MICROSOFT OFİS * EXCEL * WORD * POWERPOINT EXCEL Microsoft Excel Nedir? Bir hesap tablosu (spreadsheet) programıdır. Excel, her türlü veriyi (özellikle sayısal veriler) tablolar ya da listeler halinde tutma ve bu verilerle ilgili ihtiyaç duyacağınız tüm hesaplamaları ve analizleri yapma imkanı sunan bir uygulama programdır. Excel yardımıyla verilerle ilgili grafikler çizilebilir, kolay ve hızlı bir şekilde raporlar, özetler hazırlayabilir, istenilen verilere ulaşılabilir, sıralayabilir ve sorgulayabilirsiniz. 1
EXCEL Microsoft Excel Nedir? Elektronik Tablo oluşturma, binlerce satırdan oluşan verileri kaydetme, bu veriler arasında her türlü işlemi formüller ve bağlantılar kurarak yapma, istenilen veriye anında ulaşma ve verilerin her türlü grafiğini oluşturma, kolay veri girişi ve güncelleme işlemlerini Excel de kolayca yapmak mümkündür. Excel de veriler, açılan dosyalarda saklanır. Dosya uzantısı xls dir. TEMEL KAVRAMLAR ÇALIŞMA KİTABI: Excel de oluşturulmuş bir dosyadır. ÇALIŞMA SAYFASI: Çalışma kitaplarını temsil eden belge pencerelerinin alt kısmında yan yana dizili olan düğmelerin her birine denir. SATIR VE SÜTUN: Excel sayfası 16384 satır ve 256 sütunlardan oluşan bir tablodur. HÜCRE: Çalışma sayfasındaki her bir kutuya verilen isimdir. 2
Excel Nasıl Başlatılır? 1. Başlat menüsünden Programlar komutuna gelin ve sağ tarafta açılan alt menüden Microsoft Excel (Ofis 2000 veya XP de) i tıklayın (Ofis 2003 de Excel, Microsoft Ofis menüsünün içindedir). Excel programı açıldığında hazır bir tablo ile karşımıza gelir. 2. Mouse un sağ tuşuna basarak Yeni komutundan Microsoft Excel çalışma sayfası seçilerek yeni bir dosya oluşturulabilir. 3
3. Başlat menüsünden Yeni Ofis Belgesi Aç komutun seçilir. Çıkan Menüden gelin ve sağ tarafta açılan alt menüden Boş Çalışma Sayfası seçilerek yeni bir Microsoft Excel dosyası oluşturulmuş olur. 4. Varolan bir Excel çalışma sayfası açılır. Bu sayfada bulunan Dosya menüsü altındaki Yeni komutu seçilerek veya Yeni komutunu başlatan icon tıklanarak yeni bir Excel sayfası açılabilir. Anlatılan bu 4 madde tüm Microsoft Ofis programları (Word, Excel, Powerpoint..) için geçerlidir. 4
Excel Nasıl Kapatılır? 1. Dosya menüsündeki Çıkış komutu tıklanır. 2. Ekranın sol üst kısmındaki kontrol simgesi tıklanarak Kapat komutu verilir. 3. Ekranın sağ üst kısmındaki X işaretine basılır. 4. Alt ve F4 tuşlarına aynı anda basılır. Not: Excel den çıkmadan önce tüm dosyalar kapatılmalıdır. 2 1 3 5
Excel Araç Çubukları 1. MENÜ ARAÇ ÇUBUĞU 2. STANDART ARAÇ ÇUBUĞU 3. BİÇİM ARAÇ ÇUBUĞU 4. ÇİZİM ARAÇ ÇUBUĞU 6
TEMEL DOSYA İŞLEMLERİ Mevcut Bir Çalışma Kitabını Açmak Dosya menüsünde Aç komutu tıklanır. Karşınıza Aç iletim penceresi çıkacaktır. Buradan istenilen Excel belgesi seçilerek Aç komutu tıklanır. Çalışma Kitabını Kaydetmek 1. Dosya menüsünde Kaydet komutu tıklanır. 2. Araç çubuğundaki Kaydet iconu tıklanır. 3. Shift ve F12 tuşlarına aynı anda basılır 4. Ctrl ve S tuşlarına aynı anda basılır. Eğer dosya daha önceden bilgisayar veya diskete kaydedilmediyse dosyaya bir isim verilmesi gerekir. Aç penceresindeki Dosya Adı kutusuna istenilen dosya adı yazılıp kaydet düğmesine basılır. Kaydet 7
Satır-Sütun Boyutlandırılması Sütun genişliğini ayarlamak için: 1. Sütun Başlıkları arasındaki çizgi üzerine gelinir. Cursor artı işareti biçimine gelince farenin sol tuşuna basılır ve parmak kaldırılmadan; genişletmek için sağa, daraltmak için sola çekilir. 2. Boyutlandırılmak istenen sütundan en az bir hücre şeçilir ve Menü Araç Çubuğundan Biçim/Sütun/Genişlik komutu seçilir. Sütun genişliğine istenilen değer girilip Tamam düğmesine basılır. 1 2 Satır yüksekliklerinin ayarlamak için: 1. Satır Başlıkları arasındaki çizgi üzerine gelinir. Cursor artı işareti biçimine gelince farenin sol tuşuna basılır ve parmak kaldırılmadan; daraltmak için aşağı veya yukarı çekilir. 2. Boyutlandırılmak istenen satırdan en az bir hücre şeçilir ve Menü Araç Çubuğundan Biçim/Satır/Genişlik komutu seçilir. Satır yüksekliğine istenilen değer girilip Tamam düğmesine basılır. 1 2 8
Satır-Sütun-Hücre Ekleme ve Silme Seçim Yapma: 1. Bir satırı veya satırları seçmek için Satır Numaraları nın üzerine basılır. Peş peşe satırları seçmek için başlangıç ve bitiş satırı seçildikten sonra fare uygun biçimde kaydırılır. 2. Bir sütunu veya sütunları seçmek için Sütun Başlığı nın üzerine basılır. Peş peşe sütunları seçmek için başlangıç ve bitiş sütunu seçildikten sonra fare uygun biçimde kaydırılır. 3. Yanyana hücreleri seçmek için fare seçimin yapılacağı köşelerden birisine getirilip, çapraz biçimde fare kaydırılır veya Shift tuşuna basılı tutarak klavyedeki ok tuşlarını kullanarak seçim yapılır. 4. Yanyana olmayan satırları/sütunları/hücreleri seçmek için önce Ctrl tuşuna basılır, parmak kaldırılmadan seçilmek istenen satırları/sütunları/hücreler seçilir. Satır-Sütun-Hücre Ekleme: 1. Fareyi sonrasına eklemek istediğiniz satır yada sütuna getirilir. Ekle menüsünden isteğinize göre Satır-Sütun-Hücreler komutu seçilir. 2. Hücre-Satır-Sütun üzerindeyken farenin sağ tuşuna basıldığında beliren Ekle komutu kullanılır. 1 2 9
Satır-Sütun-Hücre Silme: 1. Fareyi sonrasına eklemek istediğiniz satır yada sütuna getirilir. Düzen menüsünden Sil komutu seçilir.karşınıza gelen Sil penceresinden uygun olan komut seçilir ve Tamam düğmesi tıklanır. 2. Hücre-Satır-Sütun üzerindeyken farenin sağ tuşuna basıldığında beliren Sil komutu kullanılır. 1 2 Hücreleri Hizalama ve Birleştirme: 1. İşlem yapılacak Hücre/Hücreler seçilir. Biçim menüsünden Hücreler komutu seçilir. Karşımıza gelen penceredeki Hizalama sekmesi tıklanır. Buradaki Metin Hizalama, Metin Denetimi veya Yönlendirme işlemlerinden istenilen seçilir. 2. Hücre biçimlendirme menüsüne farenin sağ tuşu ile de ulaşılabilir. 10
Hücreleri Hizalama ve Birleştirme: ÖRNEK Hücreleri Hizalama ve Birleştirme: Adım 1: 1. A1 hücresine 1.Hafta yazın (Kalın) 2. B2 den G2 ye kadar olan hücreleri yatay olarak seçin. Sonra Biçim menüsünden Hücreler komutunu seçin. 3. Açılan pencerede Hizalama sekmesini tıklayın. 4. Hücreleri Birleştir seçildikten sonra Tamam düğmesini tıklayın. 5. Oluşan büyük hücreye Haftalık Ders Programı (Kalın) yazın. 11
Hücreleri Hizalama ve Birleştirme: Adım 2: 1. 3 nolu satırı seçin ve Biçim menüsünden Hücreler komutunu seçin. 2. Açılan pencerede Hizalama sekmesini tıklayın. 3. Bu bölümde Yönlendirme 45 derece, Hizalama ise Yatay ve Dikey kutuları Orta seçip Tamam düğmesini tıklayın. 4. B3 e saat C3 e Pazartesi D3 e Salı ve diğerlerini sırayla yazın (Kalın). Hücreleri Hizalama ve Birleştirme: Adım 3: 1. A4 hücresinden A10 hücresine kadarki alanı birleştirin. 2. Oluşan hücreye fakültenin adını yazın (Kalın). 3. Biçim menüsünden Hücreler komutunu seçin. 4. Hizala sekmesinde 90 derecelik açıyı, yatay orta ve dikey iki yana yasla komutlarını seçin. 5. Tablonun içini doldurup kenarlıklarını koyun. 12
Kenarlık-Gölgelendirme-Yazı Tipi ve Rengi: Kenarlık koymak için: 1. Öncelikle işlem yapılacak hücre/hücreler seçilir. Sonra Menü araç çubuğundan Biçim/Hücreler seçilir. Çıkan pencereden Kenarlık sekmesi seçilir. 2. Aynı işlemi Biçim araç çubuğundaki kenarlık iconuna basarak ta yapabiliriz. 3. Ayrıca hücreleri seçtikten sonra farenin sağ tuşuna basarak Hücreleri biçimlendir komutunu seçerek de Kenarlıklar menüsüne ulaşabiliriz. Gölgelendirme veya Dolgu Yapmak için: 1. Öncelikle işlem yapılacak hücre/hücreler seçilir. Sonra Menü araç çubuğundan Biçim/Hücreler seçilir. Çıkan pencereden Desenler sekmesi seçilir. 2. Aynı işlemi Biçim araç çubuğundaki dolgu tipi iconuna basarak ta yapabiliriz. 3. Ayrıca hücreleri seçtikten sonra farenin sağ tuşuna basarak Hücreleri biçimlendir komutunu seçerek de Desenler menüsüne ulaşabiliriz. 13
Yazı Tipi veya Rengini Değiştirmek için: 1. Öncelikle işlem yapılacak hücre/hücreler seçilir. Sonra Menü araç çubuğundan Biçim/Hücreler seçilir. Çıkan pencereden Yazı Tipi sekmesi seçilir. 2. Aynı işlemi Biçim araç çubuğundaki yazı tipi veya rengi iconuna basarak ta yapabiliriz. 3. Ayrıca hücreleri seçtikten sonra farenin sağ tuşuna basarak Hücreleri biçimlendir komutunu seçerek de Yazı Tipi menüsüne ulaşabiliriz. Otomatik Biçimlendirme: 1. Biçimlendirilecek olan tablodaki hücreler seçilir. 2. Biçim menüsünden Otomatik Biçim tıklanır. 3. Karşınıza gelen pencereden istenilen biçim seçilir ve Tamam tıklanır. 14
Kopyala-Yapıştır: Kopyalamak istediğiniz hücre/hücreler/tablo seçildikten sonra; Düzen menüsünden kopyala tıklanır, veya Farenin sağ tuşuna basılır ve karşınıza çıkan menüden Kopyala seçilir, veya Standart Araç Çubuğundaki Kopyala iconu tıklanır. Kes-Yapıştır: Kesmek istediğiniz hücre/hücreler/tablo seçildikten sonra; Düzen menüsünden kopyala tıklanır, veya Farenin sağ tuşuna basılır ve karşınıza çıkan menüden Kes seçilir, veya Standart Araç Çubuğundaki Kes iconu tıklanır. 15
Yapıştır: Yapıştırmak için önce hücre tıklanır; Düzen menüsünden yapıştır tıklanır, veya Farenin sağ tuşuna basılır ve karşınıza çıkan menüden Yapıştır seçilir, veya Standart Araç Çubuğundaki Yapıştır iconu tıklanır. Özel Yapıştır: Excel de kopyalanmış veya Kesilmiş herhangi bir veri/formül/tablo bilgisini Özel Yapıştır komutunu kullanarak bazı değişiklikler yaparak aktarabiliriz. Bu amaçla kopyalama yaptıktan sonra yapıştırırken Düzen menüsünden Özel Yapıştır komutu seçilir. Karşımıza gelen pencereden istediğimiz yapıştırma türünü seçebiliriz. 16
Sayı Biçimlendirme: Hücrelere girilen değerlerden biçimlendirmek istenilenler seçilir; 1.Biçim menüsünden Hücreler tıklanır. 2.Çıkan pencereden Sayı sekmesinden istenilen biçim seçilir. * Bu menüye farenin sağ tuşunda basıldığında beliren Hücreleri Biçimlendir komutu ile de ulaşılabilir. Hücreye Açıklama Ekleme: Herhangi bir hücreye açıklama eklemek için; 1. Hücre tıklanır, Ekle menüsünden Açıklama komutu seçilir ve karşınıza gelen kutucuğa açıklama girilir. 2. Açıklama ekle komutuna farenin sağ tuşuna basarak da ulaşılabilir. 17
Herhangi bir hücredeki açıklamayı düzenlemek/silmek/göstermek veya gizlemek için; 1.Açıklamayı içeren hücreye farenin sağ tuşu ile tıklayın. 2.Açıklama Düzenle 3.Açıklamayı Sil 4.Açıklamaları Göster/Gizle komutlarından birini tıklayın. Hücreleri Otomatik Olarak Doldurma: Herhangi bir hücrenin doldurma tutamacını sürükleyerek o hücreyi diğer hücrelere kopyalayabilirsiniz. 1. Hücre tıklanır ve sağ alt köşesine gelinir. + işareti belirince farenin sol tuşuna basarak yana veya aşağıya doğru sürüklenir. Böylelikle istenildiği kadar kopyalama yapılmış olunur. 2. Eğer hücrede sayı değil de tarih varsa kopyalama değil değere ekleme olur. Yani hücre de 01 Ocak yazıyorsa 02 Ocak, 03 Ocak şeklinde devam eder. 3. Sayıların devamını getirmek istiyorsak ilk ikisini yazdıktan sonra bu hücreleri seçip aynı sürükleme işlemini yapmamız gerekir. Örneğin 1 ve 2 yazıp işlemi yaparsak 3, 4, 5.. kendiliğinden yazılmış olur. 18
Formül Hazırlama ve Kullanma: Formül girişleri formül çubuğundan yapılmalıdır. Formül hazırlamak için hücreye önce = işareti girilmelidir. Örnek olarak A1 ve B1 hücrelerindeki iki sayıyı toplamak için bir formül hazırlayalım. Formülü C1 hücresinde hazırlayacağız. Bunun için: 1. C1 hücresine tıklanır. 2. Formül çubuğuna =A1+B1 yazılıp Enter tuşuna basılır. 3. Veya formül çubuğuna = yazıldıktan sonra fare ile A1 hücresi tıklanır sonra + yazılır, daha sonra B1 hücresi tıklandıktan sonra Enter tuşuna basılır. Formül Hazırlama ve Kullanma: 4. Ya da Standart Araç çubuğundaki Otomatik Toplam iconu seçilerek de aynı işlem yapılabilir. Bu işlem seçildikten sonra Excel hücreleri otomatik olarak seçer. Eğer bir değişiklik yapmak istersek formül çubuğunda veya fare yardımıyla seçilmiş olan hücrelerde yapabiliriz. 19
Formül Kopyalama: Hazırlanmış bir formül başka bir hücreye kopyalandığında (Özel Yapıştır İşlemi hariç) formül aynı şekilde otomatik olarak o hücreye uyarlanır. Hazır Fonksiyonları Kullanma: Hazır fonksiyonlar önceden tanımlanmış formüllerdir. Bu fonksiyonları formül çubuğuna kendimiz yazabileceğimiz gibi Ekle menüsündeki İşlev komutunu da kullanabiliriz. Ayrıca formül çubuğunda bulunan fx iconuna bastığımızda da aynı menüye ulaşabiliriz. 20
Hazır Fonksiyonları Kullanma: Ekle-İşlev komutu verildikten sonra ekrana İşlev Ekle penceresi gelir. Burada İşlev adları ve kategorisi mevcuttur. İstenilen işlev buralardan seçilebilir. Ayrıca seçilen işlev hakkında ayrıntılı açıklama almak da mümkündür. TOPLA FONKSİYONU: Bir sütunda bulunan birden fazla hücrenin içeriğini toplamak için formül hazırlarken TOPLA() fonksiyonundan yararlanabiliriz. Bu amaçla formül çubuğuna = yazdıktan sonra TOPLA yazılır. Toplanacak veriler parantez içine yazılır. Eğer peş peşe olmayan hücrelerdeki faklı değerler toplanacak ise hücreler seçilip aralarına ; işareti konulur. Peş peşe hücreler toplanacak ise ilk hücre numarası yazılır, araya : işareti konulur ve sonra son hücre numarası yazılır. 21
EĞER FONKSİYONU: Değerler ve formüller üzerinde koşula bağlı testler yapmak için kullanılır. Belirlediğiniz koşulun sonucu Doğru ise bir değeri, Yanlış ise başka bir değeri verir. EXCEL de mantıksal bir koşulu sınamak için aşağıdaki işlemciler kullanılır: < Küçük <= Küçük veya eşit = Eşit > Büyük >= Büyük veya eşit <> Eşit değil EĞER FONKSİYONU: Örneğin müşterilerin satın aldığı malların fatura değeri yaptığı ödemelerden fazla ise Borçlu, az ise Alacaklı ifadeleri yazmak için Eğer fonksiyonu şöyle yazılır: EĞER(B2<C2; BORÇLU ; ALACAKLI ) 22
İÇ İÇE EĞER FONKSİYONU KULLANIMI: Birden fazla Mantıksal Sınama girilmesi gerekiyorsa kullanılır. Örneğin: EĞERSAY FONKSİYONU KULLANIMI: Verilen ölçütlere uyan bir aralık içindeki boş olmayan hücreleri sayar. 23