Resmi Yazışma Kuralları

Transkript

1 Resmi Yazışma Kuralları

2 KAMU HİZMET STANDARTLARI STANDART DOSYA PLANI KAMU HİZMET ENVANTERİ KURUM KODLARI

3 STANDART DOSYA PLANI NEDİR? (SDP) 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ve Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün tarih ve 0867 sayılı yazısı ile "Saklama Süreli Standart Dosya Planında Ortak Alanlara" İlişkin değişikliklerin uygulanması

4 Standart dosya planı nedir? Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını (elektronik ortamda arşivlenmesi) sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Dosya numarası, yazının konusunu ifade etmektedir. Yazışmalarda konu gruplarına göre dosya numaralarının kullanılması gerekmektedir. İşlemi biten yazının ait olduğu dosyayı ve hangi dosyaya konulacağını gösterir.

5 AMAÇ Kamu kurum ve kuruluşlarınca kâğıt veya elektronik ortamda oluşturulan ve depolanan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlemek, ihtiyaç halinde bu belgelere etkin bir şekilde erişebilmek, Bu amaç doğrultusunda merkez ve taşra teşkilatlarınca ortak kullanılacak ve tek merkezden yönetilecek bir dosya planı hazırlamak ve yönetmektir.

6 Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma İle; Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurumlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır. Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.

7 İdari Birim Kimlik Kodu devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı tanımlanmış 8 (sekiz) haneli tekil ve değişmez nitelikteki koddur.

8 DAYANAK tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren 2004/8125 sayılı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik 1991/17 sayılı Kodlama Sistemi konulu Genelge 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu Genelge

9 STANDART DOSYA PLANI KONU GURPLARI Revizyon 2009 Numara 1 KONU GRUBU ADI DOSYA KODU ARALIĞI 1 GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ Eğitim Öğretim İşleri Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri Öğrenci İşleri Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri DANIŞMA DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER Araştırma ve Planlama İşleri Basıl ve Halkla İlişkiler İşleri Hukuk İşleri Teftiş Denetim İşleri

10 KONU GRUBU ADI DOSYA KODU ARALIĞI 4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Bilgi İşlem İşleri Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Emlak ve Yapım işleri Eğitim İşleri İdari ve Sosyal İşler Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satın Alma ve Satış İşleri Sivil Savunma İşleri

11 Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik çerçevesinde yazışmalar nasıl yapılmalı?

12 BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar - Bu Yönetmeliğin amacı; resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. - Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar. - Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır. - Resmi yazı : Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgelerdir.

13 İKİNCİ BÖLÜM Resmî Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu ve Yazı Tipi - Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. - Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır. - Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. - Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır. - Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

14 BELGE BOYUTU Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. 210 mm 148 mm A4 297 mm A5 210 mm

15 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Başlık - Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir. - Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. - İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

16 Örnek T.C. İSTANBUL MEDİPOL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

17 Sayı ve Evrak Kayıt Numarası -Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır. -Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. -Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

18 ÖRNEK T.C. İSTANBUL MEDİPOL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Sayı : / 156 Konu : Fakülte/MYO Başvurusu Kod No Dosya No 17 / Birim Giden- Gelen Sayısı 156 Genel Giden Sayısı Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur!!!

19 Tarih -Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. -Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır. Konu - Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. - Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir. - Sonunda hk, dair, ait gibi kısaltmalar yapılmaz.

20 Örnek Konu "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır T.C. İSTANBUL MEDİPOL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Sayı : / Konu : Fakülte/MYO Başvurusu

21 Gönderilen makam - Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. - Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. - Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır

22 Gönderilen Makam Örnek İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) Sayın Prof. Dr. Ömer CERAN İstanbul Medipol Üniversitesi Rektör Yardımcısı

23 T.C. İSTANBUL MEDİPOL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Sürekli Eğitim Merkezi Müdürlüğü X X Sayı: 20 / 03 / 2014 Konu : XXXXXXXXXX 2-4 aralık İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) 2 aralık 123.Sokak ANKARA

24 İLGİ - İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. - İlgi; yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. - İlgide yer alan bilgiler bir satın geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. - İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır. İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır. - İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir

25 Örnek Tek bir ilgi varsa : İlgi: tarihli ve /E.265 sayılı yazı Birden fazla ilgi varsa eğer : İlgi : a) tarihli ve /E.235 sayılı yazınız. b) tarihli ve /E.267 sayılı yazımız. c) tarihli ve /E.288 sayılı yazınız.

26 Metin - Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "İmza" ya kadar süren kısımdır. - Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır. -Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır. -Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır -Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır.

27 Metin Örneği T.C. İSTANBUL MEDİPOL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İnsan Kaynakları ve Planlama Daire Başkanlığı Sayı:.. Konu:. 20 / 03 / 2014 BAKANLIĞINA İlgi: 3 aralık 2 aralık

28 Metnin sonunda ; Alt makama yazılan yazılar Rica ederim Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar Arz ederim Üst ve alt makamlara yazılan dağıtımlı yazılar Arz ve rica ederim Alt Makama «Bilgilerinizi rica ederim» Üst Makam «Bilgilerinize arz ederim.» şeklinde bitirilir. (Bkz: Protokol Listesi)

29 İmza - Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar. - Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. - Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir.

30 İmza - Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. - Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır

31 İmza Örneği Aralık Adı SOYADI Başbakan a. Müsteşar

32 İmza - Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda olur. ÖRNEK: İmza Adı Soyadı Rektör Yardımcısı İmza Adı Soyadı Rektör

33 İmza İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. ÖRNEK İmza İmza İmza Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Rektör Rektör Yardımcısı Daire Başkanı

34 OLUR - Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. - "OLUR"un altında onay tarihi yer alır. - Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır. - Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili Uygun görüşle arz ederim. ifadesiyle onaya katılır. - Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

35 Olur Örneği REKTÖRLÜK MAKAMINA İki ya da üç satır aralığı dört satır aralığı İmza Adı Soyadı Genel Sekreter OLUR: /03/2014 (İmza) Adı Soyadı Rektör

36 Olur Örneği REKTÖRLÜK MAKAMINA. Uygun Görüşle Arz Ederim /03/2014 İmza Adı-Soyadı Genel Sekreter İmza Adı-Soyadı Rektör Yardımcısı OLUR /03/2014 İmza Adı-Soyadı Rektör

37 EKLER -Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır. -Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. -Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-... Konuldu" ifadesi yazılır. EKLER: 1- Yazı Örneği (. Sayfa) 2- Yönetmelik ( Sayfa) 3- Rapor ( Sayfa) 4- CD ( Adet)

38 DAĞITIM Yazıların gereği ve bilgi için gönderileceği yerleri belirten bölümdür Ekten sonra 2 aralık bırakılarak yazılır. Protokol sırası esas alınarak yazılır. Ek yoksa dağıtım ekin yerine yazılır. Bilgi kısmı ise Gereği kısmı ile aynı satıra yazılır. Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar Gereği kısmına, bilgilendirilmesi istenenler ise Bilgi kısmına yazılır.

39 Örnek 1 Ekler: 2 satır boşluk DAĞITIM: Gereği: Başbakanlığa Bilgi: Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği Örnek 2 "Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır DAĞITIM : 81 İl Valiliğine

40 Gizli Yazılar Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

41 GİZLİLİK DERECESİ T.C. İSTANBUL MEDİPOL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı iki satır aralığı SAYI :. 09/12/2010 KONU:. İki-dört satır aralığı GÖNDERİLEN MAKAM İki satır aralığı İlgi : a). b). İki satır aralığı.... EKLER : 1-Yazı örneği (.sayfa) 2-Rapor (.sayfa) DAĞITIM : Gereği :.. İki-dört satır aralığı Uygun satır aralığı Uygun satır aralığı Bilgi:.. GİZLİLİK DERECESİ (İmza) Adı Soyadı Makam Ünvanı

42 İvedi ve Günlü Yazılar Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.

43 Tekit Yazısı Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır. Aslına Uygunluk Onayı Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine Aslının aynıdır ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.