5.2. Sözlü Araçlar Yüz Yüze Görüşme

Transkript

1 5.2. Sözlü Araçlar Yüz Yüze Görüşme Sözlü iletişimde en yaygın biçimde kullanılan yöntem yüz yüze görüşme ya da konuşmadır. Halkla ilişkilerde yüz yüze görüşme, kurumu temsil eden kişilerle halk arasında yapılan konuşma ve görüşmelerdir. Örneğin kurumu temsil eden halkla ilişkiler görevlisi, karşı tarafta ise tüketici, başka bir kurum temsilcisi vb. olabilir. Yüz yüze yapılan görüşmeler yazılı iletişimden daha etkilidir. Çünkü yazılı iletişim sadece göze hitap ederken, sözlü iletişim hem göze hem de kulağa hitap etmektedir. Bu durumda verici konumunda bulunan kişi karşı tarafın algılama, davranış ve tepkilerini anında saptayabilmektedir. Kaldı ki yüz yüze yapılan iletişimin sonucunda alıcı ya da hedef kitle olumlu bir izlenim edinmişse bu izlenimlerini başkalarına aktararak farkında olmadan kurum adına büyük bir hizmette bulunmuş olur. olmalıdır. Yüz yüze ilişkilerde kurun temsilcisinin bazı noktalara özen göstermesi gerekir. Bunlardan bazıları şunlardır. Konuşurken sabırlı, nazik, sakin ve güler yüzlü olmalıdır. Karşısındaki insanın eğitimi, görünüşü, statüsü ve diğer görünen özelliklerine göre güven verici bir davranış içine girmelidir. Halkla ilişkiler bir güven olayı olduğundan, karşıdaki kişiye güven verici bir davranış ortaya koymalı ve konuşulan konuya ilişkin yeterli bilgiye sahip Konuşurken abartılı, uzun ve karmaşık bir dil yerine sade, anlaşılır ve net bir dil kullanmalıdır. Kurum adına gizli kalması gereken bilgileri karşı tarafa aktarmamalıdır. Karşı tarafın konuşmasına fırsat vermeli ve iyi bir dinleyici olmalıdır. Çünkü insanlar ilgiyle dinlenilmekten hoşlanırlar. Karşı tarafın düşünce ve önerilerine açık olmalı ve bunlara saygı göstermelidir. Konuşurken kızgın, öfkeli, yüksek tonlu sesten uzak durmalı ve gereksiz tartışmalara girmemelidir. Bu durumun firmayı olumsuz etkileyeceğini bilmelidir. Konuşurken karşı tarafa adıyla hitap etmek yerine sayın, bey veya hanım gibi saygı ifade eden kelimeler kullanmalıdır. Görüşmenin amacı iyi belirlemeli, iyi bir planlama yapmalı, görüşmeyi fazla uzatmamalı ve denetimi elden bırakmamalıdır. Görüşmeye giderken zamana ve ortama uygun kıyafetler giymelidir. Görüşme sırasında karşı tarafı belli bir konuda ikna etmenin yanında, karşıdan gelecek mesajlara da açık olmalıdır. 22

2 Telefonla Görüşme Sözlü görüşme araçlarından biri de telefondur. Yüz yüze gelmemekle birlikte telefonla görüşme, halkla ilişkilerde kullanılan önemli yöntemlerden biridir. Bu yöntem kurum temsilcisi ile karşı taraf arasında olumlu diyalog kurulmasına fırsat vermektedir. Özellikle telefonun çok dikkatli etkili kullanılması gerekir. Çünkü sadece telefondaki görüşmeye göre karşı taraf kurumu değerlendirmektedir. Bunun için telefonla görüşmede kurum temsilcisinin birtakım kurallara dikkat etmesi gerekir. Bunlar; Telefonu açan kişi kendini tanıtmalıdır. Telefonun defalarca çalınmasına izin verilmemelidir. Ses tonu ne çok yüksek ne de karşı tarafın zor duyacağı kadar kısık olmalıdır. Telefonda gereksiz konuşmalara yer vermeden konu ve amaç kısaca anlatılmalıdır. İstenen bilgi başka bölümleri ilgilendiriyorsa ilgili servisle görüşme olanağı sağlanmalıdır. Çok beklenmesi gerekiyorsa karşıdaki kişinin numarası alınarak daha sonra aranmalıdır. Konuşurken el altında mutlaka kâğıt kalem bulunmasına dikkat etmelidir. Bu kuralların dışında ayrıca karşı tarafı dikkatle izlediğimize ilişkin evet efendim, sizi dinliyorum gibi sözlerle desteklemek ve gerektiğinde sorular yönelterek konuyu pekiştirmekte yarar vardır. Kurumu, telefonla arayanlara yukarıda belirtilen kurallara uygun davranarak cevap verilmesi gerekir. Aksi takdirde uzun zaman, emek ve paraya mal olan halkla ilişkiler çabaları zarar görebilir. Bu nedenle telefonun etkili kullanımı, sunulan hizmetin kalitesini yükselterek kurumu, rakipleri arasında daha iyi duruma getirebilmektedir Açık Kapı Günleri Nüfusun artması ve ihtiyaçların çoğalması sonucunda yerel ve mahalli idarelerin vatandaşlarının ihtiyaçlarını karşılamak ve sorunlarına çözüm bulmak amacıyla oluşturdukları birimlerdir. Haftanın bir günü, dilek ve şikâyetleri olan vatandaşlar belediyede veya il ve ilçelerdeki yönetimin belirlediği yerlerde toplanır. Bu günde başkanla görüşmek isteyenler randevu almaksızın, Beyaz Masa'ya isimlerini yazdırırlar. Toplantıda gerekli bütün müdürlükler hazır bulunur. Özellikle bu çalışmalarda halkla ilişkiler birimleri birinci derece görev yapmakta ve çok yoğun bir şekilde çalışmaktadırlar. Sorunlar, ihtiyaçlar birinci ağızdan dile getirilir, çalışmalar değerlendirilir. Kitleselden kişisel sorunlara varıncaya dek her dertle ayrı ayrı ilgilenilir. Belediye yönetimi halkının ilettiği her türlü sıkıntı ve şikâyetlerin giderilmesi için ilgili birim müdürlerini görevlendirir. Sorunların kısa sürede ve etkin bir şekilde çözümü için tüm çalışmalar yapılmakta ve hızlı bir şekilde sorunlar çözümlenmektedir.1990 lı yıllarda da başlatılan halk günleri o günden beri aksatılmadan devam etmektedir. 23

3 Konferans ve Seminerler Konferans Konferans, hedef kitleye belirli bir sürede iletilerin ya da çeşitli düşünce ve görüşlerin aktarılması amacıyla düzenlenir. Bir konuya açıklık kazandırmak ya da bir konuda bilgi vermek amacıyla bilim, sanat, fikir adamları ve ilgili uzmanların yaptıkları hazırlıklı konuşmalara konferans denir. Konferansın en belirgin özelliği, öğretici olmasıdır. Bu bakımdan söylevlerden (nutuk) ayrıdır. Bilimsel bir düşünceyi, akademik bir konuyu, orijinal bir görüşü anlatmak, bir tezi savunmak, hatta bir ürünü tanıtmak konferansın amaçları arasındadır. Konferansta dinleyicilerle konuşmacı arasında doğrudan diyalog kurulamadığı için, iletinin ne denli alındığının ölçülmesi oldukça zordur. Bu bağlamda konferansların tek yönlü bir iletişim aracı olduğu söylenebilir. Konferans boyunca söylenenlerin yeterince ilgi çekebilmesi için konunun yeni ve güncel olmasının yanında, konuşmacının da hedef kitlenin yapısını ve psikolojisini bilerek metnini oluşturması ve görsel malzemelerle desteklemesi gerekmektedir. Konuşma sonunda söylenenlerin kalıcı olması bakımından küçük bir tartışma ya da kısa sorulara verilecek yanıtlar, dinleyicilerin konu hakkında gereksinim duydukları tamamlayıcı bilgileri edinmelerini sağlayacaktır. Seminer Seminer, herhangi bir konuda problemleri tespit etmek, çözüm yolları arama, plan program ve proje geliştirme, araştırma ve değerlendirme amacıyla yapılan grup çalışması şeklinde gerçekleştirilen faaliyetlerdir. Seminerler genellikle birkaç oturum devam etmektedir ve konuşmacı sayısında sınırlama bulunmamaktadır. 24

4 Kuruluşlar toplumsal sorumluluk anlayışları doğrultusunda bilginin üretilmesi ve paylaşımı amacıyla bu toplantıları ya kendisi düzenlemekte ya da sponsorluk görevi üstlenerek desteklemektedir. Sponsor: Bir kuruluş ya da kişinin kendi uzmanlık alanının dışındaki herhangi bir olay ya da etkinliğe; yarar ve kar amacı güderek destek sağlamasıdır. Kuruluşların sektörleriyle ilgili sorunları ya da bu alandaki gelişmelerin incelenmesi için düzenledikleri bu tür toplantılar, halkla ilişkiler ve organizasyon hizmetleri çalışmaları bağlamında son derece olumlu bir ortam yaratacağı kuşkusuzdur. Genellikle birkaç gün ve birkaç oturum süren seminerler, konferansa nazaran çok daha uzun bir zaman dilimini kapsar. Kurum ya da kuruluş yöneticileri, kişileri isteklendirmek, örgütlerini ve onun amaçlarını toplumdaki gruplara duyurmak düşüncesiyle güncel konuları işlemek, yeni görüş ve gelişmeleri örnekleriyle sunmak ve bilgi alışverişini sağlamak amacıyla bu tür toplantılara duyarlı olmalıdırlar. Toplantı Sözlü iletişim araçlarından biri olan toplantılar; kurum içinden çalışanlar ve yöneticilerin, kurum dışından ise çeşitli kişi ve kuruluş temsilcileriyle kurum yetkilisinin bir araya gelip iletişim kurmalarını sağlayan son derece etkin ortamlardır. Kurumda homojenliği sağlamanın en etkin yolu, periyodik toplantılar düzenlemektir. Kurumlarda, hem sağlıklı bilgi alışverişi, hem de sorunların tartışılması ve rasyonel kararlar alınması ancak toplantı yöntemiyle sağlanır. Ayrıca toplantılar, personeli yönetici etrafında birleştirir ve personeli bütünleştirir. Böylece kurumda ilke birliği sağlanır; dedikodu yapılması, yayılması ve söylentiler çıkması önlenir. Nitekim Japonya daki önemli kurumlardaki bütün yöneticiler her sabah astlarıyla toplantı yaparak mesaiye başlamaktadırlar. 25

5 5.3. Görsel ve İşitsel Araçlar Radyo ve Televizyon Görsel ve işitsel araçlar, basılı araçlara göre bazı üstünlükler taşır. Örneğin radyo dinlemek ve televizyon izlemek için okuryazar olmaya gerek yoktur. Bu nedenle herkese yönelen bu araçların halkla ilişkiler çalışmalarında basılı araçlara oranla daha yaygın kullanıldığı söylenebilir. Radyo ve televizyonların yayın saatlerinde, program türlerinde ve konularında farklılaştırmalar yapılarak, özel kitlelere (çocuklara, kadınlara, kırsal kesimde yaşayanlara, gençlere vb. ) kolayca ulaşılabilir. Radyodan halkla ilişkiler aracı olarak oldukça yaygın bir şekilde yararlanılabilir. Haber, röportaj ve diğer radyo program türlerinin tümünde kuruluşumuzla ilgili mesajları iletme fırsatı doğabilir. Radyo program türleri arasında röportaj, halkla ilişkiler çalışmaları açısından en fazla yararlanılan program türlerinden biridir. Güncel bir olaya ilişkin çeşitli görüşlerin tartışıldığı forum ya da açıkoturumlar da, aynı şekilde yararlanılabilecek programlar arasında yer alır. Kamuoyunun gündemindeki ve kuruluşla ilgili bir konuda dinleyicilerle telefon bağlantısı kurularak gerçekleştirilen canlı radyo programlarının, dinleyicilerin kuruluşu gizlisi saklısı olmayan, şeffaf bir kurum olarak algılamasına katkıda bulunur. Halkla ilişkiler çalışmalarında yararlandığımız bir diğer radyo program türü de belgesellerdir. Her bölümünde başka bir konunun ele alındığı kurumla ilgili belgesel programlarda, kuruluşun tarihçesi, üretim veya hizmet konusu, sosyal sorumluluk anlayışı doğrultusunda gerçekleştirdiği çalışmalar, ilgi çekici bir şekilde hedef kitlelere iletilebilir. Günümüzde televizyon, dünyanın pek çok ülkesinde her eve girmiş, en etkili kitle iletişim aracıdır. Televizyon haber programlarında bir kuruluştan görüntülü olarak olumlu bir şekilde söz edilmiş olması oldukça önemlidir. Hele bu haber, o günkü ülke ya da dünya gündemiyle ilgili ise etkisi çok daha fazla olur. Televizyonda da tıpkı radyoda olduğu gibi halkla ilişkiler çalışmalarında yararlanabileceğimiz, haberler, belgeseller, açıkoturumlar, eğlence ve söyleşi gibi çok değişik program türleri yer alır. Her programın kendine özgü özellikleri dikkate alınarak, tüm bu program türlerinden en iyi şekilde yararlanılmalıdır. Televizyon görüntü ağırlıklı bir kitle iletişim aracı olduğu için, kurumu temsil eden her tür görüntünün görsel açıdan son derece çekici ve etkili bir şekilde hazırlanması gerekir. Özellikle, kurumu temsil edecek kişilerin, içten, doğru, anlaşılır ve etkili konuşma yeteneğine sahip kişilerden seçilmesine özen gösterilmelidir. 26

6 Diğer Görsel ve İşitsel Araçlar Görsel işitsel araçlar arasında değineceğimiz bir diğer araç ise İnternet. İnternet ortamında, dış halkla ilişkilere yönelik düz metinler, grafikler, fotoğraflar, ses ve görüntü dosyaları oluşturmak mümkündür. Bir kurum internet üzerinde yer alan web sayfasında kendisini son derece etkili bir şekilde tanıtma olanağı bulmaktadır. Bugün, belirli bir kurumsallık düzeyine erişmiş her kuruluşun bir web sayfası bulunmaktadır. Web sayfaları, kuruluşların halkla ilişkiler çalışmaları açısından kullanabilecekleri çok önemli fırsatlar sunmaktadır. Örneğin, medya kuruluşun kontrolü altında hazırlanmış web sayfasına girerek kuruluşla ilgili her türlü bilgiyi edinebilmektedir. Bu web sayfalarında bulunan, basın bültenleri arşivi adı altında hazırlanmış bir bölüm ise geçmiş tüm bültenlere, başta medya olmak üzere herkesin kolayca ulaşmasını sağlayacaktır. Web sayfaları, kuruluşun dünyaya açılan yüzü olduğu için çok iyi bir şekilde hazırlanması gerekir. Bu gün artık, bir kuruluş hakkında ilk bilgiyi o kuruluşun web sayfasından edindiğimiz için, web sayfasının hazırlanmasında kurumsal kimliğin logo, renk gibi unsurlarının etkileyici bir şekilde yer almasına, kurumla ilgili sürekli güncelleştirilen her türlü bilgiye sorunsuz, olabildiğince kısa sürede erişebilecek şekilde hazırlanmasına özen gösterilmelidir. Web sayfasında kuruluşla ilgili fotoğraf, video, grafik ve diğer görsel malzemelerin, isteyenlerin kolayca indirerek (download) kullanabilecekleri şekilde yer alması da ihmal edilmemelidir. 27