ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI STRATEJİK PLANI (2014-2018) MART 2014 1
İÇİNDEKİLER YÖNETİCİ ÖZETİ (SUNUŞ)..4 1. GİRİŞ... 5 1.1 STRATEJİK PLANIN AMACI... 5 1.2 STRATEJİK PLANIN KAPSAMI... 5 1.3 STRATEJİK PLANIN HUKUKİ DAYANAKLARI... 5 1.4 STRATEJİK PLAN HAZIRLAMA EKİBİ... 5 2. DURUM ANALİZİ... 6 2.1. DAİRE BAŞKANLIĞI TARİHSEL GELİŞİMİ.6 2.2 YASAL YÜKÜMLÜLÜKLER VE MEVZUAT ANALİZİ... 6 2.3. FAALİYET ALANLARI, HİZMETLER VE ÜRÜNLERİN BELİRLENMESİ... 7 2.3.1. Faaliyet Alanlarının Belirlenmesi..7 2.3.2. Hizmet ve Ürünlerin Belirlenmesi.7 2.3.2.1. Kültür Alanındaki Hizmet ve Ürünleri... 8 2.3.2.2. Hizmet ve Ürünlerin Faaliyet Alanları ile İlişkilendirilmesi 10 2.4 PAYDAŞ TESPİTİ VE ANALİZİ... 11 2.4.1 Paydaşların tespiti... 11 2.4.1.1 İç Paydaşlar... 12 2.4.1.2 Dış Paydaşlar 12 2.4.2 Paydaşların önceliklendirilmesi...12 2.4.3 Paydaşların değerlendirilmesi... 13 2.5 KURUMSAL DEĞERLENDİRME... 14 2.5.1 İç Analiz... 14 2.5.1.1 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının Yapısı... 15 2.5.1.1.1 Organizasyon Şeması... 15 2.5.1.1.2 Birimin Örgüt Yapısı... 15 Teknik Hizmetler.15 Kullanıcı Hizmetleri 19 İdari Hizmetler 20 2.5.1.2 İnsan Kaynakları... 21 2.5.1.3 Kurum Kültürü... 26 2.5.1.3.1 İletişim Süreçleri... 26 2.5.1.3.2 Karar Alma Süreçleri... 26 2.5.1.3.3 Gelenekler ve Değerler... 26 2.5.1.4 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaşkanlığınınFiziki Kaynakları... 27 2
2.5.1.5 Mali Durum... 28 2.5.2 Çevre Analizi... 28 2.5.2.1 Fırsatlar 28 2.5.2.2. Tehditler..29 2.5.2.3 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının Faaliyet Alanında Ülkemizdeki Durum ve Gelişmeler... 29 2.5.2.4 Temel Eğilimlerin Etkisi... 30 3. KURUMUN GELECEĞİ... 30 3.1. Birimin Misyon ve Vizyonu 30 3.1.1 Misyon... 30 3.1.2 Vizyon... 30 3.2 KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞININ AMAÇLARI, HEDEFLERİ VE PERFORMANS GÖSTERGELERİ İLE STRATEJİLERİ...30 3.2.1 STRATEJİK AMAÇLARIMIIZ 30 3.2.1.1 Eğitim -Öğretim Altyapısının İyileştirilmesi ve Geliştirilmesi 31 3.2.2. Hedefler...32 3.2.3. Performans Göstergeleri..34 3.2.3.1. Girdi.34 3.2.3.2. Çıktı.34 3.2.3.3. Verimlilik.34 3.2.3.4. Sonuç 35 3.2.3.5. Kalite 35 3.2.4. Temel Performansın Belirlenmesi 36 3.3. FAALİYETLERİN-PROJELERİN PLANLANMASI,GÖREV VE SORUMLULUKLAR37 3.4. KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞININ STRATEJİK PLANININ MALİYETLENDİRMESİ... 40 4. İZLEME VE DEĞERLENDİRME... 41 4.1 İZLEME... 41 4.2 DEĞERLENDİRME... 41 4.3 PLANIN UYGULAMA DÖNEMİ VE REVİZYONU... 41 3
Yönetici Özeti (Sunuş) Üniversiteler, içinde bulundukları toplumların sosyal ve kültürel açılardan gelişmesinde büyük önem taşımaktadırlar. Bilgi toplumunun oluşmasında etkili olan eğitim, öğretim ve araştırma imkanlarının sağlandığı yerlerin başında üniversiteler gelmektedir. Üniversitelerin eğitim, öğretim ve araştırma faaliyetlerini yerine getirebilmeleri için bünyelerinde kurulmuş bilgi merkezlerine ihtiyaçları vardır. Üniversite kütüphaneleri; toplumun bilimsel gelişme düzeyini yükseltmek, öğretim üyeleri, araştırıcı ve öğrencilerin meslekientellektüel gelişimlerine yardımcı olmak ve bilimsel araştırma-geliştirme çalışmalarını desteklemek amacı ile kurulan bilgi merkezleridir. Kütüphane veya bilgi merkezleri üniversitelerin vazgeçilmez unsurlarındandır. Daire Başkanlığımız Üniversitemizin misyon ve vizyonu çerçevesinde bilgi hizmetlerini yerine getirmeye çalışmaktadır. Günümüzde bilgi bir güçtür. Bilgi büyük bir hızla üretilmekte ve yayılmaktadır. Daire başkanlığımız, en doğru ve güncel bilgiye en hızlı biçimde ulaşabilmek için hizmet kalitesini elindeki kaynakları planlı ve düzenli bir biçimde kullanmaya yönelik çalışmalar yapmaktadır. Kütüphane hizmetlerinin kalitesini artırmak için kısa ve uzun dönemlerde planlar yapılmaktadır. Bu çalışmada hazırlanan stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda kütüphane hizmetlerimize yön verilmektedir. Kütüphane unsurları olan kullanıcı, personel, koleksiyon, fiziksel ve mali koşullar açısından Nerdeyiz? Nereye, Nasıl Gidebiliriz? sorularına cevap bulmak için 2014-2018 stratejik planı hazırlanmıştır. Güçlü ve zayıf yönlerimiz incelenerek bir öz değerlendirme yapılmıştır. Nihat NACAR Daire Başkanı 4
1. GİRİŞ 1.1 Stratejik Planın Amacı Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının misyon, vizyon ve temel değerlerinin belirlenmesini, güçlü ve zayıf yönlerini, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı için fırsat ve tehditlerin saptanıp değerlendirilmesi ve misyon, vizyon ve stratejileri doğrultusunda hedeflerinin oluşturulmasını sağlamaktır. Buna bağlı olarak da hizmetin kalitesini artırmaktır. 1.2 Stratejik Planın Kapsamı Bu stratejik plan, 2014 2018 dönemi için Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı faaliyetlerinin incelenmesini, misyon, vizyon ve temel değerlerinin belirlenmesini, kurumsal GZFT analizlerinin yapılmasını ve buna dayalı olarak Üniversiteyi/Birimi ilgilendiren stratejik hedefler ile performans göstergelerinin belirlenmesini ve hedeflerin hayata geçirilmesini sağlayacak eylem planları ile Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına bağlı Merkez Kütüphane birimlerinin performanslarının izlenmesi ve değerlendirilmesini kapsar. 2014 2018 Stratejik planı hazırlanırken Üniversitemiz Merkez Kütüphanesi hizmet birimleri dikkate alınmıştır. 1.3 Stratejik Planın Hukuki Dayanakları Bu stratejik plan 10.12.2003 tarih ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nda yer alan stratejik planlamaya ilişkin hükümleri, 26 Mayıs 2006 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 26 Temmuz 2001 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İdarelerinde hazırlanacak Stratejik planlara dair tebliğ, 20.09.2005 tarih ve 25942 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda hazırlanmıştır. 1.4 Stratejik Plan Hazırlama Ekibi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı birimimizde stratejik plan hazırlama ekibi aşağıdaki üyelerden oluşturulmuştur. Stratejik Plan Hazırlama Ekip Üyeleri E.Görevi Unvanı/Adı Soyadı Varsa İdari Görevi Birim Sorumlusu Nihat NACAR Daire Başkanı Üye Uzman Hakan OĞUZ Teknik Hizmetler Sorumlusu Üye Uzman Ayşegül NACAR Kataloglama ve Sınıflama Birim Sorumlusu 5
Üye Uzman M.Kemal Çelebi Süreli Yayınlar ve E-Kaynaklar Sorumlusu 2. DURUM ANALİZİ 2.1 Daire Başkanlığının Tarihsel Gelişimi Üniversitemiz kütüphanesi 4 Nisan 1979 tarihinde Kütüphanecilik Enstitüsü tarafından Tıp Fakültesi Dekanlık binasında açılmış ve Ocak 1997 de şimdiki bulunduğu binasına taşınmıştır. 1979 Yılı (Kütüphanecilik Enstitüsü Dönemi) a. Tıp Fakültesi, Ziraat Fakültesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Mühendislik-Mimarlık Fakültesi katılımı ile birlikte hizmetin başlaması b. Kütüphanecilere Uzmanlık kadrosu veren ilk üniversitelerden biri 1984 Yılı (124 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Dönemi) c. 1992 Yılı 4 tarama bilgisayarı ve 9 CD-Rom veritabanı d. 1997 Yılı Ocak ayında yeni binasına taşınması e. 1997 Yılı kütüphane otomasyonu uygulaması (Çevrim içi) f. 1998 Yılı, Eğitim Fakültesi Kütüphanesi kitaplarının koleksiyona eklenmesi g. 2000 Yılı, kütüphane elektronik erişimi, veritabanlarına erişim, e-kütüphane h. 2001 Yılı, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Kütüphanesi kitaplarının koleksiyona eklenmesi i. 2013 Yılı, Kütüphane otomasyon programı BLISS in yerine LIBRA ya geçiş. 2.2 Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Yasal Yükümlülükler Tablosu Resmi Hukuki Gazete No Konumu Num arası Tari hi Mevzuat Adı Anayasa Kanun 657 Devlet Memurları Kanunu Kanun 4734 Kamu ihale Kanunu Kanun 4735 Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Kanun 4982 Bilgi Edinme Hakkında Kanun Kanun 2547 Yükseköğretim Kanunu Kanun 5018 Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Kanun 2914 Yükseköğretim Personel Kanunu Kanun 5846 Telif Hakları Kanunu KHK 124 Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı hakkında Kanun Hükmünde Kararnameler Madde Numarası Madde Adı Yönetmelik ÇukurovaÜniversitesi Kütüphane Yönetmeliği 6
2.3 Faaliyet Alanları, Hizmetler ve Ürünlerin Belirlenmesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Biriminin faaliyet alanları, ürettiği temel ürün ve hizmetler aşağıdaki gibidir. 2.3.1 Faaliyet Alanlarının Belirlenmesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı nın faaliyet alanları özet ve ana hatları ile aşağıda belirtilmiştir. Üniversitenin ihtiyaç duyduğu bilgi kaynaklarının sağlanması, 1- Elektronik bilgi kaynaklarının sağlanması 2- Basılı (kitap, dergi vb) bilgi kaynaklarını sağlanması, 3- Görsel ve işitsel bilgi (DVD,CD vb..) materyallerin temini, Kurumun bilgi ihtiyaçlarını cevaplama faaliyeti, Sağlanan bilgi kaynaklarını belirli bir düzen ve standart içinde düzenleyerek kullanıma sunma faaliyetleri, 1-Kataloglama ve sınıflamanın yapılması Kullanıcıların en doğru ve güncel bilgiye ulaşmaları için gerekli referans faaliyetleri, Bilgi Kaynaklarının ödünç verilmesi faaliyetleri; Çağdaş teknolojik yeniliklerin kütüphanelerde kullanılmasına yönelik faaliyetler, Hizmet İçi Eğitim Faaliyetleri, Bilgi okuryazarlığı eğitimini (kullanıcı eğitimi) desteklemek, Elektronik tabanlı bilgi hizmetleri sunmak, 2.3.2 Hizmet ve Ürünlerin Belirlenmesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı kütüphanecilik hizmetleri açısından alt yapı öğeleri aşağıda belirtilmiştir. j. Kullanıcı k. Personel l. Kütüphane Koleksiyonu m. Bina ve fiziksel alanlar n. Bütçe Daire Başkanlığı bu beş unsurun bir arada bulunmasında; üniversitenin amaç ve hedefleri doğrultusunda akademik ve idari personel ile öğrencilerinin araştırma, eğitim ve öğretimde ihtiyaç duydukları bilgi kaynaklarını sağlamak ve teknolojik gelişmeler ışığında aşağıda belirtilen kütüphanecilik hizmetlerini yerine getirmektedir. Teknik hizmetler Seçim Sağlama Kataloglama ve Sınıflama hizmetleri, Kullanıcı hizmetleri; Kaynak Kullandırma Ödünç verme Kütüphaneler arası ödünç verme hizmetleri 7
Referans Hizmetleri (Danışma) Kullanıcı Eğitimi Fotokopi hizmetleri (Telif hakları ile ilgili mevzuat çerçevesinde) İdari işlemler Resmi yazışmalar Taşınır kayıt-kontrol işlemleri Personel özlük işleri Tahakkuk işleri Temizlik ve destek hizmetleri 2.3.2.1 Kültür Alanındaki Hizmet ve Ürünleri Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığınca verilen hizmetler 3 temel başlık altında incelenmektedir. a.kullanıcı Hizmetleri Kütüphane kullanıcılarını iki kategoride inceleyebiliriz. İç Kullanıcılar - Çukurova Üniversitesi öğrencileri - Çukurova Üniversitesi akademik ve idari personeli Dış Kullanıcılar - Diğer Üniversite öğretim üye ve elemanları - Ortaöğretim öğrencileri - Araştırma amacıyla gelen diğer kullanıcılar Ödünç Hizmeti: Üniversitemizin öğretim elemanları, idari personeli, öğrencileri Kütüphane Yönetmeliğinde belirlenen esaslar çerçevesinde kütüphaneden yararlanmaktadırlar. Akademik personel 10 kitabı 30 gün; idari personel ve öğrenciler 5 kitabı 30 gün süreyle alabilmektedirler. Kütüphaneler Arası Ödünç Hizmeti Kütüphanemiz koleksiyonunda bulunmayan kaynaklar belli kurallar çerçevesinde diğer üniversite kütüphanelerinden sağlanabilmektedir. Kütüphanemizde bu işlem kütüphanemizin üyesi olduğu Anadolu Kütüphaneleri Konsorsiyumu (ANKOS) üzerinden erişilebilen Kütüphaneler Arası İşbirliği Takip Sistemi (KİTS) aracılığı ile gerçekleştirilmektedir. Referans (Danışma) Hizmeti: Kütüphanemizde, her türlü kullanıcı grubunun bilgi ihtiyacına yönelik kaynaklar belirlenip, kullanıcının bilgi ihtiyacını karşılamak amacıyla gerekli yönlendirmeler yapılır, gerekli durumlarda da eğitim ve tanıtım desteği sunulur. Kullanıcı Eğitimi Kütüphanemizde her yıl, üniversitemize yeni katılan öğrenciler için kütüphane kullanımı ile ilgili eğitim verilmektedir. 8
b.teknik Hizmetler Daire Başkanlığımızda verilen teknik hizmetlerin kapsamında: Üniversitemizin eğitim, öğretim ve araştırma ihtiyaçları temelinde gerçekleştirilen seçim-sağlama işlemleri, sağlanan materyalin kataloglama ve sınıflama ve diğer teknik işlemler bulunmaktadır. Seçim Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığımız, Üniversitemizin eğitim, öğretim ve araştırma ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak, basılı veya elektronik yayın seçimini yürütmektedir. Yayın seçiminde birimlerin istek ve ihtiyaçları öncelikli olarak karşılanmakta, seçim sürecine birimler aktif olarak dahil edilmektedir. Ayrıca çeşitli kurum, kuruluş ve şahıslardan gelen bağış materyalin seçimi işlemleri de bu kapsamda yürütülmektedir. Sağlama Kütüphaneye kaynak sağlama işlemi iki şekilde yapılmaktadır: Satın Alma: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığımız 2013 yılı itibariyle 1431 adet kitabın satın alma işlemini gerçekleştirmiştir. Bağış: Çeşitli kurum, kuruluş ve şahıslar tarafında 2013 yılında kütüphanemize bağışlanan kitap adedi 940 tır. Koleksiyon: Daire Başkanlığımızda, kütüphane koleksiyonunun geliştirilmesi yönünde üniversitemizin eğitim, öğretim ve araştırma ihtiyaçları göz önünde bulundurularak kullanıcı odaklı bir satın alma politikası uygulanmaktadır. Yıllara ve Alanlarına Göre Kitap Sayıları KONU 2010 2011 2012 2013 FEN BİLİMLERİ 48263 47968 48624 49063 SOSYAL BİLİMLER 76962 76892 77852 77810 SAĞLIK BİLİMLERİ 17923 17455 17705 17717 TOPLAM 143148 142315 144181 144590 Aşağıdaki tabloda kitap dışında kalan kütüphane kaynaklarının yıllara göre sayıları verilmiştir. Yıllara Göre Kitap Dışı Kütüphane Materyalleri KAYNAK TÜRÜ 2010 2011 2012 2013 TEZ 8294 8527 8819 9130 9
CD-DVD 301 287 297 283 VERİ TABANI (ABONE) 68 72 71 67 E-DERGİ (ABONE) 40862 45374 47810 49300 E-KİTAP 54023 41220 51211 82000 BASILI DERGİ 236 210 209 203 Kataloglama ve Sınıflama İşlemleri Merkez Kütüphaneye sağlanan kaynakların bibliyografik kayıtlarının oluşturulması ve konularına göre sınıflandırılması işlemleridir. c.idari Hizmetler Resmi Yazışmalar: Birim içi ve dışı tüm yazışmalar gerçekleştirilmektedir. Personel Özlük İşlemleri: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığında çalışan tüm personelin maaş, yolluk, mesai, atama ve yükselme ile ilgili işlemleri yapılmaktadır. Ayniyat Demirbaş İşlemleri Satın alma ve bağış yoluyla kütüphaneye sağlanan kaynakların taşınır işlemleri yapılarak ilgili birime gönderilmektedir. Tahakkuk İşleri: Daire Başkanlığımızca satın alma veya aboneliği yapılan tüm basılı ve elektronik kaynağın ödemeleri ile personel özlük hakları, telefon, maaş vb. kalemlerin ödemeleri yapılmaktadır. 2.3.2.2 Hizmet ve Ürünlerin Faaliyet Alanları ile İlişkilendirilmesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına ait temel hizmetler maddeler halinde yıllar itibarı ile aşağıdaki tabloda özetlenmiştir; Hizmet ve Ürünlerin Yıllar İtibarı İle Dağılımı Hizmet Birimi ve Ürün 2011 2012 2013 Sağlama Birimi (Satın Alma ve 2371 4296 3068 Bağış) Kataloglama ve Sınıflandırma 3475 5253 4034 Birimi (Kataloglanan Materyaller) Ödünç Verme Birimi ( Ödünç 31161 37062 33552 Verilen Materyal) Müracaat Birimi (Yardımcı Olunan 17121 18198 16562 Kullanıcı) Ayrılmış Yayınlar ve Tezler 5081 Birimi(Birimden Yararlanan Kullanıcılar) 5673 5745 10
Internet Kullanımı (Ders ve Araştırma Amaçlı Kullanım) 13774 9591 7965 Ürün ve Hizmetlerin Faaliyet Alanlarına Göre Sınıflandırma Tablosu FAALİYET ALANI HİZMET ÜRÜN Bilgi kaynaklarının Satın alınan kitap Sağlama Hizmeti sağlanması Bağışlanan kitap Kataloglama ve Sınıflama Hizmeti Kataloglanan ve Tasnif Bilgi kaynaklarının organize edilmesi Edilen Kitap Kataloglanan ve Tasnif Bilgi kaynaklarının ödünç verilmesi Elektronik kaynakların sağlanması faaliyetleri Bilgi kaynaklarının mali işlemlerinin yapılması faaliyetleri Ödünç Hizmeti Kütüphaneler Arası Ödünç Hizmeti Elektronik Kaynaklar Hizmeti Ayniyat ve Demirbaş Hizmetleri Edilen Kitap Dışı Materyal Ödünç Verilen Kitap Ödünç Verilen Makale Veri tabanı satın alma ve abonelik Demirbaş Verme, Devir İşlemleri, Ayniyat ve ödeme işlemleri 2.4 Paydaş Tespiti ve Analizi 2.4.1 Paydaşların tespiti Paydaş Listesi Paydaşlar Çalışanlar Hizmet Alanlar Temel Ortaklar Akademik Personel X İdari Personel X Geçici İşçiler X Kısmi Zamanlı Öğrenciler X X Kütüphane Çalışanları X X Öğrenciler X Stratejik Ortaklar YÖK- (MEB) X X Maliye Bakanlığı X Rektörlük ve İlgili X Birimler Diğer Bilgi Merkezleri ve X Kütüphaneler Mesleki İşbirliği X Oluşumları ve Dernekler Kurum Dışı Kullanıcılar X Kural Koyucular 11
2.4.1.1 İç Paydaşlar Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının iç paydaşları: Rektörlük ve İlgili Birimler Kısmi Zamanlı Öğrenciler Kütüphane Çalışanları Akademik Personel İdari Personel Geçici İşçi 2.4.1.2 Dış Paydaşlar Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının dış paydaşları: Öğrenciler Diğer bilgi merkezleri ve kütüphaneler Mesleki işbirliği oluşumları ve dernekler Kurum dışı kullanıcılar Yüksek Öğretim Kurulu- (MEB) Maliye Bakanlığı Rektörlük ve ilgili Birimler 2.4.2 Paydaşların önceliklendirilmesi Paydaş Tespit ve Önceliklendirme Tablosu PAYDAŞ ADI İÇ PAYDAŞ DIŞ PAYDAŞ NEDEN PAYDAŞ ÖNCELİĞİ Akademik Birimin hizmet alanı içinde 2 x Personel İdari Personel x Birimin hizmet alanı içinde 3 Geçici İşçiler x Birimin hizmet alanı içinde 6 Kısmi Zamanlı Birimin hizmet alanı içinde 5 x Öğrenciler Kütüphane Birimin temel ortakları içinde yer 4 x Çalışanları alır Öğrenciler x Birimin hizmet alanı içinde 1 YÖK Birimin gelişmesi kendini 8 x yenilemesinde etkili olan kurumlardandır Maliye Birimin gelişmesi kendini 9 Bakanlığı x yenilemesinde etkili olan kurumlardandır Rektörlük ve Birimin temel ortakları içinde yer 7 x x İlgili Birimler alır Diğer Bilgi x Birimin gelişmesi kendini 10 12
Merkezleri ve Kütüphaneler Mesleki İşbirliği Oluşumları ve Dernekler Kurum Dışı Kullanıcılar x x yenilemesinde etkili olan kurumlardandır Birimin gelişmesi kendini yenilemesinde etkili olan kurumlardandır Birimin koleksiyon ve hizmetleri açısından farklılığın sağlanmasında etkilidir 11 12 2.4.3 Paydaşların değerlendirilmesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının paydaşlarının faaliyet alanlarına göre analizi aşağıdaki tabloda verilmiştir. Tablo 32 Paydaşların Faaliyet Alanı, Ürün/Hizmet İlişkisi Tablosu Akademik Personel Bilgi Kaynaklarının Sağlanması Faaliyetleri Satın Alma Bağış Elektronik Kaynakların sağlanması faaliyetleri Abon elik Ücret siz Bilgi Kaynaklarının Ödünç verme faaliyetleri Ödünç verme Kütüp haneler Arası Ödünç Verme Bilgi kaynakl arından yararlan dırma, Araştır ma x x x x x x İdari Personel x x x x x Geçici İşçiler x x Bilgi Kaynakla rının Organize edilmesi Faaliyetle ri Katalogla ma ve Sınıflama Bilgi kaynakların ın mali işlemlerinin yapılması faaliyetleri Öde meler Kısmi Zamanlı x x Öğrenciler Kütüphane Çalışanları x x x x x x x Öğrenciler x x YÖK x x x x x Maliye Bakanlığı x x x x x x Rektörlük ve İlgili Birimler x x x x x x x x Diğer Bilgi x x x x 13 Dem irbaş işlem leri
Merkezleri ve Kütüphaneler Mesleki İşbirliği Oluşumları ve Dernekler Kurum Dışı Kullanıcılar x x x x x Öncelikli paydaşlarla gerçekleştirilecek çalışmaların niteliğinin belirlenmesi için örnek olarak verilen Şekil de gösterilen Etki/Önem Matrisinden yararlanılmıştır. Bu matriste; ETKİ, paydaşın Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücünü, ÖNEM ise Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının, paydaşın beklenti ve taleplerinin karşılanması konusuna verdiği önceliği ifade eder. Şekil 1Paydaşların Çalışmalarının Niteliği ETKİ ÖNEM ZAYIF GÜÇLÜ ÖNEMLİ Paydaş1 (Çıkarlarını gözet, çalışmalara dahil et) Paydaş 2 (Birlikte çalış) ÖNEMLİ Paydaş 3 (Çıkarlarını gözet, çalışmalara dahil et) Paydaş 4 (Birlikte çalış) ÖNEMSİZ Paydaş 5 (İzle) Paydaş 6 (Bilgilendir) ÖNEMLİ Paydaş 8 (Çıkarlarını gözet, çalışmalara dahil et) Paydaş 7 (Birlikte çalış) ÖNEMLİ Paydaş 10 (Çıkarlarını gözet, çalışmalara dahil et) Paydaş 9 (Birlikte çalış) ÖNEMSİZ Paydaş 12 (İzle) Paydaş 11 (Bilgilendir) 2.5 Kurumsal Değerlendirme 2.5.1 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı İç Analiz Güçlü Olduğumuz Yönler Gelişme ve değişmelere açık olmamız Kaynakları en iyi şekilde değerlendirebilmemiz Kullanıcı memnuniyetine yönelik çalışmalara önem verilmesi Özverili personel Üniversite yönetiminin desteği Hizmet kalitesini artırıcı çalışmalara ağırlık verilmesi Personelin mesleki gelişmelere karşı ilgisi Üniversitenin Adana ilindeki itibarının yüksek olması Zayıf Olduğumuz Yönler Teknolojik kaynakların yetersizliği, Personelin nitelik yönünden yetersizliği 14
Kütüphane yayın alımları bütçesinin yetersizliği ve buna bağlı olarak koleksiyonun yeteri kadar güncellenememesi Fiziki şartların yetersizliği, Üniversitemizin dağınık bir yerleşkeye sahip olması Yüksekokul kütüphanelerinin durumu 2.5.1.1 Birimin Yapısı 2.5.1.1.1 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Organizasyon Şeması REKTÖR GENEL SEKRETER DAİRE BAŞKANI OKUYUCU HİZMETLERİ İDARİ HİZMETLER TEKNİK HİZMETLER -Kullanıcı Eğitimi Hizmeti -Sekreterlik ve Yazı -Kataloglama ve Sınıflama Birimi İşleri Birimi -Ödünç Verme Birimi -Sağlama ve Satın Alma Birimi Teknik İşlemler Servisi -Kütüphaneler Arası İşbirliği -Taşınır Kayıt-Kontrol -Süreli Yayınlar Birimi Hizmeti Servisi İşlemleri Birimi -Ayrılmış Kitaplar ve Tezler -Bütçe, Plan, Program -Elektronik Kaynaklar Birimi Hazırlama Servisi -Multimedya Birimi -Temizlik Hizmetleri 2.5.1.1.2 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Örgüt Yapısı Daire Başkanlığımız; Rektörlük Genel Sekreterlik Makamına bağlı bir hizmet birimidir. Üniversitemiz Merkez Kütüphanesi de Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına bağlı birim olarak hizmet vermektedir. Daire Başkanlığımıza bağlı Merkez Kütüphanemiz hizmetleri ; teknik hizmetler,kullanıcı hizmetleri ve idari hizmetler olmak üzere üç ana başlık altında toplanmaktadır. A-TEKNİK HİZMETLER Kütüphanede hizmete sunulacak her türlü kaynağın seçim, sağlama ve hizmete sunulması işlemlerini yürüten birimdir. 15
1- Sağlama Hizmetleri Birimi: Kütüphane dermesini satın alma, bağış ve diğer bilgi merkezleriyle yapılan değişimler sonucunda geliştirmeye yönelik çalışmalar yapar. Seçim sağlama politikası belirler ve bu yönde koleksiyon geliştirme çalışmalarında bulunur. Ayrıca satın alınmasına karar verilen kaynakların ihalesini ve doğrudan alım işlemlerini yapar. 2013 yılında sağlama biriminin faaliyetlerini gösterir tablo aşağıdadır. Sağlama İşlemleri Birimi Faaliyet İstatistikleri: İşlem Adı Satın Bağış Yayın Sağlama 1431 940 2- Kataloglama ve Sınıflama Birimi: Kütüphanemizde bilgi kaynaklarının bibliyografik bilgileri uluslararası nitelik taşıyan Anglo Amerikan Kataloglama Kuralları 2 (AACR2) ye göre oluşturulmaktadır. 2013 yılı yıl sonu itibariyle 144.590 adet kitap kaydı LIBRA Kütüphane Otomasyon Programına girilmiştir. Bilgi kaynaklarının Kongre Kütüphanesi Sınıflandırma Sistemine (Library of Congress Classification Systems) göre sınıflaması yapılmaktadır. Konu başlıkları İngilizce-Türkçe olarak verilmektedir. Kataloglama ve Sınıflama Birimi İstatistikleri: Kataloglama ve Sınıflamaya Yönelik işlemler: Kayıtlı Toplam Kitap Sayısı 144.590 Yıl İçinde Kataloglama ve Sınıflandırma İşlemleri Yapılan Kitap Sayısı 3475 Yıl İçinde Demirbaş Kayıt, Kitap Sırtı ve Ödünç Vermeye Yönelik İşlemler (Kitap Sayısı) 3475 Yıl İçinde yapılan cilt ve onarım işleri 243 3- Süreli Yayınlar Birimi: İki alt birimden oluşur. a. Basılı Dergiler: Kütüphanenin abone olduğu ve bağış gelen dergilerin seçim, sağlama, teknik ve kullanıcı işlemlerinden sorumludur. b. Elektronik Dergiler/Kitaplar: Elektronik kaynakların içinde bulunduğu veri tabanları hakkında kullanıcıların ihtiyaçlarına yönelik olanları araştırmak, kullanıcıların isteklerini toplamak ve değerlendirmek, abonelik işlemleri ve hizmete sunulmasını sağlamak. Kütüphanemizin hizmete sunduğu veri tabanları 3 başlık altında toplanmaktadır; a. Abone Veri Tabanları: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığımızın belirli bir abonelik ücreti ödeyerek sağladığı veri tabanlarıdır. 2013 yıl sonu itibariyle Kütüphanemiz, aşağıda bilgileri bulunan 33 veri tabanına abonedir. ÜCRETİ KÜTÜPHANEMİZCE KARŞILANAN VERİTABANLARI (TL) ACS (AMERICAN CHEMICAL SOCIETY) 31.724 16
AMA JOURNALS 34535 ANNUAL REVIEW ONLINE PACKAGE 16.981 APS (AMERICAN PHYSICAL SOCIETY) 12.256 ASCE RESEARCH LIBRARY 19.607 ASME DIGITAL 18.568 BMJ JOURNALS 39.954 CAMBRIDGE JOURNALS FULL PACKAGE 16.140 COCHRANE LIBRARY 10.791 KİTAP EBRARY ACADEMIC COMPLETE 36.220 EDS (EBSCO DISCOVERY SEVICES) 32.470 ECONLIT WITH FULLTEXT 19.005 ELSEVIER ONLINE JOURNALS 10.714 EMERALD 42.670 KİTAP HİPERKİTAP 25.438 HUKUKTÜRK 2.190 IOP (INSTITUTE OF PHYSICS) 17.376 İKTİSAT-İŞLETME-FİNANS 3.216 J-STORE 13.590 KAZANCI HUKUK MEVZUAT 11.260 MATHSCINET 6.842 MD CONSULT 40.554 ONLINE SHEET MUSIC 5.139 OXFORD ONLINE JOURNALS 21.838 PROQUEST AGRICOLA PLUSTEXT 8.373 PROQUEST DISSERTATIONS THESIS 46.212 PROQUEST HEALTH MEDICAL COMPLETE 21.302 SAGE PREMIER 31.074 SPORT DISCUS WITH FULLTEXT 22.149 17
SPRINGER LINK 113.761 THIEME 27.478 UPTODATE SUBSCRIPTION 34.296 WILEY ENHANCED ACCESS LICENSE 161.817 No b. TÜBİTAK ULAKBİM (EKUAL) Kapsamında Ücretsiz Sağlanan Veri Tabanları: ULAKBİM in ülkemiz araştırma kurumlarının akademik içerikli elektronik bilgi kaynaklarına etkin ve yaygın erişimlerinin sağlanması, ulusal ve uluslar arası bilimsel yayın üretiminin etkinleştirilmesi amacıyla yayınevleri, ve veri tabanı üreticileri ile yaptığı lisans anlaşmalarıyla ücretsiz sağlanan veritabanlarıdır. Kütüphanemiz üzerinden toplamda 26 adet veri tabanına ücretsiz erişim sağlanmaktadır. 1 AcademicSearch Complete (EbscoHost) 2 Books Index withreviews (EbscoHost) 3 Business Search Complete (EbscoHost) 4 CAB Abstracts 5 ClinicalKey 6 ComputersandAppliedScience Complete (EbscoHost) 7 Dynamed (EbscoHost) 8 Environment Complete (EbscoHost) 9 ERIC (EbscoHost) 10 GreenFILE (EbscoHost) 11 Health Source (EbscoHost) 12 History Reference Center (EbscoHost) 13 Humanities International Complete (EbscoHost) 14 IEEE / Electronic Library 15 ISI Web of Science 16 ithenticate İntihal Engelleme Programı 17 Legal Collection (EbscoHost) 18 Library, Information Science (EbscoHost) 19 MasterFILEPremier (EbscoHost) 20 Medline (EbscoHost) 21 Medline (OVID) 22 OVID Journals 23 Pharmaceutical News Index 24 Professional Development (EbscoHost) 25 PsychologyandBehavioralSciences (EbscoHost) 26 Regional Business News (EbscoHost) 27 ReligionPhilosophy Collection (EbscoHost) 28 Science Direct 29 Scopus Veritabanı Adı 18
30 Serials Directory (EbscoHost) 31 Tylorand Francis Online Journals c. Ücretsiz Veri Tabanları: Web üzerinde ücretsiz erişilebilen, çeşitli kurum, kuruluş ve üniversitelerin araştırma ve yayın paylaşımı için hizmete sunduğu veri tabanlarını kütüphanemiz web sitesi üzerinden kullanım imkanı verilmiştir. DOAJ : Directory of Open Access Journals FreeMedicalJournals Journal of FisheriesSciences.com Sağlık Bilimleri Enstitüsü Dergileri Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergileri TDK Türk Dili Araştırma Yıllığı Belleten Dizini TDK Türk Dili Dergisi Dizini Türk Psikiyatri Dizini Ulakbim Türkçe Veritabanları YÖK Tez Tarama 4- Bilgi İşlem/Otomasyon Birimi: Kütüphanenin otomasyon programı, web sayfasının güncel tutulması, kütüphane hizmetleriyle ilgili duyuruların yapılması ve tüm bilgisayar ve teknik donanımla ilgili işlemler ile ilgilenir. Kütüphane ve Dokümantasyon daire Başkanlığına ait otomasyon programı 2013 yılı sonunda yenilenmiştir.web sayfası güncelleme çalışması devam etmektedir. B--KULLANICI HİZMETLERİ Kütüphanemizde açık raf sistemi uygulanmaktadır. Kitaplar LC sınıflama sistemine göre raflara yerleştirilmişlerdir. 1-Ödünç Verme Birimi: Kullanıcılara, kütüphane materyallerinin ödünç verilme hizmetini yerine getirmektedir. Diğer bir hizmeti ise raf düzeni ve kontrolünü sağlamaktır..koleksiyonda bulunan kaynaklardan akademik personele 30 gün süreyle 10 kitap, idari personel ve öğrencilere 30 gün süreyle 5 kitap ödünç verilmektedir. Ancak abstract, indeks, sözlük, ansiklopedi, v.b. referans ve rezerv kaynaklar ödünç olarak verilmemektedir. Ödünç süresi geçen kitaplar için günlük 15 kuruş gecikme cezası uygulanmaktadır. 2-Kütüphaneler Arası Ödünç Verme Birimi: 19
Kütüphanemiz, koleksiyonunda bulunmayan kaynakları başka üniversite kütüphanelerinden getirterek ödünç verme işlemlerini yapmaktadır. Kütüphaneler arası işbirliği politikaları gereği; ödünç kitap isteyen okuyucular, yayının istenileceği üniversite kütüphanesi tarafından talep edilen ücreti ve posta ücretini ödemekle ve Daire Başkanlığı'nca bildirilen okuma süresi bitiminde kütüphaneye iade etmekle sorumludur. Kitabın yıpranması ve kaybolması durumunda; kütüphanelerin yönetmelikleri gereği önceden belirlenmiş kurallar dahilinde cezalar okuyucu tarafından karşılanır. Okuyucularımızın talebi olan ve kütüphanemizde bulunmayan kaynakların kütüphaneler arası ödünç verme kuralları çerçevesinde diğer üniversite kütüphanelerinden, çeşitli kamu kurumları, araştırma ve bilgi merkezlerinden sağlanmaktadır 2013 yılında başka üniversite kütüphanelerinden ödünç istenen ve gönderilen kitap sayıları aşağıdaki tabloda verilmiştir. Ödünç 117 Verilen Ödünç 110 Alınan TOPLAM 227 Kitap sayısı 3-Referans/ Danışma Birimi: Kullanıcıların araştırma faaliyetlerinde yardımcı olma, kütüphane ile ilgili kullanıcı eğitimi çalışmaları yapma, referans koleksiyonunu geliştirme yönünde çalışmalar yapma, kütüphaneyi tanıtıcı faaliyetlerde bulunma bu birimin görevleri arasındadır. 4-Multimedya Birimi: Eğitim ve öğretimi destekleyecek Kitap dışı materyallerin seçimi ve hizmete sunulmasıyla ilgilenir. 2013 yıl sonu itibariyle koleksiyonda 283 adet CD-DVD bulunmaktadır. 5-Reserve Birimi: Kısa süreli ödünç verme olarak da adlandırılan Reserve Birimi öğretim görevlilerinin derslerde okuttukları ana ve yardımcı kitaplardan, ders notlarından vb. materyalden oluşur. Öğrencilerin aktif kullanımı için kitap sayısı fazla, ödünç verme süresi kısa tutulur. 6-Fotokopi Birimi: Görevi, kütüphane kullanıcısına fotokopi hizmeti vermektir. Kütüphanemizde ödünç verilmeyen danışma kaynakları ve tezlerinden yararlanmak isteyen okuyucularımız telif hakları ile ilgili mevzuat dahilinde fotokopi hizmetinden yararlanmaktadırlar. C-İDARİ HİZMETLER Sekreterlik ve Yazı İşleri Birimi -Kütüphane vedokümantasyondairebaşkanlığı nınhertürlüyazışmalarınıyürütülmekte vepostaişlemleritamamlanıpilgiliyerlereveyakişilereulaştırılmaktadır, -Dosyalamaişlemleridüzenlenir, 20
-İstekformlarıdosyalanırveilgilibölümlerebirkopyasınıulaştırılır, -Bölümlerden gelen yazıların(aylıkrapor,liste,çizelge,dilekçe,sevkvb.) İşlemleriyapılmakta ve dosyalanmaktadır, -Gelen posta ve kargolarbölümlerine göre ayrılır, gerekli görüldüğünde ilgili birim sorumlularından da yardım isteyerek ayırtma işlemleri yapılmaktadır Sorumluluk:Sekreterlik görevlisi, görevleriniyerinegetirmede1.derecede Kütüphane ve DokümantasyonDaireBaşkanı nakarşısorumludur. Taşınır Kayıt Kontrol ve Tahakkuk Birimi: Daire Başkanlığımızca satın alma veya aboneliği yapılan tüm basılı ve elektronik kaynağın ödemeleri, program ve elektronik cihazların bakım ve onarım bedellerinin ödemeleri ile personel özlük hakları, telefon, temizlik malzemesi vb. kalemlerin ödemeleri yapılmaktadır. 1. Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince taşınır kayıt ve işlemlerini yürütülmektedir 2. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırlar ilgililere teslim edilmektedir 3.Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırlar,bulundukları yerde kontrol edilmekte, sayımları yapılmaktadır 4. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planının yapılmasına yardımcı olunmaktadır 5. Tutulan kayıtların hesabı muhasebe yetkilisine sunulmaktadır. Temizlik ve Destek Hizmetleri Birimi 1. Her gün kütüphanenin memur odaları,okuma salonları,depo.tuvalet, koridorları vb. gibi iç kısımları temizleme, tozlarını almayapılır 2. Kütüphanenindışçevresinintemizliği yapılır, 3. Her türlü eşya ve malzemeninkaybolmamasınadikkatedilmektedir, 4. Her türlü yazı ve dosyaları dağıtımı yapılır 5. PTT'deki posta işlemlerini yapılır, 6. Taşınacak eşyaya yardımcı olunur, 7.Temizlik malzemeleri en iyi şekilde kullanılarak korunmaktadır, 2.5.1.2 İnsan Kaynakları UNVAN Daire başkanlığımızda görevli personel ile ilgili tablolar aşağıda belirtilmiştir; Akademik Personel Kadroların Doluluk Oranına Göre Dolu Boş Toplam Tam Zamanlı Kadroların İstihdam Şekline Göre Yarı Zamanlı Öğretim Görevlisi 1-1 - - 21
Uzman 4-4 - - TOPLAM 5-5 Akademik Personelin Hizmet Süreleri İtibariyle Dağılımı 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı - - - - - 5 Yüzde %100 Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51 - Üzeri Kişi Sayısı - - - 3 2 Yüzde - - - - %60 %40 Akademik Personelin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı UNVAN Bayan Bay TOPLAM Öğretim Görevlisi - 1 1 Uzman 1 3 4 TOPLAM 1 4 5 İdari Personel İdari Personel Sayısı Kadroların Doluluk Oranına Göre SINIF Dolu Boş TOPLAM Genel İdari Hizmetler Sınıfı 19 Sağlık Hizmetleri Sınıfı 1 Teknik Hizmetleri Sınıfı 5 Yardımcı Hizmetli Sınıfı 5 TOPLAM 30 İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans ve Doktora Kişi Sayısı 13 4 12 1 Yüzde %53 %10 %33 %4 İdari Personelin Hizmet Süreleri 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 3 2 4 5 16 22
Yüzde %11 %7 %13 %16 53 İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51 - Üzeri Kişi Sayısı 4 2 3 8 13 Yüzde %13 %6 %10 %26 %45 İdari Personelin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı SINIF Bayan Bay TOPLAM Genel İdari Hizmetler Sınıfı 4 15 19 Sağlık Hizmetleri Sınıfı -- 1 1 Teknik Hizmetleri Sınıfı 2 3 5 Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı -- -- -- Avukatlık Hizmetleri Sınıfı -- -- -- Din Hizmetleri Sınıfı -- -- -- Yardımcı Hizmetli Sınıfı 2 3 5 TOPLAM 8 22 30 Sözleşmeli Personel Sözleşmeli Personel Sayısı UNVAN Çalıştığı Birim Sayı (Kişi) -------- -- -- -------- -- -- TOPLAM -- -- -- 4.4- İşçiler 4.4.1- İşçi Sayısı Çalıştıkları Pozisyonlara Göre Dolu Boş Toplam Sürekli İşçiler -- -- -- Vizeli Geçici İşçiler (adam/ay) 1 1 Vizesiz İşçiler (3 Aylık) 4 4 TOPLAM 5 5 23
Kütüphane ve Dokümantasyon daire başkanlığında görevli 3 adet akademik personele uygulanan anket sonucu aşağıda gösterilmiştir. Rakamlar kişi olarak değerlendirilmiştir. Tablo 49 Akademik Personel Memnuniyet Anketi 1- Memnunum 2- Kararsızım 3- Memnun Değilim İlgili Kutucuğu (x) işaretleyin 1 2 3 Kurumun / Bölümün fiziksel ortamının eğitim etkinlikleri yönünden uygunluğu (ofisler, derslik, temizlik vb) 1 1 1 Kurum / Bölümün bilgisayar, internet olanaklarının yeterliliği 2 2 Öğretim elemanları ofislerinin fiziksel yönden uygunluğu (aydınlatma, vb) 1 1 1 Kurum / Bölüm yöneticilerinin genel tutum ve yaklaşımları 3 Öğretim elemanlarının bölümle ilgili kararlara katılımı 1 2 Bölüm içindeki iletişim, işbirliği ve dayanışma düzeyi 2 1 Bölüm içindeki takım çalışmalarının düzeyi 2 1 Bölümde liyakate önem verilmesi 2 1 Bölüm içindeki sosyal etkinliklerinin yeterliliği 1 2 Bölümde akademik / mesleksel gelişmeye katkı sağlanması (kongre, katılmayı teşvik etme, izin, parasal destek vb.) 2 1 Kurum / Bölüm içi iletişim, haberleşme olanakları (mesaj, duyuru, yeni bilgilerin zamanında iletilmesi vb.) 2 1 Üniversitenin çalışanlarına sunduğu sosyal olanakların yeterliliği (dinlenme, spor, eğlence vb.) 2 1 Üniversitenin merkezi kafeteryasında sunulan beslenme hizmetlerinin yeterliliği (çeşit, fiyat vb.) 1 2 Üniversitenin diğer birimlerinde sunulan beslenme hizmetlerinin yeterliliği 2 1 Üniversitenin ulaşım olanaklarının yeterliliği (araç sayısı, servis sıklığı, güvenlik, rahatlık vb.) 1 1 1 Üniversite tarafından öğretim elemanlarının sürekli eğitime yönelik sağlanan olanakların yeterliliği (kurs, konferans, hizmet içi eğitimler vb.) 2 1 Üniversitenin, öğretim elemanlarına akademik çalışmalarına yönelik sunduğu olanakların yererliliği 1 2 Üniversitenin çeşitli birimlerinin (idari, mali işler, hukuk müşavirliği, personel işleri, bilgi işlem, vb.) sunduğu hizmetlerin yeterliliği 1 2 Üniversite üst yönetiminin tutum ve yaklaşımları (ilgi, duyarlık, ulaşılabilirlik, 2 1 24
çözüm üretme, vb.) Çukurova Üniversitesinin bir mensubu olmaktan 1 Çukurova Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının bir mensubu olmaktan 1 Kütüphane ve Dokümantasyon daire başkanlığında görevli 7 adet idari personele uygulanan anket sonucu aşağıda gösterilmektedir. Rakamlar kişi olarak değerlendirilmiştir. Tablo 50 İdari Personel Memnuniyet Anketi 1- Memnunum 2- Kararsızım 3- Memnun Değilim İlgili Kutucuğu (x) işaretleyin 1 2 3 Çalışma ortamının fiziksel yönden yeterliliği (bina, ofisler, vb.) 3 2 2 Çalışma ortamının çalışanları destekleme yönünden yeterliliği 5 2 Kurum / bölüm içi görev dağılımının çalışanların yetenek ve niteliğine uygunluğu 4 3 Kurum / Bölüm içindeki iletişim, işbirliği ve dayanışma düzeyi 2 3 2 Kurum / Bölüm yöneticilerinin genel tutum ve yaklaşımları 3 2 2 Kurum / Bölüm yöneticileri ile olan ilişkilerin düzeyi 4 3 Kurumda / Bölümde çalışan akademik personelle olan ilişkilerin düzeyi 3 4 Kurumda / Bölümde çalışan idari personelle olan ilişkilerin düzeyi 6 1 Kurumda / Bölümde personele yönelik hizmet içi eğitimlerin yeterliliği 3 3 1 Kurum içinde yapılan sosyal etkinliklerin yeterliliği 1 1 5 Üniversite Kantininde sunulan beslenme hizmetlerinin yeterliliği 1 1 5 Üniversitenin diğer birimlerinde sunulan beslenme hizmetlerinin yeterliliği 1 6 Üniversitenin sunduğu ulaşım olanaklarının yeterliliği (araç sayısı, servis kıtlığı, güvenlik, rahatlık, vb.) 2 5 Üniversitenin çalışanlarına sunduğu sosyal olanakların yeterliliği (dinlenme, spor, eğlence vb.) 2 5 Üniversitenin çeşitli idari birimlerinin sunduğu hizmetlerin yeterliliği (idari, mali, personel işleri vb.) 1 3 3 Üniversite üst yönetiminin idari personele yönelik tutum ve davranışları 3 2 2 Çukurova Üniversitesinin bir mensubu olmaktan 6 1 Çukurova Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının mensubu olmaktan 5 2 25
2.5.1.3 Kurum Kültürü Üniversitemiz Merkez Kütüphanesi köklü ve sürekli gelişen bir kütüphanedir.. Personel, son yıllarda nicelik açısından yeterli olup nitelik açısından yetersizdir. Kütüphanecilik hizmetlerinin yürütülmesinde Kütüphanecilik ve Bilgi Belge Yönetimi bölüm mezunları görev yapmaktadır. Merkez Kütüphanemiz Üniversitenin amaç ve hedefleri doğrultusunda hizmet vermektedir. Dayanışma ve işbirliği içerisinde merkez kütüphanemizde hizmetler yürütülmektedir. Kütüphane hizmetlerinde kullanıcı memnuniyeti önemlidir. 2.5.1.3.1 İletişim Süreçleri Kurumsal iletişim süreci değerlendirildiğinde; birimler arası, üst yönetim ve çalışanlar arasında iletişime ve üst yönetimin kararlarının çalışanlara zamanında ve eksiksiz iletilmesine özen gösterilmekle beraber aşağıdaki noktalara da dikkat edilir. Karar verirken personelin görüş ve önerileri alınır. Daire Başkanlığı çalışma sistemlerinin oluşturulmasında birimlerin görüş ve önerilerini alır Üst yönetim kararları zamanında ve eksiksiz olarak iletilir. Daire Başkanlığı hizmet kalitesinin artırılmasına yönelik yeni fikirlere destek verir. 2.5.1.3.2 Karar Alma Süreçleri Kütüphanemizde kullanıcı odaklı bir hizmet politikası uygulanmaktadır. Kararlar alınırken kullanıcı memnuniyeti göz önünde bulundurulur. Ayrıca karar süreçlerine personelin katılımı sağlanmaya çalışılır. Mevcut organizasyon yapısı, hizmet ve faaliyetlerin sürdürülmesinde yeterlidir. Ayrıca hedef kitleye yönelik hizmet ve faaliyetlerin yürütülmesinde Daire Başkanlığımız diğer birimlerle işbirliği içerisinde çalışmaktadır. Karar alma ve uygulama süreçlerinde gerektiğinde Rektörlüğün onayı da alınmaktadır. 2.5.1.3.3 Gelenekler ve Değerler Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığımızın hizmet politika ve çalışma stratejisini belirleyen gelenek ve değerler aşağıdaki gibidir: Güvenilirlik İnsana ve düşünce özgürlüğüne saygı Takım çalışması Kurumsal adalet Sevgi Gönüllülük Katılımcılık Özgüven Süreklilik Şeffaflık Hizmet Kalitesi Tarafsızlık 26
Disiplinler arası çalışma Çevreye duyarlılık Hesap verebilirlik Yenilikçilik Esneklik Üstün hizmet anlayışı Yaratıcılığa önem verme İşbirliği ve yardımlaşma Kullanıcılarımızın ve personelimizin huzuru Kullanıcı memnuniyeti (Akademik personel, öğrenci ve diğer kullanıcılar) 2.5.1.4 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkalığının Fiziki Kaynakları Taşınmazlar Kütüphane Kullanım Bodrum Zemin 1.Kat 2.Kat 3. Kat Alanları Kat Kat Okuma Salonu 1 1 2 1 Personel Çalışma alanı 1 1 1 1 1 Genel toplam 2 2 1 3 2 Eğitime İlişkin Alanlar Teknolojik Kaynaklar Tablosu YAZILIM VE BİLGİSAYARLAR Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) TOPLAM Yazılım 1-1 Masa Üstü Bilgisayar 45-35 80 Taşınabilir Bilgisayar - - TOPLAM 46-35 81 Cinsi DİĞER BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) TOPLAM Projeksiyon - 1-1 SelfCheck (Ödünç Kitap Alıp Verme Cihazı) 1 - - - Akıllı Tahta - - - - Slâyt Makinesi - - - - Tepegöz - 1-1 27
Episkop - - - - Barkot Okuyucu 2 - - 2 Baskı Makinesi - - - - Fotokopi Makinesi 3 - - 3 Telefon Makinesi 8 - - 8 Faks 1 - - 1 Yazıcı 11 - - 11 Fotoğraf Makinesi - - - - Kameralar - - - - Televizyonlar 1 2-3 Tarayıcılar 2 - - 2 Müzik Setleri - 1-1 Mikroskoplar - - - - DVD ler - 133 - - 2.5.1.5 Mali Durum Mali Kaynaklar Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının mali kaynakları ile ilgili tablolar aşağıdaki gibidir: Bütçe Ödenekleri Ekonomik Ayrıma Göre Bütçe Ödenekleri/Gider Dağılım Tablosu 2012 2013 Başlangıç Ödeneği TL Gerçekleşme Toplamı TL Başlangıç Ödeneği TL Gerçekleşme Toplamı TL 01.Personel Giderleri 565.000,00 560.750,00 627.000,00 606.884,00 02.Sos.Güv.Kur.Dev.Pir.Gid. 101.000,00 113.695,00 117.000,00 119.899,00 03 Mal ve Hizmet Alım Gid. 80.000,00 73.645,00 79,000 126.869,00 05 Cari Transferler - - - - 06 Sermaye Giderleri 1.000.000,00 999.991,00 1.050.000,00 1.041.866,00 2.5.2 Çevre Analizi 2.5.2.1Fırsatlar Üniversitenin diğer idari birimleriyle pozitif ilişkisi 28
Üniversitemiz eğitim-öğretim ve araştırmalarında ihtiyaç duyulan bir kısım kaynakların diğer bilgi merkezlerinden sağlanabilmesi, Köklü bir üniversite olmamız nedeniyle kütüphanecilik alanındaki temellerin sağlam atılmış olması Üniversite yönetiminin çağdaş kütüphanecilik hizmetleri verilebilmesi açısından bilgi kaynaklarına ayrılan bütçe miktarına karşı bakış açısının olumlu olması Kütüphanecilik hizmetlerinin yürütülmesinde Kütüphanecilik ve Bilgi ve Belge Yönetimi mezunu personelin görevli olması Mesleki toplantılara katılımlar Bilgi yönetiminde gelişen teknolojiyi takip etme Yeni kurulan fakülte ve yüksekokullar nedeniyle öğrenci sayısındaki artış ve buna paralel olarak kütüphane kullanımdaki artış 2.5.2.2.Tehditler, Alternatif bilgi sağlayıcıları Hızlı teknolojik gelişmeler (entegrasyona uygun olmayan teknolojiler) Elektronikve basılı kaynaklardaki çeşitlilik ve maliyetlerindeki hızlı artış Küresel ekonomik kriz ve döviz kurunda meydana gelebilecek ani artışlar Üniversitedeki akademik birimler bünyesinde kütüphane oluşturma taleplerinin artması 2.5.2.3.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının Faaliyet Alanında Ülkemizdeki Durum ve Gelişmeler Ülkemizdeki durum ve gelişmeler tespit edilirken kütüphanecilik hizmetinin ideal olarak verildiği düşünülen üniversite kütüphaneleri temel alınmıştır. Elektronik Kaynak koleksiyonlarının üniversitenin tüm eğitim ve öğretim ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik ve çeşitli olduğu, Genel itibari ile kütüphane bütçelerinin basılı ve elektronik bilgi kaynakları için yüksek olduğu, Nitelik ve nicelik bakımından yeterli personel, Kütüphanecilik hizmetlerindeki çeşitlilik, Halkla ilişkiler ve tanıtım faaliyetlerine ağırlık verildiği, Tüm kütüphanecilik hizmetlerinin sağlıklı yürümesi, kütüphane kaynaklarının daha etkin kullanımını sağlamak, maliyetleri düşürmek ve iş verimini artırmak amacıyla merkezi kütüphane uygulamasına gidildiği, Modern, çağdaş, kütüphane hizmetlerine uygun, ihtiyaçları karşılamaya yönelik kütüphane binalarına sahip olunduğu, Karar alma ve uygulama kademelerinde kütüphanecilerin etkin rol oynadığı bir yönetim anlayışının hakim olduğu görülmüştür. 29
2.5.2.4.Temel Eğilimlerin Etkisi Küresel ekonomik krizin kütüphane bütçelerine etkisi Artan maliyetler ve özellikle elektronik kaynak fiyatlarındaki, döviz kurlarındaki değişmelere bağlı belirgin artışlar 3. KURUMUN GELECEĞİ 3.1 Birimin Misyon ve Vizyonu 3.1.1 Misyonumuz Üniversitemizin eğitim, öğretim ve araştırmalarında ihtiyaç duyulan her türlü basılı, elektronik, görsel ve işitsel bilgi kaynaklarını sağlayıp çağdaş kütüphanecilik hizmeti anlayışı içerisinde kullanıcı memnuniyetini dikkate alarak en kısa sürede, en doğru bilgiyi kullanıcıların hizmetine sunmaktır. 3.1.2 Vizyonumuz Çukurova Üniversitesinin eğitim ve araştırma programlarının gereksinimleri doğrultusunda bilgiyi, hizmet verdiği kitleye çağdaş bilgisayar ve ağ teknolojilerini kullanarak hızlı ve ekonomik şekilde, zaman ve yerden bağımsız olarak sunan, mesleki dayanışma ve işbirliğine dayalı, çalışanlarıyla birlikte gelişmelerin gerisinde kalmayan, modern bir bilgi ve belge merkezi olmak. 3.2 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının Amaçları, Hedefleri ve Performans Göstergeleri ile Stratejileri 3.2.1. STRATEJİK AMAÇLARIMIZ 1- Üniversitenin eğitim-öğretim ve araştırmalarına yönelik Kütüphane dermesini basılı ve elektronik kaynaklar yönünden zenginleştirmek. 2- Kütüphanenin varlık nedeninin kullanıcılarımız olduğu ilkesinin bütün etkinliklerimize yön vermesini sağlamak. 3- Çukurova Üniversitesi Kütüphanesinin personel politikasını belirleyerek personeli nitel ve nicel açıdan evrensel standartlar düzeyine taşımak. 4- Çağdaş bilgi teknolojileri ile donatılmış, ileri araştırma olanaklarının sunulduğu bir bilgi merkezi olmak. 5- Finansal kaynakların gereken düzeye çıkartılması için çaba göstermek ve bu kaynakların ekonomik bir şekilde harcanmasını sağlamak. 6- Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek 30
7- Kütüphanenin varlık nedenini, ilgililere duyurmak ve tanıtmak için çağdaş iletişim yöntemlerinden yararlanmak 8- Kütüphane içersinde birimleşme çalışmalarını tamamlamak 9- Kütüphanenin ve kütüphane materyalinin çağdaş teknolojilerden yararlanarak güvenliğini sağlamak 3.2.1.1 Eğitim öğretim alt yapısının iyileştirilmesi ve geliştirilmesi 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 F.1.2.1- Öğrencilerin spor yapabileceği alanının artırılması F.1.2.2- Dersliklerin projeksiyon cihazlarıyla donatılması F.1.2.3- Üniversitemizin kampüs alanlarının artırılması F.1.2.4-Öğrenci başına düşen kapalı alanların artırılması F.1.2.5- Kitap sayısının ve Elektronik veri tabanlarına abone sayısının artırılması F.1.2.6-Kablosuz internet erişim olanaklarının artırılması Kapalı Spor Tesisi Sayısı Açık Spor Tesisi (Etrafı tel örgüyle çevrili) Sayısı Spor sahalarının m2 si Projeksiyon cihazı bulunan derslik sayısı Taşınmaz alanları m2 si Kapalı alanların m2si Öğrenci başına düşen kapalı alan Mevcut kitap sayısı Abone olunan veri tabanı sayısı Kablosuz internet erişiminin yapıldığı alan m2 si 144.181 144.590 150.000 155.000 160.000 165.000 170.000 71 67 72 77 82 86 90 10 bin, m2 2014-2018 yılları için kablosuz internet erişiminin yapıldığı alan bina değişimine göre orantılı olarak artacaktır. F.1.2.7-Birimlerin ihtiyaç duyduğu bilgisayar ve donanımların sağlanması Masaüstü bilgisayar sayısı Dizüstü bilgisayar sayısı 80 80 85 90 17 95 100 - - 2 3 4 5 6 31
F.1.2.9-Öğrenci başına düşen derslik ve anfi sayısının azaltılması Derslik sayısı Anfi sayısı Öğrenci başına düşen derslik ve anfi oranı F.1.2.10- Laboratuar sayılarının artırılması F.1.2.11- Laboratuar cihaz sayılarının artırılması Araştırma laboratuarı sayısı Bilgisayar laboratuarı sayısı Eğitim laboratuarı sayısı Araştırma laboratuarındaki cihaz sayısı Bilgisayar laboratuarındaki bilgisayar sayısı Eğitim laboratuarındaki cihaz sayısı 3.2.2.HEDEFLER 1. Daire Başkanlığı altında birimleşme çalışmalarının tamamlanması 2. Bilgi kaynaklarının seçiminde öğretim üyelerinin, öğrencilerin ve idari personelin daha çok katılımını sağlamak. 3. Elektronik kaynaklar ve veritabanları aboneliğini eğitim, öğretim amaçları ve maddi imkanlar ölçüsünde artırmak. 4. Kullanıcıların bilgi ve belge hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmalarını sağlamak. 5. Üniversitemizin dağınık bir yerleşke yapısının olması nedeniyle kütüphane imkanlarından yararlanamayan kullanıcılarımıza yönelik hizmetler sunmak. 6. Engelli öğrencilerimizin kütüphane kaynaklarından ve hizmetlerinden gerektiği ölçüde yararlanmalarını sağlamak. 7. Kullanıcılardan düzenli olarak geri bildirim alınması için çalışmalar yapmak. 8. Çağdaş ve standartlara uygun insan kaynakları politikası oluşturmak. 9. Çalışanların motivasyonunu arttırıcı çalışmalar yapmak. 10. Çalışanların mesleki gelişimlerinin sağlanması için fırsatları takip etmek ve sürekli eğitim imkanları oluşturmak. 11. Üniversitedeki eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini destekleyecek imkanları sağlamak. 32
12. Kütüphane tarafından verilen Kütüphane hizmetleri programının kapsamı genişletilip, bilgi ve belge eğitimi adı altında yaygınlaştırılarak, üniversitemizin tüm öğrencilerine ve araştırmacılarına seçimli bir ders olarak verilmesi için çaba göstermek. 13. Üniversitemizin bilimsel platformdaki yerini belirleyen ürünlerin araştırılması, düzenlenmesi ve sunulması için çalışmalar yapmak. 14. Görsel-işitsel koleksiyonu oluşturmak, üniversitemizdeki eğitim ve öğretim çalışmalarını desteklemek ve kullanıcılarımızın boş zamanlarını değerlendirmelerine imkan sağlamak. 15. Çağdaş standartlara uygun olarak kütüphane bütçesinin üniversite bütçesine oranını esas alan bir yaklaşımı, üniversite yönetiminin dikkatine sunmak. 16. Maliyeti düşük ve ücretsiz olan bilgi kaynaklarını sağlamaya yönelik araştırmaları arttırmak. 17. Dövizdeki dalgalanmalardan en alt düzeyde etkilenmek için gerekli önlemleri almak. 18. Mevcut bina ve hizmet alanlarından en verimli şekilde yararlanma yollarını aramak. 19. Yeterli sayıda ve kalitede mobilya (araç-gereç) sağlamak. 20. Bilgi kaynaklarının daha iyi korunması ve bakımı için gerekli önlemleri almak. 21. Hizmet alanlarının bakım/onarım ve temizlik ihtiyaçlarının etkin yapılmasını sağlamak. 22. Kullanıcı ve personel için ergonomik, dinlendirici, iş güvenliği ve görselliğe hitap eden ortamlar hazırlanması için çalışmak. 23. Kütüphane etkinliklerini duyurmak için halkla ilişkiler ve pazarlama tekniklerinden yararlanmak. Online Soru-Cevap hizmeti, ile Çukurova Üniversitesi Kütüphanesi kullanıcılarının kütüphane ve kütüphane kaynakları hakkındaki genel referans sorularını bir kütüphaneciye sorarak anında cevap alabilmesini sağlamak. 24. Görsel ve işitsel kaynakların yer aldığı multimedya salonunda, görme engelliler için Braille alfabesinden oluşan materyallere ağırlık vererek sesli kitap hizmeti sunmak, ayrıca işitme engelli kullanıcılarımız için de bir çalışma alanı oluşturmak. 25. Rezerv Birimi ile Rize Üniversitesi öğrencilerinin belirli bir süre içinde, ilgili ders materyallerine erişimini sağlamak ve uygulanabilirliği ile sürekliliği sağlanabildiği taktirde de E-Rezerv hizmetine geçerek ders materyallerinin elektronik versiyonlarını kütüphane web sayfası üzerinden erişime sunmak. 26. Çukurova Üniversitesi Merkez Kütüphanesi Elektronik Tez Arşivi oluşturarak yapılan yüksek lisans ve doktora tezlerinin elektronik kopyalarını oluşturarak bu elektronik tezlere Kütüphane Kataloğundan erişim imkanı sağlamak.. 27. Özellikle kütüphanemiz koleksiyonunun güvenliği için,mevcut kamera sistemini geliştirerek yıl içindeki kayıp materyal sayısını en aza indirmek. 28. RFID sistemine geçerek kitap bilgilerinin ve künyesinin sisteme aktarılması ile Kitapları saymak, raf sıralaması kontrolü, ayıklama işlemi, kitap arama işlemlerini bu sistem üzerinden gerçekleştirmek. 29. Okuyucuların kitapları kendi kendine ödünç alma, iade etme süreçlerinde kullanılan ve kütüphanenin sirkülasyonuna cevap verecek otomatik ödünç-iade istasyon sayısını artırıp hizmete sunmak. 30. Halkla ilişkiler ve tanıtım faaliyetlerine ağırlık vermek.(sosyal paylaşım ağlarına üyelik. tanıtım broşür vb.) 33