ARŞİV EVRAKI İSTEM FORMU

Transkript

1 ARŞİV MEVZUATI 3473 SAYILI KANUN DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ NÜN KASIM 2005 AYINDA GÜNCELLEŞTİRİLMİŞ OLDUĞU (Arşiv Malzemesi) TESPİT VE DEĞRLENDİRME ÇALIŞMALARI DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU İMHA LİSTESİ ARŞİV EVRAKI İSTEM FORMU (Örnek) ŞUBAT 2006 Tel : / 1526, Belge Geçer : , Sıhhıye-ANKARA

2 3473 SAYILI MUHAFAZASINA LÜZUM KALMAYAN EVRAK VE MALZEMENİN YOK EDİLMESİ HAKKINDA KANUN HÜKMÜNDE KARARNAMENİN DEĞİŞTİRİLEREK KABULÜ HAKKINDA KANUN Kanun Numarası : 3473 Kabul Tarihi : Yayımlandığı Resmi Gazete : Tarih: Sayı: Amaç ve Kapsam Madde 1- Bu kanunun amacı, genel ve katma bütçeli dairelerle (saklama, ayıklama ve imha işlemleri kendi mevzuatına tabi olmak kaydıyla Cumhurbaşkanlığı, Türkiye Büyük Millet Meclisi,Genel Kurmay Başkanlığı, Milli Savunma Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı ve Milli İstihbarat Teşkilatı hariç) mahalli idareler, üniversiteler ve bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri, özel kanunlarla kurulan kamu bankaları ve teşekkülleri elinde bulunan ve arşivlerinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme niteliği taşımayan, muhafazasına lüzum görülmeyen, yok edilecek evrak ve her türlü malzemenin ayıklama ve imha işlemlerine dair usul ve esasları düzenlemektir. Tarifler Madde 2- Bu Kanunda geçen: a) Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğini tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, plak, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar,tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kağıtları gibi belgeleri, c) Ayıklama: Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini, d) İmha: İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilecek usul ve esaslara göre imhası işlemini ; ifade eder. Mükellefiyet: Madde 3- Bu Kanun kapsamına giren ve elinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme bulunduran kurum ve kuruluşlar, ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü 2

3 zararlı tesir ve unsurlardan korumak, asli düzenlerine göre tasnif edip saklamak, yönetmelikte belirtilecek bekletme ve saklama süreleri sonunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne teslim etmek ve muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemeyi yok etmekle mükelleftirler. Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme temliki tasarruflar amacıyla kullanılamaz, tahrip ve tahrif edilemez ve yurt dışına çıkartılamaz. Ayıklama Ve İmha Komisyonlarının Teşkili: Madde 4- Bu Kanun kapsamına giren kurum ve kuruluşların kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, bünyelerinde ayıklama ve imha komisyonları teşkil edilir. Müsadere Olunan Malzeme: Madde 5- Bu Kanun kapsamına giren ve ilgili kanunlara göre suçta kullanıldığı anlaşılarak, müsaderesine dair kararı kesinleşen malzeme, derhal Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne teslim edilir. Yönetmelik: Madde 6- Kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesine, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasına, gerekli şartlar altında korunmalarına ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerine, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhası ile 4. maddeye göre kurulacak komisyonlara dair usul ve esaslar Başbakanlıkça çıkarılacak yönetmelikte gösterilir. Kaldırılan Hükümler: Madde tarihli ve 6696 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Vesaikin İmha Edilmesi Hakkında Kanun hükümleri yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük: Madde 8- Bu Kanun yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme: Madde 9- Bu Kanun hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür. 3

4 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik BİRİNCİ KISIM Amaç, Kapsam ve Tarifler Amaç Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam Madde 2- (Değişik 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 1 inci maddesi ile)bu Yönetmelik, 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1 inci maddesinde sayılan kurum ve kuruluşları kapsar. Tarifler Madde 3- Bu Yönetmelikte geçen; a) Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî, sosyal, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askeri, iktisadî, dinî, ilmî edebî estetik, kültürel biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kâğıtları gibi belgeleri, c) Birim arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.), 4

5 d) Kurum arşivi: Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivleri, e) Mükellefler: (Değişik 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 2 nci maddesi ile)28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1 inci maddesinde sayılan kurum ve kuruluşları, f) Özel arşivler: Bu maddenin (a) bendinde belirtilen muhtevada olup da, kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek kişiler ile tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdiği arşivleri, g) Genel Müdürlük: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü ifade eder. İKİNCİ KISIM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma Koruma Yükümlülüğü Madde 4- Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve Genel Müdürlüğe teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler. Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurulmasından, c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından, d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin kullanılmasından, e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme derece arasında) tutulmasından, sorumludurlar. Birim ve Kurum Arşivleri Madde 5- Mükellefler, belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için Birim Arşivleri, daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için Kurum Arşivleri ni kurarlar. 5

6 Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde yıl süre ile saklanır. Arşiv Malzemesinin Gizliliği Madde 6- Mükellefler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi Genel Müdürlüğe geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlüğün teklifi üzerine Başbakanlık'ça kararlaştırılır. Özel Arşivlerin Satın Alınması Madde 7- Kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek ve tüzel kişiler elinde bulunan arşiv malzemesi gerektiğinde, Genel Müdürlüğün tespit edeceği değer üzerinden satın alınabilir. Özel Arşivlerin Yurt Dışına İzinsiz Çıkarılamayacağı Madde 8- Özel arşivler veya arşiv malzemesi hüviyetindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar hâlinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, gerçek ve tüzel kişilerin talebi üzerine Başbakanlık'ça verilir. Arşivlerden Yararlanma Madde 9- Genel Müdürlüğün yetki ve sorumluluğuna geçmiş veya henüz geçmemiş olan arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez. Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. Yararlanma Usul ve Esasları Madde 10- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 1 inci maddesi ile) Genel Müdürlükten ve mükellefler elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır. ÜÇÜNCÜ KISIM Birim Arşivi İşlemleri Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması Madde 11- Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur. Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre; a) Birimi, b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl), 6

7 c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. Ancak, istisnaî bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (Kurum ve kuruluşlarda, kurum sicil numarasına ilâveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır. Ayrıca, kurum ve kuruluşların, verilen hizmet itibariyle, özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, bu kuruluş ve birimlerin kendi arasında mutabakat sağlanması ve dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde -alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri- hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır. İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile Gizli damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur. Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder. Gizliliği kaldırılan malzemeye, Gizliliği Kaldırıldı damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir. Uygunluk Kontrolü Madde 12- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus Kayıt Defteri veya Föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, d) Klâsörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına, g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, 7

8 ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır. Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır. Malzemenin Birim Arşivine Devri Madde 13- İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır. (Mülga ikinci fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 2 nci maddesi ile) Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır. Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme Madde 14- Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir. Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi Madde 15- Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki aslî düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir. Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 24 üncü madde hükümlerine göre yapılır. Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi Madde 16- Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır. Birim Arşivinden Yararlanma Madde 17- Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir. Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha Madde 18- Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak, mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 22 inci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır. Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması Madde 19- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, Kurum Arşivine Devredilecek olanlar şeklinde ayrılır. Kurum Arşivine Devretme 8

9 Madde 20- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir. Kurum Arşivi İşlemleri Uygunluk Kontrolü Madde 21- Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 12 inci maddede gösterilen biçimde tamamlanır. Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha Madde 22- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, Bu Yönetmeliğin dört ve beşinci kısmındaki hükümlere göre yapılır. 24 üncü maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivlerindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır. Damgalama Madde 23- Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla Kurum Arşivi damgası ile damgalanır. Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir. Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi Madde 24- Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakmaktır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder: a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir. Ayırma işlemi, kurumun genel idarî yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır. yapılır Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra b) (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 3 üncü maddesi ile)teşkilat şemasına göre, merkez teşkilatında kurum, birim ve alt birime kadar; taşra teşkilatında ise kurum, birim ve ilgili teşkilatın kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir. Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır. 9

10 c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikden, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır. Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır. d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde gün, ay ve yıl sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır: i) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. ii) Üzerinde yalnızca ay ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur. iii) Eski harfli belgelerdeki Hicrî ve Rumî tarihler, Milâdî tarihe çevrilerek alınır. iv) Bazı eski harfli evrak ve vesaikde, tarihler, ay olarak üç parçaya bölünerek, Evâil, Evâsıt ve Evâhir tabirleri ile kullanıldığından; Evâil yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonraya, Evasıt yazışı olanlar, ait oldukları ayın 20 nci gününden sonraya; Evâhir yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın 30 uncu gününden sonraya konulur. Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. v) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı hâlde, tahminî tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir. e) (Değişik paragraf 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 3 üncü maddesi ile)ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, kurumun daire başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lâstikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek: 1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lâstik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klâsör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. Kutu Numarası bölümünde, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır. Dosya Numarası bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır. Evrak Sıra Numarası bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Arşiv Yer Damgası, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır. Kodlamada, Kutu Numarası, Dosya Numarası ve Evrak Sıra Numarası bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. 10

11 f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir Dosya Muhteviyatı Döküm Formu (Ek: 2) konacaktır. g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, Evrak Sıra Numarası hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:3), Dosya Numarası hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile,ayrıca İşlem Yılı yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın Dosya Sıra Numarası dahil, İşlem yılı kaydedilir. Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, İşlem Yılı hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, İşlem Yılı hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır. h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir. ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir. i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir. j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek:4) (veya klâsörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madenî raflarda, tasnif plânına uygun olarak, bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir. Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitdeki malzemenin (film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır. Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi Madde 25- Mükellefler elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre yıl arasındadır. Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması Madde 26- Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin ve arşiv malzemenin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır. Kurum Arşivinden Yararlanma Madde 27- Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 10 ve 17 inci madde hükümleri saklıdır. 11

12 Genel Müdürlüğe Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi Madde 28- (Değişik fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 4 üncü maddesi ile)kurum arşivi ile taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Genel Müdürlüğe Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek: 5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. (Ek fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 4 üncü maddesi ile)elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir. Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak mükellefler elinde kalacağı, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Mükelleflerin kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğin 4 üncü maddesi hükümlerine tâbidir. Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi Madde 29- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form'a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması hâlinde, herbiri için ayrı form düzenlenir. Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin; a) Birimi bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı, b) Türü bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu, c) İşlem yılı bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl, d) Teşkilât kodu bölümüne, her dik dörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki kutu ve dosya bölümüne de, kutu ve dosya numarası, e) Envanter sıra numarası bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, f) İşlem tarihi bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih, g) Sayı bölümüne, evraka verilen sayı, h) Gizlilik derecesi bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak G kısaltması ile gösterilir.), ı) Konusu bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama, i) Adedi bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet, j) Açıklama bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar, k) Evrak sıra numarası bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır. DÖRDÜNCÜ KISIM 12

13 Muhafazasına lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme Madde 30- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 5 inci maddesi ile)cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar. İmha Edilecek Malzeme Madde 31- İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir. 1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları, 2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, 3) Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar hariç), 4) Adlî ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adî ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, 5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları), 6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, 7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar, 8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, 9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, 10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, 11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, 13

14 12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, 13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, 14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları, 15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, 16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, 17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler, 18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, 19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, 20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri, 21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar, 22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, 23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, 24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, 25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, ile, 26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler 27) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, İmhasına mükellefler bünyesinde kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonları nca karar verilir. Mükelleflerce Yapılacak Ayıklama ve İmha Madde 32- Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde kendilerince yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili 14

15 Madde 33- Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim âmirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar. Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite âmirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden, görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Yeterli personelin olmaması hâlinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları Madde 34- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihaî kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38 inci madde hükümleri saklıdır. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları Madde 35- Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar. (Değişik fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 7 nci maddesi ile)komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. (Ek fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 7 nci maddesi ile)imhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. Ayıklama ve Tasnif BEŞİNCİ KISIM İmha İşlemleri Madde 36- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. İmha listesinin Düzenlenmesi Madde 37- İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. 15

16 (Değişik fıkra 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 3 üncü maddesi ile)mükellefler, aynı tür ve vasıflara haiz malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutabilirler. (Mülga üçüncü fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 8 inci maddesi ile) İmha listelerinin Kesinlik Kazanması Madde 38- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 9 uncu maddesi ile) Kurum arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır. (Değişik fıkra 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 4 üncü maddesi ile)taşra, bölge ve yurtdışı arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivlerinin uygun görüşü alındıktan sonra, kurum ve kuruluşların bu yerler için onay vermeye yetkili kıldığı kişilerin onayını müteakip kesinlik kazanır. İmha şekilleri Madde 39- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 10 uncu maddesi ile) İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması Madde 40- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 11 inci maddesi ile) İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klâsör ve dosyalar ayrılır. İmha Tutanağı Madde 41- İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmha listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme Madde 42- İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır. Mükellefler ile Genel Müdürlük Arasında İşbirliği Madde 43- Mükellefler, ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt ettikleri konularda, Genel Müdürlüğün görüşünü talep ederler. ALTINCI KISIM Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Genel Müdürlüğün İş birliği ve Münasebetleri 16

17 Dosya Planları ve Dosya Yönergeleri [1] Madde 44- (Değişik 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 5 inci maddesi ile)mükellefler, gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla dosya planları ile dosya yönergelerini hazırlamakla yükümlüdürler. Mükelleflerce Hazırlanacak Arşiv Yönergeleri [2] Madde 45- (Değişik 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 6 ncı maddesi ile) Mükellefler, bu Yönetmelik hükümlerine tabi olup, kurum veya kuruluşlarının hususiyeti ve ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan durumlarda, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşünü alarak, 3 ay içerisinde kendi arşiv yönergelerini hazırlarlar. Kanunî Dayanak Madde 46- Bu Yönetmelik,10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun'un 11 inci maddesi ile, 15/3/1988 tarih ve 316 sayılı Muhafazasına lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararname'nin 6 ncı maddesine göre düzenlenmiştir. Yürürlükten Kaldırılan Hükümler Madde 47- Bu Yönetmelik kapsamına giren mükelleflere ait yönetmelikler, yürürlükten kaldırılmıştır. Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi Ek Madde 1- (Ek 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 12 nci maddesi ile) Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi Ek Madde 2- (Ek 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 12 nci maddesi ile) Bu Yönetmelik kapsamındaki kurum ve kuruluşlar elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilir. Faaliyet Raporu Ek Madde 3- (Ek 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 12 nci maddesi ile) Mükellefler, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" (Ek:6) ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderirler. YEDİNCİ KISIM Geçici Hükümler 17

18 Geçici Madde 1- Bu Yönetmelik kapsamına girip de, kamu kurum ve kuruluşlarının teşkilatlanmalarındaki değişiklikler sebebiyle, farklı kurum ve kuruluşlarca yürütülecek ayıklama ve imha işlemleri ile ilgili olarak teşkil olunacak komisyonlara, halen bu hizmeti yürüten kurum ve kuruluşlardan yeterli sayıda elemanın katılması sağlanır. Geçici Madde 2- Kamu kurum ve kuruluşlarının yeniden teşkilâtlanmaları sebebiyle, hizmetle ilgili arşiv müşterek teşekkül etmiş ise, teşekkül ettiği aslî düzeninde; ayrı teşekkül etmiş ise en son teşkilâtlanmaya göre, bu Yönetmeliğin 24 üncü maddesi gereğince ayırımı ve kodlaması yapılır. Geçici Madde 3- Bu Yönetmelik kapsamına giren mükelleflere ait yönetmelikler yürürlüğe girinceye kadar, mevcut yönetmeliklerinin uygulanmasına devam olunur. Geçici Madde 4- (Ek 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 7 inci maddesi ile)kurum ve kuruluşların hususiyeti ve ürettiği evrakın özelliğinden dolayı ilave hükümler ihtiva eden arşiv yönetmelikleri, kendi yönergeleri yürürlüğe girinceye kadar uygulanmaya devam eder. Yürürlük SEKİZİNCİ KISIM Son Hükümler Madde 48- Bu Yönetmelik hükümleri, yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 49- Bu Yönetmelik hükümlerini Başbakanlık yürütür. 18

19 T.C SAĞLIK BAKANLIĞI... İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ..... SIR A NO DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU TARİH SAYI KONUSU SAYFA ADEDİ SAYFA NU: AÇIKLAMALAR 19

20 T.C... VALİLİĞİ İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ... SIR A NO TARİH SAYI KONUSU İMHA LİSTESİ SAYFA NU: 1 SAYFA ADEDİ AÇIKLAMALAR Başkan Üye Üye Üye Üye KAMU KURUM VE KURULUŞLARI DANIŞMA, DENETİM VE YARDIMCI HİZMET BİRİMLERİ TESPİT VE DEĞERLENDİRMELERİ HAKKINDA GENEL AÇIKLAMALAR 20

21 Tüm kamu kurum ve kuruluşları, kanunların kendisine verdiği yetki ve görevleri yerine getirmek için yaptığı faaliyetler sonucunda belge üretmektedir. Bu belgeler, bu kurum ve kuruluşların varlık sebebini ortaya koyan temel dayanaklarıdır. Kurum ve kuruluşların politikaları, faaliyetleri, faaliyetlerinin aşamaları ve sonuçları bu belgelerin değerlendirilmesi ile ortaya konulabilir. Kamu kurum ve kuruluşlarının görev ve hizmetleri neticesinde oluşan belgelerin güncelliğini kaybetmesinin ardından toplumun istifadesine sunulması da, Devlet arşiv hizmetlerinin bir gereğidir. Bunun gerçekleştirilebilmesi, kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin arşivcilik metot ve tekniklerine uygun olarak düzenlenmesi ve korunması ile mümkündür. Kamu kurum ve kuruluşlarının hizmetlerinin süratli ve verimli bir şekilde yürütülebilmesi evrak, dosyalama ve arşiv işlemleri ile doğru orantılıdır. İşlemi tamamlanan belgelerin belli bir süre sonunda arşivleri oluşturacağı gerçeği dikkate alındığında, arşivlerden gereği gibi yararlanılabilmesinin temini, evrak ve dosyalama hizmetlerinin sistemli bir şekilde yerine getirilmesi ile mümkün olabilecektir. Bu doğrultuda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından sonuçlandırılan Standart Dosya Plânı uygulaması 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile yürürlüğe konulmuştur. Tüm kurum ve kuruluşlarda yürütülen benzer hizmetlerde birliktelik sağlamayı amaçlayan plân, kurum ve kuruluşların ana hizmet birimlerine ait dosya plânlarının hazırlanmalarını müteakip, tamamlanmış olacaktır. Bu uygulamanın istenilen ölçülerde yerine getirilmesi tüm kamu kurum ve kuruluşlarında, dosya tasnif işlemlerinde birliktelik sağlanmasına; aynı konuya ait belgelerin tüm kurum ve kuruluşlarda aynı ad ve kod ile anılmasına ve dosyalanmasına imkân verecektir. Kamu kurum ve kuruluşlarında yürütülen tespit çalışmalarında birimlerin düzenli bir birim arşivi oluşturmadıkları, birim arşivleri ile kurum arşivi arasında koordinasyonun sağlıklı yürütülmediği, birimlerin gelişigüzel ayıklama ve imha çalışmaları yürüttükleri tespit edilmiştir. Bu sebeple kamu kurum ve kuruluşlarında, öncelikle kurum arşivi ile birim arşivleri arasında koordinasyon eksiklikleri giderilmeli, her birimin arşivlerinde farklı uygulamalara yer verilmesi engellenmelidir. Birimler, arşiv uygulamaları konusunda kurum arşivinin uyarı ve ikazlarını dikkate alarak, arşivcilik uygulamalarında azamî ölçüde titiz davranmalıdırlar. Günümüze kadar birikmiş olan belgelerin ayıklanması için de yine kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında ayıklama ve imha komisyonları teşkil ettirilerek, ayıklama çalışmaları başlatılmalıdır. Böylece birimlerin elinde yıllardır birikmiş belgeler ayıklamaya tâbi tutularak, saklanması gereksiz olanların imhasına imkân sağlanmalı, Devlet Arşivleri ne devredileceklerin devir işlemleri gerçekleştirilmeli, kurumunda saklanacakların daha sağlıklı ve güvenli ortamlarda muhafaza edilmeleri için gerekli şartlar oluşturulmalıdır. Kamu kurum ve kuruluşlarının, yardımcı, danışma ve denetim birimlerinde yapılan Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması sonucu oluşturulan arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeyle ilgili kıstaslar liste halinde verilmiştir. Yapılan bu tespitlerde kullanılan Devlet Arşivi ne gönderilir, Kurumunda saklanır, Devlet Arşivi ne gönderilmez, Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir, Örnek seçilenler Devlet Arşivi ne gönderilir ifadeleriyle anlatılmak istenen hususlar aşağıda açıklanmıştır. 21

22 Devlet Arşivi ne gönderilir ifadesi, arşiv malzemesi vasfını taşıyan malzemenin ayıklama ve imha komisyonlarınca imha edilemeyeceğini belirterek, yapılacak tasniften sonra kurumlardaki bekleme süresini takiben Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilecek arşiv malzemesi için kullanılmıştır. Kurumunda saklanır ifadesi, günlük iş akımı içerisinde kurumunda sürekli ihtiyaç duyulan malzeme için kullanılmıştır. Bu açıklamanın bulunduğu dosyalar, imhaya tâbi tutulmayacaktır. Bu dosyalar zaman içinde aktivitesini kaybederek, kurumunda muhafazasına lüzum görülmemesi durumunda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün görüşü alındıktan sonra yeniden değerlendirilmeye tâbi tutulacaktır. Çünkü, bu malzemenin büyük bir çoğunluğu, arşiv malzemesi vasfını taşımaktadır. Hizmet birimlerince sürekli kullanılmaları sebebiyle kurumlarında saklanmaları mevzuat çerçevesinde uygun görülmüştür. Devlet Arşivi ne gönderilmez ifadesi, arşiv malzemesi vasfını taşımayan malzeme için kullanılmıştır. Bu tür malzeme, kullanılmalarına ihtiyaç duyulduğu ve varsa mevzuatların belirlediği saklama süreleri içinde kurumlarında muhafaza edilecektir. Belirlenen süreyi doldurduktan sonra ayıklama ve imha komisyonlarının kararı ile imha edilebilecektir. Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir ifadesi, içerisinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme vasfını taşıyan malzemenin de bulunduğu dosyalar için kullanılmıştır. Ayıklama ve imha komisyonları, bu mahiyetteki dosyalarda arşiv malzemesi hüviyetinde görülenleri ayırt edecektir. Arşiv malzemesi saklama süreleri sonunda Kurum Arşivi tarafından Devlet Arşivi ne devredecektir. Örnek Seçilenler Devlet Arşivi ne gönderilir ifadesiyle değerlendirilen evraktan örnek seçilirken; Önem arzetmesine ve Yıl, konu, mekân, hacim vb. göz önünde bulundurulacak şekilde çeşitlilik arzetmesine dikkat edilir. Örnek seçildikten sonra arta kalan evrak bekleme süresini müteakip ayıklama ve imha komisyonunca değerlendirilerek imha edilir. Sadece birim arşivinde saklama süresi yazılı olup da Devlet Arşivi ne gönderilmez denilen evrak Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin ilgili maddelerine uygun hareket edilmek kaydıyla kurum arşivinin koordinasyonunda kurum arşivine devredilmeden imhaya gönderilebilir. Birim arşivindeki saklama süreleri, evrakın işlemi tamamlandıktan ve kesin sonucu alındıktan sonra başlar. Kamu kurum ve kuruluşlarında oluşan Yıllık Faaliyet Raporları birimler tarafından tek tek değil, bu raporları toplayan ve değerlendiren birim tarafından Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilecektir. Böyle bir koordinasyon yoksa birimler tarafından gönderilecektir. Genelgelerin asılları genelgeyi çıkaran birim tarafından Kurum Arşivi ne devredildikten sonra Kurum Arşivi tarafından orijinal nüshaları Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilecektir. Etüt ve fizibilite raporlarından, ihaleleri veya projeleri Devlet Arşivi ne gönderilecek olanlar gönderilecektir. Eski yönetimlere ait olan, önemli tesislerin temel atma törenlerine ve yöreye ait fotoğraflar, filmler ve video kayıtları Devlet Arşivi ne gönderilecektir. 22

23 Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması kamu kurum ve kuruluşlarının hizmetleri dikkate alınarak mevcut birimlerde yapılmıştır. Birimlerin zamanla isimleri değişse bile bu hizmetlerle ilgili olarak teşekkül etmiş veya edecek belgeler, ayıklama ve imha komisyonlarınca bu çalışma kapsamında değerlendirilir. Kamu kurum ve kuruluşları, ana hizmetleri çerçevesinde üretmiş oldukları dokümanlardan bir nüshayı Devlet Arşivi ne gönderirler. Kamu kurum ve kuruluşları elinde eski yıllardan kalmış eski harfli Türkçe evrak ve doküman mevcutsa, bunlar Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin Ek Madde 2 sine göre, ayıklama ve tasnif işlemlerine tâbi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilir. Tespit raporları kurumlara tavsiye niteliğindedir. Nihai karar tümüyle Ayıklama ve İmha Komisyonları na ait olacaktır. 23

24 -1- YATAKLI VE YATAKSIZ TEDAVİ KURUMLARINDA YAPILAN TESPİT VE DEĞERLENDİRME RAPORU Malzemenin Konusu Düşünceler 24

25 -Hasta Dosyaları -Fototerapi Kayıtları Dosyası -Otopsi Raporları -Anestezi Form Dosyası -Radyoterapi Dosyası -Göz Klinikleri Hasta Tanıtım Kartları (Kortoteks) -Ameliyat Video Kayıtları -Şaşılık Fotoğraf Arşivi -Okoloplastik Tümör Fotoğraf Arşivi -Asistan Karnesi -Özel Yoğun Bakım Takip Çizelgeleri Dosyası -Sintigrafi Çekim Arşivi -Ağrı Dosyası -Postaparatif Ağrı Kontrolü Dosyası -Seminer, Tez, Bildiriler -Film Dosyaları -Tıbbı bilgi, görüntü ve hasta görüntülerine ait CD ler (Anjio, plastik cerrahi vb.) -Bireysel görüntü CD leri ve Fotoğraflar (Plastik cerrahi ye ait) -Epikriz Dosyaları (Bilgisayar kayıtları dahil) -Doku Tipleri Laboratuar Kayıt Defteri -Ameliyat Defteri -Hasta Yatış Defteri -Hasta Kayıt Defteri -Poliklinik Kayıt Defteri -Taburcu Defteri -Acil Defteri -Biyokimya Tetkik Defteri -Laboratuar Kayıt Defteri (Cross Match) -Turbidimetrik Testler -İlaç Düzeyi -PRA -Akım Sitometri -EEG, EMG, Kayıt Defteri -Eczane Uyuşturucu Defteri -Endoskopi Laboratuar Kayıt Defteri -Endoskopi Kayıt Defteri -Ürodinami Kayıt Defteri -Kolonoskopi, Rektoskopi Defterleri -Bebek Tedavi Defterleri -Ex Bebek Teslim Defteri -Doğum Defteri -Sağlık Kurulu Defteri -Adli Rapor Defteri -Ayaktan izleme Poliklinik Defteri -Heyet Defteri -Ameliyat Patoloji Raporu Defteri -Frengi Kayıt ve Takip Defteri -Talasemi Takip Formu (20 yıl sonra farklı ve önemli konulardaki otopsi raporları Devlet Arşivleri ne gönderilir.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) (Bir nüsha Devlet Arşivleri ne gönderilir.) -20 yıl (Devlet Arşivlerine gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) ( 20 yıl sonunda Devlet Arşivleri ne gönderilir.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -30 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -30 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) 25

26 -Kemik İliği Preparatları -Önemli ve Özellikli Hastalıklara ait preparatlar -Filmler, Tomografiler, EMR, Ulttra Sonografi, Mamografi, Danstrometri -Hasta Takip Kartları (Önemli ve özellikli hastalıklara ait takip kartları kurumunda saklanacaktır. Örn: Alerji hastalıkları, Onkoloji hastaları, Nefrolojik hastalıklar, enfeksiyon hastalıkları, romatoloji, osteoperoz, tüberküloz, taşkırma ünitesi vb.) -Protez model ve fotoğraflar -Ortodonti başlangıç bitim resimleri, panaromik, sefalometrik filimler. -Diş başlangıç modelleri, bitim modelleri -Çocuk Kayıt Kartı -İnjeksiyon Defteri -Psikolojik Görüşme Kartı -Sağlık Ocakları nda tutulan formlar -Doğrulama Testleri Dosyası -Genel Kadınlar için tutulan defterler -HIV HCV pozitif çıkan hastalarla ilgili yazışmalar dosyası -Yabancı uyrukluların sınırdışı edilmesi ile ilgili talep yazışmaları dosyası -Transplantasyon Dosyaları -Böbrek Taşı Dosyası -Ürojinekoloji Dosyası -Pediatrik Üroloji Dosyası -Bildirimi zorunlu hastalıklara ait bildirim fişleri -Gebe İzlenim kartları yaş izlem kartları -Enjektabl Kontrasektif Yöntem Kullananları İzlem Formu -B.Bilier Darlık Dosyası -Parafin bloklar, lamlar (Uygun ortamlarda) -Patoloji Raporları Dosyaları -Genetik Merkezi Dosyası -Yeni Doğan Bebek Dosyası -Konsey Dosyaları -Enfeksiyon Komitesi Raporları -Taburcu Dosyası -Tetkik Raporları Dosyası -Adli Kati Rapor Dosyası -Adli Vakıa Dosyaları -Ameliyat Notları -Özellikli Hastalıklar Dosyaları (Lösemi, Talasemi, Kanser çeşitleri, Brusella, Hepatit, AIDS, Frengi, Tüberküloz vb.) -Tedavi Defteri -Konsey Defteri -Biopsi Defteri -Morg Defteri -Doner Defteri -Kan İmha Defteri -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Örnek seçilen modeller kurumunda saklanır. -15 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -2 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) 1. -Formlardaki bilgiler Sağlık Grup Başkanlıkları na ve Sağlık Müdürlüklerine gönderildikten sonra, takip edilen hastalık ve hususlarla ilgili formlar işlemi bittikten sonra 5 yıl. -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -10 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -15 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -Hastanın 49 yaşı dolana kadar -30 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) (20 yıl sonunda Devlet Arşivleri ne gönderilir.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -30 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) (20 yıl kurumunda saklandıktan sonra Devlet Arşivleri ne gönderilir. -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -20 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) -5 yıl (Devlet Arşivleri ne gönderilmez.) 26

27 -2- ARŞİV MALZEMESİ TESPİT VE DEĞERLENDİRME ÇALIŞMALARI ANA ÇOCUK SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Çocuk Sağlığı Daire Başkanlığı MALZEMENİN KONUSU Ana Sağlığı ve Aile Planlaması Daire Başkanlığı DÜŞÜNCELER 1 Tuz paketi, çocuk sağlığı ile ilgili yazılar. Ayıklama imha komisyonunca değerlendirilir 2 UNICEF Proje Dosyaları Devlet arşivine gönderilir. 3 Eğitim. kan dosyası Devlet arşivine gönderilmez. SIRA NO MALZEMENİN KONUSU DÜŞÜNCELER 1 Kondom RİA ithal izni A.Ö. Araşt. D.(anne ölümleri) Kurumunda saklanır. dosyası 2 Tüp Bebek (Hastanelerde açılan tüp bebek merkezleri Ayıklama imha komisyonunca değerlendirilir. için yapılan resmi yazışmalar) dosyası 3 G.A.P Güvenli Annelik Projesi (projelerle ilgili mali Devlet arşivine gönderilir diğer resmi yazışmalar) 4 Üreme Sağlığı Projesi dosyası Devlet arşivine gönderilir. 5 L.Mıs.D. (Kont.Loj.ve Yon.Bily.Sist.Programı). Mlz. Devlet arşivine gönderilir. JHPIEGO. D. (Aile Plan.Eğ.Güç Prog) 6 Kurum Sertifika dosyası Kurumunda saklanır. 7 Avrupa Birliği Proje dosyası Devlet arşivine gönderilir. Halk Sağlığı ve Eğitim Dairsi Başkanlığı 1 Kurs Sertifika dosyası Kurumunda saklanır. 2 Avrupa Birliği Projesi (Avrupa Birliği ile yazışmalar) dosyası Devlet arşivine gönderilir. Eğitim Araçları ve Üretim Daire Başkanlığı 1 JICA Proje Dosyası. (Japon uluslararası işbirliği Devlet arşivine gönderilir. kuruluşu Halk Eğitimi Geliştirme Projesi). 2 Video, programları ( Film, slayt, ile ilgili evraklar) Ayıklama imha komisyonunca değerlendirilir. 3 G.A.P D.(Güneydoğu Anadolu Projesi) GAP Ayıklama imha komisyonunca değerlendirilir TV de yayınlanan programlar dosyası 4 GT2 D. (Aile Sağlığı Gel. Projesi) Alman işbirliği. Devlet arşivine gönderilir 5 Toplantılar Devlet arşivine gönderilir. 6 Dış İlişkiler Daire Başkanlığı dosyası 8yurt dışı Ayıklama imha komisyonunca değerlendirilir. seyahat raporları, yurtdışı ile ilgili her türlü Raporlar devlet arşivine gönderilir. yazışma.) 7 İstatistik araştırma dosyası (kadın, çocuk, aile Devlet arşivine gönderilir sağlığı, ölüm, hastalık oranları, istatistik bilgileri. İstatistik bilgiyi muhteviyat dosyası 8 Yayın dosyası Devlet arşivine gönderilir. Sağlık Bakanlığınca yayınlanan kitap ve dergilerden birer nüsha 27

28 TEMEL SAĞLIK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Bulaşıcı Hastalıklar Daire Başkanlığı MALZEMENİN ADI VE KONUSU DÜŞÜNCELER 1 Genişletilmiş Bağışıklık Dosyası (GBP uygulamaları, veri toplanması, değerlendirme ve denetim) Devlet arşivine gönderilir. 2 Aşı ve serum lojistiği (talep ve tahsisler) Devlet arşivine gönderilmez. 3 Aşı ve serum temini ihtiyaç bildirimleri Devlet arşivine gönderilmez. 4 Serbest piyasada satılacak aşı, serum ve alerjan preparatları (fiyatlandırma) Devlet arşivine gönderilir. 5 Danışma Kurulu Kararları Devlet arşivine gönderilir. 6 Bulaşıcı hastalıklarla ilgili genel yazışmalar Ayıklama imha komisyonunca değerlendirilir. 7 İstatistik bilgiler APK Başkanlığınca devlet arşivine gönderilir. 8 Ulusal AİDS Komisyonu yazışmaları (toplantı Devlet arşivine gönderilir tutanakları ve kararları Unıcef le yapılan yazışmalar) 10 Frengi Lepra CHIV yazışmaları (istatistik bilgiler, aylık bilgiler) Devlet arşivine gönderilir 11 AIDS projesi, CHIV danışmanlık ulusal hizmetleri, Devlet arşivine gönderilir. eğitim workshop ve proje yazışmaları. 12 Dünya cüzam günü dosyası Devlet arşivine gönderilir. 13 Frengi ve lepra tarama ve kontrol çalışması dosyası (tarama sonuç raporları) Devlet arşivine gönderilir 14 AIDS kontrolü ve önlenmesi çalışma programı Devlet arşivine gönderilir. 15 AIDS ile ilgili yurt dışı toplantıları (toplantı kararları, seyahat dönüş raporları) Devlet arşivine gönderilir 16 Ruhsatlarla ilgili yazışmalar Ayıklama imha komisyonunca değerlendirilir 17 Ruhsatlar Kurumunda saklanır ilde göz hastalıkları ile ilgili istatistik bilgiler ve illerde yapılan toplantı tutanakları Devlet arşivine gönderilir Ruh Sağlığı Daire Başkanlığı 1 Temel Sağlık Hizmetleri yolu ile 06 yaş çocuğun psiko sosyal gelişiminin desteklenmesi projesi (proje yazışması, Devlet Arşivine gönderilir. proje eğitim materyali, makam olurları ve toplantı tutanakları) 2 Türkiye de ruh sağlığı profili araştırma projesi. (konu ile Devlet Arşivine gönderilir. ilgili yapilan toplantılar, formlar görevlendirmeler, makam olurları, proje sonunda verilen ön ve nihai raporlar). 3 İllerde ruh sağlığı şubelerinin yaptığı ruh sağlığı ile ilgili Devlet Arşivine gönderilir. çalışma ve faaliyetler. 4 Adli tıp eğitimi ile ilgili illerden gelen eğitim sonuç raporları. Ayıklama imha Komisyonunca değerlendirilir 5 İnsan hakları ile ilgili yazışmalar. (il bazında açlık grevleri, Devlet Arşivine gönderilir. ölü sayıları, hastane tedavileri,) 6 İnsan hakları ile ilgili illerden gelen raporlar. Devlet Arşivine gönderilir. 7 Çocuk istismarı ve kadına yönelik şiddet ile ilgili yazışmalar. Devlet Arşivine gönderilir (UNICEF toplantı tutanakları ve raporlar.) 8 Sigara Sağlık Ulusal Komitesi çalışmaları (31 mayıs Devlet Arşivine gönderilir sigarasız günler 9 Uyuşturucu ile mücadele alt ve üst komisyon çalışmaları, Komisyon kararları ve tutanakları (Aile Araştırma Devlet Arşivine gönderilir. Kurumu tarafında n sekreteryası yürütülmekte olup asıl nüshalar APK dadır.) 10 Madde bağımlılığı ile ilgili takip ve yönlendirme kurul karar Devlet Arşivine gönderilir. ve tutanaklar (sekreterya Aile Araştırma Kurumu) 11 Madde kullanımı ve bağımlılığı ile ilgili mücadele eğitim projesi (33 il ile ilgili projenin makam olurları, görevlendirmeler, proje taslağı) Devlet Arşivine gönderilir. 28

29 12 Nörolojik hastalıklar tanı, tedavi ve rehabilitasyonu çalışmaları (makam onayları, tutanakları, illerde yürütülen Devlet Arşivine gönderilir. çalışma raporları, entegre projeler.) 13 Ruhsal bozukluklar tanı, tedavi ve rehabilitasyon projesi. Ayıklama imha Komisyonunca 14 Lise ve dengi okullarda sigara, alkol ve uyuşturucu ile ilgili bilgi, tutum ve davranış hakkında araştırma raporu, değerlendirilir Devlet Arşivine gönderilir. İlk Yardım ve Acil Hizmetler Daire Başkanlığı 1 NATO Yazışmaları (NATO tatbikatları, toplantılar,davet Devlet Arşivine gönderilir. yazıları ve görevlendirmeler) Acil Yardım ve Kurtarma Hizmetleri (İller için ayrı ayrı Devlet Arşivine gönderilir. tutulmuş yazışma ve istatistikler,) 3 İlk yardım hizmetleri (karayollarında kurulan ilk yardım istasyonları ile ilgili yazışmalar) Ayıklama imha Komisyonunca değerlendirilir 4 24 saat hizmet veren sağlık ocakları dosyası( makam onayları Kurumunda saklanır. ile 5 Milli Güvenlik Kurulu ile ilgili resmi yazışmalar (tatbikat Devlet Arşivine gönderilir. sonuç raporları) 6 Proje izleme yazışmaları Ayıklama imha Komisyonunca değerlendirilir 7 Kriz yazışmaları Devlet Arşivine gönderilir. 8 Karayolları trafik güvenliği kurulu toplantı tutanakları Devlet Arşivine gönderilir. (sekreteryası Em. Gn. Müd.) 9 Afet planları (illerden gelen planlar) Kurumunda saklanır. 10 NBC yazışmaları (sekreteryası Atom Enerjisi Kurumu tarafından yapılmaktadır.) Ayıklama imha Komisyonunca değerlendirilir 11 Afet yazışmaları Ayıklama imha Komisyonunca değerlendirilir 12 Telsiz yazışmaları dosyası ( kanal tahsisi, frekans tahsisi vb) Kurumunda saklanır. 13 Telekom, SSK, Telsiz Genel Müdürlüğü ile yapılan iletişim ile ilgili yazışmalar. Ayıklama imha Komisyonunca değerlendirilir 14 Birimce üretilen projeler Devlet Arşivine çıkarılır. Tıp Meslekleri Daire Başkanlığı 1 Emniyetle ilgili yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 2 Vakıf ve Derneklerle ilgili yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 3 Türkiye Diş Hekimleri Birliği seçimleri ile ilgili yazışmalar. Devlet Arşivine gönderilir (ilk kuruluşları ile ilgili) 4 Tabip Odaları kuruluş dosyası Devlet Arşivine gönderilir 5 TTB, TDB nin uluslararası ilişkilerle ilgili yazışmaları Devlet Arşivine gönderilir 6 Tabiplerle ilgili şikayetler ve uygulanamayan cezalar ile Devlet Arşivine gönderilmez. ilgili yazışmalar. 7 Disiplin cezaları (meslekten men cezaları) Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 8 Diş Hekimleri Birliği disiplin cezaları uygulamaları Devlet Arşivine gönderilmez. 9 TTB Asgari ücret tarifeleri Devlet Arşivine gönderilir 10 TTB Yüksek Onur Kurulu toplantı ve davetiye yazışmaları. Devlet Arşivine gönderilir 11 İşyeri Hekimliği yazışmaları. Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 12 TTB, UNESCO,vb. toplantıları ile ilgili yazışmalar. Devlet Arşivine gönderilir 13 Yüksek Sağlık Şurası kararları Devlet Arşivine gönderilir 14 Özel Teşhis ve Tedavi Merkezleri ruhsat işleri Kurumunda saklanır. 15 İllerle yapılan ruhsatlarla ilgili yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 29

30 Sağlık Ocakları Daire Başkanlığı 1 İl bazında tutulan sağlık ocağı açılması taleplerinin değerlendirilmesiyle ilgili resmi yazışmalar. Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 2 Sağlık Ocağı planlama ve onayları (yıl olarak) Kurumunda saklanır. 3 İllerdeki tıbbi ve demirbaş malzeme ihalelerinin tasdik işleri. Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 4 Tahsis ve sevk işleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 5 Yeni açılan sağlık ocaklarının resmi mühür yazıları Kurumunda saklanır. 6 Sağlık ocaklarının çalışmaları ile ilgili matbu formların değerlendirilmesi. Devlet Arşivine gönderilir (Değerlendirme sonuçları) Çevre Sağlığı Daire Başkanlığı 1 Su işletmelerine verilet ruhsatlar Kurumunda saklanır. 2 Su analizlerine ilişkin raporların değerlendirilmesi Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 3 İçme, kullanma sularının geçici ve kesin kabul yazıları Devlet Arşivine gönderilmez 4 İmar planları ile ilgili yazışmalar Devlet Arşivine gönderilir. 5 Araştırma, denetleme, değerlendirme raporları, Devlet Arşivine gönderilir. 6 Kanalizasyon ve arıtma tesisleri geçici ve kesin kabulleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 7 Üretim izin dosyası Kurumunda saklanır. 8 Mavi Bayrak projesi (deniz suyu analiz raporları, Devlet Arşivine gönderilir. sonuç raporları) 9 Şikayetler dosyası Devlet Arşivine gönderilir. (örnek seçilenler). 10 Sınai kuruluşlar ruhsat işleri Kurumunda saklanır. 11 Hava kalitesi ölçüm sonuçları (DİE yayınlamakta) Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 12 İl mahalli çevre kurulu kararları (aslı Çevre Devlet Arşivine gönderilir. Bakanlığında) 13 Hava ve gürültü kirliliği ile ilgili yazışmalar. (konu ile Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir ilgili raporlar ) 14 Emisyon izinleri dosyası Kurumunda saklanır. 15 Hava kalitesi ve kirleteceğimiz suların ölçüm metotları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 16 Çimento fabrikaları, taşıtlar, soba kalorifer kazanları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir ile ilgili yazışmalar. 17 Enerji Bakanlığı ile olan sıvı yakıtlar, kömür ile ilgili Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir yazışmalar 18 Petro kok ile ilgili yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 19 Isparta daki ithal atık yazışmaları Devlet Arşivine gönderilir. 20 Ekmek Fabrikaları makine dosyası (sağlık sertifikaları) Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 21 Büyükşehir Belediyelerinden gürültü ve hava kirliliği ile ilgili devir dosyaları (Olur ve onaylar, iç komisyon oluşturma olurları) Devlet Arşivine gönderilir. (olur ve onaylardan çıkaran birimce birer nüsha ) Gıda, Kontrol, Beslenme Laboratuar Daire Başkanlığı 1 Laboratuar kit ürünleri ithal izinleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 2 Şikayetler Devlet Arşivine gönderilir. (örnek seçilenler) 3 Fırın denetimleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 4 Sokak sütçüleri denetimi Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 5 Zehirlenmelerle ilgili yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 6 Firmalar ve işletmeler tescil izinleri Kurumunda saklanır. 7 KODEKS (Dış İlişkilerden gelen yazılar olup asılları Dış İlişkiler Daire Başkanlığında) 8 Deterjan üretim izinleri Kurumunda saklanır 9 Laboratuar istatistik sonuç raporu dosyası Devlet Arşivine gönderilir Devlet Arşivine gönderilir.(dış İlişkiler Daire Başkanlığınca) Veteriner Halk Sağlığı Daire Başkanlığı 1 Kuduzla mücadele formları Devlet Arşivine gönderilmez 30

31 2 Aşı istek yazıları Devlet Arşivine gönderilmez 3 Vektorel ve Parazit hastalıklar aylık çizelgesi (İl Sağlık Devlet Arşivine gönderilir. (sonuçlar APK ca) müdürlüklerinden gelen sonuçlar APK ca yayınlanır) TEDAVİ HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Hastane Hizmetleri Daire Başkanlığı MALZEMENİN ADI VE KONUSU DÜŞÜNCELER 1 Firmalar Dosyası Kurumunda saklanır. 2 Dış ülkelerle yapılan yazışmalar (asılları dış ilişkiler daire başkanlığında) Devlet arşivine gönderilir.(dış İlişkiler Daire başkanlığınca) 3 Kan Merkezi açılış onayları Devlet arşivine gönderilir.(bir nüshası) 4 Kızılay ve SSK ile olan yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 5 Protokol dosyası Kurumunda saklanır. 6 Klinik açma, kapama ve resmi tedavi kurumları Devlet arşivine gönderilir. (bir nüshası) onayları 7 Devlet hastaneleri ve sağlık merkezleri hakkında Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir. yazışmalar 8 Bütçe uygulama ve fiyat tarife yazışma dosyası Devlet arşivine gönderilir. 9 Vatandaş dilekçeleri ve şikayetler Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 10 Vergi muafiyet yazışmaları Devlet arşivine gönderilmez. 11 Özel hastane açacaklarla ilgili yazışmalar Devlet arşivine gönderilmez. 12 Özel sektör yatırımları yazışmaları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 13 Ücretsiz hasta tedavi işleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 14 Özel hastanelerin denetimi ile ilgili yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 15 Kamu niteliğinde Bakanlık dışı hastanelerle ilgili Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir yazışmalar 16 Hastane tarihçeleri Devlet arşivine gönderilir. 17 GAP, OHAL, Doğu ve Güneydoğu Anadolu ile Devlet arşivine gönderilir. (APK ca) ilgili yazışmalar dosyası 18 Sağlık projesi yazışmaları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 19 İllerle yapılan yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir Ağız ve Diş Sağlığı Daire Başkanlığı 1 Yurt içi ve dışı tedavi yazışmaları Devlet arşivine gönderilmez 2 İthalat ve ihracat izinleri Devlet arşivine gönderilmez 3 Ağız ve dış sağlığı merkezleri açılması Kurumunda saklanır. 4 Diş hastaneleri açılması Kurumunda saklanır 5 Dünya Sağlık Örgütü ile ilgili yazışmalar Devlet arşivine gönderilir. (dış ilişkilerce) 6 Laboratuar yazışmaları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 7 Yatırım planları hazırlık yazışmaları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 8 Araştırma raporları Devlet arşivine gönderilir. 9 Malzeme tedarik yazışmaları Devlet arşivine gönderilmez 10 Tarama programları Devlet arşivine gönderilir. 11 Hizmet içi eğitim çalışmaları Devlet arşivine gönderilmez 12 Halk sağlığı eğitim çalışmaları Devlet arşivine gönderilmez. Hemşirelik Hizmetleri Daire Başkanlığı Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 1 Dış ilişkilerle yapılan yazışmalar 2 Hemşire Ebe Danışma Kurulu (Yüksek Sağlık Devlet arşivine gönderilir. Şurası çalışmaları) 3 İnsan gücü planlama çalışmaları 4 Hemşirelik eğitim çalışma dosyası Devlet arşivine gönderilir. 5 Görev tanımları çalışmaları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 6 Yoğun ve acil bakım hemşirelik kurs Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir çalışmaları 7 Dünya Sağlık Örgütü sağlık reformu konferansı çalışmaları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir Devlet arşivine gönderilir. (Dış İlişkilerce) 31

32 8 WHO ortak faaliyetleri (bilgi için tutulmakta) Devlet arşivine gönderilir. (Dış İlişkilerce) 9 Evde ve yaşlı bakım yazışmaları Devlet arşivine gönderilmez 10 Özel dal hemşirelik dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 11 LEMAN projesi Devlet arşivine gönderilir. 12 UKCC yazışmaları Devlet arşivine gönderilir. Bio Medikal Mühendislik Hizmetleri Daire Başkanlığı 1 Bakım ve onarım onayları Devlet arşivine gönderilmez 2 Tıbbi cihazlar daimi özel ihtisas komisyonu işleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 3 Yatırım Projeleri (hastane tıbbi donanım) Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 4 Tıbbi cihazlar şartnameleri Devlet arşivine gönderilir. 5 Medikal cihaz dosyası Kurumunda saklanır. 6 Hibe ve devir işleri Kurumunda saklanır. Tıp Hizmetleri Daire Başkanlığı 1 İllerde vatandaşlardan gelen tedavi talepleri Devlet arşivine gönderilir.(örnek seçilenler) 2 Yurt dışı tedaviler Devlet arşivine gönderilmez 3 Yurt dışı raporları Devlet arşivine gönderilir. 4 Kaplıca tedavileri Devlet arşivine gönderilmez 5 İkili anlaşmalar gereği tedavi edilen hastalar dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 6 İşkenceyi Önleme Komitesi çalışmaları Devlet arşivine gönderilir. 7 İnsan Hakları dosyası Devlet arşivine gönderilir. 8 Özürlüler grubu dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 9 Proje ve proje hazırlama Devlet arşivine gönderilir. 10 Özürlüler Yüksek Kurulu çalışmaları (aslı Devlet arşivine gönderilmez. Başbakanlık ta) 11 Akapunktur dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 12 Ruhsatlar Kurumunda saklanır. 13 Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir İthalat izinleri 14 Organ nakil dosyası (yazışma, istatistik,bilgi) Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 15 Hasta dilekçeleri Devlet arşivine gönderilir.(örnek seçilenler) 16 Diyaliz, organ nakli, Akapunktur Bilim Kurulları Devlet arşivine gönderilir. toplantıları 17 Diyaliz Merkezleri muayene kabulleri Devlet arşivine gönderilmez 18 Diyaliz merkezleri denetleme raporları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 19 Kronik hastalıklar dosyası (bilimsel toplantılar, Devlet arşivine gönderilir. yazışmalar, tutanaklar, proje ve programlar) 20 Eğitim materyalleri dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir Hastane Hizmetleri Daire Başkanlığı 1 Yataklı tedavi kurumları makam onayları dosyası Devlet arşivine gönderilir (çıkaran birimce birer nüsha) 2 Devlet Hastaneleri ve Sağlık Merkezleri hakkında Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir yazışmalar 3 Bütçe uygulama ve fiyat tarifeleri yazışmaları Devlet arşivine gönderilir. 4 Genel ve özel teftişler tazmin raporları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 5 Yabancı ülkeler ile yapılan ikili işbirliği anlaşmaları Devlet arşivine gönderilir (Dış İlişkilerce) dosyası (bilgi için tutulmakta) 6 Protokoller ve bunlarla ilgili yazışmalar. Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 7 Radyasyon yasası ve tüzüğü ile ilgili yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir. 8 Şikayet dilekçeleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 9 Sağlık Kurulu Raporu itirazları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 10 Tedavi ve tıbbi malzeme giderleri hakkında görüşler. Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir SAĞLIK EĞİTİMİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Eğitim Planlama Daire Başkanlığı 32

33 1 Haftalık ders dağıtım çizelgeleri ve öğretim programları Devlet Arşivine gönderilmez. 2 Denklik işlemleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 3 GAP İdareyi Geliştirme Raporu Devlet Arşivine gönderilir. 4 Hukuki ve kurumsal düzenlemelere ait tedbir Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir raporu dosyası 5 MEB,YÖK, Sağlık Eğitim Fakülteleri, Sağlık Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir Eğitim Enstitüleri ve Sağlık Yüksek Okulları dosyaları 6 Öğretim programları dosyası Kurumunda saklanır. 7 Özel Sağlık Meslek liseleri ile yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 8 Sağlık teşkilatı ile ilgili ulusal AIDS komisyonu Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir dosyası 9 Sağlık Meslek Lisesini dışarıdan bitirme dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 1 Sağlık Meslek Liseleri ve Sağlık Eğitim Enst. okul Kurumunda saklanır. 0 binaları dosyası 1 Öğrenci planlamaları dosyası Devlet Arşivine gönderilmez. 1 1 Okul açılış işlemleri (Değerlendirme Kurulu Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 2 Kararları) 1 Ders çizelge dosyası Devlet Arşivine gönderilmez. 3 1 Stajyerlik dosyası Kurumunda saklanır. 4 1 Eğitim Öğretim, Ders denetimi ve genel raporları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir Okullardan gelen şikayetler Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı 1 Diploma defterleri Kurumunda saklanır. 2 Nakil yazışmaları Devlet Arşivine gönderilmez 3 İmtihan sınav sonuçları Devlet Arşivine gönderilmez 4 İllerle yapılan yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 5 Sınıf geçme defterleri Kurumunda saklanır. 6 Diploma tescilleri Kurumunda saklanır. 7 Bakanlık disiplin yazışmaları Devlet Arşivine gönderilmez 8 Öğrenci disiplin karar defteri Kurumunda saklanır. 9 Fikstür ve sosyal yarışmalar Devlet Arşivine gönderilmez 1 0 Özel günler ve yarışmalar Devlet Arşivine gönderilmez Halk Sağlığı ve Sağlığı Geliştirme Eğitim Daire Başkanlığı 1 Dünya Sağlık Örgütü ile olan yazışmalar Devlet Arşivine gönderilir (dış ilişkilerce) 2 Projeler Devlet Arşivine gönderilir 3 Yurt dışı raporlar Devlet Arşivine gönderilir 4 Yurt dışında sağlığı geliştiren okullar ağı projesi Devlet Arşivine gönderilir (öğretmen eğitimleri, teknik kurul yazıları, toplantı tutanakları) 5 MEB ile proje protokolleri, tarihçe, staterejik plan, Devlet Arşivine gönderilir danışma kurulu toplantı karar ve tutanakları 6 Projelerle ilgili yayın taslakları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 7 Rehber kitaplar, bülten, dergi dosyası, Devlet Arşivine gönderilmez. 8 Gönüllü kuruluşlar dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 9 Hizmet alanıyla ilgili yazışmalar dosyası Devlet Arşivine gönderilir 1 Anadolu Yaz Okulu raporları tutanakları Devlet Arşivine gönderilir JHPIEGO proje dosyası Devlet Arşivine gönderilir 33

34 İnsan hakları dosyası AT Dosyası Devlet Arşivine gönderilir Devlet Arşivine gönderilir Hizmet İçi Eğitim Daire Başkanlığı 1 Sağlık Projesi teknik komite, yürütme komitesi, Devlet Arşivine gönderilir toplantı tutanakları, kararları, sonuç raporları, talep formları, toplantı davetiyeleri. 2 Yurtiçi hizmet içi eğitim rapor ve çeşitli toplantılar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 3 Hizmet içi eğitim dosyası Devlet Arşivine gönderilmez. 4 Kitap yazdırma yazışma dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 5 İhtisas Komisyonu çalışmaları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 6 Tarihçeler (Genel Müdürlük ve okullar) Devlet Arşivine gönderilir. 7 Fiyat tespit komisyonu dosyası Devlet Arşivine gönderilir. 8 Kitap taslakları, Ders kitabı kabul edilenler ve edilmeyenler Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir dosyası 9 Yayın Kurulu kararları ve ekleri Devlet Arşivine gönderilir 1 Sağlık Dergisi yazışmaları Devlet Arşivine gönderilmez. 0 1 Tebliğler Dergisi dosyası Devlet Arşivine gönderilmez. 1 1 Kültür Bakanlığı ile yazışmalar (ISSN ve ISBN Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 2 numaraları) 1 Yayın numaraları Devlet Arşivine gönderilmez Okulların bölümlerine ders araç ve gereçlerinin standartlarının belirlenmesi Devlet Arşivine gönderilmez. VEREM SAVAŞI DAİRESİ BAŞKANLIĞI MALZEMENİN ADI VE KONUSU DÜŞÜNCELER 1 İl genel durum raporları Devlet Arşivine gönderilir 2 Tüberkülozlu hastaları yatış işlemleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 3 Basil, müspet ve kronik hastalıklar projesi dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 4 Verem tarama çalışmaları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 5 BCG aşı çalışmaları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 6 Bölge tüberküloz laboratuarları çalışmaları ile ilgili Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir yazışmalar. 7 İllerin denetlenmesi Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 8 Şikayetler Devlet Arşivine gönderilmez. 9 Dokümanter bilgiler Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 1 Ulusal Verem Savaş Dernekleri Federasyonu Genel Devlet Arşivine gönderilir 0 Kurul çalışmaları (toplantı tutanak ve kararları) 1 Dünya Sağlık Teşkilatı ile yazışmalar. Devlet Arşivine gönderilir 1 1 Protokoller Kurumunda saklanır. 2 1 Verem eğitim ve propaganda haftası çalışmaları Devlet Arşivine gönderilir 3 1 Dış ülkelerde yapılan toplantılar Devlet Arşivine gönderilir 4 1 Veremle ilgili yıllık ve uzun vadeli plan ve programlar Devlet Arşivine gönderilir 5 1 Kitap ve dergiler (çıkaran birimce birer nüsha) Devlet Arşivine gönderilir UNICEF ve UNION dosyaları Devlet Arşivine gönderilir 34

35 1 8 İnsan gücü araştırmaları dosyası Devlet Arşivine gönderilir ANKARA NUMUNE HASTANESİ BAŞTABİBLİĞİ MALZEMENİN ADI VE KONUSU DÜŞÜNCELER 1 Staj ve kurs dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 2 Hasta dosyaları Kurumunda saklanır 3 Hasta kayıt defterleri Kurumunda saklanır 4 Poliklinik protokol defterleri Kurumunda saklanır 5 Adli vaka dosyası (Karakol ve mahkemelerden gelen Kurumunda saklanır raporlar) 6 Savcılıklarla yapılan yazışmalar Kurumunda saklanır 3 NO LU VEREM SAVAŞ DİSPANSERİ MALZEMENİN ADI VE KONUSU DÜŞÜNCELER 1 İl Sağlık Müdürlüğü ile yapılan yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 2 Verem Savaş Daire Başkanlığı ile yapılan yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 3 Su ve Kanal İdaresi ile yapılan yazışmalar Devlet Arşivine gönderilmez 4 Mikrofilm rapor ve yazışma dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 5 Duyum dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 6 Hasta dosyası (hastalara ait rapor, tedaviler ve Kurumunda saklanır filmler) 7 Hasta kayıt ve kabul defteri Kurumunda saklanır 8 Balgam kayıt defteri Kurumunda saklanır 9 Hasta ihbar kayıt defteri Kurumunda saklanır AVRUPA BİRLİĞİ KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI MALZEMENİN ADI VE KONUSU DÜŞÜNCELER 1 Uluslararası ilişkiler dosyası (Dışişleri Bakanlığından Devlet Arşivine gönderilir. gelen yazılar 2 Koordinesi yapılan projelerle ilgili yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir. SITMA SAVAŞI DAİRESİ BAŞKANLIĞI MALZEMENİN ADI VE KONUSU DÜŞÜNCELER 1 GAP dosyası (Sıtma savaşla ilgili projeler) Devlet Arşivine gönderilir. 2 Avrupa Topluluğu ve Doğu Akdeniz projesi Devlet Arşivine gönderilir. 3 Araştırmalar Devlet Arşivine gönderilir. 4 Sıtma çalışmaları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 5 Bulaşıcı hastalıklar dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 6 Çeltik ekimi dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 7 Çevre sağlığı gıda yazışmaları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 8 Haşaratla mücadele dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir KANSERLE SAVAŞ DAİRESİ BAŞKANLIĞI MALZEMENİN KONUSU DÜŞÜNCELER 1 İl bazında yapılan kanser araştırmaları ile ilgili Devlet Arşivine gönderilir. dokümanların toplandığı araştırmalar 2 Proje dosyası (kanser ve insidans) Devlet Arşivine gönderilir. 3 Mutatabipler dosyası, tıbbın dışında yapılan kanser Devlet Arşivine gönderilir. tedavileri ile ilgili yazışmalar 4 Kanser bilgi formları Devlet Arşivine gönderilir.(ilgili birimlerden birer adet) PROJESİ YÖNETİM DESTEK BİRİMİ MALZEMENİN ADI VE KONUSU DÜŞÜNCELER 35

36 1 İl Sağlık Müdürlükleri dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 2 Deloitte dosyası (danışma firma raporları ) Devlet Arşivine gönderilir. 3 UNICEF,WB, UNDP ile yapılan yazışmalar Devlet Arşivine gönderilir. dosyası 4 Dünya bankası yazışmaları Devlet Arşivine gönderilir. 5 Projelerle ilgili APK dosyası Kurumunda saklanır İLAÇ VE ECZACILIK GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Kalite Kontrol Dairesi Başkanlığı MALZEMENİN ADI VE KONUSU DÜŞÜNCELER 1 İlaç üretim yerleri dosyası (üretim yeri ile ilgili Kurumunda saklanır. kroki personel, denetleme raporları 2 Tıbbi malzeme üretim yerleri dosyası Kurumunda saklanır 3 Radyo pharmosotik ürünler dosyası Kurumunda saklanır 4 Dünya Sağlık Örgütü ile uluslararası kuruluş ve Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir ülkelerle yapılan yazışmalar dosyası (ilaç tekniği hakkında yazışmalar) 5 Klinik araştırmalar dosyası Devlet Arşivine gönderilir. 6 İlaç ihracat sertifikaları dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 7 İlaçların istenmeyen etkilerini izleme dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 8 İlaç hammaddesi üretim yerleri dosyası Kurumunda saklanır Uyuşturucu Maddeler Daire Başkanlığı 1 Dış ilişkiler daire Başkanlığı ile yapılan yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 2 Dışişleri Bakanlığı ile yapılan yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 3 İthalat izinleri ve firmalarla yapılan yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 4 Depolar ile ilgili yapılan yazışmalar Devlet Arşivine gönderilmez. 5 Kaçakçılık dosyası Kurumunda saklanır Ruhsatlar Daire Başkanlığı 1 Eczane ve ecza depolarına verilen ruhsatlar Kurumunda saklanır 2 İllerden bilgi için gelen faaliyet raporları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 3 İlaç ruhsatları Kurumunda saklanır 4 Preperat ruhsatları Kurumunda saklanır 5 Vatandaş şikayet ve talepleri dosyası Devlet Arşivine gönderilir.(örnek seçilenler) 6 Firma bazında tutulan defterler Kurumunda saklanır 7 İlaç kayıt defterleri Kurumunda saklanır Kozmetikler Daire Başkanlığı 1 Bitmiş ürün ve hammadde ithal izinleri Kurumunda saklanır 2 Şikayetler Devlet Arşivine gönderilmez. 3 Yerli kozmetikler üretim izinleri ve ruhsatları Kurumunda saklanır 4 Üretim yerleri ve sorumlu teknik eleman dosyası Kurumunda saklanır İktisadi Etütler Daire Başkanlığı 1 Şikayetler dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 2 Piyasada bulunmayan ilaçlar dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 3 İlaç satış izinleri dosyası Kurumunda saklanır. 4 Eczane dışında ilaç satışı dosyası Kurumunda saklanır. 5 İlaç tanıtım faaliyetleri dosyası Kurumunda saklanır. 6 Hammadde tahsisleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 7 Fatura şerh dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 8 Etik Kurul fatura şerh dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 9 Sağlık sertifikaları Kurumunda saklanır. 10 BSE delidana dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 11 Firmalarla yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 12 Sendika, dernek, TEB ile yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 13 Emekli Sandığı, Kızılay,SSK, MSB ve diğer kurumlarla yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 36

37 14 KDV artış oranları olurları Devlet Arşivine gönderilmez 15 Eczanelerde elle yapılan ilaç fiyatları olurları Devlet Arşivine gönderilir. 16 Fiyat beyannameleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 17 Firma bilançoları Kurumunda saklanır 18 İllerle yapılan yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir DIŞ İLİŞKİLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI MALZEMENİN ADI VE KONUSU DÜŞÜNCELER 1 Türkiye nin uluslararası ve bölgesel kuruluşlarla Devlet Arşivine gönderilir ilişkileri 2 Diğer ajanslar ve NGO lar dosyası Devlet Arşivine gönderilir 3 Kıbrıs Sorunu dosyası Devlet Arşivine gönderilir 4 Türkiye nin ikili ilişkileri (Asya, Afrika, Amerika, Devlet Arşivine gönderilir Avrupa) 5 Uluslararası kuruluşlarla yapılan çok taraflı anlaşmalar Devlet Arşivine gönderilir 6 Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir. (Aylık Yurtdışı geçici görevlendirmeler icmal ve değerlendirmeler ile seyahat dönüş raporlarından birer nüsha) 7 Önceki yıllara ait kongre duyuruları, şahıslara verilen ret Devlet arşivine gönderilir.) yazıları 8 Yıllık listeler,(denizaltı, heyet listeleri) nükleer takatlı askeri gemiler ile diğer yabancı gemi ve deniz altıların Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir. Türkiye yi ziyaretleri dosyası 9 Pasaport işlemleri,diplomatik pasaportlar, yeşil ve gri Devlet Arşivine gönderilir. pasaportlar dosyası 10 Pasaport istatistikleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir. 11 Sağlık alanında ülkemize gelen yabancılar dosyası Devlet Arşivine gönderilir. 12 Yurt dışına giden üst düzey heyetler dosyası Devlet Arşivine gönderilir. İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ (İSTANBUL) 1 Hastaneler dosyası Devlet arşivine gönderilir. 2 Poliklinik dosyası Kurumunda saklanır 3 Sahte diş hekimleri dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 4 Tedavi kurumları kartoteks dosyası (serbest Kurumunda saklanır çalışanlarla ilgili tutulan karton) 5 Protokol dosyası Kurumunda saklanır 6 Sağlık kabinleri dosyası Kurumunda saklanır 7 Eczaneler dosyası Kurumunda saklanır 8 İlaç fabrikaları dosyası Kurumunda saklanır 9 İlaç ve ecza depoları dosyası Kurumunda saklanır 10 Kozmetik üretim yerleri Kurumunda saklanır 11 İlaç firmaları dosyası Kurumunda saklanır 12 Tıbbi cerrahi malzeme üretim yerleri dosyası Kurumunda saklanır 13 Medikal gaz üretim yerleri dosyası Kurumunda saklanır 14 Fenni gözlükçüler dosyası Kurumunda saklanır 15 Aktar baharatçılar dosyası Kurumunda saklanır 16 Yeşil ve kırmızı reçete formları Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 17 Şikayetler Devlet arşivine gönderilmez 18 İthalat dosyası Devlet arşivine gönderilmez. 19 Üretim izinleri dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 20 Nöbetçi eczaneler dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 21 Denetim dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 22 Projeler dosyası Devlet arşivine gönderilir. 23 AÇS ve AP Merkezleri dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 24 Çevre sağlığı dosyası (vatandaş şikayetleri, toplum çevre sağlığı ile ilgili raporlar) Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir. (raporlar devlet arşivine gönderilir 25 İçme ve kullanma suları dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 37

38 26 Kaynak suları dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 27 Gıda kontrolü ( zabıt tutanakları, mahkemeye Kurumunda saklanır intikal edenler) 28 Gayrı sıhhi müesseseler dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 29 Çevre kirliliği ile ilgili kontrol sonucu tutulan Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir tutanaklar dosyası 30 Çöp Kanalizasyon dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 31 Deterjan ve insektisit üretim izinleri Kurumunda saklanır 32 İlçeler bazında tutulan bulaşıcı hastalıklar çizelgesi Devlet arşivine gönderilir. 33 Fuhuşla Mücadele Komisyonu kararları (defterler Devlet arşivine gönderilir. ve tutanaklar) 34 Diş Hekimleri Odası ile yapılan yazışmalar Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir SAĞLIK BAKANLIĞI GENEL KONULAR MALZEMENİN ADI VE KONUSU DÜŞÜNCELER 1 Bakanlıklardan veya diğer kuruluşlardan gelen Genelge, Devlet arşivine gönderilir. ( birer nüsha) Tamim, Tebliğ vb. 2 Birimden çıkan Genelge, Tamim, Emir vb. Devlet arşivine gönderilir. (birer nüsha) 3 Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcıları, müstakil Daire Başkanları, İl Sağlık Müdürleri ve kurum amirlerinin izinlerinde Devlet arşivine gönderilir. verdikleri vekaletler. 4 Taşra teşkilatlarının görüş istekleri ve bunlara verilen Devlet arşivine gönderilir. cevaplar. 5 Kurum tarafından cevaplanması istenen soru önergeleri ve Devlet arşivine gönderilir.( APK ca) bunlara verilen cevaplar. 6 Faaliyet Raporları Devlet arşivine gönderilir.(yıllık olanları APK ca) 7 Dava dosyaları ile ilgili birim görüşleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 8 Gelen Giden Evrak Kayıt ve zimmet defterler Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 9 Kurum dışından gelen yasal düzenlemelerle ilgili birimce Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir verilen görüşler 10 Mevzuatla ilgili konularda hazırlanan hukuki mütalaalar Devlet arşivine gönderilir. 11 GAP Bölgesi, Kalkınmada öncelikli yöreler ve Olağanüstü Devlet arşivine gönderilir. (APK ca) Hal Bölgeleriyle ilgili proje ve faaliyetler. 12 Sağlıkla ilgili projeler.(yönetim projeleri dahil) Devlet arşivine gönderilir. 13 Kurs ve Sertifika dosyaları Kurumunda saklanır. 14 İstatistik bilgileri Devlet arşivine gönderilir.(apk ca) 15 Anket bilgileri Devlet arşivine gönderilir. (APK ca) 16 İthalat izinleri Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 17 Ruhsatlar Kurumunda saklanır. 18 Standartlar Devlet arşivine gönderilir. (APK ca) 19 İç ve Dış Yazışmalar dosyası Ayıklama İmha Komisyonunca değerlendirilir 20 Kurum hizmetlerinde kullanılan slayt, video kaseti, film vs. Devlet arşivine gönderilir. KAMU KURUM VE KURULUŞLARI DANIŞMA, DENETİM VE YARDIMCI HİZMET BİRİMLERİ TESPİT VE DEĞERLENDİME FORMU BİRİMİ : STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Saklama Süresi Birim Kurum Arşivinde Arşivin de Düşünceler 38

39 11 Koordinasyon Kurulu toplantı tutanakları 5 yıl 10 yıl Koordinatör kurum ve birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 21 Yıllık çalışma programları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 3 Yıllık faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl İlgili birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 4 Yıllık bilanço 5 yıl 10 yıl İlgili birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 Yüksek Denetleme Kurulu raporları ve kurumun cevabî raporu 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 6 Taşra teşkilâtı çalışma programı ve faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 7 Yatırım programı teklifleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 8 İcra plânı tedbir uygulama programı 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Tedbir izleme ve dönem gerçekleşme raporları Kurumun yıllık çalışma programında yer alan konulara (projelere) ilişkin hazırlanan raporlar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 11 Kurumun bütçe tasarıları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 12 Birimlerce hazırlanan bütçe teklifleri 13 Bütçe kanunları ve ekleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Teşkilâtlanma ile ilgili çalışmalar (Müdürlük veya şeflik kurma, şube açma veya kapama gibi) Yönetimin geliştirilmesi ile ilgili teklif raporlar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 16 İş analizi çalışmaları 2 yıl 8 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 17 İstatistikler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 18 Anket sonuçları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 19 Kurum dışından gelen anket formları ve sorulara verilen cevaplar 20 Tarihçeler Süresiz Yayınlandığı yıl içerisinde bir nüshası Devlet Arşivi ne gönderilir. 21 Albümler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 22 Etüt ve fizibilite raporları 5 yıl 25 yıl Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. Önemli rapor ve etütler Devlet Arşivi ne gönderilir. 23 Pazar araştırmaları raporları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 24 Fiyat politika analizleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 25 Maliyet hesapları 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 26 Destekleme alımları, ithalat ve sınır ticareti ile ilgili görüşler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 39

40 27 Projeler için dış kaynaklı finansman temini maksadıyla hazırlanan raporlar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 28 Dış kaynaklı projelerle ilgili raporlar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 29 GAP Bölgesi, kalkınmada öncelikli yöreler ve olağanüstü hal bölgeleriyle ilgili projeler ve faaliyetler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 30 Soru önergelerine hazırlanan cevaplar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Kurumla ilgili hazırlanan kanun tasarıları ve kanunî düzenlemeler Mevzuatla ilgili konularda hazırlanan hukukî mütalâalar Bakanlar Kurulu ve YPK kararlarında değişiklik yapılması amacıyla hazırlanan karar tasarıları ve gerekçeler Personelin eğitim seviyesini yükseltmek amacıyla yapılan çalışmalar Cumhurbaşkanı, Başbakan ve Bakanın gezileri sırasında intikal ettirilen kurumu ilgilendiren meselelere ilişkin yapılan çalışmalara ait raporlar Koordinatörlüğü kuruma ait koordinasyon çalışmaları ile ilgili dönem raporları Kurum dışından gelen kanunî düzenlemelerle ilgili verilen görüşler Kurumun hizmet alanlarıyla ilgili düzenlenen yarışma programları ve ödül verilmesiyle ilgili yazışmalar Süresiz Kurumunda saklanır. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Süresiz Kurumunda saklanır. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 39 Fuarlara iştiraklerle ilgili yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 40 Reklâm faaliyetleriyle ilgili dosyalar Açıklamaya değer nitelikte bulunarak basın toplantılarında Hükûmet Sözcüsünce açıklanmak üzere verilen bilgiler Basında çıkan haberlere verilen cevaplar ve tekzipler Kurumca kullanılan form defter ve kaşe örnekleri Süresiz 44 Milletvekili istekleri 5 yıl - Kurumunda saklanır. - - Birer örnek kurumunda saklanır. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. 45 Hizmet içi eğitim programları 46 Genel Kurul toplantı tutanakları 5 yıl 10 yıl Dünya Bankası nca hazırlanan raporlar Kurum içi genelgeler, prensip kararları ve özel emirler (Gündemden düşenler) Bütçe görüşmeleri ve Beş Yıllık Kalkınma toplantılarına davet yazıları İlgili birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 10 yıl Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 40

41 Başbakanlık veya Maliye Bakanlığınca gönderilen bütçe kanun ve emirleri ile tasarruf genelgeleri Ödenek serbest bırakma, ödenek aktarma ve ödenek talepleriyle ilgili yazışmalar Araç ve gereç, malzeme ve tesis envanterleri Yayın talep dilekçeleri ve kabul edilmeyen reklam talepleri Yerli ve yabancı yayınlarla ilgili abone işleri Yurt içi ve Yurt dışı toplantı ve konferanslar için gelen davet yazıları Kurum dışındaki seminerlere eleman gönderilmesiyle ilgili yazışmalar İllerin tesis talepleri ve tesislerle ilgili yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 58 Arsa ve bina alımı için il teklifleri 59 Arsa bilgileri 60 Yıllık taşıt alım teklifleri Ek bina inşaatlarının mevcut yapıya uygun olup olamayacağına dair yatırım yapacak birime verilen görüşler Ek tesisler için belirlenen ihtiyaç programları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 63 Ödeme evrakı 64 Görevlendirme yazıları Kurum dışından gelen genelgeler 65 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. (Gündemden düşenler) 66 Gelen ve giden evrak kayıt defterleri 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Müdürlükler veya Birimler Arası 67 Koordinasyon Kurulu toplantı tutanakları 68 Kuruluş brifingi dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. BİRİMİ : BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜŞAVİRLİĞİ Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Kurumun faaliyetlerinin basında duyurulması amacıyla hazırlanan bültenler ve basına verilen demeçler Makamı veya kurumu ilgilendiren konulardaki basın bültenleri Basına verilen bilgiler (Basında yer alan haberler üzerine veya kurum dışından talep edilmesi halinde kurumla ilgili verilen bilgiler) Kurum ve müesseseleri tanıtıcı dialar, video kasetler 41 Saklama Süresi Birim Arşivind e Kurum Arşivinde 5 yıl 10 yıl Süresiz Süresiz Süresiz Düşünceler Birer nüsha Devlet Arşivi ne gönderilir. Kurumunda saklanır. Kurumunda saklanır. Kurumunda saklanır.

42 5 Kasete alınmış sözlü basında yer alan makam veya kurumla ilgili haberler 5 yıl 6 Faaliyet raporları 5 yıl 7 İstatistikî bilgiler 5 yıl 10 yıl 10 yıl 10 yıl Birer nüsha Devlet Arşivi ne gönderilir. Bu raporları toplayan birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. Devlet Arşivi ne gönderilir. 8 Dergi ve yayınlara verilecek reklâmların hazır filmlerinin tutulduğu dosya, eski klişeler Süresiz Kurumunda saklanır. 9 Basında çıkan ve cevap vermeye gerek duyulmayan konularla ilgili birimlerden gelen cevapların tutulduğu dosyalar 10 Gazetelere gönderilen tekzip yazıları Süresiz Kurumunda saklanır. 11 Ajans haberleri (Makam ya da kurumla ilgili olarak kurumun üye olduğu ajanslardan gelen Süresiz Kurumunda saklanır. ajans haberleri) 12 Taşra teşkilâtı ve müesseselerden gelen kurumla ilgili mahallî gazetelerde yer alan Süresiz Kurumunda saklanır. haber kupürleri 13 Haber kupürleri Süresiz Kurumunda saklanır. 14 Günlük basın özeti (Kupür başlıkları listesi) 15 Süreli yayınlar - - Kurumun çıkarmış olduğu yayınlardan birer nüsha Devlet Arşivi ne gönderilir. 16 Fuar ve sergilere katılmak için makam olurları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 17 Teşkilâtla ilgili basına yapılan açıklamalar 18 (Mamullerin fiyat artışları hakkında) Makamın özel günlerle ilgili kurum içi yayınladığı mesajları, konferans ve çeşitli toplantılar için gelen davet yazıları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 19 Çeşitli kuruluşların yayın talepleri 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 20 Kurumun yayınladığı kitapların satışı ve 10 5 yıl bedellerinin tahsili ile ilgili yazışmalar yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 21 Birimlerden gelen doküman, broşür ve kitapçıklar 22 Dergilerle yapılan abone işlemleri 23 Dergi ve değişik yayınların reklam almak için talepleri 24 Reklâm verilen dergilerle ilgili yazılar 5 yıl Kitap alımları ile ilgili yazışmalar, ünitelerden gelen kitap isimleri, alınması ile ilgili teklifler, satın alınan periyodik yayınlarla ilgili bilgi formları Kurumun yurt içine yapacağı satışlarla ilgili ilânlar, ilân bedellerinin ödenmesine ait yazışmalar Faaliyet raporlarının basımı için açılan ihaleye ait yazışmalar Basın İlân Kurumu tarafından gönderilen ilân verilebilecek yayınlarla ilgili listeler 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl - 2 yıl - 29 Birimlerle yapılan rutin yazışmalar 5 yıl - 30 Personel yazışmaları 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. Devlet Arşivi ne gönderilmez. Devlet Arşivi ne gönderilmez. Devlet Arşivi ne gönderilmez. 42

43 31 Yolluk dosyaları 32 Genelgeler (Gündemden düşenler) 2 yıl 13 Çıkaran birim tarafından yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 33 Gelen ve giden evrak kayıt ve zimmet 25 5 yıl defterleri yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 34 Onursal doktora dosyaları Süresiz Kurumunda saklanır. 35 Kurumun malı olan sanatsal objelerle ilgili tutulan envanterler Süresiz Kurumunda saklanır. 36 Açılış kapanış tören dosyaları Süresiz Kurumunda saklanır. 37 Sponsorluk dosyaları 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. BİRİMİ : EĞİTİM DAİRE BAŞKANLIĞI Sır a No Malzemenin Adı ve Konusu Bakanlıklardan veya diğer kurumlardan gelen genelge, tamim, tebliğ vb. (Gündemden düşenler) Birimden çıkan genelge, tamim, emir vb. Birimlerin hizmet içi eğitim programları teklifleri Eğitim dosyası (Eğitim programı, olurlar, katılanların listeleri, eğitimin düzenleneceği yer, süresi, gerekçeler ve eğitim için hazırlanan ders notları) Çeşitli kurum ve kuruluşlarda düzenlenen kurs, seminer, konferans, sempozyum, vb. faaliyetlerle ilgili yazışmalar (Programlar, katılacakların listeleri, onaylar ve bu kişilere ödenecek ücretler) Eğitimle ilgili yıllık faaliyet raporları Çeşitli ülkelerin teknik yardımları çerçevesinde bu ülkelere giden personelle ilgili yazışmalar ve sonuç raporları Yetiştirilmek üzere, bütçe imkânları ile yurt dışına gönderilen personelle ilgili yazışmalar ve sonuç raporu Avrupa Konseyi Temel Eğitim ve Uzmanlık Programlarına katılacaklarla ilgili yazışmalar, katılacakların listeleri ve sonuç raporları Saklama Süresi Birim Arşivinde Kurum Arşivinde Düşünceler 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl 13 yıl Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 5 yıl Farklı eğitimleri içeren eğitim dosyalarından örnekler Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl 5 yıl 10 yıl Sonuç raporları ve olurlar Devlet Arşivi ne gönderilir. Sonuç raporları ve olurlar Devlet Arşivi ne gönderilir. Sonuç raporları, listeler ve olurlar Devlet Arşivi ne gönderilir. 43

44 Yabancı dil eğitimi için Devlet Lisan Okulu na gönderilen personelle ilgili yazışmalar Mecburi hizmet karşılığı burs verilmesi ile ilgili yazışmalar (Kurumun teklifi, üniversitelerin değerlendirmesi, başvurular, başvuruların değerlendirilmesi vb.) Burslu öğrencilerin şahsî dosyaları Kurumda staj görecek öğrencilerle ilgili yazışmalar Yurt dışından, kurumda staj yapmak için başvuran öğrencilerle ilgili yazışmalar 3308 sayılı çıraklık eğitimi ile ilgili Kanun gereği kurumda çalışacak öğrencilerle ilgili yazışmalar Yurt dışından Türkiye ye gelen çeşitli heyetlerle ilgili yazışmalar (Gelen kişilerle ilgili listeler ve gezi programları) Telif ücreti karşılığı veya telif ücreti ödenmeden kitap basımıyla ilgili yazışmalar (Müracaat, eserin nüshası, komisyon kararı, olur) Kurum tarafından düzenlenen yarışmalar ile ilgili yazışmalar (Yarışma şartnamesi duyurular, dereceye girenlerin listeleri) Kuruma bağlı eğitim merkezlerine alınacak öğrenciler, ders müfredat programları, mezun olan öğrenciler ve okuldan ayrılan öğrencilerle ilgili yazışmalar Kuruma bağlı öğrenci yurtları ile yapılan yazışmalar, kalan öğrenci listeleri Dinlenme ve eğitim tesisleri ile ilgili personel görev talimatları Dinlenme ve eğitim tesislerinde uygulanacak fiat listeleri Çeşitli grupların tesislerden yararlanma talepleri ve bunlara verilen cevaplar Eğitim tesislerinden faydalanmak isteyenlerin başvuru formları, tahsis onayları, tahsis cetvelleri Değerlendirmeye alınmayan kamp formları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 25 yıl Yurt dışı burslusu olan öğrenci dosyaları ile önemli şahıslara ait burs dosyası Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. 5 yıl 5 yıl 5 yıl 5 yıl 5 yıl 5 yıl Süresiz Liste ve gezi programları Devlet Arşivi ne gönderilir. Komisyon kararları Devlet Arşivi ne gönderilir. Yarışma şartnamesi, duyuru ve derece listeleri Devlet Arşivi ne gönderilir. Kurumunda saklanır. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 44

45 26 27 Dinlenme, eğitim tesisleri, yurtlar ve eğitim merkezlerinin çeşitli talepleri, bu yerlere gönderilen ödenekler Eğitim merkezleri ile ilgili istatistikî bilgiler (Personel durumu, demirbaş durumu) 28 Muhtelif yazışmalar 5 yıl 10 yıl Sıra No 1 Kredi Yurtlar Kurumu ile yapılan yazışmalar, kalan öğrencilerin listeleri Kitap ve süreli yayınlarla ilgili yazışmalar Malzemenin Adı ve Konusu Adlî, idarî ve icra dava dosyaları ile hukukî mütalâaların kaydedildiği defterler 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. BİRİMİ : HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ Saklama Süresi Birim Arşivinde Kurum Arşivinde 2 Hukukî mütalâalar 5 yıl 25 yıl 3 Yıllık faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl 4 Kurumla ilgili hazırlanan kanun tasarıları ile kanunî düzenlemeler ve kanun tasarılarının görüşüldüğü toplantılara ait tutanaklar Düşünceler 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Süresiz Farklı görüşlerden örnekler seçilerek Devlet Arşivi ne gönderilir. İlgili birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. Kurumunda saklanır. 5 Soru önergelerine hazırlanan cevaplar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 6 Adlî dava dosyaları 5 yıl 35 yıl Kamuoyuna mal olmuş ve kamuoyunu ilgilendiren önemli davalara ait dosyalar seçilerek Devlet Arşivi ne gönderilir. 7 İdarî dava dosyaları 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 8 İcra dosyaları 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Kurum içi ve dışı kanunî düzenlemeler hakkında verilen görüşler Birimler arası personel ve benzeri konularda yapılan yazışmalar 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 11 Görev olurları 12 Genelgeler (Gündemden düşenler) 2 yıl 13 yıl Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 13 Avans olurları ve avans kapama evrakı Kurum avukatlarına davalara girebilmeleri için verilen vekâletler Vekâlet ücretinin tahsil ve tahsisine dair belgeler 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 45

46 16 17 Gelen ve giden evrak kayıt ve zimmet defterleri Taşra birimlerinin avukatlık hizmetlerini yürüten kurum personeli olmayan avukatlarla ilgili dosyalar 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 18 Mahkeme esas kayıt defteri 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 19 Kamulaştırma yazışmaları dosyası 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Sır a No BİRİMİ : İDARÎ VE MALÎ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI Malzemenin Adı ve Konusu Kamu konutlarıyla (lojmanlar) ilgili yazışmalar. Tahliye, tahsis, müteferrik yazışmalar Yemekhane, lokal, çay ocağı ile ilgili yazışmalar, yemek listeleri Sosyal tesislere giriş kartı çıkarılması ile ilgili yazışmalar Çeşitli tamirat ve ihtiyaçların karşılanması için alınan olurlar, ödeme ile ilgili birimle yapılan yazışmalar Kurumda mevcut berber, kunduracı, çay ocağı vb. yerler için uygulanacak fiyatların tespiti ve bununla ilgili komisyon tutanakları Saklama Süresi Birim Arşivin de Kuru m Arşivi nde Düşünceler 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 6 Sosyal tesislerin tahsisleri 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 7 Yakacak odun talebinde bulunanların listeleri, odun yardımı ve taksitli kömür satışı ile ilgili yazışmalar 8 Çeşitli alımlara ait tediye fişleri ve faturaları 2 yıl 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 13 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 9 Malzeme istek fişleri Gözlükçü, eczane, benzin istasyonları vb. yerlerle yapılan tip anlaşmalar Giyecek yardımıyla ilgili yazışmalar, giyecek yardımından yararlanacak personel listeleri Araç tahsisleriyle ilgili yazışmalar, taşıt listeleri, benzin çeki alınması, taşıt harcamaları Servis aracı kiralama, servisten yararlanacak personel listeleri, işçilere toplu taşım kartı verme ile ilgili yazışmalar 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 14 Günlük personel yoklama fişleri 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez Haberleşme hizmetleri ile ilgili yazışmalar (Telefon, posta vb.) Taşradan gönderilen araç, gereç, malzemelerin envanterleri 46 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez.

47 17 Motorlu taşıtların aylık kullanım çizelgeleri 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 18 Mübayaa karar defterleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 19 Ambar takip föyleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 20 Araç görev kâğıtları ve talep fişleri 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 21 Benzin fişleri 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 22 Ödeme emirleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 23 Ödeme emirleri icmalleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez Tenkisler, tenkis belgeleri ve tenkislerle ilgili yazışmalar Ödenek verme, ödenek aktarma, ödenek serbest bırakma ve ek ödenekle ilgili yazışmalar Çeşitli harcama kalemlerine ait tahakkuk müzekkereleri, verile emirleri Vergi iadesi icmal bordroları, vergi iade zarfları Ödenek üstü yapılmış olan harcamalarla ilgili mevkufat müzekkereleri Yapılan ödemeler ve tahsilâtlara ait tediye, tahsilât ve mahsup fişleri 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 30 Bütçe teklifleri ve bütçe tasarısı 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 31 Aylık mizanlar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 32 Yıl sonu kesin hesabı 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 33 Yıl sonu mizanları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 34 Sendika aidatlarına ait listeler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 35 Personelin ücretlerinden kesilen vergilerle ilgili muhasebe fişleri, muhtasar beyannameler, kurumla iş yapan üçüncü şahıslardan kesilen stopaj vergisi beyannameleri, akreditif açılmasıyla ilgili damga vergisi beyannameleri, vergi tecil yazışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 36 KDV beyannameleri 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 37 Geçici devirli defterler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 38 Kesin devirli defterler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 39 Bankalardan gelen dekontlar 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 40 Banka ekstreleri 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez Carî hesap sözleşmeleri ve bunlarla ilgili yazışmalar Müesseselerden Yönetim Komitesi kararıyla çıkan bütçe raporları, bunların kontrolü ve Yönetim Kuruluna sunulması ile ilgili yazışmalar 47 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez.

48 43 44 Yüksek Denetleme Kurulu tarafından teşekkül faaliyetleriyle ilgili tenkit ve temennilerin cevapları, bunların kitap halinde hazırlanması Müesseselerden gelen aylık bilânço ve gelirgider tablolarının Yönetim Kuruluna sunulması, bilânçoların konsolide edilerek kitap haline getirilmesi 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 45 Bütçeler ve revize bütçeler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 46 Bilânçolar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 47 Faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl 48 Sigorta şirketleriyle yapılan sözleşmeler (Gündemden düşenler) Yıllık faaliyet raporları ilgili birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 1 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 49 Sigortalama işlemlerine ait yazışmalar 1 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 50 Dahilî sigortalama ile ilgili yazışmalar 1 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez HDTM., DPT. ve makama gönderilen maliyet tabloları (Bilgisayar çıktıları) SSK ile sosyal yardım zamları ve sigorta primleri hakkında yapılan yazışmalar Emekli Sandığı ile ikraz ve emekli keseneği hakkında yapılan yazışmalar Hesap dönemi sonuna kalan ödemelerin kârzarar hesabından ödenmesine dair talep ve olur yazıları Tahkim Yasasıyla ilgili yazışmalar, teşkilâtın başka kurumlara olan borçlarını gösterir listeler 1 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 56 Hastane faturaları ve dokümanları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 57 Maaş bordroları 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Taşra teşkilâtıyla yapılan mutabakat yazışmaları Yurt içi ve Yurt dışı bankalardan alınan uzun vadeli kredilerle ilgili yazışmalar (Ödemesi tamamlananlar) Hazine Dış Ticaret Müsteşarlığı ve DPT na gönderilen konsolide gelir tabloları ve analitik konsolide bilânçolar 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 61 Birimlerden gelen periyodik tablolar 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 62 Taşra teşkilâtından gelip merkezde konsolide edilen haftalık borç ve alacak tabloları 63 Dış kredi durumunu gösteren aylık tablolar 2 yıl - 64 Nakit bütçenin hazırlanmasında kullanılacak fiili hasılat ve harcamalar tablosu 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 65 HDTM ile yapılan tahvil ikraz anlaşmaları 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 66 Bankaların kredi açma teklifleri 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 48

49 Eximbank la yapılan ihracat karşılığı kredi anlaşmaları, kredi ödemeleri, ihracat yapıldığına dair yazışmalar (Anlaşma ve ödeme sona erdikten sonra) Yurt içi firmalara ihraç yapmak şartı ile mal satılması hakkında sözleşmeler (Sözleşme sona erdikten sonra) Yurt içi firmalara ihraç edilmesi şartıyla satılan malzemenin döviz karşılığının Türk lirasına çevrilmesiyle ilgili yazışmalar 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 70 Döviz karşılığı kredilerle ilgili yazışmalar 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez Akreditif açılması ve ödenmesiyle ilgili yazışmalar (Ödemesi tamamlananlar) Kullanılan kredilerin mahsuplaşma işlemlerine ait yazışmalar Veznenin günlük kredi ödemelerine ait formlar 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 74 Kredi akım tabloları 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez Bütçe hizmetlerinden doğan şahıs borçları, borç listeleri Mecburî hizmet yapmayacakların burs borçlarını geri ödemeleriyle ilgili yazışmalar (Ödemesi tamamlananlar) 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 77 Yapılan tahsilâtlarla ilgili cetveller 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 78 Kurum tarafından tutulan Yevmiye Defteri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 79 Defter-i Kebir 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 80 Bütçe Giderleri ve Ödeme Emirleri Defteri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 81 Kurumların bütçe dairelerinde, saymanlıklarda ve idarî malî işler daire başkanlıklarında çeşitli işlemleri takip için tutulan her türlü defterler 82 Muhtelif yazışmalar 5 yıl 10 yıl 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. 83 Kasa Defteri ve Çek Senet Defteri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 84 Bakım Onarım dosyaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 85 Lokal muhasebe fişleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 86 Yemekhane muhasebe defteri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 87 Araç görev defteri (Defter bittikten sonra) 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez Kaymakamlığa gönderilen haftalık hizmet araçları görev cetvelleri Tüketim giderleri dosyası (Doğalgaz, elektrik, su vb...) 5 - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 90 Gelir ve Gider Defteri 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 91 Banka Carî Hesabı Defteri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 49

50 92 İcra Defteri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 93 Banka Teminat Mektupları Kayıt Defteri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 94 Esham ve Tahvilat Kayıt Defteri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 95 Borçlar Defteri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 96 Bütçe Emaneti Hesabı Defteri 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 97 Emaneten kesilen ödemeler dosyası ve defteri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 98 Aylık hesap cetvelleri ve dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 99 Kesin hesap cetvelleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 100 Tahsilat ve Tahakkuk Defteri 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 101 Kira dosyası (Sözleşmesi sona erenler) 102 İrsaliye 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 103 Nöbet çizelgeleri 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 104 Taşıt sigorta poliçeleri 105 Dükkân kira kontratları ve defterleri (Muhteviyatının tamamı gündemden düşenler) 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. BİRİMİ : KURUM ARŞİVLERİ Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Saklama Süresi Birim Arşivinde Kurum Arşivinde Düşünceler 1 Ayıklama ve imha listeleri ve tutanakları 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne teslim edilen evrakla ilgili yazışma dosyaları Kurum dışı ve kurum içi yazışma dosyaları Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nden gelen genelge ve dağıtımlı yazılar (Gündemden düşenler) Süresiz Kurumunda saklanır. 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 Denetim raporları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 6 Tespit raporları (Devlet Arşivleri tarafından gönderilen) Süresiz Kurumunda saklanır. 7 Arşivcilik bilgileri ve mevzuat dokümanları Süresiz Kurumunda saklanır. 8 Dosya Plânı (Yönetmeliği) Süresiz Kurumunda saklanır. 50

51 Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Başbakanlık ve Bakanlıklardan gelen genelge, tamim, tebliğ vb. (Gündemden düşenler) İç genelgeler ve makamın mesai ile ilgili yazıları Makamın gezileri ile ilgili alınan seyahat olurları İzin ve görevli ayrılmalarda bırakılan vekâletler Makamca üst düzey yöneticiler arasında yapılan görev dağılımları Makamın basın organlarına verdiği beyanatlar, basın toplantıları Makamın çeşitli vesilelerle yaptığı konuşmalar Bir üst makama kurum faaliyetleriyle ilgili gönderilen faaliyet raporları Günlük gazeteler, kurumla ilgili gazete kupürleri BİRİMİ : ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ Saklama Süresi Birim Arşivinde Kurum Arşivinde 2 yıl - Düşünceler Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl 13 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilir. Süresiz Süresiz 10 Vatandaşların dilek, istek ve şikâyetleri 5 yıl - Kurumunda saklanır. Kurumunda saklanır. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. 11 Davetiyeler, telgraflar 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 12 Makamın gezileri, gezi programları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 13 Birimlerin ve bağlı kuruluşlarca makama verilen brifingler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 14 Kanun tasarıları, kanun teklifleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 15 Kurum tarafından cevaplanması istenen soru önergeleri ve bunlara verilen cevaplar 16 Muhtelif yazışmalar 5 yıl 10 yıl Sıra No 1 BİRİMİ : PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI Malzemenin Adı ve Konusu Bakanlıklardan veya diğer kurumlardan gelen genelge, tamim, tebliğ, vb. (Gündemden düşenler) 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Saklama Süresi Birim Arşivinde Kurum Arşivinde 2 yıl - 2 Birimden çıkan genelge, tamim, emir vb. 2 yıl 13 yıl 3 Personel özlük dosyaları Emekli oluncaya kadar 101 yılını tamamlayın caya kadar Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. Düşünceler Devlet Arşivi ne gönderilmez. Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. Kamuya mal olmuş şahsiyetlere ait özlük dosyaları Devlet Arşivi ne gönderilir. 51

52 4 Emekli özlük dosyaları Taşra teşkilâtlarının personel konusunda görüş istekleri ve bunlara verilen cevaplar Kademe ve derece ilerlemeleri ile ilgili yazışmalar Terfilerle ilgili yazışmalar, terfi listeleri, terfi olurları Naklen atama talepleri, muvafakat istekleri ile ilgili yazışmalar 101 yılını tamamlayın caya kadar Kamuya mal olmuş şahsiyetlere ait özlük dosyaları Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 9 Personelin özlük hakları ile ilgili dilekçeleri 10 İş istekleri Personelin yıllık izinleri ve yıllık izinlerin birleştirilmesi ile ilgili yazışmalar, iznini Yurt dışında geçirecekler için izin olurları, ücretsiz izin yazıları (Özlük dosyasına giriyor.) Personel alımı için açılan imtihanlar (Duyurular, başvuru formları, imtihan tutanakları, sınav salonu tahsis sözleşmeleri, sınav kâğıtları, kazanan ve kazanamayanların listeleri) Çeşitli kurum ve kuruluşlara gönderilen, kurumun personel durumunu gösterir tablolar, cetveller ve yazışmalar Taşra teşkilâtlarından gönderilen personel durumunu gösterir cetveller 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 15 Görevlendirmelerle ilgili yazışmalar 2 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 16 Kademe ve derece terfileri yapılan personel ile ilgili listeler 17 İntibak çizelgeleri, bunlarla ilgili yazışmalar 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez Personelin fazla çalışmasına ilişkin yazışmalar, fazla çalışma cetvelleri Personel maaşından yapılan her türlü kesintilerle ilgili yazışmalar, kesintilerle 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. ilgili listeler Personel maaş bordroları, ek ödeme bordroları, fazla mesai bordroları 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. İkraz, nafaka, icra gibi personel maaşından kesilen özel kesintilerle ilgili yazışmalar İşçi puantaj cetvelleri ve bunlarla ilgili yazışmalar Onay dosyaları (Tayin geçici görevlendirme vb.) Toplu İş Sözleşmeleri (Ön çalışmalar, işçi sayıları, görüşme tutanakları, bir önceki Sözleşmeler ve tutanakları sözleşmenin uygulanmasında görülen 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilir. aksaklıklar, sözleşme yapmak için gerekli yetki belgeleri vb. yazışmalar Toplu iş sözleşmesinin uygulanması ile ilgili sendikalarla yapılan yazışmalar 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. Toplu iş sözleşmesi ile işçilere sağlanan her türlü haklarla (İkramiye, giyecek yardımı, 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez. kömür yardımı, vb.) ilgili yazışmalar 52

53 27 İşçi sendikasına ödenmek üzere işçilerden kesilen aidatlarla ilgili yazışmalar ve listeler 28 Personelle ilgili şikâyetler 5 yıl Personel hakkında açılan tahkikatlar, bununla ilgili inceleme raporları, verilen cezalar Personelin ödüllendirilmesi ile ilgili yazışmalar Merkez Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu kararları Yan ödeme ve özel hizmet tazminatlarıyla ilgili taşra teşkilâtı ve birimlerle yapılan yazışmalar Yan ödeme ve özel hizmet tazminatlarıyla ilgili cetveller Yabancı dil tazminatı alacak personelle ilgili yazışmalar Sözleşmeli personelle ilgili yazışmalar (Sözleşmeli personelle ilgili vizeler, ücret tespiti, sözleşmeli personel alınması hakkında olurlar, sözleşmelerin uzatılmasına dâir onaylar) Maliye Bakanlığı ndan geçici işçiler için alınan vizeler ve bunlarla ilgili yazışmalar İş kazalarıyla ilgili yazışmalar (İş kazası raporları) Taşra teşkilâtlarından işçi ücretlerinin artırılması ile ilgili teklifler, verilen cevaplar ve olurlar Kıdem tazminatı ile ilgili taşra teşkilâtıyla yapılan yazışmalar, kıdem tazminatı ödeme emirleri, kıdem tazminatı ile ilgili yazışmaların suretleri Taşranın işçi alınmasıyla ilgili talepleri ve verilen cevaplar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 41 Tayinlerle ilgili yazışmalar Tayin iptalleri, itirazlar, açılan davalar ve Danıştay kararları Kadro tahsisi ile ilgili yazışmalar, kadro cetvelleri Hizmet birleştirmeleri ve hizmet borçlanmalarıyla ilgili yazışmalar Hizmet sürelerinin tespiti ile ilgili yazışmalar İstifa ile görevden ayrılan personelin isteği üzerine emekli keseneğinin geri ödenmesine dair yazışmalar Emeklilik ve ölüm faturalarının ödenmesine ait yazışmalar Emekli müktesep haklarıyla ilgili yazışmalar Bir ayda 7 günden fazla rapor alan personelle ilgili yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 50 Yurt dışı tedavilerle ilgili yazışmalar 53

54 51 Gıda yardımı alacak personelle ilgili yazışmalar 52 Pasaport çıkartılmasıyla ilgili yazışmalar 53 Birimin faaliyetleri ile ilgili yazışmalar Sayılı Kanun dan sözleşmeye geçen personelle ilgili yazışmalar Kadro iptalleri ve kadro ihdasları ile ilgili yazışmalar Resen emekliye ayrılanlarla ilgili yazışmalar İş kazası neticesi ölen personelin yakınlarının işe alınmasıyla ilgili yazışmalar Emekliye ayrılmış işçilerin sosyal yardım zamlarını ödenmesi ile ilgili S.S.K. ile yapılan yazışmalar 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 59 İşçi ikramiyeleri ile ilgili yazışmalar Sakat, eski hükümlüler ve kimsesiz gençlerin iş talepleri, işe almalar, bunlarla ilgili listeler Asker dönüşü işe başlamayla ilgili yazışmalar İzne ayrılan işçilere ödenen avanslarla ilgili yazışmalar ve ödeme emirleri Yurt dışına görevli veya iznini geçirmek amacıyla giden personelle ilgili yazışmalar, olurlar, Başbakanlıktan alınan izin, ilgili kurumlara gönderilen bilgi formları, Yurt dışına gitmesi kabul edilmeyenler hakkında yazışmalar Genel Müdür ve Genel Müdür Yard. izinlerinde verdikleri vekâlet 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 65 Personel işlerini takip için tutulan defterler 66 Unvanı değişen personelle ilgili yazışmaların suretleri 67 Kıdem aylıklarıyla ilgili yazışma suretleri 68 Özel sağlık kuruluşlarında tetkik yaptıran personelin sağlık giderlerinin ödenmesiyle ilgili yazışmalar 69 Maaş bordrolarının suretleri Valilikten geçici işçiler için alınan vizeler ve bunlarla ilgili yazışmalar Kişinin sözleşmeden doğan haklarının zamanında ödenmesiyle ilgili mahkeme yazışmaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 72 Vize edilmeyen kadro talepleri 73 Vize edilen daimi kadrolar 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez Tasarruf teşvik kesintileri (Geri ödemesi yapılanlar) Gizli tezkiye varakalarının gönderildiğine dair yazılar 76 Şahıs emekli kesenekleri icmal bordroları 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 54

55 77 Hasta sevk kâğıtları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 78 İş Kurumu na gönderilen personel durum cetvelleri 79 Açık bulunan kadrolara açıktan atamalar 5 yıl 45 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Askere celp ve sevk tehir işlemleri ile ilgili yazışmalar Yedek personel (Kilit personel) erteleme işlemleri ile ilgili yazışmalar, kadro ertelemeleri İnsan gücü plânlaması (Gündemden düşenler) Motorlu taşıt ve iş makinaları erteleme işlemleri ile ilgili yazışmalar (Gündemden düşenler) Kurum tarafından hazırlanan Kaynak Katalogları 6 Millî Alarm Sistemi Talimatı 7 Hazırlanan her türlü özel veya genel plânlar BİRİMİ : SAVUNMA SEKRETERLİĞİ Saklama Süresi Birim Arşivinde Kurum Arşivind e Düşünceler 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Kanunî bekleme süresince Kanunî bekleme süresince - Devlet Arşivi ne gönderilmez. - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 8 Sivil savunma ekipleri ile ilgili dosya 9 Yabancı uyruklularla ilgili yazışmalar 5 yıl 10 yıl Nöbetçi memurluğu ile ilgili yazışmalar ve nöbetçi personel listeleri Koruyucu güvenlikle ilgili denetleme raporları Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 12 Personel güvenlik soruşturmaları 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 13 Kaza raporları Millî Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği tetkik ve denetleme raporları NATO alarm ve NATO tatbikatları ile ilgili yazışmalar 16 Yıllık faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl 55 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. İlgili birim tarafından topluca Devlet Arşivi ne gönderilir.

56 Genel Kurmay Başkanlığı, Millî Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği ve Sivil Savunma Genel Müdürlüğü nden gelen, genelge, direktif, yönerge vb. (Gündemden düşenler) Sivil Savunma ekiplerinin eğitilmesi ile ilgili eğitim dosyaları Koruyucu güvenlik dosyası ve talimatları (Gündemden düşenler) Özel günler için kurum içinde alınan önlemlerle ilgili yazışmalar 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 21 İl, İlçe Kaynak Sayım Cetvelleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 22 Sabotajlara karşı koruma plânları (Gündemden düşenler) 23 Sivil Savunma Plânı Yangınlara Karşı Koruma Yönetmeliği (Gündemden düşenler.) İl Afet Plânları (Kriz merkezleri ile ilgili çalışmalar) (Gündemden düşenler) 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. Kanuni bekleme süresince - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. BİRİMİ : SAĞLIK İŞLERİ Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Saklama Süresi Birim Arşivinde Kurum Arşivinde Düşünceler 1 Bildirimi Zorunlu Hastalıklar Defteri 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 2 Hasta Muayene Defteri 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 3 Başhekim Hasta Sevk Defteri 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 4 İdare Hasta Sevk Defteri 5 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez 5 Hasta Rapor Defteri Süresiz Kurumda saklanır. 6 Laboratuar Kayıt Defteri 7 Hasta giriş ve çıkış asıl kayıt defteri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Sıra No 1 BİRİMİ : TEDARİK-İKMAL VE LEVAZIM İŞLERİ Malzemenin Adı ve Konusu Bakanlıklar veya diğer kurumlardan gelen genelge, tamim, tebliğ vb. (Gündemden düşenler) Saklama Süresi Birim Arşivinde Kurum Arşivin de 2 Birimden çıkan genelge, tamim, emir vb. 2 yıl 13 yıl 3 Taşra teşkilâtlarının görüş istekleri ve bunlara verilen cevaplar Düşünceler 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 56

57 4 İç ve dış satın almalarla ilgili ihale dosyaları 5 yıl 10 yıl Büyük ve önemli görülen ihale dosyaları Devlet Arşivi ne gönderilir. 5 Satın alma Komisyon Kararları 5 yıl 15 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 6 7 Kiralamalarla ilgili yazışmalar (Sözleşmesi sona erenler) Çeşitli kurum ve kuruluşlara gönderilen kurumun ithalatına ait listeler 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 8 Gözetim şirketleriyle yapılan yazışmalar 9 Firmalara ait repertuarlar 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 10 Gümrükleme dosyaları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 11 Satın alınacak mallarla ilgili teklif mektupları 12 Demirbaşlar ve kırtasiye alımları ile ilgili yazışmalar 5 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 13 Ayniyat tesellüm makbuzları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi'ne gönderilmez Malzeme teslim tutanakları ve demirbaş listeleri (Gündemden düşenler) Malzeme bakım sözleşmeleri (Sözleşme sona erdikten sonra) Terkin yazışmaları, demirbaştan düşülen malzemelerle ilgili yazılar Taşra teşkilâtlarınca gönderilen araç, gereç ve malzeme envanterleri Taşra teşkilâtlarının demirbaş alımı için ödenek istekleri Resmî mühürlerin yaptırılması, yenilenmesi, teslimi ve kayıp mühürlerle ilgili yazışmalar Demirbaş Eşya Esas Kayıt Defteri (Defter muhteviyatının tamamı kayıttan düşenler) Kaybolan veya zayi olan malzemelerin teftişi neticesi düzenlenen raporlar Avans senetleri, avans isteğine dair yazışmalar, olurlar 23 Muhtelif yazışmalar 5 yıl 10 yıl 2 yıl - Devlet Arşivi'ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. 24 İhale Komisyonu Karar Defteri 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. BİRİMİ : TEFTİŞ KURULU BAŞKANLIĞI Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Saklama Süresi Birim Arşivinde Kurum Arşivind e 1 Her türlü denetim raporları ve cevapları 5 yıl 10 yıl Düşünceler Yıllara göre örnekler seçilerek Devlet Arşivi ne gönderilir. 2 Denetim programları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 3 Yıllık faaliyet raporları 5 yıl 10 yıl 57 İlgili birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir.

58 4 Her tür teftiş raporlarının kaydedildiği defterler 5 Tetkikat ve tahkikat raporları 5 yıl 25 yıl 6 Fezlekeler 5 yıl 15 yıl 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Kamuya mal olmuş ve kamuoyunu ilgilendirenler seçilerek Devlet Arşivi ne gönderilir. Kamuya mal olmuş ve kamuoyunu ilgilendirenler seçilerek Devlet Arşivi ne gönderilir. 7 Suç duyuruları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 8 İsim ve il fihristleri, iş emirleri kayıt defteri, teftiş ve tahkik dosyaları, takip fişi gibi evrakın takibini kolaylaştırmak maksadıyla tutulan her türlü kayıt 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 9 İmtihan dosyaları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 10 Ortaklaşa yapılan teftişlerde müfettişler arasında yapılan ara yazışmalar ve iş taksimatı için gönderilen dağıtımlı yazılar 11 Genelgeler 2 yıl 13 yıl 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. Çıkaran birim tarafından Devlet Arşivi ne gönderilir. 12 Varış, ayrılış cetvelleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 13 Birimden çıkan yazılar 5 yıl 10 yıl 14 Personel koltuk altı dosyaları (Personel birimden ayrıldıktan sonra) Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. 15 Kurum içi yazışmalar Görevlendirme olurları ve yolluk ödeme evrakı Gelen ve giden evrak kayıt fişleri ve defterleri ile zimmet defterleri 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 18 Devam takip formları 2 yıl - Devlet Arşivi ne gönderilmez. 19 Teftiş Kurulunun görüşünü belirten mucipler 5 yıl 25 yıl Farklı görüşlerden örnekler seçilerek Devlet Arşivi ne gönderilir. 20 Disiplin soruşturma raporu 5 yıl 25 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 21 Ön inceleme ve inceleme raporu 5 yıl 25 yıl 22 Muhtelif yazışmalar 5 yıl 10 yıl Kamuya mal olmuş ve kamuoyunu ilgilendirenler Devlet Arşivi ne gönderilir. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. BİRİMİ : YÖNETİM KURULU BÜROSU Sıra No Malzemenin Adı ve Konusu Saklama Süresi Birim Arşivinde Kurum Arşivind e Düşünceler 1 Yönetim Kurulu Kararları 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 58

59 2 Yönetim Kurulu Karar Ekleri 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 3 Onaylar 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 4 Sirküler 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 5 Gelen evrak dosyası 5 yıl 10 yıl 6 Giden evrak dosyası 5 yıl 10 yıl Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir. 7 Duyurular dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilir. 8 Yönetim kurulu toplantı zabıtları dosyası 5 yıl 10 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. 9 Faks dosyası 10 Çalışma raporları 5 yıl 5 yıl Devlet Arşivi ne gönderilmez. MÜŞTEREK HUSUSLAR Bütün kurum ve kuruluş arşivlerinde bulunan ve benzer özellikteki evrak ve malzeme, aşağıda verilen başlıklar altında değerlendirmeye tabi tutulmuştur. Evrak Kayıt Defterleri ve Diğer Defterler 1) Genel Evrak ve Haberleşme Servislerinde Tutulan Defterler: a) Bütün kurumları haberleşme servislerinde, kuruma gelen ve giden yazıların kaydedildiği kayıt defterleri ve evrak föyleri bulunmaktadır. Bunlar arşivlerde büyük bir yer işgal etmektedir. Bir kuruma gelen giden evrak bu kayıtlardan takip edilmektedir. Ancak, bazı kayıt defterleri veya foylerde yalnızca yazının havale edildiği birime ait bilgi bulunmakta, yazıya ne gibi bir işlemin yapıldığı veya hangi dosyaya konulduğu hakkında bilgi bulunmamaktadır. Bu tür kayıt defterleri ve föyler cari işlemleri döneminde önem arz etmekte olup, arşiv açısından sürekli bir değer taşımamaktadır. Bazı kayıt defterlerinde ise gelen ve giden evrak arasında bağ kurulmakta, bu evrakın hangi birimde ve hangi dosyada bulunduğu hakkında bilgiler bulunmaktadır. Bu tür defterler arşivlik değer taşımaktadır. b) Zimmet Defterleri, telgraf kayıt defterleri vb. günlük işlerin takibinde kullanılan defterlerin arşivlik değerleri bulunmamaktadır. 1) Birimlerde Tutulan Defterler: a) Evrak Kayıt Defterleri: Birime gelen ve giden evrakın kaydedildiği defterlerdir. Birime gelen ve giden yazıları göstermesi, üzerinde ne gibi bir işlem yapıldığı ve hangi dosyaya kaldırıldığının tespiti açısından önemlidir. Her hangi bir sebepten dolayı evrakın bulunamaması durumunda kayıtlardaki bu bilgiler bir olayı tespitinde ve belgelerin bulunmasında kullanılan birinci el kaynaktır. Bu açıdan arşiv değeri taşımakta olup, kurumlarda sürekli saklanması uygun görülmektedir. b) Arşivde seri halde teşekkül eden dosyaların kaydedildiği defterlerin arşiv açısından önemi büyüktür. Bunlar, arşivin numerik envanteri durumunda olup, sürekli kullanılmaktadırlar. Örnek: Dava Esas Kayıt Defterleri, Sicil Defterleri vb. c) Zimmet Defterleri, Posta Alındı Defterleri, vb. gibi günlük işlerin takibinde kullanılan defterlerin arşivlik değeri bulunmamaktadır. 59

60 d) Yapıla İş Konusunda Bilgi Veren Defterler: Doğrudan doğruya bilgi veren defterlerdir. Bu tür defterlerin tamamı arşiv malzemesi özelliği taşımaktadır. Karar Defterleri, Şeref Defterleri, Nüfus Defterleri, vb. Gelen ve Giden Yazılar Dosyası Bazı kurumlarda haberleşme sırasında gelen ve giden evrakın kopyaları tutulmakta, bazılarında ise, jurnal adı altında giden yazıların bir kopyası ayrıca tutulmaktadır. Bu yazılar, yapılan işlem hakkında tam bilgi vermediğinden arşiv açısından fazla bir önem taşımamakta, ancak günlük işlerde yazının tarih ve sayısını bildirmesi halinde yazılara kolayca ulaşılabilmektedir. Ancak, bir döneme ait belgelerin her hangi bir sebeple yok olması halinde, bu belgeler kurumdan çıkan her hangi bir evrakın araştırılmasında kullanılabileceğinden değer kazanmaktadır. Bazı birimlerde yazının geldiği veya gittiği yere göre (Kurum veya Birimlere göre) dosya açılarak, bütün bu kurum veya birimlerden gelen yazılar aynı dosyaya konulmaktadır. Bu dosyalarda da önemli yada önemsiz görülen yazılar bir arada bulunmaktadır. Bu tür dosyaların ayıklama- imha komisyonlarınca değerlendirilmesi gerekmektedir. Bilgi için gelen yazılar, bazı birimlerde ayrı bir dosyaya konulmaktadır. Bu tür yazılar için bir işlem yapılmadığından, arşivlik değeri bulunmamaktadır. Gereği için yazıyı çıkaran veya yazının gittiği birimce, bu tür yazılar değerlendirmeye tabi tutulacaktır. Hizmetin yürütülmesi maksadıyla, birimlerce çıkarılan dağıtımlı yazılar bir belge niteliği taşıdığından, yazıyı çıkaran birimce bunların tamamının arşiv malzemesi olarak değerlendirilmesi gerekmektedir. Diğer kopyalar ise Devlet Arşivine devredilmeyecektir. Bu tür yazıların bir kopyasının Kurum Arşivinde saklanması da işlemlerin zamanında yürümesi açısından faydalı olacaktır. Mevzuat Dosyaları Yöneticiler, hizmetlerin mevzuat çerçevesinde yürütülmesini takip maksadıyla, kurumun faaliyetleri ile ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, yönerge, genelge vb. mevzuatı sürekli elleri altında bulundurmaktadırlar. Bu tür malzemeyi bütün birimlerde bulmak mümkündür. Kanun, tüzük ve Bakanlar Kurulu Kararları ile yürürlüğe konulan yönetmelikler, Başbakanlık Kanun ve Kararlar Genel Müdürlüğü nden yayınlanmış olanlar Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü nden Resmi Gazete Koleksiyonları vasıtasıyla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne intikal etmektedir. Ancak, kurum yetkililerince uygulamaya konulan yönetmelikler ile mevzuata işlerlik kazandırmak maksadıyla hazırlanan yönerge, genelge ve genel yazılar sadece ilgili kurumda bulunmaktadır. Bunlarda arşiv malzemesi olarak görülmektedir. Ayrıca, mevzuat hazırlanırken koordinatör birimce, birimlerin görüşleri toplanarak değerlendirilmektedir. Mevzuat tasarıları ve bu tasarılara ilişkin birimlerin görüşleri, bu mevzuatla ilgili olarak yapılacak araştırma ve çalışmalara ışık tutması açısından önem arz etmektedir. Bunlar da mevzuatı hazırlayan birimce arşiv malzemesi olarak değerlendirilecektir. Mevzuat yürürlükten kalkmış olsa bile zaman zaman geriye dönük çalışmalarda kullanıldığı görülmektedir. Ayıklama İmha Komisyonları kurumlarda çok miktarda bulunan bu tür malzemenin bir takımını da sürekli olarak kurum arşivinde muhafaza etmek üzere ayırmalıdır. Bu bölümde arşiv malzemesi ve ilerde arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzeme dışında kalan dokümanı, yani, muhafazasına lüzum kalmayan malzemeye yapılacak işlemler ile ayıklama ve imhanın gaye ve önemi, ayıklama ve imha komisyonlarının teşkili, yetki ve sorumlulukları, çalışma esasları, imha listelerinin hazırlanması, imha şekilleri ve imha tutanağı gibi konular üzerinde durulacaktır. AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMİNİN GAYESİ VE ÖNEMİ Ayıklama ve imha işleminin gayesi şu şekilde sıralanabilir. 1- Muhafazasına lüzum kalmayan malzeme ile arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme vasfını taşıyan malzemeyi birbirinden ayırmak, 60

61 2- Arşivlerde gereksiz evrak ve malzemenin saklanmasını önlemek, 3- Depolardaki yer darlığına ve karışıklığa son vermek, 4- İş kaybına mani olmak, istenen evrak ve malzemeye kolay ulaşmayı sağlamak, 5- Arşiv araç, gereç ve mekanları için yapılacak masrafları azaltmak, 6- Arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin daha iyi şartlarda muhafazasını temin etmek, 7- Kurumda saklanacak arşivlik malzemeyi tespit etmek, 8- Devlet arşivine devredilecek arşiv malzemesini tespit etmek, Bilindiği gibi, çoğu kurum ve kuruluşun arşivleri belgelerle dolu olduğu halde, bu belgelere erişme imkanı mevcut değildir. Bunun başlıca sebebi ise, düzenli bir ayıklama ve imha işleminin yapılamayışıdır. Muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin imhası, arşivlerde yığınların oluşmasına mani olacak ve arşivleri kullanımını rahatlatacak, düzenli ve sağlıklı bir çalışma imkanı sağlayacaktır. Çünkü, geriye kalan arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme daha iyi bir şekilde muhafaza edilebilecek ve ihtiyaç duyulduğunda taranması gereken belgelerin miktarı azalacaktır. AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ TEŞKİLİ Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik te açıkça belirtilmesine rağmen, bazı kurumlarda komisyonların teşkilinde hatalara düşüldüğü tespit edilmiştir. Bu hatalar, kurumlara ait arşiv yönetmeliklerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce incelenmesi sırasında giderilmiştir. Yapılan hataları başında, komisyonlarda üst kademe görevlilerin yer alması gelmektedir. Üst kademe yöneticilerden meydana gelen komisyonların sürekli toplanarak çalışamayacağı malumdur. Daha önceki uygulamalar göz önüne alınarak, ayıklama ve imha komisyonlarına üst düzey yöneticiler dahil edilmemiştir. Ancak, üst seviye yöneticiler ayıklama ve imha işlemlerini kontrol etmekle mükelleftir. Makamın, imha listesini arz edecek yönetici, biriminde yapılan bütün çalışmalardan sorumludur. Komisyonların teşkili, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 33. maddesinde aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir. Kurum Arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak beş kişilik bir Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabi üye olarak katılırlar. Birim arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişide teşkil olunur. İkinci paragrafta bahse konu olan birim arşivinde yapılacak ayıklama ve imhada maksat, taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imhadır. Bazı kurum ve kuruluşlar bunu, merkez birimi olarak anlamaktadır. Yönetmeliğin Birim Arşivi tarifi gayet açıktır. Taşra arşivleri de birim arşivi olarak kabul edilmiştir. Yönetmeliğin 15. maddesinde birim arşivlerinde ayıklama ve imha yapılmayacağı hususu hükme bağlanmıştır. Ancak, bu madde ile taşra arşivleri, bu hükmün dışında bırakılmıştır. Kısacası, burada bahsedilen birim arşivleri, taşra arşivleridir. Sağlık Bakanlığı merkez teşkilatı, İl Sağlık Müdürlükleri ile, bunlara bağlı birimlerde ayıklama ve imha komisyonlarının nasıl teşekkül ettiği örnekler verilerek aşağıda gösterilmiştir. 61

62 ÖRNEK-2- İL SAĞLIK MÜDÜRLÜKLERİNDE KOMİSYON TEŞKİLİ Kurum Adı : Sağlık Bakanlığı İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü Birimin Adı : Çevre Sağlığı Şube Müdürlüğü Komisyon Üyeleri: 1. Üye (Başkan) : Arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amiri 2. Üye : Varsa birim arşiv sorumlusu 3. Üye : Varsa birim arşivinde görevli personel 4. Üye : Çevre Sağlığı Şube Müdürlüğünden görevli personel, 5. Üye : Çevre Sağlığı Şube Müdürlüğünden görevli personel, ÖRNEK-3: HASTANELERDE KOMİSYON TEŞKİLİ Kurum Adı Birim Adı : Sağlık Bakanlığı Onkoloji Hastanesi Baştabipliği : İdari İşler Komisyon Üyeleri: 1- Üye (Başkan): Kurum Arşiv sorumlusu veya kurumun arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amiri, 2- Üye : Kurum arşivinde görevli personel, 3- Üye : Kurum arşivinde görevli personel, 4- Üye : İdari İşlerde görevli personel 5- Üye : İdari İşlerde görevli personel, Yeterli personelin olması durumunda, ayıklama ve imha komisyonu yukarıdaki şekilde teşekkül eder. Yeterli personelin bulunmaması durumunda komisyon, en az 3 kişiden oluşur. Evrak konusunda uzman olmaları sebebiyle ve lüzumlu evrakın imhasının önlenmesi amacıyla, kurum arşiv sorumlusu ile iki elemanı, yine birimin hizmetlerini iyi tanıyan ayıklaması yapılacak birimin iki elemanı komisyonlarda yer almışlardır. Komisyonların uzun süreli olarak çalışılacağı düşünülerek komisyonlar bu şekilde teşekkül edilmiştir. Yukarıda bahsedilen ayıklama ve imha komisyonlarının teşkili ile ilgili olarak, Kurum Arşivi, Malzemesi ayıklanacak birim veya birimlerden komisyona katılacak üyelerin tespiti ve ayıklama işleminin yapılacağı tarihte bu üyelerin çalışmalara katılmalarını sağlamak durumundadır. Kurum arşivince, aşağıda örneğe uygun olarak birimlerle yazışmalar yapılmak suretiyle, çalışmanın başlayacağı tarih belirlenir ve komisyonda görev alacak kişilerin isimleri tespit edilir. 62

63 . Ayıklama ve İmha Komisyonu na birimlerden eleman istenmesiyle ilgili yazışma örneği; SAYI : B100İMİ / KONU : Ayıklama ve imha komisyonu T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI KURUM VE BİRİM ARŞİV ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNE Kurumumuz arşiv yönetmeliğinin... maddesi gereğince, Kurum Arşivi ne intikal etmiş olan Başkanlığınız evrakından saklama süresini doldurmuş bulunanlar, ayıklama ve imha işlemine tabi tutulacaktır. Kurulacak olan Ayıklama ve İmha Komisyonunda çalışmak üzere Başkanlığınız hizmetlerinde bilgi ve tecrübe sahibi iki personelinizin görevlendirilerek... tarihinde Kurum Arşivinde çalışmalara başlamalarının sağlanması konusunda gereğini arz ederim. İmza Adı-Soyadı Unvanı 63

64 İSTENEN EVRAKIN TARİH.../.../... DOSYA KLASÖR NO TARİHİ / YILI KONUSU EKİ NOT: Evrak klasör olarak verilecekse, toplam klasördeki evrak adeti yazılacaktır. EVRAKI İSTEYENİN ADI SOYADI KURUMU / BİRİMİ GÖREVİ TEL NO İMZASI Yukarıda açıklaması yapılan evrak, istekliye.../..../... tarihinde tarafımdan teslim edilmiştir. TESLİM EDEN ARŞİV GÖREVLİSİ ADI, SOYADI/İMZASI EVRAKIN İADE İŞLEMİ Yukarıda açıklaması yapılan evrak.../.../... tarihinde teslim alınmıştır. TESLİM EDEN TESLİM ALAN ARŞİV GÖREVLİSİ ARŞİV EVRAKI İSTEM FORMU T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI KURUM VE BİRİM ARŞİV ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 64