ORION Otomasyon Birim Bşk. Dr. Öğr. Üyesi Levent ÇUHACI (Kalite Koordinatör Yrd.) + TPDB Yürütücü Sekreteri Prof.Dr. Mert ÇAĞLAR +

Transkript

1 T.C. İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ KALİTE KOMİSYON TOPLANTISI Toplantı No: 2018/0802 Toplantı tarihi: 09 Ağustos 2018 Toplantı Yeri: İKÜ Senato Odası Toplantıya katılanlar: Rektör Prof.Dr. Erhan GÜZEL (Başkan) + Rektör Yardımcısı Prof.Dr. Nihal SARIER (Kalite Koordinatörü) + Genel Sekreter Ender Rıza EKİCİ (Kalite Koordinatör Yrd.) + ORION Otomasyon Birim Bşk. Dr. Öğr. Üyesi Levent ÇUHACI (Kalite Koordinatör Yrd.) + BST Birim Bşk Alper OZAN (Kalite Koordinatör Yrd.) + TPDB Yürütücü Sekreteri Prof.Dr. Mert ÇAĞLAR + TPDB PrG Koordinatörü Prof. Dr. Sevim AKYÜZ + Sosyal Bilimler Enstitü Müdürü Prof.Dr. Uğur YOZGAT + Fen Bilimleri Enstitü Müdürü (V.) Doç. Dr. Tunç MISIRLIOĞLU + Fen Edebiyat Fakültesi Prof.Dr. Hacı Ömer KARPUZ (Dekan) + İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Prof. Dr. Ali ŞEN (Dekan) + Mühendislik Fakültesi Doç.Dr.Fadime Üney YÜKSEKTEPE (Kalite Koordinatör Yrd.) + Mimarlık Fakültesi Prof.Dr.Neslihan DOSTOĞLU (Dekan) + Hukuk Fakültesi Dr. Öğr. Üyesi Pınar Ç. KANDIRALIOĞLU (Dekan Yrd.) + Eğitim Fakültesi Doç.Dr.Feyza DOYRAN (Dekan Yrd.) + Sanat ve Tasarım Fakültesi Doç.Dr. Okan ORMANLI (Dekan Yrd.) + Sağlık Bilimleri Fakültesi Dr. Öğr. Üyesi Sezen SEVDİN (Kalite Koordinatör Yrd.) + İşletmecilik MYO Öğr. Gör. Tuğba Çedikçi FENER (Kalite Komisyonu Yazmanı) + Teknik Bilimler MYO Öğr.Gör. Dr. Yeliz Sevimli SAİTOĞLU (Kalite Komisyonu Yazmanı) + Adalet MYO Dr. Öğr Üyesi İdris GÜZEL + Mali İşler Daire Başkanı Yusuf YILMAZ + İKÜ Öğrenci Konseyi Başkan Yrd. Abdullah Emin - Toplantı gündemi: 1. Rektör açılış konuşması: Süreç ile ilgili değerlendirmeler 2. Kalite Koordinatörü (Rektör Yrd.): Kalite Koordinatörlüğü çalışmaları hk, Birim kalite komisyonları görevlendirme ve çalışmaları hk. 3. Kalite Koordinatör Yrd. ( Genel Sekreter): Stratejik plan ve Kalite Güvence Sistemi hazırlıkları hk 4. Kalite Koordinatör Yrd. ( Otomasyon Birim Bşk): Anket içerik hazırlıkları hk 5. Fakülte/Bölüm/MYO/Enstitü/Birimlerde, Web sayfalarına birim kalite komisyonlarının isim listesinin ve aldığı kararların konulup konulmadığı hk. 6. Fakülte/Bölüm/MYO/Enstitü/Birimlerde, web sayfalarının güncellenmesi, çalışmayan veya eksik görülen bilgilerin web sorumluklarına bildirilmesi hk, 1

2 7. Fakülte/Bölüm/MYO/Enstitü/Birimlerde, Akademik paket bilgilerinin güncellenmesi hk. 8. Dış paydaş ve mezun listelerinin tamamlanması, rektörlüğe arzı ve birim web sayfalarında duyurulması hk. 9. Birim Kalite Komisyonlarının çalışmaları ve önemi 10. Üyelerin istek ve önerileri. İstanbul Kültür Üniversitesi Kalite Komisyon Toplantısı: 1. Rektör Prof. Dr. Erhan Güzel toplantıyı açtı. Kalite çalışmalarının devam ettiğini belirtti. Üyelere gündem maddeleri hakkında bilgi vererek, üyelerin görüş ve önerilerini açık bir şekilde ifade etmelerini rica etti 2. Rektör Yardımcısı ve Kalite Koordinatörü olan Prof. Dr. Nihal SARIER, birim ve bölümlerden gelen dış paydaş ve mezun listeleri kontrol edilerek eksikliklerin belirlendiğini ifade etti. Ayrıca tutanakların aynı formatta olması gerektiğine vurgu yaptı tarihinde Boğaziçi Üniversitesinde Yükseköğretim Kalite Kurulu Mentör Toplantısının gerçekleşeceğini ve katılım sağlayacaklarını belirtti. 3. Genel Sekreter ve Kalite Koordinatör Yardımcısı olan Ender Rıza EKİCİ, Mezun bilgi sistemi ve kalite yönetim sistemi üzerine çalışmalarının devam ettiğini belirtti. 4. Mimarlık Fakültesi Prof.Dr. Neslihan DOSTOĞLU, birim içerisinde 4 toplantı gerçekleştirdiklerini, her türlü işlemin tamamlandığını ve bir gecikmenin söz konusu olmadığını belirtti. 5. Adalet MYO Dr. Öğr Üyesi İdris GÜZEL birimlerinde web sitesinin güncelleme işleminin sona erdiğini akademik paket güncellemenin ise devam ettiğini belirtti. Birim kalite komisyon kararlarının alındığını ve web sitesine eklendiği bilgisini paylaştı. Mezunlara yönelik toplantı takvimlerinin oluşturulduğunu iletti. 6. Doç.Dr.Fadime Üney YÜKSEKTEPE (Kalite Koordinatör Yrd.), birimlerinde web sitesinin güncelleme işleminin sona erdiğini akademik paket güncellemenin ise devam ettiğini belirtti. YÖKSİS problemine yönelik çözümün BST tarafından gerçekleştirildiğini belirtti. 7. Hukuk Fakültesi Dr. Öğr. Üyesi Pınar Ç. KANDIRALIOĞLU (Dekan Yrd.), birim içerisinde 3 toplantı gerçekleştirdiklerini ve tutanakların ilan edildiği bilgisini iletti. Web sitesinin güncelleme işleminin sona erdiğini akademik paket güncellemenin ise devam ettiğini belirtti. 8. Teknik Bilimler MYO Öğr. Gör. Dr. Yeliz Sevimli Saitoğlu (Kalite Komisyonu Yazmanı), web sayfasının güncelleme işlemleri sürekliliğini koruduğunu iletti. Ayrıca Akademik paket güncellemelerinin tamamlandığını iletti. Dış paydaş ve mezun listelerinin daha önce rektörlük makamına arzının gerçekleştiğini belirtti. Web sayfasına komisyon isimlerinin ve alınan kararların eklendiğini beyan etti. YÖKSİS ile ilgili problemin çözümüne yönelik BST den destek istendiğini bellirtti. 9. İşletmecilik MYO Öğr. Gör. Tuğba Çedikçi FENER (Kalite Komisyonu Yazmanı), Akademik paket güncellemelerinin tamamlandığını iletti. Dış paydaş ve mezun listelerinin daha önce rektörlük makamına arzının gerçekleştiğini belirterek, web sayfasına komisyon 2

3 isimlerinin ve alınan kararların eklendiğini beyan etti. Ayrıca web sayfasının güncelleme işlemlerinin sürekli olarak devam ettiği belirtti. 10. Sanat ve Tasarım Fakültesi Doç.Dr. Okan ORMANLI (Dekan Yrd.), Akademik paket ve web sayfasının güncellemelerinin devam ettiğini iletti. Bölümlerde alınan kararların web sitesine eklendiğini beyan etti. Dış paydaş ve mezun listelerinin eksikliklerinin en kısa sürede tamamlanıp rektörlüğe arzının gerçekleşeceğini belirtti. 11. BST Birim Bşk Alper OZAN (Kalite Koordinatör Yrd.), Akademik kadro sorunlarının tamamlandığını, ders saati ücretli öğretim görevlilerine yönelik standart bir özgeçmiş formatının oluşturulduğunu ve akademik birimlerle paylaşılacağının bilgisini verdi. Mezunlarımız ve mentörlük için bir portalın tasarlandığını ve onunla ilgi alt yapı çalışmalarının devam ettiğini ve ay sonunda tamamlanacağını beyan etti. Ayrıca web sitesinde akademik kadronun fotoğraflarının eksik olmasının bir problem teşkil ettiğini ve buna yönelik çalışmaların başlatılması gerektiğini belirterek standardı sağlamak adına fotoğraf çekimlerinin üniversite tarafından organize edilmesi gerektiğini belirtti 12. Rektör Prof. Dr. Erhan GÜZEL, şu an görevi başında olan akademik personelle fotoğraf çekim işleminin yapılmaya başlanabileceğini, izinde olan akademik personelin ise Eylül ayı içerinde çekimlerinin tamamlanabileceğini belirterek, gerekli iletişimin sağlanmasını istedi. 13. BST Birim Bşk Alper OZAN (Kalite Koordinatör Yrd.), kalite yönetim sistemi ile ilgili yazılım çalışmasına yönelik çözüm bulunduğunu ve olgunlaşınca genel sekreterlik birimine ileteceklerini ifade etti. Ayrıca anket sistemi ile ilgili yapılan çalışmaların detayını Otomasyon Birim Bşk tarafından aktarılacağını iletti. 14. Mali İşler Daire Başkanı Yusuf YILMAZ, idari taraftaki çalışmaları yürüttüklerini ve sürecin devam ettiğini belirtti. 15. Rektör Prof. Dr. Erhan GÜZEL, idari tarafta görev alan personellerin de fotoğraf çekimlerinin yapılması gerektiğini belirtti. 16. Fen Bilimleri Enstitü Müdürü (V.) Doç. Dr. Tunç MISIRLIOĞLU, birim kalite komisyon toplantılarını gerçekleştirdiklerini, tutanakların birim web sayfasında ilan edildiğini belirtti. Buna ek olarak tüm süreçlerde işlemlerin tamamlandığını ifade etti. Anket uygulamasına yönelik yüksek lisans düzeyinde de bir anket tasarlanmasını ve girişimci yenilikçi üniversite bağlamında doktora tezlerinin projelendirilmesine yönelik önerilerde bulundu. Enstitü olarak birim web sayfalarında yönetmeliklerinin bulunmasını talep etti. 17. Rektör Prof. Dr. Erhan GÜZEL, bir öğrenci adayının her türlü bilgiye ilgili birimin sayfasından rahatça ulaşmasının gerektiğinin belirterek, bu konunun teknik olarak mümkünse yapılabileceğini belirtti. 18. Genel Sekreter Ender Rıza EKİCİ (Kalite Koordinatör Yrd.), bu konunun bilginin çoklanmasına yol açacağını belirterek, merkezi bir yapının gerekliliğinin sağlanması adına ilgili sayfaya link verilmesinin daha doğru olacağını ifade etti. 19. Rektör Prof. Dr. Erhan GÜZEL, merkezi yerden güncellemelerin yapılması durumunda, ilgili sayfaya link verilmesi ile otomatik olarak birim web sayfasının da güncelliğini koruyacağını belirtti. 20. Rektör Yardımcısı ve Kalite Koordinatörü olan Prof. Dr. Nihal SARIER, web sayfalarının güncelliğinde, çoklu bilginin engellenmesi adına merkezi bir kaynaktan bilgilerin alınması gerektiğinin önemini vurguladı. 3

4 21. Sağlık Bilimleri Fakültesi Dr. Öğr. Üyesi Sezen SEVDİN (Kalite Koordinatör Yrd.), birimlerinde akademik paketin ve web sayfalarının güncelleme işlemlerinin devam ettiğini belirterek, Dış Paydaş verilerinin güncellendiğini, birim kalite komisyon tutanaklarının birim web sayfalarında ilan edildiğini belirtti. Yeni kurulan bir fakülte olduklarından dolayı mezun öğrencilerinin olmadığını belirtti. 22. Eğitim Fakültesi Doç.Dr.Feyza DOYRAN tüm çalışmaların güncellendiğini belirterek, dış paydaş ve mezunlara yönelik odak grup görüşmelerinin planlandığının bilgisini iletti. Ayrıca fakülte içi arama toplantısının yeni eğitim öğretim dönemi başında yapılmasının planlandığını ifade etti. 23. ORION Otomasyon Birim Bşk. Dr. Öğr. Üyesi Levent ÇUHACI (Kalite Koordinatör Yrd.) anketlere yönelik çalışmaların devam ettiğini belirterek, 12 farklı anket oluşturduklarını ve Eylül ayı itibariyle sırasıyla uygulanacaklarını belirtti. Akademik kadro web sayfasının düzeltildiğini ancak bir hata ile karşılaşılırsa insan kaynaklarından destek alınması gerektiğini ifade ederek, kurumsal veri izleme, analiz ve raporlama portalı TESLA nın dekanlık ve müdürlük düzeyinde erişime açacaklarını belirtti. 24. İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Prof. Dr. Ali ŞEN (Dekan), birim web sayfalarında kalite komisyon tutanaklarının ilan edildiğini belirtti. Web sayfalarının kontrollerinin devam ettiğini mükerrer olan verilerin tespit edildiğini ve çözümü için gerekli işlemlerin başlatıldığını belirterek, akademik paketin güncelleme işleminin devam ettiğini ve mesleki yeterliliklerle ilgili çalışmalara devam ettiklerini iletti. Dış paydaş ve mezun listelerinin teslim edildiği bilgisini paylaştı. 25. Sosyal Bilimler Enstitü Müdürü Prof. Dr. Uğur YOZGAT, yüksek lisans seviyesinde ders veren sektör çalışanlarının kadroda görünmesine yönelik çalışmaların yapıldığını belirterek, web sayfalarının kontrollerinin devam ettiğini iletti. 26. TPDB PrG Koordinatörü Prof. Dr. Sevim AKYÜZ, birimlerinin web sayfasının ve akademik paket bilgilerinin güncel olduğu bilgisini paylaştı. YÖKSİS verilerinin güncelleme işleminin tamamlandığını belirterek, Rektör Yardımcısı ve Kalite Koordinatörü olan Prof. Dr. Nihal SARIER den proje çalışmalarına yönelik destek aldıklarını belirterek teşekkürlerini iletti. 27. TPDB Yürütücü Sekreteri Prof. Dr. Mert ÇAĞLAR, birimlerinde performans göstergelerinin başlangıç değerinden itibaren tam ve eksiksiz olarak kanıtlarıyla iletildiğini belirtti. Web sayfalarının güncelleme işlemlerinin tamamlandığını ve komisyon tutanaklarının ilan edildiğini belirtti. Dış paydaşlarında ve mezun listelerinde herhangi bir eksikliklerinin bulunmadığını belirterek, bölümlerinde akademik paketin güncelleme işlemlerinde lisans düzeyinin tamamlandığını, yüksek lisans ve doktora düzeyindeki güncellemelerin ise devam ettiğini iletti. 28. Fen Edebiyat Fakültesi Prof.Dr. Hacı Ömer KARPUZ (Dekan), bölümlerinde web sayfalarının güncelleme işlemlerinin tamamlandığını ve komisyon tutanaklarının ilan edildiğini belirtti. Akademik kadro ile ilgili YÖKSİS den aktarılan özgeçmişler de bildirilerin gözükmediğini ileterek, BST den destek talep ettiklerini iletti. 29. Rektör Prof. Dr. Erhan GÜZEL, kısıtlı süre içerisinde eksikliklerin belirlenip uyarı ve gözden geçirme sistemi ile çözüme yönelik hareket edilmesi gerektiğini belirtti. 4

5 30. BST Birim Bşk Alper OZAN (Kalite Koordinatör Yrd.), kütüphanemizin yönettiği açık erişim portalı, datayı orijinal sayfasından çektiğinden, güncelleme yapıldığında web sayfasına yansıyacağını belirtti. 31. Rektör Prof. Dr. Erhan GÜZEL, aksayan tarafların belirtilmesi gerektiğini vurguladı. Bunlar aktarıldığı takdirde hataların çözüleceğini ifade ederek konuşmalarını tamamladı. 32. Rektör Yardımcısı ve Kalite Koordinatörü olan Prof. Dr. Nihal SARIER, mezunlara yönelik çalışmaların önemli olduğunu vurgulayarak, mezun ilişkileri ile ilgili nasıl bir çalışma yapılması gerektiğine değindi. Mezun platformu ile ilgili, Kurumsal İletişim Daire Başkanlığı ve Öğrenci Yaşam Kariyer Mezun Danışma Birimi ile üniversitemizin linkedin sayfasının güncelleme işleminin tamamlandığını ve mezunumuzun linkedine bilgilerini girmiş olduklarını belirtti. Bu bilgilerden faydalanarak önemli istatistiklere ulaşıldığını ifade etti. Kalite komisyon üyelerinin, birim başkanlarının, fakülte dekanlarının, meslek yüksekokulları ve enstitü müdürlerinin YÖKAK çalışmalarını sürekli göz önünde tutmaları gerektiğini belirtti. 01 Ocak Aralık 2017 tarihlerini kapsayan kurumsal iç denetim raporunun web sayfasına girildiğini ve kurumsal dış denetimimizin, bu rapor esas alınarak değerlendireceğini belirtti. 01 Ocak Aralık 2018 tarihlerini kapsayan birim faaliyetlerin kanıtlarıyla beraber hazırlanması gerektiğini belirtti. Akredite olmuş bölümlerin belgelerini hazırlamalarını, olmayan fakültelerinde çalışmalarına başlamalarını iletti. Bu bağlamda üst yönetimin akreditasyon çalışmalarını desteklediğini belirterek, kanıt olarak ilgili belgelerin hazırlanması gerektiğini iletti. 33. Mali İşler Daire Başkanı Yusuf YILMAZ, birimlerin hazırladığı bütçelerin kanıt olarak gösterilebileceğini iletti. 34. Rektör Yardımcısı ve Kalite Koordinatörü olan Prof. Dr. Nihal SARIER, web sayfasında açıklığı sağlamak için, gerekli göstergelerin somut olarak beyan edilmesi gerektiğini belirtti. Kalite çalışmasının mantığının veri esaslı olduğunu ve verilerin tekilliğinin ve dijitalliğinin önemini vurgulayarak konuşmalarını tamamladı. 5

6 TOPLANTIYA KATILANLAR İmza Rektör Prof.Dr. Erhan GÜZEL (Başkan) Rektör Yardımcısı Prof.Dr. Nihal SARIER (Kalite Koordinatörü) Genel Sekreter Ender Rıza EKİCİ (Kalite Koordinatör Yrd.) ORION Otomasyon Birim Bşk. Dr. Öğr. Üyesi Levent ÇUHACI (Kalite Koordinatör Yrd.) BST Birim Bşk Alper OZAN (Kalite Koordinatör Yrd.) TPDB Yürütücü Sekreteri Prof.Dr. Mert ÇAĞLAR TPDB PrG Koordinatörü Prof. Dr. Sevim AKYÜZ Sosyal Bilimler Enstitü Müdürü Prof.Dr. Uğur YOZGAT Fen Bilimleri Enstitü Müdürü (V.) Doç. Dr. Tunç MISIRLIOĞLU Fen Edebiyat Fakültesi Prof.Dr. Hacı Ömer KARPUZ (Dekan) İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Prof. Dr. Ali ŞEN (Dekan) Mühendislik Fakültesi Doç.Dr.Fadime Üney YÜKSEKTEPE (Kalite Koordinatör Yrd.) Mimarlık Fakültesi Prof.Dr.Neslihan DOSTOĞLU (Dekan) Hukuk Fakültesi Dr. Öğr. Üyesi Pınar Ç. KANDIRALIOĞLU (Dekan Yrd.) Eğitim Fakültesi Doç.Dr.Feyza DOYRAN (Dekan Yrd.) Sanat ve Tasarım Fakültesi Doç.Dr. Okan ORMANLI (Dekan Yrd.) Sağlık Bilimleri Fakültesi Dr. Öğr. Üyesi Sezen SEVDİN (Kalite Koordinatör Yrd.) İşletmecilik MYO Öğr. Gör. Tuğba Çedikçi FENER (Kalite Komisyonu Yazmanı) Teknik Bilimler MYO Öğr.Gör. Dr. Yeliz Sevimli SAİTOĞLU (Kalite Komisyonu Yazmanı) Adalet MYO Dr. Öğr Üyesi İdris GÜZEL İKÜ Öğrenci Konseyi Başkan Yrd. Abdullah Emin izinli 6