RESMİ-ADLİ YAZIŞMA USUL VE UYGULAMALARI

Transkript

1 RESMİ-ADLİ YAZIŞMA USUL VE UYGULAMALARI TARİH VE SAYILI RESMİ GAZETEDE YAYIMLANAN RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK GEREKÇE Hazırlanan Yönetmeliğin gerekçesi: Elektronik İmza Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun uygulanması, e-devlete geçişin güçlendirilmesi, Resmi kurumlar arasında bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde kâğıt ve elektronik ortamda yürütülmesi, Kırtasiyeciliğin ve bürokrasinin azaltılması, Posta, kırtasiye ve personel giderlerinde tasarruf sağlanması, Belge ve elektronik ortamda yapılacak yazışmaların düzene bağlanması, Karar ve işlem sürecinin hızlandırılmasıdır. Elektronik İmza Kanununun 22. maddesi ile Borçlar Kanununun 14. maddesine: Güvenli elektronik imza elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haizdir. Bilgi Edinme Hakkı Kanununun 5. ve 12. maddesi: Bilgi verme yükümlülüğü: Kurum ve kuruluşlar bilgi edinme başvurularını etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere, gerekli idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür. Başvuruların cevaplandırılması: Kurum ve kuruluşlar, bilgi edinme başvurularıyla ilgili cevaplarını yazılı olarak veya elektronik ortamda başvuru sahibine bildirir. YÖNETMELİĞİN KAPSAMI Yönetmelik bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar. TANIMLAMALAR Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi, Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri, Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri, Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini, Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, Standart dosya planı: Kurumsal işlemler sonucunda oluşturulan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi, konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla Başbakanlık tarafından oluşturulan ve yayımlanan sınıflama şemasını ifade eder, Yazı alanı: Yazı kâğıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı, Zaman Damgası: : Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını, ifade eder.

2 Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, Elektronik Onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasına, Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. Faksla yapılan yazışmaların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir. Elektronik ortamdaki yazışmalar güvenlik önlemlerine uyularak yapılır. Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta(eposta) adresi belirler. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır. NÜSHA SAYISI, BELGE BOYUTU, YAZI TİPİ, KARAKTER BOYUTU Resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. A4 (210x297 mm) boyutunda kâğıt kullanılır. Bilgisayarla yazılan yazılarda Times New Roman yazı tipi ve 12 punto veya Arial yazı tipi normal yazı stilinde 11 puntonun kullanılması esastır. Ancak gerekli hallerde metin harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşülebilir. Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir. BAŞLIK Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir. Başlık, kâğıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. Örnek: T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Başkanlığı SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI Dosya planına göre verilir. Başlığın son satırından itibaren 2 satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanılarak Sayı: yan başlığından sonra yazılır. Resmî yazışmalarda Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilâtı numarası ve Başbakanlık tarafından belirlenen standart dosya planına uyulması zorunludur. Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına E. ibaresi konularak yazılır. Örnek ( E.4752).

3 TARİH Sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Gün, ay ve yıl olarak zamanla yazılır. Ay ve gün iki haneli yıl ise dört haneli olarak düzenlenir (Örnek: ,04/09/2014).Ay adları harf ile de yazılabilir, bu durumda ay ve yıl arasına herhangi bir işaret konulmaz (Örnek: 10 Ekim 2014, 09 OCAK 2014 ). Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerde yetkili tarafından elektronik imza ile imzalandığı zaman damgasındaki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınır. KONU Sayının bir aralık altına Konu: yan başlığından sonra yazılır. Yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır. Konu bir satırı geçerse ikinci satır Konu: yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.

4 GÖNDEİRLEN MAKAM Yazının gönderildiği idare ya da kişidir. Konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört satır boşluk bırakılarak belgeyi ortalayacak biçimde yazılır. Muhatap idare ya da özel hukuk tüzel kişisi ise adı büyük harflerle yazılır. Muhatap idarenin adının yazımında Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sisteminde (DETSİS) yer alan kayıtlar esas alınır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Kişilere yazılan yazılarda; Sayın kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır (Örnek: 3). İLGİ İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. Gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, İlgi kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. Sayı, Konu ve İlgi yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta işareti aynı hizada yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ) konularak kullanılır. İlgide,...tarihli ve... sayılı ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. METİN Metin, İlgi den sonra başlayıp İmza ya kadar süren kısımdır. Metne, İlgi nin son satırından itibaren bir aralık, İlgi yoksa gönderilen yerden sonra iki aralık bırakılarak başlanır. Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır. Paragraf başlarına yazı alanının 1,25 cm içerisinden başlanır.ihtiyaç duyulması halinde paragraflar harf veya rakam ile sınırlanabilir. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz. Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltma yazılır *Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM)+.

5 Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi hâlinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir. Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta işareti konulur (Örnek: 1.452; ; ). Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır (Örnek: 45,72). Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmlâ Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Ancak muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda yabancı dil kullanılır. Bu durumda belge varsa uluslar arası yazışma usullerine göre oluşturulabilir.ayrıca yabancı dille yazılan belgenin el yazısı ile atılan imzalı yada elektronik imzalı Türkçe karşılığı da oluşturulur ve idarede kalan nüshasına eklenerek saklanır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmlâ Kılavuzu nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. Metnin son bölümü: -Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara Rica ederim., üst ve aynı düzeydeki makamlara Arz ederim. ibaresiyle bitirilir. -Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda Arz ve rica ederim. ibaresiyle bitirilir. -Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda Saygılarımla., İyi dileklerimle. veya Bilgilerinize sunulur. ibareleriyle bitirilebilir. Bakanlık İçi Yazışmalar Bakanlık içi yazışmalarda evrak onayı en az Genel Müdür Yardımcısı imzası ile yapılır. Müstakil Daire Başkanlıklarına hitaben yazılan yazılarda yazı sonu arz ederim şeklinde bitirilir. İMZA Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına unvanı yazı alanının en sağma ortalanarak yazılır

6 (Örnek 8). İmza, ad ve soyadı üzerinde bırakılan boşluğa atılır. El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi belgeyi, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Unvan, ad ve soyadın altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar veya rütbeler adın ön tarafına ya da bir satır altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak yazılabilir. EK Belgede ek olması hâlinde Ek: başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin sadece bir eki olması durumunda Ek: başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa Ek: başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa sayısı parantez içinde belirtilir. Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir. DAĞITIM Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. Dağıtım: başlığı, ek varsa Ek: bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar Gereği: kısmına, belgenin içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise Bilgi: kısmına yazılır. Gereği: kısmı Dağıtım: başlığının altına, Bilgi: kısmı ise Gereği: kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. Bilgi: kısmı yoksa muhatap adları doğrudan Dağıtım: başlığının altına yazılır. Dağıtımlı belgeler dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada DAĞITIM LİSTESİ başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir. OLUR Makam oluru alman belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve olum alınan makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır. Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle OLUR yazılır. OLUR ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar Uygun görüşle arz ederim. ifadesiyle olura katılabilir. Bu ifade, teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile OLUR ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde yazılır. PARAF Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır. Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır. Ancak parafı alınacak personelin güvenli elektronik imzasının bulunmaması ya da ilgili idare tarafından güvenli elektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi hâlinde ilgilinin parafı yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS nin günlük raporlarında (log) kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili mevzuatta belirtilen saklama planları çerçevesinde imha

7 edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz. İLETİŞİM BİLGİSİ İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e- posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır. Örnek: SÜRELİ YAZIŞMALAR Süreli resmî yazışmalarda ACELE veya GÜNLÜDÜR ibaresine yer verilir. GÜNLÜDÜR ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir. ACELE ibaresi taşıyan belgeye derhâl ve süratle, GÜNLÜDÜR ibaresi taşıyan belgeye belgede belirtilen süre içinde cevap verilir. Süreli belgelerde ACELE veya GÜNLÜDÜR ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan süreli belgelerde ACELE veya GÜNLÜDÜR ibaresine belge üst verisinde de yer verilir. Birden fazla sayfalı belgelerde ACELE veya GÜNLÜDÜR ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir. SAYFA NUMARASI Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir. BELGELERİN ÇOĞALTILMASI Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bîr belgeden örnek çıkartılması hâlinde, örneğin uygun bir yerine ASLI GİBİDİR ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz. BELGELERİN FİZİKSEL ORTAMDA GÖNDERİLMESİ VE ALINMASI Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda gönderilen belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres bilgisi zarfın ortasına yazılır. Varsa süre ve kişiye Özel bilgisi (ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL), kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere, zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir. Birime gelen belgelerle ilgili havale, talimat ve benzeri işlemler, üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne kaşe basılarak belge üzerinde gösterilebilir. Bu kaşenin şekli ilgili birimler tarafından belirlenir. Güvenli elektronik imza ile imzalanan belge elektronik ortamda muhataplara iletilir. Güvenli elektronik imza ile imzalandıktan sonra elektronik olarak iletilemeyen belge 26 ncı maddede düzenlenen usule göre çıktı alınarak gönderilir.

8 İdare, başka bir idareden kendisine resmî yazışma kapsamında iletilen ve e-yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış bir belgeyi reddetme hakkına sahiptir. Bu durumda, kendisine iletilen belgeyi reddeden idare, gönderen idareye bu durumu sebepleriyle birlikte belgenin kendisine ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar bildirir. BELGELERİN İADE EDİLMESİ İdareye muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir belge, asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak, asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak, aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir. İdareye muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler gönderene elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir. GÖRÜŞ, BİLGİ VE BELGE TALEPLERİNDE SÜRE İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. İdareler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla, süre belirtilmeyen belge taleplerini talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç onbeş iş günü içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, fiziki ortamda gelen talepler için ilgili yazının idarenin genel evrak kayıtlarına girdiği zamanı; elektronik ortamda gelen talepler için ise talep yazısının EBYS ye giriş kaydının yapıldığı zamanı ifade eder. İdareler, bilgi ve görüş isteyen idareye süresi içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla onbeş iş gününü geçmemek üzere ek süre kullanabilir. UYGUN YAZILMAYAN BELGELER Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir. CUMHURİYET BAŞSAVCILIKLARI İLE MERKEZİ İDARENİN TAŞRA TEŞKİLÂTI ARASINDA YAZIŞMALAR Vilâyetlerin idarî otoriteleri ile yargı organları arasında zararlı bir dayanışma eksikliği ve bundan fazla olarak bu iki teşkilât arasında karşılıklı güvensizlik ve nüfuz rekabeti ve hatta bir çeşit çekememezlik hemen her yerde göze çarpıyor. Mevcut kanunlar, kurallar ve usuller her ne olursa olsun gerçek görüşün bir ifadesi olan bu durumu derhâl düzeltmek lâzımdır İçişleri ve adliyenin yalnız merkezde ve hatta yalnız vilâyetlerde değil merkeze bağlı yerlerde ve şehir, kasaba sokaklarında göstereceği kuvveti ve sür ati bir işbirliği manzarası bütün tedbirlerimizin gerçekleştirilmesi zorunlu olan bir iştir Mustafa Kemal Atatürk 1931

9 CUMHURİYET BAŞSAVCILIKLARI İLE MERKEZİ İDARENİN TAŞRA TEŞKİLÂTI ARASINDA YAZIŞMALAR Cumhuriyet başsavcılıklarının diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla olan yazışmalarında arz mı, rica mı edileceği konusunda sürekli sorunlar yaşanmaktadır. Bu konuda bazı yer hâkim ve Cumhuriyet savcılarından gelen talep ve şikâyetler üzerine Yüksek Hâkimler Kurulu 1981 yılında (1982 Anayasasından önceki adı) Özellikle kimi kurum ve kuruluşların mahkeme ve savcılıklarla yaptıkları yazışmalarda; rica edilmesi hususunun küçültücü bir hâl olmadığına karar vermiştir (Aldemir ve Kaçak, 2000:57). Türkiye'de, ast ya da üst olmayan hatta eş düzeyde olmayan kuruluşlar arasında "arz" ve "rica" konusu genel bir sorundur. Zira, bir kamu kuruluşuna, "arz" yerine "rica" etmek, önemli bir anlaşmazlık ve hatta çatışma konusudur. Bu yüzdendir ki, sonunda yanlış ifade kullanılarak gönderilen yazılar birçok kamu kurumunda bazen işleme konmamakta, dosyaya atılmaktadır. Sosyal yaşamda "rica etmek", "dilemek"; yönetim dilinde ise, "emretmek" tir (Gereğini rica ederim). "Arz etmek" ise, tümleç olarak ismin e hâlini aldığında "sunmak" (Bilgilerine arz ederim); i hâlini aldığında talep etmek anlamını taşır (Gereğini arz ederim). Bu yüzden, arz ve/veya rica kelimelerini yanlış kullanmak, yazının işleme konmamasına sebep olur ve sonucu olumsuz etkiler.(aytürk, 2004: 216) RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK Madde 15 - (6) Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. (8) Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir. İMZA Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar, ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Yazıyı imzalayacak olan makam, imza yetkileri yönergesi ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir. Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı Başbakan a., Vali a. ve Rektör a., biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. Yazı vekâleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekâlet bırakanın makamı Başbakan V., Vali V. ve Rektör V. biçiminde ikinci satıra yazılır. Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda

10 İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. ONAY Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle OLUR yazılır. OLUR un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır. Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili Uygun görüşle arz ederim. ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.

11 EKLER Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan EK/EKLER: ifadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, Ek konulmadı ya da Ek-. konulmadı, bazı eklerin konulması durumunda ise, Ek-. Konuldu ifadesi yazılır. DAĞITIM Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. EKLER den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna DAĞITIM: yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER in yerine yazılır. Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, Gereği kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise Bilgi kısmına protokol sırasıyla yazılır. Gereği kısmı dağıtım başlığının altına, Bilgi kısmı ise Gereği kısmı ile aynı satıra yazılır.

12 Bilgi kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan DAĞITIM başlığının altına yazılır. PARAF Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır. Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.

13 KOORDİNASYON Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak Koordinasyon: yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. ADRES Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır GİZLİ YAZILAR Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

14 GİZLİLİK DERECESİ İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır SAYFA NUMARASI Yönetmeliğin 25 inci maddesinde Sayfa numarası düzenlenerek; Sayfa numarasının, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verileceği belirtilmektedir. (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32).

15 ASLINA UYGUNLUK ONAYI Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Kurum ve kuruluşların elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alması düzenlenmiştir. YAZILARIN GÖNDERİLMESİ Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. İç zarf ve Örnek 14 te gösterilen iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır. KONTROLLÜ EVRAK SENEDİ ÇOK GİZLİ YAZILARIN ALINMASI Çok gizli gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan çok gizli ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

16 BAŞLIK ÖRNEKLERİ

17 MUHATTAP ÖRNEKLERİ

18 İLGİ ÖRNEĞİ

19 İMZA ÖRNEKLERİ

20 MUHATTAP ÖRNEKLERİ

21 İKİ YETKİLİNİN BİRLİKTE İMZALADIĞI BELGE ÖRNEĞİ İKİDEN FAZLA YETKİLİNİN BİRLİKTE İMZALADIĞI BELGE ÖRNEĞİ EK ÖRNEKLER

22 EK LİSTESİ ÖRNEKLERİ

23 DAĞITIM ÖRNEKLERİ

24 İLETİŞİM BİLGİSİ ÖRNEKLERİ BELGE GÖNDERİLMESİNE İLİŞKİN ZARF ÖRNEĞİ