Izibiz E-Defter Teknik Kullanıcı Klavuzu

Transkript

1 İçindekiler 1. Kurulum Gereksinimleri Kurulum Konfigürasyon Organizasyon Yönetimi İşyeri Adı ERP Adres İlgili Kişi / İletişim Mali Mühür NACE Kodu Mali Dönem Başlangıç ve Mali Dönem Bitiş Şube Adı ve Şube Kodu Veritabanı Mali Müşavir Adres ve Mali Müşavir Çalışma Alanı Firma ve Kullanıcı Kimlik Azure Hesap Adı ve Azure Hesap Anahtarı Araçlar VT Görünüm Oluştur Yevmiye Numaralama CSV Araçları / Tümünü Temizle CSV Araçları / Dönem Sil Mali Mühür Servisi / Yükle / Kaldır / Güncelle Mali Mühür Servisi / Başlat/ Durdur / Durum Veritabanında Yapılacaklar View Oluşturma Aylık Güncelleme... 11

2 1. Kurulum Gereksinimleri.net Framework 4.5 (XP ve Windows 2003 işletim sistemlerinde desteklenmez), Microsoft SQL Server 2008 Express ve üstü veritabanı (ERP uygulaması için mevcut bir veritabanı varsa kullanılabilir) SQL Server a erişmeye Yetkili bir sql kullanıcısı o o o master, ERP ve E-Defter için oluşturulmuş veritabanlarına db_datareader rolü ile erişim, Kayıt numaralama uygulama üzerinden yapılacaksa ERP veritabanına db_datawriter rolü ile erişim, E-Defter veritabanına db_datawriter, db_owner rolü ile erişim 2. Kurulum 32 Bit İşletim sistemlerinde; /IzibizEdefter_x86/publish.htm adresinden setup dosyası indirilerek kurulum işlemi başlatılır. 3. Konfigürasyon Uygulama kurulumu tamamlandığında Veri tabanı bağlantısı yapılamadı uyarısı verilecektir. Bu uyarıya OK denildiğinde veritabanı bilgilerinin girileceği form açılacaktır. DBName : E-Defter verilerinin saklanacağı veritabanı adı, DBPassword : E-Defter veritabanına erişim sağlayacak kullanıcı şifresi, DBServer : E-Defter verilerinin saklanacağı veritabanı sunucu adı, DBUserId : E-Defter veritabanına erişim sağlayacak kullanıcı adı Bilgileri girilerek Tamam butonuna basılır. Tamam butonuna tıklandığında Ayarlar değişti, uygulama yeniden başlatılsınmı uyarısı gelecektir. Hayır denilerek sürece devam edilebilir.

3 Herhangi bir nedenle erişim sağlanamadığında Veri tabanı bağlantısı yapılamadı uyarısı verilerek konfigürasyon penceresi tekrar açılır. Başarılı bir şekilde bağlantı sağlandığında Uygulama konfigürasyonu bulunamadı. Konfigürasyon ayarlarını Demo olarak yapmak için Evet I, firma bilgileriniz ile yapmak için Hayır I seçin uyarısı gelecektir. Demo olarak Evet denildikten sonra tanımlanan bilgiler değiştirilebilir. Gerekli tanımlar yapıldıktan sonra giriş penceresi gelecektir. Öndeğer system kullanıcı bilgileri (Kullanıcı Adı / Şifre); SystemAdmin / IzibizEDefter_Admin demo / demo 4. Organizasyon Yönetimi Üst menüde Ayarlar sekmesi içerisinde yer alan Organizasyon Yönetimi butonuna tıklanarak Organizasyon Yönetimi sihirbazı açılır.

4 Kurulum esnasında Demo seçilmesi halinde Demo Organizasyon adında bir tanım görüntülenecektir. Sonraki butonu ile bir sonraki aşamaya geçilir. Demo Organizasyon tanımı değiştirilebilir, yeni kurulumda ise + Butonuna tıklanarak yeni organizasyon oluşturulur. Mevcut alan değiştirildiğinde ya da + butonuna tıklanarak yeni organizasyon adı verildiğinde alt bölümde bulunan onaylama ikonuna tıklanarak yapılan tanım kayıt altına alınmalıdır. Kayıt işlemi tamamlandığında Sonraki butonuna tıklanarak bir sonraki aşamaya geçilir.

5 Bu aşamada Demo seçildiyse Demo Şirket bilgisi görüntülenecek, Demo şirket bilgisi bir sonraki aşamada değiştirilebilecektir. Demo seçilmemesi halinde bu liste boş gelecek bir sonraki aşamada yeni firma kaydı yapılacaktır. Bir organizasyona bağlı birden fazla firma tanımı yapılabilmektedir. Mevcut tanımlarda bir değişiklik yapılması gerektiğin de listeden ilgili firma seçilip Sonraki butonuna tıklanır. Frirma tanım formunda mevcut tanımı değiştirmek için ilgili alanlar değiştirildikten sonra formun altında bulunan onay butonuna tıklanır. Yeni firma oluşturmak için + ikonuna tıklanarak tanımlar yapıldıktan sonra onay butonuna tıklanır. Bu aşamada Firma ile ilişkili bilgiler girilmelidir. Gerekli bilgiler girildikten sonra Sonraki butonu ile bir sonraki aşamaya geçilir.

6 Bu aşamada firma altında tanımlı şubeler listelenmektedir. Demo seçilmesi durumunda bir şube listelenecektir. Firma içerisinde şubeli defter basımı söz konusu ise birden fazla şube tanımı yapılabilmektedir. Yeni şube tanımı ve ya mevcut şube tanımlarında değişiklik için Sonraki butonuna tıklanarak bir sonraki aşamaya geçilir. Bu aşamada ilgili merkeze / şubeye ait veriler tanımlanmaktadır.

7 4.1. İşyeri Adı Mevcut tanım değiştirilerek onay butonuna tıklanır ya da + butonu ile yeni işyeri tanımı oluşturulur ERP Tanim : ERP tanımını ifade eden bir veri girilebilir. ERP Tipi : Kullanılan ERP Tipi seçilmelidir, CSV dosya aktarım yöntemi için CSV seçilmelidir. İşyeri No : Tablo, View ya da CSV dosyası içerisinde yer alan İşyeri numarası, Öndeğer 0 Dönem No : Tablo, View ya da CSV dosyası içerisinde yer alan Firma + Dönem numarası, Öndeğer 00101, Birden fazla firma tanımı varsa bu alan 00102, şeklinde türetilebilir. İlgili tanımlar yapıldıktan sonra Onay butonu ile yapılan tanım kayıt altına alınır Adres butonuna tıklanarak mevcut adres kaydı değiştirilebilir ya da + butonu ile yeni bir adres tanımı yapılabilir. Uygulama içerisinde biri firmanın merkez / şubesine ait biri mali müşavire ait minimum iki adres tanımı yapılmalıdır İlgili Kişi / İletişim butonuna tıklanarak mevcut iletişim kaydı değiştirilebilir ya da + butonu ile yeni bir iletişim tanımı yapılabilir. Uygulama içerisinde bir firma ilgilisine ait biri mali müşavire ait minimum iki iletişim bilgisi tanımlanmalıdır. Mali müşavir tanımlarında ilave olarak Ünvan, Sözleşme Tarihi ve Sözleşme No girilmeli, E-Defter dönemi ile MM Sözleşme Tarihi dönemi aynı olmalıdır.

8 4.5. Mali Mühür Tanım : Kurum mali mührünü ifade eden bir tanım girilmelidir. İmza Metodu : Mali mühür doğrudan uygulamanın kurulu olduğu ortamda takılı ise Mali Mühür Dongle, üzerinde mali mühür takılı uzak bir sunucuda bulunan servis aracılığı ile imzalanacaksa Mali Mühür Servisi seçeneği seçilmelidir. Servis Adresi : İmza Metodunun Mali Mühür Servisi olması durumunda imza servisi adresi yazılmalıdır. Dongle Şifre : Mali Mühür şifresi bu alana yazılmalıdır. İmza doğrulaması gerçekleştir : Canlı kullanım esnasında işaretlenmelidir. Zaman Damgası Kullan : Opsiyoneldir, kullanılması tavsiye edilir. Adres : Zaman damgası servis adresi, Kullanıcı Adı : Zaman damgası kullanıcı adı, Şifre : Zaman damgası şifresi, Port : Zaman damgası servis portu 4.6. NACE Kodu E-Defter için zorunlu olan NACE kodu bilgisi yazılmalıdır Mali Dönem Başlangıç ve Mali Dönem Bitiş Mali Dönem tanımı bu alanda yapılacaktır. Her yıl değiştirilmesi gereklidir Şube Adı ve Şube Kodu Firmada şubeli yaı yoksa Şube Adı kısmı boş, Şube kodu kısmı Öndeğer 0 olarak kalabilir. Birden fazla şube olması halinde ilki Merkez olacak şekilde 3 haneli (001,002 vb) şube kodu verilmelidir Veritabanı E-Defter verilerinin alınacağı veritabanı bilgieri bu bölümde girilmektedir.

9 4.10. Mali Müşavir Adres ve Mali Müşavir Adres ve İletişim tanımlarının aynısı Mali Müşavir içinde yapılmaktadır Çalışma Alanı Veritabanında oluşturulan e-defter dosyalarının uygulama üzerinde görüntülenmesi ve GIB e yüklenebilmesi için bu alanda tanımlı klasöre veriler aktarılmaktadır Firma ve Kullanıcı Kimlik Kurulum esnasında iletilmiş kimlik bilgileri bu alana girilmelidir Azure Hesap Adı ve Azure Hesap Anahtarı Opsiyonel Azure entegrasyonu için gerekli hesap bilgileri bu alanlara girilmektedir. 5. Araçlar 5.1. VT Görünüm Oluştur Uygulama içerisinde tanımlı ERP viewları bu bölümden oluşturulabilir Yevmiye Numaralama Uygulama içerisinde tanımlı ERP yevmiye madde numaralama işlemi bu bölümden yapılabilir CSV Araçları / Tümünü Temizle Veri alma seçeneğinin CSV olması durumunda CSV ile alınarak tabloya atılmış tüm verileri temizler CSV Araçları / Dönem Sil Veri alma seçeneğinin CSV olması durumunda CSV ile alınarak tabloya atılmış seçili dönem verilerini temizler Mali Mühür Servisi / Yükle / Kaldır / Güncelle İmza fonksiyonu mali mühür servisi aracılığıyla kullanılmak isteniyorsa bu alandan mali mühür servisi kurulabilir. Yükle / Kaldır fonksiyonları ilgili servisi kullanıcının windows servisler içerisine yükler ya da kaldırır. Güncelle fonksiyonu ile imza servisi güncellenebilir Mali Mühür Servisi / Başlat/ Durdur / Durum Mali mühür servisi ilgili butonlar aracılığıyla başlatılabilir, durdurulabilir ve durumu sorgulanabilir.

10 6. Veritabanında Yapılacaklar 6.1 View Oluşturma Yazılmış olan view scriptini veri tabanına eklenmesi gerekmektedir. create View l_entrydetail as Select CAST(e.INCKEY_NO AS INT) detailref, CAST(b.RES_YEVM_NO AS INT) entryref, a.globlineno linenumber, --e.aysira linenumber, CAST(b.RES_YEVM_NO AS INT) linenumbercounter, substring(a.hes_kod,1,3) accmainid, c.hs_adi accmainiddesc, cast(a.hes_kod as nvarchar) accsubid, cast(d.hs_adi as nvarchar) accsubdesc, cast(a.tutar as float) amount, case when a.ba = '1' then 'D' else 'C' end debitcreditcode, SUBSTRING(CONVERT(NVARCHAR,a.TARIH, 112),0,5) + '-' + SUBSTRING(CONVERT(NVARCHAR,a.TARIH, 112),5,2) + '-' + SUBSTRING(CONVERT(NVARCHAR,a.TARIH, 112),7,2) postingdate, Case e.belge_tipi When 'Fatura' Then 'invoice' When 'Cari' Then 'cari' When 'Kasa' Then 'receipt' When 'Senet' Then 'voucher' When 'M.Senet' Then 'voucher' When 'S.Ciro' Then 'voucher' When 'B.Senet' Then 'voucher' When 'Çek' Then 'check' When 'M.Çek' Then 'check' When 'Ç.Ciro' Then 'check' When 'B.Çek' Then 'check' When 'Dekont' Then 'other' When 'Müstahsil' Then 'other'

11 When 'Banka' Then 'other' When 'Bordro' Then 'other' Else null End documenttype, cast(case e.belge_tipi When 'Dekont' Then 'Dekont' When 'Müstahsil' Then 'Müstahsil' When 'Banka' Then 'Banka' When 'Bordro' Then 'Personel' Else null End as nvarchar) doctypedesc, cast(e.belge_no as nvarchar) documentnumber, cast(a.fisno as nvarchar) documentreference, cast(b.res_yevm_no as INT) entrynumbercounter, SUBSTRING(CONVERT(NVARCHAR,e.TARIH, 112),0,5) + '-' + SUBSTRING(CONVERT(NVARCHAR,e.TARIH, 112),5,2) + '-' + SUBSTRING(CONVERT(NVARCHAR,e.TARIH, 112),7,2) documentdate, NULL paymentmethod, a.aciklama detailcomment, 6.2 Aylık Güncelleme Dönem sonu hesap işlemleri yapıldıktan sonra yevmiye numaralamanın ardışık sayı olarak gitmesi gerekmektedir. Numaralama için gerekli aylık güncelleme scriptti aşağıdaki gibidir. UPDATE EMF SET EMF.RES_YEVM_NO = EMF.JN + 1 FROM ( SELECT RES_YEVM_NO, ROW_NUMBER() OVER (ORDER BY FIS.TARIH) JN FROM TBLMUHMAS MUH INNER JOIN TBLMUHFIS FIS ON FIS.FISNO=MUH.MAS_FISNO AND FIS.AY_KODU=MUH.AY_KODU WHERE MONTH(FIS.TARIH) IN (1) AND YEAR(FIS.TARIH) = 2015 ) EMF

12 UPDATE EML SET EML.GLOBLINENO = EML.GN FROM ( SELECT EL.GLOBLINENO, ROW_NUMBER() OVER (ORDER BY EF.RES_YEVM_NO) GN FROM TBLMUHFIS EL INNER JOIN TBLMUHMAS EF ON EL.FISNO=EF.MAS_FISNO AND EF.AY_KODU=EL.AY_KODU WHERE MONTH(EL.TARIH) IN (1) AND YEAR(EL.TARIH) = 2015 ) EML