KAMUDA OCAK AYI İŞLEMLERİ

Transkript

1 KAMUDA OCAK AYI İŞLEMLERİ BİLİŞİM EĞİTİM KÜLTÜR ve ARAŞTIRMA DERNEĞİ I. PERFORMANS PROGRAMININ KAMUOYUNA SUNULMASI Performans programları, daha verimli ve yüksek kalitede hizmet sunumunu sağlamayı amaçlayan performans esaslı bütçelemenin ilk uygulamaları, II. Dünya Savaşından sonra ABD de ortaya çıkmıştır yılında ABD yürütme organının bir parçası olan Hoover Komisyonu, bütçe sürecinde girdilere verilen önem yerine hükümetin aktivitelerine, fonksiyonlarına, maliyetlere ve ulaşılan hedeflere ağırlık veren bir yaklaşımı kabul etmiştir. Ülkemizde geliştirilen performans programı modelinde, orta ve uzun vadeli bir stratejik planlama süreciyle bütçeleme başlamakta, stratejik plana uygun olarak yıllık performans programları hazırlanmakta ve bu programlar bütçenin dayanağını oluşturmaktadır. Bu modelde stratejik planın yıllık uygulamasını göstermek üzere performans programı hazırlanmaktadır. Daha sonra yapılması düşünülen faaliyetler ve faaliyetleri karşılayacak kaynaklar belirlendikten sonra, bütçe hazırlanmaktadır. Bütçe uygulaması sonucunda ise yıllık faaliyet raporu hazırlanarak performansa dayalı bir hesap verme mekanizması oluşturulmaktadır. Performans programlarının, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik uyarınca, kamu idarelerinin web sayfalarından ocak ayı içinde kamu oyuna sunulması gerekmektedir. II. FAALİYET RAPORU HAZIRLIKLARININ BAŞLATILMASI Ülkemizde kamu idarelerince faaliyet raporu hazırlanma sürecini ve mevzuat alt yapısını Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik oluşturmaktadır. Anılan Yönetmelik hükmü gereğince, harcama birimleri birim faaliyet raporlarını, kamu idareleri ise idare faaliyet raporlarını hazırlaması gerekmektedir. Birim faaliyet raporlarının hazırlanarak üst yöneticiye sunulması için Yönetmelikte belirlenen son tarih mahalli idareler için şubat ayı sonu, diğer kamu idareleri içinse mart ayı sonudur. Birim faaliyet raporlarının belirlenen tarihe kadar istenilen içerikte hazırlanabilmesi için ocak ayı içinde bir duyuru/talimat ile çalışmaların başlatılması gerekmektedir. Bu süreç mahalli idareler için bu yıl daha büyük önem taşımaktadır. Zira, mahalli idarelerde gelecek yıl yapılacak yerel seçimler öncesi son faaliyet raporu hazırlanmaktadır. Bu nedenle gerek sunulan hizmetleri gerekse performans ölçütlerini 4 yıllık ortaya koyan bir çözüm üretilmelidir. III. İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI REVİZYONUN YAPILMASI İç Kontrol Standartları içinde 17 nolu standardı oluşturan İzleme ve Değerlendirme Standardının 5 Nolu Genel Şartında, İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. Bu eylem planının ne zaman yapılacağı açık olmamakla birlikte, faaliyet raporu hazırlama dönemi sonuna kadar yani 28 şubat tarihine kadar yapılması gerektiğini düşünüyorum. Çünkü faaliyet raporlarının ekinde yer alan harcama yetkililerince imzalı iç kontrol güvence beyanında; Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;.. iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin

2 olarak uygulandığını bildiririm. denilmektedir. Bu güvenceyi vermenin alt yapısını iyi bir durum analizine dayalı olarak eylem planı revizyonu sağlamaktadır. Eylem planı revizyonu için ocak ayında gerekli duyuru, çalışma ve boşluk analizleri yapılmalıdır. IV. TAŞINIR MAL HESABININ VERİLMESİ Taşınır Mal Yönetmeliği uyarınca harcama birimlerince hazırlanacak Taşınır Yönetim Dönemi Hesabının ocak ayı sonunda, mali hizmetler biriminde görevli idare kesin hesabının hazırlanmasına esas teşkil etmek üzere, taşınır konsolide görevlisine verilmesi gerekmektedir. V. VERGİ VE DİĞER KESİNTİLERLE İLGİLİ İŞLEMLER Her ay olduğu üzere, ocak ayı içinde de aralık ayına ilişkin KDV Beyanı, Muhtasar Vergi Beyanı ve Sigorta Bildirgelerinin verilmesi gerekmektedir. VI. MUHASEBE KAYITLARI AÇISINDAN A. Açılış Kaydının Yapılması 1 Nolu Yevmiye Kaydı; Tüm kamu idarelerinde, malî yılın başında muhasebe kayıtlarının açılmasını sağlamak üzere önceki faaliyet döneminin son yevmiyesinde borç kaydedilerek kapatılan hesaplara ilişkin tutarlar alacak kaydı yapılarak, alacak kaydedilerek kapatılan hesaplara ilişkin tutarlar ise borç kaydı yapılarak dönem başlatılır. Bu tüm kamu idarelerinde 1 nolu yevmiye kaydını oluşturacaktır ve açılış ya da başlangıç kaydı adını alacaktır. Açılış kaydına aşağıdaki örnek verilebilir; 1 NOLU AÇILIŞ KAYDI ÖRNEĞİ BORÇ ALACAK 100 Kasa Hs. xxx Banka Hs. xxx Döviz Hs. xxx Diğer Hazır Değerler Hs. xxx Kamu Kesimi Tahvil, Senet ve Bonoları Hs. xxx Menkul Varlıklar Hs. xxx Gelirlerden Alacaklar Hs. xxx Gelirlerden Takipli Alacaklar Hs. xxx.-

3 127 Diğer Faaliyet Alacakları Hs. xxx Kurumca Verilen Borçlardan Alacaklar Hs. xxx Kişilerden Alacaklar Hs. xxx İlk Madde ve Malzeme Hs. xxx Diğer Stoklar Hs. xxx Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hs. xxx Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hs. xxx Devreden Katma Değer Vergisi Hs. xxx Sayım Noksanları Hs. xxx Gelirlerden Alacaklar Hs. xxx Gelirlerden Tecilli ve Tehirli Alacaklar Hs. xxx Diğer Faaliyet Alacakları Hs. xxx Malî Kuruluşlara Yatırılan Sermayeler Hs. xxx Mal ve Hizmet Üreten Kuruluşlara Yatırılan Se. Hs. xxx Döner Sermayeli Kuruluşlara Yatırılan Sermayeler Hs. xxx Arazi ve Arsalar Hs. xxx Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri Hs. xxx Binalar Hs. xxx Tesis, Makine ve Cihazlar Hs. xxx Taşıtlar Hs. xxx Demirbaşlar Hs. xxx Yapılmakta Olan Yatırımlar Hs. xxx Yatırım Avansları Hs. xxx Haklar Hs. xxx Gelecek Yıllara Ait Giderler Hs. xxx Gelir Tahakkukları Hs. xxx.-

4 294 Elden Çık. Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hs. xxx Geçmiş Yıllar Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hs. (-) xxx Dönem Olumsuz Faaliyet Sonucu Hs. (-) xxx Net Değer Hs. xxx Değer Hareketleri Sonuç Hs. xxx Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hs. (-) xxx Döviz Gönderme Emirleri Hs. (-) xxx Takipteki Kurum Alacakları Karşılığı Hs. (-) xxx Stok Değer Düşüklüğü Karşılığı Hs. (-) xxx Sermaye Taahhütleri Hs. (-) xxx Birikmiş Amortismanlar Hs. (-) xxx Birikmiş Amortismanlar Hs. (-) xxx Birikmiş Amortismanlar Hs. (-) xxx Bütçe Emanetleri Hs. xxx Bütçeleştirilecek Borçlar Hs. xxx Bütçeleştirilmiş Borçlar Hs. xxx Diğer Çeşitli Borçlar Hs. xxx Alınan Depozito ve Teminatlar Hs. xxx Emanetler Hs. xxx Alınan Sipariş Avansları Hs. xxx Ödenecek Vergi ve Fonlar Hs. xxx Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri Hs. xxx Kamu İdareleri Payları Hs. xxx Kıdem Tazminatı Karşılığı Hs. xxx Sayım Fazlaları Hs. xxx Gelecek Yıllara Ait Gelirler Hs. xxx.-

5 481 Gider Tahakkukları Hs. xxx Geçmiş Yıllar Olumlu Faaliyet Sonuçları Hs. xxx Dönem Olumlu Faaliyet Sonucu Hs. xxx Net Değer Hs. 1 xxx Değer Hareketleri Sonuç Hs. xxx.- Bu örnekte bir kamu idaresinde başlangıç kaydında olabilecek tüm işlemler yer almaktadır. B. Faaliyet Sonuçları Hesaplarının Geçmiş Yıl Faaliyet Sonuçları Hesaplarına Aktarılması Kaydı 2 Nolu Yevmiye Kaydı; Açılış kaydını takiben önceki dönem olumlu veya olumsuz faaliyet sonucu, geçmiş yıllar olumlu faaliyet sonuçları hesabı veya geçmiş yıllar olumsuz faaliyet sonuçları hesabına aktarılır. Kamu idaresinin önceki yıl işlemleri sonucunda, olumlu faaliyet sonucu ortaya çıkmışsa (600- Gelirler Hesabı nın alacak bakiyesi 630- Giderler Hesabı nın borç bakiyesinden fazlaysa) açılış kaydında 590- Dönem Olumlu Faaliyet Sonucu Hesabı alacak bakiyesi verecektir. Bu bakiyenin aşağıdaki yevmiye kaydıyla 570- Geçmiş Yıllar Olumlu Faaliyet Sonuçları Hesabı na aktarılması gerekmektedir. - Gerçekleşen TL dönem olumlu faaliyet sonucu açılış kaydını takiben geçmiş yıllar olumlu faaliyet sonuçları hesabına aktarılmıştır Dönem Olumlu Faaliyet Sonucu Hesabı Geçmiş Yıllar Olumlu Faaliyet Sonuçları Hesabı Bu kayıttan da anlaşılacağı gibi 590 nolu hesaba ilk kayıt dönem sonunda yapılmakta ve iki nolu yevmiye kaydıyla bu hesap tekrar kapatılmaktadır. Bu nedenle bu hesabın dönem içinde bakiyesinin sıfır olması icap eder. İdarenin önceki yıl işlemleri sonucunda, olumsuz bir faaliyet sonucu ortaya çıkmışsa (630- Giderler Hesabı nın borç bakiyesi 600- Gelirler Hesabı nın alacak bakiyesinden fazlasıyla) açılış Nolu Net Değer Hesabı, 519 Nolu Değer Hareketleri Sonuç Hesabı ve 522 Nolu Yeniden Değerleme Farkları Hesabı ana hesap düzeyinde borç ve alacak bakiyesi verebilir. Bu nedenle mahalli idarelerin açılış kayıtlarında borçta da alacakta da bulunabilir.

6 kaydında, 591- Dönem Olumsuz Faaliyet Sonucu Hesabı borç bakiyesi verecektir. Bu bakiyenin aşağıdaki yevmiye kaydıyla 580- Geçmiş Yıllar Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabı na aktarılması gerekmektedir. - Önceki yıl gerçekleşen TL dönem olumsuz faaliyet sonucu, açılış kaydını takiben geçmiş yıllar olumsuz faaliyet sonuçları hesabına aktarılmıştır Geçmiş Yıllar Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabı Dönem Olumsuz Faaliyet Sonucu Hesabı Bu kayıttan da anlaşılacağı gibi 591 nolu hesaba ilk kayıt dönem sonunda yapılmakta ve iki nolu yevmiye kaydıyla bu hesap tekrar kapatılmaktadır. Bu nedenle bu hesabın dönem içinde bakiyesinin sıfır olması gerekmektedir C. İdare Bütçesinin ve Bütçe İle Yapılan Kesintilerin Kayda Alınması 3 Nolu Yevmiye Kaydı; Ödenek hesapları; bütçe ile verilen veya yılı içinde eklenen ödenekler ile bu ödeneklerden muhasebe birimlerine gelen ödenekler, bunlardan yapılan kullanım ve tenkisler ile mahsup dönemine aktarılan tutarların izlenmesi için kullanılır. Ödenek hesaplarında; kesin hesaba ulaşmak ve bütçe muhasebesini ortaya çıkarmak amacıyla yapılan değişikliklerden en çok etkilenen hesap 901 Bütçe Ödenekleri Hesabı olmuştur. Bu hesabın yardımcı hesaplarına (detayına) baktığımız zaman hesabın mevcut ödenek kaydı öncesinde ödenek türleri ve işlemleri olarak muhasebede tasnif edildiğini görmekteyiz. D. Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabına Kaydedilen 15 Aralık Memur Maaşlarının Bütçeleştirilmesi Kaydı 4 Nolu Yevmiye Kaydı; Bilindiği üzere memur maaşları peşin olarak yani çalışmadan ödenmektedir. Konuyla ilgili olarak Muhasebat Genel Müdürlüğünce yayınlanan 6 sıra nolu Genel Tebliğde 2 ; 28/9/1988 tarihli ve 3472 sayılı Kanunla -Devlet memurları ile diğer kamu görevlilerine ilişkin kanunlarda yer alan aybaşı ibarelerinin ayın 15 i olarak uygulanması, dolayısıyla aylık ve aylıkla birlikte ödenmesi gereken özlük haklarının her ayın 15 inde ödenmesi, - İlgililere 15 Aralık 14 Ocak dönemleri için yapılacak ödemelerin yarısının ödemenin yapıldığı yıl bütçesine gider kaydolunması, kalanının ise avans hesaplarına alınarak takip eden mali yıl başında bütçeye gider yazılması, - Kamu kurum ve kuruluşlarında işçi statüsünde çalışanların aylık ücretlerinin ödenmesinde de bahsedilen esaslara göre işlem yapılması, hükümleri yer almaktadır. 2 Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği (Sıra No:6) Aylık Ve Ücret Ödemeleri Değişik: 28/4/2004 Tarihli ve Sayılı R.G.

7 Bu nedenle 15 Aralıkta Devlet memurlarına ödeme emri belgesiyle ödenen maaşların yarısı Gider ve Bütçe Giderleri Hesabına kaydedilirken diğer yarısının Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabına borç kaydedilmesi gerekir. Böylelikle, 15 Aralıkta ödenen maaşların yarısına ilişkin, bütçeden ödenek kullanılmış olacak ve ertesi yıl çalışılarak hak edilecek olan maaşlar da olması gerektiği gibi bu yılın bütçesine değil ertesi yılın bütçesine yüklenmiş olacaktır. Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabına borç kaydedilerek ertesi yıla devredilen söz konusu tutarlar; ilgili harcama dairesinde bekletilen bordrolar eklenmek suretiyle Ocak ayı başında muhasebe birimlerine gönderilecek ödeme emri belgesinde, 630- Giderler Hesabına borç, 162- Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabına alacak ve aynı zamanda 830- Bütçe Giderleri Hesabına Borç, 835- Gider Yansıtma Hesabına alacak kaydedilerek mahsup edilecektir. gibidir; Memur çalıştıran tüm kamu idarelerinde yapılması gereken bu dört nolu kayıt aşağıdaki Ertesi yıl Ocak tarihleri arasına tekabül eden maaş tutarı (13.308,84) bir sonraki yılın bütçesinden ödenmesi gerektiğinden bütçe dışı avans ve krediler hesabına kaydedilmiştir. Dönem başında yapılacak 4 nolu kayıt (Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabının bütçeleştirilerek kapatılması kaydı) aşağıdaki gibi olacaktır Giderler Hesabı (Temel Maaşlar) 5.932, Giderler Hesabı (Zamlar ve Tazminatlar) 5.035, Giderler Hesabı (Sosyal Haklar) 748, Giderler Hesabı (Sosyal Güv. Kur. Devlet Primi) 1.591, Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı , Bütçe Giderleri Hesabı 5.932, Bütçe Giderleri Hesabı 5.035, Bütçe Giderleri Hesabı 748, Bütçe Giderleri Hesabı 1.591, Gider Yansıtma Hesabı , Ödenekli Giderler Hesabı 5.932, Ödenekli Giderler Hesabı 5.035, Ödenekli Giderler Hesabı 748,80.-

8 905- Ödenekli Giderler Hesabı 1.591, Kullanılacak Ödenekler Hesabı 5.932, Kullanılacak Ödenekler Hesabı 5.035, Kullanılacak Ödenekler Hesabı 748, Kullanılacak Ödenekler Hesabı 1.591,92.- E. Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Kredilerin Kapatılması Kaydı Muhasebe biriminin dönem sonunda inceleyemeyip mahsup dönemine aktarılan avans ve krediler hesabına aktardığı avansı, Mahsup dönemi içinde, incelemeyi bitirip avansın mahsubunu yapması kaydı; İlk Madde ve Malzeme Hesabı Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabı Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabı 835 Gider Yansıtma Hesabı 907 Mahsup Dönemine Aktarılan Ödenekler Hesabı Mahsup Dönemine Aktarılan Kull. Ödenekler Hs. Mahsup dönemini izleyen ilk işgününde ise, 835 Gider Yansıtma Hesabı Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabı F- Dönem Sonunda Yapılmayan Kayıtların Dönem Başında Yapılması Kaydı Dönem başı kaydı olarak yapılması gereken son işlem, dönem sonu kayıtlarının incelenerek dönem sonunda yapılması gerektiği halde yapılmayan kayıtların tespit edilmesi ve bunların dönem başında yapılması kaydıdır. Dönem sonunda yapılması gerektiği halde yapılmadığı için dönem başında yapılması gereken kayıtlara örnek olarak; duran varlıklar ana hesap grubu içerisinde yer alan hesaplarda kayıtlı tutarlardan vadeleri bir yılın altına inmesi nedeniyle dönen varlıklar ana hesap grubundaki ilgili

9 hesaplara aktarılması kaydının yapılması; Uzun vadeli yabancı kaynaklar ana hesap grubu içerisinde yer alan hesaplarda kayıtlı tutarlardan vadeleri bir yılın altına inmesi nedeniyle kısa vadeli yabancı kaynaklar ana hesap grubundaki ilgili hesaplara aktarılması kaydı; Bütçe emanetleri hesabı, Değer hareketleri sonuç hesabı, Geçmiş yıl olumlu farkları hesabı vb hesaplarda kayıtlı olan tutarların güncellenmesi kayıtları; belirtilebilir.