PROTOKOL VE SOSYAL DAVRANIŞ KURALLARI II. BÖLÜM

Transkript

1 PROTOKOL VE SOSYAL DAVRANIŞ KURALLARI II. BÖLÜM

2 İŞ VE YÖNETİMDE PROTOKOL Protokol kişiye, kuruma ve devlete hak ettiği ve lâyık olduğu saygı ve itibarı göstermektir. Bir kişinin protokol ve sosyal davranış kurallarına önem vermemesi ve bunlara uymaması; önce kendisinin, sonra taşıdığı unvanın, çalıştığı kurumun ve temsil ettiği makamın itibarını düşürür.

3 İŞ VE YÖNETİMDE PROTOKOL Protokolde temsil esastır. Kamusal yaşamda hiç kimse kendini temsil etmez, taşıdığı unvanı ve çalıştığı kurumu temsil eder. Kişinin temsil niteliği de kılık-kıyafeti, konuşma ve davranışı, yemeiçmesi; protokol ve sosyal davranış kurallarına uyması ile ortaya çıkar.

4 İŞ VE YÖNETİMDE PROTOKOL Tanışma ve tanıştırılmada, hitap etmede, telefonla konuşmada, giyimde, selamlaşmada, karşılama ve uğurlamada, otomobilde, törenlerde, yemek ve görüşmelerde, armağan alıp vermede, çiçek göndermede, sanatsal etkinliklerde (sinema, tiyatro, konser, sergi vb.), davetlerde (resepsiyonlarda, kokteyller, yemekler) protokol kurallarına titizlikle uyulması gerekmektedir.

5 İŞ VE YÖNETİMDE PROTOKOL Protokolün amacı düzeni bozmak değil, varsa düzensizliğe son vererek toplumsal ilişkilerin gelişmesini sağlayan nezaket ve saygı ortamını yaratmaktır.

6 TANIŞMA VE TANIŞTIRMA İletişimin başlamasında önem taşır. Tanışmada isimleri doğru söylemek önemlidir. Tanışmada yeni gelenler var olanlara, Erkekler bayanlara (Devlet Başkanları hariç) Astlar üstlerine, Küçükler büyüklere, Gençler yaşlılara, Genç kız yaşlı erkeğe ve kadına tanıştırılır.

7 TANIŞMA VE TANIŞTIRMA Tanışmada unvan ve ismin eksiksiz söylenmesi gereklidir. Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın. Kendinizden üst birine ve eşine unvan ve görevinizi de söyleyin. Tek kişi, topluluğa tanıştırılır, topluluktaki her kişiyi yeni gelenle tek tek tanıştırmaya gerek yoktur.

8 TANIŞMA VE TANIŞTIRMA Tanışma işlemi ilk karşılaşıldığında ya da mekâna girildiğinde hemen yapılmalıdır. Tanıştıran kişi, daima ayakta kalmalı, oturan erkek kiminle tanıştırılırsa tanıştırılsın ayağa kalkmalıdır. Sosyal yaşamda kadınlar tanışma sırasında ayağa kalkmak zorunda değildirler.

9

10 SELAMLAMA Her türlü selamlamada genel kural; astın üstü, erkeğin bayanı, ayrılanın kalanları, gelenlerin var olanları selamlamasıdır. Üstlerinize, eş düzeydekilere önce siz selam verin, astlarınızın selamlarını da alın. Konferans salonu, kütüphane, derslik, yemekhane gibi yerlere girildiğinde karşılık beklemeden topluluk selamlanır; çıkarken de selamlanarak çıkılır.

11 SELAMLAMA Bir toplantıda önce ev sahibesi selamlanır. Ayrılırken de yine önce ev sahibesine veda edilir. Bir ortama girildiğinde yanınızdakileri selamlayan birini siz de selamlayın. Yanlışlıkla size selam verenlerin selamını alın, karşılık verin.

12 EL SIKMA-TOKALAŞMA

13 EL SIKMA-TOKALAŞMA Protokolde ve resmî ilişkilerde el ve yanak öpme, kafa tokuşturma, sarılma yoktur. El sıkmada ilk davranış, daima büyükten ve üst rütbeliden gelmelidir. Kadınla el sıkışırken, önce kadın el uzatmalı, erkek karşılık vermelidir. Uzatılan el havada bırakılmamalıdır. El sıkarken bilek gücü gösterilmemeli, karşıdakinin gözlerine bakılmalıdır. Elde eldiven varsa tokalaşma esnasında nezaketen çıkarılmalıdır.

14 KAMUSAL YAŞAMIN ESASLARI Kurumlar arası iş ve ilişkilerde, görüşmelerde, telefonda konuşmada, yazışmalarda, imzalarda, davranışlarda, kabullerde, ziyarette, karşılamada, ağırlamada ve uğurlamada düzey eşitliği, denklik ve karşılıklılık esastır.

15 KAMUSAL YAŞAMIN ESASLARI Kamusal yaşamda her davranışın bir anlamı ve yorumu vardır. Zira, kamusal yaşamda; üst e, ast a ve eşite karşı davranışlar daima farklılık arz eder. Üst e karşı saygı, ast a karşı üstünlük, eşite karşı karşılıklılık ve nezaket esastır.

16 KAMUSAL YAŞAMIN ESASLARI 1. Makamda, resmî araçta, toplantı ve törenlerde, resmî davet ve ziyaretlerde bütün davranışlar resmîdir. (Protokol kurallarına tâbidir.) 2. Kurum içinde davranış kuralları kurumsaldır ve kurum kültürüne bağlıdır. 3. Ast üst ilişkileri, makam dışında, bire bir olarak daima özel ve kişiseldir. Yakınlığa ve samimiyete bağlıdır.

17 KAMUSAL YAŞAMIN ESASLARI 4. Protokol ve sosyal davranış kuralları daima üçüncü (yabancı) kişilerin yanında başlar. 5. Üstler ile konuşulurken daima saygı ifadeleri kullanılmalıdır. 6. Üst konuşurken ve ast dinlerken üstün gözlerine bakılmalıdır.

18 KAMUSAL YAŞAMIN ESASLARI 7. Üstler ile karşılaşıldığında Merhaba! denmemeli; Saygılar Beyefendi, Günaydın Sayın Müdürüm, Selamlar Sayın Kaymakamım, İyi günler efendim... gibi ifadeler tercih edilmelidir. 8. Kamusal yaşamda ast-üst ilişkisi olmayan, aynı kurumda eşit düzeyde görev yapan personelin birbirine Bacanak, başkan, ammoğlu, dayı oğlu, ortak, patron, üstadım, kardeş, birader, rafık, ede, dayı, abi, abla gibi ifadelerle hitap etmesi o kurumdaki samimi havayı değil, orada sosyal davranış kurallarının dikkate alınmadığını gösterir. 9. Üstler astları bir konuyu konuşmak, görüşmek için odalarına çağırdıklarında astlar yanlarına mutlaka bir ajanda ve bir kalem almalıdırlar.

19 KAMUSAL YAŞAMIN ESASLARI 10. Astın üstü ziyareti sırasında oturacağı koltuk; üst yöneticinin makamına yakın ve uygun olan koltuktur. Makama üst birisinin gelmesi durumunda bir koltuk geriye gitmek gerekir.

20 ZİYARET (KARŞILAMA-AĞIRLAMA) Ziyaret zamanı çok iyi seçilmeli ve bir iki gün önceden randevu alınmalıdır. Aynı gün için yapılan ziyaret istekleri rahatsızlık yaratabilir. Ziyaret isteklerinin yerine getirilmesinde küçük büyüğe uyar. Büyük istediği zaman için randevu verebilir, eşit düzeyden gelen ziyaret isteğine tarih olarak bir iki seçenek sunar, uygun seçenekte anlaşılır. İade edilmesi gereken ziyaretler zamanında yapılmalıdır.

21 ZİYARET (KARŞILAMA-AĞIRLAMA) Ziyarete gidilirken çiçek veya mütevazı armağanlar götürmek her zaman geçerlidir. Öğleden önce , öğleden sonra saatleri arası, ziyaret için en uygun zamanlardır. Resmî ziyaretler kısa olmalı, dakikayı çok aşmamalıdır. Üste karşı saygılı olunmalı, makama girildiğinde selamlayarak hitap edilmeli, üst oturmadan oturulmamalıdır.

22 ZİYARET (KARŞILAMA-AĞIRLAMA) 1. Muhataplar arasında daha önce ziyaret gerçekleşmiş ise, karşılamada karşılıklılık esastır. Kişi nasıl karşılandıysa, konuğunu da öyle karşılar. 2. Muhataplar arasında daha önce davet ve ziyaret gerçekleşmemiş ise; kurum amiri konuğunu kendisi davet ettiğinde, havalimanında veya bina önünde bizzat karşılar. Konuk randevu alıp kabul edildiğinde, havalimanında veya bina önünde amirin görevlendirdiği kişi/kişiler tarafından karşılanır.

23 KONUĞA VERİLEN ÖNEM; KARŞILAMA, OTURTULAN YER, SUNULAN İKRAM, GÖSTERİLEN İLGİ ve UĞURLAMA İLE DEĞERLENDİRİLİR. ZİYARET (KARŞILAMA-AĞIRLAMA)

24 ZİYARET (KARŞILAMA-AĞIRLAMA) Eğer üst makama birden çok kişi ile gidilmiş ise; düzey ve kıdeme göre sıralanmalı ve en kıdemli olan üst yöneticiye en yakın oturmalıdır. Üstün astı ziyaretinde ilke olarak ast kendi koltuğunda oturmayarak konuk koltuğuna, yani konuğunun karşısına oturur. Makama üst düzey yönetici yahut mülki amir gelmişse, makama mülki amir oturur, makam sahibi onur konuğunu ayakta bekler.

25 MAKAM PROTOKOLÜ B. F. MAKAM MASA

26 MAKAMDA DAVRANIŞ

27 MAKAMDA DAVRANIŞ Üste teşekkür edilmez, "Sağ olun" denir. Makama evrak sunulurken yanına gidilmez. Karşıdan nezaketle verilir. Üst Buyurun. demeden oturmamak icabet eder. Ancak zaruri durumlarda müsaade istenerek uygun koltuğa oturulur.

28 MAKAMDA DAVRANIŞ SORU: Makama girildiğinde kim, hangi koltuğa oturur? Buyur edilen koltuğa oturulur. Söylenmemişse sırtı duvara gelen koltuğa oturulur. Yöneticinin makamına birden çok kişiyle girildiğinde seviyeye ve kıdeme göre sıralanarak oturulur. En üst olan, masaya en yakın oturan ve yöneticiye en yakın olandır.

29 MAKAMDA DAVRANIŞ İkramlar önce konuklara (en rütbeliden başlamak üzere) sunulur. En son ev sahibine sunulmalıdır. Konuklara Çay, kahve ne içersiniz ya da çay içer misiniz? diye sormak görgü kurallarına aykırıdır. Bunun yerine İçecek olarak ne alırdınız, ne buyurursunuz? şeklinde sormak gerekir.

30 MAKAMDA DAVRANIŞ Üstleriniz ya da resmî misafirlerinizle görüşürken zorunlu olmadıkça; Telefonla görüşmeyin, Evrak imzalamayın, Başka şeylerle meşgul olmayın, Mecbursanız, özür dileyin ve izin isteyin.

31 MAKAMDA DAVRANIŞ Eşit düzeydekilere ve astlarınıza adıyla veya unvanıyla Ali Bey, Müdür Bey, Sayın Öztürk veya Sayın Millî Eğitim Müdürü diye hitap edin. Ağabey ve yenge demekten kaçının. Erkeklere beyefendi, kadınlara hanımefendi diye hitap edin.

32 MAKAMDA DAVRANIŞ Resmî konuşma yaparken kesinlikle ben demeyin. Biz veya Kurumumuz-Müdürlüğümüz deyin. Başkalarına daima Siz diye hitap edin. Her zaman ve herkese lütfen deyip teşekkür edin.

33 MAKAMDA DAVRANIŞ Otururken, üstünüz ayağa kalkarsa siz de kalkın. Üstünüz ya da amiriniz görüşmenizin sonunda size Memnun oldum, teşekkür ederim derse ve toka etmek için elini uzatırsa kalkıp gitmeniz gerektiğini anlayın.

34 MAKAM DIŞINDA AST-ÜST İLİŞKİSİ Ast-üst ilişkisinin olduğu yerde kadın-erkek ayırımı yoktur. Astlık-üstlük geçerlidir. Merdivenden çıkarken önce üst çıkar, inerken de ast önde olmalıdır. Yürürken üst, konuk ve hanım daima sağdadır. Protokolde üst daima sağdadır. Ast olarak; otururken, ayakta dururken veya yürürken daima üstünüzün soluna geçin.

35 MAKAM DIŞINDA AST-ÜST İLİŞKİSİ Üstünüzün önüne geçmeyin, astınızın arkasına düşmeyin. Seviyenizi bilin. Kendinizi küçük düşürmeyin. Otururken amiriniz veya üstlerinizin karşısında bacak bacak üstüne atmayın. Yöneticinizle ya da üst yöneticilerle görüşmek için daima sekreteriyle önceden iletişim kurun.

36 RESMÎ ARAÇLARDA OTURMA DÜZENİ Resmî araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir. Üst daima burada oturur. Sizden üst birini veya konuk olarak bir akranınızı aracınıza aldığınızda sağ arka köşeyi ona bırakın ve soluna geçin.

37 RESMÎ ARAÇLARDA OTURMA DÜZENİ Şoför 3 Şoför

38 MAKAM OTOMOBİLİNDE OTURMA DÜZENİ (KSMT: Koruma, sekreter, memur, mihmandar, tercüman) Ş KSMT Ş KSMT MA-KAM 2 BOŞ

39 RESMÎ TÖRENLERDE OTURMA DÜZENİ Resmî törenlerde 1 numara daima merkezdedir: Kurumsal törenlerde ev sahibi, 1 numaranın sağında yer alır E.S

40 GENEL TELEFON ADABI

41 GENEL TELEFON ADABI Telefonla aramayı yapan kişi kiminle muhatap olduğunu sormadan önce kendisini tanıtmakla yükümlüdür. Telefonda alo, merhaba, nasılsınız demek ve kendinizi tanıtmak en fazla 15 saniyenizi alır. Hâl-hatır sorulmasından hemen sonra arananın müsait olup olmadığı sorulmalıdır.

42 GENEL TELEFON ADABI Söyleyeceklerinizi aklınızda kesin olarak hazırlayınız, konuşmayı uzatmayınız. Telefonda görüşürken, yanınızdakilerle aynı anda konuşmamaya özen gösterin. Bir topluluk içerisinde otururken cep telefonunuzla yüksek sesle konuşmak, hem yanınızdaki insanlara, hem de çevrede oturanlara saygısızlıktır.

43 GENEL TELEFON ADABI Birebir insan ilişkisi her zaman telefon görüşmesinden önceliklidir. Sadece telefon çalıyor diye ona cevap vererek birlikte olunan kişiyi ikinci plana atmamak gerekir. Böyle bir durumda arayana uygun bir dille müsait olmadığınızı, kendisini bilahare arayacağınızı söylemelisiniz.

44 GENEL TELEFON ADABI Yanınızda biri varken telefonunuz çalıyorsa ve bu açmanız gereken bir telefon ise izin isteyerek bir kenara çekilebilirsiniz. Böylelikle yanınızdaki insanı ikinci tercih hâline getirmezsiniz. Bu şekilde yapılan bir telefon görüşmesini fazla uzatmamak da yerinde olacaktır.

45 GENEL TELEFON ADABI Direkt telefon alıcısına doğru öksürmeyin, hapşırmayın, telefonla konuşurken burnunuzu çekmeyin, boğazınızı temizlemeyin. Telefonla konuşurken ha, hı, he gibi ünlemler kullanmayın. Telefonda konu ne olursa olsun münakaşa etmeyin, söyleyeceklerinizi yüz yüze görüşmeye bırakın.

46 GENEL TELEFON ADABI Görüşmelerinizi her zaman için karşı tarafın pat diye kapattı izlenimine kapılmayacağı bir biçimde sona erdirmeye çalışın. Konuşmayı adeta bir sözlü el sıkışma şeklinde iyi dilek ve temennilerle bitirmeye dikkat edin. Telefonda bile olsa gülümsemeyi, nazik bir ses tonuyla konuşmayı ihmal etmeyin.

47 İMZA İmza daima ad ve soyadın üstüne atılır. İyi bir imza okunabilen ve kişiyi temsil eden imzadır. Önemli yazılar, onaylar ve kararlar daima lacivert mürekkepli dolma kalem ya da imza kalemi ile atılır.

48 İMZA İmza atılırken ad ve soy addan biri imzada tam olarak yer alır. İmza atılırken el çok fazla kaldırılmaz. Yazı hangi yöne doğru yazılıyorsa imza da o yöne doğru atılır. (Türkiye Türkçesi soldan sağa doğru yazılır.) Bu kurallara uymayan imzalar imza değil ancak paraf niteliği taşır.

49 SON SÖZ Yazılı veya yazılı olmayan bu kuralları bilmek, içselleştirip yerine göre uygulamak kişiye kamusal ve sosyal alanlarda birçok avantaj sağlar. Son söz; Tatlı dil yılanı bile deliğinden çıkarır. derler. İnsana en çok yakışan davranışlar nezaket ve görgüyle ilgili olanlardır. Kibarlık parayla satın alınamaz.

50 Teşekkürler