KIRIKKALE ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2014 YILI FAALİYET RAPORU 1
İÇİNDEKİLER SUNUŞ...... 3 1- GENEL BİLGİLER...... 4 A- Yetki, görev ve sorumluluklar 4 B- Birime ilişkin bilgiler... 5 - Fiziksel Yapı. 5 - Örgüt Yapısı.. 5 - Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar.. 6 - Yazılımlar...... 6 -Bilgisayarlar... 6 - Kütüphane kaynakları.. 6 - Diğer bilgi ve teknoloji kaynakları...... 6 - İnsan Kaynakları 7 2- SUNULAN HİZMETLERE İLİŞKİN BİLGİLER VE 8 DEĞERLENDİRMELER A- 2014 yılı içerisinde sunulan hizmetlere ilişkin bilgilere yer verilmesi 8 B- Hedef-Sonuç ilişkisi içersinde genel değerlendirmeler. 9 3- MALİ BİLGİLERE İLİŞKİN DEĞERLENDİRMELER.. 9-12 4- ÖNERİ VE TEDBİRLER.. 12 5- İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI 13 2
SUNUŞ Üniversiteler açısından bilimsel yayınlara ulaşmak oldukça önemlidir. Bilgi merkezi konumundaki kütüphaneler üniversitelerde ihtiyaç duyulan bilgi kaynaklarını sağlamakla yükümlüdür. Bu hizmeti yerine getiren kütüphaneler, eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerinin yürütülmesi açısından stratejik önem arz etmektedir. Küreselleşen dünyada bilgi sağlama-sunma yöntemlerinde büyük değişmeler ve gelişmeler yaşanmaktadır. Geçmişte bilgi üretiminde ve araştırma esnasında sadece basılı kaynaklar kullanılırken, günümüzde ise basılı kaynakların yanında elektronik kaynaklar da kullanılmaktadır. Buna paralel olarak kütüphanelerde kaynaklarını ve hizmetlerini yenilemek zorundadır. Kırıkkale Üniversitesi Merkez Kütüphanesi kurulduğu 1992 yılından itibaren, Üniversitemizin eğitim ve öğretim faaliyetlerini desteklemek amacıyla gerekli olan basılı ve elektronik bilgi kaynaklarını sağlamak, derlemek ve kullanıcısına sunmak görevini sürdürmektedir. Başkanlığımız Üniversitemizin eğitim-öğretim faaliyetlerine katkıda bulunmak üzere; kullanıcı profilini de dikkate alarak kurumun ihtiyaçları doğrultusunda bilgi kaynaklarını sağlamak, bunların teknik işlemlerini yapmak, hızlı ve kolay erişimini temin etmek ve hizmetlerin kullanıcı merkezli planlamasını yapmakla görevlidir. Kütüphanemiz 2014 yılında bütçe imkanları ile orantılı olarak; ihtiyaç duyulan basılı ve elektronik kaynakları sağlama, bilgi ihtiyaçlarını maksimum düzeyde karşılama hususlarında ortaya koyduğu hizmetlerle Üniversitemizin büyüme ve gelişimine katkıda bulunmuştur. Saygılarımla arz ederim. Hüseyin Murat YÜCEL Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanı 3
1- GENEL BİLGİLER A. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim kurumlarının idari teşkilatı hakkında 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile belirtilen, Yayın ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı nın görevleri şunlardır: - Kütüphanenin düzenli çalışmasını sağlamak, - Kitap ve dergileri yurtiçinden ve yurtdışından sağlamak, bunların mikrofilm, film, video, banta geçirilmesini ve ciltlenmesini ve kataloglanmasını yaptırmak, - Gerekli her türlü film, fotokopi, kitap, dergi ve makaleleri sağlamak, - Kütüphane hizmetlerini yükseköğretim kurumları ile ihtiyaç duyan kişi ve kurumlara sunmak. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun, bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi, Harcama Yetkilisi olarak belirlenmiştir. Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanı Harcama Yetkilisi olarak kanunen atanmıştır. Harcama Yetkilisi, taşınırların etkili, verimli, hukuka uygun olarak edinilmesinden; taşınırın kullanılmasından, kontrolünden ve kayıtların ilgili yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam, erişilebilir şekilde tutulmasından; taşınır yönetim hesabını sağlamaktan sorumludur. Harcama Yetkilisi, birimlerinin stratejik planlarının ve bütçelerinin kalkınma planına, yıllık programlara, kurumun stratejik plan ve performans hedefleri ile hizmet gereklerine uygun olarak hazırlanması ve uygulanmasından, sorumlulukları altındaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesini sağlamakla sorumludur. Daire Başkanı, gerçekleştirme görevlileri, ihale görevlileri, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisini ve diğer bölüm sorumlularını atamakla yetkilidir. 4
B. Birime İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı Kırıkkale Üniversitesi Merkez Kütüphanesi 6.000 m2 kullanım alanına sahip binasında hizmet vermektedir. Örgüt Yapısı KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRESİ BAŞKANI ŞUBE MÜDÜRÜ Teknik Hizmetler Okuyucu Hizmetleri İdari ve Mali Hizmetler Sağlama Sın.ve Kat. Tezler Süreli Yay. Elekt.Yay. Ödünç Verme Müracaat İdari İşler Taş.Kyt.Kntr. Yetkilisi İç Hizmetler 5
Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Yazılımlar Başkanlığımızda Yordam Bilgi Belge (FileMaker Pro-YordamBT13.7) adlı Kütüphane Otomasyon Programı kullanılmaktadır. Bilgisayarlar Masa üstü bilgisayar Sayısı : 67 Adet Diz Üstü Bilgisayar Sayısı : 11 Adet Kütüphane Kaynakları Kitap Sayısı : 93.361 Adet Basılı tez : 1.953 Adet Görsel-İşitsel Materyal Sayısı : 1.280 Adet Toplam Koleksiyon : 96.594 Adet Basılı Periyodik Yayın Sayısı : 31 Adet Veri Tabanı Sayısı : 51 Adet Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Server 1 Projeksiyon 2 Barkot Okuyucu 6 Yazıcı 10 Fotokopi Makinesi 1 Faks 1 Telefon 16 6
İlkokul Ortaokul Lise Ön Lisans Lisans Akademik G.İ.H. T.H.S. Y.H.S. Erkek Kadın İnsan Kaynakları KIRIKKALE ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI PERSONEL DURUM BİLGİSİ Eğitim Durumu Hizmet Sınıfı Cinsiyet ÇALIŞMA STATÜSÜ TOPLAM SAYI Daire Başkanı 1 1 1 1 Uzman 1 1 1 1 İdari Personel 12 1 4 7 6 5 1 8 4 Güvenlik Görevlisi 2 2 2 2 (Kadrolu) Genel Hizmet Alımı 3 3 2 1 (Güvenlik) Genel Hizmet Alımı 5 1 4 4 1 (Temizlik) Kısmi Zamanlı (Öğrenci) 29 14 15 TOPLAM 53 1 1 13 0 9 1 9 5 1 32 21 Başkanlığımızda 2014 yılı içerisinde uzman ve idari personel olmak üzere toplam 15 personel çalışmıştır. Kütüphanecilik hizmetlerinin etkin ve kaliteli verilebilmesi, alanında uzmanlaşmış genç, dinamik ve yeterli sayıda personel ile mümkündür. Bu çerçevede Başkanlığımız bünyesinde kütüphaneci personel sayısının artırılması gerekmektedir. 7
2- Sunulan Hizmetlere İlişkin Bilgiler ve Değerlendirmeler A. 2014 yılı içerisinde sunulan hizmetlere ilişkin bilgilere yer verilmesi Başkanlığımız Üniversitemizin eğitim-öğretim faaliyetlerine katkıda bulunmak üzere; kullanıcı profilini de dikkate alarak kurumun ihtiyaçları doğrultusunda bilgi kaynaklarını sağlamak, bunların teknik işlemlerini yapmak, hızlı ve kolay erişimini temin etmek ve hizmetlerin kullanıcı merkezli planlamasını yapmakla görevlidir. Bu kapsamda aşağıda sıralanan hizmetleri sunulmuştur. Kullanıcıların ihtiyaçları doğrultusunda basılı ve elektronik bilgi kaynakları sağlanmıştır, Kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarını karşılamak üzere, güncel bilgiye hızlı kolay şekilde ulaşımını sağlamak için gerekli çalışmaları yapılmıştır, Ödünç verme, iade işlemleri yapılmıştır, Kütüphaneler arası ödünç verme işlemleri yapılmıştır, Kullanıcılara elektronik ortamda katalog tarama hizmeti sunularak; kaynakların taranması, süresinin uzatılması ve ayırtma işlemlerinin yapılması sağlanmıştır, Kütüphane kaynaklarına kampus dışından erişimi sağlanmıştır, Kullanıcılara kütüphane kullanımı ve kaynakları ile ilgili eğitimler düzenlenmiştir, Kütüphane hizmetleri ile ilgili duyurular yapılmıştır, Kitap ve süreli yayınların cilt işlemleri yaptırılmıştır, Kitap ve süreli yayın raflarının düzenlenmesi yapılmıştır, Kütüphane koleksiyonundaki kaynakların uluslararası standartlara göre kataloglama ve sınıflaması yapılmıştır, Kütüphaneye gelen yeni yayınlar duyurulmuştur, Mesleki toplantılara katılımlar sağlanmış ve kütüphanecilik alanındaki gelişmeler sürekli olarak takip edilmiştir. Kullanıcılara internet kullanımı hizmeti sunulmuştur, 8
B- Hedef-Sonuç İlişkisi İçerisinde Genel Değerlendirme Hedef 1- Teknolojik altyapıyı güçlendirmek Sonuç 1.1-2014 yılında 53 adet veri tabanı aboneliğinin gerçekleştirileceği tahmin edilmiş, hedef 51 adet olarak gerçekleşmiştir. Sonuç 1.2-2014 yılında veri tabanlarına erişim sayısı 22.000 olarak tahmin edilmesine rağmen gerçekleşen erişim sayısı 45.532 dir. Gerçekleşen erişim sayısının tahminlerin üzerinde olmasının sebebi; veri tabanlarına erişimin akademik arama motorundan da sağlanması ve veri tabanlarının kullanımının yaygınlaşmasıdır. Sonuç 1.3-2014 yılında veri tabanlarına kampüs dışından erişim sayısı 11.000 olarak tahmin edilmesine rağmen gerçekleşen erişim sayısı 24.173 tür. Bu durum Üniversitemizde veri tabanları kullanımının yaygınlaştığını göstermektedir. Sonuç 1.4-2014 yılında işitsel ve görsel materyal sayısının 1.800 adede çıkarılacağı tahmin edilmiş, ancak işitsel ve görsel materyal kullanım istatistiklerinin düşük olması nedeniyle yeni materyal alımı yapılmamıştır. Sonuç 1.5-2014 yılında Kütüphaneler arası ödünç verme kapsamında 70 kitap ödünç alınacağı tahmin edilmesine rağmen, 93 adet kitap ve tez ödünç alınmıştır. Ödünç alınan materyal sayısının tahminlerin üzerinde olmasının sebebi, 2014 yılında Üniversitemizin TÜBESS Sistemine üye olması ve bu kapsamda tezlerinde ödünç alınabilmesidir. 3- Mali Bilgilere İlişkin Değerlendirmeler 2014 Yılı Bütçe Tablosu AÇIKLAMA 2014 Başlangıç Bütçe Ödeneği 2014 Eklenen Ödenek Miktarı Tenkis 2014 Toplam Ödenek 2014 Harcama Kalan 38.52.00.01-08.2.0.00-2- 01.1 480.000 37.000 443.000 442.574 426 38.52.00.01-08.2.0.00-2- 02.1 77.000 1.500 75.500 75.257 243 38.52.00.01-08.2.0.00-2- 03.2 22.000 22.000 20.492 1.508 38.52.00.01-08.2.0.00-2- 03.3 4.000 4.000 2.961 1.039 38.52.00.01-08.2.0.00-2- 03.5 1.000 1.000 858 142 38.52.00.01-08.2.0.00-2- 06.1 1.300.000 1.300.000 1.299.844 156 TOPLAM 1.884.000 38.500 1.845.500 1.841.986 3.514 9
Yukarıdaki tablodan anlaşılacağı üzere; Yıl içerisinde 01.1, 02.1 bütçe kalemlerinde tenkis işlemi yapılmıştır. Yılbaşında tahsis edilen ödenek kalemlerinden; 03.2 harcama kaleminin büyük bir kısmı kullanılmıştır. Harcamalar toner dolumu işinde, kırtasiye ve büro malzemeleri, elektrik malzemesi ve ödünç verilen kitapların taşınması için poşet alımında yapılmıştır. 03.3 harcama kaleminde Başkanlığımıza ayrılan ödenek tutarı yeterli olmuştur. 03.5 harcama kaleminde telefon ve faks faturaları ile toplantı katılım bedeli ödemeleri yapılmış, ödenek tutarı yeterli olmuştur. 06.1 harcama kalemine 1.300.000,00 TL ödenek ayrılmıştır. Harcamalar basılı kitap alımı, süreli yayın, veri tabanları abonelikleri ve raf alımında yapılmış olup; ödeneğin tamamına yakını kullanılmıştır. Başkanlığımız bütçesi; 03.2 kaleminin %93,1 lük kısmının kullanılması, bu kalemdeki ödenek tahminleri ve kullanımının tutarlı olduğunun göstermektedir. 03.3 kaleminin %74 lük kısmı kullanılmıştır. Yıl içersinde iş yoğunluğunun fazla olması ve sadece gerekli toplantılara katılımların sağlanması gibi sebeplerden dolayı ödeneğin tamamı kullanılamamıştır. 03.5 kaleminin %85,8 lik kısmı kullanılmıştır. 06.1 kaleminin %99,9 luk kısmı kullanılması, bu kalemdeki ödenek tahminleri ve kullanımının tutarlı olduğunu göstermektedir. İlgili harcama kalemi Başkanlığımızın hedefleri doğrultusunda verimli bir şekilde kullanılmıştır. PERFORMANS SONUÇLARI TABLOSU PHİDT Numarası 12 PERFORMANS HEDEFİ Teknolojik altyapı yatırımlarına devam edilmesini sağlamak. SORUMLU BİRİMLER Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı 10
PERFORMANS HEDEFİ İZLEME VE DEĞERLENDİRME TABLOSU 12 Birim Adı Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı Amaç Fiziksel Ve Teknolojik Altyapıyı Sürekli Güçlendirmek Hedef Teknolojik altyapıyı güçlendirmek Performans Hedefi Teknolojik altyapı yatırımlarına devam edilmesini sağlamak. Performans Göstergeleri Ölçü Birimi Hedeflenen Gösterge Düzeyi Gerçekleşen Gösterge Düzeyi Gerçekleşme Durumu (%) 1 Abonelik sağlanan veri tabanı sayısı Adet 53 51 %96 2 Veri tabanlarına erişim sayısı Adet 22.000 45.532 %207 3 Kampus dışından veri tabanlarına erişim sayısı Adet 11.000 24.173 %220 4 Kütüphanelerdeki işitsel ve görsel materyal sayısı Adet 1.800 1.280 %71 5 6 Kütüphanelerde başka kütüphanelerden temin edilen materyal sayısı Tıp Fakültesi Hastane lerinin teknolojik altyapısının geliştirilmesi Adet Yüzde 70 93 %133 11
Açıklama ve Değerlendirme 1. 2014 yılında 53 adet veri tabanı aboneliğinin devam ettirileceği ön görülmüş ve fakat 51 adet veri tabanı aboneliği gerçekleştirilmiştir. Abone olunan veri tabanlarından bazılarının kullanım istatistiklerinin düşük olması nedeniyle 5 adet veri tabanının aboneliği iptal edilmiştir. 2. 2014 yılında veri tabanlarına erişim sayısı 22.000 olarak tahmin edilmesine rağmen gerçekleşen erişim sayısı 45.532 dir. Gerçekleşen erişim sayısının tahminlerin üzerinde olmasının sebebi; veri tabanlarına erişimin akademik arama motorundan da sağlanması ve veri tabanlarının kullanımının yaygınlaşmasıdır. 3. 2014 yılında veri tabanlarına kampüs dışından erişim sayısı 11.000 olarak tahmin edilmesine rağmen gerçekleşen erişim sayısı 24.173 tür. Bu durum Üniversitemizde veri tabanları kullanımının yaygınlaştığını göstermektedir. 4. 2014 yılında işitsel ve görsel materyal sayısının 1.800 adede çıkarılacağı tahmin edilmiş, ancak işitsel ve görsel materyal kullanım istatistiklerinin düşük olması nedeniyle yeni materyal alımı yapılmamıştır. 5. 2014 yılında Kütüphaneler arası ödünç verme kapsamında 70 kitap ödünç alınacağı tahmin edilmesine rağmen, 93 adet kitap ödünç alınmıştır. Ödünç alınan materyal sayısının tahminlerin üzerinde olmasının sebebi, 2014 yılında Üniversitemizin TÜBESS Sistemine üye olması ve bu kapsamda tezlerinde ödünç alınabilmesidir. 3- Öneri ve Tedbirler Kütüphanecilik hizmetlerinin elektronik ortamda sunulmasına paralel olarak kütüphanelerde teknik personel ihtiyacı ortaya çıkmıştır. Bu nedenle uzman kütüphanecilerin yanında bilgisayar mühendislerine de ihtiyaç duyulmaktadır. İhale sürecinin uzun sürmesi nedeniyle kaynakların kullanıcıların hizmetine sunulmasında süreç uzadığı için sıkıntılar yaşanmaktadır. Güncel kaynakların kütüphane koleksiyonuna kazandırılabilmesi ve kısa zamanda kullanıcıların hizmetine sunulabilmesi için sık aralıklarla doğrudan temin yöntemi ile yayın alımlarının yapılması gerekir. Yeni başlayan öğrencilere yönelik oryantasyon programlarının istenilen düzeyde düzenlenememesi, öğrencilerin kütüphane hizmetlerinden istenilen düzeyde yararlanamamasına sebep olmaktadır. Konuyla ilgili olarak fakültelerle birlikte gerekli çalışmalar yapıldığında sorunun çözüleceği düşünülmektedir. 12
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (Kırıkkale-20.01.2015) Hüseyin Murat YÜCEL Daire Başkanı 13