DOSYALAMA ARŞİVLEME DERSİ. Gelen giden belge akışını sağlamak

Transkript

1 DOSYALAMA ARŞİVLEME DERSİ Dersin Modülleri Belge Akışı Kazandırılan Yeterlikler Gelen giden belge akışını sağlamak Dosyalama Sistemi Dosyalama sistemini oluşturmak Arşivleme Sistemi Arşivleme sistemini oluşturmak 1

2 DERS BİLGİ FORMU DERSİN ADI ALAN MESLEK / DAL DERSİN OKUTULACAĞI DÖNEM / YIL SÜRE DERSİN TANIMI DERSİN AMACI DERSİN ÖN KOŞULLARI DERS İLE KAZANDIRILACAK YETERLİKLER DERSİN İÇERİĞİ YÖNTEM VE TEKNİKLER EĞİTİM ÖĞRETİM ORTAMI VE DONANIM ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME ÖĞRETMEN/EĞİTİCİ Dosyalama arşivleme Konaklama seyahat Alan ortak 1. Yıl /2. Dönem Haftada 2 ders saati Öğrencilere, gelen giden belgelerin akışı, dosyalama sistemi ve arşivleme sistemini oluşturma ile ilgili bilgi ve becerilerin verildiği derstir. Bu ders ile öğrenciye; gelen giden belgelerin akışını izleme, dosyalama sistemini ve arşivleme sistemini oluşturmak İle ilgili yeterlikleri kazandırmak amaçlanmaktadır. Dersin sonunda; 1. gelen giden belgelerin akışını izlemek, 2. dosyalama sistemi oluşturmak, 3. arşiv sistemi oluşturmak, yeterlikleri kazandırılacaktır. Bu ders; 1. gelen giden belge 2. dosyalama sistemleri 3. dosyalama sistemi seçim ilkeleri 4. sırtlık ve ayıraç çeşitleri 5. sektör tanımları ve sınıflandırılması 6. arşiv tanımı ve çeşitleri 7. İndeks tanımı ve türleri konularını içermektedir. Gösteri, anlatım, problem çözme, soru cevap, beyin fırtınası, grup çalışması, tartışma, uygulamalı gösteri, söyleşi, sohbet, konferans, panel, gerçek yaşantı ortamlarında gözlem yapma, gezi, simülasyon, araştırma, görüşme, proje hazırlama, deney, uygulama vb. Ortam: Sınıf, laboratuar, işletme, vb. Donanım: Projeksiyon, bilgisayar ve donanımları, matbu belgeler, klasör ve dosyalar vb. 1. Her faaliyet sonunda kazanılan bilgi ve beceriler ölçülür. 2. Her modülün sonunda kazanılan yeterlikler ölçülür. 3. Dersin sonunda; Orta Öğretim Kurumları Sınıf Geçme ve Sınav Yönetmeliği ile Mesleki ve Teknik Eğitim Yönetmeliği nin Mesleki Eğitim Merkezleri ile ilgili maddelerine göre ölçme ve değerlendirme yapılacaktır. 1. Lisans eğitimi almış, alanında sektör deneyimi olan öğretmenler, 2. Gerektiğinde sektörde çalışan ustalık ve usta öğreticilik belgesi olan meslek elemanları 2

3 İŞ BİRLİĞİ YAPILACAK KURUM VE KURULUŞLAR Ders ile ilgili araştırma-gözlem ve uygulama konularında; üniversiteler, sosyal ortaklar, sivil toplum kuruluşları, işletmeler ve yerel yönetimler ile işbirliği yapılabilir. 3

4 MODÜL BİLGİ SAYFASI Alan adı : Konaklama ve Seyahat Hizmetleri Meslek : Kat- Ön büro- Operasyon-Rezervasyon Elemanı Kuru Temizleme Ders : Dosyalama ve Arşivleme Modül : Belge Akışı Süre : 40/32 Açıklama : Çeşitli ofislerde gözlem yapılması sağlanması Ön Koşul : Genel Amacı : Öğrenci büro makinelerini, araç ve gereçlerini kullanılarak kurum dosya planı ve TSE 1390 sayılı yönetmeliğine uygun Gelen-Giden Belgelerin Akışını izleyebilecektir.. Amaçlar 1. Öğrenci büro makinelerini, araç ve gereçlerini kullanılarak kurum dosya planı ve TSE 1390 sayılı yönetmeliğine uygun Gelen Belgelerin Akışını izleyebilecektir. 2. Öğrenci büro makinelerini, araç ve gereçlerini kullanılarak kurum dosya planı ve TSE 1390 sayılı yönetmeliğine uygun Giden Belgelerin Akışını izleyebilecektir. 4

5 İçerik : A. Gelen Belgeler 1. Belge ve çeşitleri izlilik Acelelik Kişiye özel Hizmete özel Resmi Vb Dosya planı Dosya planında kullanılan kodlar, Belgeleri kodlama 3. Zamanı etkili Belge izlemede zamanın önemi Zamanı planlama 4. Gelen belgelerin kontrolü ve izlenmesi B Giden Belgeler 1. Belge sınıflandırma 2. Kayıt alma çeşitleri 3. Belge çoğaltma araçları 4. Zarflama ve paketleme 5. Etiketleme 6. Gönderme yöntemleri 5

6 İŞLEM ANALİZ FORMU MESLEĞİN ADI : Önbüro-Kat- Operasyon-Rezervasyon Elemanıkuru temizleme İŞLEM NO : R 1 İŞ: Belge akışını izlemek İŞLEMİN ADI : Gelen Belge akışını izlemek YETERLİKLER: Belge akışını izlemek ORTAM (Araç-gereç, ekipman ve koşullar): Bilgisayar, kayıt defteri İŞLEMİN STANDARDI: Kurum dosya standardı İŞLEM BASAMAKLARI BİLGİ BECERİ TAVIR 1. Belgeleri almak 2. Belgeleri sınıflamak 3. Açılması gereken Belgeleri açmak 4. Açılan Belgeleri sınıflamak 5. Belge kayıtlarını bilgisayara veya gelen evrak kayıt defterine kaydetmek 6. Yöneticinin kontrol onayına sunmak 7. Onaylanmış ve havalesi yapılmış Belge almak 8. Havalesi yapılan Belgeleri ilgilisine gelen evrak kayıt defterine paraf karşılığı iletilmesini sağlamak 9. İşlemi yapılan Belge sonucuyla beraber teslim almak 10. Gelen sonucu gelen evrak kayıt defterine veya bilgisayara işlemek NOT: İşin süresi : Öğrenme süresi : 16 saat 1. Belge ve çeşitlerini tanıma 2. Dosya planı 3. Zamanı etkili 1. Belgelerini kolaylıkla ayırt etme 2. Bilgi işlem araçlarını 3. Belgeleri niteliğine göre ayırma 4. Dosya plan sistemini 1. Gizlilik kurallarına uyma 2. Zamanı etkili ilkelerine uyma 3. Dikkatli ve titiz olma 5

7 İŞLEM ANALİZ FORMU MESLEĞİN ADI : Önbüro-Kat- Operasyon-Rezervasyon Elemanı-kuru temizleme İŞ: Belge akışını izlemek İŞLEM BASAMAKLARI BİLGİ BECERİ TAVIR İŞLEM NO : R 2 İŞLEMİN ADI : Giden belge akışını izlemek YETERLİKLER: Belge akışını izlemek ORTAM (Araç-gereç, ekipman ve koşullar): Bilgisayar, kayıt defteri, postalama araç gereçleri, kaşe, çoğaltma makinesi, faks İŞLEMİN STANDARDI: Kurum dosyalama standardı, T.S.E 1. Belgeleri sınıflandırmak 2. Giden Belge kaydını yapmak 3. Belge bir kopyasını ilgilisine vermek 4. Belge gönderime hazırlamak 5. Belge göndermek 6. Dönüşümlü Belge takibini yapmak 1. Belge sınıflandırm a 2. Kayıt alma çeşitleri 3. Belge çoğaltma araçları 4. Zarflama ve paketleme 5. Etiketleme 6. Gönderme yöntemleri 1. Belge sınıflandırma yöntemlerini 2. Bilgisayarda kayıt alabilme 3. Elle kayıt alabilme 4. Çoğaltma araçlarını 5. Zarflama ve paketleme yöntemini 6. Etiketleme yöntemlerini 7. Gönderme araç ve yöntemlerini 1. Gizlilik kurallarına uyma 2. Zamanı etkili ilkelerine uyma 3. Dikkatli, titiz ve sabırlı olma 4. Yapılan işi sonuna kadar izlemek ve sonucu ilgiliye iletmek NOT: İşin süresi : Öğrenme süresi :16 saat 6

8 MODÜL BİLGİ SAYFASI Alan adı Meslek Ders Modül adı : Konaklama ve Seyahat Hizmetleri : Kat- Ön büro- Operasyon-Rezervasyon Elemanı-Kuru temizleme : Dosyalama ve Arşivleme : Dosyalama Sistemi Süre : 40/32 Açıklama : Çeşitli ofislerde gözlem yapılması sağlanması Ön Koşul : Genel Amaç : Öğrenci büro makinelerini, araç ve gereçlerini kullanılarak kurum yapısına uygun dosyalama sistemini oluşturabilecektir. Amaçlar : Öğrenci ; 1. Büro makinelerini, araç ve gereçlerini kullanılarak kurum uygun dosyalama sistemi seçebilecektir. 2. Büro makinelerini, araç ve gereçlerini kullanılarak kurum dosya planına uygun sırtlık ve ayıraç oluşturabilecektir. 7

9 İÇERİK A. Dosyalama sistemleri 1. Alfabetik Dosyalama Sistemleri 2. Kronoloji Dosyalama Sistemi 3. Bölgesel Dosyalama Sistemi 4. Numaralı Dosyalama Sistemi a. Serial dosyalama b. Desimal dosyalama 5. Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi 6. Karma Dosyalama Sistemi 7. Şekil yönünden dosyalama B. Dosyalama sistemi seçim ilkeleri 1. Kuruluş tanım ve türleri 2. Örgüt yapısı C. Sırtlık ve ayıraç çeşitleri 1. Dosyalama araçları 8

10 İŞLEM ANALİZ FORMU MESLEĞİN ADI : Önbüro-Kat- Operasyon-Rezervasyon Elemanı-kuru temizleme İŞ: Dosyalama Yapmak İŞLEM BASAMAKLARI BİLGİ BECERİ TAVIR İŞLEM NO : S 1 İŞLEMİN ADI : Dosyalama sistemini seçmek YETERLİKLER: Dosyalama ve takibini yapmak. ORTAM (Araç-gereç, ekipman ve koşullar): dosyalama araç gereçleri, ofis ortamı İŞLEMİN STANDARDI: Kurum dosyalama planı 1. Kurumun çalışma alanı ve örgüt yapısı bilgisini değerlendirmek 2. Uygun dosyalama sistemini belirlemek 3. Belgeleri tasnif etmek 4. Belge yerleştirmek 5. İstenen belgeyi bulmak 1. Kurumun çalışma alanı bilgisi 2. Örgüt yapısı 3. Dosyalama sistemleri 4. Belge türü 5. Belge izleme 1. Kurumun çalışma alanı ve örgüt yapısına uygun dosyalama sistemi belirleyebilme. 2. Sistem bilgisini 3. Belgeleri ayırt edebilmek 1. Dikkatli titiz ve sistemli çalışma alışkanlığı 2. Zamanı etkili ilkelerine uyma 6. Belge takibini yapmak 7. Periyodik arşivleme NOT: İşin süresi Öğrenme süresi : 1 saat : 16 saat 9

11 İŞLEM ANALİZ FORMU MESLEĞİN ADI : Önbüro-Kat- Operasyon-Rezervasyon Elemanı-kuru temizleme İŞ: Dosyalama Yapmak İŞLEM BASAMAKLARI BİLGİ BECERİ TAVIR İŞLEM NO : S 2 İŞLEMİN ADI : Sırtlık ve ayıraç oluşturmak YETERLİKLER: Dosyalama ve takibini yapmak. ORTAM (Araç-gereç, ekipman ve koşullar): Bilgisayar, yazıcı, dosyalama araçları, ofis ortamı İŞLEMİN STANDARDI: Kurum dosyalama planı, 1. Dosya isminin belirlenmek 2. Yazıp, çıktısını almak 3. Dosyalara takmak 4. Ayıraçları belirlemek 1. Bilgisayar ofis programl arı 2. Dosyalama araçları 1. Bilgisayarda yazı yazma 2. Dosyalama araçlarını 1. Dikkatli titiz ve sistemli çalışma alışkanlığı 2. Zamanı etkili ilkelerine uyma 5. Ayıraçları yerleştirmek 3. Mesleği ile ilgili yeniliklere açık olmak 4. Teknolojiyi izlemek NOT: İşin süresi Öğrenme süresi : 2 saat : 8 saat 10

12 MODÜL BİLGİ SAYFASI Alan adı Meslek DERS MODÜL : Konaklama ve Seyahat Hizmetleri : Kat- Ön büro- Operasyon-Rezervasyon Elemanı-Kuru Temizleme : Dosyalama ve Arşivleme :Arşivleme sistemi SÜRE :40/32 ÖN KOŞUL ;Dosyalama sistemi oluşturmak, Dosyalama hareketleri modüllerini başarmış olmak. AÇIKLAMA :Gerekli donanım ve koşulları ile öğrencilere sektörde araştırma ve gözlem olanağı sağlanmalıdır. GENEL AMAÇ : Öğrenci büro makinelerini, araç ve gereçlerini kullanılarak kurum yapısına uygun arşivleme sistemini oluşturabilecektir. AMAÇLAR Öğrenci; 1. Kurumun çalışma alanı ve kurum dosya planına uygun arşiv sistemini seçebilecektir. 2.Büro makinelerini, araç ve gereçlerini kullanılarak kurum dosya planına uygun sırtlık ve indeks oluşturabilecektir.

13 İÇERİK A. Sektör tanımları ve sınıflandırılması a. Örgüt yapısı b. Belge türleri c. Arşiv tanımı ve çeşitleri 1.Arşivleme araçları 2.Arşiv sistemleri 3.Arşiv araçları d. İndeks tanımı ve türleri 14

14 İŞLEM ANALİZ FORMU İŞLEM BASAMAKLARI MESLEĞİN ADI : Önbüro-Kat- Operasyon-Rezervasyon Elemanı-kuru temizleme İŞLEM NO : Ş 1 BİLGİ YETERLİKLER: Arşivleme ve takibini yapmak. İŞ: Arşivleme Yapmak ORTAM (Araç-gereç, ekipman ve koşullar): Bilgisayar İŞLEMİN STANDARDI: Kurum dosyalama standardı, BECERİ İŞLEMİN ADI : Arşiv sistemini seçmek TAVIR 1. Kurumun çalışma alanı ve örgüt yapısı bilgisini değerlendirmek 2. Uygun arşivleme sistemini belirlemek 3. Sektörler 4. Örgüt yapısı 5. Arşiv sistem 6. Belge türü 1. Kurumun çalışma alanı ve örgüt yapısına uygun arşivleme sistemi belirleyebilme. 2. Belgeleri ayırt edebilmek 3. Arşiv sistem bilgisini 1. Dikkatli olmak 2. Titiz ve sistemli çalışma alışkanlığı 3. Zamanı etkili ilkelerine uyma 4. Sır tutma NOT: İşin süresi: 2 saat Öğrenme süresi:14 saat

15 İŞLEM BASAMAKLARI BİLGİ BECERİ TAVIR İŞLEM ANALİZ FORMU MESLEĞİN ADI : Önbüro-Kat- Operasyon-Rezervasyon Elemanı-kuru temizleme İŞLEM NO : Ş 2 İŞ: Arşiv Yapmak İŞLEMİN ADI : Sırtlık ve indeks oluşturmak YETERLİKLER: Arşivleme ve takibini yapmak. ORTAM (Araç-gereç, ekipman ve koşullar): Bilgisayar, yazıcı, dosyalama araçları İŞLEMİN STANDARDI: Kurum dosyalama standardı, 1. Arşiv dosya isminin belirlenmek 2. Yazıp, çıktısını almak 3. Dosyalara takmak 4. Dosya indekslerini hazırlamak 1. Bilgisayar ofis programları 2. Arşiv araçları 3. İndeksleme 1. Bilgisayarda yazı yazma 2. Arşiv araçlarını 3. İndeksleme yapma 1. Dikkatli titiz ve sistemli çalışma alışkanlığı 2. Zamanı etkili ilkelerine uyma 3. Mesleği ile ilgili yeniliklere açık olmak 4. Teknolojiyi izlemek NOT: : İşin süresi: 2 saat Öğrenme süresi:10 saat