PERSONEL EL KİTABI. Rev.Tarihi Rev.No Hazırlayan Onay Kalite Sistem OInayı 07/04/ /07/ YASİN UYSAL. Yayın Tarihi Yayın No FATİH ARSLAN

Transkript

1 PERSONEL EL KİTABI Yayın Tarihi Yayın No Rev.Tarihi Rev.No Hazırlayan Onay Kalite Sistem OInayı 07/04/ /07/ YASİN UYSAL FATİH ARSLAN FATİH ARSLAN 2017

2 Değerli Çalışanımız, Odamızın Yönetimi, en önemli kaynağımızın insan kaynağımız olduğu bilinciyle, motivasyonu ve verimliliği yüksek çalışanlara sahip olmayı hedefler ve "insan kaynağı na yatırım yapmaya öncelik verir. Oda Yönetimi, çalışanları arasında dil, ırk, cinsiyet, din, etnik ve kültürel köken farklılıklarından dolayı ayrımcılık yapmaz ya da ayrıcalık tanımaz. Bütün çalışanlar eşitlik ilkesi içinde değerlendirilir. Bu rehber odamız çalışma esaslarının günlük uygulamasında çalışanlara yardımcı olması amacıyla hazırlanmıştır. 1

3 İçindekiler Giriş 1 Vizyonumuz 3 Misyonumuz 3 Temel Değerlerimiz 4 Kalite Politikamız 5 Kurum Kültürümüz 6 Görevlerimiz 7 İlgili Mevzuat 10 Kurum İçi Analiz 12 Organizasyon Yapımız 13 Genel Sekreter 14 Ticaret Sicil Müdürü 19 Muhasebe Birimi 21 Oda Muamelet Birimi 25 Basın Birimi 27 Kalite ve Akreditasyon Sorumlusu 28 Yardımcı Hizmetler 30 Genel Çalışma Talimatı 31 Akreditasyon İzleme Komitesi 32 Personel Yetki ve Sorumluluk Tablosu 33 Personel İzinler Sosyal Ve İdari Haklar 34 Personel Ücret Politikası 35 Personel Sicil Dosyası ve Sicil Raporu 36 2

4 Vizyonumuz; Bölgenin kalkınma sürecine politika ve stratejileri ile yön veren güvenilir, kurumsal ve başarılı bir Oda olmak., 10 Yıl içerisinde üye sayısını yüzde otuz artırmak, bölgenin turizm potansiyeline katkı yaparak Hattuşaş ı dünyaya tanıtmak. Misyonumuz; 5174 Sayılı Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile yürürlükteki diğer mevzuatlar doğrultusunda, bölge ekonomisi ve ülke ekonomisine katkı sağlayacak şekilde hizmet sunmak, Tüm paydaşlarımıza çözüm üretecek çalışmalar yapmak, Bölge ekonomisine katkı sağlayacak yeni girişimcilere rehber olmak, Bölgenin turizm potansiyelini öne çıkaracak politikalar üretmek, Kırsal kalkınmayı yerelde başlatacak faaliyetlere öncülük etmek tır. 3

5 Temel Değerlerimiz; Alaca Ticaret ve Sanayi Odası nın hizmetlerini sunarken göz ardı etmediği değerleri; Yönetişim kavramı içinde katılımcılık ve paylaşım, Kamu yararını gözeterek üye çıkarlarını korumak, Güven uyandırmak ve toplumsal sorumluluk göstermek, Sürekli öğrenen kuruluş olarak yenilikçi olmak, Müşteri / Üye memnuniyetini önde tutmak, Çalışanlar üye memnuniyetini önde tutarak % 100 Koşulsuz Müşteri Memnuniyeti İlkesine bağlı hareket etmek, Ayrım yapmadan hizmet sunmak ve tüm personelin birlik ve beraberlik içinde çalışmasını sağlamaktır 4

6 Kalite Politiklamız; Alaca Ticaret ve Sanayi Odası olarak; Bölgesel ve kitlesel kalkınma bakış açısı ile üyelerimizin memnuniyetini sağlamayı, Üye beklentileri odağında, mevcut yasa ve mevzuatlara uyan ve insan emeğine saygı duyan üyelerine eşit mesafe gösteren bir oda olmayı, Sektöründe yenilik ve değişimleri analiz ederek hizmet portföyünü bu yönde geliştirmeyi, Çalışanlarımızın kaliteli hizmet sunumunda etkin bir rol üstlenebilmeleri için bilgi ve becerilerini en üst seviyeye çıkararak, kişisel ve mesleki gelişimlerine katkıda bulunmayı, Mevcut kalite yönetim sisteminin etkinliğini, tanımlanan süreçlerin performansları dâhilinde sürekli gözden geçirip her türlü iyileştirme faaliyeti için gerekli kaynakları sağlamayı, kalite politikası olarak benimsemiş ve amaç edinmiştir. 5

7 Kurum Kültürümüz; Kurumumuz 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Oda ve Borsalar Yasası ve bu yasaya bağlı Yönetmelikler çerçevesinde tüm yararlanıcılarına hizmet vermektedir. Hizmetlerin sunulmasında yönetim seviyesinden çalışan seviyesine tüm birim ve bireyler kendi branşlarında aktif rol almaktadır. Odamızın Yasal Hizmetleri; 5174 Sayılı TOBB Kanunu ve Oda Muamelat Yönetmeliği ve diğer yönetmeliler kapsamında verilmektedir. Diğer Hizmetler; 5174 Sayılı TOBB Kanunu, Yönetim Kurulu ve Meclis Kararları kapsamında yasal şartlar, TOBB Akreditasyon Standardı ve ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardı dikkate alınarak verilmektedir. Dört yılda bir yenilenen seçimlerle göreve gelen kurumumuz üst yönetimi, kendi aralarından seçtikleri 14 kişilik meclis ve 5 kişilik Yönetim Kurulundan oluşmaktadır. Odamızın en yüksek karar ve murakabe organı olan meclis kurulumuz, bir başkan, bir başkan yardımcısı, meclis kâtip üyesi ve diğer meclis üyelerinden oluşmaktadır. Meclisin kendi üyeleri arasından seçtiği Odamız Yönetim Kurulu bir başkan, bir başkan yardımcısı ve diğer yönetim kurulu üyelerinden oluşmaktadır. Hizmet sürecinde aktif rol alan tüm bireylerin, yasal yükümlülükler konusunda bilgilenmesi ve yasalara uygun çalışma şartları üst düzeyde sağlanmaktır sayılı TOBB ve Odalar Borsalar Kanunu Madde 12 de odaların kuruluş amaçları ve görevleri aşağıdaki gibi belirlenmiştir; 6

8 5174 Sayılı kanunda belirtilen görevlerimiz; a) Meslek ahlâkını, disiplini ve dayanışmayı korumak ve geliştirmek, ticaret ve sanayinin kamu yararına uygun olarak gelişmesine çalışmak. b) Ticaret ve sanayiyi ilgilendiren bilgi ve haberleri derleyerek ilgililere ulaştırmak, ilgili kanunlar çerçevesinde resmî makamlarca istenecek bilgileri vermek ve özellikle üyelerinin mesleklerini icrada ihtiyaç duyabilecekleri her çeşit bilgiyi, başvuruları durumunda kendilerine vermek veya bunların elde edilmesini kolaylaştırmak, elektronik ticaret ve internet ağları konusunda üyelerine yol gösterecek girişimlerde bulunmak, bu konularda gerekli alt yapıyı kurmak ve işletmek. c) Ticaret ve sanayiye ait her türlü incelemeleri yapmak, bölgeleri içindeki iktisadî, ticarî ve sınaî faaliyetlere ait endeks ve istatistikleri tutmak, başlıca maddelerin piyasa fiyatlarını takip ve kaydetmek ve bunları uygun vasıtalarla yaymak. d) 26 ncı maddedeki belgeleri düzenlemek ve onaylamak. e) Meslek faaliyetlerine ait konularda resmî makamlara teklif, dilek ve başvurularda bulunmak; üyelerinin tamamının veya bir kesiminin meslekî menfaati olduğu takdirde meclis kararı ile bu üyeleri adına veya kendi adına dava açmak. f) Çalışma alanları içindeki ticarî ve sınaî örf, adet ve teamülleri tespit etmek, Bakanlığın onayına sunmak ve ilân etmek. g) Üyeleri tarafından uyulması zorunlu meslekî karar almak. h) Yurt içi ve yurt dışı fuar ve sergilere katılmak. ı) Gerektiğinde 507 sayılı Esnaf ve Küçük Sanatkârlar Kanununun 125 inci maddesinde sayılan mal ve hizmetlerin azamî fiyat tarifelerini, kendi üyeleri için, Bakanlıkça çıkarılacak yönetmeliğe uygun olarak tespit etmek ve onaylamak. j) Deniz ticaretinin kamu yararına, millî ulaştırma ve deniz ticareti politikasına uygun şekilde gelişmesine çalışmak. 7

9 k) Millî ve milletlerarası deniz ticaretine ait incelemeler yapmak ve bu konudaki bilgileri sağlamak, Türkiye limanları arası ve yurt dışı navlun, acente komisyonu ve ücretleri ile liman masrafları gibi bilgileri toplamak ve bunları mümkün olan vasıtalarla en seri şekilde yaymak, dünya deniz ticaretindeki en son gelişmeleri izlemek, istatistikler tutmak ve bunları ilgililere duyurmak. l) Deniz ticaretine ait ticarî örf, teamül ve uygulamaları tespit ve ilân etmek, navlun anlaşmaları, konşimento ve benzeri evraka ait tip formları hazırlamak. m) Yabancı gemi sahip ve donatanları ile denizcilikle ilgili müesseselere Türkiye limanlarının imkânları, çalışma şekilleri, tarifeleri ve liman masrafları hakkında bilgi vermek ve onlardan benzeri bilgileri sağlamak. n) Deniz ticareti ile ilgili milletlerarası kuruluşlara üye olmak ve delege bulundurmak. o) İlgililerin talebi üzerine deniz ticareti ile ilgili ihtilaflarda hakemlik yapmak. p) Deniz acenteliği hizmet ücret tarifelerini hazırlamak ve Bakanlığın onayına sunmak. r) Sair mevzuatın verdiği görevlerle, ilgili kanunlar çerçevesinde Birlik ve Bakanlıkça verilecek görevleri yapmak. s) Birliğin belirlediği standartlara göre üye kayıtlarını tutmak ve üyelik aidatlarına ilişkin belgeleri saklamak ve bunları Birliğe talep halinde bildirmek. t) Mevzuatla bakanlıklara veya diğer kamu kurum ve kuruluşlarına verilen işlerin, bu Kanunda belirtilen kuruluş amaçları ve görev alanı çerçevesinde odalara tevdii halinde bu işleri yürütmek. u) Üyelerinin ihtiyacı olan belgeleri vermek ve bunlara ilişkin gerekli hizmetleri yapmak. v) Yurt içi fuarlar konusunda yapılacak müracaatları değerlendirip Birliğe teklifte bulunmak. y) Üyeleri hakkındaki tüketici şikâyetlerini incelemek ve kuruluş amaçları doğrultusunda diğer faaliyetlerde bulunmak. z) Ticaret ve sanayi odalarınca, odalar ayrı olan illerde ise sanayi odalarınca sanayiciler için kapasite raporları düzenlemek. 8

10 Odalar, bunlardan başka mevzuat hükümleri çerçevesinde; a) Ticaret mallarının niteliklerinin belirlenmesine yönelik laboratuvarlar kurmak veya bunlara iştirak etmek, uluslararası kalibrasyon, test ölçme laboratuvarı kurmak veya iştirak etmek, belgelendirme hizmetleri sunmak, b) Milli Eğitim Bakanlığının izin ve denetiminde ticaret, denizcilik ve sanayi ile ilgili kursları açmak, açılan kurslara yardımda bulunmak, yurt içinde ve dışında ihtiyaç duyulan alanlar için öğrenci okutmak ve stajyer bulundurmak; meslekî ve teknik eğitim ve öğretimi geliştirme ve yönlendirme çalışmaları yapmak, kendi üyelerinin işyerleriyle sınırlı olmak üzere, 3308 sayılı Meslekî Eğitim Kanunu kapsamına alınmamış meslek dallarında bu uygulamaya ilişkin belgeleri düzenlemek, c) İlgililerin talebi halinde, ticarî ve sınaî ihtilaflarda hakem olmak, tahkim kurulları oluşturmak, d) Açılmış veya açılacak olan sergiler, panayırlar, umumi mağazalar, depolar, müzeler ve kütüphanelere katılmak, e) Yetkili bakanlıkça uygun görülen alanlarda sanayi siteleri, endüstri bölgeleri, organize sanayi bölgeleri, teknoloji geliştirme bölgeleri, teknoparklar, teknoloji merkezleri kurmak ve yönetmek; 3218 sayılı Serbest Bölgeler Kanunu çerçevesinde serbest bölge kurucu ve işleticisi veya işleticisi olmak, antrepo işletmek ve fuar alanları, kongre merkezleri ile ticaret merkezleri kurmak, işletmek veya kurulmuş olanlara iştirak etmek, Görevlerini de yaparlar. 9

11 İlgili mevzuat ; 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Odalar Kanunu Oda ve borsaların kuruluşu ve organların işleyişine ilişkin şartları düzenler Türk Ticaret Kanunu Üyelerin kurumsal yapılarına ilişkin şartlar ve birbirleri, üçüncü kuruluşlar ile ticari ilişkilerini düzenler 4857 İş Kanunu Odanın ve personelinin hakları ve yükümlülüklerine ilişkin şartları düzenler Türk Ceza Kanunu Üyelerin ticari faaliyetlerinde ve oda faaliyetlerinde yasal olmayan faaliyetlere ilişkin şartları düzenler Bilgi Alma Kanunu Resmi ve özel kurum ve kuruluşların bilgi taleplerinin karşılanmasına ilişkin şartlar 7201 Tebligat Kanunu Oda işlemlerinde üye ve diğer kurum ve kuruluşların yasal olarak bilgilendirilmesi için şartları düzenler Haksız Rekabet Yasası 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu 5215 Sayılı Belediye Kanunu 1086 Sayılı Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanunu Organ Seçimleri Yönetmeliği Üyeler arası ilişkilerin rekabet konulu düzenlenmesine ilişkin şartlar Oda Personelinin sosyal haklarına ilişkin şartları düzenler Odanın ve üyelerin kent yükümlülüklerine ilişkin şartları düzenler Üyeler arası ilişkilerin düzenlenmesi ve Tahkim Kurumunun işletilmesine ilişkin şartları düzenler Oda organlarının seçimine ilişkin şartlar 10

12 Odalar, Borsalarda Kullanılacak Belge ve Defterler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği Kayıt Ücretleri ile Yıllık Aidat Yönetmeliği Oda ve Borsa Şubeleri ve Temsilcilikleri Yönetmeliği Azami Fiyat Tarifeleri Yönetmeliği Birlik Tarafından Çıkarılan Oda Borsa- Birlik Pay Yönetmeliği Bakanlık Tarafından Çıkarılan Pay Yönetmeliği Disiplin Kurulu Yönetmeliği Genel Sekreter Yönetmeliği Borsa arşivinin düzenlenmesi ve üye hizmetlerine ilişkin şartlar Kurum bütçesinin hazırlanması, onaylanması ve yönetilmesine ilişkin şartlar Üye hizmetlerinin ücretlendirilmesine ilişkin şartlar Borsa şubelerinin oluşturulması ve idare edilmesine ilişkin şartlar Pazarda azami fiyatlarının belirlenmesine ilişkin şartlar TOBB'ne ödenecek olan paya ilişkin şartlar Gümrük ve Ticaret Bakanlığı'na ödenecek olan paya ilişkin şartlar Üyeler, üyeler ve tüketiciler arasındaki sorunların çözümü için disiplin kurulunun oluşumu, görevleri ve yetkilerine ilişkin şartlar Genel Sekreter'in atanması, görev ve yetkilerine ilişkin şartlar Hakem Bilirkişi ve Eksper Listeleri Yönetmeliği Borsa üyelerinin arasında sözleşmeli veya sözleşmesiz çıkan sorunların çözümüne yönelik belirlenecek bilirkişi ve eksper belirlenmesine ilişkin şartlar Borsa muamelat işlemlerinin yapılmasına ilişkin şartlar Borsa Muamelat Yönetmeliği Personel Yönetmeliği Borsa çalışanlarının özlük haklarının düzenlenmesi şartları Bütçe ve Muhasebe Kurum bütçesinin hazırlanması, Yönetmeliği onaylanması ve yönetilmesine Kayıt Ücretleri ile Yıllık Aidat Yönetmeliği ilişkin şartlar Üye hizmetlerinin ücretlendirilmesine ilişkin şartlar 11

13 Kurum İçi Analiz; Alaca Ticaret ve Sanayi Odası'nın organizasyon yapısı aşağıda görüldüğü gibidir. Organizasyonu etkileyecek bir değişiklik söz konusu olduğunda organizasyon Genel Sekreter tarafından revize edilir ve Yönetim Kurulu Başkanı'nın onayı ile yürürlüğe girer. Mevcut organizasyon yapısında aynı ya da benzer görevi yapan personel bulunmamaktadır. Odada şeflik yapısı bulunmamaktadır, ancak personel arasında dayanışma üst düzeyde tutulmaktadır. Kurum içinde aynı kişi farklı birkaç görev yapabilmektedir. Genel Sekreter mevcut görevinin yanında, Muhasebeci ve Akreditasyon Temsilcisi Bilgi İletişim ve Teknolojisi Sorumlu, Dış Ticaret Personeli, Basın Yayın Sorumlusu olarak görev yapmaktadır. 12

14 Organizasyon Yapımız 13

15 Genel Sekreter; 5174 sayılı yasa gereği Odada Oda işlemlerini yürütmek üzere Yönetim Kurulu kararı ile atanan bir Genel Sekreter bulunur. Bu Pozisyonda Bulunması Gereken İş Gerekleri; Türk vatandaşı olmak. Kamu haklarından mahrum olmamak. Askerlikle ilişiği bulunmamak. Taksirli suçlar ve bentte sayılan suçlar dışında tecil edilmiş hükümler hariç olmak üzere; ağır hapis veya altı aydan fazla hapis veya affa uğramış olsalar dahi Devletin şahsiyetine karşı işlenen suçlarla, zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, inancı kötüye kullanma, dolanlı iflas gibi yüz kızartıcı veya şeref ve haysiyeti kırıcı suçlardan veya kaçakçılık, resmî ihale ve alım satımlara fesat karıştırma, Devlet sırlarını açığa vurma suçlarından dolayı hükümlü bulunmamak. Görevini devamlı yapmasına engel olabilecek vücut veya akıl hastalığı veya vücut sakatlığı ile özürlü bulunmamak. Mühendislik, iktisat, işletme, maliye, hukuk ve kamu yönetimi gibi alanlarda en az dört yıllık yüksek öğrenim kurumu mezunu olmak. Kamuda veya özel sektörde en az beş yıl iş tecrübesine sahip olmak, 14

16 Genel Görev ve Sorumluluklar; Başlıca görevleri, Yönetim Kuruluna direk bağlı olup sorumluk alanı Odanın bütün birimlerinin idari ve mali işlerini düzenlemek ve yönetmektir. Ayrıca, oy kullanmamak şartıyla meclis ve yönetim kurulu toplantılarına katılabilir ve alınan karaları takip ederek zamanında gereğini yerine getirir. Genel Görev ve Sorumluluklar 1. Kendisine bağlı bölümlerin görevlerini yürütmesini ve koordineli çalışmasını sağlamak; Ayrıca faaliyetlerindeki performans kriterlerinin kontrolünü yapmak ve üst yöneticisine geri bildirimde bulunmak. 2. Alaca Ticaret ve Sanayi Odası fonksiyonel ve operasyonel stratejileri, kalite politikası, yönetmelik, prosedür, yazılı ve sözlü talimatlara ve uyarılara uymak ve uyulmasını sağlamak. 3. Hata ve uygunsuzluklara yönelik tespitleri yapmak ve çözümüne yönelik önerilerde bulunmak 4. Sorumlu olduğu personelin görevi ile ilgili geliştirme önerisinde bulunmak ve onları bu yönde temsil etmek. 5. Ekibinin motivasyonunu yüksek tutmak, önerilerini dinlemek, uygun gördüklerini onay alarak uygulamak. 6. Kendisi ve personelinin kullanımı için tahsis edilen araç, ekipman ve malzemelerin uygun kullanımını ve devamlı faal durumda bulundurulmalarını sağlamak. 7. Kuruluşun koymuş olduğu kurallara riayet etmek ve bu kuralları çalışmaları esnasında uygulamak. 8.Kalite Yönetim Sistemi kapsamında Doküman Kontrolü, Kayıtların Kontrolü, İç Denetim, Düzeltici/Önleyici Faaliyet prosedürlerine göre sürecin işletilmesi ve sorumluluğu kapsamında Kalite Yönetim faaliyetlerini yerine getirmek. 9. Yönetim Kurulunun vereceği diğer görev ve talimatları gerçekleştirmek 10. Alaca Ticaret ve Sanayi Odası nı en iyi şekilde temsil etmek 15

17 Özel Görev ve Sorumluluklar; 1. Oda personelinin idari amirleri olarak, oda personel ve birimlerinin işlemlerinin kontrol edilmesi, 2. Oda Yönetim veya Meclis Kurulu tarafından verilen kararlar doğrultusunda oda temsil faaliyetlerinin yürütülmesi, 3. Yönetim Kurulu Toplantılarında kalite ile ilgili kararlar alınacağı durumlarda, gerektiğinde Kalite ve Akreditasyon Sorumlusunun toplantılara iştirakini sağlamak, 4. Kalite ve Akreditasyon Sorumlusunden gelen talepleri Yönetim Kuruluna sunmak, 5. Alaca Ticaret ve Sanayi Odasındaki bölümlerin aylık faaliyetlerini istatistiksel verilerle hazırlatmak ve kontrol etmek, 6. Odanın idari ve yazı işlerini düzenlemek ve yönetmek, 7. Oda bütçesini hazırlatmak ve yönetim kuruluna sunmak, 8.Oda personeline gerekli talimatları vererek çalışmalarını denetlemek, 9. Personelin özlük işlerine ilişkin kayıtların ve sicillerin düzenli olarak tutulmasını ve saklanmasını sağlamak, 10. Yönetim kurulunca devredilen yetkileri kullanmak, 11. Meclis ve Yönetim Kurulu toplantılarına ait tutanakları düzenlemek, 12. Oda meclisi ve yönetim kurulunca verilecek diğer işleri yapmak, 13. Yönetim temsilcisi tarafından hazırlanan kalite kayıtlarının Yönetim Kurulu onayına sunulması, 14. Birimlerden gelen talepleri değerlendirerek ihtiyaçlar doğrultusunda satın alımların yapılması, belli bir meblağı aşan satın alımlarda ise konunun Yönetim Kuruluna çıkartılarak karar haline getirilmesinin sağlanması ve satın alımların gerçekleştirilmesi (gayrimenkul alımları hariç- gayrimenkul alımları Yönetim Kurulunun önerisi ve Oda meclisinin tasdiki ile gerçekleştirilir.) 15. Oda demirbaşlarının kayıtlarını tutmak, süresini dolduran demirbaşların yönetmeliğe göre silinmesini sağlamak, 16

18 16. Satın alımlarda alım yapılacak tedarikçilerin belirlenmesi ve onaylı tedarikçiler listesinin oluşturulmasını sağlamak, 17. Oda personelinin özlük haklarını takip etmek, işlemlerini yürütmek, Üyelerin derecelerinde meydana gelen değişikleri üyelere tebliğ etmek, sene başında tahsilini sağlamak ve kayıtlarını tutmak, 18. Alaca Ticaret ve Sanayi Odası bünyesindeki makine ekipmanların bakım planlarını yapmak ve bakımların yapılmasını sağlamak, 19. Uygun olmayan işlemle ilgili kararları vermek, yapılan düzeltici ve önleyici faaliyetleri izlemek, 20. Kalite Yönetim Sisteminin performansı ve iyileştirilmesi için herhangi bir ihtiyaç olduğunda üst yönetime bilgi vermek, 21. Kuruluşta görev tanımlarının, yetki ve sorumlulukların açıklanarak dokümante edilmesini sağlamak, 22. Belirlenen işgücü ihtiyacına yönelik işe alım mülakatlarını gerçekleştirmek ve uygun adayları Yönetim Kurulu onayına sunmak, 23. Yeni başlayan personele oryantasyon eğitimini planlamak, uygulamak / uygulanmasını sağlamak, 24. Her kademedeki yönetici ve çalışanların eğitim ihtiyaçlarını belirleyen, eğitim programlarını planlayan ve eğitim değerlendirme sonuçlarını raporlayan faaliyetleri yönetmek, uygulamak, sosyal ve kültürel gelişmeyi sağlayacak etkinlikleri düzenlemek, 25. Performans değerlendirme sistemini yürütmek, kayıtlarını tutmak ve birimlerle değerlendirmek, 26. Çalışanların motivasyonunu arttırmayı amaçlayan sosyal faaliyetleri ( gezi, yemek, eğlence vb.) yönetmek, kuruma bağlılık, ekip çalışması ve iş verimliliğini arttırmak 27. Personel memnuniyet ölçümlerini yapmak, raporunu hazırlamak/hazırlatmak ve aksiyon planlarını oluşturmak 28. Müşteri (üye) memnuniyet anketlerinin yapılmasını sağlamak ve sonuçlarını analiz edilmesi ve gereken aksiyonları planlayarak gerçekleşmesini sağlamak, 29. Kamu kurum ve kuruluşlarından istenen firma istihbarat bilgilerini talebe bağlı olarak yazılı ve sözlü cevap vermek, 30. Oda Sicil kayıtlarının devam ettiğini çeşitli belgeler üzerine şerh koyarak onaylamak, 17

19 31. Firmaların durumlarındaki değişiklikleri takip etmek, yapmak, 32. İlgili makamlarca iflas ettiği veya konkordato talebinde bulunan firmalarla bilgi verilmesi durumunda oda dosyalarına işlemlerini yapmak, 33. Odaya bağlı üyelerimizin yanında çalışan çırakların, çıraklık okuluna devamı durumunda çıraklık dosyalarını tutmak, kayıt işlemlerini yapmak ve nakil işlemlerinin yapılmasını sağlamak, 34. Bağ-kur formlarını üye sicil bilgilerine göre onaylamak, 35. Mevcut üyelerin kayıtlarında meydana gelecek değişiklikleri yapmak ve bilgisayar ortamına aktarmak, 36. Kapanış kayıtlarını deftere işlemek 37. Kamu Kurum ve Kuruluşları ile diğer müesseselerin yazılı olarak tespitini istedikleri mal ve hizmetlerin yaklaşık değer tespitlerini yerine getirmek, 38. Gelen talepler doğrultusunda iş makinesi tescillerinin yapılması ve İş makinesi bilgilerini, İş Makinesi Tescil Defterine işleyerek belgenin tanzim edilmesini sağlamaktır Yurtiçi ve yurtdışı fuarların tespit edilmesi, üyelere duyurulması, oda tarafından yapılacak olan fuarların organize edilmesi 40. Sınai üretimi yapan kamu ve özel sektör kuruluşlarının talebi üzerine, üretim gücünü gösteren ve onay tarihinden itibaren 2 yıl geçerli olan kapasite raporunu belirlenen kriterler doğrultusunda tanzim etmek ve onay için TOBB a göndermek 41. Süresi dolan kapasite raporları ile tadilat gereken kapasite raporlarının revize işlemlerini talep doğrultusunda yapmak. Fatura Tasdik İşlemleri; Devlet inşaat işlerinde kullanılan, Bayındırlık ve İskan Bakanlığınca her yıl ilan edilen inşaat işleri rayiç fiyat listelerinde bulunmayan mal ve hizmetlerle ilgili olarak düzenlenen faturaların tarihleri itibariyle rayice uygunluk tasdik işlemlerini yapmak, 42. Mahkemeler ve çeşitli kurum müfettişlerinden gelen dava veya soruşturmalarla ilgili eski fiyat, ücret konularında meslek komitelerince veya piyasa araştırması yapıp ilgili kuruma bilgi vermek, 43. Devlet memurları, emekliler, SGK çalışanları ve bakmakla yükümlü oldukları kişilere ait tedavi faturalarını araştırarak rayice uygunluk açısından tasdik etmek. 44. Politika Konularını Koordine etmek, Alaca Ticaret ve Sanayi Odası Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği kanununda ve ilgili 18

20 Ticaret Sicili Müdürlüğü; Genel Sekreterliğe bağlı olup, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, Ticaret Sicili Yönetmeliği ve İlgili Genelgeler çerçevesinde gerçek ve tüzel kişilerin tescil ve ilanını yapmaktan sorumludur. Müdürlük personelinde aranacak nitelikler; Müdürlüklerde; müdür veya müdür yardımcısı ile tescil işlemlerini yürütecek personel olarak ilk kez görev alacak kişilerde aşağıdaki şartlar aranır: a) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmak. b) Müdür ve müdür yardımcılarında kırk yaşını; diğer personelde otuzbeş yaşını doldurmamış olmak. c) Askerlikle ilişiği bulunmamak. ç) Müdür ve müdür yardımcıları için kamuda veya özel sektörde en az beş yıl iş tecrübesine sahip olmak veya en az iki yıl müdürlükte çalışmış olmak. d) Kamu haklarından mahrum bulunmamak. e) 26/9/2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanununun 53 üncü maddesinde belirtilen süreler geçmiş olsa bile; kasten işlenen bir suçtan dolayı bir yıl veya daha fazla süreyle hapis cezasına ya da affa uğramış olsa bile Devletin güvenliğine karşı suçlar, anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlar, zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama veya kaçakçılık suçlarından mahkum olmamak. f) Görevini devamlı yapmasına engel olabilecek vücut yahut akıl hastalığı bulunmamak. g) Tacir veya esnaf sayılmalarını gerektiren bir faaliyette bulunmamak. ğ) Kısıtlanmış olmamak. h) Üniversitelerin en az dört yıl süre ile eğitim veren hukuk, siyasal bilgiler, iktisadi ve idari bilimler, işletme, iktisat fakülteleri ile bunlara denkliği yetkili makamlarca kabul edilen yurtiçi veya yurtdışındaki öğrenim kurumlarından birini bitirmiş olmak. (2) Müdür veya müdür yardımcısı ile tescil işlemlerinin yürütülmesinde görev alacak diğer personel, yapılan sınavda başarılı olanlar arasından seçilir. Bunların göreve alınmalarına, görevde yükselmelerine ve yapılacak sınavlara ilişkin usul ve esaslar, Kanunun 24 üncü maddesi uyarınca Bakanlıkça çıkarılan tebliğde düzenlenir. (3) Oda personelinden müdürlükte görevlendirilecekler için birinci fıkranın (b) bendinde öngörülen şart aranmaz. 19

21 Genel Görev ve Sorumluluklar; 1. Alaca Ticaret ve Sanayi Odası fonksiyonel ve operasyonel stratejileri, kalite politikası, prosedür, yazılı ve sözlü talimatlara uygun hareket etmek, 2. Kuruluşun koymuş olduğu kurallara riayet etmek ve bu kuralları çalışmaları esnasında uygulamak. 3. Sorumlu olduğu faaliyetlerdeki hata ve uygunsuzluklara yönelik tespit yapmak ve çözümüne yönelik önerilerde bulunmak, 4. Yöneticisinin verdiği işleri zamanında ve eksiksiz şekilde yerine getirmek ve yerine getiremedikleri zamanlarda Yöneticisine gerekçeleriyle birlikte bildirmek, 5. Diğer personeller ile koordineli ve işbirliği içerisinde çalışmak, 6. İşyeri kurallarına ve mesai saatlerine uygun çalışmak, 7. Kendi bölümünün genel fiziki düzenini sağlamak, 8. Kendisine tahsis edilen araç-gereç ve malzemeleri etkin kullanmak, bakımını yapmak/yaptırmak ve sürekli çalışır durumda bulundurmak, 9. Yapılan iş ile ilgili doldurulması gereken formlar var ise, bu formları eksiksiz doldurmak, 10. İş verimliliğini azaltan veya arttıracak konularda önerilerde bulunmak, 11. Yöneticisinin vereceği diğer görev ve talimatları gerçekleştirmek, 12. Kalite Yönetim Sistemi kurallarına uymak, uyulmasını sağlamak ve önerilerde bulunmak, 13. Alaca Ticaret ve Sanayi Odası nı en iyi şekilde temsil etmek 20

22 Özel Görev ve Sorumluluklar 1. Odada yapılacak tescilleri yasal şartlar çerçevesinde yapmak, 2. Tescil taleplerini almak, gerekli evrakları ve imza sirkülerini kontrol etmek, 3. Üyelerin sicil dosyalarını düzenlemek saklanmasını sağlamak, 4. Bilgisayar programına Sicil bilgilerini girmek, 5. Ticaret Sicili Tasdiknamesini çıkarmak, 6. Yapılan tescil sayısı, hatalı tescil sayısı, aylık tescil, yıllık tescil verilerini tutmak, 7. Sicil kayıt defterini yönetmeliğe uygun olarak tutmak, 8. Yasal şartlar uyarınca istenen belge ve bilgileri sicil kayıtlarına göre vermek, istihbarat yapmak, 9. Gerçek ve tüzel kişi tacirlerin durumlarında meydana gelen değişikliklerin tescilini yapmak, 10. Ticari İşletme Rehini ile ilgili işlemleri yapmak, 11. Çeşitli Kamu Kurum ve Kuruluşlarının tacirler hakkında yazılı olarak talep ettikleri sicil kayıtları ile ilgili bilgileri vermek ve belgeleri düzenlemek, 12. Tacir niteliğinde bulunduğu saptanan firmalara ticaret siciline tescil ve Oda ya kayıt için gerekli olan yasal işlemlerle ilgili hatırlatmayı yapmak, yükümlerini yerine getirmeyenleri resen kayıt etmek, 13. Kuruluş ve değişiklik tescillerini ve diğer belgeleri Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayınlanmak üzere kabul etmek, 14. Firmaların durumlarındaki değişiklikleri takip etmek, 15. Sicil Kayıtlarının faal olarak devam ettiğini çeşitli belgeler üzerine şerh onaylamak, 16. Sicil gazetelerinin suretini vermek, Alaca Ticaret ve Sanayi Odası Üçüncü kişilerin müseccel tacirler hakkında yazılı olarak istedikleri sicil kayıtları ile ilgili bilgileri vermek ve belgeleri düzenlemek, 18. İlgili makam tarafından iflas ettiği veya konkordato talebinde bulunduğu bildirilen firmaların bu durumlarını kayıtlara geçirmektir. 19. Üyelerimizin ve kamu kurum ve kuruluşlarının talebi üzerine hazırlanan yazıları, giden evrak kayıt defterine kayıt etmek, Türk Ticaret Kanununda ve ilgili tüzük ve yönetmeliklerde

23 Muhasebe Birimi; Odamızda birim olarak yer almamaktadır. Bu görev odamız genel sekreteri tarafından yerine getirilmektedir. Sorumluluk ve görevi Odanın finans ve muhasebe işlemleri yürütmektir Genel Görev ve Sorumluluklar; 1. Günlük olarak tahsilat servisi tarafından tahsilatı yapılan gelir ve giderlerin muhasebe programında tahakkukunu yaparak, tahsil ve tediye fişleri düzenlemek ve çıktısını saklamak. 2. Günlük olarak Kasa Raporunu tanzim etmek. 3. Aylık ve yıllık mizan, gelir gider, bütçe izleme raporunun çıkarılması ve yıllık bilançoyu kanun, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak hazırlayarak Genel Sekreterliğe sunmak. 4. Yönetim Kurulu onayından geçtikten sonra ödemeler varsa talimatlarını hazırlayarak ilgililerin hesabına EFT veya havale olarak yazışma işlemlerini yapmak ve faturaların ödenmesi ve muhasebeleştirme işlemlerini yapmak. 5. Ay sonlarında banka hesapları ile ilgili ekstreleri kontrol ederek çıkarmak ve dosyalamak. 6. Günlük olarak kesilen tahsil-tediye ve mahsup fişlerini ay ay dosyalayıp onaya sunmak. 7. Bütçe tahsilatının yetersiz kaldığı durumlarda fasıllar ve maddeler arasında aktarma yapılmasını yönetim kuruluna iletmek, 8. Tahsilat Servisi ile birlikte üyelerin yıllık aidat ve munzam aidatlarının tahakkuk ve tahsilatının yapılmasını, tahsil olunmayanların takibini, borçlu duruma düşen üyelerin de tespitini sağlamak, tahsili imkansız hale gelmiş alacakları yönetim kuruluna iletmek, 9. Odanın nakit mevduat durumunu takip etmek, vadesi geldiğinde vadesini yenilemek ve ilgili hesaplara intikal ettirilmesini sağlamak. 10. Odanın işleyişi ile ilgili satın alma faaliyetlerinin yerine getirilmesini yönetim kurulunca görevlendirilen komisyon veya kişi ile birlikte sağlamak, 11. Aylık muhtasar beyannameleri ile asgari geçim indirim bordroları, KDV Beyannamesi, SSK İşsizlik Sigortalarını, TOBB Sigorta ve Emekli Sandığı Primlerini hazırlamak, 12. Oda personelinin sigorta ve emekli sandığı ile ilgili işe giriş ve çıkış ile ilgili her türlü işlemleri yapmak ve buna ilişkin dosyaları tutmak, Muhasebe defter ve evraklarını tutmak, bu evrakları dosyalamak ve saklamak,

24 14. Oda Banka ve diğer ilgililerle her ay sonu hesap mutabakatı yapmak ve avans hesaplarını takip etmek, 15. Oda ihtiyacı için satın alınan malzemeleri talep sahibine ulaştırmak ve stoktaki ürünleri muhafaza etmek, 16. Oda bütçesinden ödenecek olan birlik paylarının ödenmesi ile ilgili talimatları hazırlamak, 17. Yıl sonunda oda tarafından kullanılacak kanuni defterleri notere tasdik ettirmek, 18. Muhasebe Servisi Genel çalışma talimatına uygun hizmet vermek, 19. Oda gayrimenkullerinin kira işlemlerini takip ve tanzim etmek, bu konuda gerekli tahsilâtları gerçekleştirmek, 20. Muhasebe iş ve işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek, önleyici faaliyetleri önermek, Bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite ve Akreditasyon Sorumlusuna bildirmek, 21. Odanın genel çalışma talimatına uygun hareket etmek, Sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak, 23. Yönetmelikler ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter ve tarafından verilecek görevleri yapmak 23

25 Özel Görev ve Sorumluluklar; 1. Odaya kayıtlı Üyelerin Aidat, Munzam aidat ve kaydiye tahakkuklarını Sistem üzerinden yapmak, 2. Üyelerimizin Munzam Aidat tahakkuk için vergi dairelerinden vergi listelerini temin edip tahakkuklarını yapmak, 3. Gelen üyelerimizin Aidat ve Munzam Aidat borçlarını sistem Üzerinden bakıp ödenmesi gerekenleri tahsil etmek, verilen belgelerin resmi tarife üzerinden makbuzlarını kesmek, 4. Banka hesaplarımıza Üyelerimiz tarafından yatırılan Aidat ve Munzam Aidatların tespitlerini yaparak makbuzlarını kesmek, 5. Tahsilât olunan paraları mesai bitiminde belirlenen Bankaların hesabına yatırmak, 6. Üyelerimize Aidat ve Munzam aidatlarını ödemesi gereken aylarda borç İhbarnamesi göndermek, 7. Yılsonunda geriye doğru iki yıllık aidat borcu olan üyeleri tespit ederek listesini Genel sekreterliğe sunarak, sayılı kanun gereğince yıl sonunda oda bütçesi hazırlanırken üye Aidat ve hizmet tarifelerini hazırlamak, 9. Kesilmiş olan kasa makbuzlarını Vergi usul kanunu ve Türk Ticaret kanunu hükümlerine göre muhafaza etmek, sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak, mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim kurulu veya yönetim kurulu Başkanı, Genel sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak. 24

26 Oda Muamelat Birimi; Genel Sekterliğe bağlı olup, 5174 sayılı Odalar kanunu ile tüzük ve yönetmelikler çerçevesince ticaret sicili memurluğu tarafından tescil ve ilanı yapılan gerçek ve tüzel kişi olan tacirlerin Oda ya kaydını yapmak, istatistik ve rayiç işlemleri ile yazışmaları yapmakla yükümlü ve Oda projelerini hazırlaması ile akreditasyon çalışmalarını takip etmektir. Ayrıca, kalite sisteminin kurulmasında, devam ettirilmesinde ve geliştirilmesi için yapılacak faaliyet ve çalışmalardan sorumludur. Genel Görev ve Sorumluluklar; 1. Oda sicili işlemlerini yürütmek, 2. Oda sicili ile ilgili defter, dosya ve evrakları hazırlamak, işlemek ve muhafazasını sağlamak, 3. Üye dosyalarında bulunan belgelerin noter tasdiki gerektirmeyenlerin suretlerini çıkarmak ve onaylamak üzere Genel Sekreterliğe sunmak, 4. Üyelerinin talebi üzerine oda sicili kayıt sureti, faaliyet belgesi, ihaleden men cezası olmadığına dair belge, yurt dışı çıkış fonu muaflık belgesi ve bu gibi oda sicili ile ilgili belgeleri hazırlayıp onay için Genel Sekreterliğe sunmak, 5. Kanun ve yönetmelikler çerçevesinde oda üyelerinin işlemlerini yürütmek, 6. Üyelerin sicil dosyalarını düzenlemek ve saklamak, sicil defterlerini tutmak, üyelerin durumlarındaki değişiklikleri takip ve tespit ederek usulüne göre defterlere işlemek, 7. Üyelerin gruplandırılması ve derecelendirilmesi için her türlü hazırlık çalışması yapmak, 8. Aylık fiyat tahmin ve tespitlerine ilişkin muamelelerde ilgili piyasa derlemesi yapmak, istatistik ve fiyat endeksleri tutmak, yönetim kurulu ve gerekli kuruluşlara sunmak, 9. Meslek komitelerinin seçilmesi döneminde seçim işlerinin aksamadan yürümesi için gerekli hizmeti vermek, 10. Alaca TSO üyelerinin oda sicil durumları hakkında ilgili kuruluşlarla gerekli yazışmaları yürütmek, 11. Çırak- kalfa sicil defterlerini düzenlemek, 12. Türk Malı belgesi işlemlerini yürütmek, 13. Genel Sekreter tarafından oda sicil servisine havale edilen 25

27 14. Oda sicil servisi ile diğer birimler arasında koordinasyon sağlamak ve bu servisin genel işleyişini sağlamak, 15. Üye bilgilerinin güncel tutulması için gerekli çalışmaları yapmak, 16. Oda üyelerine kimlik kartı düzenleme talimatına uygun olarak kimlik kartı hazırlamak ve ilgilisine teslim etmek, 17. Azami piyasa fiyat belgelerini vermek, 18. Mesleki ve denklik belgelerinin doldurulması hizmetlerini yürütmek, Özel Görev ve Sorumluluklar; 1. Üyelerinin grup, adres, unvan, sermaye, iş konusu gibi sicillerinde vuku bulacak her türlü tadil değişikliklerini kontrol etmek, gerekli olanları yönetim kuruluna sunmak, onay alındıktan sonra bilgisayara işlemek, oda sicil kayıt ve muamelat defterlerini işlemek, unvan, oda sicil numarası, meslek grubu gibi değişiklikleri ayrıca fihriste işlemek, bu işlemlerle ilgili Ticaret Sicil Servisinden gelen belgeleri üye dosyasında muhafaza etmek, 2. Yeni kaydolacak üyelerin dosyalarını incelemek eksikliklerin giderilmesini sağlamak, oda kayıt numarasını vermek, kaydolanların meslek komitesini belirleyerek yönetim kurulundan onay alınmak üzere Genel Sekreterliğe sunmak, üyeliği yönetim kurulunca kabul edilen yeni üyelerin bilgilerini bilgisayar programına, fihriste, oda sicil ve muamelat defterine işlemek, yeni üye dosyası oluşturarak ilgili dolaba kaldırmak, yeni üyeye kayıt tebligatı göndermek, 3.Piyasa rayiç bedel işlemlerini sürdürmek, 4. Üyeliği terk edecekler için, yönetim kurulunun onayının ardından, oda üyeliğini kapatmak, bilgisayar programına, üye dosyasına, fihriste, oda sicil ve muamelat defterine işlemek ve dosyayı arşive kaldırmak, 5. İstatistik hizmeti vermek, Alaca Ticaret ve Sanayi Odası Birimin işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek, önleyici faaliyetleri önermek bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite Yönetim Temsilcisine bildirmek, 7. Odanın genel çalışma talimatına uygun hareket etmek, sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak, 9. Yönetmelikler ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde verilecek diğer görevleri yapmak. 26

28 Basın Yayın Birimi ; Odamızda birim olarak yer almamaktadır. Bu görev odamız genel sekreteri tarafından yerine getirilmektedir; başlıca görevleri Oda tarafından organize edilecek toplantı, konferans ve eğitim programlarını duyurmak ve çalışmalarda aktif rol almak ve Alaca Ticaret ve Sanayi Odası nın altı aylık bültenini hazırlamak ve üyelerine dağıtmaktır. Genel Görev ve Sorumluluklar; 1. Alaca Ticaret ve Sanayi Odası tarafından tacirlere, işadamlarına, sanayicilere yönelik olan, organize edilen toplantı, eğitim, seminer, konferans programlarını duyurmak ver organize etmek, 2. Alaca Ticaret ve Sanayi Odası Aylık Bültenini hazırlamak, Genel Sekretere ve Yayın Kuruluna onaylatmak ve üyelere dağıtımını yapmak, 3. Basın toplantılarını ve basın bildirilerini duyurmak, 4. Alaca Ticaret ve Sanayi Odası ile ilgili basında yer alan haberleri ve bildirileri Alaca TSO dosyasında muhafaza etmek, 5. Yurtiçi ve yurtdışı fuarları posta, faks ve mail yoluyla gelen duyurular ile takip etmek, web sayfaları ve kitaplardan araştırmak ve Alaca Ticaret ve Sanayi Odası tarafından yayınlanan Aylık Bülten aracılığı ile üyelere duyurmak, 6. Yurtiçi ve yurtdışı fuarlar için üyelerden talep geldiğinde davetiye temin etmek, 7. Kurum ve Kuruluşlardan gelen kaynak niteliğindeki kitap, broşür, dergi gibi yayınları kütüphane programına girmek ve Oda web sayfasında yayınlanmasını sağlamak. Özel Görev ve Sorumluluklar 1. Alaca Ticaret ve Sanayi Odası Halkla İlişkiler 2. Basın Yayın hizmetleri tarafından gerçekleştirilecek faaliyet 3. Alaca Ticaret ve Sanayi Odası çalışmalarında aktif olarak bulunmak, 4. Alaca Ticaret ve Sanayi Odası İstatistik Araştırması 27

29 Kalite ve Akreditasyon Sorumlusu ; Genel Sekreterliğe bağlı olup ayrı bir birim olarak yer almamaktadır. Bu görev genel sekreter ve oda muamelat memuru tarafından yerine getirilmektedir.. Genel Görev ve Sorumluluklar; 1. Akreditasyon ve ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi ve Akreditasyon dokümanlarında ve kapsamında yer alan tüm yetki ve sorumluluklarını kullanmak ve yerine getirmekle sorumludur 2. Kalite Sistemi ve Akreditasyon ile ilgili olarak dış kuruluşlara karşı odayı temsil eder, 3. Odanın kalite problemlerinin çözümü ve kalite ile ilgili her türlü bildirimin yapılması için ilk mercidir. 4. Kalite biriminin sorumlusudur. 5. Genel Sekreter e Kalite Sisteminin işleyişi, etkinliği ve problemleri hakkında rapor vermek, 6. Yönetimi Gözden Geçirme Toplantılarını organize etmek, Toplantı tutanaklarının tutulması ve katılımcılara dağıtılmasını sağlamak, 7. Yönetim Gözden geçirmesine ve iyileştirilmesine esas alınması amacıyla, kalite sisteminin performansı konusunda yönetime rapor vermek. 8. Genel Sekreter tarafından onaylanarak yürürlüğe giren Kalite El Kitabını ve tüm sistem dokümanlarının kontrolünü yapmak, 9. İç denetimlerin organize etmek, gerçekleştirilmesini sağlamak, sağlamak ve gelen sonuçlara göre genel bir rapor hazırlamak, 10.Üye şikayetlerinin almak, takip etmek, gerekiyorsa kurum içine duyurmak, kayıt altına almak, ve kalite sistemini ilgilendiren her türlü anket çalışmasını yapmak ve değerlendirmek, 11.Düzeltici Önleyici Faaliyetlerin koordinasyonunu ve sonuçlandırılmasını takip etmek, 12.Kalite biriminin çalışmalarını koordine etmek, 13.Kalite Sistemi gereği oluşturulan prosedürlerin, proseslerin ve talimatların uygulanmasını sağlar. 28

30 Yardımcı Hizmetler Elemanı; Genel Sekreterliğe bağlı olup ayrı bir birim olarak yer almamaktadır. Bu görev oda muamelat memuru tarafından yerine getirilmektedir.. Genel Görev ve Sorumluluklar; Oda binası hizmet katının temizlik işlerini yapmak, gerekli temizlik malzemelerini temin etmek, 2. Resmi bayram ve tatil günlerinde, bayrak asılmasını ve indirilmesini, gerektiğinde Genel Sekreterin isteği ile bu günlere ait programları uygulamak, 3. Odanın organlarını oluşturanların, Genel Sekreter ile memurlarının büro içi hizmetlerine amirlerinin gerekli gördüğü hallerde yardım etmek, 4. Büro içi iç hizmetleri (çay sunmak, meşrubat sunmak, gazete ve mecmua almak, v.s.) işleri günlük ve usulüne uygun olarak yerine getirmek. 5. Odanın dergi, gazete, haber bülteni gibi yayın faaliyetlerini ilgililerine iletilmesini temin için Oda Sicil birimiyle koordineli çalışmak, 6. Odanın yaptığı organizasyonların davetiyelerini dağıtmak veya postalamak için Sekreter ve Oda Sicil Memuruyla koordineli çalışmak, 7. Odamız organizasyonlarında Halkla İlişkilerle ilgili verilen görevleri yerine getirmek, 8. Her gün Oda postasını almak, ve gönderilen postaları PTT ye veya kargoya teslim etmek, 9. Gelen Giden evrakların birimler arasında transferini gerçekleştirmek, 10. Odamızın abone olduğu gazete ve dergilerin alınmasını sağlamak ve ilgili birimlere ulaştırmak, 11. Meclis ve Yönetim Kurulu gündemlerini dağıtmak, 12. Oda birimlerinin ihtiyacı doğrultusunda fotokopi çekmek ve ilgililere ulaştırmak, 13. Oda sicil dosyalarını birimlerin ihtiyacına sunmak, 14. Odanın kullandığı tüm servis ve alanların genel temizliğini, bakımını yapmak, 15. Odamız salonlarında yapılan toplantıları kullanıcıların ihtiyacına sunmak, 16. Hizmet binasının bakım ve tadil gerektiren eksiklerini tespit etmek ve gidermek sorun için dışardan mal veya hizmet alınması gerekiyorsa Genel Sekreterliğe bilgi vermek ve alımları takip etmek, 17. Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak.

31 Akreditasyon Ve İzleme Komitesi; Alaca Ticaret ve Sanayi Odasının ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında TOBB Akreditasyon Sistemi konularında standardın verdiği görevleri ifa etmek. Genel Görev ve Sorumluluklar; En az 4 yıl süreli Stratejik Planı hazırlamak. Hazırlanan Stratejik Planın Hedeflerini Yıllık İş Planları ile izlemek. Sonuçlarını Yıllık Faaliyet Raporlarıyla değerlendirmek. Tüm bu çalışmaları Oda Yönetim Kurulunun onayına sunmak ve Yönetim Kurulunun bu kapsamda aldığı kararları uygulamaktır. Akreditasyon İzleme Komitesi üyesi olarak Stratejik Plan ile TOBB Akreditasyon Sistemi çalışmalarına fiilen katılmak. 3 Ayda bir yapılan Akreditasyon İzleme Komitesi toplantılarına katılmak. 30

32 Genel Çalışma Talimatı ; İşyerinde işe başlama saati dır. Mesai saatleri , dır. Bu saatten sonra görevleri icabı işini tamamlamak zorunda olan personel çalışmaya devam eder, İşyerindeki personel işe başlamadan genel düzeni gözden geçirilir, çalışma alanının genel düzenini sağlar. Olası aksaklıkları mesai başlamadan önce giderir. Acil durumlarda ilgili birim sorumlusu ve/ veya Genel Sekreterliğe bilgi verilir, İşyerinde mesai saatleri içinde yemek yenilmez, mesai saatleri dışında da olsa servis katında yemek yenilmez, İşyerine ait telefonla acil durumlar haricinde özel amaçla kullanılmaz, iş için bile olsa çok gerekli olmadıkça uzun süre meşgul edilmez, İşyerinde mesai saatlerinde erkek ve bayan memurlar ile stajyerler oda yönergesine uygun giyinirler, Personel, gelen ziyaretçisi ile işini aksatmayacak bir biçimde servis dışında görüşebilir, Oda hizmet birimleri içinde sigara içilmez, Her personel birim hizmeti verdiği üyelerimizin üye bilgi güncelleme formu yardımıyla üyenin son güncel bilgilerini alma çabası içinde olmalıdır. Doldurulan formlar oda sicil memurluğuna teslim edilir, Tüm personel kendi birimiyle ilgili kanun, yönetmelik, tüzük, tebliğ, genelge ve hizmetin verilmesini etkileyecek mevzuatı takip etmekle yükümlüdür. Bu takip, dosyalama şeklinde ve bilgisayar ortamında olacaktır, Oda hizmet birimleri içinde yüksek sesle konuşulmaz, 31

33 Personel Görev Yetki Sorumluluk Tablosu; Unvan Adı Bağlı Olduğu Yönetici Bağlı Unvanlar Yokluğunda Vekalet Eden Genel Sekreter Yönetim kurulu Başkanı Genel sekreterlik, Muhasebe, Akreditasyon Temsilcisi Bilgi İletişim ve Teknolojisi Sorumlu, Dış Ticaret Sorumlusu, Basın Yayın Sorumlusu Ticaret Sicil Müdürü Unvan Adı Bağlı Olduğu Yönetici Bağlı Unvanlar Yokluğunda Vekalet Eden Ticaret Sicil Müdürü Genel Sekreter Ticaret Sicil Müdürlüğü Genel sekreter. Unvan Adı Bağlı Olduğu Yönetici Bağlı Unvanlar Yokluğunda Vekalet Eden Oda Muamelat memuru Genel Sekreter Oda Muamelat Kalite ve Akreditasyon Yardımcı Hizmetler, Genel Sekreter Ticaret Sicil Müdürlü 32

34 Personel İzinler-Sosyal Ve İdari Hakları; Oda da çalışan personele yıllık izin, mazeret izni, hastalık izni ve ücretsiz izin olmak üzere dört türlü izin verilir. Yıllık İzinler; Oda da çalışan statüye tabi olan personelden hizmeti bir yıldan on yıla kadar olanlara (on yıl dahil) yılda 20 gün, on yıldan fazla olanlara 30 gün yıllık izin verilir. Bu sürenin hesaplanmasında, personelin 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununa tabi olarak geçen hizmetleri ile Odalar, Borsalar ve Birlikte geçen hizmetleri varsa dikkate alınır. Oda daki hizmeti bir yılı doldurmayan personele yıllık izin verilmez. İş Kanununa tabi personelin yıllık izinleri bakımından ise, 4857 sayılı İş Kanununun maddeleri ile bu Kanuna dayanılarak çıkarılmış olan Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği hükümleri uygulanır. Ancak, Oda tarafından hizmetine ihtiyaç duyulması halinde, Genel Sekreterlik tarafından göreve çağırıldığında geri dönmeye ve göreve başlamaya mecburdur. Mazeret İzni; Aşağıdaki hallerde personel, özlük haklarına dokunulmaksızın, mazeret izni isteyebilir. a) Doğum için mazeret izni verilebilir. b) Personele isteği üzerine, kendisinin veya çocuğunun evlenmesi, annesinin, babasının, eşinin, çocuğunun veya kardeşinin hastalığı yada ölümü halinde mazeret izin verilir. c) Yukarıda belirtilen haller dışında izin isteyen personele bir yıl içinde toptan veya parça parça olmak üzere, Genel Sekreterlik oluru ile en çok on güne kadar mazeret izni verilebilir. Bu izin personel için kazanılmış hak olmayıp, mazeretin amirlerince yerinde görülmesi şartına bağlıdır. O yıl içinde yıllık izin hakkı olan personele bu tür mazeret izni verilmez. d) Bu izinler sırasında personelin özlük haklarına dokunulmaz. İş Kanununa tabi Personele ise 4857 Sayılı İş kanunun ilgili hükümleri uygulanır. Hastalık İzni; Oda personeline hastalıkları halinde resmi sağlık kurullarınca verilecek raporlarda gösterilecek lüzum üzerine, ücret ve özlük haklarına dokunulmaksızın Yönetim Kurulunun onayı ile çeşitli sürelerde hastalık izin verilebilir. Oda personelinin bakmaya mecbur olduğu veya refakat etmediği takdirde, hayatı tehlikeye girecek ana, baba, eş ve çocukları ile kardeşlerinden birinin ağır bir kaza geçirmesi veya önemli bir hastalığa tutulmuş olması hallerinde, bu hallerin raporla belgelendirilmesi şartıyla, Oda personeline istekleri üzerine en çok altı aya kadar aylıksız izin YK tarafından verilebilir. 33

35 Personel Ücret Politikası; Aylık Ücret ve Yan Ödemeler; Oda personelinin aylık ücretleri, 5174 Sayılı Kanun, Personel Yönetmeliği ve 4857 sayılı İş kanunun da belirtilen esaslara göre hesaplanır, tahakkuk ve tediye olunur. Devlet memurlarının maaş ve yan ödemeleri yapılan pozitif ödemelere uyumu sağlamak üzere, bu gibi maddi imkânlar, yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, Odanın kadrolu personeline de tatbik edilir. Bu artışlar iş kanuna tabi personel ve sözleşmeli personele Yönetim Kurulu nun onayı ile uygulanabilir Statü Hukukuna tabi personele, Yönetim Kurulu nun teklifi ve Meclis in onayı ile Personel Yönetmeliği nin 13üncü maddesi gereğince ödenek, 14.ncü maddesi gereğince özel hizmet tazminatı verilir. Genel Haklar ve Yükümlülükler; Personel, Personel Yönetmeliğinde tanınan haklardan yararlanır, yükümlülüklere uyar. Ancak İş Kanununa tabi personelin 4857sayılı Kanun ve yönetmeliklerindeki hak ve yükümlülükleri saklıdır. Performans Değerlendirmesine esas ikramiyeler ise Yönetim Kurulu kararıyla verilir. Fazla (mesai) Çalışma; İşlerin özelliği sebebiyle, zaruri hallerde, Oda personeline, günlük çalışma saatleri dışında yaptırılan işler fazla çalışma olarak adlandırılır. Fazla çalışma ücretinin ödenebilmesi için, çalışmanın günlük çalışma saatleri dışında veya resmi tatil günlerinde yapılmış olması şarttır. Çalışma saatleri içinde veya dışında yürütülen nöbet hizmetleri fazla çalışma sayılmaz. Oda da bir kadronun görev alanı içine giren işlerin günlük çalışma saatleri içinde bitirilmesi esastır. Fazla çalışma için Genel Sekreterlikçe iş emri formu verilir. 34

36 Personel Sicil Dosyası Ve Sicil Raporu; Personel Kimlik Kartı; Oda da çalışan tüm personellere bir personel kimlik kartı verilir. Personel kimlik kartının ön yüzünde personelin adı soyadı, görevi, sicil numarası ve personel kimlik kartının veriliş tarihi, arka yüzünde ise, nüfus cüzdanı örneği, kan grubu belirtilir. Herhangi bir sebeple Oda dan ayrılanların personel kimlik kartı geri alınır. Özlük Dosyası; Oda da görevli her statüdeki personel için bir özlük dosyası düzenlenir. Bu dosyada ; Personelin adı ve soyadı, sicil numarası, doğum yeri ve tarihi, cinsiyeti, medeni hali, nüfus hüviyet cüzdanı ile öğrenim belgesinin tasdik edilmiş sureti, bakmakla yükümlü olduğu kimseler, öğrenim durumu, bildiği yabancı diller ve derecesi, yaptığı lisansüstü eğitim, staj ve incelemeleri, sınıfı, derece ve kademesi, askerlik durumu, adaylık ve asli memurluğa atanma ve işe başlama tarihi, derece ve kademe ilerlemeleri, sınav başarı dereceleri, sınıf ve yer değişiklikleri, hizmet içi eğitim durumu, siciline işaretlenmek üzere kendisi tarafından verilen yayın ve eserleri, aldığı takdirname ve ödülleri, hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına dair evrak ve verilen disiplin cezaları, sağlık durumuna, görevden uzaklaştırma, yaptığı fahri hizmetler, aldığı izinlere ait bilgi ve belgeler ile memurluğa alınırken istenen diğer belgeler bulunur. 35

37 Personel Oryantasyonu ; Odada istihdam edilen personeller, 5174 sayılı Kanun da yer alan hükümler dışında ayrıca 4857 sayılı İş Kanununa da tâbidir sayılı Kanun un geçici 12. maddesinin Bu Kanunun yürürlüğe girdiği tarihte oda, borsa, Birlik ve bunların kurduğu teşekküllerde istihdam edilmekte olanların, mevcut statülerine göre istihdam edilmelerine devam olunur. hükmüne istinaden, 5174 sayılı Kanun yürürlüğe girmeden önce istihdam edilenlerin statüleri devam eder. Oda personelinin tayin terfi ve özlük hakları ile ilgili hususlar kanun ve personel yönetmeliği hükümlerine göre yürütülür. Oda ya yeni personel veya boşalan kadrolara yapılacak atamalar ile ilgili öneri; Meclis tarafından o yıl bütçesi ile birlikte onaylanan, kadro cetvelinde karşılığının bulunması şartı ile Genel Sekreter tarafından Yönetim Kurulu na yapılır. Kadrosuz personel çalıştırılamaz. Öneride boşalan ya da yeni atama yapılacak görevin niteliğine göre gerekli eğitim ve şartlar belirlenir. Personel alımları gerektiğinde verilecek ilanla duyurulur. Odada yeni istihdam edilen personeller, Odanın temel işleyişi, kullandığı sistem (ISO ve akreditasyon) ve yapılacak işlere ait olmak üzere birim yöneticisi ve gerekli hallerde Genel Sekreter tarafından TL 001 İNSAN KAYNAKLARI TALİMATINA uygun olarak oryantasyona tabi tutulur. 36