MİCROSOFT EXCEL E GİRİŞ

Transkript

1 MICROSOFT EXCEL XP

2 MİCROSOFT EXCEL E GİRİŞ - Excel XP ile tablolar hazırlayabilir, hazır formülleri kullanarak hesaplar yapabilir, tablo içerisinde bulunan verileri grafiklere dönüştürebilirsiniz. - Excel i açtığınızda karşınıza Şekil 1 deki gibi boş bir hesap kitabı dosyası (Book1 veya Kitap1) çıkacaktır.

3 Excel in Temelleri - Bu hesap kitabına ait pencere şu öğelerden oluşur: - Pencerenin üst kenarında bir başlık çubuğu (title bar), onun altında temel komutların üzerinde olduğu bir ana menü çubuğu (menu bar), Şekil 1. Excel Penceresi

4 Excel in Temelleri -Menüçubuğunun altında araç çubukları (toolbars), daha altta o an aktif olan hücrenin (cell) içeriğini ve yerini gösteren bir formül çubuğu (formula bar), - Pencerenin sağ ve alt kenarlarında bulunan kaydırma çubukları (scroll bars), pencerenin alt kenarında her biri bir hesap tablosu sayfasını (sheets) simgeleyen bir grup sekme ve en altta bir durum çubuğu (status bar).

5 Standart Araç Çubuğu Yeni : Yeni bir dosya açar. 2. Aç : Önceden kaydedilmiş dosyaları açar. 3. Kaydet : Açık olan dosyayı en son haliyle aynı isimde ve aynı konuma kaydeder. 4. E-Posta : Çalışma sayfası e-posta ile gönderilir. 5. Yazdır : Etkin sayfayı yada seçilen alanı yazıcıya yazdırır. 6. Baskı Önizleme : Bir dosya kağıda yazdırılıdığında nasıl görüneceğini ekranda gösterir. 7. Yazım Klavuzu : Etkin dosyayı dilbilgisi, yazım hataları için düzenler. Hatalı bulunan kelimeler üzerinde mouse sağ tuşu ile alternatif kelimeler görülebilir. 8. Kes : Seçilen alanı belgeden siler ve panoya alır. 9. Kopyala : Seçilen alanı kopyalamak için panoya alır. 10.Yapıştır : Panoda bulunan alanı etkin alana kopyalar. 11. Biçim Boyacısı : Seçilen hücredeki özellikleri diğer hücreye kopyalar.

6 Standart Araç Çubuğu Geri Al : Yapılan son işlemi geri alır. 13. Yinele : Geri alınan işlemi tekrar ileri alır. 14. Köprü Ekle : Belirtilen köprüyü ekler veya düzenler. Dosyalardan birbirine geçiş yapmasını sağlar. 15. Otomatik Toplam : Verileri otomatik olarak toplar. 16. Artan Sıralama : Verileri küçükten büyüğe (a dan z ye) sıralar. 17. Azalan Sıralama : Verileri büyükten küçüğe (z den a ya) sıralar. 18. Grafik Sihirbazı : Grafik ekler. 19. Çizim : Çizim araç çubuğunu görüntüler. 20. Yakınlaştır : Etkin sayfanın görüntüsünü ekranda büyültür veya küçültür. 21. Yardım : Yardım sağlar.

7 Biçimlendirme imlendirme Araç Çubuğu Yazıtipi : Seçilen hücrenin yazı tipini değiştirir. 2. Yazıtipi Boyutu : Seçilen hücrenin yazı tipi büyüklüğünü değiştirir. 3. Kalın: Seçilen hücreyi koyu (kalın) harflere dönüştürür. 4. İtalik : Seçilen hücreyi italik (eğik) harflere çevirir. 5. Altı çizili: Seçilen hücreyi altı çizili yapar. 6. Sola Hizala : Seçilen hücreyi sola yaslar. 7. Ortala : Seçilen hücreyi ortalar. 8. Sağa Hizala : Seçilen hücreyi sağa yaslar. 9. Birleştir ve Ortala : Seçilen hücreleri tek hücre haline getirir ve hücre içindeki veriyi ortalar. 10. Para Birimi : Hücredeki sayısal veriyi seçili para birimine çevirir.

8 Biçimlendirme imlendirme Araç Çubuğu Yüzde Stili: Hücredeki sayısal veriyi yüzdelik formatta gösterir. 12. Virgül Stili: Hücredeki sayısal veriyi ondalıklı gösterir. 13. Ondalık Artır: Hücrede bulunan ondalıklı sayının basamak değerini arttırır. 14. Ondalık Azalt: Hücrede bulunan ondalıklı sayının basamak değerini azaltır. 15. Girintiyi Azalt : Hücredeki bilgiyi sola kaydırır. 16. Girintiyi Artır : Hücredeki bilgiyi sağa kaydırır. 17. Kenarlıklar: Seçilen hücreye dış kenarlık ekler veya kaldırır. 18. Dolgu Rengi : Seçilen hücrenin zemin rengini değiştirir. 19. Yazı tipi Rengi : Seçilen yazının rengini değiştirir.

9 Excel in Temelleri - Her bir hesap kitabı, üzerinde en az bir veya daha fazla çalışma sayfasını barındırır. Sayfa1, Sayfa2, Sayfa3,... (Sheet1, Sheet2, Sheet3,...) şeklinde isimler taşıyan bu sayfalara ait sekmeler, pencerenin altında yer alan yatay kaydırma çubuğunun hemen solunda bulunurlar. - Sayfalardan birini ön plana getirmek için pencerenin alt kenarında o sayfaya bağlı sekme üzerine tek tıklamanız yeterlidir.

10 Excel in Temelleri -Çalışma sayfalarına ilave sayfalar ekleyebilir, adlarını değiştirebilirsiniz. -Yapılabilebilecek diğer işlemler sayfa üzerindeyken sağ tuşla ortaya çıkan menüden yapılabilir (Şekil 2). Şekil 2. Çalışma Sayfası Menüsü

11 Hücrelere Değer Girmek -Çalışma sayfası üzerindeki her bir hücrenin hangi satır (1,2,3,...) ve sütun (A, B, C,...) üzerinde olduğuna bağlı olmak üzere bir adresi (koordinatı) vardır; Örneğin A3, E5, D14 gibi. - İşte bu adreslerden yararlanarak aritmetik ve istatistik işlemlerde kullanılan formüller yazılır ve hesaplamalar yapılır. - Hücrelere değer girmeden önce istenilen hücre seçilir.

12 Hücrelere Değer Girmek -Seçtiğiniz hücrenin etrafında bir çerçevenin belirdiğini, bu çerçevenin sağ alt köşesinde ise nokta gibi küçük bir karenin bulunduğunu göreceksiniz. -Çalışma sayfası üzerinde hücreleri seçmenin diğer bir yolu da klavyedeki yön tuşlarını kullanmaktır. - Seçilen hücrenin koordinatlarının adres kutusunda (Şekil 3) görüldüğüne dikkat ediniz.

13 Hücrelere Değer Girmek - İçine sayı veya yazı girmek istediğiniz hücreyi tıklayarak seçin. Ardından istediğinizi yazın. Yazdıklarınız, Enter tuşuna bastığınızda veya yön oklarından biriyle ilerlediğinizde otomatik olarak o hücreye geçecektir. Şekil 3. Hücrelere H Değer er Girmek

14 Hücre içeriklerinin silinmesi - Hücreye girilen verinin silinmesi için o hücreyi fare ile tekrar seçerek Delete veya Backspace ( ) tuşuna ve ardından da Enter tuşuna basmanız yeterlidir. -Diğer bir yol hücrelerin sağ alt köşesindeki küçük kutu seklinde noktayı fare ile yakalayarak silmek istenen yöne doğru sürüklemektir. - Veriler üzerine başka veri girmek için önce o hücreyi temizlemek zorunda değilsiniz.

15 Hücre içeriklerinin değiştirilmesi - Bir hücrenin içeriğinin kısmen düzeltilmesi veya değiştirilmesi için hücreyi fare ile seçin. Formül çubuğunda hücre içeriğinin tümünü göreceksiniz. - Fare sol tuşu ile formül çubuğu üzerine tıklayın. Formül çubuğunun aktive olduğunu ve üzerinde işaretleri içeren üç düğmenin belirdiğini göreceksiniz (Şekil 4).

16 Hücre içeriklerinin değiştirilmesi -Formül çubuğu üzerinde görülen yazı ve rakamları istediğiniz gibi değiştirin. Değişikliklerin kalıcı olması için ya Enter a basmanız ya da üzerinde işareti olan onay düğmesine tıklamanız gerekiyor. Şekil 4. Formül çubuğu üzerine tıklayarak hücre h içerii eriğinin inin değiştirilmesi.

17 İnce Artı (+) Özelliğini Kullanmak - Normalde kursör, hücre üzerindeyken kalın beyaz artı şeklindedir. Kursörü seçili hücrenin sağ alt köşesine getirdiğimizde ise ince artı şeklini alır. - İnce artı özelliği ile bir çok işlem yapılabilir; Metin Çoğaltma İşlemi: İçinde metin yazılı hücre seçilir ve ince artı durumunda sol mouse tuşu basılı şekilde istenilen yönde kursör hareket ettirilir. Ayrıca, ay isimleri, hafta isimleri gibi ardışık metinler sıralanabilir.

18 İnce Artı (+) Özelliğini Kullanmak Sayıların Sıralanması İşlemi: İçerisinde sayı yazılı hücreye ince artı özelliği uygulandığında diğer hücrelere de aynı sayı yazılır. Eğer, sayı yazılı hücreden sonraki hücreye (Herhangi bir yöne) o sayının ardışık bir değeri yazılıp özellik uygulanırsa diğer sayı sıralamaları da otomatik olarak yapılır. Burada dikkat edilmesi gereken nokta; her iki hücrenin birlikte seçilmesi gerektiğidir.

19 İnce Artı (+) Özelliğini Kullanmak Tarihlerin Sıralanması İşlemi: Hücreye tarih girilip özellik uygulanırsa, tarih birer gün artarak sıralanır. Şayet artış değeri bir sonraki hücrede belirtilirse, artış değerlerine göre sıralama yapılır. Formüllerin Sıralanması İşlemi: Bir hücreye formül yazılır ve özellik uygulanırsa ayrı ayrı formül yazmaya gerek kalmayacaktır. Şekil 5. Formüllere ince artı özelliğinin inin uygulanması

20 Sayfa Yapısının Ayarlanması - Dosya-Sayfa Yapısı seçene eneği işaretlendiğinde inde Şekil 6 daki pencere açılacaktır. Sayfa sekmesinde; sayfanın n yönü, y, kağı ğıt boyutu gibi özellikler Diğer sekmelerde; sayfanın n kenar boşluklar lukları,, alt ve üst bilgi alanlarının n boyutu ayarlanır. r. Şekil 6. Sayfa Yapısının n Ayarlanması

21 Kopyalama ve Yapıştırma İşlemi - Kopyalanacak alan seçildikten sonra menüden Düzen-Kopyala komutu seçilir. -Yapıştırılacak alan seçilir ve menüden Düzen- Yapıştır ile yapıştırılır. -Özel Yapıştır ile Şekil 7 de gördüğünüz seçenek tiplerinden istediğinizi uygulayabilirsiniz. Şekil 7. Özel Yapış ıştır Penceresi

22 Dosya İçinde Kelime Bulma - İstenilen kelimenin bulunması için Düzen menüsünden Bul komutu seçilir. - Şekil 8 de Bülent ismi aratılmış ve tablo içinde bu isim bulunup seçilmiştir. Şekil 8. Bul Penceresi ve Uygulanması

23 Dosya İçinde Kelime Değiştirme - Dosyada yanlış yazılmış bir veya daha fazla kelime otomatik olarak değiştirilmesi için Düzen menüsünden Değiştir komutu seçilir. Şekil 9. Değiştir Penceresi ve Uygulanması

24 - Hücre seçilir ve Ekle menüsünden Hücreler komutu ya da hücrenin üzerindeyken farenin sağ tuşuna basılır,açılan menüden ekle komutu seçilir. - Hücreleri sağa yada aşağı kaydırabilirsiniz (Şekil 10). Hücre Eklemek Şekil 10. Hücre Eklenmesi

25 -Satırlar arasına satır eklemek için öncelikle eklenecek olan satırın bir alt satırı seçilir ve Ekle menüsünden satır komutu yada sağ fare tuşu menü açılımından Ekle komutu seçilir (Şekil 11). Satır Eklemek Şekil 11. Satır Ekleme

26 Sütun Eklemek - Sütunlar arasına boş sütun eklemek için eklenecek olan sütunun solundaki sütun seçilir ve Ekle menüsünden sütun komutu yada sağ fare tuşu menü açılımından Ekle komutu seçilir (Şekil 12). Şekil 12. Sütun Ekleme

27 Çalışma Sayfası Eklemek - Excel penceresinde normalde 3 adet çalışma sayfası vardır. Bu 256 sayfaya kadar çıkabilir. Eklenecek olan sayfa hangi sayfanın önüne eklenecekse o sayfa işaretlenir. Ekle-Çalışma Sayfası yada sağ tuş Ekle seçilir (Şekil 13). Şekil 13. Çalışma Sayfası Ekleme

28 Grafik Eklemek -Hazırlanmış bir tabloya grafik eklemek için Ekle menüsünden Grafik komutu yada standart araç çubuğundan butonu seçilir. -Açılan pencerede Grafik türü işaretlenir ve sağ taraftan grafik alt türü seçilir. - İleri butonu işaretlenir. Şekil 14. Grafik Ekleme

29 Grafik Eklemek - Bu pencerede Grafikteki veriler düzenlenir. Ayrıca grafiğin bir ön izlemesi yapılır ve eksenlerdeki verilerde herhangi bir değişiklik yapılacaksa Seri kategorisi işaretlenir. - Burada X ekseni verileri değiştirilir. - İleri butonu işaretlenir.

30 Grafik Eklemek - Bu pencerede ise grafik üzerine Grafik Başlığı, X ve Y ekseni etiketleri, Kılavuz çizgileri eklenir. - Gösterge yerleştirilir, Veri etiketleri eklenir veya kaldırılır. - İleri butonu işaretlenir.

31 Grafik Eklemek - Son olarak grafiğin konumu belirlenir. Yeni Sayfa Olarak seçeneği işaretlenirse grafik yeni açılacak bir sayfaya eklenir. - Nesne Olarak işaretlenirse grafik aynı sayfaya nesne olarak eklenir. - Birinci seçenek işaretlenip Son butonuna basılırsa, Sayfa1 in yanına Grafik1 sayfası eklenir.

32 Formül Eklemek - Excel de iki değişik şekilde formül yazılabilir. 1. Hücreye formülün kullanıcı tarafından yazılması 2. Hazır formül eklenmesi - Birinci yöntemde kullanıcı kendi gireceği hücreyi seçer ve = karakterinden sonra işlem öncelik sırasına dikkat ederek formülü yazar. -Formül yazıldıktan sonra Enter tuşuna basılır. Şekil 15. Formül Ekleme

33 Formül Eklemek - İkinci yöntemde formül girilecek hücre seçilir, Ekle menüsünden İşlev komutu seçilir. -Açılan pencerede Excel kütüphanesinde bulunan formüller bulunur. Formüller kolay bulunabilmeleri için kategorilere ayrılmıştır. - En son kullanılan kategorisinde en son kullanılan 10 formül bulunur.

34 Hücrelerin Biçimlendirilmesi - Biçim menüsünden Hücreler komutu veya seçili hücredeyken sağ fare tuşundan açılan menüden Hücreleri Biçimlendir komutu seçildiğinde Şekil 16 daki pencere açılır. -Sayı sekmesinde, sayılara mahsus biçimlendirme yapılır. Örneğin ondalıklı sayıda virgülden sonraki basamak sayısı, sayıya para birimi eklemek, tarih biçimini düzenleme gibi. Şekil 16. Hücreleri Biçimlendirme Penceresi

35 Hücrelerin Biçimlendirilmesi - Hizalama sekmesinde, hücre içindeki verilerin yatay, dikey hizalaması yapılır. Ayrıca, hücre içindeki yazının değişik açılarda yönüde ayarlanabilir. Şekil 16. Hücreleri Biçimlendirme Penceresi

36 Hücrelerin Biçimlendirilmesi -Yazı Tipi sekmesinde, seçilen hücre içindeki yazılar biçimlendirilir. -Kenarlık sekmesinde, seçili hücrelere kenarlık eklenir veya eklenmiş kenarlıklara değişik biçimler verilir. - Desenler sekmesinde, hücrelerin rengi değiştirilir. - Koruma sekmesinde ise herhangi bir değişikliğe karşı seçilen hücreler korunur. Şekil 16. Hücreleri Biçimlendirme Penceresi

37 Satır Yüksekliğini Ayarlamak Satır yüksekliği iki değişik yöntemle ayarlanabilir. 1.Kursörle manuel olarak ayarlama: Kursör satır başlıkları arasındayken, çift tıklandığında satır yüksekliği hücrelerin içindeki bilgilerin yüksekliğine göre otomatik olarak ayarlanır. Sol tuşa basılı tutup kursör aşağı ve yukarı hareket ettirilirse satır yüksekliği kullanıcının isteğine göre ayarlanır. 2.Satır yüksekliklerinin otomatik ayarlanması: Satırlar seçilip Biçim menüsünden Satır komutundan yükseklik seçilir ve açılan kutucuğa satır yüksekliği değeri girilir. Satır komutundan En uygun yükseklik işaretlenirse, hücre içindeki bilgilerin yüksekliğine göre otomatik ayarlanır. Gizle seçimi ile satırlar gizlenir. Göster ile de gizlenmiş satırlar tekrar gösterilir.

38 Sütun Genişliklerini Ayarlamak Sütun genişlikleri iki değişik yöntemle ayarlanabilir. 1.Kursörle manuel olarak ayarlama: Kursör sütun başlıkları arasındayken, çift tıklandığında sütun genişliği hücrelerin içindeki bilgilerin genişliğine göre otomatik olarak ayarlanır. Sol tuşa basılı tutup kursör aşağı ve yukarı hareket ettirilirse sütun genişliği kullanıcının isteğine göre ayarlanır. 2.Sütun genişliklerinin otomatik ayarlanması: Sütunlar seçilip Biçim menüsünden Sütun komutundan genişlik seçilir ve açılan kutucuğa sütun genişliği değeri girilir. Sütun komutundan En uygun genişlik işaretlenirse, hücre içindeki bilgilerin genişliğine göre otomatik ayarlanır. Gizle seçimi ile sütunlar gizlenir. Göster ile de gizlenmiş sütunlar tekrar gösterilir.

39 Otomatik Biçim Uygulamak - Otomatik biçimin uygulanabilmesi için tablonun tam olarak seçilmesi gerekir. Tablo seçiminden sonra Biçim menüsünden Otomatik Biçim komutu işaretlenir. -Açılan pencereden tablo biçimi seçilir ve Tamam butonuna basılır. Şekil 17. Otomatik Biçim Penceresi

40 Koşullu Biçimlendirme - Bir alan içindeki verilerden sadece istenen koşulları sağlayan veriler biçimlendirilebilir veya istenilen koşulları sağlamayan veriler farklı biçimlendirilebilir. - Biçim menüsünden Koşullu Biçimlendirme komutu işaretlenir. - Örnekte 50 ve 50 nin üzerinde olan notların bulunduğu hücrelerin rengi değiştirilmiştir. Şekil 18. Koşullu Biçimlendirme Penceresi

41 Yazım Kılavuzu - Dosya üzerinde dilbilgisi kontrolü yapar. Yanlış kelimeleri düzeltir. - Araçlar menüsünden Yazım Kılavuzu seçilir. - Dosyada yanlış yazılmış bir kelime varsa o hücre otomatik olarak seçilir ve aşağıdaki pencere açılır. - Düzeltilmesi istenen kelimenin doğrusu veya ona en yakın önerilen kelimeler Öneriler penceresinde görünür. Şekil 19. Yazım Kılavuzu Penceresi

42 Kelimelerin Otomatik Düzeltilmesi -Yazı yazarken bazı kelimeler yanlış yazılabilir. Otomatik düzelt özelliği ile yazılan kelime excel kütüphanesinde doğru karşılığı varsa değiştirilir. - Bu kütüphaneye ulaşmak için Araçlar menüsünden Otomatik Düzeltme Seçenekleri seçilir. - Kütüphanede olmayan kelimeler varsa kullanıcı bu kelimeleri ekleyebilir. Değiştirilen hücresine yanlış olan kelime, Yerine hücresine ise doğrusu yazılır. Şekil 20. Otomatik Düzelt Penceresi

43 Verilerin Sıralanması - Tablolar seçilerek hücreler içindeki veriler sıralanabilir. Bunun için, Veri menüsünden Sırala komutu seçilir. -Karşınıza çıkan pencerede seçilen tabloda Sıralama Ölçütü ve sıralamanın artan şekildemi veya azalan şekildemi olacağı belirlenir. Şekil 21. Sırala Penceresi

44 -Süzme işlemiyle seçilmiş sütundaki veya satırdaki verilerden istenen kriterleri sağlayan veriler görüntülenir diğer veriler gizlenir. - İşlem için Veri menüsünden Filtre Uygula komutundan Otomatik Filtre Uygula işaretlenir. Verilerin Süzülmesi Şekil 22. Otomatik Filtre Uygulama

45 Verilerin Süzülmesi - Seçilen hücrelerin ilk satırında butonu belirecektir. -Bu buton işaretlendiğinde süzme kriterlerinin bulunduğu menü açılacaktır. - Burada Tümü işaretlenirse tüm veriler, İlk 10 seçeneği işaretlenirse seçilen verilerden büyüklüklerine göre ilk on veri görüntülenir.

46 -Eğer Özel seçilirse şekil 23 deki pencere açılır. - Bu pencerede seçilen veriler içinden istenilen aralıktaki veriler gösterilir diğer veriler gizlenir. -Diğer kriterlerde ise seçilen kritere eşit değerler görüntülenir diğerleri gizlenir. Verilerin Süzülmesi Şekil 23. Özel Otomatik Filtre Uygulama

47 Tablonun Form Şekline Dönüştürülmesi - Excel de tablo şeklindeki verileri form şeklinde de görebiliriz. - Tablo seçildikten sonra Veri menüsünden Form işaretlenir. -Oluşan form üzerinde tablonun sütun sayısınca hücre bulunmaktadır. Bir sonraki veya önceki kayıta ulaşmak için Öncekini Bul, Sonrakini Bul butonları işaretlenir. Ayrıca yeni kayıt ekleme yapabilir yada kayıt silebilirsiniz. Şekil 24. Tablonun Form Şekli

48 Veri Girişlerinin Sınırlandırılması - Hücrelere verileri girerken yapılacak yanlışları önlemek için seçilen hücrelerdeki veri girişlerinin sınırlandırılması gerekir. -Örneğin bir öğrencinin notu girilirken not 0 ile 100 arasında ise bu notların dışındaki veriler anlamsızdır. - Bu özellik ile anlamsız veri girişleri yapıldığında program kullanıcıyı uyarır. -Bu işlem için öncelikle verileri sınırlandırılacak hücreler seçilir ve Veri menüsünden Doğrulama komutu işaretlenir. -Açılan pencerede Doğrulama ölçütü, Girdi iletisi ve Hata Uyarısı belirlenir.

49 Veri Girişlerinin Sınırlandırılması - İlk olarak verileri sınırlandırılacak olan sütun seçilir. -Veri Doğrulama penceresindeki Ayarlar sekmesinden doğrulama ölçütü belirlenir. Şekilde ölçüt En Az=0 ve En Fazla=100 olarak belirlenmiştir. - Veriler girilirken kullanıcıyı uyaracak olan kutucuğun içerisine yazılması gerekenler yazılır. Genelde bu kutucuğun içerisine hücrelere verilen doğrulama ölçütü hatırlatılır.

50 Veri Girişlerinin Sınırlandırılması -Sınır dışında herhangi bir değer girilirse kullanıcıyı uyaracak olan hata uyarısı yazılır. - Bu ayarlamalardan sonra hatalı bir değer girildiğinde aşağıdaki gibi bir uyarıyla karşılaşılır.