KÜTÜPHANE ve DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI 2012 YILI FAALİYET RAPORU

Transkript

1 KÜTÜPHANE ve DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI 2012 YILI FAALİYET RAPORU

2 İÇİNDEKİLER ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon.. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar... C- İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı. 2- Örgüt Yapısı.. 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar. 4- İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi. D- Diğer Hususlar... II- AMAÇ ve HEDEFLER. A- İdarenin Amaç ve Hedefleri.. B- Temel Politikalar ve Öncelikler. C- Diğer Hususlar... III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler.. 1- Bütçe Uygulama Sonuçları Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar.. 3- Mali Denetim Sonuçları. 4- Diğer Hususlar. B- Performans Bilgileri.. 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi. 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi. 5- Diğer Hususlar IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler.. B- Zayıflıklar.. C- Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER.. 2

3 BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU İstanbul Medeniyet Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, çağdaş bilgi teknolojilerine olan yatırımın ve yapılan bilimsel çalışmaların akademik, idari personel, lisans ve lisansüstü öğrencileri ile dışarıdan gelen araştırmacılara yardımcı olmak amacıyla 27 Temmuz 2011 yılında kurulmuştur. İstanbul Medeniyet Üniversitesi çok yeni kurulmuş olmasına rağmen misyonunda belirtilen hedeflere ulaşma aşamasında önemli yol kat etmiştir. Başkanlığımız 21. Yüzyılın gereklerine uygun bir Üniversite Kütüphanesi oluşturmayı amaçlamaktadır. Bunun için çağdaş üniversite kavramının gerektirdiği, kütüphane hizmetlerinde bir dönüşümün alt yapısını oluşturmaktadır. Ayrıca bu dönüşümü sağlamanın temel dayanağı olan insan gücünün (kütüphane çalışanlarının) Üniversitemizin misyon ve vizyonuna daha bilinçli olarak sahip çıkmalarını hedeflemektedir. Çağdaş bir yönetim felsefesini İstanbul Medeniyet Üniversitesine yerleştirmek için büyük uğraş veren ve kütüphanemize büyük katkılar sunan Rektörümüz Prof. Dr. Hamit OKUR başta olmak üzere üniversitemiz yönetimine ve kütüphanemiz alt yapısının oluşumuna büyük bir hevesle katkı sağlayan çalışma arkadaşlarıma teşekkürlerimi sunarım. Hüsnü DEMİRBAŞ Daire Başkanı

4 I- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Araştırma geliştirme ve eğitim için gerekli olan bilgi, belge ve teknolojik gelişmeleri takip ederek en iyi bir şekilde araştırıcıların hizmetine sunmaktır. Vizyon Gelişen teknolojinin imkanlarından yararlanmak suretiyle yurtta ve dünya da aranılan bilgi ve belgelere en hızlı bir şekilde ulaşmayı hedefleyen modern bir kütüphane sistemi oluşturmaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yüksek Öğretim kurumlarının idari teşkilatı hakkında 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile belirtilen, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının görevleri şunlardır: Kütüphanenin düzenli çalışmasını sağlamak. Kitap ve dergileri yurtiçinden ve yurtdışından sağlamak; sınıflama, kataloglama ve ciltleme işlemlerini yaptırmak, Gerekli her türlü film, fotokopi, kitap, dergi ve makaleleri sağlamak. Kütüphane hizmetlerini Yüksek Öğretim Kurumları ile ihtiyaç duyan kişi ve kurumlara sunmak. Elektronik bilgi kaynaklarını temin etmek. Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yüksek Öğretim kurumlarının idari teşkilatı hakkındaki Kanunun 33. Maddesi çerçevesinde çalışmalarını yürütmekte olan Daire Başkanı, bulunduğu hizmetler biriminin yöneticisi olup, görevlerini yerinde ve zamanında yerine getirmekten üst yöneticiye karşı sorumludur. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı, görev ve yetkilerinden bazılarını sınırlarını açıkça belirtmek, yazılı olmak ve kanuna aykırı olmamak şartıyla ve üst yöneticinin onayıyla alt birim yöneticilerine devredebilir. Aşağıda verilen görev tanımlarında tam kadro sağlıklı işleyen bir kütüphane tasarlanarak ideali gösterilmektedir. Daire Başkanlığı: 1- Merkez ve birim kütüphanelerinin eşgüdüm ve işbirliği içinde çalışmalarını sağlamak ve bu amaçla mesleki kurslar açmak, eğitim programları düzenlemek. 2- Kütüphane hizmetlerinin geliştirilerek sürdürülmesi için yeterli kadroyu belirlemek ve genel sekreterliğe önermek. 3- Kütüphane personeli üzerinde genel eğitim ve denetim görevini yürütmek. 4- Merkez Kütüphanede Teknik Hizmetler, Okuyucu Hizmetleri, Danışma Kaynakları ve Süreli yayınlar ile diğer birimlerin standardizasyonunu sağlamak. 5- Bibliyografya, tez ve sureli yayın tabanları oluşturarak bilimsel araştırmaları kolaylaştırmak.

5 6- Üst yönetime sunulacak olan Kütüphane Yönetmeliği, Yönergesi, Birim Bütçe teklifi ve Stratejik Plan, Yıllık Faaliyet Raporu v.b. hazırlama çalışmalarını koordine etmek ve yapmak. 7- Üst yönetim ve diğer birimlerle olan irtibat ve yazışmaların sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak. 8- Daire Başkanlığı faaliyet alanları ile ilgili yurtiçi toplantı, temsil ve görevlerde bulunmak veya temsilci katılımını sağlamak. 9- Kütüphanecilik, bilgisayar ve iletişim teknolojileri alanlarındaki gelişmeleri izleyerek kütüphane hizmetlerine uygulanması için çalışmalar yapmak. 10- Kütüphanecilik alanındaki gelişmeleri izleyerek yeni teknolojilerin kütüphaneye girmesi için çalışmalar yapmak, Araç ve gereçlerin en yeni teknoloji ile düzenli olarak yenilenmesini sağlamak 11- Teknik, bilişim, idari ve okuyucuya yönelik değişimleri izleyerek gelişen hizmetlerin standardizasyonunu sağlayarak denetimini yapmak 12- Üniversitedeki birimler aracılığı ile yapılan istekleri göz önüne alarak elektronik veritabanları ve süreli yayın abonelikleri hakkında çalışmalar yapmak ve hizmete açılmasını sağlamak. 13- Kütüphane faaliyetleri ile ilgili belirli aralıklarla raporları ilgili üst makama sunmak 14- Birim personelinin mesailerini kontrol etmek. 15- Gerektiğinde kütüphanecilik eğitimi gören veya kısmi zamanlı olarak çalışan öğrencilere uygulama çalışmaları yaptırmak. 16- İdari Komisyonda birimi temsil etmek 17- Strateji Geliştirme Kurulunda birimini temsil etmek 18- Mevzuat kapsamında Rektör ve Genel Sekreterin vereceği diğer görevleri yapmak. Şube Müdürlüğü: 1- Daire Başkanının bulunmadığı durumlarda yerine vekâleten hizmetleri yürütmek 2- Kütüphanenin tüm araç, gereç ve materyalinin Daire Başkanlığınca sağlanmasından, kullanıcıya sunulacak duruma getirilmesine kadar yapılan işlemleri yürütmek. 3- Sağlanan kütüphane materyallerinin uluslararası standartları içeren çağdaş ve bilimsel yöntemler ile sınıflanması, düzenlenmesi ve kullanıcının yararlanmasına sunulması işini koordine etmek. 4- Süreli Yayınlar: Üniversitede eğitim ve öğretimi destekleyecek ve yardımcı olacak süreli yayın dermesini oluşturmak üzere süreli yayınların seçimini, satın alınmasını ve değişimini yapılması ve belli bir düzen içinde kullanıma sunulmasını sağlamak. 5- Kütüphane Oryantasyon hizmetlerini düzenlemek ve E-kaynaklarla ilgili eğitim toplantıları yapmak. 6- Yılda en az bir defa sayım yaptırmak. 7- Yıllık bütçe teklifi taslağı, taşınır yılsonu işlemlerini, yıllık faaliyet raporu ve stratejik planını hazırlamak. 8- Elektronik yayınların deneme erişimlerini açılması mevcut veri tabanlarının abonelik işlemlerinin yapılması ve kullanım istatistiklerinin alınmasını sağlamak. 9- Birim personelinin mesailerini kontrol etmek. 10- Sorumlusu olduğu birimdeki çalışmaları takip etmek, denetimini yapmak, aksaklıklar varsa düzeltmek 11- Mevzuat kapsamında Daire Başkanının vereceği diğer görevleri yapmak. 12- Kütüphane WEB Sitesinin içeriğini oluşturup güncellemelerle çalışır durumda kalmasını sağlamak.

6 Teknik Hizmetler Birimi: Teknik Hizmetler kütüphanenin tüm araç, gereç ve materyalinin Daire Başkanlığı'nca sağlanmasından, kullanıcıya sunulacak duruma getirilmesine kadar yapılan işlemlerin tümünü ifade eder. Teknik Hizmetler uzman kütüphaneciler tarafından yürütülür. Aşağıda belirtilen faaliyetler bu hizmet kapsamındadır: a) Sağlama (Aksesyon) ve Taşınır Kayıt: Üniversite eğitim, öğretim ve araştırmalarını desteklemek amacı ile kitap, süreli yayın, tez, kitap dışı materyal vb. materyallerin seçimi, satın alınması ve bağış ya da değişim yoluyla sağlanması ve taşınır işlemleri. Üniversite kütüphanesine bağış ve değişim yoluyla materyal sağlanması. (Üniversiteye yayın bağışıyla ilgili olarak, dermenin ayrı bir yerde hizmete sunulması gibi, kütüphanelerde uygulanan sisteme uymayan özel istek ve şartlar kabul edilmez.) b) Kataloglama ve Sınıflama: Sağlanan kütüphane materyallerinin uluslararası standartları içeren çağdaş ve bilimsel yöntemler ile sınıflanması, düzenlenmesi ve kullanıcının yararlanmasına sunulmasıdır. c) Süreli Yayınlar: Üniversitede eğitim ve öğretimi destekleyecek ve yardımcı olacak süreli yayın dermesini oluşturmak üzere süreli yayınların seçimini, satın alınmasını ve değişimini yapmak ve belli bir düzen içinde kullanıma sunmak. d) Multimedia Teknik Hizmetler: Üniversite eğitim ve öğretimini destekleyecek, araştırmalarda yardımcı olacak; kültürel ve sosyal faaliyetlere katkıda bulunacak cd, vcd, dvd, kaset, disket gibi görsel-işitsel materyalleri seçmek; satın almak, bağış, değişim yoluyla sağlamak, üretmek, çoğaltmak, belli bir düzen içinde hizmete sunmak ve bakımını yapmak e) Elektronik veri tabanları ve E- yayınların sağlanması hizmete sunulması ve web hizmetleri f) Görsel-işitsel materyaller temini ve teknik işlemleri İdari Hizmetler Birimi: İdari hizmetler; bilgi kaynaklarına ulaşma ve kütüphanelerde kullanıcılar için gerekli teknik, bilişsel ve eğitsel ortamı hazırlama amacıyla yapılacak tüm idari iş ve işlemleri kapsar. a) Yazışmalar, dosyalama ve arşiv hizmetleri b) Stratejik Planlama, İstatistik işlerini Şube Müdürü ve Daire Başkanı kontrolünde yürütmek. c) Bütçe planlaması çalışmaları, kalite yönetimi çalışmaları, raporlama ve değerlendirme çalışmalarına katılmak. d) Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi olarak demirbaş ve sarf malzemelerinin taşınır işlemlerini yürütmek. e) Araç gereç ve kırtasiye sarf malzemelerinin stok takibini yapmak. f) Bakım-onarım ve tamirat işlerinin takibi ve yaptırılmasını sağlamak. g) Kütüphaneye ait depoların düzeninden sorumlu olmak. h) Kısmi zamanlı çalışan öğrenciler ile staj yapan öğrencilerin geliş gidiş ve çalışmalarının kontrolünü yapmak ve ay sonunda ilgili birime bildirmek. i) Daire Başkanlığına ait birimlerin düzenli ve temiz olmasını sağlamak.

7 Bilişim Hizmetleri Birimi: Bilişim hizmetleri; Kütüphanedeki tüm bilgisayar sistemini kurarak bilgisayar sistemindeki arızaların ve aksaklıkların giderilmesiyle ilgili işlemleri düzenlemek, bu konudaki hizmetlerin aksamadan yürütülmesi için birimler arasında koordinasyonu sağlamaya dair tüm işlemler ile aşağıdaki faaliyetleri kapsar a) Otomasyon Programı İşletimi: Kütüphane otomasyon programının düzenli bir şekilde işletimini sağlamak, meydana gelebilecek aksaklıkları gidermek, yedekleme işlemlerini belli bir plan dahilinde yapmak. b) Web Sitesi Yönetimi: Kütüphane web sitesinin güncelliğini sağlamak ve organize etmek. Okuyucu Hizmetleri Birimi: Okuyucu Hizmetleri bilgi kaynaklarından ve kütüphanelerden kullanıcıların en verimli şekilde yararlanmalarını sağlayan hizmetlerdir. Okuyucu Hizmetleri aşağıdaki faaliyetleri kapsar: a) Danışma Hizmetleri: Kütüphane materyallerinin, düzeninin ve kullanımının Üniversite içinde ve dışında kullanıcılara tanıtımının yapılması. Kütüphane materyallerinin kullanımına yardımcı olmak amacıyla hizmet içi eğitim programları düzenlemek, bibliyografya taramaları yapmak, yeni çıkan yayınları kullanıcıya duyurmak ve enformasyon hizmetlerini yürütmek gibi işlevleri içine alır. b) Ödünç Verme Hizmetleri: Ödünç vermeye konu olabilen kütüphane materyalinin kütüphane içi ve dışı dolaşımını sağlamak ve denetlemek; kullanıcıların araştırma ve eğitim çalışmaları için ihtiyaç duyulan materyalleri sağlamakla görevlidir. c) Kütüphanelerarası İşbirliği: Kullanıcıya araştırma ve eğitim çalışmaları için gerekli olan ancak kütüphanede bulunmayan kitap ve benzeri materyallerin diğer kütüphanelerden, gerektiğinde yurt dışından sağlanması ve bu iş için gerekli olanakların hazırlanması. d) Fotokopi, Yayın Taraması vb. Hizmetler: Fotokopi, yayın taraması ve bu gibi hizmetlerin düzenlenmesi ve yürütülmesi. e) Eğitim Hizmetleri: Gerekli olduğu durumlarda kütüphanecilik eğitimi gören öğrencilere uygulama ve staj programları düzenlemek. f) Rezerv hizmetleri: Öğretim üyelerince seçilen kaynakları sınırlı süreler için öğrenci / kullanıcılara ödünç vererek eğitimi desteklemektir. Şube Kütüphaneleri Birimi: a) Kütüphanelerinde verilecek hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından yapılan düzenlemeler çerçevesi içinde yürütmek. b) Kütüphanelerince ihtiyaç duyulan araç-gereç ve diğer her türlü kütüphane materyalini Daire Başkanlığı'na bildirmek c) Her yıl aralık ayı içinde hazırlayacağı faaliyet raporunu Daire Başkanlığı'na sunmak d) Bu yönetmelik uyarınca görev alanına giren ve kütüphane hizmetlerinin gerektirdiği diğer çalışmaları yapmak e) Birim kütüphane yöneticileri, birim kütüphanesinin teknik hizmetlerin yürütülmesinden dolayı Daire Başkanlığı'na karşı sorumludur

8 C. İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 1.1- Eğitim Alanları Derslikler* Anfi Sınıf EĞİTİM ALANI KAPASİTE Üzeri Bilgisayar Laboratuarı 1 1 Diğer Laboratuarlar TOPLAM 1 1 * Sayı olarak belirtilecektir Anfi Kapasitesi : Kişi Anfi Alanı : m2 Sınıf Kapasitesi : Kişi Sınıf Alanı : m2 Bilgisayar Lab. Kapasitesi : 12 Kişi Bilgisayar Lab. Alanı : 35 m2 Diğ. Lab. Kapasitesi : Kişi Diğ. Lab. Alanı : m2

9 1.3- Hizmet Alanları İdari Personel Hizmet Alanları Sayı (adet) Alan (m 2 ) Kullanan Sayısı (Kişi) Servis Çalışma Odası TOPLAM

10 2- Örgüt Yapısı Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı Şube Müdürü Teknik Hizmetler Birimi İdari Hizmetler Birimi Bilişim Hizmetleri Birimi Okuyucu Hizmetleri Birimi Şube Kütüphaneleri Birimi 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar Yordam Kütüphane Otomasyonu 3.2- Bilgisayarlar Masa Üstü Bilgisayar Sayısı 18 Taşınabilir Bilgisayar Sayısı 1 TOPLAM Kütüphane Kaynakları Basılı Kütüphane Kaynakları Kitap Sayısı (adet) 1599 Süreli Yayın (Dergi) Sayısı (adet) 120 TOPLAM

11 Elektronik Kütüphane Kaynakları Elektronik Kitaplar Satın Alınan Elektronik Kitap Sayısı (adet) 378 Abone Olunan Elektronik Kitap Sayısı (adet) TOPLAM Elektronik Dergiler Tam Metin Elektronik Dergi Sayısı (adet) TOPLAM Veritabanları Satın Alınan Veritabanları 1. Ebrary Academic Complete 5. World ebook Library 2. Ebscohost E-Books 6. English Language Learner Collection 3. ProQuest Research Library 7. Ebscohost Hiperkitap 4. ProQuest Biologica Science Collection TÜBİTAK/EKUAL Tarafından Sağlanan Veritabanları 1. Academic Search Complete 18. Psychology & Behavioral Sciences 2. Book Index with Reviews 19. Regional Business News 3. Business Source Complete 20. Religion & Philosophy Collection 4. Computers & Applied Sciences Complete 21. The Serials Directory 5. DynaMed 22. ULAKBİM Tıp Veri Tabanı 6. Environment Complete 23. ULAKBİM Sosyal ve Beşeri Bilimler 7. ERIC 24. ULAKBİM Yaşam Bilimleri 8. GreenFILE 25. ULAKBİM Mühendislik ve Temel Bilim. 9. Health Source 26. Web of Science 10. History Reference Center 27.Taylor & Francis 11. Humanities International Complete 28. ELSEVİER Science Direct 12. Legal Collection 29. OVİD LWW 13. Library, Information Science 30. ISI Procedings 14. MasterFILE 31. IEEE 15. MEDLINE 32. CAB 16. Newspaper Source 33. BJM Online Journals 17. Professional Development Collection

12 CİNSİ Projeksiyon Slayt makinesi Tepegöz Episkop Barkot Okuyucu Baskı makinesi 3.4- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İDARİ AMAÇLI (Adet) Fotokopi makinesi 1 Faks Fotoğraf makinesi Kameralar Televizyonlar Yazıcı 1 Tarayıcılar Müzik Setleri Mikroskoplar DVD ler EĞİTİM AMAÇLI (Adet) ARAŞTIRMA AMAÇLI (Adet) İnsan Kaynakları Mevcut durumda kütüphane hizmetleri merkezde 1 Daire Başkanı, 1 Şube Müdürü, 1 Şef, 1 Kütüphaneci ile yürütülmektedir. Daire Başkanı Şube Müdürü Şef Kütüphaneci

13 4.6- İdari Personel Genel İdari Hizmetler 1 3 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı 1 Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli TOPLAM 1 4 DOLU BOŞ TOPLAM İdari Personelin Eğitim Durumu İLKÖĞRETİM LİSE ÖN LİSANS LİSANS Y.L. VE DOKT Kişi Sayısı 1 4 Yüzde % %100 % İdari Personelin Hizmet Süreleri 0 1 Yıl 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı Yüzde % %25 %50 %25 % İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde % %25 %25 %25 %25 %25

14 5- Sunulan Hizmetler Bilimsel ve Sanatsal Faaliyetler SAYISI FAALİYET TÜRÜ Sempozyum ve Kongre 2 Konferans Panel Seminer Açık Oturum Söyleşi Tiyatro Konser Sergi Turnuva Teknik Gezi Eğitim Semineri 1 Düzeneleme Kurul Üyeliği TOPLAM Davetli Veritabanı Eğitim Sorumlusu EBSCOHOST Firması Eğitim Sorumlusu, Elektronik Bilgi Kaynaklarının Kullanımı ve Veritabanlarından etklili yararlanmanın pratik yöntemleri üzerine eğitim semineri verildi. 16 Kasım 2012, Maltepe Yerleşkesi, İstanbul

15 5.4-İdari Hizmetler İdari Birimler Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, üniversitemizin ve tüm akademik camianın araştırma, eğitim ve öğretim amaçları doğrultusunda kütüphane koleksiyonunu oluşturmayı ve kütüphane koleksiyonunu modern teknolojilerle okur ve kullanıcıların hızlı ve doğru bir şekilde hizmetine sunmayı amaçlar. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, araştırma alanlarının çeşitliliğine göre kütüphane koleksiyonunu geliştirmeyi ve hizmet çeşitliliğini sağlamayı; yeni teknolojiler ve dokümantasyon araçlarını kullanarak kullanıcıya farklı hizmetler sunabilmeyi hedefler. Bütün bunları gerçekleştirmek ve hizmet kalitesini yükseltmek için personel eğitimi yapar. Ödünç Verme Üniversite akademik ve idari personeli ile öğrencilerimiz kütüphanenin doğal üyeleri olduğundan kullanıcılar belli sayıda kitabı belli süreler içerisinde ödünç alabilmektedir. Danışma Bilgi erişimi, elektronik veri tabanları kullanımı ve kullanıcı eğitimi konusunda talep halinde yardımcı olur. Tarama hizmeti (e-katalog) Merkez kütüphane koleksiyonundaki tüm materyaller kütüphane otomasyonunda kayıtlı olup katalog taraması internet üzerinden 24 saat kesintisiz yapılabilmektedir. Kataloglama Sınıflama Kütüphanemizdeki bilgi kaynakları, uluslararası standartlara göre kataloglanmakta ( Anglo- Amerikan Kataloglama Kuralları 2 ) ve sınıflanmaktadır (LC Library of Congress Kütüphanesi Sınıflama Yöntemi). Otomasyon File Maker tabanlı YORDAM Kütüphane Otomasyonu ile tüm kütüphanecilik hizmetlerinin kaydı ve takibi yapılmaktadır Kütüphanelerarası İşbirliği (ILL) Kütüphanelerarası işbirliği (ILL) hizmeti kütüphanemiz koleksiyonunda bulunmayan kaynakların Kütüphanelerarası İşbirliği sayesinde diğer üniversite kütüphanelerinden sağlanması hizmetidir. Elektronik Kaynak Kütüphanemiz 2012 yılında 40 ı abone olmak üzere 80 adet veritabanını okuyucuların hizmetine sunmuştur. Abone veritabanlarından 33 tanesi ULAKBİM / TÜBİTAK tarafından sağlanırken, 7 adeti de satın alınmıştır. Diğer veritabanları da çeşitli firmalarla görüşülerek denemeğe açılan süreleri 2 ile 8 ay arasında değişen ücretsiz veri tabanlarıdır. Sağlama Akademik ve İdari birimlerden gelen talepler doğrultusunda kitap, dergi v.b. kaynakların satın alma, abone, bağış veya değişim yöntemleriyle kütüphane kolksiyonuna katılması hizmetidir.

16 İstatistik Hizmeti Kütüphane kaynaklarının kullanımı ile ilgili her türlü istatistikleri belirli aralıklarla almak talep halinde üst mercilere iletme hizmetidir. Kayıtlı kullanıcı : 150 Aktif Kullanıcı : 150 Ödünç verilen yayın : 371 Koleksiyona eklenen yayın : 3000 Kataloglanan yayın : Yönetim ve İç Kontrol Sistemi 5018 Sayılı Kanunun ilgili maddeleri çerçevesinde 2012 yılı içerisinde birimimizle ilgili mal ve malzeme alımlarında gerçekleştirme görevliliği ve harcama yetkililiği Başkanlığımızca yürütülmüştür. Satın alma, bağış taşınır kayıt ve kontrol işleri birimimiz kendi bünyesindeki görevliler vasıtasıyla gerçekleştirilmiştir. II- AMAÇ ve HEDEFLER A. İdarenin Amaç ve Hedefleri Strateji Plan çalışmaları devam etmekte olup amaç ve hedefler belirlenmediğinden dolayı yazılamamıştır. B. Temel Politikalar ve Öncelikler Strateji Plan çalışmaları devam etmekte olup temel politikalar ve öncelikler bildirilmediğinden dolayı yazılamamıştır. C. Diğer Hususlar

17 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 1.1-Bütçe Giderleri 2012 BÜTÇE BAŞLANGIÇ ÖDENEĞİ 2012 GERÇEKLEŞM E TOPLAMI 2012 GERÇEKLEŞME ORANI TL TL % BÜTÇE GİDERLERİ TOPLAMI , ,24 %86, PERSONEL GİDERLERİ , ,66 %98, SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARINA DEVLET PRİMİ GİDERLERİ 9.500, ,54 %94, MAL VE HİZMET ALIM GİDERLERİ , ,35 %25, CARİ TRANSFERLER SERMAYE GİDERLERİ , ,69 %92,78 Personel Giderleri SGK Prim Giderleri Mal ve Hizmet Alım Sermaye Giderleri Ödenek Kalemlerinin Bütçedeki Oranı Harcanan Ödenek Kalan Ödenek Bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenleri;

18 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 4734 sayılı KİK kanunu 22b md. göre 5 adet alım yapılmıştır sayılı KİK kanunu 22d md. göre 4 adet alım yapılmıştır. 3- Mali Denetim Sonuçları 2012 yılında mali denetim ile ilgili bir rapor hazırlanmamıştır. B- Performans Bilgileri Stratejik Plan çalışmaları bitmediğinden performans bilgileri doldurulamamıştır. IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler Yeni kurulmuş bir üniversite olmanın avantajı olarak kurumsallaşma ve standart uygulamalara başlangıç daha kolay olması. Tüm Kütüphane ve Taşınır işlemleri otomasyon üzerinden yapılarak hizmetlerin kesintisiz ve hızlı verilebilmesi. Birim çalışanlarının çoğunluğunun Kütüphanecilik eğitimi almış olması hepsinin en az lisans derecesinde üniversite mezunu olması Elektronik kitap ve dergi kaynaklarının çevrimiçi hizmete sunulmuş olması. Rektörümüz başta olmak üzere üst yönetim kademesinin desteği. B- Zayıflıklar Müstakil bir kütüphane binasının bulunmaması Personel sayısının yetersizliği Bütçeden ayrılan kütüphane ödeneğinin yetersiz olması. Kampus alanı bulunmadığından Fakülte ve yüksek okulların dağınık yerleşmesi ve bu sebebiyle okuyucuların kütüphaneye ulaşımının zor olması. Personel çalışma mekânlarının darlığı.

19 C- Değerlendirme Mevcut şartlar altında çok kısa bir zaman içerisinde sınırlı ödeneğimizle önemli mesafeler aldığımızı düşünüyoruz. Yeni kurulan bir üniversite olmamıza rağmen kısa bir zaman diliminde kütüphanenin teknik ve idari alt yapısı kurulmuş, veri girişleri sağlam temeller üzerine bina edilmiştir. En önemli eksikliğimiz müstakil bir kütüphane binasının ve yeterli personelin olmayışıdır. Bu eksik hem hizmet üretimini hem de sunumunu ciddi biçimde etkilemektedir. Bu eksikliğimiz dikkate alınarak kullanıcılarımız için basılı yayınlar yerine elektronik yayınların sağlanmasına ağırlık verilmiştir. Fiziksel alt yapı haricinde kurumsal ve teknik alt yapı büyük oranda oluşturulduğu için önümüzdeki dönemlerde ciddi sıkıntı yaşanacağını öngörmüyoruz. V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Kampus alanında projelendirilen merkez kütüphane binasının ilk inşa edilecek binalar arasında yer alması, kalite ve verimli kütüphanecilik hizmetinin sunumu açısından önceliğimizdir. Yeni tahsis edilen binaya geçildiğinde, personel ve diğer kaynaklara oldukça ihtiyaç duyulacaktır. Bu bakımdan 2013 yılı içerisinde personel takviyesinin yapılması, yıllarında Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına ihdas edilen kadroların tamamen doldurulması gerekmektedir yılı ödeneğimizin Kurum içi bütçe imkânları çerçevesinde arttırılması neticesinde daha faydalı hizmetler yapılabileceği öngörülmektedir.

20 Ek-3: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI 1[6] Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. 2[7] Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. 3[8] ( ) Hüsnü DEMİRBAŞ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı 1[6] Harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı birim faaliyet raporlarına eklenir. 2[7] Yıl içinde harcama yetkilisi değişmişse benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgiler ibaresi de eklenir. 3[8] Harcama yetkilisinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir.