1. MICROSOFT EXCEL ÇALIŞMA TABLOSU İLE ÇALIŞMA

Transkript

1 BÖLÜM 10 C- ÇALIŞMA TABLOSU 1. MICROSOFT EXCEL ÇALIŞMA TABLOSU İLE ÇALIŞMA Microsoft Excel, Microsoft firmasının hazırladığı hesap tablo işlemlerini yapmak amacıyla kullanılan bir ofis programıdır. Yaygın olarak kullanılan hesap tablo programları Lotus 1-2-3, Quattro Pro, StarOffice ve OpenOffice çalışma tablosu programlarıdır. Excel, hesap tablosu programları içerisinde en çok tercih edilip kullanılanıdır. Excel sadece matematiksel hesapları yapan basit bir elektronik tablolama ve hesap programı değildir. Bir çok işleve sahiptir. Bir Excel uygulamasında sayı, tarih/saat ve metin bilgileri girilerek bunlarla ilgili muhtelif işlemler yapılabilir. Otomatik toplamlar alınabilir, seri veriler girilebilir. Girilen veriler üzerinde çeşitli hesaplamalar yaptırılabilir, çizimler yapılabilir, çeşitli grafikler çizdirilebilir. Hazırlanan sayfalarda çeşitli düzenlemeler ile mükemmel görünümler elde edilebilir. Başlat-Programlar kısmından Excel programı çalıştırıldığında ekrana aşağıda gösterilen pencere gelir. Şekil 1.1. Excel sayfası Ekranın üst kısmında Microsoft Excel-Kitap1 yazısı olan başlık çubuğu görülür. Excel de açılan her dokümana kitap ismi excel tarafından verilir. Başlangıçta yeni açılan dosyanın ismi bulunmadığından Kitap1 olarak adlandırılır. Daha sonra kullanıcı çalıştığı dosyaya bir isim vererek kaydettiğinde başlık çubuğunda Kitap1 metni yerine verilen dosya adı görülür. Verilerin girildiği ve verilerin üzerinde çalışıldığı belgeye çalışma sayfası denilir. Elektronik tablo olarak da adlandırılan çalışma sayfası satır ve sütunlar halinde düzenlenmiş hücrelerden oluşur. Satır ve sütunların kesiştiği yer hücre isimleridir. Örneğin D sütunu ile 4. satırın kesiştiği hücre D4 ismini alır. Hücre (D4) Şekil 1.2. Excel çalışma sayfaları 76

2 Ad Kutusu Başlık Çubuğu Menü Çubuğu Formül Satırı Satır Numarası Kılavuz çizgileri Sütun Etiketi Dikey Kaydırma Çubuğu Yatay Kaydırma Çubuğu Aktif Sayfa Şekil 1.3. Excel Çalışma Tablosu Ekranı Durum Çubuğu 77

3 Excel penceresinde; yatay olarak sayılar ile ifade edilen, düşey olarak da harflerle ifade edilen bir çok hücre vardır. Bu hücrelerin düşey olanları sütun, yatay olanları ise satır olarak adlandırılırlar. Sütun Satır Hücre Şekil 1.4. Excel de Satır, Sütun ve hücreler Hücrelerin sınırlarını gösteren düşey ve yatay gri çizgilere ise kılavuz çizgisi adı verilir. Kılavuz çizgileri sadece çalışma sayfası üzerinde çalışılırken görünen yardımcı çizgilerdir ve belge yazıcıya gönderildiğinde bu çizgiler görüntülenmezler. Ad Kutusu; Seçili bulunan hücrenin adını gösterir Formül satırı, hücrelerdeki verileri kullanarak otomatik hesaplamalar yaptırmak amacıyla kullanılır. Her kitapta ilk açılışta birden fazla çalışma sayfası vardır. Bu sayfaların sayısını artırmak yada azaltmak da mümkündür. Şekil 1.5. Excel de Çalışma Sayfaları Fare ile çalışma sayfası sekmeleri tıklanarak diğer sayfalara geçilebilir. Şekil 1.6. Çalışma sayfasında yapılacak işlemler 78

4 Excel de çalışma kitabına yeni bir sayfa eklemek / silmek yada çalışma sayfasının ismini değiştirmek çok kolaydır.. Herhangi bir sayfa sekmesinin üzerine farenin sağ tuşu ile tıklayarak açılan menüden istenen işlemler kolayca yapılabilir. Excel, Word gibi diğer Windows programlarında olduğu gibi komutlar menüler, araç çubukları yada klavye kısa tuş yolları aracılığı ile kullanılır. Yapılacak işlemlerin bir çoğu hem komutla, hem menüdeki seçeneklerden hem de araç çubuklarındaki simgeler kullanılarak yapılacak şekilde düzenlenmiştir. En bilinen araç çubukları standart, çizim biçimlendirme gibi simgeler grubudur. Windows uyumlu programların araç çubuklarında yer alan simgeler bütün programlarda aynı görevi yaparlar. Örneğin: Word de kullanılan kopyala simgesi, Excel de de aynı işleve sahiptir. Bu nedenle daha önce word ve power point programında anlatılan simgelerin aynı olanları burada tekrar anlatılmayacaktır. Excel penceresindeki düşey ve yatay kaydırma çubukları ise çalışma sayfasının değişik bölgelerinin görüntülenebilmesi için kullanılmaktadır Çalışma Sayfası İşlemleri Hücrelere veri girişi, hesaplama işlemi yada biçimlendirme sırasında çalışma sayfasındaki bazı hücreleri seçmek yada hücreler arasında hareket etmek gibi işlemlerin yapılması gerekir. Bu işlemlerin nasıl yapılacağı ise aşağıda izah edilmiştir Hücreler arasında hareket etmek Herhangi bir hücreye erişmenin en kolay yolu çalışma sayfası üzerinde ilgili hücreyi görmek ve hücreye fare ile tıklamaktır. Herhangi bir hücreden diğer hücrelere hareket etmek için klavyeden ok tuşlarını kullanılabilir Hücreleri Seçme İşlemleri Excel de çalışılırken pek çok işlemi gerçekleştirebilmek için hesap tablosu üzerinde bir yada bir den çok hücrenin seçilmesi gerekir. Seçilecek hücreler birbirine komşu olabilir veya çalışma sayfasının farklı bölgelerinde bulunabilir. Hücre seçiminde birkaç yöntem vardır. Bunlardan bazıları : Tek Hücrenin Seçilmesi Şekil Tek hücre seçilmesi Fare ile seçilmek istenen hücrenin üzerine tıklamak bir tek hücrenin seçilmesini sağlar. 79

5 Komşu Hücrelerin Seçilmesi Şekil Komşu hücrelerin seçilmesi Mouse ile B2 hücresini tıklanıp, mouse un tuşu bırakılmadan D6 hücresine kadar sürüklenir ve bırakılır. Yön tuşları yada mouse kullanılarak seçim yapılmak istenilen bölgenin köşelerinden birindeki hücreye gidilerek komşu hücreler klavye aracılığı ile de seçilebilir. Klavyedeki shift tuşu bir parmakla basılı tutularak aynı anda klavyedeki ok tuşları ile seçim yapılacak bölgeyi içine alacak şekilde işaretlenerek hareket edilir. Seçim işlemi bitince shift tuşu bırakılır. Komşu Olmayan Hücrelerin Seçilmesi Komşu olmayan hücrelerin seçiminde; seçime dahil olacak bölgelerden birincisi, fare kullanılarak yukarıda açıklandığı seçim bitince fare tuşu bırakılarak seçilir. Sonra klavyedeki Control (CTRL) tuşuna basılır ve bu tuş bırakılmadan mouse ile ikinci bölge seçilir. Bu seçimden sonra CTRL tuşu bırakılabilir ancak bu seçime ilave bir bölge daha ekleneceği zaman yine CTRL tuşuna basılmalı ve bu tuş seçim esnasında yine basılı tutulmalıdır. Bu yolla birbirine komşu olmayan pek çok bölgenin seçimi yapılabilir. Şekil Komşu olmayan bölgelerin seçimi Satır veya Sütun Seçmek Mouse ile satır yada sütun etiketi tıklanarak herhangi bir satır veya sütundaki tüm hücreler seçilebilir. 3 Nolu satır numarasına mouse ile C sütun etiketi fare ile tıklanıp, sütundaki tıklanıp satırdaki tüm hücreler seçilebilir. tüm hücreler seçilebilir. Şekil Satır veya sütun seçmek 80

6 Çalışma Sayfasındaki Tüm Hücrelerin Seçilmesi Çalışma sayfasındaki hücrelerin tamamını seçmek için, birinci sütun ve birinci satırın kesişim noktasındaki boş gri kutucuk fare ile tıklanır. Fare ile buraya tıklanır Hücrelere Veri Girmek Şekil Tüm hücrelerin seçilmesi Excel çalışma sayfasında bulunan hücrelere sayı, metin, tarih yada saat türünde sabit değerler veya formüller yazmak mümkündür. Kullanıcının doğrudan herhangi bir hücreye yazdığı verilere sabit değer denilir ve kullanıcı değiştirmediği sürece değişmez. Var olan değerlerden yeni değerler üretmekte kullanılan ve sabit değerler, hücre adları, fonksiyonlar ve bağlaçlardan oluşan dizilere formüller adı verilir ve formüller aracılığı ile elde edilen değerler ise, formülün hesaplanmasında başvurulan hücre değerleri değiştiğinde değişebilir. Tek Bir Hücreye Veri Girmek Bu amaçla mouse ile veri girilecek hücre tıklanarak veri girilecek hücre seçilir. Klavyeden girilmek istenen veri yazılır. Yazım sırasında hata yapılırsa Back Space tuşu kullanılarak yanlışlık yapılan karakterler silinir ve yazmaya devam edilir. B2 hücresine fare ile tıklanır, daha sonra klavyeden bilgisayar kelimesini yazılır. Klavyeden yazılan veriler formül çubuğunda da görülür. Şekil Tek hücreye veri girmek Klavyeden veriler yazıldıktan sonra, bu veriler seçili hücreye hemen değer olarak atanmaz. Klavyeden yazılan verinin hücreye değer olarak atanması için aşağıdaki dört yöntemden biri kullanılır. 81

7 1. Klavyeden Enter yada Tab tuşuna basılarak. Enter tuşuna basıldığında veri hücreye yerleşir ve etkin hücre seçimi bir alt hücreye geçer. Tab tuşuna basıldığında da etkin hücre seçiminin sağ tarafındaki bitişik hücreye geçer. Enter Tab Şekil Hücreye Enter ve Tab tuşları ile veri girilmesi 2. Mouse ile herhangi başka bir hücreye tıklanır. 3. Klavyedeki aşağı, yukarı, sağa ve sola yön tuşlarını ile seçili hücre göstergesi basılan yön tuşunun istikametinde komşu hücreye geçirilir. 4. Formül çubuğunun solundaki giriş (Enter) düğmesine tıklanarak. Bu durumda veri hücreye atanır ancak, aktif hücre göstergesi aynı hücrede kalır. Artık başka bir hücreye gidilmek isteniyorsa fare ile yada klavyedeki yön tuşları ile hareket etmek gerekir. Düğmeler atamadan İptal Düğmesi Giriş Düğmesi sonra görülmez Şekil Giriş düğmesi ile veri girilmesi Bir hücreye veri girişi devam ediyorken Formül çubuğundaki giriş ve iptal düğmeleri, aktif (görünür) durumdadır. Veri girişi tamamlandığında bu düğmeler görünmezler. Yazılan verinin hücreye yerleşmesini Giriş tuşu sağlar. Yazılan verinin girişinden vazgeçilmesi durumunda ise İptal düğmesi kullanılır Verileri Değiştirmek Herhangi bir hücredeki veriyi değiştirmenin birkaç yolu vardır. 1. İçeriği değiştirilecek hücreye çift tıklanır ve imleç hücre içerisine konumlandırılır. Normal yazma işleminde olduğu gibi yön tuşları ile imleç hareket ettirilir yada Back Space ve Del gibi tuşlar kullanarak gerekli düzenlemeler yapılabilir. 82

8 2. Mouse ile içeriği değiştirilecek hücreye bir kez tıklanır ve hücre içerisindeki veri, formül çubuğunda görünür. Ardından mouse bir kez de formül çubuğuna tıklanarak imleç buraya taşınarak gerekli değişiklikler yapılabilir. B2 hücresindeki veriyi Bilgisayar olarak düzeltmek için bu hücreyi çift tıklanır İmleci fare ile taşıyarak da değişiklik formül çubuğunda yapılabilir. İmleç hücre içerisine girer Şekil Verilerin değiştirilmesi Klavyeden gerekli değişiklik yapılır ve Enter tuşuna basılır yada fare başka bir hücre üzerine tıklanır 3. Hücre mouse ile bir kez tıklanarak seçilir ve klavyeden yeni bir veri doğrudan yazılır. Bu durumda hücredeki eski veri tamamen kaybolup yerine yenisi yazılacaktır. Yeni veri klavyeden yazılırken değişiklikten vazgeçilirse ESC tuşuna basılarak hücrede bulunan eski değerin geçerli olması sağlanabilir. Veri yazılıp yeni bir hücreye geçtikten sonra değişiklik iptal edilmek istenirse Düzen menüsünden Geri Al komutu yada araç çubuklarından geri al düğmesi kullanılmalıdır Verileri Silmek Silinecek hücrelerin seçilerek klavyeden Delete tuşuna basmak bir yada birden çok hücrenin içeriğini silmenin en basit yöntemidir. C6 Hücresine fare ile tıklanır Klavyeden delete tuşuna basılır Şekil Verileri silmek 83

9 Silinecek ilgili hücreleri seçtikten sonra Düzen menüsündeki Temizle alt menüsünden faydalanmak verileri silmenin diğer bir yöntemidir. Sadece mevcut veriler silinmek isteniyorsa bu menüde ki çeşitli seçeneklerden içindekiler seçeneği tıklanmalıdır. Şekil Verileri silmenin alternatif yöntemleri İçeriği silinmek istenen hücreler seçildikten sonra farenin sağ tuşu tıklanarak, açılan menüden de içeriği temizle komutu kullanılabilir. 84

10 Şekil Birden çok sütun yada satırı silmek bir yada birden çok sütunu / satırı silme işleminde de yukarıda anlatılan aynı yöntemler kullanılır Satır / Sütun Eklemek yada Çıkarmak Satır yada sütun eklemek için, kaydırmak istenilen satır yada sütun seçilir. Eğer araya birden fazla satır yada sütun eklemek istenirse, seçim eklemek istenilen satır ya da sütun kadar genişletilir. Satır yada sütun seçmek için satır yada sütun etiketini tıklamak yeterlidir. Farenin sağ tuşuna basılarak açılan menüden Ekle seçeneği tıklanır yada Ekle menüsünden Satır / Sütun seçeneklerinden uygun olanı seçilir. Başlangıçta yapılan seçim kadar satır yada sütunun çalışma sayfasına eklenir. Satır eklemek için, eklemek istenilen hücreden itibaren istenilen sayıda satır seçilir. Farenin sağ tuşuna tıklanarak açılan menüden Ekle komutu yada ekle menüsünden Satır seçeneği tıklanır. 85

11 Şekil Yeni boş satırlar ekleme ekran görüntüleri Satır silmek için, Silinecek satırlar seçilir ve farenin sağ tuşuna tıklanılarak açılan menüden Sil komutu yada Düzen menüsünden Sil komutu kullanılır. Şekil Satır silme ekran görüntüleri Sütun eklemek için, yeni sütunun eklenmek istendiği sütunun aşağısındaki ilk sütun seçilir. Farenin sağ tuşuna tıklanarak açılan menüden Ekle komutu yada Ekle menüsünden Sütun komutunu kullanılır. Şekil Tek Sütun ekleme Yeni bir sütun eklenmiş oldu. Birden çok sütun eklenmek istendiğinde başlangıçtaki seçim eklemek istenilen sütun sayısı kadar genişletilerek tek sütun eklemede yapılan işlemlerin aynısı yapılır. Şekil Çoklu Sütun ekleme Sütun Silmek için, silinmek istenilen sütun seçilerek farenin sağ tuşuna tıklanır ve açılacak menüden yada düzen menüsünden sil Komutunu tıklanır. Bu işlem sonucunda seçilen sütun silinir ve sağ tarafta kalan sütunlar sola doğru yaklaşarak kapanırlar. 86

12 1.2. İşlem Tablosu Verilerini Hizalama Excel de hücrelere girilen metinler sola, sayılar ise sağa varsayılan hizalama ayarı olarak kullanılır. Bu veriler İstenirse sağa, sola, iki yana yada ortaya hizalanabileceği gibi bu verileri belirli açılarda döndürmek de mümkündür. Hücre içerisindeki verileri sağa, sola, ortaya, yada iki yana hizalamak diğer Windows programlarında olduğu gibi aynı yöntemlerle yapılabilir. Hizalama yada döndürme işlemi biçimlendirme araç çubuğundaki simgeler aracılığı ile veya biçim menüsündeki Hücreler Komutu aracılığı ile yapılabilir. Bu alan seçildiğinde ekrana hücreleri Biçimlendir diyalog kutusu gelir. Bu diyalog kutusunda hücrelerdeki verileri biçimlendirme ile ilgili 6 sekme bulunur. Herhangi bir biçimlendirme tek bir hücreye uygulanabileceği gibi bir satır, bir sütun yada seçilecek birden çok hücreye uygulanabilir. Şekil Hücreleri biçimlendirme diyalog kutusu Seçilen hücrelere ait yatay ve düşey hizalama ayarları buradan seçilir. Şekil Yatay ve Dikey Hizalama alan seçenekleri 87

13 Bu alan Mouse sürükleyerek veri istenilen yönde döndürülebilir. Yönlendirme seçeneği ile hücrelerdeki verilerin yönü belirlenir. Excel varsayılan ayar olarak verileri tam yatay yada 0 o derece görüntülemektedir. Mouse ile istenilen dönme derecesi yazabilir. Ok tuşları tıklanarak derece miktarı birer birer artırılıp azaltılabilir. Şekil Yönlendirme seçenekleri Şekil Yönlendirilmiş veri örnekleri Verilerin Yazı Tipini Biçimlendirme Hücrelerdeki verilerin yazı tipi (font) ve punto büyüklüğü özelliklerini yada kalın (bold), italik, altı çizili gibi biçimlendirme işlemleri için daha öğrenilen Microsoft Word programı ile aynı olup, bu konu ayrıca anlatılmamıştır. Şekil Excel biçimlendirme araç çubuğu Excel biçimlendirme çubuğundaki biçimlendirme düğmeleri Word deki ile aynıdır. 88