BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Transkript

1 T.C. ĠZMĠR BÜYÜKġEHĠR BELEDĠYE BAġKANLIĞI YAZI ĠġLERĠ ġube MÜDÜRLÜĞÜ BÜROLARI KURULUġ GÖREV VE ÇALIġMAYÖNERGESĠ BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç: MADDE -1 (1)- Bu Yönergenin amacı; a) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliği adına ulaģan; - PTT ile elden kapalı zarf içi, Taahhütlü, APS, Ġadeli Taahhütlü, Ġadeli Taahhütlü APS evrak, - PTT aracılığıyla çuval içi kapalı tomar zarf; tomar zarf içi evrak, - Kamu Kurum ve KuruluĢlarından kapalı zarf içi normal, zarfsız açık evrak, - VatandaĢlar veya Kanuni Temsilcilerinin elden, açık dilekçe evrakı, - VatandaĢlar veya Kanuni Temsilcilerinin PTT aracılığı ile gönderdiği dilekçe evrakının kapalı ise açılıp, açık ise tasnifi yapılarak, - Kapalı tebligat evrakı (mahkeme tebligatları hariç mahkeme tebligatları I. Hukuk MüĢavirliğince teslim alınır, gereği yapılır) tebligat zarfı açılarak, tebligat evrakının kayda alınması, havalesi veya arzı, ilgili birime üst yönetime arzı, - Genel evrak kabulü, kaydı ile evrakların konusuna göre ilgili birime Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü havale yetkililerince havalesi veya arzı ile ilgili birime üst yöneticiye teslimini, - Kayıtlı evraklardan üst yönetim bilgi ve havalesi gerektirenlerin, üst yönetime arzı, teslimi, arzdan ilgili birimine havalesi ile ilgili birime teslimi, - Bu süreçlerin elektronik ortamda ekran kayıtlarına iģlenerek, ilgililerine zimmet defteri ile teslimini, b) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliği adına; Kamu Kurum ve KuruluĢlarından gelen Gizli Ģerhli kapalı zarf evrakının zarf üzerinde gideceği birim belirtilmiģ ise; kapalı zarf üzerinde Gizli Defter Kaydı ile kayıt iģleminin yapılarak Gizli Zimmet Defteri ile kapalı zarf olarak, zarf üzerinde belirtilen birimine zimmet ile teslimini, c) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliği adına, Kamu Kurum ve KuruluĢlarından kapalı zarf ve üzeri Gizli Ģerhli evrakın üzerinde gideceği yer belirtilmemiģ ise; yine kapalı zarf üzerinde Gizli Defter ile kayda alınarak BaĢkanlık Makamına kapalı zarf olarak Gizli Zimmet Defteri ile arz teslimini, ç) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliğinden birimlerin gönderisi olarak Genel ÇıkıĢ alacak evrakların çıkıģ-kayıt, ücretleme ve PTT ye teslim iģ ve iģlemlerini, d) Belediye iç birimlerinin, belediye dıģ birimleriyle yazıģma evraklarının dağıtım-değiģim organizasyonunu, e) Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü yöneticileri, hizmetleri, bürolarının çalıģma usul ve esaslarının iģ ve iģlemlerini düzenlemek, suretiyle; iģ ve iģlemlerin idarenin amaçlarına ve mevzuata uygun olarak düzenli, vatandaģ odaklı, uyumlu, hızlı, etkili ve verimli bir Ģekilde yapılmasını sağlamaktır. Kapsam: MADDE-2 (1)- Bu Yönerge; a) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliği adına PTT Kanalıyla veya elden ulaģan evrakın incelenerek teslim alınması, elektronik ortamda kaydı iģ ve iģlemlerini, b) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliği adına gelen ve elektronik ortamda kayda giren evrakların havale-arzı ile; havale- arz edilen birimlere teslim zimmet iģ ve 1

2 iģlemlerini, c) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliği adına gelen ve elektronik ortamda kayda giren evrakların havale veya arzı ile; havale veya arz edilen birimlere teslim edilen kayıtlı evraklara, ilgili birimce yapılan iģleme ait posta evrakının PTT kanalıyla gönderilmesi iģ ve iģlemlerini, ç) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliği adına ve bu baģlık altında Ġzmir BüyükĢehir Belediyesi Genel Müdürlükleri olan ESHOT ve ĠZSU Genel Müdürlüğüne yazılmıģ ulaģan zarfların veya evrakın zarfların açılarak kayıt, havale, evrakın kayıt havale ile gereği yapılmak üzere ilgili Genel Müdürlüğe, Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü havale yetkilileri veya gerekiyor ise üst yönetim havalesi ve zimmet ile teslimini, d) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliği adına verilen/gelen ancak; Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı ĠĢtiraki ġirketlerle ilgili konuları kapsayan dilekçelerin, Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kurumsal Kimliğine ulaģması nedeniyle; kamu hizmeti yapılarak, kayıt iģlemi ile ayrı bir tüzel kiģilik olan Ģirkete, üst yöneticiye arz iģlemi ile havale edilerek gereği yapılmak üzere havale yapılan ilgili Ģirkete teslim iģlemlerini, e) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliği adına gelen ücreti ödenmiģ koli evrakı teslim alma, ilgili birime teslim etme iģ ve iģlemlerini, f) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliği adına, elden veya posta kanalıyla ulaģıp; elektronik ortamda kayda giren, arza sunulan evraklardan; Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü adına havale edilenler ile elektronik ortamda kayda giren e-postaların yazıģma iģ ve iģlemlerini, g) Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü bürolarının teģkilat Ģemasındaki yeri, görevi, yetki ve sorumluluk iģ ve iģlemlerini ve kurallarını, ğ) BaĢbakanlıkça tarih ve Sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uygulanacak Usul ve Esaslara ĠliĢkin 2009/15169 Karar Sayılı Yönetmelik gereği; vatandaģa en yakın yerden hizmetin sunulması hükmü gereği; (1) Ġmar Durum Belgesi Talepleri Ġmar Planları Ġtiraz Dilekçeleri - Ġmar ve ġehircilik Dairesi BaĢkanlığının, (2) Belediye BaĢkanlığımız Veya ĠĢtiraklerinden ĠĢ Talepleri Ġnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi BaĢkanlığının, (3) Yardım Talepleri Fakir ve Muhtaçlara Yardım ġube Müdürlüğünün, (4) Güzergâh Ġzin Belge Talepleri UlaĢım Dairesi BaĢkanlığının, (5) Ticari TaĢıt Tahsis Belgesi Talepleri UlaĢım Dairesi BaĢkanlığının, (6) Her türlü ihale evrakı ile ihale itiraz dilekçelerinden; ihale konusuna göre: (6/1) Destek Hizmetleri Dairesi BaĢkanlığının, (Mal ve Hizmet) (6/2) Etüt ve Projeleri Dairesi BaĢkanlığının-Fen ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığının (Yapım ĠĢleri) (6/3)Banliyö ve Raylı Sistem Yatırımlar Dairesi BaĢkanlığının,(UlaĢım-Yapım Raylı Sistem) Konularına göre yukarıda ayrımı yapılan dilekçe evrakının yine belirtilen birimlerce doğrudan kayda alınarak; bu yönergenin kapsam baģlıklı 2 nci maddesi ve alt fıkralarında havale ve arz iģlemini kapsayan iģ ve iģlemlerin, yine yukarıda belirtilen birimlerce doğrudan dilekçe evrakını teslim alma, kayıt yapma, iģleme koyma, inceleme ve sonuçlandırma iģ ve iģlemlerinin, Belediye BaĢkanlığımız Hizmet Standartları gereği; BaĢkanlık Makamının tarihli ve 1026 sayılı onay emri ile sağlandığı ve yukarıda sayılan birimlerimizin Hizmet Standartları kabul edilmiģ olup; istisnai olarak VatandaĢlar veya Kanuni Temsilcilerince Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Genel Evrak Kaydına dilekçe evrakını teslim etmek konusunda ısrarlı olunuyorsa, kayda alınarak gereği için havale edilebileceği hususlarını, Kapsar. 2

3 Hukuki Dayanak: MADDE -3 (1) Bu Yönergenin hazırlanmasında; a) tarihli ve 3056 Sayılı BaĢbakanlık TeĢkilatı Hakkında Kanunnamenin DeğiĢtirilerek Kabulü Hakkında Kanun, (2 inci ve 3 üncü maddeleri) b) 5216 Sayılı BüyükĢehir Belediyesi Kanunu, 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu, BaĢbakanlığın tarihli ve Sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uygulanacak Usul ve Esaslara ĠliĢkin 2009/15169 Karar Sayılı Yönetmelik ile bu yönetmelik gereği BaĢkanlık Makamının tarihli 1026 sayılı Onay Emri, 2004/29 Sayılı Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik, tarihli Sayılı Devlet TeĢkilatı Veri Tabanı konulu 2011/1 Sayılı BaĢbakanlık Genelgesi ile BaĢbakanlığın 16 Temmuz 2008 tarihli Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2008/16 Sayılı Elektronik Belge Standartları konulu Genelgelerine, dayanılarak hazırlanmıģtır. Tanımlar: MADDE - 4 (1) Bu Yönergenin Uygulanmasında; Bu yönergede yer alan deyimlerden; Belediye BaĢkanlığı : Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığını, Belediye BaĢkanı : Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanını, Genel Sekreter : Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Genel Sekreterini, Genel Sekreter Yardımcısı : TeĢkilat Ģemasında birimlerin bağlı bulunduğu Genel Sekreter Yardımcısını, Yazı ĠĢleri ve Kararlar Daire BaĢkanı : Yazı ĠĢleri ve Kararlar Daire BaĢkanını Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü : Yazı ĠĢleri ġube Müdürünü Yazı ĠĢleri Evrak ġefleri : Belediye BaĢkanlığına ulaģan tüm evrakların ilk aģama iģleri, kayıt, havale, arz ve dağıtımdan, Müdürlükteki iģ ve iģlemlerinden sorumlu Ģeflerini, Evrak Kayıt Memuru : Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü evrak kayıt memurunu, Evrak Yazım Memuru : Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü yazıģma iģ ve iģlemleri memurunu, Evrak Tahakkuk Memuru : Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü ödeme emri tahakkuku iģ ve iģlemleri memurunu, Evrak Posta Memuru : Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü evrak posta memurunu, Evrak Dağıtım Memuru : Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü evrak dağıtım memurunu ifade eder. ĠĢ ve ĠĢlemlerin Yürütülme Esasları: Teslim Alınan Zarfların Açılması Ve Kayda Alınması Ġle Ġlgili Kurallar: MADDE 5 (1) Bu Yönerge gereği; PTT yetkililerince, Kamu Kurum ve KuruluĢlarınca, VatandaĢlar veya Kanuni Temsilcileri aracılığıyla, Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliğine yazılan evraklar kapalı zarf içerisinde teslim edilir ise açılır. Zarflar içinden çıkan evrakın arkasına zımbalanarak Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğin 27 nci maddesi gereği zarf içinden çıkan evrak arkasına zımbalanarak evrak birinci sayfası geriye katlanarak, Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü KaĢesi basılarak, her evrak elektronik ortamda tek tek kayıt numarası alarak kaydedilir. Kayıt iģleminde evraka ait ekler sayılır eksiklik var ise Ģerh düģülür, evrakın konusu yazılarak havaleye hazırlanır. (2) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliğine Kamu Kurum ve KuruluĢlarından ulaģan Gizli Ģerhli zarflar açılmaksızın zarf üzerinde Gizli Defter ile kayıt numarası verilerek ve zarf üzerindeki numara yazılarak kayıt iģlemi yapılır. Kapalı zarf olarak 3

4 gideceği birim zarf üzerinde belirtilmiģ ise ilgili birimine, belirtilmemiģ ise BaĢkanlık Makamına arza Gizli Zimmet Defteri ile teslim edilir. (3) KiĢiye Özel kapalı zarflara da 2 nci maddedeki iģlem uygulanır. (4) Tebligat evrakları (Mahkeme Tebligatları hariç I.Hukuk MüĢavirliğince teslim alınır.) ġube ġeflerince saat konularak teslim alındığından yine ġube ġeflerince açılır, tebligat zarfı içinden çıkan evrakın arkasına zımbalanarak havale yapılır veya arza sunulur. (5) Belediye BaĢkanı adına gelen tebligatlar Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünce teslim alınamaz. I.Hukuk MüĢavirliğine yönlendirilir. Elektronik Ortamda Kayda Giren Evrakların Havale ĠĢlemleri: MADDE - 6 (1) Bu Yönerge ile elektronik ortamda kayda giren evrakların havalesinde; a) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı TeĢkilat ġemasında yer alan birimlerin bağlılıklarına göre düzenlenmiģ kod dizin numarasına, b) Kayda giren gelen evrakın gönderildiği birimin adına ve kod dizin numarasına, c) Önemli ve özellik taģıyan evrakın iģ bölümüne göre üst yönetimin kullandığı kod dizin numarasına göre arzına, d) Talep, istek ve Ģikâyetleri içeren dilekçelerin havalesinde, dilekçenin konusu, havale edilecek birimin çalıģma alanı birlikteliğine dikkat edilir. e) Birden çok talebi kapsayan ve birden çok birimi ilgilendiren resmi yazılar veya dilekçeler için havaleye esas genel kural, üst yönetime arzdır. Ġstisnai olarak Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü çoklu havale yapabilir. (2) Elektronik ortamda kayıt iģlemi yapmaya engel genel teknik kesintiler, sunucu kesintileri, elektronik ve yerel ağ bağlantısı kesikliği durumlarında; VatandaĢlar veya kurumların sıkıntı yaģamaması için Acil Durumlar Evrak Kayıt Defteri hazır edilmiģ olup; bu defter bu tür olağanüstü durumlar için Acil Durumlar Ġçin Genel Kayıt GiriĢ ve Genel kayıt ÇıkıĢ (Posta) iģ ve iģlemlerinde kullanılır. (3) Elektronik ortamda kayıt iģlemi yapılan, havalesi tamamlanan evrak havale edilen birimin evrakı kabul edilir. Evraka iliģkin nihai iģlem ve gereği havale birimce yapılır. (4) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı birimleri; Genel GiriĢ Kaydı almıģ, Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünden havale, arz makamından havale ile birimlerine ulaģan evraklar için gereğini yapmak ve sonuçlandırmak zorundadır. Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü Genel evrak Kaydına giren evraklar konusuna göre havale yetkilileri olan üst yönetim veya Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü yetkililerince yine, evrak konusuna göre havale iģlemi yapılır. Kayıt alan havale iģlemi yapılan evrakın takibi veya gereği ile ilgili Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünün sorumluluğu yoktur. Kayıtlı olup; havale veya arzdan havale ile Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğüne havale edilen evraklar Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünce takip edilir, sonuçlandırılır. (5) Birimler iģlem yaptıkları evraklarına ait gönderiler için Posta Genel ÇıkıĢ ekranına; alıcısının açık adresi, gönderi türü, birimin kendi numarası, Standart Dosya Planı Numarası, evrakın varsa ekleri ve evrak konusu iģleyerek posta gönderi iģlemlerini girmekle görevli ve sorumludur. ĠKĠNCĠ BÖLÜM Evrak Türleri Evrak Türleri: MADDE 7 (1) Bu Yönerge açısından; a) Özellik TaĢıyan Evrak: Üzerinde ayrı bir gizlilik veya ivedilik derecesi bulunan gizli, hizmete özel, kiģiye özel, ivedi ve günlü iģareti taģıyan, b) Gizli Evrak: Ġzinsiz olarak açıklandığı takdirde milli güvenliği ve milli menfaatleri tehlikeye düģürecek olan, c) Hizmete Özel Evrak: Hizmeti yürütmesi gerekenlerden baģkası tarafından bilinmesine ihtiyaç duyulmayan, 4

5 ç) KiĢiye Özel Evrak: Gizli dereceli olmayıp ancak gittiği yerde ve önceki iģlemlerinde belirli Ģahısların, amir veya sadece onun yetki verdiği personelin açabileceği veya makam sahibinin adına gelen, d) Ġvedi Evrak: Kapsamı bakımından derhal ve süratle cevap verilmesi gereken, e) Günlü Evrak: Belirli bir zamanda veya evrakta belirtilen süre içerisinde bitirilerek muhatabı olan makama cevap verilmesi gereken, f) Değerli Evrak: Teminat mektupları ve para ihbarnameleri ile kendisi veya ekleri para, pul, çek, bono, hisse senedi gibi paraya çevrilebilen, g) Normal Evrak: Özellik taģıyan ve değerli evrak dıģında kalan evraktır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM YazıĢma Kuralları, Kanalları, Havale ve Arz ĠĢlemleri Birimlerin YazıĢmaları: MADDE 8 (1) Resmi YazıĢmalar; BaĢbakanlığın 2004/29 Sayılı Genelgeleri gereği; Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik hükümlerine göre yapılır. Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı gönderilerinde BaĢkanlık Makamının tarihli B.05.0.MĠD sayılı Ġmza Yetkileri Yönergesi esas alınır. (2) YazıĢmalarda, Bakanlıklar, Genel Müdürlükler, Valilikler ile; karar, inisiyatif, sonuç ve bağlayıcılık taģıyan önemli yazılara Belediye BaĢkanı veya Genel Sekreter veya kendilerinin uygun görmeleri hallerinde Genel Sekreter Yardımcılarının imzaları açılır. (3) Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünün Daire BaĢkanlıklarıyla yazıģmalarına Yazı ĠĢleri Kararlar Dairesi BaĢkanının imzası açılır. (4) Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü seviye birimleriyle doğrudan yazıģabilir. (5) Resmi YazıĢmalarda; Bakanlar Kurulunun tarih 2004/8125 Sayılı Kararı ile Yürürlüğe giren Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik Hükümlerine göre hareket edilir. (6) Dosyalama sistemi tarih ve Sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan 2005/7 Sayılı BaĢbakanlık Genelgesinde belirtilen ve bu Genelgeye göre ĠçiĢleri Bakanlığı Mahalli Ġdareler Genel Müdürlüğünce elektronik ortamda uygulamaya konulan Standart Dosya Planı Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünce tüm belediye birimleri için yapılmıģ, dağıtılmıģ ve Ġntranet ve Kurumsal Ġnternet Sitemizde yayımlanmıģtır. Standart Dosya Plansız evrak oluģturulamaz. Posta Genel ÇıkıĢ Numarası verilemez. (7) YazıĢmalarda ĠçiĢleri bakanlığı Mahalli Ġdareler Genel Müdürlüğünün tarihli Sayılı Mahalli Ġdareler Tarafından bakanlığa yazılacak yazılar konulu 2008/32 Sayılı Genelgelerine göre hareket etmek zorunludur Havale ve Arz ĠĢlemleri Sorumluluk: MADDE - 9 (1) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığına ulaģan evrakları teslim alma, kayıt, havale, arz iģlemi; Belediye BaĢkanlığı adına istisnai olarak Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğündedir. Bu görev için Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Ġmza Yetkileri Yönergesi yazıģma kategorisi olarak kabul edilemez, Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü Müdürlük ġefleri, Müdürü, Yazı ĠĢleri ve Kararlar Dairesi BaĢkanı havale yetkilisi olup; kayıtlı evraklar için sadece havaleye yetkilidir. Ġçeriği ile ilgili iģlem yapamaz. (2) Teslim alınarak kayda giren evraklar için ilk kademe havale ve arz yetkilileri; Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü ġefleri, Yazı ĠĢleri ġube Müdürü, Yazı ĠĢleri ve Kararlar Dairesi BaĢkanıdır. Acil ve süreli evraklar için havale yetkililerinden birisinin havalesi ve imzası yeterlidir. 5

6 (3) Arza sunulan evrakların her kademede havale yetkilisi; BüyükĢehir Belediye BaĢkanı, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcılarıdır. (4) Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü havale yetkililerince, evrak havalelerinde genel prensip; Daire BaĢkanlıklarına havaledir. Ancak; gelen genel evrak üzerinde Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığının yetkili biriminin adı yazılı ise; evrak o birim adına ve koduna da havale edilebilir. Çok acil ve süreli evraklarda birim adına da havale her zaman saklıdır. (5) Kayıt Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü havale yetkililerince Daire BaĢkanlıklarına havale edilen evraklara, Daire BaĢkanları kendi birimlerinde iç havale yetkilileridir. (6) Çok önemli ve süreli evraklar konusuna göre ilgili Müdürlüğe, Daire BaĢkanlığına süresi nedeniyle gereği; BaĢkan, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcılarına bilgi için arza sunulabilir. Havale ve arz iģlemi evrak üzerinde mutlaka gösterilir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü Birimlerinin Bağlılığı Yetki ve Sorumluk Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü Ġçinde Bulunan Birimler: MADDE -10 (1)Belediye BaĢkanı, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı, Daire BaĢkanı Yazı ĠĢleri Müdürü a) Yazı ĠĢleri ġefi b) Evrak ġefi c) Posta Birimi d) Dağıtım Birimi e) Tahakkuk ve Özlük Birimi f) Yazı Birimi Birimlerin Bağlılığı, Yetki ve Sorumluk: Yazı ĠĢleri Birimlerin Bağlılığı: MADDE 11 - (1) Yazı ĠĢleri ġube Müdürünün altındaki tüm birimler, doğrudan Yazı ĠĢleri ġube Müdürüne bağlı çalıģırlar. Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü Personeli, Müdürlük iģ ve iģlemlerinin iģ akıģına uygun, süratli, güvenli, etkin ve verimli yürütülmesinden Yazı ĠĢleri ġube Müdürüne sorumludur. (2) Yazı ĠĢleri ġube Müdürü, Müdürlük iģ ve iģlemlerinden bağlı bulunduğu Yazı ĠĢleri ve Kararlar Dairesi BaĢkanına sorumludur. (3) Yazı ĠĢleri Kararlar Dairesi BaĢkanı Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü iģ ve iģlemlerinden bağlı bulunduğu Genel Sekreter Yardımcısı, Genel Sekreter ve Belediye BaĢkanına Sorumludur. Yazı ĠĢleri Müdürünün Görevleri: MADDE 12 (1)Yazı ĠĢleri Müdürü, birimin iģ ve iģlemlerini sürekli gözetim ve denetim altında bulundurur. Hizmetin aksamaması için gerekli tedbirleri alır. (2)Kayda giren evrakların havale, arz iģlemlerinden sorumludur. (3)Hizmet ile ilgili olarak birime baģvuran kiģilerin muhatabıdır. (4)Birimlerdeki iģ ve iģlemlerin iģ akıģına uygun olarak süratli, güvenli, etkin ve verimli yürütülmesini sağlamakla sorumludur. (5)Birimin iģ ve iģlemlerinin yürütülmesinde gerekli iģ bölümünü yapar. ĠĢ birliğini sağlar. (6)Birimdeki personelin görev dağılımında değiģiklikler yapar. (7)Birim içinde koordinasyonu sağlar. (8)Görevlilerin yapmakla yükümlü oldukları hizmet ve görevleri bağlık oldukları Ģeflerin gözetiminde ve denetimleri altında ve onların emir ve direktifleri yönünde, mevzuata, plan ve programlara uygun olarak düzenlemek ve yürütülmesini sağlamakla sorumludur. (9) Personelin sicil ve özlük haklarıyla ilgili iģ ve iģlemleri onaylar. 6

7 Yazı ĠĢleri ġube ġeflerinin Görevleri: MADDE 13 -(1) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığına PTT kanalıyla, vatandaģlarca veya Kamu Kurum ve KuruluĢlarının görevli personellerince elden ulaģan evrakları inceleme, kabul etme, kayıt iģlemi yaptırma, (2) Kayda giren evrakları konusuna, Ġzmir BüyükĢehir Belediye Meclis Onaylı TeĢkilat ġemasına ve kod dizin numarasına göre; havale iģleminden-havale onayından; arzından, kayıtlı evrakın havalesinden, arzdan havalesinden, en son havale birimine iģlenim ve tesliminden sorumludur. (3) Birimlerin Genel ÇıkıĢ alacak posta gönderilerini ekleriyle teslim alma, kayıt ve çıkıģ iģlemlerini yaptırma iģ ve iģlemlerinden sorumludur. (4) Evrak hareketi ile ilgili istatistikî bilgi ve raporları sistem üzerinden sorgulamak ve hazırlamakla görevli ve sorumludur. (5) Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünde görevli personelin izlenmesi gereken özlük iģleri ile ilgili programlamayı yapar. (6) Hizmet içi eğitim çalıģmalarını müdürlük personeli için programlar. (7) Müdürlük çalıģanlarının izin programını hazırlar, eģli çalıģmayı organize eder. (8) DıĢ birimlere gönderilen evrakların günlü ve düzenli gitmesini organize ve takip eder. (9) FAX ile gelen müracaatların kayıt iģ ve iģlemlerini yapar. (10) Dağıtım evrakları ile ilgili sorun olduğunda müdürlüğü bilgilendirir. (11) DıĢ evrak dağıtım birimini günlük olarak kontrol etmek, müdürlüğümüzün prensibi olan her gün için tüm evrakların dağıtımını yaptırır. Dağıtılamayan evrak varsa bilgisini alır, nedenini öğrenir, müdürlüğe bilgi verir, gerekiyorsa tutanak tutar. (12) Yazı ĠĢleri ġube Müdürü tarafından verilen diğer görevleri yapar. Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü Birimlerindeki Görevlilerin Sorumlulukları: Evrak Kayıt Memurlarının Görevleri: MADDE 14- (1) Birimlerde çalıģan bütün görevliler; kendilerine verilen iģleri doğru, hızlı, verimli ve nitelikli olarak yapmakta hiyerarģik olarak üstlerine karģı sorumludur. (2) Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü Ekran Kayıt Memurları günlük evrak kayıtların tamamından sorumludur. (3) Ekran Kayıt Memurları ġube ġeflerince kendilerine teslim edilen evrakları türüne göre, Dilekçe veya Resmi Ekran Kaydına iģlemek ile kayıt iģlemi yaparken; a) Kendilerine verilen evrakları tek tek kaydetmek, b) Mükerrer numara verilmemesine dikkat etmek, c) Kayıt iģlemi yaptığı evrakın geldiği yeri, geniģ özet konusunu, eklerini, günlü ise süresini, inceleme veya soruģturma evrakı ise açılımını, havalesini-havale onayından sonra ilgili birimine iģlenmesini, doğru ve eksiksiz yapmak, dağıtım sürecine kadar evrakı izlemek, ç) Her gün için kendi elektronik ekranından kayıt ettiği evrakları kontrol etmek, bir sonraki gün için dönüģü olmayan evrak var ise; durumu ġube ġeflerine, ġeflerde Müdürlüğe bildirmekle görevli ve sorumludur. d) Evrak Kayıt Memurları Dilekçe evrak kayıtlarında 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 4 üncü maddesi gereği; ad-soyad, ikametgâh veya iģ adresi, imza bulunması kanuni bir gereklilik olduğundan, dilekçe evrakını kontrol ederek teslim almak ve kayıt iģlemini yapmak iģ ve iģlemlerinden sorumludur. e) Evrak Kayıt Memurları Genel ÇıkıĢ Numarası alacak birim evraklarının elektronik ortamda Evrak Bul programından hatasız, kontrollü, mükerrer çıkıģ almaması için kontrollü iģlem yapmak zorundadır. f) Gönderi türünün evrak üzerinde ve Evrak Bul programında belirtildiği Ģekilde iģlenmesinden, gönderi evrakının eklerinin kontrollü teslim alınarak kayıtlara iģlemesinden, herhangi bir konuda eksiklik var ise, posta evrakını eksik olduğunu ġube ġeflerine bildirmekle 7

8 sorumlu ve yükümlüdür. Yazı ĠĢleri Yazı Birimi Memurlarının Görevleri: MADDE 15-(1)Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğüne havale edilen evrakların Müdürlük ekran kayıtlarını yapmak, müdürlüğe sunmak, (2) Bu evraklara müdürlüğün talimatı doğrultusunda yazı yazmak, paraf ve imza aģamalarını kontrol etmek, Standart Dosya Planına göre dosya numarası vermek ve dosyalamak, takipli evrakları izlemek ve bu konuda müdürlüğü bilgilendirmek, (3)Yazı ĠĢleri Müdürlük ekranına elektronik ortamda gelen yazıları kayda almak, Müdürlüğe sunmak, müdürlüğün havale iģlemi ve açıklamaları gereği, gerekli yazıģmaları yapmak, paraf ve imza aģamalarını izlemek, iģlemi biten veya takipli evrakları Standart Dosya Planına göre muhafaza etmekle sorumludur. (4) Müdürlükten gelen talimata göre makamın uygun gördüğü genelgeleri tarayıcı ile dağıtır, Standart Dosya Planına göre dosyalar. (5) Yazı ĠĢleri Müdürlüğü personelinin izin, rapor gibi özlük iģleri ile ilgili yazıģmalarını yapar, Standart Dosya Planına göre dosyalar. (6) BaĢkanlık Makamının uygun gördüğü genelgeleri dağıtır. (Valilik-ĠçiĢleri Bakanlığı vb.) (7) Standart Dosya Planı çalıģmalarını raporlar. (8) Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünce oluģturulan eğitim çalıģmalarını dosyalar. (9) Gizli evrak kayıt iģlemlerini müdüriyet bilgisi ile yapar, zimmetleme ve teslim aģamalarını kontrol eder. (10) Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü çalıģma alanına giren Kamu Kurum ve KuruluĢlarının ilan panosuna asılmasını istediği ilanlarla ilgili gerekli yazıģmaları yapar. (11) TeĢkilat ġeması değiģikliklerine göre kod dizin iģ ve iģlemlerini yapar. (12) Yılsonu ekran kayıtlarının raporlarını Bilgi Teknolojileri Dairesi BaĢkanlığından arģivlemek üzere temin eder. (13) Müdürlüğün fax iģ ve iģlemlerini yapar. (14) Dağıtıma hazırlanan kayıtlı evrakların föy iģlemlerini yapmak, dağıtım organizasyonunu bizzat takip ve kontrol eder. (15) Her ay için durum raporlama verilerinin elektronik ortamda hazırlar. (16)Müdürlük elektronik evrak ekran kaydına havale veya gönderi olarak gelen evrakların kayıt ve arz iģ ve iģlemlerini yapar. (17) Üst Yönetimin uygun gördüğü yazıları yazar. (18) Dosyalama ve yazıģmaların muhafazasından, Görevli ve sorumludur. BEġĠNCĠ BÖLÜM EVRAK KABUL - KAYIT, HAVALE VE DAĞITIM ĠġLEMLERĠ Evrak Kabul Kayıt: MADDE 16 (1) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığına gelen evrak kabulü, tasnifi, elektronik ortamda kaydı, verilmiģ yetki çerçevesinde havalesi, dağıtımı ile birimlerden gönderilecek evrakın dağıtım - postalama iģleri Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü Genel Evrak Kayıt Birimince ve Posta birimince, Yazı ĠĢ ve ĠĢlemleri ise Yazı Birimince yapılır. (2) Gelen evrakın özelliğine göre kayıt iģlemi ve havalesi durumlarında mutlaka müdür onayı Ģube Ģeflerince istenir. Gelen evrak zarfı üzerinde kiģiye özel kaģesi bulunuyorsa ve evrak Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kurumsal Kimliği altında gelmiģ ise, Kapalı zarf olarak kayda alınır, ilgilisine teslim edilir. Ekran kaydına kapalı zarf olarak teslim edildiğine iliģkin Ģerh kayıt iģlemi yapan kayıt memuru tarafından iģlenir. 8

9 (3) Doğrudan isme gelen KiĢiye Özel evrak; Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliği adına gelmiģ ise; bu tür evraklar zarf üzerinde kayda alınır, kapalı zarf olarak teslim edilir, ekran kaydına kapalı zarf olarak teslim edildiği kayıt iģlemini yapan kayıt memuru tarafından iģlenir. (4) Özellik TaĢıyan mesai saatleri dıģında ve mesai günleri dıģında Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kamu Tüzel KiĢiliği adına ulaģmıģ ise, Özel Kalem Müdürlüğü yetkililerince teslim alınır. (5) Özellik TaĢıyan Evrak çalıģma gün ve saatleri içerisinde Belediye BaĢkanlığımıza ulaģmıģ ise, evrak kayıt Ģeflerince teslim alınır, kayıt iģlemi yaptırılır. (6) Evrak Ģefliği ilke olarak evrak kabul ve sıralama Gizli - Fax ve Normal -Acil ve Süreli- Ġadeli Taahhütlü APS-APS-Ġadeli Taahhütlü- Taahhütlü- Fax tasnif ve önceliğine göre ile çalıģır. (7) Gizli Evrak kapalı zarf ile ve Gizli ibareli gelmiģ ise; Yazı Birimine aktarılır. Açık gelmiģ ise; Evrak Gizli olmasına rağmen, açık olarak teslim edilmiģ ancak, Gizlilik Kuralına Göre Kayda AlınmıĢtır ibaresi ġube Ģeflerince yazılarak kayda girmek üzere Yazı Birimine teslim edilir. (8) Gizli Evrak kaydı kapalı zarf üzerinde Yazı Biriminde defter kaydı ile yapılır. (9) Yazı Biriminde kapalı zarf üzerinde kaydı yapılan gizli evrak BaĢkanlık Makamına kapalı arz edilir, gizli kayıtlı kapalı evrakın havale ve zimmet süreçleri Özel Kalem Müdürlüğünün yetkisindedir. Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünün sorumluluğu yoktur. (10) yazıisleri@izmir.bel.tr elektronik adresine ulaģan e postalar yazı birimince kontrol edilir, kayda alınır, arza sunulur. Arzdan havale edilen birime yazı ile gönderilir. Yazının gereği gönderildiği birimce yapılır. Tahakkuk Memurunun Görevleri: MADDE 17-(1)- Yazı ĠĢleri Müdürlüğü Personelinin özlük iģ ve iģlemlerini yapar, takipli olanları takip eder. (2)Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü Posta avansı iģ ve iģlemlerini yapar, avansı kontrol eder, (3)Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü demirbaģ defteri kayıtlarını tarihli Sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan TaĢınır Mal Yönetmeliğine hükümlerine göre kayıt ve muhafazasını takip eder. (4)Analitik bütçe esasına göre Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü taslak bütçesi ile ilgili hazırlıkları yapar. (5)Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü Avans iģ ve iģlemlerini yapar. (6)Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü arģivle ilgili iģlemlerini yapar. (7)Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü büro makinelerinin bakım ve onarımı iģ ve iģlemlerini takip eder. (8) Ġç Kontrol çalıģmalarına Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü, Müdürlük temsilcisi olarak çalıģma grubuna katkıda bulunmakla görevli ve sorumludur. Posta Memurunun Görevleri: MADDE 18- (1)Posta avansının PTT kanalıyla pul ücret makinesine yüklenmesi iģ ve iģlemlerini yapar. (2) Müdürlüklerin T.M, Ġ.T.M, Ġ.T.APS, APS evrakları için doldurmaları gereken özel gönderi belgelerinin kontrolünü yapar, eksiklik var ise birimine iade eder. (3) Birimlerinden genel çıkıģ numarası alarak gönderilmek üzere Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğüne ulaģan evrakların genel çıkıģ numarası almasını müteakip pul ücret makinesinden geçirilerek, teslim föylerine iģlenerek, randevu sistemiyle çalıģan Konak PTT Müdürlüğüne aynı gün teslim eder. (4) Günlük gönderi hesaplarının dokümanını yapar, dosyalar, (5) Birimlerin evraklarının gönderi Ģeklini evrak sağ üst köģede belirtmesi zorunluluğu nedeniyle her evrak için gönderi Ģeklini kontrol eder, Taahhütlü, Ġadeli Taahhütlü, Elden, APS gönderi Ģerhine göre iģlem yapar. 9

10 (6) Birimler evraklarının gönderi Ģeklini evrak üzerinde belirtmemiģ ve gönderi türüne ait belge doldurmamıģ iseler bu evraklara adi posta iģlemi yapar. (7) Belgeli posta alındı belgesi dönüģlerini PTT den teslim alır kayıtlara iģlenmek üzere ġube ġeflerine teslim etmekle görevli ve sorumludur. Evrak Dağıtıcılarının Görevleri: MADDE 19-(1) BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Kurumsal Kimliği adına gelen, kayıt ve havale iģlemi bitmiģ evrakları zimmet ile ilgili havale biriminin evrak kayıt ve teslim alma yetkilisine ad soyad ve imzası ile teslim eder. (2)Üst Yönetimin havale-imzalayacağı evrakları, Üst Yönetimin evrak kayıt ve teslim alma yetkilisine ad soyad ve imzası ile teslim eder. (3) Belediyemiz birimlerinin Valilik ve birimlerine yazılarını elden zimmet ile Genel ÇıkıĢ almıģ evraklarını teslim eder. (4) Yazı Birimi görevlilerince, evrak dağıtıcılarına acil, önemli ve günlü evrak için dağıtım bilgisi ayrıca verilir, evrak dağıtıcılarınca hemen gereği yapılır, (5) Kayıt, havale prosedürü biten, havale birimine dağıtıma hazırlanan evraklar aynı gün içinde evrak dağıtıcılarınca süratle havale birimlerine dağıtılır, (6) Dağıtılamayan evrak olması halinde evrak dağıtıcılarınca ġube ġeflerine hemen bilgi verilir. (7)Talimat almaksızın sabah ve akģam üst yönetim sekretaryalarından evrak olup olmadığını kontrol etmekle görevli ve sorumludur. Posta Kolilerin ĠĢlemleri, Kolilerin Dağıtımı: MADDE 20- (1) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Birimlerinin PTT aracılığıyla ilgililerine ulaģacak gönderiler; her gün için saat a kadar Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü posta birimine teslim edilir. (2) Kontrollü olarak teslim alınan posta gönderileri gönderi türüne göre ayrılır. Aynı yere gidecek evraklar tek zarf içerisine, farklı yere gidecek evraklar ise tek tek zarflanır. Zarfın üzerine Genel Evrak ÇıkıĢ Numarası yazılarak, gönderi türü ve ağırlığına göre fiyatlandırılıp, posta ücret makinesinden geçirilir. Taahhütlü, Ġadeli Taahhütlü, APS, Ġadeli Taahhütlü APS, Tebligat ve Koli olarak ayrı ayrı hazırlanan PTT zimmet föylerine listelenip Konak PTT Müdürlüğüne teslim edilir. (3)Belediye BaĢkanlığımız Kamu Tüzel KiĢiliği adına ücreti göndericisi tarafından ödenmiģ koliler Ģube Ģeflerince teslim alınır. Açılan kolide evrak var ise kayda alınır, yok ise; ilgili birime koli numarasıyla teslim edilir. (4)Belediye BaĢkanlığımız Kamu Tüzel KiĢiliği adına Ücreti ÖdenmemiĢ koliler teslim alınamaz. Kolinin ait olduğu birime yönlendirme yapılır. Belediye BaĢkanlığımız tüzel kiģiliği adına gelmeyen, kiģiye özel hiçbir koli, evrak Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünce teslim alınamaz. Bu konuda müdürlüğün herhangi bir sorumluluğu yoktur. Zimmet Defterlerinin Türü Ve ĠĢlenmesi Ġle Ġlgili Kurallar: MADDE 21- (1) Zimmet Defteri; kayıt iģlemi görüp havale edilen asıl evrakın, havale edilen birime teslim edildiğini belgeleyen defterdir. (2) Zimmet defterlerine her evrak genel kayıt numarasıyla evrak dağıtıcıları tarafından iģlenir. Evrak dağıtıcıları, genel giriģ numarası ve havalesi yapılmıģ dağıtıma hazır evrakları tek tek evrakın kayıt numarasıyla evrakın havale edildiği birim ismi yazılarak, havale edilen birimin evrak yetkililerine teslim eder. MADDE 22-Defter Türleri: a) Gizli Zimmet Defteri: Gizli kayıt iģlemi yapılan evrakların zimmet tesliminin yapıldığı zimmet defteridir. Özel Kalem Müdürüne imza karģılığı tesliminin yapıldığı defterdir. 10

11 b) Ġç Zimmet Defteri: Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünde Genel Evrak kaydı yapılan havalesiarzı tamamlanan evrakın, evrak kayıt numarası yazılarak havale edilen iç birimlerinin evrak kayıt yetkililerine tesliminin yapıldığı zimmet defteridir. c) Valilik Zimmet Defteri: Belediyemiz birimlerinin; Ġzmir Valiliğine ve birimlerine hitaplı evraklarının, Valilik Evrak Kayıt Birimine imza karģılığı (Sirküler Kapaktadır) tesliminin yapıldığı zimmet defteridir. Bu zimmet Defteri ile dağıtılacak evraklar Genel ÇıkıĢ Numarası almak zorundadır. MADDE 23- FiĢler: a) Evrak Teslim Etme Zimmet FiĢi: Teslimi özellik gerektiren evraklar için kullanılan evrak teslim zimmet fiģidir. BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı tanıtım logosu, tarih, sayı, ek, teslim eden, teslim alan sütunlarının bulunduğu teslim evrakıdır. Zimmet defterinin dağıtımda olduğu süreçte, dağıtımı acil gereken evraklar içinde kullanılır. b) Evrak Kabul Etme Kayıt FiĢi: Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığına evrak teslim eden kiģiler veya kurumların teslim ettikleri evraka iliģkin kayıt numarası, teslim tarihi, iletiģim bilgilerimizin yer aldığı Evrak Kabul Etme FiĢidir. ALTINCI BÖLÜM ÇeĢitli Ve Son Hükümler ĠĢ ve ĠĢlemlerin Yürütülmesinde Devamlılık: MADDE 24- (1) Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı havale- arz ve bu sistemin iģleyiģi ile ilgili ilke ve usulleri geliģen ve gereken Ģartlara göre değiģtirebilir. (2) Bu Yönerge EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) yürürlüğe girdiğinde, tamamen elektronik ortamda evrak kayıt ve dağıtımı söz konusu olacağı için o günkü kurallara göre ayrıca düzenlenebilecektir. Elektronik Ortamda Evrak Kayıtlarının Saklanması: MADDE 25 (1) Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü elektronik evrak kaydı alt ve üst yapısı Bilgi Teknolojileri Dairesi BaĢkanlığınca düzenlenen evrak kayıt programını kullanmakta olduğundan; Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünde kullanılan tüm evrak ekran kayıt bilgileri ana server da yine Bilgi Teknolojileri Dairesi BaĢkanlığınca saklanır, depolanır (2) Bilgi Teknolojileri Dairesi BaĢkanlığınca her yıl için 01 Ocak 31 Aralık tarihleri arası Genel Evrak Kayıt elektronik bilgileri CD ye kopyalanarak takip eden yılın Ocak ayı içinde Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğüne yazı yazılmaksızın gönderilir. CD ler Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünde dosya içinde, kasada muhafaza edilir. GEÇĠCĠ MADDE 1- (1) Bu Yönergenin yürürlüğe girmesiyle, yürürlükten kalkacak olan bir önceki Yönergede; evrak kayıt iģlemleri Genel evrak kaydı adı altında Resmi Evrak ve Dilekçe Evrak kayıt ekranı olmak üzere iki ayrı ekrandan kayda girmekte, havale edilmekte ve sorgulama iģlemi yapılmaktadır. Bu Yönergenin yürürlüğe girmesini müteakip 01 Ocak 2012 tarihinde EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ne hazırlık aģaması olarak Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğünde iģlem gören Resmi ve Dilekçe Evrak Ekran Kayıtları sadece kayıt iģlemine Bilgi Teknolojileri Dairesi BaĢkanlığınca kapatılacak, geriye dönük aramalar için sorgulaması açık bırakılacaktır yılından 31 Aralık 2011 tarihine kadar elektronik ortamda iki ayrı ekrandan kayıt iģlemi alan evraklar 01 Ocak 2012 tarihinde Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığı Genel Evrak Kaydı adı altında, tek ekrandan 1 (Bir) numaradan baģlayarak, sıralı rakam dizini ile elektronik ortamda kayıt iģlemi yapılacaktır. Ġstatistikî veriler için Genel Evrak Kaydında var olan Evrakın Türü butonunun varlığı devam edecektir. Ana Server da tüm kayıt bilgileri Bilgi Teknolojileri Dairesi BaĢkanlığınca saklanacaktır. 11

12 Yürürlükten Kaldırma: MADDE 26 (1) tarihli Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü ÇalıĢma Yönergesi yürürlükten kaldırılmıģtır. Yürürlük: MADDE 27 (1) Bu Yönerge yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme: MADDE 28 (1) Bu Yönerge hükümlerini Ġzmir BüyükĢehir Belediye BaĢkanı adına Genel Sekreter yürütür. O L U R. /. / 2011 Raif CANBEK BaĢkan a. Genel Sekreter V. 12