ARŞİV EVRAKI İSTEM FORMU

Transkript

1 3473 SAYILI KANUN DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK TESPİT VE DEĞRLENDİRME ÇALIŞMALARI DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU İMHA LİSTESİ AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ TEŞKİLİ İLE İLGİLİ ÖRNEK YAZIŞMALAR ARŞİV EVRAKI İSTEM FORMU (Örnek) Mithatpaşa Cad. B-Blok 1.Kat, Sıhhiye-ANKARA Ayrıntılı Bilgi için: İ.Sertkaya, Tel Nu: (0312) Tel : (0312) , Belge Geçer : (0312)

2 3473 SAYILI MUHAFAZASINA LÜZUM KALMAYAN EVRAK VE MALZEMENİN YOK EDİLMESİ HAKKINDA KANUN HÜKMÜNDE KARARNAMENİN DEĞİŞTİRİLEREK KABULÜ HAKKINDA KANUN Kanun Numarası : 3473 Kabul Tarihi : Yayımlandığı Resmi Gazete : Tarih: Sayı: Amaç ve Kapsam Madde 1- Bu kanunun amacı, genel ve katma bütçeli dairelerle (saklama, ayıklama ve imha işlemleri kendi mevzuatına tabi olmak kaydıyla Cumhurbaşkanlığı, Türkiye Büyük Millet Meclisi,Genel Kurmay Başkanlığı, Milli Savunma Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı ve Milli İstihbarat Teşkilatı hariç) mahalli idareler, üniversiteler ve bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri, özel kanunlarla kurulan kamu bankaları ve teşekkülleri elinde bulunan ve arşivlerinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme niteliği taşımayan, muhafazasına lüzum görülmeyen, yok edilecek evrak ve her türlü malzemenin ayıklama ve imha işlemlerine dair usul ve esasları düzenlemektir. Tarifler Madde 2- Bu Kanunda geçen: a) Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğini tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, plak, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar,tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kağıtları gibi belgeleri, c) Ayıklama: Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini, d) İmha: İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilecek usul ve esaslara göre imhası işlemini ; ifade eder. Mükellefiyet: Madde 3- Bu Kanun kapsamına giren ve elinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme bulunduran kurum ve kuruluşlar, ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü 2

3 zararlı tesir ve unsurlardan korumak, asli düzenlerine göre tasnif edip saklamak, yönetmelikte belirtilecek bekletme ve saklama süreleri sonunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne teslim etmek ve muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemeyi yok etmekle mükelleftirler. Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme temliki tasarruflar amacıyla kullanılamaz, tahrip ve tahrif edilemez ve yurt dışına çıkartılamaz. Ayıklama Ve İmha Komisyonlarının Teşkili: Madde 4- Bu Kanun kapsamına giren kurum ve kuruluşların kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, bünyelerinde ayıklama ve imha komisyonları teşkil edilir. Müsadere Olunan Malzeme: Madde 5- Bu Kanun kapsamına giren ve ilgili kanunlara göre suçta kullanıldığı anlaşılarak, müsaderesine dair kararı kesinleşen malzeme, derhal Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne teslim edilir. Yönetmelik: Madde 6- Kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesine, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasına, gerekli şartlar altında korunmalarına ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerine, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhası ile 4. maddeye göre kurulacak komisyonlara dair usul ve esaslar Başbakanlıkça çıkarılacak yönetmelikte gösterilir. Kaldırılan Hükümler: Madde tarihli ve 6696 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Vesaikin İmha Edilmesi Hakkında Kanun hükümleri yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük: Madde 8- Bu Kanun yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme: Madde 9- Bu Kanun hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür. 3

4 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik BİRİNCİ KISIM Amaç, Kapsam ve Tarifler Amaç Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam Madde 2- (Değişik 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 1 inci maddesi ile)bu Yönetmelik, 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1 inci maddesinde sayılan kurum ve kuruluşları kapsar. Tarifler Madde 3- Bu Yönetmelikte geçen; a) Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî, sosyal, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askeri, iktisadî, dinî, ilmî edebî estetik, kültürel biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kâğıtları gibi belgeleri, c) Birim arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.), d) Kurum arşivi: Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivleri, e) Mükellefler: (Değişik 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 2 nci maddesi ile)28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1 inci maddesinde sayılan kurum ve kuruluşları, 4

5 f) Özel arşivler: Bu maddenin (a) bendinde belirtilen muhtevada olup da, kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek kişiler ile tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdiği arşivleri, g) Genel Müdürlük: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü ifade eder. İKİNCİ KISIM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma Koruma Yükümlülüğü Madde 4- Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve Genel Müdürlüğe teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler. Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurulmasından, c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından, d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin kullanılmasından, e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme derece arasında) tutulmasından, sorumludurlar. Birim ve Kurum Arşivleri Madde 5- Mükellefler, belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için Birim Arşivleri, daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için Kurum Arşivleri ni kurarlar. Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde yıl süre ile saklanır. Arşiv Malzemesinin Gizliliği Madde 6- Mükellefler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi Genel Müdürlüğe geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlüğün teklifi üzerine Başbakanlıkça kararlaştırılır. Özel Arşivlerin Satın Alınması Madde 7- Kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek ve tüzel kişiler elinde bulunan arşiv malzemesi gerektiğinde, Genel Müdürlüğün tespit edeceği değer üzerinden satın alınabilir. Özel Arşivlerin Yurt Dışına İzinsiz Çıkarılamayacağı Madde 8- Özel arşivler veya arşiv malzemesi hüviyetindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar hâlinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv 5

6 malzemesinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, gerçek ve tüzel kişilerin talebi üzerine Başbakanlıkça verilir. Arşivlerden Yararlanma Madde 9- Genel Müdürlüğün yetki ve sorumluluğuna geçmiş veya henüz geçmemiş olan arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez. Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. Yararlanma Usul ve Esasları Madde 10- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 1 inci maddesi ile) Genel Müdürlükten ve mükellefler elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır. ÜÇÜNCÜ KISIM Birim Arşivi İşlemleri Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması Madde 11- Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur. Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre; a) Birimi, b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl), c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. Ancak, istisnaî bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (Kurum ve kuruluşlarda, kurum sicil numarasına ilâveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır. Ayrıca, kurum ve kuruluşların, verilen hizmet itibariyle, özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, bu kuruluş ve birimlerin kendi arasında mutabakat sağlanması ve dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde -alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri- hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır. İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile Gizli damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur. Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder. 6

7 edilir. Gizliliği kaldırılan malzemeye, Gizliliği Kaldırıldı damgası vurularak, gizlilik damgası iptal Uygunluk Kontrolü Madde 12- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus Kayıt Defteri veya Föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, d) Klâsörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına, g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır. Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır. Malzemenin Birim Arşivine Devri Madde 13- İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır. (Mülga ikinci fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 2 nci maddesi ile) Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır. Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme Madde 14- Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir. Malzemenin Birim Tasnifi ve Yerleştirilmesi Madde 15- Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki aslî düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir. Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 24 üncü madde hükümlerine göre yapılır. Malzemenin Birim Saklanma Süresi Madde 16- Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır. 7

8 Birim n Yararlanma Madde 17- Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir. Birim Ayıklama ve İmha Madde 18- Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak, mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 22 inci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır. Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması Madde 19- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, Kurum Arşivine Devredilecek olanlar şeklinde ayrılır. Kurum Arşivine Devretme Madde 20- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir. Kurum Arşivi İşlemleri Uygunluk Kontrolü Madde 21- Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 12 inci maddede gösterilen biçimde tamamlanır. Kurum Ayıklama ve İmha Madde 22- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, Bu Yönetmeliğin dört ve beşinci kısmındaki hükümlere göre yapılır. 24 üncü maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivlerindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır. Damgalama Madde 23- Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla Kurum Arşivi damgası ile damgalanır. Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir. Malzemenin Kurum Tasnifi ve Yerleştirilmesi Madde 24- Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakmaktır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder: a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir. Ayırma işlemi, kurumun genel idarî yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır. 8

9 Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır b) (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 3 üncü maddesi ile)teşkilat şemasına göre, merkez teşkilatında kurum, birim ve alt birime kadar; taşra teşkilatında ise kurum, birim ve ilgili teşkilatın kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir. Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır. c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır. Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır. d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde gün, ay ve yıl sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır: i) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. ii) Üzerinde yalnızca ay ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur. iii) Eski harfli belgelerdeki Hicrî ve Rumî tarihler, Milâdî tarihe çevrilerek alınır. iv) Bazı eski harfli evrak ve vesaikte, tarihler, ay olarak üç parçaya bölünerek, Evâil, Evâsıt ve Evâhir tabirleri ile kullanıldığından; Evâil yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonraya, Evasıt yazısı olanlar, ait oldukları ayın 20 nci gününden sonraya; Evâhir yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın 30 uncu gününden sonraya konulur. Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. v) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı hâlde, tahminî tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir. e) (Değişik paragraf 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 3 üncü maddesi ile)ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, kurumun daire başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lâstikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek: 1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lâstik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klâsör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. Kutu Numarası bölümünde, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır. Dosya Numarası bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır. Evrak Sıra Numarası bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Arşiv Yer Damgası, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır. 9

10 Kodlamada, Kutu Numarası, Dosya Numarası ve Evrak Sıra Numarası bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir Dosya Muhteviyatı Döküm Formu (Ek: 2) konacaktır. g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, Evrak Sıra Numarası hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:3), Dosya Numarası hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile,ayrıca İşlem Yılı yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın Dosya Sıra Numarası dahil, İşlem yılı kaydedilir. Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, İşlem Yılı hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, İşlem Yılı hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır. h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir. ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir. i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir. j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek:4) (veya klâsörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madenî raflarda, tasnif plânına uygun olarak, bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir. Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır. Malzemenin Kurum Saklanma Süresi Madde 25- Mükellefler elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre yıl arasındadır. Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması Madde 26- Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin ve arşiv malzemenin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır. Kurum n Yararlanma Madde 27- Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 10 ve 17 inci madde hükümleri saklıdır. Genel Müdürlüğe Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi Madde 28- (Değişik fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 4 üncü maddesi ile)kurum arşivi ile taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Genel 10

11 Müdürlüğe Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek: 5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. (Ek fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 4 üncü maddesi ile)elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir. Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak mükellefler elinde kalacağı, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Mükelleflerin kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğin 4 üncü maddesi hükümlerine tâbidir. Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi Madde 29- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form'a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması hâlinde, herbiri için ayrı form düzenlenir. Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin; a) Birimi bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı, b) Türü bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu, c) İşlem yılı bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl, d) Teşkilât kodu bölümüne, her dik dörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki kutu ve dosya bölümüne de, kutu ve dosya numarası, e) Envanter sıra numarası bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, f) İşlem tarihi bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih, g) Sayı bölümüne, evraka verilen sayı, h) Gizlilik derecesi bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak G kısaltması ile gösterilir.), ı) Konusu bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama, i) Adedi bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet, j) Açıklama bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar, k) Evrak sıra numarası bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır. DÖRDÜNCÜ KISIM Muhafazasına lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme Madde 30- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 5 inci maddesi ile)cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar. 11

12 İmha Edilecek Malzeme Madde 31- İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir. 1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları, 2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, 3) Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar hariç), 4) Adlî ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adî ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, 5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları), 6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, 7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar, 8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, 9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, 10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, 11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, 12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, 13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, 14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları, 15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, 16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, 17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler, 18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, 19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, 20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri, 12

13 21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar, 22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, 23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, 24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, 25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, 26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile, 27) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, İmhasına mükellefler bünyesinde kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonları nca karar verilir. Mükelleflerce Yapılacak Ayıklama ve İmha Madde 32- Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde kendilerince yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili Madde 33- Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim âmirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar. Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite âmirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden, görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Yeterli personelin olmaması hâlinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları Madde 34- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihaî kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38 inci madde hükümleri saklıdır. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları Madde 35- Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar. 13

14 (Değişik fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 7 nci maddesi ile)komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. (Ek fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 7 nci maddesi ile)imhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. Ayıklama ve Tasnif BEŞİNCİ KISIM İmha İşlemleri Madde 36- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. İmha listesinin Düzenlenmesi Madde 37- İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. (Değişik fıkra 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 3 üncü maddesi ile)mükellefler, aynı tür ve vasıflara haiz malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutabilirler. (Mülga üçüncü fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 8 inci maddesi ile) İmha listelerinin Kesinlik Kazanması Madde 38- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 9 uncu maddesi ile) Kurum arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır. (Değişik fıkra 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 4 üncü maddesi ile)taşra, bölge ve yurtdışı arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivlerinin uygun görüşü alındıktan sonra, kurum ve kuruluşların bu yerler için onay vermeye yetkili kıldığı kişilerin onayını müteakip kesinlik kazanır. İmha şekilleri Madde 39- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 10 uncu maddesi ile) İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması Madde 40- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 11 inci maddesi ile) İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klâsör ve dosyalar ayrılır. İmha Tutanağı Madde 41- İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. 14

15 İmha listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme Madde 42- İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır. Mükellefler ile Genel Müdürlük Arasında İşbirliği Madde 43- Mükellefler, ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt ettikleri konularda, Genel Müdürlüğün görüşünü talep ederler. ALTINCI KISIM Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Genel Müdürlüğün İş birliği ve Münasebetleri Dosya Planları ve Dosya Yönergeleri [1] Madde 44- (Değişik 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 5 inci maddesi ile)mükellefler, gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla dosya planları ile dosya yönergelerini hazırlamakla yükümlüdürler. Mükelleflerce Hazırlanacak Arşiv Yönergeleri [2] Madde 45- (Değişik 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 6 ncı maddesi ile) Mükellefler, bu Yönetmelik hükümlerine tabi olup, kurum veya kuruluşlarının hususiyeti ve ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan durumlarda, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşünü alarak, 3 ay içerisinde kendi arşiv yönergelerini hazırlarlar. Kanunî Dayanak Madde 46- Bu Yönetmelik,10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun'un 11 inci maddesi ile, 15/3/1988 tarih ve 316 sayılı Muhafazasına lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararname'nin 6 ncı maddesine göre düzenlenmiştir. Yürürlükten Kaldırılan Hükümler Madde 47- Bu Yönetmelik kapsamına giren mükelleflere ait yönetmelikler, yürürlükten kaldırılmıştır. Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi Ek Madde 1- (Ek 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 12 nci maddesi ile) Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi Ek Madde 2- (Ek 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 12 nci maddesi ile) Bu Yönetmelik kapsamındaki kurum ve kuruluşlar elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilir. 15

16 Faaliyet Raporu Ek Madde 3- (Ek 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 12 nci maddesi ile) Mükellefler, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" (Ek:6) ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderirler. YEDİNCİ KISIM Geçici Hükümler Geçici Madde 1- Bu Yönetmelik kapsamına girip de, kamu kurum ve kuruluşlarının teşkilatlanmalarındaki değişiklikler sebebiyle, farklı kurum ve kuruluşlarca yürütülecek ayıklama ve imha işlemleri ile ilgili olarak teşkil olunacak komisyonlara, halen bu hizmeti yürüten kurum ve kuruluşlardan yeterli sayıda elemanın katılması sağlanır. Geçici Madde 2- Kamu kurum ve kuruluşlarının yeniden teşkilâtlanmaları sebebiyle, hizmetle ilgili arşiv müşterek teşekkül etmiş ise, teşekkül ettiği aslî düzeninde; ayrı teşekkül etmiş ise en son teşkilâtlanmaya göre, bu Yönetmeliğin 24 üncü maddesi gereğince ayırımı ve kodlaması yapılır. Geçici Madde 3- Bu Yönetmelik kapsamına giren mükelleflere ait yönetmelikler yürürlüğe girinceye kadar, mevcut yönetmeliklerinin uygulanmasına devam olunur. Geçici Madde 4- (Ek 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 7 inci maddesi ile)kurum ve kuruluşların hususiyeti ve ürettiği evrakın özelliğinden dolayı ilave hükümler ihtiva eden arşiv yönetmelikleri, kendi yönergeleri yürürlüğe girinceye kadar uygulanmaya devam eder. Yürürlük SEKİZİNCİ KISIM Son Hükümler Madde 48- Bu Yönetmelik hükümleri, yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 49- Bu Yönetmelik hükümlerini Başbakanlık yürütür. 16

17 T.C. VALİLİĞİ İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ.... DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU SIRA NO TARİH SAYI KONUSU SAYFA ADEDİ SAYFA NU: AÇIKLAMALAR T.C 17

18 ... VALİLİĞİ İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ... İMHA LİSTESİ SAYFA NU: 1 SIRA NO TARİH SAYI KONUSU SAYFA ADEDİ AÇIKLAMALAR Başkan Üye Üye Üye Üye SAĞLIK BAKANLIĞI ARŞİV MALZEMESİ TESPİT ÇALIŞMASI 18

19 GENEL AÇIKLAMALAR Sağlık Bakanlığı nda yapılan Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması nda tespiti yapılan arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeyle ilgili kıstaslar liste halinde verilmiştir. Yapılan bu tespitlerde kullanılan Devlet Arşivi ne gönderilir, Kurumunda saklanır, Devlet Arşivi ne gönderilmez, Ayıklama ve İmha Komisyonunca, Örnek seçilenler kurumunda saklanır Örnek seçilenler Devlet Arşivi ne gönderilir ifadeleriyle anlatılmak istenen hususlar aşağıda açıklanmıştır. Devlet Arşivi ne gönderilir ifadesi, arşiv malzemesi vasfını taşıyan malzemenin ayıklama ve imha komisyonlarınca imha edilemeyeceğini belirterek, yapılacak tasniften sonra kurumlardaki bekleme süresini takiben Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilecek arşiv malzemesi için kullanılmıştır. Kurumunda saklanır ifadesi, günlük iş akımı içerisinde kurumunda sürekli ihtiyaç duyulan malzeme için kullanılmıştır. Bu açıklamanın bulunduğu dosyalar, imhaya tâbi tutulmayacaktır. Bu dosyalar zaman içinde aktivitesini kaybederek, kurumunda muhafazasına lüzum görülmemesi durumunda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün görüşü alındıktan sonra değerlendirilmeye tâbi tutulacaktır. Çünkü, bu malzemenin büyük bir çoğunluğu, arşiv malzemesi vasfını taşımaktadır. Hizmet birimlerince sürekli kullanılmaları sebebiyle kurumlarında saklanmaları mevzuat çerçevesinde uygun görülmüştür. Devlet Arşivi ne gönderilmez ifadesi, arşiv malzemesi vasfını taşımayan malzeme için kullanılmıştır. Bu tür malzeme, kullanılmalarına ihtiyaç duyulduğu ve varsa mevzuatların belirlediği saklama süreleri içinde kurumlarında muhafaza edilecektir. Belirlenen süreyi doldurduktan sonra ayıklama ve imha komisyonlarının kararı ile imha edilebilecektir. Ayıklama ve İmha Komisyonunca ifadesi, içerisinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme vasfını taşıyan malzemenin de bulunduğu dosyalar için kullanılmıştır. Ayıklamaimha komisyonları bu mahiyetteki dosyalarda arşiv malzemesi hüviyetinde görülenleri ayırt ederek saklama süreleri sonunda Devlet Arşivi ne devredecektir. Örnek Seçilenler Kurumunda Saklanır ifadesi ise yapılan hizmetlerle ilgili olan, araştırma ve eğitimde kullanılabilecek malzemenin kurumunda saklanacağını ifade etmek için kullanılmıştır. Örnek Seçilenler Devlet Arşivi ne gönderilir ifadesi, bir fonun içerisinde getirilen iş ve işlemlere örnek oluşturabilecek mahiyetteki belgelerden örnek seçilenlerin Devlet Arşivi ne gönderilmesi gerektiğine belirtir. Tespit ve Değerlendirme Formu nun Saklama Süresi bölümündeki Birim hanesine yazılan ve belgelerin birim arşivindeki saklama sürelerini belirleyen yıllar, ünitelerde işlemini tamamlamış olup da birim arşivine devredilmiş olan belgelerin son işlem tarihleri üzerine eklenecek sürelerdir. Ünitelerde işlemi tamamlanmamış veya günlük iş akımı içerisinde kullanılan belgeler birim arşivine devredilmez. Ancak, yer sıkıntısı sebebiyle, birim arşivi de müsaitse birim arşivinde muhafaza edilebilirler. Bu durumda birim arşivine kaldırılmış olan belgeler birim arşivindeki saklama sürelerine dahil edilmezler. Belgelerin saklama süresi iş ve işlemini bitirip aktivitesini kaybettikten sonra başlar. Saklama sürelerini birim arşivlerinde tamamlayıp da kurum arşivinde saklama süresi belirtilmemiş evrak ve malzeme Kurum Arşivi ne devredilmez. Bunların imha işlemleri birim arşivlerinde gerçekleştirilebilir. Ancak, bu işlemler esnasında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 33. maddesi çerçevesinde hareket edilerek, imha işlemleri kurum arşivinin koordinasyonu ile gerçekleştirilir. 19

20 Yapılan tespit çalışmasının tüm birimlere dağıtımı sağlanarak farklı görüşlerin, önerilerin olması halinde bu görüşlerin ve önerilerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne bildirilmesi gereklidir. Öneriler ve görüşleriniz doğrultusunda tespitler yeniden değerlendirilebilecektir. Tespit raporları kurumlara tavsiye niteliğindedir. Ayıklama ve imha çalışmalarında nihai karar tümüyle Ayıklama-İmha Komisyonları na ait olacaktır. NOT: Tespit ve Değerlendirme Raporundaki Ankara İl Sağlık Müdürlüğü ve bağlı alt birimleri örnek olarak gösterilmiştir. 20

21 -1- YATAKLI VE YATAKSIZ TEDAVİ KURUMLARINDA YAPILAN TESPİT VE DEĞERLENDİRME RAPORU -Hasta Dosyaları Malzemenin Konusu -Fototerapi Kayıtları Dosyası -Otopsi Raporları -Anestezi Form Dosyası -Radyoterapi Dosyası -Göz Klinikleri Hasta Tanıtım Kartları (Kortoteks) -Ameliyat Video Kayıtları -Şaşılık Fotoğraf Arşivi -Okoloplastik Tümör Fotoğraf Arşivi -Asistan Karnesi -Özel Yoğun Bakım Takip Çizelgeleri Dosyası -Sintigrafi Çekim Arşivi -Ağrı Dosyası -Postaparatif Ağrı Kontrolü Dosyası -Seminer, Tez, Bildiriler -Film Dosyaları -Tıbbı bilgi, görüntü ve hasta görüntülerine ait CD ler (Anjio, plastik cerrahi vb.) -Bireysel görüntü CD leri ve Fotoğraflar (Plastik cerrahi ye ait) -Epikriz Dosyaları (Bilgisayar kayıtları dahil) -Doku Tipleri Laboratuar Kayıt Defteri -Ameliyat Defteri -Hasta Yatış Defteri -Hasta Kayıt Defteri -Poliklinik Kayıt Defteri -Taburcu Defteri -Acil Defteri -Biyokimya Tetkik Defteri -Laboratuar Kayıt Defteri (Cross Match) -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. Düşünceler -Kurumunda saklanır. (20 yıl sonra farklı ve önemli konulardaki otopsi raporları Devlet Arşivleri ne gönderilir.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. (Bir nüsha Devlet Arşivleri ne gönderilir.) -Kurumunda saklanır. -20 yıl (Devlet Arşivlerine gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. Kurumunda saklanır.(20 yıl sonunda Devlet Arşivleri'ne gönderilir.) -Kurumunda saklanır. -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) 21

22 -Turbidimetrik Testler -İlaç Düzeyi -PRA -Akım Sitometri -EEG, EMG, Kayıt Defteri -Eczane Uyuşturucu Defteri -Endoskopi Laboratuar Kayıt Defteri -Endoskopi Kayıt Defteri -Ürodinami Kayıt Defteri -Kolonoskopi, Rektoskopi Defterleri -Bebek Tedavi Defterleri -Ex Bebek Teslim Defteri -Doğum Defteri -Sağlık Kurulu Defteri -Adli Rapor Defteri -Ayaktan izleme Poliklinik Defteri -Heyet Defteri -Ameliyat Patoloji Raporu Defteri -Frengi Kayıt ve Takip Defteri -Talasemi Takip Formu -Kemik İliği Preparatları -Önemli ve Özellikli Hastalıklara ait preparatlar -Filmler, Tomografiler, EMR, Ulttra Sonografi, Mamografi, Danstrometri -Hasta Takip Kartları (Önemli ve özellikli hastalıklara ait takip kartları kurumunda saklanacaktır. Örn: Alerji hastalıkları, Onkoloji hastaları, Nefrolojik hastalıklar, enfeksiyon hastalıkları, romatoloji, osteoperoz, tüberküloz, taşkırma ünitesi vb.) -Protez model ve fotoğraflar -Ortodonti başlangıç bitim resimleri, panaromik, sefalometrik filimler. -Diş başlangıç modelleri, bitim modelleri -Çocuk Kayıt Kartı -İnjeksiyon Defteri -Psikolojik Görüşme Kartı -Sağlık Ocakları nda tutulan formlar -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -30 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -30 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Örnek seçilen modeller kurumunda saklanır. -15 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -2 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) 1. -Formlardaki bilgiler Sağlık Grup Başkanlıkları na ve Sağlık Müdürlüklerine gönderildikten sonra, takip edilen hastalık ve hususlarla ilgili formlar işlemi bittikten sonra 5 yıl. 22

23 -Doğrulama Testleri Dosyası -Genel Kadınlar için tutulan defterler -HIV HCV pozitif çıkan hastalarla ilgili yazışmalar dosyası -Yabancı uyrukluların sınırdışı edilmesi ile ilgili talep yazışmaları dosyası -Transplantasyon Dosyaları -Böbrek Taşı Dosyası -Ürojinekoloji Dosyası -Pediatrik Üroloji Dosyası -Bildirimi zorunlu hastalıklara ait bildirim fişleri -Gebe İzlenim kartları -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -15 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) yaş izlem kartları -Hastanın 49 yaşı dolana kadar -Enjektabl Kontrasektif Yöntem Kullananları İzlem Formu -B.Bilier Darlık Dosyası -Parafin bloklar, lamlar (Uygun ortamlarda) -Patoloji Raporları Dosyaları -Genetik Merkezi Dosyası -Yeni Doğan Bebek Dosyası -Konsey Dosyaları -Enfeksiyon Komitesi Raporları -Taburcu Dosyası -Tetkik Raporları Dosyası -Adli Kati Rapor Dosyası -Adli Vakıa Dosyaları -Ameliyat Notları -Özellikli Hastalıklar Dosyaları (Lösemi, Talasemi, Kanser çeşitleri, Brusella, Hepatit, AIDS, Frengi, Tüberküloz vb.) -Tedavi Defteri -Konsey Defteri -Biopsi Defteri -Morg Defteri -Doner Defteri -Kan İmha Defteri -Doz Kayıt Defteri -Günlük Kalibrasyon Defteri -30 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. (20 yıl sonunda Devlet Arşivleri ne gönderilir.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -30 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. (20 yıl kurumunda saklandıktan sonra Devlet Arşivleri ne gönderilir. -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. -Kurumunda saklanır. -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) 23

24 -Kaza ve Kontaminasyon Defteri -Cihaz devir-teslim Kayıt Defteri -Bakım Onarım Kayıt Defteri -Ağrı Defteri -Reçete Defteri -Yoğun Bakım Defteri -Anestezi Defteri -Kırmızı-Yeşil Reçete İlaç Defteri -Bronkoskopi Defteri -Küçük Müdahale Defteri -Rijit Bronkoskopi Defteri -(Gevher Nesibe) Yönetim Kurulu Kararları -(Gevher Nesibe) Öğretim Kurulu Kararları -(Gevher Nesibe) Tezler -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Kurumunda saklanır. -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) - Devlet Arşivleri ne gönderilir. -Kurumunda saklanır. (20 yıl sonunda Devlet Arşivleri ne gönderilir.) -Kurumunda saklanır. (Bir nüsha Devlet Arşivleri ne gönderilir.) TESPİT VE DEĞERLENDİRME FORMU (Doküman No: BDA-15-FR-35) KURUMU : SAĞLIK BAKANLIĞI BİRİMİ : TEMEL SAĞLIK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ -2-24

25 Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler Ruh Sağlığı Daire Başkanlığı 1 Yıllık İstatistiki Bilgiler Dosyası - - Kurumunda saklanır 2 İstatistiki Bilgi Formları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez Birimin Hazırladığı Çalışma Planı ve Programları Dosyası Birimce Düzenlenen Kongre, Konferans, ve Sempozyumlar Dosyası Birimce Düzenlenen Toplantılara Ait Gündem, Toplantı Kararları, Toplantı Zabıtları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 6 Eğitim Çalışmaları Dosyası 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 7 Şikayetlerle İlgili İşlemler Dosyası (Şahıs, Kurum Şikayetleri) 5 yıl 10 yıl Ayıklama ve imha komisyonunca 8 Ruhsal Kronik Hastalıklara Ait İşlem Dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 9 Minimum Veri Setleri Çalışmaları 1 yıl 4 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 10 Standardizasyon Çalışmaları 1 yıl 4 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 11 Birimce Hazırlanan Olurlar, Onaylar 5 yıl 10 yıl Ayıklama ve imha komisyonunca 12 Tıbbi Hizmetlere Ait İşlemler Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 13 İstatistik ve Epidemiyoloji Daire Başkanlığı Uluslararası ve Bölgesel Kuruluşlarla İlişkiler Dosyası 5 yıl 10 yıl 14 Komite Çalışmaları 5 yıl 10 yıl 15 Mevzuat Uyum Çalışmaları - - Kurumunda saklanır 16 Türkiye AB Üyeliği ve Aday Ülkeler Hakkında Yazışma Dosyaları 5 yıl 10 yıl 17 DSÖ İle İlgili Proje Çalışmaları Dosyası 5 yıl 10 yıl Ayıklama ve imha komisyonunca Ayıklama ve imha komisyonunca 18 Formlarla İlgili İşlemler Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 19 İstatistik ve Epidemiyoloji İşlemleri Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez BİRİMİ : TEMEL SAĞLIK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 20 İstatistiki Verilerle İlgili İşlemler Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 25

26 21 Geribildirim Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Sabit Sağlık Tesisi İli İlgili İşlemler, İstatistiki Veriler ve Çalışma Yıllığı İle İlgili İşlemler Dosyası Form , 018, 024 ile İlgili İşlemler Dosyası Tıp Meslekleri Daire Başkanlığı Ruhsatlar Dosyası, Mevzuat ve Yönetmelik Çalışmaları Dosyası 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez - - Kurumunda saklanır 25 Ruhsat İadesi Dosyası 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 26 Şikayetlerle İlgili İşlemler Dosyası (Şahıs, Kurum Şikayetleri) 5 yıl 10 yıl 27 Görüşler Dosyası 5 yıl 10 yıl Dernek ve Vakıflarla Yapılan Yazışmalar Dosyası Doktorların Meslekten Men Cezasıyla İlgili Bilgi Dosyası 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 30 Diş Hekimi Fiyat Tespiti Dosyası 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Beslenme ve Fiziksel Aktivite Daire Başkanlığı 31 Projeler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 32 Eğitim Dosyası, Eğitim Materyalleri 5 yıl 10 yıl 33 Komisyon Çalışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 34 Komisyon Kararları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir Bulaşıcı ve Salgın Hastalık Daire Başkanlığı 35 Polio Eradikasyonu Programı Dosyası 5 yıl 10 yıl 36 Kızamık Eliminasyonu Programı Dosyası 5 yıl 10 yıl 37 Neanatal Tetanoz Dosyası 5 yıl 10 yıl 38 Hepatit-B Dosyası 5 yıl 10 yıl 39 Boğmaca Dosyası 5 yıl 10 yıl BİRİMİ : TEMEL SAĞLIK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum 40 Difteri Dosyası 5 yıl 10 yıl 26 Düşünceler

27 41 Aşılama Çalışmaları Dosyası 5 yıl 10 yıl 42 GBP Eğitimleri Dosyası 5 yıl 10 yıl 43 GBP Resmi Yazışmaları Dosyası 5 yıl 10 yıl 44 Su ve Besinlerle Bulaşan Hastalıklar Dosyası 2 yıl 10 yıl 45 Solunum Yoluyla Bulaşan Hastalıklar Dosyası 2 yıl 10 yıl 46 Legionella Kontrol Programı Dosyası 2 yıl 10 yıl 47 Diğer Hastalıklar Dosyası 2 yıl 10 yıl 48 Salgın Raporları ve İncelemeleri Dosyası 2 yıl 10 yıl 49 Kuduz Mücadele Programı Dosyası 10 yıl 5 yıl 50 Parazit Hastalıkları Kontrolü Dosyası 10 yıl 5 yıl 51 Kırım Kongo Kanamalı Ateşi Dosyası 10 yıl 5 yıl 52 Kuş Gribi Dosyası 10 yıl 5 yıl 53 Trişinelloz Dosyası 10 yıl 5 yıl 54 Leishmaniasis Kontrolü Dosyası 10 yıl 5 yıl 55 Deli Dana(BSE) Hastalığı Dosyası 10 yıl 5 yıl 56 Şarbon Dosyası 10 yıl 5 yıl 57 Brusellosis Dosyası 10 yıl 5 yıl 58 Diğer Zoonoz ve Paraziter Hastalıklar Dosyası 10 yıl 5 yıl 59 Epidemiyolojik İncelemeler Dosyası 10 yıl 5 yıl 60 İlaç, Aşı, Serum ve Diğer Biyolojik Ürünler 5 yıl 10 yıl 61 HIV/AIDS Enfeksiyonu Dosyası 5 yıl 10 yıl BİRİMİ : TEMEL SAĞLIK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 62 D-86 Kişisel Bilgi Formu - - Kurumunda saklanır 27

28 63 Frengi Bildirge Fişleri 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 64 Aşı, Antiserum, Enjektör ve Soğuk Zincir Malzemeleri Sevki Yazışmaları 2 yıl 8 yıl 65 Askeri Birliklere Verilecek Aşı ve Antiserum 5 yıl 5 yıl 66 Hibe Olarak Verilen Aşı ve Antiserum Yazışmaları 3 yıl nolu Formlar 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez nolu Formlar 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 69 AFP Formları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 70 N.T. Formları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 71 GBP Formları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Aile Hekimliği Daire Başkanlığı Aile Hekimliği Pilot Uygulaması İllerine Ait Dosyalar Aile Hekimliği Birinci Aşama Uyum Eğitimi Dosyası 5 yıl 20 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 74 Aile Sağlığı Elemanı Uyum Eğitimi Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 75 Sağlıkta Dönüşüm Projesi Bilgi Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 76 BCA Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 77 Aile Hekimliği Toplantı Dosyası 5 yıl 10 yıl 78 Sektörlerarası ve Gn. Md.lükler Arası Koordinasyon Dosyası 5 yıl 10 yıl 79 Formlar 5 yıl - 80 Görüş Dosyası 5 yıl 10 yıl 81 Afetlerde Sağlık Organizasyonu Daire Başkanlığı Afetlere Hazırlık Çalışmaları İle İlgili İşlemler Dosyası 5 yıl 10 yıl 82 Afet Tatbikatları İle İlgili Çalışmalar Dosyası 5 yıl 10 yıl 83 BİRİMİ Afet Durumlarında Yurtiçi ve Yurtdışı Personel İşleri Dosyası 5 yıl 10 : TEMEL SAĞLIK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Devlet Arşivi ne gönderilmez Devlet Arşivi ne gönderilmez Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 84 Afet Planları Dosyası 5 yıl 10 Devlet Arşivi ne gönderilmez 28

29 85 Kriz Merkezi İle İlgili İşlemler Dosyası 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 86 Yabancı Kuruluşlar İle Yürütülen Çalışmalar 5 yıl 10 yıl 87 Medikal Ekiplerinin Kurulması Dosyası 5 yıl 10 yıl 88 Medikal Ekiplerinin Eğitimleri Dosyası 5 yıl 10 yıl 89 Kamp Çalışmaları Dosyası 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 90 Yurtiçi ve Yurtdışı Çalışmaları Dosyası 5 yıl 10 yıl 91 Yıllık Eğitim Planları Dosyası 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 92 Planlama, Strateji Geliştirme İşleri Dosyası 5 yıl 10 Devlet Arşivi ne gönderilmez 93 Lojistik Bilgi Sistemi İşleri Dosyası 5 yıl 10 Devlet Arşivi ne gönderilmez Sağlık Ocakları Planlama ve Hizmete Açma Hakkında Bakanlıkça Alınan Makam Onayları Sağlık Ocakları Planlama ve Hizmete Açma Hakkında Valiliklerce Alınan Makam Onayları - - Kurumunda saklanır (2003 Ağustos Ayına Kadar Bakanlıkça Alınanlar Bakanlıkta Bu Tarihten Sonra İllerce Alınanlar İl Tarafından Saklanır) - - Kurumunda saklanır 96 Protokoller ve Protokollerle İlgili Yazışmalar - - Kurumunda saklanır Sağlık Ocakları Daire Başkanlığı Gezici Sağlık Hizmetleri Aylık Faaliyet Raporu Formları 24 Saat Personel Bulunduran Sağlık Ocakları Aylık Faaliyet Raporu Formları 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 99 Poliklinik Oda Sayıları Aylık Formu 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 100 Uluslararası İlişkiler İle İlgili Yazışmalar 5 yıl 10 yıl 101 Kurum tabipliklerinin Devri İle İlgili Yazışmalar 102 Şikayetler 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez BİRİMİ : TEMEL SAĞLIK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum 103 Adli Hekimlik Hizmetleri Dosyası 5 yıl 10 yıl Düşünceler 29

30 104 İnsan Hakları İle İlgili Hizmetler Dosyası 5 yıl 10 yıl Sağlık Ocakları, Sağlık Evleri Hizmet Binaları Protokolleri, Aile Hekimliği Uygulamasına Geçilen İllerde Toplum Sağlığı Merkezi Açılması Hakkında Alınan Makam Onayları İller Bazında Maliye Bakanlığı Tarafından Yapılan Tahsis ve Tahsis Kaldırma Dosyaları İlçe, Belde Gün Hastanesi Yönergesi Doğrultusunda Yapılan Yazışmalar dosyası Çevre Sağlığı Daire Başkanlığı Hava Aromatize Edici Ürünler, Kağıt, Plastik vb. Materyallere Emdirilmiş Koku ve Genel Pestisitlerin Üretim İşlemleri ve İzin İşlemleri Dosyası, Ruhsat İşlemleri Kurumunda saklanır (2003 Ağustos Ayına Kadar Bakanlıkça Alınanlar Bakanlıkta Bu Tarihten Sonra İllerce Alınanlar İl Tarafından Saklanır, Bakanlığa Bilgi İçin Gelenler 5+10 Yıl Sonunda A.İ.Komisyonunca İmhaya Ayrılabilir İl Müdürlüklerince Kurumunda saklanır, Bakanlığa Bilgi ve Tescil İçin Gelenler 5+10 Yıl Sonunda A.İ.Komisyonunca İmhaya Ayrılabilir 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez - - Kurumunda saklanır 109 İthal İşlemleri Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 110 Mezarlıklarla İlgili İşlemler Dosyası 5 yıl 10 yıl 111 Çevre Sağlığı Görüş Dosyaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 112 Sağlık Koruma Bandı Onay İşlemleri Dosyası 5 yıl 5 yıl 113 Turizm ve Ticari Kuruluşlarla İlgili İşlemler 5 yıl 10 yıl 114 Firma Talepleri İşlemleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez (İl Sağlık Müdürlüklerince Üretilen Dosya İl Md. Tarafından Saklanır) BİRİMİ : TEDAVİ HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler Özel Sağlık İşletmeleri Daire Başkanlığı 30

31 1 Ön İzin Belgesi Verilmesi Yazışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 Ruhsatlandırma (Açma-Kapama) - - Kurumunda saklanır 3 Ek Bina İlaveleri Yazışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 4 5 Mesul Müdür ve Mesul Müdür Yardımcısı Yetki Belgesinin Düzenlenmesi Branş İlavesi, Yatak Artırımı ve Yatak İndirimi İşlemlerinin Ruhsata İlave Edilmesi - - Kurumunda saklanır - - Kurumunda saklanır 6 Gündelik Yatak Ücretlerinin Belirlenmesi 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Tıp Hizmetleri Daire Başkanlığı 7 Diyabet Bilgi Formları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 8 Diyabet, Geriatri, EKT, Kardioloji ve Kalp Sağlığı İle İlgili Bilgi ve Dokümanlar 9 Sivil Toplum Örgütleri İle Yapılan Yazışmalar 5 yıl 10 yıl 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 10 Makam Onayları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir DSÖ Kronik Solunum Yolu Hastalıklarına Karşı İttifak Çalışma Dosyası Kardioloji Bilim Kurulu, Ulusal Kanser Danışma Kurulu, Etik Kurul Toplantı Yazışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 13 Etik Kurul Kararları (Orijinal Karar Metinleri) 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 14 Projelere Ait Dosyalar 10 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Sağlık Alanında İkili Anlaşmalar Kapsamında Hasta Tedavi İşlemleri Arnavutluk, Azerbaycan, KKTC, Afganistan ve Yemen den Gelen Hastaların Tedavi İşlemleri Dosyaları Ülkemizde Bulunan Yabancı Uyrukluların Tedavi İşlemleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 18 Tutuklu ve Hükümlülerin Tedavi İşlemleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Devlet Memurları, Emeklileri ve Bunların Bakmakla Yükümlü Oldukları Aile Fertlerinin Yurtdışı Tedavi İşlemleri Bağkur Sigortalısı, Emeklileri ve Bunların Bakmakla Yükümlü Oldukları Aile Fertlerinin Yurtdışı Tedavi İşlemleri Yurtdışında İzinli İken Hastalanan Devlet Memurlarının Tedavi Ücretlerinin Ödenmesi İşlemleri Dosyası Çeşitli Hastalıklara Ait Tedavi İşlemlerinin Yapılıp Yapılmadığına Dair İşlemler Dosyası Tedavi Amacıyla Sağlık Bakanlığı na Müracaat Eden Hastalara Ait İşlemler Dosyası 5 yıl 20 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 20 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 31

32 Alkol ve Madde Bağımlılığı Tedavi Merkezleri İşlemleri Madde Bağımlılığı Tedavi Usulleri Bilim Komisyonu Çalışmaları Alkol ve Madde Bağımlılığı Tedavi Merkezleri Ruhsatlandırma İşlemleri Alkol ve Madde Bağımlılığı Tedavi Merkezleri İle İlgili Diğer İşlemler Uluslararası Kuruluşlarla Sağlık Alanında Koordinasyon İşlemleri Uluslararası Kuruluşlarla Sağlık Alanında Koordinasyon İşlemleri İle İlgili Dokümanlar 30 İkili İşbirliği Anlaşmaları Hakkında Görüşler 5 yıl 10 yıl Aferez-Fotoferez Komisyonu Toplantı Tutanakları Sivil Toplum Kuruluşlarıyla Yapılan Yazışmalar Kan Ürünleri Üretim Tesisi Kurulmasıyla İlgili Projeler - - Kurumunda saklanır - - Kurumunda saklanır - - Kurumunda saklanır 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez - - Kurumunda saklanır 2 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 5 yıl 10 yıl - - Kurumunda saklanır 34 Kan Merkezleri Açılış ve Kapanış Onayları - - Kurumunda saklanır 35 Kan, Kan Ürünleri Danışma Kurulu Toplantı Tutanakları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 36 Transfüzyon Komitesi Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Biomedikal Mühendislik Hizmetleri Daire Başkanlığı 37 İl Sağlık Müdürlükleri İle Yapılan Yazışmalar 5 yıl 10 yıl 38 TAEK İle Yapılan Yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 39 TÜRKAK İle Yapılan Yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 40 TSE İle Yapılan Yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 41 Dış Ticaret Müsteşarlığı, Gümrük Müsteşarlığı ve Maliye Bakanlığı İle Yapılan Yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 42 Piyasa Denetimleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 43 Şahıs, Kurum ve Firma Şikayetleri 5 yıl 10 yıl BİRİMİ : TEDAVİ HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum 44 Uyarı Sistemi Yazışmaları 5 yıl 10 yıl Düşünceler 32

33 45 Türkiye-AB İşbirliği ve Projeler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Tıbbi Cihazların Sınıflandırılmasına İlişkin Yazışmalar Radyasyon Uygulamalarıyla İlgili Görüş Yazışmaları Sağlık Alanında Kullanılan Radyasyonlarla İlgili Teknik Yazışmalar Medikal Kalite Kontrol ve Kalibrasyon Yazışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez - - Kurumunda saklanır 50 Kalite Uygunluk Denetim Raporları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Tıbbi Cihaz Yönetmeliklerinin Uygulanmasına Yönelik Piyasa Denetimi Dışındaki İşlemlere Ait Yazışmalar Tıbbi Cihaz Daimi Özel İhtisas Komisyonu Yazışmaları Tıbbi Cihaz Daimi Özel İhtisas Komisyonu Kararları Değişik Tıbbi Cihazlarla İlgili Geçici Kurulan Özel Komisyonlara Ait Yazışmalar Değişik Tıbbi Cihazlarla İlgili Geçici Kurulan Özel Komisyon Kararları Yataklı Tedavi Kurumlarının Tıbbi Cihaz Envanterleri Yataklı Tedavi Kurumlarının Tıbbi Cihaz Alımları İçin Ödenek Planlaması 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 58 Tıbbi Cihaz Tahsis Yazışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Biyomedikal Mühendislik Hizmetleri İthal İşlemleri Refik Saydam Hıfzısıhha Görüş ve Numune İşlemleri Yazışmaları Üretim İzinlerine Ait Analiz Raporları ve Görüş Yazıları Refik Saydam Hıfzısıhha Görüş ve Numune İşlemleri Yazışmaları İthal İzinlerine Ait Analiz Raporları ve Görüş Yazıları Hijyenik Ped Üretim Yeri ve Üretim İzin İşlemleri Dosyası 5 yıl 10 yıl - - Kurumunda saklanır 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez - - Kurumunda saklanır 63 Firma Talepleri İşlemleri Dosyası 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez BİRİMİ : TEDAVİ HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler Hemşirelik Hizmetleri Daire Başkanlığı 33

34 64 Sertifika Programları Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 65 Hemşirelik Haftası Etkinlikleri Dosyası, Hastanelerde Ünite Kurma İşlemleri 5 yıl 10 yıl 66 Görev Tanımları Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 67 Dernekler İle Yapılan Yazışmalar 5 yıl 10 yıl 68 Kongre, Konferans ve Toplantılar Dosyası 5 yıl 10 yıl 69 Geçici Görevlendirme Kayıtları Dosyası 70 Devlet Hizmet Yükümlülüğü Dosyası, Hekim Seçme Uygulamaları Organ ve Doku Nakli Hizmetleri Daire Başkanlığı Görevlen dirme Tamamlan dıktan Sonra 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 71 Organ Nakli Hizmetleri Dosyası - - Kurumunda saklanır 72 Ruhsat Dosyası - - Kurumunda saklanır Karaciğer, Böbrek, Kalp-Kalp Kapağı, Akciğer Nakilleri Bilimsel Danışma Kurulu Üyeleri İle İlgili İşlemler Dosyası Karaciğer, Böbrek, Kalp-Kalp Kapağı, Akciğer Nakilleri Bilimsel Danışma Kurulu na Sunulacak Dosya 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez - - Kurumunda saklanır 75 Bilimsel Danışma Kurulları Kararları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 76 Karaciğer, Böbrek, Kalp Nakli ve Yoğun Bakım Merkezleri Dosyaları - - Kurumunda saklanır 77 UKK ya Sunulacak Dosya - - Kurumunda saklanır 78 Organ Kaçakçılığı Dosyası - - Kurumunda saklanır 79 Doku ve Hücre Nakli Hizmetleri Genel Yazışmalar Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 80 Kemik İliği Nakilleri Bilgi Notları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 81 Kemik İliği Nakli Merkezi Açma Başvuruları Dosyası - - Kurumunda saklanır BİRİMİ : TEDAVİ HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 82 Kök Hücre Klonlama Dosyası - - Kurumunda saklanır 34

35 83 84 Kornea Nakilleri ve Göz Bankacılığı Dosyaları İmmunoloji-Doku Tipleme Laboratuarı Açılma Başvuruları - - Kurumunda saklanır - - Kurumunda saklanır 85 Ortopedi-Doku Greftleri Dosyası - - Kurumunda saklanır 86 Ruhsatlar Dosyası - - Kurumunda saklanır 87 Ulusal Koordinasyon Kurulu Yazışmaları - - Kurumunda saklanır 88 Koordinatör Sertifikasyonu Dosyası - - Kurumunda saklanır 89 Koordinatörler Dosyası - - Kurumunda saklanır Halkla İlişkiler-Sağlık Personeli Eğitimi Dosyası Organ Doku Nakli Ulaşım İşleri Dosyası (AMB) Ulusal Koordinasyon Bilimsel Danışma Kurulu Dosyası 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez - - Kurumunda saklanır 93 Koordinatörler Kurulu Dosyası - - Kurumunda saklanır 94 Beyin Ölümü Kurulu Listeleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 95 Organ Doku Nakli İzleme İşlemleri Dosyası - - Kurumunda saklanır 96 Beyin Ölümleri Bildirim Formu 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 97 Donör İzlem Formları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 98 Organ ve Doku Bağış İşlemleri Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez (İl Sağlık Müdürlüklerince Sürekli Saklanır) 99 Alıcı İzlem Formu 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 100 Eğitim Merkezleri Ruhsatları - - Kurumunda saklanır 101 Diyaliz Bilim Kurulu İşlemleri Dosyası 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 102 Diyaliz Bilim Kurulu Gündem ve Kararları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 103 Diyaliz Merkezleriyle İlgili Faaliyetler - - Kurumunda saklanır 104 Özel Diyaliz Merkezleriyle İlgili Faaliyetler - - Kurumunda saklanır BİRİMİ : TEDAVİ HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 105 Diyaliz Merkezleriyle İlgili Denetimler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 35

36 106 Diyaliz Eğitimi İle İlgili İşlemler Dosyası - - Kurumunda saklanır Hastane Hizmetleri Daire Başkanlığı Duyurular(Sağlık Md.lüklerinden Bilgi Talebi veya Bilgilendirilmesi) Onaylar(Açılış, Kapanış, İsim Değişiklikleri, Nakil, Statü ve Staj) Tıbbi Atık İzleme ve Değerlendirme İşlemleri Dosyası Eğitim ve Özel Dal Hastaneleriyle İlgili Çalışmalar, İstatistikler, Raporlar 5 yıl 5 yıl - - Kurumunda saklanır 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 111 Hastane Açılış İşlemleri - - Kurumunda saklanır 112 Yatak Artırım İşlemleri - - Kurumunda saklanır 113 Fonksiyon Değişikleri İşlemleri - - Kurumunda saklanır 114 İsim Değişikleri İşlemleri - - Kurumunda saklanır 115 Klinik Açma ve Kapama İşlemleri - - Kurumunda saklanır 116 Servis Açma ve Nakilleri 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 117 Hastanede Ünite Kurma İşlemleri 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 118 YTK Yönetim Hizmetleri İle İlgili Görüş Verme 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 119 Protokol İşlemleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 120 YTK İle İlgili Şikayet ve Taleplerin İncelenmesi İşlemleri 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 121 Sağlık Kurulu Raporları Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Bakanlığa Devredilen İhtiyaç Fazlası İlaçların Takibi ve Değerlendirilmesi İşlemleri Dosyası Halka ve Silahlı Kuvvetlere Yatak Tahsis Planına İlişkin İşlemler Dosyası Eğitim ve Özel Dal Hastaneleri Arasındaki Koordinasyon İşlemleri Dosyası Ekonomik Ömrünü Doldurmuş Hastane Binalarının Yıkımlarının Değerlendirilmesi İşlemleri Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez - - Kurumunda saklanır 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez BİRİMİ : TEDAVİ HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı 36

37 126 Sağlık Hizmetlerini Fiyatlandırma İşlemleri Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 127 Tanıya Dayalı Paket Fiyat Belirleme Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 128 Tıbbi Sarf Malzemesi Fiyatlandırma İşlemleri Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 129 Toplantılar Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 130 Trafik Kazazedelerine İlişkin Tedavi Giderleri Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 131 Sağlık Hizmetleriyle İlgili İşlemler Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 132 Tutuklu ve Hükümlülerin Tedavi Giderleri Dosyası 133 Kamu Hastaneleri Hizmetleri Dosyaları 5 yıl 10 yıl 134 Uluslararası ve Bölgesel Kuruluşlarla İlişkiler Dosyası Mali İşler Daire Başkanlığı 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 10 yıl 135 Yeşil Kart Görüş Dosyası 5 yıl 10 yıl 136 Yeşil Kart Şikayet Dosyası 5 yıl 10 yıl BİRİMİ : İLAÇ ECZACILIK GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 1 2 İktisadi Etütler Daire Başkanlığı İthalat İzin Dosyaları(Kontrol Belgeleri, Proforma Faturalar) İhraç Fason Üretim Dosyaları (Fatura Şerhleri) 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 3 İthal Fatura Şerhi Dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 4 Toplam İhracat Bilgileri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 Toplam İthalat Bilgileri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Ruhsatlandırma Daire Başkanlığı 6 Ruhsat Dosyaları - - Kurumunda saklanır 7 Duyurusu Yapılan Prensip Kararları - - Kurumunda saklanır 8 Bioeşdeğerlik Dosyası - - Kurumunda saklanır 9 Bioyararlanım Dosyası - - Kurumunda saklanır 37

38 10 Sendika ve Derneklerle Yapılan Yazışmalar - - Kurumunda saklanır 11 Ruhsat İptali Dosyası - - Kurumunda saklanır 12 Ruhsat Koçanları - - Kurumunda saklanır 13 Haciz İle İlgili Klasörler - - Kurumunda saklanır 14 Seri Boyutunda İthal İzin Yazıları 3 yıl 7 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Şahıs Bazında Düzenlenen ve Şehir Bazında Ayrılan Hemofili Karneleri İle İlgili Belgeler, Bitmiş Karneler Sağlık Müdürlüklerinden Gelen, Kullanılmış Mor- Turuncu Reçetelerin Geri Dönüşümlerinin Yer Aldığı Kan Ürünü Reçete Formu ve Hemofili Reçete Formları Bilgisayara Girdikten Sonra 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 17 Diğer Yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Kalite Kontrol Daire Başkanlığı 19 Firma Dosyaları - - Kurumunda saklanır 20 Kapatılan Firma Dosyaları 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 21 Bakanlıklarla Yapılan Yazışmalar 5 yıl 10 yıl 22 Şikayet Dosyaları 5 yıl 5 yıl 23 Kaçak İlaç Bildirimleri Yazışmaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 24 Sertifika Dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 25 Geri Çekme-Toplatılma Dosyaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 26 Klinik Çalışmalar Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 27 Periyodik Güvenlik Güncelleme Raporu (PGGR) Dosyası 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 28 Advers Etki Raporları Dosyası - - Kurumunda saklanır 29 Prospektüslerin Güvenlik Açısından Güncellenmesi Dosyası 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 30 Komisyon Kararları Dosyası 10 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 31 Komisyon Kararları İle İlgili Olarak Firmalarla Yapılan Yazışmalar 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 32 Farmakopelerle İlgili Dokümanlar 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 33 Farmakope Dokümanlarıyla İlgili Yazışmalar 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 34 Farmakope Komisyon Kararları 10 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 35 Yurtdışı Toplantılar Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 38

39 Uyuşturucu ve Psikotrop Maddeler Dairesi Başkanlığı 36 Kaçakçılıkla Mücadele İşleri Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 37 Uyuşturucu ve Psikotrop Maddeler Yasal Ticaret Dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 38 Münferit Yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 39 Prekürsörlerin Yasal Ticaret Dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 40 İlaç Reklam Dosyaları-Rutin Dosya 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez İlaç Reklam Dosyaları-İçtihada Yönelik Dosyalar Ecza Deposu Açma ve Kapama İşlemleri Dosyası 43 Görüşler Dosyası 5 yıl 10 yıl 44 Ruhsatlandırma Daire Başkanlığı (Kozmetik) İhraç Ürünlerde Sağlık Sertifikası İşlemleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir - - Kurumunda saklanır Ayıklama ve imha komisyonunca 3 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 45 Piyasa Gözetim Denetim İşlemleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 46 Firma Bilgi Dosyaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Farmaekonomi Daire Başkanlığı Endikasyon Dışı İlaç Talepleri İle İlgili Şahıs Müracaatları ve Bunlara Verilen Resmi Cevaplar Sosyal Güvenlik Kuruluşlarından Gelen Bütçe uygulama Talimatı İle İlgili Sorunlar Hususunda Verilen Görüş Yazıları Sosyal Güvenlik Kuruluşlarından Gelen, Şahıslara Reçete Bazında İlaç Ödemesinden Kaynaklanan Sorunlar Hususunda Verilen Resmi Cevaplar Yurtdışından Reçete Bazında Getirilmek İstenen İlaçlarla İlgili Faksla Gönderilen Reçete ve Sağlık Kurulu Raporları Yurtdışından Reçete Bazında Getirilmek İstenen İlaçlarla İlgili Şahıs Başvuru Dosyaları Endikasyon Dışı İlaç Kullanımı Hususunda Doğmuş İtilaflara Bağlı Mahkeme ve Savunma Evrakı 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 53 Firmalarla Yapılan Yazışmalar 10 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 54 Sosyal Güvenlik Kurumlarıyla Yapılan Yazışmalar 55 Vatandaş Şikayetleri 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 39

40 BİRİMİ : SAĞLIK EĞİTİMİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler Tıpta Uzmanlık Eğitimi Daire Başkanlığı 1 Yüksek Sağlık Şurası İşlem Dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 Yüksek Sağlık Şurası Kararları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 3 Laboratuarlarla İlgili Görüş Dosyası 5 yıl 10 yıl 4 Tüzel Kişiliğe Haiz Meslek Odaları İle İlgili İşlemler ve Görüşler Dosyası 5 yıl 10 yıl Acil Sağlık İşlemleri ve Görüşler Dosyası 5 yıl 10 yıl 6 Tıp Hizmetleri İle Görüşler Dosyası 5 yıl 10 yıl 7 8 Tıpta Uzmanlık Eğitimi Müfredatı İle İlgili Toplantı Karar ve Tutanakları İle Ekleri Tıpta Uzmanlık Eğitimi Müfredatı İle İlgili Diğer Yazışmalar 9 Eğitim İşleri Dosyası 5 yıl 5 yıl Sağlık Mesleki Eğitim Daire Başkanlığı 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 11 AB Politikaları ve Uyum Çalışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 12 AB Programları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 13 Türkiye-AB İşbirliği ve Projeler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 14 Devlet Hizmeti Yükümlülükleri İle İlgili Yazışmalar - - Kurumunda saklanır 15 Uzman Tabip Şahsi Tescil Dosyası - - Kurumunda saklanır 16 Uzman Tabip Branş Klasörleri - - Kurumunda saklanır 17 Denklik İşlemleri (Ülke Bazında) - - Kurumunda saklanır 18 Eğitim Araştırma Hastane Dosyaları - - Kurumunda saklanır 19 TUS Dönemine Ait Asistan Planlama Dosyaları Halkın Sağlık Bilincini Geliştirme Daire Başkanlığı 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 20 Uluslararası İlişkiler Yazışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 21 Avrupa Birliği Yazışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 40

41 Halkın Sağlık Bilincinin Geliştirilmesi İle İlgili İl Sağlık Müdürlükleri İle Yapılan Yazışmalar Halkın Sağlık Bilincinin Geliştirilmesi İle İlgili Diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları, Sivil Toplum Kuruluşları ve Kişiler İle Yapılan Yazışmalar Halkın Sağlık Bilincinin Geliştirilmesinde Kullanılacak Materyal Üretimi, Dağıtımı İle İlgili Yapılan Yazışmalar Halkın Sağlık Bilincinin Geliştirilmesi Faaliyetlerin İzleme ve Değerlendirilmesi İle İlgili Yapılan Yazışmalar Halkın Sağlık Bilincinin Geliştirilmesine Yönelik Projeler(Avrupa Sağlığı Geliştiren Okullar Ağı Programı İle İlgili Yazışmalar) Sağlık İnsan Gücü Planlama Daire Başkanlığı 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl 10 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 27 Sağlık Meslekleri İle İlgili Planlama Dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 28 Sağlık Meslek Standartları Daire Başkanlığı Sağlık Meslekleri Standart Geliştirmesi Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez BİRİMİ : ANA ÇOCUK SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler Kadın Sağlığı ve Aile Planlaması Daire Başkanlığı 1 Üreme Sağlığı Programları Proje Metinleri - - Kurumunda saklanır 2 Üreme Sağlığı Programları 5 yıl 10 yıl 3 Üreme Sağlığı Hizmetleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 4 5 Kadın Sağlığı ve Aile Planlama Komisyonu Kararları Kadın Sağlığı ve Aile Planlama Komisyon Yazışmaları 10 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 6 Üreme Sağlığı Eğitimleri Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 7 Anne Ölüm Formları 1 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 8 9 Aile Planlaması Çalışmalarına İlişkin İllerden Gelen 102-A Formları Çocuk Sağlığı ile İlgili İllerden Gelen 103 no lu Formlar Üreme Sağlığı Eğitimleri ve Tanıtım Daire Başkanlığı 41 1 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 1 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez

42 7 Sertifika Defterleri - - Kurumunda saklanır 8 Üremeye Yardımcı Tedavi Eğitimleri 5 yıl 10 yıl Üremeye Yardımcı Tedavi Merkezleri Açma- Kapama Dosyaları ve Karar Defterleri Üremeye Yardımcı Tedavi Merkezleri İle İlgili Yazışmalar Eğt. Mat. Gelşt. Dağt. İle Kitle İletişim Araçları Yazışmaları Çocuk ve Ergen Sağlığı Daire Başkanlığı Bebek ve Çocuk Ölümlerinin Önlenmesi Çalışmaları, Proje ve Program Metinleri, Açılış ve Kapanış İzinleri Bebek ve Çocuk Ölümlerinin Önlenmesi Çalışmaları İle İlgili Yazışmalar Ergen Sağlığının Geliştirilmesi Proje ve Program Metinleri, Açılış ve Kapanış İzinleri - - Kurumunda saklanır 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez (Materyallerden Birer Örnek Saklanır) 10 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 10 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 16 Ergen Sağlığının Geliştirilmesi 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 17 Genetik Hastalıklar Tanı Merkezi - - Kurumunda saklanır 18 Hemoglobinopati Tanı ve Tedavi Merkezleri - - Kurumunda saklanır 19 Bebek Ölüm Formları 1 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez Eğitim Araçları Daire Başkanlığı 20 Kültür Tanıtım ve Yayın İşleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 21 Kitap Yardımları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 22 Basım İşleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez BİRİMİ : PROJE YÖNETİM DESTEK VE UYGULAMA BİRİMLERİ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 1 İnşaat Dosyaları 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 Proje Dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 42

43 3 Danışman Dosyaları(Sözleşmeli İstihdam Edilen Personel Dosyaları) - - Kurumunda saklanır BİRİMİ : DIŞ İLİŞKİLER DAİRE BAŞKANLIĞI Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 1 Uluslararası İlişkiler Dosyası 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 2 Uluslararası Kuruluşlar Dosyası 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 3 Bölgesel Kuruluşlar 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 4 Diğer Ajanslar ve NGO lar Dosyası 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 5 Türkiye-KKTC İlişkileri Dosyası 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 6 Afrika ve Orta Doğu Ülkeleri İle İlişkiler Dosyası 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 7 Amerika Ülkeleri İle İlişkiler Dosyası 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 8 Asya ve Uzak Doğu Ülkeleri İle İlişkiler Dosyası 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 9 Avrupa Ülkeleri İle İlişkiler Dosyası 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 11 Balkan Ülkeleri İle İlişkiler Dosyası 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 12 BDT Ülkeleri İle İlişkiler Dosyası 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 13 Türkiye nin İmzaladığı Uluslararası Anlaşmalar 14 Protokol Hizmetleri 5 yıl 10 yıl 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez BİRİMİ : VEREM SAVAŞ DAİRE BAŞKANLIĞI Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 1 İl Genel Durum Raporları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 43

44 2 Basil, Müspet ve Kronik Hastalıklar Projesi Dosyası 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 3 Verem Tarama Çalışmaları 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 4 BCG Aşı Çalışmaları 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 Bölge Tüberküloz Laboratuarları Çalışmaları İle İlgili Yazışmalar 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 6 İl Denetimleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 7 Dokümanter Bilgiler Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 8 Ulusal Verem Savaş Dernekleri Federasyonu Genel Kurul Çalışmaları Suretleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 9 Dünya Sağlık Teşkilatı İle Yapılan Yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 11 Protokoller - - Kurumunda saklanır 12 Verem Eğitim ve Propaganda Haftası Çalışmaları 5 yıl 10 yıl 13 Dış Ülkelerle Yapılan Toplantılar 5 yıl 10 yıl 14 Veremle İlgili Yıllık ve Uzun Vadeli Plan ve Programlar 15 Kitap ve Dergiler UNICEF ve UNION Dosyaları 5 yıl 10 yıl DOST(Direkt Gözlem Altında Tedavi Programı) Stratejisi Dosyası Verem Savaş Dispanserlerinin Açış Kapanış ve İsim Değişiklikleri Dosyaları Devlet Arşivi ne gönderilmez (Dış İlişkiler Daire Başkanlığı nca Devlet Arşivi ne Gönderilir) - - Kurumunda saklanır Devlet Arşivi ne gönderilir (Çıkaran Birimce Birer Nüsha) Devlet Arşivi ne gönderilmez (Dış İlişkiler Daire Başkanlığı nca Devlet Arşivi ne Gönderilir) 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir - - Kurumunda saklanır 19 Türk Tüberküloz Kongresi Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 20 Verem Danışma Kurul Toplantıları Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir BİRİMİ : SITMA SAVAŞ DAİRE BAŞKANLIĞI Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 1 GAP Dosyası Sonuç Raporları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 44

45 2 Uluslararası Kuruluşlarla Yapılan Çalışmalar Dosyası 5 yıl 10 yıl 3 Araştırmalar 5 yıl 10 yıl 4 Dış Ülkelerde Yapılan Toplantılar Dosyası 5 yıl 10 yıl 5 6 Sıtma İle İlgili Yıllık ve Uzun Vadeli Plan ve Program Metinleri Sıtma İle İlgili Yıllık ve Uzun Vadeli Plan ve Program Yazışmaları Devlet Arşivi ne gönderilmez (Dış İlişkiler Daire Başkanlığı nca Devlet Arşivi ne Gönderilir) Devlet Arşivi ne gönderilmez (Dış İlişkiler Daire Başkanlığı nca Devlet Arşivi ne Gönderilir) 5 yıl 20 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 7 İl Denetimleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 8 Protokoller - - Kurumunda saklanır 9 Sıtma Savaş Dispanserlerinin Açış Kapanış ve İsim Değişiklikleri Dosyaları 11 Kongreler Dosyası 5 yıl 5 yıl 12 Sıtma Hastalığı, Tarama, Teşhis, Tedavi, Saha ve Laboratuar İşleri Yazışmaları - - Kurumunda saklanır 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 13 Flabatem(Şark Çıbanı) Yazışmaları Dosyası 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 14 Çeltik Dosyası 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 15 Haşaratla Mücadele Yazışmaları Dosyası 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez BİRİMİ : KANSERLE SAVAŞ DAİRESİ BAŞKANLIĞI Sıra No 1 Malzemenin Adı ve Konusu İl Bazında Yapılan Kanser Araştırmaları Dosyası Saklama Süresi Birim Kurum Düşünceler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 Proje Dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 3 Mutatabipler Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 4 Kanser Bilgi Formları 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 Bilimsel Araştırma Dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir (Araştırma Tamamlandıktan Sonra) 6 Danışma Kurulları Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 7 Sivil Toplum Örgütleri ve Uluslararası Örgütlerle Yapılan Yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez (Dış İlişkiler Daire Başkanlığı nca Devlet Arşivi ne Gönderilir) KAMU KURUM VE KURULUŞLARI 45

46 DANIŞMA, DENETİM VE YARDIMCI HİZMET BİRİMLERİ TESPİT VE DEĞERLENDİME FORMU BİRİMİ : STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Saklama Süresi Birim Kurum 1 Koordinasyon Kurulu toplantı tutanakları 5 yıl 10 yıl Düşünceler Koordinatör kurum ve birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 2 Yıllık çalışma programları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 3 Yıllık faaliyet raporları 5 yıl İlgili birim tarafından Devlet 10 yıl Arşivi ne gönderilir. 4 Yıllık bilanço 5 yıl 10 yıl İlgili birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 Yüksek Denetleme Kurulu raporları ve kurumun cevabî raporu 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 6 Taşra teşkilâtı çalışma programı ve faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 7 Yatırım programı teklifleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 8 İcra plânı tedbir uygulama programı 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Tedbir izleme ve dönem gerçekleşme raporları Kurumun yıllık çalışma programında yer alan konulara (projelere) ilişkin hazırlanan raporlar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 11 Kurumun bütçe tasarıları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 12 Birimlerce hazırlanan bütçe teklifleri 13 Bütçe kanunları ve ekleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Teşkilâtlanma ile ilgili çalışmalar (Müdürlük veya şeflik kurma, şube açma veya kapama gibi) Yönetimin geliştirilmesi ile ilgili teklif raporlar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 16 İş analizi çalışmaları 2 yıl 8 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 17 İstatistikler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 18 Anket sonuçları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 19 Kurum dışından gelen anket formları ve sorulara verilen cevaplar 20 Tarihçeler Süresiz Yayınlandığı yıl içerisinde bir nüshası Devlet Arşivi ne gönderilir. 21 Albümler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 46

47 22 Etüt ve fizibilite raporları 5 yıl 25 yıl Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. Önemli rapor ve etütler Devlet Arşivi ne gönderilir. 23 Pazar araştırmaları raporları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 24 Fiyat politika analizleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 25 Maliyet hesapları 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Destekleme alımları, ithalat ve sınır ticareti ile ilgili görüşler Projeler için dış kaynaklı finansman temini maksadıyla hazırlanan raporlar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 28 Dış kaynaklı projelerle ilgili raporlar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 29 GAP Bölgesi, kalkınmada öncelikli yöreler ve olağanüstü hal bölgeleriyle ilgili projeler ve faaliyetler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 30 Soru önergelerine hazırlanan cevaplar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Kurumla ilgili hazırlanan kanun tasarıları ve kanunî düzenlemeler Mevzuatla ilgili konularda hazırlanan hukukî mütalâalar Bakanlar Kurulu ve YPK kararlarında değişiklik yapılması amacıyla hazırlanan karar tasarıları ve gerekçeler Personelin eğitim seviyesini yükseltmek amacıyla yapılan çalışmalar Cumhurbaşkanı, Başbakan ve Bakanın gezileri sırasında intikal ettirilen kurumu ilgilendiren meselelere ilişkin yapılan çalışmalara ait raporlar Koordinatörlüğü kuruma ait koordinasyon çalışmaları ile ilgili dönem raporları Kurum dışından gelen kanunî düzenlemelerle ilgili verilen görüşler Kurumun hizmet alanlarıyla ilgili düzenlenen yarışma programları ve ödül verilmesiyle ilgili yazışmalar Süresiz Kurumunda saklanır. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Süresiz Kurumunda saklanır. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 39 Fuarlara iştiraklerle ilgili yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 40 Reklâm faaliyetleriyle ilgili dosyalar Açıklamaya değer nitelikte bulunarak basın toplantılarında Hükûmet Sözcüsünce açıklanmak üzere verilen bilgiler Basında çıkan haberlere verilen cevaplar ve tekzipler Kurumca kullanılan form defter ve kaşe örnekleri Süresiz 44 Milletvekili istekleri 5 yıl - Kurumunda saklanır. - - Birer örnek kurumunda saklanır. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. 47

48 45 Hizmet içi eğitim programları 46 Genel Kurul toplantı tutanakları 5 yıl 10 yıl İlgili birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 47 Dünya Bankası nca hazırlanan raporlar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir Kurum içi genelgeler, prensip kararları ve özel emirler (Gündemden düşenler) Bütçe görüşmeleri ve Beş Yıllık Kalkınma toplantılarına davet yazıları Başbakanlık veya Maliye Bakanlığınca gönderilen bütçe kanun ve emirleri ile tasarruf genelgeleri Ödenek serbest bırakma, ödenek aktarma ve ödenek talepleriyle ilgili yazışmalar 5 yıl 10 yıl Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 52 Araç ve gereç, malzeme ve tesis envanterleri 53 Yayın talep dilekçeleri ve kabul edilmeyen reklam talepleri 54 Yerli ve yabancı yayınlarla ilgili abone işleri Yurt içi ve Yurt dışı toplantı ve konferanslar için gelen davet yazıları Kurum dışındaki seminerlere eleman gönderilmesiyle ilgili yazışmalar İllerin tesis talepleri ve tesislerle ilgili yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 58 Arsa ve bina alımı için il teklifleri 59 Arsa bilgileri 60 Yıllık taşıt alım teklifleri 61 Ek bina inşaatlarının mevcut yapıya uygun olup olamayacağına dair yatırım yapacak birime verilen görüşler 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 62 Ek tesisler için belirlenen ihtiyaç programları 63 Ödeme evrakı 64 Görevlendirme yazıları 65 Kurum dışından gelen genelgeler (Gündemden düşenler) 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 66 Gelen ve giden evrak kayıt defterleri 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 67 Müdürlükler veya Birimler Arası Koordinasyon Kurulu toplantı tutanakları 68 Kuruluş brifingi dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. BİRİMİ : BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜŞAVİRLİĞİ Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Saklama Süresi Birim Kurum Düşünceler 48

49 Kurumun faaliyetlerinin basında duyurulması amacıyla hazırlanan bültenler ve basına verilen demeçler Makamı veya kurumu ilgilendiren konulardaki basın bültenleri Basına verilen bilgiler (Basında yer alan haberler üzerine veya kurum dışından talep edilmesi halinde kurumla ilgili verilen bilgiler) Kurum ve müesseseleri tanıtıcı dialar, video kasetler Kasete alınmış sözlü basında yer alan makam veya kurumla ilgili haberler 5 yıl 10 yıl Süresiz Süresiz Süresiz Birer nüsha Devlet Arşivi ne gönderilir. Kurumunda saklanır. Kurumunda saklanır. Kurumunda saklanır. 5 5 yıl 10 yıl Birer nüsha Devlet Arşivi ne gönderilir. Bu raporları toplayan birim 6 Faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 7 İstatistikî bilgiler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 8 Dergi ve yayınlara verilecek reklâmların hazır filmlerinin tutulduğu dosya, eski klişeler Süresiz Kurumunda saklanır. Basında çıkan ve cevap vermeye gerek 9 duyulmayan konularla ilgili birimlerden gelen cevapların tutulduğu dosyalar 10 Gazetelere gönderilen tekzip yazıları Süresiz Kurumunda saklanır. 11 Ajans haberleri (Makam ya da kurumla ilgili olarak kurumun üye olduğu ajanslardan gelen Süresiz Kurumunda saklanır. ajans haberleri) 12 Taşra teşkilâtı ve müesseselerden gelen kurumla ilgili mahallî gazetelerde yer alan Süresiz Kurumunda saklanır. haber kupürleri 13 Haber kupürleri Süresiz Kurumunda saklanır. 14 Günlük basın özeti (Kupür başlıkları listesi) 15 Süreli yayınlar - - Kurumun çıkarmış olduğu yayınlardan birer nüsha Devlet Arşivi ne gönderilir. 16 Fuar ve sergilere katılmak için makam olurları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 17 Teşkilâtla ilgili basına yapılan açıklamalar (Mamullerin fiyat artışları hakkında) 18 Makamın özel günlerle ilgili kurum içi yayınladığı mesajları, konferans ve çeşitli 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. toplantılar için gelen davet yazıları 19 Çeşitli kuruluşların yayın talepleri 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 20 Kurumun yayınladığı kitapların satışı ve bedellerinin tahsili ile ilgili yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 21 Birimlerden gelen doküman, broşür ve kitapçıklar 22 Dergilerle yapılan abone işlemleri 23 Dergi ve değişik yayınların reklam almak için talepleri 24 Reklâm verilen dergilerle ilgili yazılar 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 25 Kitap alımları ile ilgili yazışmalar, ünitelerden gelen kitap isimleri, alınması ile ilgili teklifler, satın alınan periyodik yayınlarla ilgili bilgi formları 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 49

50 26 Kurumun yurt içine yapacağı satışlarla ilgili ilânlar, ilân bedellerinin ödenmesine ait yazışmalar 27 Faaliyet raporlarının basımı için açılan ihaleye Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl - ait yazışmalar 28 Basın İlân Kurumu tarafından gönderilen ilân Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - verilebilecek yayınlarla ilgili listeler 29 Birimlerle yapılan rutin yazışmalar 30 Personel yazışmaları 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 31 Yolluk dosyaları 32 Genelgeler (Gündemden düşenler) 2 yıl 13 yıl 33 Gelen ve giden evrak kayıt ve zimmet defterleri Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 34 Onursal doktora dosyaları Süresiz Kurumunda saklanır. 35 Kurumun malı olan sanatsal objelerle ilgili tutulan envanterler Süresiz Kurumunda saklanır. 36 Açılış kapanış tören dosyaları Süresiz Kurumunda saklanır. 37 Sponsorluk dosyaları 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. BİRİMİ : EĞİTİM DAİRE BAŞKANLIĞI Sıra No 1 Malzemenin Adı ve Konusu Bakanlıklardan veya diğer kurumlardan gelen genelge, tamim, tebliğ vb. (Gündemden düşenler) Saklama Süresi Birim Kurum 2 Birimden çıkan genelge, tamim, emir vb. 2 yıl 13 yıl Birimlerin hizmet içi eğitim programları teklifleri Eğitim dosyası (Eğitim programı, olurlar, katılanların listeleri, eğitimin düzenleneceği yer, süresi, gerekçeler ve eğitim için hazırlanan ders notları) Çeşitli kurum ve kuruluşlarda düzenlenen kurs, seminer, konferans, sempozyum, vb. faaliyetlerle ilgili yazışmalar (Programlar, katılacakların listeleri, onaylar ve bu kişilere ödenecek ücretler) Düşünceler 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 5 yıl Farklı eğitimleri içeren eğitim dosyalarından örnekler Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 6 Eğitimle ilgili yıllık faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 7 8 Çeşitli ülkelerin teknik yardımları çerçevesinde bu ülkelere giden personelle ilgili yazışmalar ve sonuç raporları Yetiştirilmek üzere, bütçe imkânları ile yurt dışına gönderilen personelle ilgili yazışmalar ve sonuç raporu 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl Sonuç raporları ve olurlar Devlet Arşivi ne gönderilir. Sonuç raporları ve olurlar Devlet Arşivi ne gönderilir. 50

51 Avrupa Konseyi Temel Eğitim ve Uzmanlık Programlarına katılacaklarla ilgili yazışmalar, katılacakların listeleri ve sonuç raporları Yabancı dil eğitimi için Devlet Lisan Okulu na gönderilen personelle ilgili yazışmalar Mecburi hizmet karşılığı burs verilmesi ile ilgili yazışmalar (Kurumun teklifi, üniversitelerin değerlendirmesi, başvurular, başvuruların değerlendirilmesi vb.) 5 yıl 10 yıl 12 Burslu öğrencilerin şahsî dosyaları 5 yıl 25 yıl Kurumda staj görecek öğrencilerle ilgili yazışmalar Yurt dışından, kurumda staj yapmak için başvuran öğrencilerle ilgili yazışmalar 3308 sayılı çıraklık eğitimi ile ilgili Kanun gereği kurumda çalışacak öğrencilerle ilgili yazışmalar Yurt dışından Türkiye ye gelen çeşitli heyetlerle ilgili yazışmalar (Gelen kişilerle ilgili listeler ve gezi programları) Telif ücreti karşılığı veya telif ücreti ödenmeden kitap basımıyla ilgili yazışmalar (Müracaat, eserin nüshası, komisyon kararı, olur) Kurum tarafından düzenlenen yarışmalar ile ilgili yazışmalar (Yarışma şartnamesi duyurular, dereceye girenlerin listeleri) Kuruma bağlı eğitim merkezlerine alınacak öğrenciler, ders müfredat programları, mezun olan öğrenciler ve okuldan ayrılan öğrencilerle ilgili yazışmalar Kuruma bağlı öğrenci yurtları ile yapılan yazışmalar, kalan öğrenci listeleri Dinlenme ve eğitim tesisleri ile ilgili personel görev talimatları Dinlenme ve eğitim tesislerinde uygulanacak fiat listeleri Çeşitli grupların tesislerden yararlanma talepleri ve bunlara verilen cevaplar Eğitim tesislerinden faydalanmak isteyenlerin başvuru formları, tahsis onayları, tahsis cetvelleri Değerlendirmeye alınmayan kamp formları Dinlenme, eğitim tesisleri, yurtlar ve eğitim merkezlerinin çeşitli talepleri, bu yerlere gönderilen ödenekler Eğitim merkezleri ile ilgili istatistikî bilgiler (Personel durumu, demirbaş durumu) 51 Sonuç raporları, listeler ve olurlar Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Yurt dışı burslusu olan öğrenci dosyaları ile önemli şahıslara ait burs dosyası Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. 5 yıl 5 yıl 5 yıl 5 yıl 5 yıl 5 yıl Süresiz Liste ve gezi programları Devlet Arşivi ne gönderilir. Komisyon kararları Devlet Arşivi ne gönderilir. Yarışma şartnamesi, duyuru ve derece listeleri Devlet Arşivi ne gönderilir. Kurumunda saklanır 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez.

52 28 Muhtelif yazışmalar 5 yıl 10 yıl 29 Kredi Yurtlar Kurumu ile yapılan yazışmalar, kalan öğrencilerin listeleri Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. 30 Kitap ve süreli yayınlarla ilgili yazışmalar BİRİMİ : HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ Sıra No 1 Malzemenin Adı ve Konusu Adlî, idarî ve icra dava dosyaları ile hukukî mütalâaların kaydedildiği defterler Saklama Süresi Birim Kurum 2 Hukukî mütalâalar 5 yıl 25 yıl 3 Yıllık faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl 4 Kurumla ilgili hazırlanan kanun tasarıları ile kanunî düzenlemeler ve kanun tasarılarının görüşüldüğü toplantılara ait tutanaklar Düşünceler 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Süresiz Farklı görüşlerden örnekler seçilerek Devlet Arşivi ne gönderilir. İlgili birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. Kurumunda saklanır. 5 Soru önergelerine hazırlanan cevaplar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 6 Adlî dava dosyaları 5 yıl 35 yıl Kamuoyuna mal olmuş ve kamuoyunu ilgilendiren önemli davalara ait dosyalar seçilerek Devlet Arşivi ne gönderilir. 7 İdarî dava dosyaları 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 8 İcra dosyaları 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Kurum içi ve dışı kanunî düzenlemeler hakkında verilen görüşler Birimler arası personel ve benzeri konularda yapılan yazışmalar 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 11 Görev olurları 12 Genelgeler (Gündemden düşenler) 2 yıl 13 yıl Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 13 Avans olurları ve avans kapama evrakı Kurum avukatlarına davalara girebilmeleri için verilen vekâletler Vekâlet ücretinin tahsil ve tahsisine dair belgeler Gelen ve giden evrak kayıt ve zimmet defterleri Taşra birimlerinin avukatlık hizmetlerini yürüten kurum personeli olmayan avukatlarla ilgili dosyalar 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 18 Mahkeme esas kayıt defteri 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 19 Kamulaştırma yazışmaları dosyası 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. BİRİMİ : İDARÎ VE MALÎ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 52

53 Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Kamu konutlarıyla (lojmanlar) ilgili yazışmalar. Tahliye, tahsis, müteferrik yazışmalar Yemekhane, lokal, çay ocağı ile ilgili yazışmalar, yemek listeleri Sosyal tesislere giriş kartı çıkarılması ile ilgili yazışmalar Çeşitli tamirat ve ihtiyaçların karşılanması için alınan olurlar, ödeme ile ilgili birimle yapılan yazışmalar Kurumda mevcut berber, kunduracı, çay ocağı vb. yerler için uygulanacak fiyatların tespiti ve bununla ilgili komisyon tutanakları Saklama Süresi Birim Kurum Düşünceler 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 6 Sosyal tesislerin tahsisleri 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 7 Yakacak odun talebinde bulunanların listeleri, odun yardımı ve taksitli kömür satışı ile ilgili yazışmalar 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 8 Çeşitli alımlara ait tediye fişleri ve faturaları 2 yıl 13 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 9 Malzeme istek fişleri Gözlükçü, eczane, benzin istasyonları vb. yerlerle yapılan tip anlaşmalar Giyecek yardımıyla ilgili yazışmalar, giyecek yardımından yararlanacak personel listeleri Araç tahsisleriyle ilgili yazışmalar, taşıt listeleri, benzin çeki alınması, taşıt harcamaları Servis aracı kiralama, servisten yararlanacak personel listeleri, işçilere toplu taşım kartı verme ile ilgili yazışmalar 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 14 Günlük personel yoklama fişleri 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez Haberleşme hizmetleri ile ilgili yazışmalar (Telefon, posta vb.) Taşradan gönderilen araç, gereç, malzemelerin envanterleri 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 17 Motorlu taşıtların aylık kullanım çizelgeleri 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 18 Mübayaa karar defterleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 19 Ambar takip föyleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 20 Araç görev kâğıtları ve talep fişleri 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 21 Benzin fişleri 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 22 Ödeme emirleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 53

54 23 Ödeme emirleri icmalleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez Tenkisler, tenkis belgeleri ve tenkislerle ilgili yazışmalar Ödenek verme, ödenek aktarma, ödenek serbest bırakma ve ek ödenekle ilgili yazışmalar Çeşitli harcama kalemlerine ait tahakkuk müzekkereleri, verile emirleri Vergi iadesi icmal bordroları, vergi iade zarfları Ödenek üstü yapılmış olan harcamalarla ilgili mevkufat müzekkereleri Yapılan ödemeler ve tahsilâtlara ait tediye, tahsilât ve mahsup fişleri 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 30 Bütçe teklifleri ve bütçe tasarısı 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 31 Aylık mizanlar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 32 Yıl sonu kesin hesabı 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 33 Yıl sonu mizanları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 34 Sendika aidatlarına ait listeler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 35 Personelin ücretlerinden kesilen vergilerle ilgili muhasebe fişleri, muhtasar beyannameler, kurumla iş yapan üçüncü şahıslardan kesilen stopaj vergisi beyannameleri, akreditif açılmasıyla ilgili damga vergisi beyannameleri, vergi tecil yazışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 36 KDV beyannameleri 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 37 Geçici devirli defterler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 38 Kesin devirli defterler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 39 Bankalardan gelen dekontlar 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 40 Banka ekstreleri 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez Carî hesap sözleşmeleri ve bunlarla ilgili yazışmalar Müesseselerden Yönetim Komitesi kararıyla çıkan bütçe raporları, bunların kontrolü ve Yönetim Kuruluna sunulması ile ilgili yazışmalar Yüksek Denetleme Kurulu tarafından teşekkül faaliyetleriyle ilgili tenkit ve temennilerin cevapları, bunların kitap halinde hazırlanması Müesseselerden gelen aylık bilânço ve gelirgider tablolarının Yönetim Kuruluna sunulması, bilânçoların konsolide edilerek kitap haline getirilmesi 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 45 Bütçeler ve revize bütçeler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 54

55 46 Bilânçolar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 47 Faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl 48 Sigorta şirketleriyle yapılan sözleşmeler (Gündemden düşenler) Yıllık faaliyet raporları ilgili birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 1 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 49 Sigortalama işlemlerine ait yazışmalar 1 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 50 Dahilî sigortalama ile ilgili yazışmalar 1 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez HDTM., DPT. ve makama gönderilen maliyet tabloları (Bilgisayar çıktıları) SSK ile sosyal yardım zamları ve sigorta primleri hakkında yapılan yazışmalar Emekli Sandığı ile ikraz ve emekli keseneği hakkında yapılan yazışmalar Hesap dönemi sonuna kalan ödemelerin kârzarar hesabından ödenmesine dair talep ve olur yazıları Tahkim Yasasıyla ilgili yazışmalar, teşkilâtın başka kurumlara olan borçlarını gösterir listeler 1 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 56 Hastane faturaları ve dokümanları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 57 Maaş bordroları 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Taşra teşkilâtıyla yapılan mutabakat yazışmaları Yurt içi ve Yurt dışı bankalardan alınan uzun vadeli kredilerle ilgili yazışmalar (Ödemesi tamamlananlar) Hazine Dış Ticaret Müsteşarlığı ve DPT na gönderilen konsolide gelir tabloları ve analitik konsolide bilânçolar 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 61 Birimlerden gelen periyodik tablolar 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 62 Taşra teşkilâtından gelip merkezde konsolide edilen haftalık borç ve alacak tabloları 63 Dış kredi durumunu gösteren aylık tablolar 2 yıl - 64 Nakit bütçenin hazırlanmasında kullanılacak fiili hasılat ve harcamalar tablosu 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 65 HDTM ile yapılan tahvil ikraz anlaşmaları 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 66 Bankaların kredi açma teklifleri 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez Eximbank la yapılan ihracat karşılığı kredi anlaşmaları, kredi ödemeleri, ihracat yapıldığına dair yazışmalar (Anlaşma ve ödeme sona erdikten sonra) Yurt içi firmalara ihraç yapmak şartı ile mal satılması hakkında sözleşmeler (Sözleşme sona erdikten sonra) Yurt içi firmalara ihraç edilmesi şartıyla satılan malzemenin döviz karşılığının Türk lirasına çevrilmesiyle ilgili yazışmalar 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 55

56 70 Döviz karşılığı kredilerle ilgili yazışmalar 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez Akreditif açılması ve ödenmesiyle ilgili yazışmalar (Ödemesi tamamlananlar) Kullanılan kredilerin mahsuplaşma işlemlerine ait yazışmalar Veznenin günlük kredi ödemelerine ait formlar 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 74 Kredi akım tabloları 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez Bütçe hizmetlerinden doğan şahıs borçları, borç listeleri Mecburî hizmet yapmayacakların burs borçlarını geri ödemeleriyle ilgili yazışmalar (Ödemesi tamamlananlar) 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 77 Yapılan tahsilâtlarla ilgili cetveller 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 78 Kurum tarafından tutulan Yevmiye Defteri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 79 Defter-i Kebir 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 80 Bütçe Giderleri ve Ödeme Emirleri Defteri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 81 Kurumların bütçe dairelerinde, saymanlıklarda ve idarî malî işler daire başkanlıklarında çeşitli işlemleri takip için tutulan her türlü defterler 82 Muhtelif yazışmalar 5 yıl 10 yıl 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. 83 Kasa Defteri ve Çek Senet Defteri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 84 Bakım Onarım dosyaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 85 Lokal muhasebe fişleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 86 Yemekhane muhasebe defteri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 87 Araç görev defteri (Defter bittikten sonra) 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez Kaymakamlığa gönderilen haftalık hizmet araçları görev cetvelleri Tüketim giderleri dosyası (Doğalgaz, elektrik, su vb...) 5 - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 90 Gelir ve Gider Defteri 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 91 Banka Carî Hesabı Defteri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 92 İcra Defteri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 93 Banka Teminat Mektupları Kayıt Defteri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 94 Esham ve Tahvilat Kayıt Defteri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 95 Borçlar Defteri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 96 Bütçe Emaneti Hesabı Defteri 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 56

57 97 Emaneten kesilen ödemeler dosyası ve defteri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 98 Aylık hesap cetvelleri ve dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 99 Kesin hesap cetvelleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 100 Tahsilat ve Tahakkuk Defteri 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 101 Kira dosyası (Sözleşmesi sona erenler) 102 İrsaliye 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 103 Nöbet çizelgeleri 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 104 Taşıt sigorta poliçeleri 105 Dükkân kira kontratları ve defterleri (Muhteviyatının tamamı gündemden düşenler) 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. BİRİMİ : KURUM ARŞİVLERİ Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Saklama Süresi Birim Kurum Düşünceler 1 Ayıklama ve imha listeleri ve tutanakları 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne teslim edilen evrakla ilgili yazışma dosyaları Süresiz Kurumunda saklanır. 3 Kurum dışı ve kurum içi yazışma dosyaları 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 4 Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nden gelen genelge ve dağıtımlı yazılar (Gündemden düşenler) 2 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 Denetim raporları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 6 Tespit raporları (Devlet Arşivleri tarafından gönderilen) Süresiz Kurumunda saklanır. 7 Arşivcilik bilgileri ve mevzuat dokümanları Süresiz Kurumunda saklanır. 8 Dosya Plânı (Yönetmeliği) Süresiz Kurumunda saklanır. BİRİMİ : ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ Sıra No 1 2 Malzemenin Adı ve Konusu Başbakanlık ve Bakanlıklardan gelen genelge, tamim, tebliğ vb. (Gündemden düşenler) İç genelgeler ve makamın mesai ile ilgili yazıları Saklama Süresi Birim 57 Kurum 2 yıl - Düşünceler Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl 13 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir.

58 Makamın gezileri ile ilgili alınan seyahat olurları İzin ve görevli ayrılmalarda bırakılan vekâletler Makamca üst düzey yöneticiler arasında yapılan görev dağılımları Makamın basın organlarına verdiği beyanatlar, basın toplantıları Makamın çeşitli vesilelerle yaptığı konuşmalar Bir üst makama kurum faaliyetleriyle ilgili gönderilen faaliyet raporları Günlük gazeteler, kurumla ilgili gazete kupürleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilir. Süresiz Süresiz 10 Vatandaşların dilek, istek ve şikâyetleri 5 yıl - Kurumunda saklanır. Kurumunda saklanır. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. 11 Davetiyeler, telgraflar 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 12 Makamın gezileri, gezi programları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 13 Birimlerin ve bağlı kuruluşlarca makama verilen brifingler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 14 Kanun tasarıları, kanun teklifleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 15 Kurum tarafından cevaplanması istenen soru önergeleri ve bunlara verilen cevaplar 16 Muhtelif yazışmalar 5 yıl 10 yıl BİRİMİ : PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI Sıra No 1 Malzemenin Adı ve Konusu Bakanlıklardan veya diğer kurumlardan gelen genelge, tamim, tebliğ, vb. (Gündemden düşenler) 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Saklama Süresi Birim Kurum 2 yıl - 2 Birimden çıkan genelge, tamim, emir vb. 2 yıl 13 yıl 3 Personel özlük dosyaları Emekli oluncaya kadar 4 Emekli özlük dosyaları Taşra teşkilâtlarının personel konusunda görüş istekleri ve bunlara verilen cevaplar Kademe ve derece ilerlemeleri ile ilgili yazışmalar Terfilerle ilgili yazışmalar, terfi listeleri, terfi olurları Naklen atama talepleri, muvafakat istekleri ile ilgili yazışmalar 101 yılını tamamlayı ncaya kadar 101 yılını tamamlayı ncaya kadar Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. Devlet Arşivi ne gönderilmez. Düşünceler Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. Kamuya mal olmuş şahsiyetlere ait özlük dosyaları Devlet Arşivi ne gönderilir. Kamuya mal olmuş şahsiyetlere ait özlük dosyaları Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 58

59 9 Personelin özlük hakları ile ilgili dilekçeleri 10 İş istekleri Personelin yıllık izinleri ve yıllık izinlerin birleştirilmesi ile ilgili yazışmalar, iznini Yurt dışında geçirecekler için izin olurları, ücretsiz izin yazıları (Özlük dosyasına giriyor.) Personel alımı için açılan imtihanlar (Duyurular, başvuru formları, imtihan tutanakları, sınav salonu tahsis sözleşmeleri, sınav kâğıtları, kazanan ve kazanamayanların listeleri) Çeşitli kurum ve kuruluşlara gönderilen, kurumun personel durumunu gösterir tablolar, cetveller ve yazışmalar Taşra teşkilâtlarından gönderilen personel durumunu gösterir cetveller 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 15 Görevlendirmelerle ilgili yazışmalar 2 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 16 Kademe ve derece terfileri yapılan personel ile ilgili listeler 17 İntibak çizelgeleri, bunlarla ilgili yazışmalar 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez Personelin fazla çalışmasına ilişkin yazışmalar, fazla çalışma cetvelleri Personel maaşından yapılan her türlü kesintilerle ilgili yazışmalar, kesintilerle ilgili listeler Personel maaş bordroları, ek ödeme bordroları, fazla mesai bordroları İkraz, nafaka, icra gibi personel maaşından kesilen özel kesintilerle ilgili yazışmalar İşçi puantaj cetvelleri ve bunlarla ilgili yazışmalar Onay dosyaları (Tayin geçici görevlendirme vb.) Toplu İş Sözleşmeleri (Ön çalışmalar, işçi sayıları, görüşme tutanakları, bir önceki sözleşmenin uygulanmasında görülen aksaklıklar, sözleşme yapmak için gerekli yetki belgeleri vb. yazışmalar Toplu iş sözleşmesinin uygulanması ile ilgili sendikalarla yapılan yazışmalar Toplu iş sözleşmesi ile işçilere sağlanan her türlü haklarla (İkramiye, giyecek yardımı, kömür yardımı, vb.) ilgili yazışmalar İşçi sendikasına ödenmek üzere işçilerden kesilen aidatlarla ilgili yazışmalar ve listeler 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl 28 Personelle ilgili şikâyetler 5 yıl Personel hakkında açılan tahkikatlar, bununla ilgili inceleme raporları, verilen cezalar Personelin ödüllendirilmesi ile ilgili yazışmalar Sözleşmeler ve tutanakları Devlet Arşivi'ne gönderilir. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 59

60 Merkez Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu kararları Yan ödeme ve özel hizmet tazminatlarıyla ilgili taşra teşkilâtı ve birimlerle yapılan yazışmalar Yan ödeme ve özel hizmet tazminatlarıyla ilgili cetveller Yabancı dil tazminatı alacak personelle ilgili yazışmalar Sözleşmeli personelle ilgili yazışmalar (Sözleşmeli personelle ilgili vizeler, ücret tespiti, sözleşmeli personel alınması hakkında olurlar, sözleşmelerin uzatılmasına dâir onaylar) Maliye Bakanlığı ndan geçici işçiler için alınan vizeler ve bunlarla ilgili yazışmalar İş kazalarıyla ilgili yazışmalar (İş kazası raporları) Taşra teşkilâtlarından işçi ücretlerinin artırılması ile ilgili teklifler, verilen cevaplar ve olurlar Kıdem tazminatı ile ilgili taşra teşkilâtıyla yapılan yazışmalar, kıdem tazminatı ödeme emirleri, kıdem tazminatı ile ilgili yazışmaların suretleri Taşranın işçi alınmasıyla ilgili talepleri ve verilen cevaplar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 41 Tayinlerle ilgili yazışmalar Tayin iptalleri, itirazlar, açılan davalar ve Danıştay kararları Kadro tahsisi ile ilgili yazışmalar, kadro cetvelleri Hizmet birleştirmeleri ve hizmet borçlanmalarıyla ilgili yazışmalar Hizmet sürelerinin tespiti ile ilgili yazışmalar İstifa ile görevden ayrılan personelin isteği üzerine emekli keseneğinin geri ödenmesine dair yazışmalar Emeklilik ve ölüm faturalarının ödenmesine ait yazışmalar Emekli müktesep haklarıyla ilgili yazışmalar Bir ayda 7 günden fazla rapor alan personelle ilgili yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 50 Yurt dışı tedavilerle ilgili yazışmalar 51 Gıda yardımı alacak personelle ilgili yazışmalar 52 Pasaport çıkartılmasıyla ilgili yazışmalar 53 Birimin faaliyetleri ile ilgili yazışmalar Sayılı Kanun dan sözleşmeye geçen personelle ilgili yazışmalar 60

61 Kadro iptalleri ve kadro ihdasları ile ilgili yazışmalar Resen emekliye ayrılanlarla ilgili yazışmalar İş kazası neticesi ölen personelin yakınlarının işe alınmasıyla ilgili yazışmalar Emekliye ayrılmış işçilerin sosyal yardım zamlarını ödenmesi ile ilgili S.S.K. ile yapılan yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 59 İşçi ikramiyeleri ile ilgili yazışmalar Sakat, eski hükümlüler ve kimsesiz gençlerin iş talepleri, işe almalar, bunlarla ilgili listeler Asker dönüşü işe başlamayla ilgili yazışmalar İzne ayrılan işçilere ödenen avanslarla ilgili yazışmalar ve ödeme emirleri Yurt dışına görevli veya iznini geçirmek amacıyla giden personelle ilgili yazışmalar, olurlar, Başbakanlıktan alınan izin, ilgili kurumlara gönderilen bilgi formları, Yurt dışına gitmesi kabul edilmeyenler hakkında yazışmalar Genel Müdür ve Genel Müdür Yard. izinlerinde verdikleri vekâlet 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 65 Personel işlerini takip için tutulan defterler 66 Unvanı değişen personelle ilgili yazışmaların suretleri 67 Kıdem aylıklarıyla ilgili yazışma suretleri 68 Özel sağlık kuruluşlarında tetkik yaptıran personelin sağlık giderlerinin ödenmesiyle ilgili yazışmalar 69 Maaş bordrolarının suretleri Valilikten geçici işçiler için alınan vizeler ve bunlarla ilgili yazışmalar Kişinin sözleşmeden doğan haklarının zamanında ödenmesiyle ilgili mahkeme yazışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 72 Vize edilmeyen kadro talepleri 73 Vize edilen daimi kadrolar 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Tasarruf teşvik kesintileri (Geri ödemesi yapılanlar) Gizli tezkiye varakalarının gönderildiğine dair yazılar 76 Şahıs emekli kesenekleri icmal bordroları 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 77 Hasta sevk kâğıtları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 78 İş Kurumu na gönderilen personel durum cetvelleri 79 Açık bulunan kadrolara açıktan atamalar 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 61

62 BİRİMİ : SAVUNMA SEKRETERLİĞİ Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Askere celp ve sevk tehir işlemleri ile ilgili yazışmalar Yedek personel (Kilit personel) erteleme işlemleri ile ilgili yazışmalar, kadro ertelemeleri İnsan gücü plânlaması (Gündemden düşenler) Motorlu taşıt ve iş makineleri erteleme işlemleri ile ilgili yazışmalar (Gündemden düşenler) Kurum tarafından hazırlanan Kaynak Katalogları 6 Millî Alarm Sistemi Talimatı 7 Hazırlanan her türlü özel veya genel plânlar Saklama Süresi Birim Kurum Düşünceler 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Kanunî bekleme süresince Kanunî bekleme süresince - Devlet Arşivi ne gönderilmez. - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 8 Sivil savunma ekipleri ile ilgili dosya 9 Yabancı uyruklularla ilgili yazışmalar 5 yıl 10 yıl Nöbetçi memurluğu ile ilgili yazışmalar ve nöbetçi personel listeleri Koruyucu güvenlikle ilgili denetleme raporları Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 12 Personel güvenlik soruşturmaları 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 13 Kaza raporları Millî Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği tetkik ve denetleme raporları NATO alarm ve NATO tatbikatları ile ilgili yazışmalar 16 Yıllık faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl Genel Kurmay Başkanlığı, Millî Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği ve Sivil Savunma Genel Müdürlüğü nden gelen, genelge, direktif, yönerge vb. (Gündemden düşenler) Sivil Savunma ekiplerinin eğitilmesi ile ilgili eğitim dosyaları Koruyucu güvenlik dosyası ve talimatları (Gündemden düşenler) Özel günler için kurum içinde alınan önlemlerle ilgili yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. İlgili birim tarafından topluca Devlet Arşivi ne gönderilir. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 21 İl, İlçe Kaynak Sayım Cetvelleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 22 Sabotajlara karşı koruma plânları (Gündemden düşenler) 62 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez.

63 23 Sivil Savunma Plânı Yangınlara Karşı Koruma Yönetmeliği (Gündemden düşenler.) İl Afet Plânları (Kriz merkezleri ile ilgili çalışmalar) (Gündemden düşenler) Kanuni bekleme süresince - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. BİRİMİ : TEDARİK-İKMAL VE LEVAZIM İŞLERİ Sıra No 1 Malzemenin Adı ve Konusu Bakanlıklar veya diğer kurumlardan gelen genelge, tamim, tebliğ vb. (Gündemden düşenler) Saklama Süresi Birim Kurum 2 Birimden çıkan genelge, tamim, emir vb. 2 yıl 13 yıl 3 Taşra teşkilâtlarının görüş istekleri ve bunlara verilen cevaplar 4 İç ve dış satın almalarla ilgili ihale dosyaları 5 yıl 10 yıl Düşünceler 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Büyük ve önemli görülen ihale dosyaları Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 Satın alma Komisyon Kararları 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 6 7 Kiralamalarla ilgili yazışmalar (Sözleşmesi sona erenler) Çeşitli kurum ve kuruluşlara gönderilen kurumun ithalatına ait listeler 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 8 Gözetim şirketleriyle yapılan yazışmalar 9 Firmalara ait repertuarlar 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 10 Gümrükleme dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 11 Satın alınacak mallarla ilgili teklif mektupları 12 Demirbaşlar ve kırtasiye alımları ile ilgili yazışmalar 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 13 Ayniyat tesellüm makbuzları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez Malzeme teslim tutanakları ve demirbaş listeleri (Gündemden düşenler) Malzeme bakım sözleşmeleri (Sözleşme sona erdikten sonra) Terkin yazışmaları, demirbaştan düşülen malzemelerle ilgili yazılar Taşra teşkilâtlarınca gönderilen araç, gereç ve malzeme envanterleri Taşra teşkilâtlarının demirbaş alımı için ödenek istekleri Resmî mühürlerin yaptırılması, yenilenmesi, teslimi ve kayıp mühürlerle ilgili yazışmalar Demirbaş Eşya Esas Kayıt Defteri (Defter muhteviyatının tamamı kayıttan düşenler) 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 63

64 21 22 Kaybolan veya zayi olan malzemelerin teftişi neticesi düzenlenen raporlar Avans senetleri, avans isteğine dair yazışmalar, olurlar 23 Muhtelif yazışmalar 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. 24 İhale Komisyonu Karar Defteri 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. BİRİMİ : TEFTİŞ KURULU BAŞKANLIĞI Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Saklama Süresi Birim Kurum 1 Her türlü denetim raporları ve cevapları 5 yıl 10 yıl Düşünceler Yıllara göre örnekler seçilerek Devlet Arşivi ne gönderilir. 2 Denetim programları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 3 Yıllık faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl 4 Her tür teftiş raporlarının kaydedildiği defterler 5 Tetkikat ve tahkikat raporları 5 yıl 25 yıl 6 Fezlekeler 5 yıl 15 yıl İlgili birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Kamuya mal olmuş ve kamuoyunu ilgilendirenler seçilerek Devlet Arşivi ne gönderilir. Kamuya mal olmuş ve kamuoyunu ilgilendirenler seçilerek Devlet Arşivi ne gönderilir. 7 Suç duyuruları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 8 İsim ve il fihristleri, iş emirleri kayıt defteri, teftiş ve tahkik dosyaları, takip fişi gibi evrakın takibini kolaylaştırmak maksadıyla tutulan her türlü kayıt 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 9 İmtihan dosyaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 10 Ortaklaşa yapılan teftişlerde müfettişler arasında yapılan ara yazışmalar ve iş taksimatı için gönderilen dağıtımlı yazılar 11 Genelgeler 2 yıl 13 yıl 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 12 Varış, ayrılış cetvelleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 13 Birimden çıkan yazılar 5 yıl 10 yıl 14 Personel koltuk altı dosyaları (Personel birimden ayrıldıktan sonra) Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. 15 Kurum içi yazışmalar Görevlendirme olurları ve yolluk ödeme evrakı Gelen ve giden evrak kayıt fişleri ve defterleri ile zimmet defterleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 18 Devam takip formları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 64

65 19 Teftiş Kurulunun görüşünü belirten mucipler 5 yıl 25 yıl Farklı görüşlerden örnekler seçilerek Devlet Arşivi ne gönderilir. 20 Disiplin soruşturma raporu 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 21 Ön inceleme ve inceleme raporu 5 yıl 25 yıl 22 Muhtelif yazışmalar 5 yıl 10 yıl BİRİMİ : YÖNETİM KURULU BÜROSU Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Saklama Süresi Birim Kurum Kamuya mal olmuş ve kamuoyunu ilgilendirenler Devlet Arşivi ne gönderilir. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. Düşünceler 1 Yönetim Kurulu Kararları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 2 Yönetim Kurulu Karar Ekleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 3 Onaylar 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 4 Sirküler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 Gelen evrak dosyası 5 yıl 10 yıl 6 Giden evrak dosyası 5 yıl 10 yıl Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca. 7 Duyurular dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 8 Yönetim kurulu toplantı zabıtları dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 9 Faks dosyası 10 Çalışma raporları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. BİRİMİ : ANKARA İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ Sır a No Malzemenin Adı ve Konusu Saklama Süresi Birim Kurum Düşünceler Gıda ve Çevre Kontrol Şubesi 1 Kurul Kararları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 2 Doğal Maden Suları Yazışma Dosyası Envanterler Kurumunda saklanır (Formlar 2 yıl Saklama Süresi Sonunda İmha Edilebilir)

66 3 Şebeke İçme ve Kullanma Suları Yazışma Dosyası Kanalizasyon Arıtma Tesisleri Arık Sular İçme ve Kullanma Suları Sanitasyon İçme ve Kullanma Suları Analiz Sonuçları Su İzlem Formu Maden Suları Şifa Onayı İçme Suları Kabul İzin İşlemleri Kaplıcalar Denetim Numune İşlemleri Kaplıca Analizleri - - Envanterler Kurumunda saklanır (Formlar 2 yıl Saklama Süresi Sonunda İmha Edilebilir) Envanterler Kurumunda saklanır (Formlar 2 yıl Saklama Süresi Sonunda İmha Edilebilir) Envanterler Kurumunda saklanır (Formlar 2 yıl Saklama Süresi Sonunda İmha Edilebilir) Envanterler Kurumunda saklanır (Formlar 2 yıl Saklama Süresi Sonunda İmha Edilebilir) Envanterler Kurumunda saklanır (Formlar 2 yıl Saklama Süresi Sonunda İmha Edilebilir) Envanterler Kurumunda saklanır (Formlar 2 yıl Saklama Süresi Sonunda İmha Edilebilir) Envanterler Kurumunda saklanır (Formlar 2 yıl Saklama Süresi Sonunda İmha Edilebilir) Envanterler Kurumunda saklanır (Formlar 2 yıl Saklama Süresi Sonunda İmha Edilebilir) Envanterler Kurumunda saklanır (Formlar 2 yıl Saklama Süresi Sonunda İmha Edilebilir) 13 GSM İzin İşlemleri - - Kurumunda saklanır 14 Piyasa Denetimleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 15 Su Denetimleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 16 Legionella Kontrol Programı - - Envanterler Kurumunda saklanır (Formlar 2 yıl Saklama Süresi Sonunda İmha Edilebilir) 17 Doğal Kaynak Suları Ruhsatlandırma - - Kurumunda saklanır 18 Doğal Maden Suları Ruhsatlandırma - - Kurumunda saklanır 19 İçme Suları Ruhsatlandırma - - Kurumunda saklanır 20 İşlenmiş Kaynak Suları Ruhsatlandırma - - Kurumunda saklanır 21 İşlenmiş Maden Suları Ruhsatlandırma - - Kurumunda saklanır 22 Kaplıcalar Ruhsat İşleri - - Kurumunda saklanır 23 Su Araçları Taşıma İşleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 24 İstatistiki Verilerle İlgili İşlemler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 25 Çalışma Yıllığı İşlemleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 26 DSÖ Proje çalışmaları(okul Su Deposu Dezn. Projesi, Beyaz Parmak Projesi) 5 yıl 10 yıl 66

67 27 Birinci Basamak S.H. Proje Çalışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 28 Su Şikayetleri 5 yıl 10 yıl 29 Proje Eğitim Çalışmaları 5 yıl 10 yıl 30 Gıda Numune Analiz İşlemleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 31 Aktar Satış İzin Belgeleri - - Kurumunda saklanır 32 Otel Denetimleri 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 33 İçkili Yerlerin Denetimi 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 34 Personelin Kullandığı Sağlık Karnelerinin Dip Koçanları Yataklı Tedavi Şubesi 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 1 Kamu Hastaneleri Yatırım İşlemleri - - Kurumunda saklanır 2 Hastane Açılış İşlemleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 3 Yatak Artırım İşlemleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 4 Fonksiyon Değişiklik İşlemleri - - Kurumunda saklanır 5 İsim Değişikliği İşlemleri - - Kurumunda saklanır 6 Dal Uzmanlıkları, Servis Açma İşlemleri - - Kurumunda saklanır 7 Ünite Kurma İşlemleri - - Kurumunda saklanır 8 Protokol İşlemleri 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 9 Tazminat Davaları İşlemleri Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 11 Kamu Hastaneleri Toplantı Yazıları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 12 Kamu Hastaneleri Hemşirelik Hizmetleri 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 13 Vardiya Hizmet Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 14 Görüş Talep Yazıları 5 yıl 10 yıl 15 Semt Poliklinikleri Açılış-Kapanış İşlemleri - - Kurumunda saklanır 16 Semt Poliklinikleri İsim Değişikliği İşlemleri - - Kurumunda saklanır 17 Hastane, Poliklinik, Vardiya İstatistikleri Formları 18 Deprem, Afet Yazıları 5 yıl 10 yıl 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 19 Yeşil Kart Yazışmaları 3 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 20 Kaybolan Yeşil Kart Yazışmaları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 67

68 21 Yeşil Kart İstatistikleri 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 22 Yeşil Kart Şikayetleri 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 23 Yeşil Kart Sahteciliği 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 24 Yeşil Kart Ödenek Yazışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 25 Yeşil Kart Yenilemesi 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 26 Sosyal İadeler 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 27 Ruhsatlar Dosyası - - Kurumunda saklanır Bulaşıcı Hastalıklar ve Bağışıklama Şubesi 1 Genişletilmiş Bağışıklama Programı İşlemleri - - Kurumunda saklanır 2 Polio Eradikasyonu Programı - - Kurumunda saklanır 3 Kızamık Eliminasyon Programı - - Kurumunda saklanır 4 Neonatal Tetanoz, Hepatit-B, Boğmaca, Difteri Dosyaları - - Kurumunda saklanır 5 Aşılama Çalışmaları - - Kurumunda saklanır 6 Genişletilmiş Annelik Programı(GAP) İle İlgili İşlemler - - Kurumunda saklanır 7 Genişletilmiş Annelik Programı(GAP) Formları - - Kurumunda saklanır 8 Salgın Kontrol Sürveyans - - Kurumunda saklanır 9 Salgın Kontrol Sürveyans Formları 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 11 Bölge Dışı Aşı Bildirimleri - - Kurumunda saklanır 12 Hac Aşılama İşlemleri 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 13 Okul Aşılama İşlemleri 20 - Devlet Arşivi ne gönderilmez 14 Aşı Sonrası İstenmeyen Etki (ASİE) Programı - - Kurumunda saklanır 15 Aşı İmha İşlemleri 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 16 Soğuk Zincir İşlemleri 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 17 Aşı Taşınır İşlem Fişi 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 18 Bakanlık Aşı İstem İşlemleri 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 19 Aşılama Çalışmaları Görevlendirmeleri 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 20 Kampanya Çalışmaları - - Kurumunda saklanır 21 SSPE-Kızamık Kompikasyonu 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 22 Kuş Gribi 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 68

69 23 Lepra Cüzzam 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Tuberküloz Şubesi 24 Aktif Surveryans - - Kurumunda saklanır 25 Formlar Kurumunda saklanır 26 Form A 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 27 Form B - - Kurumunda saklanır 28 Özel Kuruluş Hastaneleri Hasta Bildirimleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 29 Kamu Kuruluşları Hasta Bildirimleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 30 Tıp Meslekleri Şubesi Özel Birimler Sağlık Hizmetleri Personel Çalışma Belgesi Süresiz - Kurumunda saklanır 31 Mesul Müdürlük Belgeleri Süresiz - - Kurumunda saklanır 32 Özel Kuruluşlar Kuruluş Ruhsatı Süresiz - - Kurumunda saklanır 33 Özel Kuruluşlar Dosyası Süresiz - Kurumunda saklanır 34 DOB-Denetim Formları 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 35 Evde Bakım Hizmetleri Süresiz - - Kurumunda saklanır 36 Psiko Teknik Rapor ve Yazışmaları Süresiz - Kurumunda saklanır Sağlık Ocakları Şubesi 35 Sağlık Merkezleri İşlemleri - - Kurumunda saklanır 36 Sağlık Ocakları Köy Mahalle Hizmet Alanı - - Kurumunda saklanır 37 Sağlık Ocakları Donanım Envanteri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 38 Sağlık Ocakları Bölge Harita Krokileri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 39 Poliklinik Oda Sayıları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 40 Orman Yangını Nöbetleri 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 41 Okullar Taramaları - - Kurumunda saklanır 42 Laboratuar ve Otomasyon İşleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 43 Kayıp Şahıs Soruşturmaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 44 Hafta Sonu Nöbetleri 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 45 Gezici (Mobil) Sağlık Hizmetleri 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 69

70 46 Gezi Beyanı ve Programı 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 47 Ev Halkı Tespit Fişi Çalışmaları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 48 Bölge Tabanlı Hizmet Uygulaması 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 49 Durum Bildirimi 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 50 Aylık Poliklinik Hasta Sayıları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 51 Aile Hekimliği Ön Çalışma Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Koruyucu Hekimlik Uygulama Hizmetleri Fizibilite Dosyası AÇS/AP Şubesi AP Uygulama Eğitimi ve Ria Sertifika Programı 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 54 Kontraseptif Malzeme Dağıtım Programı 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 55 Anne Sütünün Teşviki ve Bebek Dostu Hastaneler Programı 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 56 Anne Ölümleri Veri Sistemi 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 57 Bebek Ölüm Bilgi Formları 2 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez İshalli Hastalıkların Kontrol Programları Yazışmaları Akut Solunum Yolu Enfeksiyonlarının Kontrolü Programı Yazışmaları Adolesan Sağlığı ve Gelişimi Projesi Yazışmaları 2 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 61 Yeni Doğan Tespiti Projesi Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 62 Fenilketonuri Tarama Programı Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 63 Hemoglobinopati Kontrol Programı Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 64 Neonatal Resusitasyon Programı Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 65 Tıpta Sürekli Eğitim Programı Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Demir Gibi Türkiye Projesi (Demir Yetersizliği) Yazışmaları Büyüme ve Gelişmenin İzlenmesi Programı Yazışmaları Ana Ölüm Nedenlerinin Belirlenmesi ve Araştırılması İyot Yetersizliği Hastalıkları ve Tuzun İyotlanması Programı Yazışmaları Ağız ve Diş Sağlığını İyileştirmede Florür Kullanımı Programı Yazışmaları Genel Bebek Bakımı ve Hasta Bebek/Çocuk Tanımlaması Projesi Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 70

71 72 Türkiye Üreme Sağlığı Programı Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Bilinçli Anne, Sağlıklı Bebek Projesi Yazışmaları Bebeklerde D Vitamini Yetersizliğinin Önl. ve Kemik Sağlığı Kor. Projesi Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 75 Sosyal Riski Azaltma Projesi Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 76 Ulusal Anne Ölümleri Çalışması Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 77 Gebelerde Demir Destek Programı Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 78 Erken Çocukluk Gelişimi Projesi Yazışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 79 Yeni Doğan İşitme Taraması Programları Yazışmaları 2 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 80 İzleme ve Değerlendirme Ziyareti 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 81 Aile Planlaması Uygulama Durumu 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 82 Doğum, Doğum Öncesi ve Sonrası Bakım 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez İlaç ve Eczacılık Şube Müdürlüğü 83 Eczane Dosyaları(Faaliyette Olan Eczaneler) - - Kurumunda saklanır 84 Eczane İzin Dosyaları - - Kurumunda saklanır 85 Eczane Kapama Dosyaları - - Kurumunda saklanır 86 Eczane Kısa Süreli Mesul Müdürlük Belgesi 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 87 Eczane Nöbet, Pano ve Mesai Kontrolleri Dosyaları 3 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 88 Eczane Merkez, İlçe Nöbet Dosyası 3 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 89 Eczane İdari Para Cezası Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 90 Eczane Uyuşturucu İmha Tutanakları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 91 Eczane İhtar ve İkaz 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 92 Eczane Şikayet 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 93 Eczane Depoları(Faaliyette Olanlar) - - Kurumunda saklanır 94 Eczane Depo Kapanma Dosyaları - - Kurumunda saklanır Eczane Deposu Kontrole Tabi İlaç Bildirim Üst Yazıları Eczane Deposu Kontrole Tabi İlaç Bildirim Cetvelleri 3 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 3 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 97 Eczane Deposu Uyuşturucu İmha Tutanakları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 98 Ecza Dolabı (Faaliyette Olanlar) Süresiz - Kurumunda Saklanır 71

72 99 Ecza Dolabı Açma-Kapama Dosyaları - - Kurumunda saklanır 100 Kontrole Tabi İlaçlar Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 101 Uyuşturucu Dosyası - - Kurumunda saklanır 102 İlaç Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 103 Kaçak İlaç Tasiş Dosyası 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez Kırmızı, Yeşil, Mor ve Turuncu Reçete Kontrol Edilenler Kırmızı, Yeşil, Mor ve Turuncu Reçete İhtarları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 106 Kaybolan Reçete Yazışmaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 107 Yeşil, Kırmızı ve Mor Reçete Tahsis ve Dağıtım Yazışmaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 108 Hemofili ve Kan Ürünü Genel Yazışmalar 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 109 Hemofili Takip Karnesi Müracaatı ve Hemofili Kartotex 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 110 SSK Eczaneleri Dosyaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 111 SSK Eczaneleri Kapanma Dosyaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 112 Özel Hastane Dosyaları - - Kurumunda saklanır 113 Kozmetik Kapanma 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 114 Kozmetik Denetim Teftişleri 3 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 115 Kozmetik Genel Yazışma 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 116 Kozmetik Üretim Yerleri ve Kozmetik İthalatçıları ve Fason Üretimciler Dosyası - - Kurumunda saklanır 117 Tıbbi Malzeme Kapanma 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 118 Eczacı Yıllık İzin Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 119 Eczaneler Teftişine Mahsus Rapor 5 yıl 10 Yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 120 Eczane Ruhsatının Teslimine Dair Tesellüm Belgesi Süresiz - Kurumunda saklanır (Faaliyette Olan Eczanelerin Dosyasında- Kapanan Eczaneler Kurumunda saklanır.) 121 Eczane Dışında İlaç Satışı 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 122 Laboratuar Açma-Kapama - - Kurumunda saklanır 123 Kaynak Katalogları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 124 Kriz Dönemi İlaç Stokları Yazışmaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 125 Kaçak İlaç Yazışmaları Süresiz - Kurumunda saklanır 72

73 126 Eczane Eylem Tutanakları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir 127 Tıbbi Ürün Tanıtım Elemanları Giriş Kartları - - Kurumunda saklanır 128 Medikal Gaz Üretim Yerleri Dosyası - - Kurumunda saklanır 129 İlaç Fabrikaları Dosyası - - Kurumunda saklanır 130 Kırmızı Yeşil Reçete İlaç Defteri 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 131 İlaç Bandrol Dosyaları Süresiz - Kurumunda Saklanır Eczane, Depo, Kozmetik, Aktar ve Baharat Teftiş Dosyaları Tıp Meslekleri Şubesi Özel Birimler Sağlık Hizmetleri Personel Çalışma Belgesi 2 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez - - Kurumunda saklanır 134 Sertifikalar - - Kurumunda saklanır 135 Mesul Müdürlük Belgesi - - Kurumunda saklanır 136 Kuruluş Ruhsatları - - Kurumunda saklanır 137 DOB-Denetim Formları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Özel Kuruluşlar Reklam Tanıtım Bilgilendirme Federasyon, Cemiyetler ve Birliklerle İlgili Yazışmalar 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 140 Tabip Odaları Kuruluş Dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 141 TTB, TDB nin Uluslararası İlişkilerle İlgili Yazışmalar 5 yıl 10 yıl Ayıklama ve imha komisyonunca 142 İşyeri Hekimliği Yazışmaları Dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 143 Ağız Diş Sağlığı Şubesi Fissur Sealant ve Tropikal Flour İhtiyacı Dosyası 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 144 Sahte Diş Hekimleri Dosyası - - Kurumunda saklanır Formları 5 5 Devlet Arşivi ne gönderilmez 146 Diş Hekimi Muayenehane, Diş Hastanesi ve Laboratuarları Açma-Kapama Dosyası - - Kurumunda saklanır 147 Diş Teknisyenleri Dosyası - - Kurumunda saklanır 148 Diş Depoları Ruhsat İşlemleri Dosyası - - Kurumunda saklanır Sağlık Grup Başkanlığı 149 Gezi Beyanı Formları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 150 Gezi Beyanı Yıllık Değerlendirme Raporları - - Kurumunda saklanır 73

74 151 AÇS Çizelgesi(Bölgede Yapılan Gebe-Loğusa Durum Çalışmaları) 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 152 Form 018/A (Bulaşıcı Hastalık Tespit Formu) 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 153 Form 023-Aylık Çalışma Formu (1. Basamak Aylık Hasta Takibi) 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 154 Form 018/C Gıda Zehirlenme Formu 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 155 Form 014/B Bölge Dışından Gelen Hastaların Kodlama Formu 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 156 Form 102 Aile Planlaması Çalışma Formu 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 157 Form 103 AÇS Program Çalışmaları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 158 Durum Tespit Formu Aile Planlaması Çalışma Formu 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 159 Fenilketonuri Kan Alma Formu 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Bildirimi Zorunlu Hastalıklar Dışında Kalan Hasta Dağılımı (17 Başlıklı) Sağlık Ocakları ve Sağlık Evleri Personel Durum Çizelgesi 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 162 Kanser Bildirim Formu 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 163 Anne Ölüm Formu 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Aylık Ağız Diş Sağlığı Formu 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 165 Yeni Doğan Tespit Formu Süresiz - Kurumunda saklanır 166 Aylık D Vitamini Formu 2 yıl 3 Devlet Arşivi ne gönderilmez 167 Aylık Çocuk Demir Formu 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 168 Gebe Demir Formu 2 yıl 3 Devlet Arşivi ne gönderilmez BİRİMİ : ANKARA İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 169 Aylık Bebek Ölümü Bilgi Formu 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 170 Aylık Hasta Sayıları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 171 Gebe İzleme Formu 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 172 Aylık Gezici Mobil Hizmetleri 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 173 Form 013 Aşı Sonuç Çizelgesi 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 74

75 174 Hastalık Lojistik Aşı Formu 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 175 Akut Flask Paralizi 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 176 Aylık RS 30 Formu Ruh Hastaları Takibi 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 177 Form 020 Çevre Sağlığı Çalışmaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 178 Neonetal Bebek Ölümü 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 179 GBP Sürveyans Formu 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 180 GBP Sürveyans Raporları - - Kurumunda saklanır 181 Form 017/ A Grup A- Hastalıkları 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 182 Aylık Parazit Formu 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Form 018/B Bildirimi Zorunlu Olmayan Hastalıklar Aylık Kız Çocuklarının Okullaştırılması Çalışmaları - - Kurumunda saklanır 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 185 Aylık Çocuk İstismarı Eğitim Formu 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Aylık Adölesan Eğitim Formu 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Aylık Gebelik Takip Formu 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 188 Halk Eğitimi ve Hizmetiçi Eğitim Formu 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 189 Kayıp Kişi Bildirimi - - Kurumunda saklanır 190 Kontrole Tabi İlaçlar 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 191 Kampanyalar 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 192 Kayıp Yeşil Kartlar 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez BİRİMİ : ANKARA İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 193 Hastaya Verilen Raporlar 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 194 İl ve İlçe Hıfzısıhha Komisyon Kararları - - Kurumunda saklanır 195 İşyeri Açma İzin Belgesi İçin Verilen Sağlık Raporu 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 196 İnceleme(SABİM) 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 197 İnsan Ticareti İle Mücadele Yazışmaları 2 yıl 3 yıl 75 Ayıklama ve imha komisyonunca

76 112 HIZIR ACİL SERVİS 198 Hasta Takip Formları 3 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 199 Ambulans Vakıa Formları A-B-C Serileri 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 200 Acil Yardım İstasyonu Nöbet Defteri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 201 Acil Vakıa Defteri 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 202 Günlük Ambulans Kontrol Formu 2 yıl - Ayıklama ve imha komisyonunca 203 Olağanüstü Durum Formu 5 yıl 96 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 204 İlk Yardım Sertifikası, Eğitici Eğitim, Acil Hekim Sertifikası, Eğitmen Sertifikası, Eğitimci Çalışma Belge Kayıt Defterleri, Mesul Müdürlük Kayıt Defteri Süresiz - Kurumunda saklanır 205 Özel Ambulans Denetim Formu Süresiz - Kurumunda saklanır 206 Kalite Belgesi Süresiz - Kurumunda saklanır BİRİMİ : ANKARA Dr. SAİT YAZICI SAĞLIK OCAĞI Sıra Saklama Süresi No Malzemenin Adı ve Konusu Birim Kurum Düşünceler 1 Bilgi Formları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 Tıbbi Müdahale İzin Belge Dosyası 2 yıl 3 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 3 Aşı Kayıtları (12A-12B Formları) - - Kurumunda saklanır 4 Kişisel Sağlık Fişi - - Kurumunda saklanır Bulaşıcı Hastalık Kayıt Formu - - Kurumunda saklanır 6 Kişisel Bilgi Formları - - Kurumunda saklanır ALTINDAĞ SAĞLIK GRUP BAŞKANLIĞI 1 2 Sağlık Ocaklarından Gelen İstatistiki Bilgi Formları Yeşil Kart Faturaları ve Tahakkuk Müzekkereleri 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez 3 Yeşil Kart Dosyaları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 4 Kabul Edilmeyen Yeşil Kart Dosyaları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 76

77 MÜŞTEREK HUSUSLAR Bütün kurum ve kuruluş arşivlerinde bulunan ve benzer özellikteki evrak ve malzeme, aşağıda verilen başlıklar altında değerlendirmeye tabi tutulmuştur. Evrak Kayıt Defterleri ve Diğer Defterler 1) Genel Evrak ve Haberleşme Servislerinde Tutulan Defterler: a) Bütün kurumları haberleşme servislerinde, kuruma gelen ve giden yazıların kaydedildiği kayıt defterleri ve evrak föyleri bulunmaktadır. Bunlar arşivlerde büyük bir yer işgal etmektedir. Bir kuruma gelen giden evrak bu kayıtlardan takip edilmektedir. Ancak, bazı kayıt defterleri veya foylerde yalnızca yazının havale edildiği birime ait bilgi bulunmakta, yazıya ne gibi bir işlemin yapıldığı veya hangi dosyaya konulduğu hakkında bilgi bulunmamaktadır. Bu tür kayıt defterleri ve föyler cari işlemleri döneminde önem arz etmekte olup, arşiv açısından sürekli bir değer taşımamaktadır. Bazı kayıt defterlerinde ise gelen ve giden evrak arasında bağ kurulmakta, bu evrakın hangi birimde ve hangi dosyada bulunduğu hakkında bilgiler bulunmaktadır. Bu tür defterler arşivlik değer taşımaktadır. 77

78 b) Zimmet Defterleri, telgraf kayıt defterleri vb. günlük işlerin takibinde kullanılan defterlerin arşivlik değerleri bulunmamaktadır. 1) Birimlerde Tutulan Defterler: a) Evrak Kayıt Defterleri: Birime gelen ve giden evrakın kaydedildiği defterlerdir. Birime gelen ve giden yazıları göstermesi, üzerinde ne gibi bir işlem yapıldığı ve hangi dosyaya kaldırıldığının tespiti açısından önemlidir. Her hangi bir sebepten dolayı evrakın bulunamaması durumunda kayıtlardaki bu bilgiler bir olayı tespitinde ve belgelerin bulunmasında kullanılan birinci el kaynaktır. Bu açıdan arşiv değeri taşımakta olup, kurumlarda sürekli saklanması uygun görülmektedir. b) Arşivde seri halde teşekkül eden dosyaların kaydedildiği defterlerin arşiv açısından önemi büyüktür. Bunlar, arşivin numerik envanteri durumunda olup, sürekli kullanılmaktadırlar. Örnek: Dava Esas Kayıt Defterleri, Sicil Defterleri vb. c) Zimmet Defterleri, Posta Alındı Defterleri, vb. gibi günlük işlerin takibinde kullanılan defterlerin arşivlik değeri bulunmamaktadır. d) Yapılan İş Konusunda Bilgi Veren Defterler: Doğrudan doğruya bilgi veren defterlerdir. Bu tür defterlerin tamamı arşiv malzemesi özelliği taşımaktadır. Karar Defterleri, Şeref Defterleri, Nüfus Defterleri, vb. Gelen ve Giden Yazılar Dosyası Bazı kurumlarda haberleşme sırasında gelen ve giden evrakın kopyaları tutulmakta, bazılarında ise, jurnal adı altında giden yazıların bir kopyası ayrıca tutulmaktadır. Bu yazılar, yapılan işlem hakkında tam bilgi vermediğinden arşiv açısından fazla bir önem taşımamakta, ancak günlük işlerde yazının tarih ve sayısını bildirmesi halinde yazılara kolayca ulaşılabilmektedir. Ancak, bir döneme ait belgelerin her hangi bir sebeple yok olması halinde, bu belgeler kurumdan çıkan her hangi bir evrakın araştırılmasında kullanılabileceğinden değer kazanmaktadır. Bazı birimlerde yazının geldiği veya gittiği yere göre (Kurum veya Birimlere göre) dosya açılarak, bütün bu kurum veya birimlerden gelen yazılar aynı dosyaya konulmaktadır. Bu dosyalarda da önemli yada önemsiz görülen yazılar bir arada bulunmaktadır. Bu tür dosyaların ayıklama-imha komisyonlarınca değerlendirilmesi gerekmektedir. Bilgi için gelen yazılar, bazı birimlerde ayrı bir dosyaya konulmaktadır. Bu tür yazılar için bir işlem yapılmadığından, arşivlik değeri bulunmamaktadır. Gereği için yazıyı çıkaran veya yazının gittiği birimce, bu tür yazılar değerlendirmeye tabi tutulacaktır. Hizmetin yürütülmesi maksadıyla, birimlerce çıkarılan dağıtımlı yazılar bir belge niteliği taşıdığından, yazıyı çıkaran birimce bunların tamamının arşiv malzemesi olarak değerlendirilmesi gerekmektedir. Diğer kopyalar ise Devlet Arşivine devredilmeyecektir. Bu tür yazıların bir kopyasının Kurum saklanması da işlemlerin zamanında yürümesi açısından faydalı olacaktır. Mevzuat Dosyaları Yöneticiler, hizmetlerin mevzuat çerçevesinde yürütülmesini takip maksadıyla, kurumun faaliyetleri ile ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, yönerge, genelge vb. mevzuatı sürekli elleri altında bulundurmaktadırlar. Bu tür malzemeyi bütün birimlerde bulmak mümkündür. Kanun, tüzük ve Bakanlar Kurulu Kararları ile yürürlüğe konulan yönetmelikler, Başbakanlık Kanun ve Kararlar Genel Müdürlüğü nden yayınlanmış olanlar Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü nden Resmi Gazete Koleksiyonları vasıtasıyla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne intikal etmektedir. Ancak, kurum yetkililerince uygulamaya konulan yönetmelikler ile mevzuata işlerlik kazandırmak maksadıyla hazırlanan yönerge, genelge ve genel yazılar sadece ilgili kurumda bulunmaktadır. Bunlarda arşiv malzemesi olarak görülmektedir. 78

79 Ayrıca, mevzuat hazırlanırken koordinatör birimce, birimlerin görüşleri toplanarak değerlendirilmektedir. Mevzuat tasarıları ve bu tasarılara ilişkin birimlerin görüşleri, bu mevzuatla ilgili olarak yapılacak araştırma ve çalışmalara ışık tutması açısından önem arz etmektedir. Bunlar da mevzuatı hazırlayan birimce arşiv malzemesi olarak değerlendirilecektir. Mevzuat yürürlükten kalkmış olsa bile zaman zaman geriye dönük çalışmalarda kullanıldığı görülmektedir. Ayıklama İmha Komisyonları kurumlarda çok miktarda bulunan bu tür malzemenin bir takımını da sürekli olarak kurum arşivinde muhafaza etmek üzere ayırmalıdır. Bu bölümde arşiv malzemesi ve ilerde arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzeme dışında kalan dokümanı, yani, muhafazasına lüzum kalmayan malzemeye yapılacak işlemler ile ayıklama ve imhanın gaye ve önemi, ayıklama ve imha komisyonlarının teşkili, yetki ve sorumlulukları, çalışma esasları, imha listelerinin hazırlanması, imha şekilleri ve imha tutanağı gibi konular üzerinde durulacaktır. AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMİNİN GAYESİ VE ÖNEMİ Ayıklama ve imha işleminin gayesi şu şekilde sıralanabilir. 1- Muhafazasına lüzum kalmayan malzeme ile arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme vasfını taşıyan malzemeyi birbirinden ayırmak, 2- Arşivlerde gereksiz evrak ve malzemenin saklanmasını önlemek, 3- Depolardaki yer darlığına ve karışıklığa son vermek, 4- İş kaybına mani olmak, istenen evrak ve malzemeye kolay ulaşmayı sağlamak, 5- Arşiv araç, gereç ve mekanları için yapılacak masrafları azaltmak, 6- Arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin daha iyi şartlarda muhafazasını temin etmek, 7- Kurumda saklanacak arşivlik malzemeyi tespit etmek, 8- Devlet arşivine devredilecek arşiv malzemesini tespit etmek, Bilindiği gibi, çoğu kurum ve kuruluşun arşivleri belgelerle dolu olduğu halde, bu belgelere erişme imkanı mevcut değildir. Bunun başlıca sebebi ise, düzenli bir ayıklama ve imha işleminin yapılamayışıdır. Muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin imhası, arşivlerde yığınların oluşmasına mani olacak ve arşivleri kullanımını rahatlatacak, düzenli ve sağlıklı bir çalışma imkanı sağlayacaktır. Çünkü, geriye kalan arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme daha iyi bir şekilde muhafaza edilebilecek ve ihtiyaç duyulduğunda taranması gereken belgelerin miktarı azalacaktır. ÖRNEK-1- İL SAĞLIK MÜDÜRLÜKLERİNDE KOMİSYON TEŞKİLİ Kurum Adı : Sağlık Bakanlığı İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü Birimin Adı : Çevre Sağlığı Şube Müdürlüğü Komisyon Üyeleri: 1. Üye (Başkan) : Arşiv Sorumlusu 2. Üye : Arşiv görevlisi 3. Üye : Arşiv görevlisi 4. Üye : Çevre Sağlığı Şube Müdürlüğünden görevli personel, 5. Üye : Çevre Sağlığı Şube Müdürlüğünden görevli personel, ÖRNEK-2: HASTANELERDE KOMİSYON TEŞKİLİ Kurum Adı Birim Adı : Sağlık Bakanlığı Onkoloji Hastanesi Baştabipliği : İdari İşler Komisyon Üyeleri: 1- Üye (Başkan) : Arşiv sorumlusu 2- Üye : Arşiv görevlisi 3- Üye : Arşiv görevlisi 4- Üye : İdari İşlerde görevli personel 5- Üye : İdari İşlerde görevli personel, Yeterli personelin olması durumunda, ayıklama ve imha komisyonu yukarıdaki şekilde teşekkül eder. Yeterli personelin bulunmaması durumunda komisyon, en az 3 kişiden oluşur. 79

80 Evrak konusunda uzman olmaları sebebiyle ve lüzumlu evrakın imhasının önlenmesi amacıyla, kurum arşiv sorumlusu ile iki elemanı, yine birimin hizmetlerini iyi tanıyan ayıklaması yapılacak birimin iki elemanı komisyonlarda yer almışlardır. Komisyonların uzun süreli olarak çalışılacağı düşünülerek komisyonlar bu şekilde teşekkül edilmiştir. Yukarıda bahsedilen ayıklama ve imha komisyonlarının teşkili ile ilgili olarak, Kurum Arşivi, Malzemesi ayıklanacak birim veya birimlerden komisyona katılacak üyelerin tespiti ve ayıklama işleminin yapılacağı tarihte bu üyelerin çalışmalara katılmalarını sağlamak durumundadır. Kurum arşivince, aşağıda örneğe uygun olarak birimlerle yazışmalar yapılmak suretiyle, çalışmanın başlayacağı tarih belirlenir ve komisyonda görev alacak kişilerin isimleri tespit edilir. ÖRNEK : 3. Ayıklama ve İmha Komisyonu na birimlerden eleman istenmesiyle ilgili yazışma örneği; Sayı : B.10.0.İMİ Konu : Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyeliği T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 80

81 PERSONEL GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 32. maddesinde Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivinde kendilerince yapılır hükmü yer almaktadır... de kurum arşivinde bulunan malzemeden muhafazasına gerek görülmeyenlerin tespit edilerek imhası, muhafazası gerekenlerin düzenlenmesi ve bekleme sürelerini tamamlayan arşiv malzemesi niteliğindekilerin de Devlet Arşivi ne devredilmesi için ayıklama imha çalışması başlatılacaktır. Devlet Arşiv Hizmetleri hakkında Yönetmelik in 33. maddesi gereği kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha çalışmaları için de Kurum Arşiv Sorumlusunun Başkanlığında Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması gereklidir. Söz konusu Yönetmelik gereği biriminizin ayıklama ve imhaya tabi tutulacak evrakı için bu komisyonda iş ve işlemleriniz konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki personelin üye olarak görevlendirilmesi gerekmektedir. Ayıklama ve İmha Komisyonu nda görevlendirilmek üzere biriminizden iş ve işlemleriniz konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki personelin isminin bildirilmesi hususunda gereğini arz ederim. İmza Adı Soyadı İMİ Şube Müdürü NOT: ( Yukarıda örnek olarak verilen bu yazı bütün birimlere yazılır. Gelen cevaplarda bildirilen isimler listelenerek en üst amirden onay alınır.) ÖRNEK : 4 T.C. VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü Sayı : B.10.4.ISM Konu : Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyeliği MÜDÜRLÜK MAKAMINA 81

82 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 32. maddesinde Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivinde kendilerince yapılır hükmü yer almaktadır... de kurum arşivinde bulunan malzemeden muhafazasına gerek görülmeyenlerin tespit edilerek imhası, muhafazası gerekenlerin düzenlenmesi ve bekleme sürelerini tamamlayan arşiv malzemesi niteliğindekilerin de Devlet Arşivi ne devredilmesi için ayıklama imha çalışması başlatılacaktır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 33. maddesi gereği kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için Kurum Arşiv Sorumlusu nun Başkanlığında Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması gereklidir. Söz konusu Yönetmelik gereği birimlerden.. tarih ve sayı ile ayıklama ve imha komisyonunda görevlendirilmek üzere personel istenmiştir. Kurum Arşiv Sorumlusu. Şube Müdürü.. nın Başkan olarak Kurum Arşiv personelleri.. ile. nın ve ekli listede birimleri ve isimleri bildirilen personelin Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyesi olarak görevlendirilmeleri hususunu takdir ve tensiplerinize arz ederim. Uygun Görüşle Arz Ederim... /.. / 2006 Adı ve Soyadı Sağlık Müdür Yard. İmza O L U R /.. / 2006 Adı ve Soyadı Sağlık Müdürü E k : Ayıklama ve İmha Komisyonu üye listesi ( sayfa) İmza.. /.. / 2006 Adı ve Soyadı İMİ Şube Müdürü Not : (Ayıklama ve İmha Komisyonu üyeleriyle ilgili alınan bu olurdan sonra birimler ve üye olarak görevlendirilen tüm personel resmi bir yazıyla bilgilendirilmeli ve çalışma tarihi verilmelidir.) ÖRNEK : 5 T.C... VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü Sayı : B.10.4.ISM Konu : Ayıklama ve İmha Komisyonu ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNE 82

83 İlgi:a) İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü nün.. /. / 2006 tarih ve.. sayılı yazısı. a) Müdürlüğünüzün /. / 2006 tarih ve sayılı yazısı. c) Müdürlük Makamının.. /. / 2006 tarih ve sayılı Oluru. Devlet Arşiv Hizmetleri hakkında Yönetmelik in 33. maddesi gereği kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için Kurum Arşiv Sorumlusunun Başkanlığında Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması maksadıyla tüm birimlerden İlgi (a) da kayıtlı yazı ile ayıklama ve imha komisyonlarında görevlendirilmek üzere personel istenmiştir. İlgi (b) de kayıtlı yazı ile de Biriminizden Ayıklama ve İmha Komisyonu üyeliği için ve ın ismi bildirilmiştir. Tüm birimlerden isimleri bildirilen personelin Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyesi olarak görevlendirilmeleri için de İlgi ( c) de kayıtlı Makam Oluru alınmıştır. Biriminiz ayıklama ve imhaya tabi tutulacak evrakı için komisyon /. / 2006 tarihinde çalışmaya başlayacaktır. Yukarıda adı geçen personelinize bu görevin tebliğ ettirilerek söz konusu tarihte Birim Arşivi nde başlayacak çalışmaya katılımının sağlanması hususunu arz ederim. İmza.. /.. / 2006 Adı ve Soyadı İMİ Şube Müdürü Ö R N E K :6 İ M H A T U T A N A Ğ I Ayıklama ve İmha Komisyonu nca Sağlık Müdürlüğümüzün /.. yıllarına ait evrakı ayıklama ve imha işlemine tabi tutularak muhafazasına lüzum görülmeyenler, imha listeleri tutulmak suretiyle imhaya ayrılmıştır. 83

84 . Tarih ve sayılı Bakanlık Onayı nı müteakip, yukarıda zikredilen evrak imha edilmek üzere. Tarihinde kıyma makinesinde kıyılarak ünitesine teslim edilmiştir. Başkan Üye Üye Üye Üye (İmza) (İmza) (İmza) (İmza) (İmza) ÖRNEK: 7 T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 84

85 ARŞİV EVRAKI İSTEM FORMU KURUM VE BİRİM ARŞİV ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İSTENEN EVRAKIN TARİH... /... / DOSYA KLASÖR NO TARİHİ / YILI KONUSU EKİ NOT: Evrak klasör olarak verilecekse, toplam klasördeki evrak adeti yazılacaktır. EVRAKI İSTEYENİN ADI SOYADI KURUMU / BİRİMİ GÖREVİ TEL NO İMZASI Yukarıda açıklaması yapılan evrak, istekliye.../..../... tarihinde tarafımdan teslim edilmiştir. TESLİM EDEN ARŞİV GÖREVLİSİ ADI, SOYADI/İMZASI EVRAKIN İADE İŞLEMİ Yukarıda açıklaması yapılan evrak.../.../... tarihinde teslim alınmıştır. TESLİM EDEN TESLİM ALAN ARŞİV GÖREVLİSİ 85