeti anketi, tedarikçi memnuniyeti anketi, ile işletme performansının ölçülmesi Bütçe kontrol sitemi kurulması Karlılık analizleri yapılması Öneri alma değerlendirme siteminin kurulması Performans değerleme sistemi kurulması Koçluk sisteminin kurulması Eğitim Programının yapılması 15

16 9. YOL HARİTASI 9.1 İyileştirme ve Geliştirme projeleri toplu sonuçları Karar Alma Süreçleri İyileştirme ve Geliştirme Projesi İşletme iletişim Akış diyagramının hazırlanması ; İletişimraporlama form ve formatları ile iletişim- raporlama hiyerarşisinin belirlenmesi Bilgi veri kaynaklarının oluşturulması- arşivleme Toplantı Takvimi oluşturulması Zaman Karar tabanı oluşturulması İşletmenin vizyonu iyileştirme ve Geliştirme Projesi Sektörel Pazar Analiz, Rekabet raporu Rekabet karşılaştırma Analiz Raporu, İşletme gelecek teorisinin yaratılması. İşletmenin vizyonu iyileştirme ve Geliştirme Projesi : Müşteri Veri tabanı Yönetimi Müşteri memnuniyeti Ölçme yöntemleri geliştirme İşletmenin satış pazarlama etkinliği iyileştirme ve Geliştirme Projesi Bayi performans yönetim sistemi kuruluşu Satış hedef- bütçeleme ve performans yönetiminin kuruluşu Müşteri İletişimi Yönetim sisteminin kurulması Stratejik Satış ve Pazarlama Yönetim sistemi kuruluşu Uyumlu İşletmenin iyileştirme ve Geliştirme Projesi

17 10. BÜTÇE TEKLİFİ VE SONUÇ : Çalışmamızın birinci aşaması Kurumsal İş Analizinin yapılması ve raporlanmasıdır. Bu çalışmanın.. günlük bir çalışmanın işletme içerisinde yapılması, günlük çalışmanın da işletme dışında yapılarak raporlanması öngörülmüştür. Kurumsal İş Analizi çalışmasının bedeli net. TL dir. Sorunların kaynağını bulabilmenin, geleceğin resmini çizebilmenin yolu insanın bir işi başarma isteğinden ve arzusundan geçiyor. Üzerimizdeki baskıları,olumsuzları olumluluğa götürebilmek, insana,doğaya,uyumlu bir gelişme yoluna girebilmek bir tek insanın bir tek işi başarabilmesinden ve başarıyı devam ettirebilmesinden geçiyor diyorum. Başarılar diliyorum. Saygılarımla Mustafa Kemal Gültekin