HASSAS GÖREVLER MÜDÜRE AĠT HASSAS GÖREVLER GÖREVĠN YERĠNE GETĠRĠLMEMESĠNĠN SONUÇLARI GÖREVLĠ PERSONEL HASSAS GÖREVLER SORUMLU AMĠR ALINACAK ÖNLEM

Transkript

1 HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER Anayasa, Yasalar ve Yükseköğretim Kanununa uygun olarak Eğitim de belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Yüksekokul Akademik Kurulu, Yüksekokul Kurulu ve YüksekokulYönetim Kurulu gibi kurullara baģkanlık etmek Eğitim ve ĠĢleyiĢinin ve Öğrencilerin sorunlarını çözüme kavuģturmak Eğitim öğretim çalıģmalarının yürütülmesi, Yüksekokul ihtiyaçlarının karģılanması, görevli personelin seçimi ve denetlenmesini sağlamak Yüksekokuldaki tüm personelin hiyerarģik amiri olarak gerekli denetim iģlerini yapmak Satın alma ve ihale çalıģmalarını denetlemek MÜDÜRE AĠT HASSAS GÖREVLER Müdür Müdür Müdür Müdür Müdür Müdür SORUMLU AMĠR Rektör Rektör Rektör Rektör Rektör Rektör Ġç kontrol, stratejik plan ve faaliyet raporlarına katılmak Müdür Rektör Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaģmada aksaklıklar yaģanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaģanması, Kurulların ve idari iģlerin aksaması ile hak kaybı Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaģmada aksaklıklar yaģanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaģanması, Kurulların ve idari iģlerin aksaması ile hak kaybı Dikkate alınmayan sorunların büyümesi ve Yüksekokul genelinde huzurun bozulmasına zemin hazırlaması Eğitim-öğretim ve idari iģlerde aksamaların yaģanması ve hak kaybının oluģması Dikkate alınmayan sorunların büyümesi ve Yüksekokul genelinde huzurun bozulmasına zemin hazırlaması Harcama biriminin yasal sorumlulukları, personelin çalıģma veriminin düģmesi, iģ akıģında aksaklıkların yaģanması Eğitim-öğretimin hedeflere ulaģılamaması, verim düģüklüğü ALINACAK ÖNLEM Ġlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalıģmaların tamamlanması Zamanında kurullara baģkanlık etmek elemanlarının mümkün olduğunca genel sorunlarla ilgilenip idareyle çözüm arayıģına girmeleri. Gerekli hallerde uzmanlardan yardım alınmalı. ler ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemelerin HiyerarĢik olarak gerekli tedbirlerin alınması, dikey iletiģime önem verilmesi ve idari birimlerle irtibat içerisinde ihtiyaç duyulan teçhizatın teminini usulüne uygun bir Ģekilde sağlamak ve bunun için gerekli yazıģmaların takibini üstlenmek ve diğer idari birimlerle irtibat içerisinde veri akıģını sağlayıp eğitim yılı ile ilgili gerekli iģbölümü çerçevesinde güncelleme paylaģımının nı sağlamak

2 ĠDARĠ ĠġLERDEN SORUMLU MÜDÜR YARDIMCISINA AĠT HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER Yükseköğretim Kanununa uygun olarak Eğitim de belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Müdürün bulunmadığı zamanlarda Yüksekokul Akademik Kurulu, Yüksekokul Kurulu ve YüksekokulYönetim Kurulu gibi kurullara baģkanlık etmek Fakülte binalarının kullanım ve onarım planlarının yürütümü ile odaların dağıtımını koordine etmek Tahakkuk, ayniyat ve teknik hizmetleri denetlemek Eğitim öğretim çalıģmalarının yürütülmesi, Yüksekokul ihtiyaçlarının karģılanması, görevli personelin seçimi ve denetlenmesini sağlamak Temizlik hizmetler ile çevre düzenlemelerinin kontrolünü sağlamak Satın alma ve ihale çalıģmalarını denetlemek SORUMLU AMĠR Müdür Yardımcısı Müdür Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaģmada aksaklıklar yaģanması,kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaģanması, Kurulların ve idari iģlerin aksaması ile hak kaybı Eğitim öğretimin Müdür Yardımcısı Müdür hedeflere ulaģmada aksaklıklar yaģanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaģanması, Kurulların ve idari iģlerin aksaması ile hak kaybı Müdür Yardımcısı Müdür Fiziki sorunlar ile hak kaybının ortaya çıkması Müdür Yardımcısı Müdür Günlük iģ akıģı ve idari iģlerin aksaması, hak kaybının oluģması Müdür Yardımcısı Müdür Eğitim-öğretim ve idari iģlerde aksamaların yaģanması ve hak kaybının oluģması Müdür Yardımcısı Müdür ÇalıĢma veriminin ve kalitesinin düģmesi Müdür Yardımcısı Müdür Personelin çalıģma veriminin düģmesi, iģ akıģında aksaklıkların yaģanması ALINACAK ÖNLEM Ġlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalıģmaların tamamlanması Zamanında kurullara baģkanlık etmek ler ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemeleri yapmak ĠĢ akıģ süreçlerinin zamanında birimlerde yerine getirilmesi, belgelerin düzenlenmesi ve ilgili yerlere ulaģtırılması, teknik kullanım cihazlarının zamanında bakımlarının gerçekleģtirilmesi ve eksiklerin giderilmesi ler ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemelerin Günlük rutin kontrollerin nı denetlemek, gerekli uyarı ve düzenlemeleri sağlamak. ve idari birimlerle irtibat içerisinde ihtiyaç duyulan teçhizatın teminini usulüne uygun bir Ģekilde sağlamak ve bunun için gerekli yazıģmaların takibini üstlenmek

3 Ġç kontrol, stratejik plan ve faaliyet raporlarına katılmak Müdür Yardımcısı Müdür Eğitim-öğretimin hedeflere ulaģılamaması, verim düģüklüğü ve diğer idari birimlerle irtibat içerisinde veri akıģını sağlayıp eğitim yılı ile ilgili gerekli iģbölümü çerçevesinde güncelleme paylaģımının nı sağlamak AKADEMĠK ĠġLERDEN SORUMLU MÜDÜR YARDIMCISININ HASSAS GÖREVLERĠ HASSAS GÖREVLER Yükseköğretim Kanununa uygun olarak Eğitim de belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Müdürün bulunmadığı zamanlarda Yüksekokul Akademik Kurulu, Yüksekokul Kurulu ve YüksekokulYönetim Kurulu gibi kurullara baģkanlık etmek Ders planları, dersliklerin dağıtımı, sınav programlan ile ilgili çalıģmaları planlamak, bu iģler için oluģturulacak gruplara baģkanlık etmek Öğrenci sayılarını, baģarı durumunu izlemek ve istatistikleri tutmak Müdür Yardımcısı Müdür Yardımcısı SORUMLU AMĠR Müdür Müdür Eğitim öğretimin hedeflere ulaģmada aksaklıklar yaģanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaģanması, Kurulların ve idari iģlerin aksaması ile hak kaybı Eğitim öğretimin hedeflere ulaģmada aksaklıklar yaģanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaģanması, Kurulların ve idari iģlerin aksaması ile hak kaybı Müdür Yardımcısı Müdür Kaliteli eğitimin verilememesi, haksız ders dağılımı olması durumunda hak ve adalet kaybı. Müdür Yardımcısı Müdür Öğrenci-öğretim elemanı eģitsizliğinde verimli ders vermeme. Öğrencilerin baģarısızlık oranının yüksek olması ALINACAK ÖNLEM Ġlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalıģmaların tamamlanması Zamanında kurullara baģkanlık etmek ler ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemeleri yapmak ve sıkı kontrol sisteminin geliģtirilmesi elemanı temin etmek. Öğrenci sayılarının normalleģmesi için üst birimlerle irtibat halinde olmak.

4 Yatay geçiģ, dikey geçiģ, yabancı öğrenci kabulü ile ilgili çalıģma ve takibin Öğrenci soruģturma dosyalarını izlemek, kurulacak komisyonlara baģkanlık etmek Öğrenci kulüplerinin ve öğrencilerin düzenleyeceği her türlü etkinliği denetlemek Öğrenci sorunlarını Müdür adına dinlemek ve çözüme kavuģturmak Müdür Yardımcısı Müdür Ġlgili imkanlardan yararlanmak isteyen öğrencilerin haklarının kaybı Müdür Yardımcısı Müdür Öğrenciler arasında asayiģin bozulması yada haksızlık ortamının doğması Müdür Yardımcısı Müdür Öğrenciler arasında kanundıģı faaliyetlerin baģ göstermesi. Müdür Yardımcısı Müdür Dikkate alınmayan sorunların büyümesi ve fakülte genelinde huzurun bozulmasına zemin hazırlaması. Eğitim komisyonlarının iyi seçimi ve sıkı kontrol ile çalıģmalarını sağlamak. lerden yardım almak. SoruĢturmaların kanun ve nizamlara uygun nı kontrol etmek, öğrenci ve ilgili birimlerle sürekli irtibat halinde olmak. Kontrol mekanizmasını geliģtirmek. elemanlarının mümkün olduğunca genel sorunlarla ilgilenip idareyle çözüm arayıģına girmeleri. Gerekli hallerde uzmanlardan yardım alınmalı.

5 YÜKSEKOKUL SEKRETERĠNE AĠT HASSAS GÖREVLERĠ HASSAS GÖREVLER Görevden ayrılan personelin yerine görevlendirme Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurullarında Raportörlük yapıp kararlarının yazılması Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatın takibi ve uygulanması Kadro talep ve çalıģmaları Bütçenin hazırlanması ve yönetimi Gizli yazıların hazırlanması Temizlik hizmetler ile çevre düzenlemelerinin kontrolünü sağlamak SORUMLU AMĠR Müdür Yardımcıları Müdür Yardımcıları Müdür Yardımcıları Müdür Yardımcıları Müdür Yardımcıları Müdür Yardımcıları Müdür Yardımcıları Görevin aksaması Zaman kaybı, hukuku sorumlulukların doğabilmesi Hak kaybı, yanlıģ iģlem, kaynak israfı Hak kaybı Bütçe açığı ve hak kaybı Ġtibar ve güven kaybı ÇalıĢma veriminin ve kalitesinin düģmesi ALINACAK ÖNLEM Birimler arası koordinasyon sağlanması ve görevlendirmelerin zamanında Zamanında görevi yerine getirmek Yapılan değiģiklikleri takip etmek Planlı ve programlı bir Ģekilde yürütmek Hazırlayan kiģinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluģacak harcamanın öngörülmesi Gizliliğe riayet etmek Günlük rutin kontrollerin nı denetlemek, gerekli uyarı ve düzenlemeleri sağlamak.

6 BÖLÜM VE BÖLÜM BAġKANLARINA AĠT HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER Der programı ve ders görevlendirmelerinin adil, objektif ve öğretim elemanlarının bilim alanlarına uygun olarak nı sağlamak Ders dağılımı ile bölüm kadro yapısı arasındaki eģgüdümü denetlemek ve kadro ihtiyacını belirlemek faaliyet, stratejik plan, performans kriterlerinin hazırlanmasını sağlamak Erasmus, Farabi ve Mevlana gibi değiģim programlarıyla ilgili çalıģmaları yürütmek de gereken seçim ve görevlendirmelerin Dekanlıkla irtibat kurularak zamanında nı sağlamak Öğrencilerin baģarı durumlarını izlemek, bunların sonuçlarını SORUMLU AMĠR Eğitim-öğretimin aksaması, öğrenci hak kaybı, kurumsal hedeflerin yerine getirilememesi Eğitim-öğretimin aksaması, mevcut öğretim üyelerine aģırı yük düģmesi, tüm zamanın eğitime verilmesinin zorunluluk haline gelmesi ve araģtırma ve yayın yapmaya gerekli asgari zaman ve kaynağın aktarılamaması Eğitim-öğretimin hedeflere ulaģılamaması, verim düģüklüğü Öğrenci ve öğretim üyesi hak kaybı, verimin düģmesi, eğitimin istenen dinamizmi edinememesi ve monoton bir görünüm oluģması Birim içi koordinasyon ve verimin düģmesi, güncel iģlerin zamanında ve gereğince yapılaması, yönetim zaafı, kurumsal hedeflere ulaģamama Mezun olarak öğrenci profilinde zayıflık, yetersizlik ve kalifiye ALINACAK ÖNLEM Akademik kurul toplantılarının düzenli olarak, öğretim elemanları arasında koordinasyon sağlama, güncel kontrollerin Akademik kurul toplantılarının düzenli olarak, elemanlarından ders yoğunluğu ve verimi hakkında geri bildirim alma, gerekli kontrol, temas, talep, iletiģim ve yazıģmaların akademik kurullarının zamanında toplanmasını sağlamak, dönem ve eğitim yılı ile ilgili gerekli iģbölümü ve güncelleme paylaģımının nı sağlamak Erasmus ve Farabi koordinatörü elemanların ilgili talepler ve gereklilikler çerçevesinde çalıģmasını sağlama, yurt içi bağlantılar ve yurt dıģı ile ilgili anlaģmalar nı sağlama Periyodik faaliyetlerin zamanında nı sağlamak üzere gerekli talimatların verilmesi, gerekli iģbölümünün, aktüel denetim ve periyodik raporlama ve yazıģma Birim akademik kurulunu sık sık toplamak, derslerin

7 değerlendirmek, birim içi ve Müdürlük kapsamında bilgilendirme ve değerlendirme yapmak Özürlü ve yabancı uyruklu öğrencilerin sorunlarıyla ilgilenmek Ek ders ödemeleri ile ilgili belgeleri zamanında Dekanlığa ulaģtırmak Öğrenci danıģmanlık hizmetlerini yapmak ve öğrencilerle toplantılar düzenlemek Bilimsel toplantılar düzenlemek, bölümün bilimsel araģtırma ve yayın gücünü artırıcı teģvikte bulunmak Yüksekokul Kurulu toplantılarına katılarak bölümü temsil etmek Sınav programlarının hazırlanması olmayan diplomalı iģsiz olgusuna direkt katkı Eğitim ve öğretimin aksaması, öğrenci hak kaybı Ek ders ödemelerinin aksaması, bu ödemeleri hesaba katarak iģlem ve harcama yapan bölüm öğretim elemanlarının ödeme planlarında aksama yaģanması, gereksiz ödeme cezalarına maruz kalmaları Eğitim hedeflerine ulaģamama, bireysel sorunların artması, motivasyon eksikliği Kurumsal hedeflere ulaģmada sorunlar yaģanması, kurumsal monotonluk, araģtırma boyutunda yetersizlik ve zayıflık ve Dekanlık arası iletiģim zayıflığı, koordinasyon eksikliği ve idari iģlerde aksama Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması verimi ile ilgili geri bildirim almak, ilgili aksaklıkları çözmek, bölüm içinde çözülemeyen sorunların üst birime iletilmesini sağlamak Ġlgili paydaģlarla iletiģimin canlı tutulması, Ģikâyetlerin alınması, çözümün zamanında sunulması Ek ders ödemeleriyle ilgili bilgi, belge ve evrakın zamanında değerlendirilip, tanzim edilip ilgili birime iletilmesini sağlamak ve bunun için gerekli koordinasyonu yapmak DanıĢmanlık hizmetlerinin koordine edilmesi ve periyodik olarak toplantı, seminer ve ilgili faaliyetlerin nı sağlamak Sempozyum, konferans ve panel gibi faaliyetler düzenlemek, düzenlenmesi için motivasyonda bulunmak, planlama yapmak ve çevrede ve ilgili yerlerde yapılmakta olan benzer faaliyetlerden birim personelini haberdar etmek, teģvik etmek, motive etmek ve yayın yapma ile ilgili bilgilendirme yapmak, hedef vermek, motivasyon oluģmasını sağlamak, gerekli maddi kaynağın bulunması için üst birimi haberdar etmek Kurul toplantılarına katılmak, mazereti söz konusu ise, bunu iletmek ve yerine bölüm baģkan yardımcısını vekil tayin etmek elemanlarıyla gerekli toplantıların, sınav

8 programının zamanında nı sağlama ve uygulanmasını denetleme ÖĞRETĠM ÜYELERĠNE AĠT HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER Yükseköğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Ders içeriklerinin hazırlanması ve planlanması çalıģmalarına katılmak, ders programlarının eksiksiz yürütülmesini sağlamak üzere hazır bulunmak Öğrenci danıģmanlık hizmetlerine katılmak, öğrencilerin bölüm ve çevreye uyum sağlamalarına yardımcı olmak Müdürlük ve BaĢkanlığının ön gördüğü toplantılara (eğitim-öğretim, sosyal ve kültürel) katılmak, faaliyetlere destek vermek SORUMLU AMĠR Eğitim öğretimin hedeflere ulaģmada aksaklıklar yaģanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaģanması akademik hedeflerine ulaģmada, derslerin düzenli ve eksiksiz yürütülmesinde sorunlar yaģanması, öğrenci hak kaybı Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması, öğrencinin çevreyle ve kurumla uyum halinde bir öğrenim süreci yaģanmasında aksaklıklar yaģanması Akademik ve idari iģlerin yürütülmesinde gerekli olan Müdürlük- koordinasyonunda aksamaların doğması ve gerekli bilgi ve ALINACAK ÖNLEM öğretim üyelerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletiģim kurulması akademik çalıģmalarının baģkanlık ve üyeler arasında kurulan bir koordinasyonla yürütülmesi, ders içeriklerinin güncel ve yetkin hazırlanması ve ilgili komisyonların kurulup eģgüdüm sağlanması Öğrenciler için belirlenen danıģman öğretim üyeleri/elemanlarının öğrencilere gerekli ve yeterli zamanlarda eğitim, öğretim, psikolojik vb. konularda destek sunulması Gerekli koordinasyonun ve iletiģim ağının kurulabilmesi ve buradan sağlanacak sinerjinin dinamizme edilebilmesi için

9 Bilimsel araģtırmalar yapmak ve bilimsel alanda ulusal ve uluslararası kongreler düzenlenmesine yardımcı olmak de eğitimöğretim faaliyeti, stratejik plan performans kriterleri gibi her yıl zorunlu çalıģmalara destek vermek Erasmus, Farabi ve Mevlana gibi değiģim programlarıyla ilgili çalıģmaları yürütmek Eğitim-öğretim faaliyetlerinde akademik takvimin esas alınması ve zamanında uygulanması Engelli ve yabancı uyruklu öğrencilerin sorunlarıyla ilgilenmek Kaynakların verimli etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak, çalıģma odasının iletiģim ağının sağlanamaması Kurumsal hedeflerin en önemli kısımlarından olan akademik araģtırmaların makul bir düzen ve sayıda yapılmaması, kamu zararı akademik ve idari faaliyetlerde aksama, koordinasyon eksikliği ve kamu zararı Kurumun ulusal ve uluslar arası düzeyde akademik kaliteye ulaģmasında aksaklıklar yaģanması, kurum için akademik hedeflere ulaģılamaması, mezun profilinde gerekli yetkinliğin sağlanamaması Güven ve itibar kaybı, baģarı kaybı, tercih edilme konusunda geriye düģme Dezavantajlı kesim ve yabancı uyruklu öğrencilerin uyum sorunları yaģaması, akademik hedeflere ulaģmada aksamalar, kurumun uluslar arası bir hüviyete taģınması için gerekli yetkinlik düzeyine ulaģamama Kamu zararı, kurumsal hedeflere ulaģmada aksamalar, hak kaybı öğretim üyelerine yazılı ve Ģifahen toplantıların önceden bildirilmesi, üyelerin de mazeretlerini önceden bildirmeleri üyelerinin dönemsel olarak makul bir sayıda bilimsel çalıģmalar yürütmelerinin kurumsal hedefler için öneminin toplantılarda vurgulanması, bu bağlamda dönem dönem verilerin toplanması, gerekli araģtırmalar için destek sunulması Kurumun dönemsel çalıģmalarının güncellenmesi ve ileriye taģınması için eģgüdümün öneminin vurgulanması ve bu yönde belli kriterlerin düzenliliği için çaba sarf edilmesi Belirlenen Farabi, Erasmus ve Mevlana değiģim programı koordinatörlerinin yurt içi ve dıģı öğrenci ve öğretim elemanı değiģimini sağlaması Eğitim-öğretim baģlamadan akademik takvimin incelenmesi, ders programlarının ve sınav uygulamalarının planlanması Engelli öğrencilerin eğitsel, mekânsal, teknolojik vb. sorunlarının çözülmesi için gerekli faaliyetlerde bulunulması, yabancı uyruklu öğrencilerin akademik baģarıları için gerekli uyumun sağlanabilmesi için ilgili kiģilerle eģgüdümle sağlanan bir çabanın sergilenmesi öğretim üyelerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda

10 kullanılması ve korunması konusunda ilgililere yardımcı olmak Fakültenin Etik Kuralları'na uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek Akademik hedeflerden sapma, idari koordinasyonda aksaklıklar, kurumsal yetkinlik ve temsil sorunu bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletiģim kurulması, kamu mallarının korunması için eģgüdüm sağlanması üyelerinin ilgili değer ve normları koruma ve uygulama bağlamında hassasiyet göstermeleri bağlamında bilgilendirilmesi, kriterlerin uygulanmasının denetlenmesi ÖĞRETĠM LERĠNE AĠT HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER Yükseköğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Dekan, Dekan Yardımcıları, BaĢkanı, BaĢkan Yardımcıları, Anabilim Dalı BaĢkanının vereceği akademik ve idari iģleri yapmak Kaynakların verimli etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak Görevlileri Görevlileri Görevlileri SORUMLU AMĠR Eğitim öğretimin hedeflere ulaģmada aksaklıklar yaģanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaģanması Akademik ve idari iģlerde aksama Hak kaybı, kamu zararı vs. ALINACAK ÖNLEM öğretim görevlilerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletiģim kurulması Müdür ve Müdür yardımcılarının vereceği akademik ve idari iģleri titizlikle yerine getirir. Mazereti olması halinde bunu önceden bildirir. Kâğıt, tebeģir, board marker vs. araçları ihtiyacı oranında kullanılır. Gece derslerinden sonra sınıftan çıkarken lambaları, bilgisayarları ve projeksiyonları kapatır. Ġsrafa dair tespitlerini üst birimlere bildirir.

11 ARAġTIRMA LERĠNE AĠT HASSAS GÖREVLER Yükseköğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Mezuniyet töreni ve uyum programı ile ilgili verilen görevleri yapmak Spor Ģenliklerinde Yüksekokulu temsil eden öğrenci gruplarına önderlik etme Ders ve sınav programlarının hazırlanması çalıģmalarına katılmak ve sınavlarda gözetmenlik yapmak ün eğitimöğretim faaliyetleri stratejik plan, performans kriterleri gibi her yıl zorunlu çalıģmalarına katılmak AraĢtırma Görevlileri AraĢtırma Görevlileri AraĢtırma Görevlileri AraĢtırma Görevlileri AraĢtırma Görevlileri Eğitim öğretimin hedeflere ulaģmada aksaklıklar yaģanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaģanması Mezuniyet töreni ve uyum programlarında aksama Spor Faaliyetlerinde aksama, sporcu öğrenciler arası sorunlar çıkma riski Ders ve Sınav programlarında ve akademik iģleyiģte aksama akademik ve idari faaliyetlerde aksama öğretim üyelerinin ilgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilmesi, durumun hassasiyeti bağlamında iletiģim kurulması baģkanlığı tarafından görevlendirilen araģtırma görevlileri mezuniyet töreni provalarında ve törende öğrencilerin baģında bulunarak etkinliğin sağlıklı iģlemesine katkı sağlar. Müdürlük tarafından görevlendirilen araģtırma görevlileri fakülteyi temsil eden spor takımlarının hazırlanmasında antrenörlük danıģmanlık vs. görevleri üstlenir sınav ve ders programlarını hazırlayacak komisyona yardımcı olmak ün Eğitimöğretim faaliyetleri stratejik plan performans kriterleri gibi her yıl zorunlu çalıģmaları hazırlamakla sorulu komisyonlara yardımcı olmak TAHAKKUK BĠRĠMĠNE AĠT HASSAS GÖREVLER

12 HASSAS GÖREVLER MaaĢ hazırlamasında özlük haklarının zamanında temin edilmesi BĠRĠM Tahakkuk SORUMLU AMĠR Hak kaybı oluģması ALINACAK ÖNLEM Birimler arası koordinasyon sağlanması MaaĢ hazırlanması sırasında kiģilerden kesilen kesintilerin doğru ve eksiksiz Ödeme emri belgesi düzenlemesi Tahakkuk Tahakkuk Kamu ve kiģi zararı Kamu zararına sebebiyet verme riski Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi Kontrollerin doğru SGK na elektronik ortamda gönderilen keseneklerin doğru, eksiksiz ve zamanında gönderilmesi Dekanlığın bütçesini hazırlamak Satın alma evrakının hazırlanması Tahakkuk Tahakkuk Tahakkuk Kamu zararına ve kiģi sebebiyet verme riski kiģi baģı bir asgari ücret cezası Bütçe eksik hazırlanırsa kamudan gelen para eksik olur Kamu zararı satın alma uzar alım gerçekleģmez Hata kabul edilemez. Hazırlayan kiģinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluģacak harcamanın öngörülmesi Kontrollerin doğru Doğum ve ölüm yardımlarını tahakkuk evraklarını hazırlamak Tahakkuk KiĢi zararına sebebiyet verme Kaç ay ya da yıl verilmediyse o kadar kiģiye ödeme yapmak Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi TAġINIR KAYIT VE KONTROL YETKĠLĠSĠNE AĠT HASSAS GÖREVLER

13 HASSAS GÖREVLER TaĢınır malların ölçerek sayarak teslim alınması depoya yerleģtirilmesi Muayene ve kabul iģlemi hemen yapılamayan taģınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek TaĢınırların giriģ ve çıkıģına iliģkin kayıtları tutmak, bunlara iliģkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taģınır yönetim hesap cetvellerini oluģturmak TaĢınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karģı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düģen taģınırları harcama yetkilisine bildirmek Kullanımda bulunan dayanıklı taģınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının na yardımcı olmak TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi SORUMLU AMĠR Mali kayıp menfaat sağlama, yolsuzluk Kamu zararına sebebiyet verme riski Birimdeki taģınırların kontrolünü sağlayamama zamanında gerekli evrakların düzenlenememesi kamu zararı Kamu zararına sebebiyet verme riski Kamu zararı, iģin na engel olma, iģ yapamama durumu Kamu zararına sebebiyet verme riski, mali kayıp Kamu zararına sebebiyet verme, itibar kaybı ALINACAK ÖNLEM Kontrollerin ehil kiģilerce doğru Kontrollerin ehil kiģilerce, iģlem basamaklarına uygun hareket edilmesi TaĢınırların giriģ ve çıkıģ iģlemlerini bekletilmeden anında, gerekli belge ve cetvellerin düzenli tutulması Kontrollerin doğru, gerekli tedbirlerin alınarak taģınırların emniyete alınması Stok kontrolünü belirli aralıklarla düzenli tutmak Hazırlayan kiģinin bilinçli olması, birimdeki tüm taģınırların kayıtlı olduğundan emin olunması Kontrollerin doğru ihtiyaçların bilinçli bir Ģekilde belirlenmesi

14 YAZI ĠġLERĠ BĠRĠMĠNE AĠT HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER Gelen giden evrakları titizlikle takip edip dağıtımını zimmetle yapmak BĠRĠM Yazı ĠĢleri SORUMLU AMĠR ĠĢlerin aksaması ve evrakların kaybolması ALINACAK ÖNLEM Evrakların takibi Yapılacak toplantıların gündemlerini zamanında öğretim üyelerine bildirmek Fakülteyle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak ilgisiz kiģilerin eline geçmesini önlemek Süreli yazıları takip etmek Yazı ĠĢleri Yazı ĠĢleri Yazı ĠĢleri Toplantıların aksaması veya yapılamaması Hak kaybı, aranan bilgi ve belgeye ulaģılamaması ĠĢlerin aksaması ve evrakların kaybolması ĠĢ akıģının titizlikle takibi Yapılan iģin önemine dair idrakin tekrar gözden geçirilmesi Süreli yazılara zamanında cevap verilmesi Fakülte etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destelemek Dönem sonu ve yılsonunda büro içerisinde gerekli düzenlemeyi sağlamak elemanlarının görev süresi uzatımı iģlemleri Yazı ĠĢleri Yazı ĠĢleri Yazı ĠĢleri Programların eksik hazırlanmasına yönelik verim düģüklüğü ÇalıĢma veriminin düģmesi Hak kaybı Hazırlayan kiģinin bilinçli olması, gelecek yıllarda oluģacak kaybın önlenmesi ĠĢlerin zamanında Takip iģlemlerinin yasal süre içerisinde 1416 Sayılı Kanun uyarınca yapılan iģlemler Yazı ĠĢleri Hak kaybı Takip iģlemlerinin yasal süre içerisinde Akademik personel ayırma/iliģik kesme iģlemleri Yazı ĠĢleri Hak kaybı Takip iģlemlerinin yasal süre içerisinde Askerlik yazıģmaları Yazı ĠĢleri Hak kaybı Takip iģlemlerinin yasal süre içerisinde Büroya gelen evrakların genel takibini yapmak Yazı ĠĢleri Hak kaybı Takip iģlemlerinin yasal süre içerisinde

15 ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ BĠRĠMĠNE AĠT HASSAS GÖREVLER HASSAS GÖREVLER Yüksekokulumuzu yeni kazanan öğrencilerin kayıt hazırlıklarını SORUMLU AMĠR KarıĢıklığa sebebiyet vermek ALINACAK ÖNLEM Zamanında düzenli çalıģmaların Yatay geçiģ kontenjanlarının ilanıve yatay geçiģle kabul edilen öğrencilerin iģlemlerinin ve obis programına girilmesi kurulu çağrılarının, kurul kararlarının yazılması ve ilgililere tebliğ edilmesi ĠĢlerde aksama meydana gelmesi Kurul toplantılarının aksaması, zaman kaybı Zamanında düzenli çalıģmaların içi koordinasyonun sağlanması ve hatanın olmaması Öğrenci iģleri ile ilgili belgelerin muhafazası ve bölümle ilgili evrakların arģivlenmesi Kamu zararına ve kiģi hak kaybına sebebiyet vermek Hata kabul edilemez Eğitim - ile ilgili ders görevlendirme, haftalık ders programı ve sınav programının zamanında na yardımcı olmak Giden-gelen evrak gibi Öğrenci iģleri yazıģmalarının sistematik yedeklemesinin Programların eksik hazırlanması ve verim alamama ün idari iģlerinde aksaklıkların doğması Hazırlayan kiģinin bilinçli olması, gelecek yıllarda oluģacak kaybın önlenmesi Hata kabul edilemez öğrenci baģarı durumları ve mezun sayılarının Ġstatiksel bilgi ve veri eksikliği içi verilerin kontrollü ve doğru girilmesi Disiplin iģlemlerinin obis e girilmesi Üniversitemize bildirilmesi Bilgilerde eksiklik karıģıklık Hata kabul edilemez Maddi hata itiraz not değiģikliklerinin Obis e girilmesi Bilgilerde eksiklik karıģıklık Zamanında ĠĢlemlerin, hak kaybının önlenmesi

16 Ġstatistik bilgilerinin takibi düzenlenmesi ve ilgili yerlere ulaģtırılması. Doğru verilerin takip edilememesi Zamanında ĠĢlemlerin Erkek öğrencilerin askerlik belgelerinin Ģubelerine gönderilmesi Öğrencilerle ilgili her türlü iģin obis Programına girilmesi iģleminin Askerlikle Ġlgili yasal sıkıntıların çıkması Bilgilerde eksiklik karıģıklık Zamanında ĠĢlemlerin, çıkabilecek yasal sıkıntıların önlenmesi Hak kaybının önlenmesi,zamanında ĠĢlemlerin, BaĢbakanlık ve öğrenim kredisi ile ilgili iģleri yapmak Bilgilerde eksiklik karıģıklık, öğrencilerin hak kaybına uğramaları Zamanında ĠĢlemlerin, hak kaybının önlenmesi Öğrencilerle ilgili alınan yönetim kurulu kararlarına göre iģlem yapmak Öğrenci disiplin kayıtlarını tutmak,ġlgili kiģilere tebligatının, Bilgilerde eksiklik karıģıklık Bilgilerde eksiklik karıģıklık, yasal sorunların ortaya çıkması Yasal gerekliliklerin sağlanması, zamanında ĠĢlemlerin, Zamanında ĠĢlemlerin, karģılıklı mağduriyetlerin engellenmesi Akademik değerlendirmelerini sonuçlandırarak, baģarı durumlarını iģlemek ve buna dayalı çeģitli istatistikler hazırlamak, Mezuniyet iģlemleri için gerekli belgeleri düzenlemek Bilgilerde eksiklik karıģıklık, yasal sorunların ortaya çıkması, Kamu zararına ve kiģi hak kaybına sebebiyet vermek Zamanında ĠĢlemlerin, karģılıklı mağduriyetlerin engellenmesi