Sayfa No 1/7 1. Amaç TS EN ISO / IEC 17065, Organik Tarımın Esasları ve Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik ve talep edildiğinde AB- Konsey Yönetmeliği Organic Production and Labelling of Organic Products and Repealing Regulation (EC No 834/2007) şartlarına göre, belge verme, sürdürme, askıya alma ve belgenin geri çekilmesini kapsayan ürün belgelendirme sistemini sağlamak. 2. Sorumlular Şirket Müdürü; Kontrolörlerin ve kontrol tarihleri dahil kontrol ekibinin belirlenmesini, sertifikasyon hizmeti için gereken dokümanların müşteriden talep edilmesi, uygunluk ve eksiksizlik açısından gözden geçirilmesi ve kontrolöre iletilmesini, laboratuvar analizlerinin gerçekleştirilmesini ve sonucun ilgililere iletilmesini sağlar. Kontrolörlerin seçimi ve atamasını yapar, Sertifikasyon işlemlerinin içeriğinin gözden geçirilmesi ve prosedürün TS EN ISO / IEC 17065 standardının gereklerine uygunluğunun sağlanmasını, sertifikasyon karar sürecinin koordinasyonunu, sertifikaların düzenlenip müşteriye gönderilmesini, sertifikasyon şartlarındaki değişikliklerin müşterilere bildirilmesi ve sertifikasyon prosesi ile ilgili kayıtların saklanmasını sağlar. Kontrolörler; kontrol işleminin ORTAR prosedürlerine, Organik Tarımın Esasları ve Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik veya talep edildiğinde AB- Konsey Yönetmeliği Organic Production and Labelling of Organic Products and Repealing Regulation (EC 834/2007) dahilinde gerçekleştirilmesinden sorumludurlar. Bu kapsamda müteşebbis ile görüşerek kontrol planının yapılması, kontrolle ilgili olarak müteşebbis ile diyaloğun kurulması, müteşebbis dokümantasyonunun gözden geçirilmesi / değerlendirilmelerin yapılması, yerinde haberli / habersiz kontrollerin yapılması, mevcut ise yapılan tespitlerin uygunsuzluk raporlarında dokümante edilmesi, kontrol raporunun hazırlanması, sertifikasyon kararı için dokümantasyonun ORTAR a iletilmesini sağlar, gerek duyduğu hallerde analizler yaptırır. Sertifikerler; tüm kontrolleri tamamlanmış ürünler için; kontrole ilişkin bilgi ve belgelere dayanarak organik tarım müteşebbis sertifikası ve ürün sertifikalarının verilmesi, devamı, askıya alınması, iptali kararını verir 3. Uygulama Sertifikasyon işlemi müracaatın yapılması ile başlayan sertifikasyon kararı ve sertikanın düzenlenmesi ve kullanımı ile tamamlanan aşamaları içerir. Tüm işlemler açık ve dokümanlar temelinde yürütülür. 3.1. Başvuru, Hazırlık İşlemleri ve Kontrolün Yapılması 3.1.1. İlk Başvuru İlk görüşmede müteşebbise ORTAR ın kalite sistemi ile kontrol ve sertifikasyon hizmetleri ile ilgili bilgi verilir. Müteşebbisin Kuruluşumuzla çalışmak istemesi halinde Organik Tarım Kontrol ve Sertifikasyon Başvuru Formu direk elden verilir veya elektronik olarak gönderilir. Başvuru yapan müteşebbislerin durumu, Başvuru Takip Formu ile takip edilir. Müteşebbisin başvuru formunu ve Kontrol ve Sertifikasyon İçin Gerekli Dokümanlar Formu nda yer alan bilgi ve belgeleri Kuruluşumuza sunmasıyla, başvuru Şirket Müdürü tarafından değerlendirmeye alınır. Eksik bilgi ve belgelerin bulunması halinde müteşebbis ile irtibat kurarak eksikliklerin tamamlanmasını sağlar.
Sayfa No 2/7 3.1.2. Başvurunun Yenilenmesi Sertifikasyona devam etmek için, daha önce sertifika verilmiş müteşebbis, ücreti öder ve aşağıdaki bilgileri ORTAR a sunar. Önceki yılın organik tarım planında yapılması düşünülen değişikliklerle ilgili olarak dökümanlarla desteklenmiş bir açıklama, ORTAR tarafından varsa daha once tespit edilen uygunsuzlukların giderildiğine dair bilgi ve belgeler, OTY ne uygunluk için ORTAR tarafından talep edilen diğer bilgi ve belgeler. 3.2. Fiyat Teklifinin Hazırlanması Başvuru formunun alınması üzerine, Kontrol / Sertifikasyon Hizmeti Ücretlendirme Prosedürü ne göre yıllık kontrol ve sertifikasyon maliyetini de içeren fiyat teklifi hazırlanarak müteşebbise iletilir. 3.3. Sözleşme Fiyat teklifinin müteşebbis tarafından onaylanmasının ardından Organik Tarım Kontrol Ve Sertifikasyon Hizmet Alım Sözleşmesi, imzalaması için müteşebbise gönderilir. Organik Tarım Kontrol ve Sertifikasyon Sözleşmesi Genel Şartları; bu sözleşmenin ayrılmaz bir parçasıdır. Ayrıca sözleşme ile birlikte Kontrol ve Sertifikasyon İçin Gerekli Dokümanlar Formu da müteşebbise iletilir. Müteşebbis sözleşme ile birlikte; hazırladığı faaliyet alanı ile ilgili bilgileri kapsayan organik tarıma geçiş ve üretim planlarını ve Kontrol ve Sertifikasyon İçin Gerekli Dokümanlar Formu nda belirtilen bilgi ve belgeleri ORTAR a iletir. Müteşebbis; organik tarım faaliyetini üretici grubu ile yapıyorsa, her üretici ile Organik Tarım Üretici Sözleşmesi ni imzalamak zorundadır. Ayrıca aracı tüccar, depolama, işleme ve benzeri fason hizmetleri yaptırdığı gerçek ve tüzel kişi ile de sözleşme yapar. Bu fason üretim yapan işletmeler de organik tarım kontrol sistemine dâhildir. Müteşebbisten gerekli bilgilerin alınması üzerine ORTAR, TC. Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı tarafından hazırlanan Organik Tarım Veri Tabanı Sistemi ne müteşebbisle ilgili bilgileri kaydeder. 3.4. Hazırlık İşlemleri ve Kontroller 3.4.1. Kontrol Planının Hazırlanması Kontrolör ve Sertifikerlerin Atanma ve Görevlendirilmesi Prosedürü ne göre atanan Kontrolör, mevcut dokümanları inceler. Müşterinin sertifikasyona hazır olup olmadığına dair karar, Kontrol ve Sertifika İçin Gerekli Dokumanlar Formu na göre sunulan dokümanların incelenmesi sonuçlarına göre verilir. İnceleme sonucunda tespit edilen eksiklikler Doküman İnceleme Sonuç Raporu ile dokümante edilir. İstenen evrakların tamamlanması neticesinde kontrolör, kontrolde yer almasında sakınca bulunmadığına dair beyanın da yer aldığı Kontrol Planı Formu nu hazırlar. 3.4.2. Başlangıç Kontrolü, Uygulama Alanının Kontrolü Kural olarak başlangıç kontrolü / ilk kontrol, müracaat ve dokümanların sunulmasını takip eden ilk ayda yapılır. Başlangıç kontrolünde, organik uygulama planı ve OTY ile uyumlu olarak hazırlanan ORTAR Organik Üretim Standartlar Talimatlarına (bknz.üretim Standartları ÜS 01, 02, 03, 04, 05) uygun üretim
Sayfa No 3/7 yaptığının uygunluğu değerlendirilir. Kontrolör kontrolü konusu ile ilgili hazırlanmış Kontrol Formuna göre yapar. (bknz. Kontrol Formları FR24, 25, 26, 27, 28) Kontrol başlangıçında Müteşebbise kontrol içeriği hakkında bilgi verilir. Kontrolde ; üretimin tüm bölümleri, depolama, nakliye, personelin organik üretim konuları hakkındaki bilgisi, üretimin izlenebilirliğini sağlayan, garanti eden dokümantasyon ve kayıt sistemi değerlendirilir. Müteşebbis tarafından aynı alanda birkaç ünitenin işletilmesi halinde, organik olmayan ürünlerin üretildiği üniteler ve depoları da kontrol işlemine tabidir. Kontrol sonucunda Müteşebbise bulgularla ilgili bilgi verilir ve bir tutanak tutulur. Kontrolör tarafından doldurulan form, kontrolör ve müteşebbis ya da onun tarafından yetki verilmiş bir kişi tarafından imzalanır. İlgili Kontrol Formunun bir nüshası ve tutulan tutanak, müteşebbise teslim edilir. Kontrolde tespit edilen uygunsuzluklar varsa, bunları Kontrol Uygunsuzluk Formu na kaydeder. Uygunsuzluk formunda, kontrolör tarafından uygunsuzlukların açık tanımları ve müteşebbis tarafından da düzeltici faaliyetler dokümante edilir. Kontrol Uygunsuzluk Formu nun bir kopyası müteşebbise verilir. Belirlenen tüm uygunsuzluklar giderilene ve ORTAR tarafından bu durum doğrulanana kadar (yerinde kontrolle veya diğer uygun doğrulama yöntemleriyle) sertifikasyon işlemleri gerçekleştirilmez. 3.4.3. Düzenli Yıllık Kontroller Organik üretim yapılan işletme, en az yılda bir defa üretimin OTY ile uyumlu başarılı ve kesintisiz devamlılığının sağlandığından emin olmak için kontrol edilir. Eğer organik üretim ünitesinde herhangi bir değişiklik varsa, kontrolörün bir sonraki yıllık kontrol hazırlığı yapması için müteşebbisin güncellenmiş organik yönetim planını sunması gereklidir. İşletmeye yapılacak planlanmış yıllık kontrollere ilave olarak önceden haber vermeksizin kontrol ziyaretleri yapılabilir. 3.4.4. Takip Kontrolü Yapılan kontrol neticesinde müteşebbisin sertifika almaya hak kazanamaması veya belgeli Kuruluşun belgesinin iptali durumunda gerçekleştirilen denetimdir. Sertifikalandırma kontrolü sonrası takip kontrolü söz konusu olduğunda, tespit edilen düzeltici faaliyet süresi 3 ayı geçerse takip kontrolü, tam kontrol olarak planlanır ve gerçekleştirilir. 3.4.5. Örnek Alma ve Analiz OTY hükümlerine uymayan üretim teknikleri ve girdilerin kullanıldığından şüphe duyulduğu durumlarda, kontrolör tarafından Numune Alma Prosedürü ne göre analiz amaçlı ürün örnekleri alınır. Bu örnekler, Taşerona Verme Prosedürü ne göre seçilmiş ve TS EN ISO / IEC 17025 standardına göre akredite olan laboratuvarlarda analiz ettirilir. 3.5. Kontrol Raporu ve Sertifikasyon Kararının Alınması Kontrolör, kontrol esnasında tespit ettiği tüm bulguları ve uygunsuzlukların listesini ve eğer yapılmışsa analiz sonuçlarını içeren bir Kontrol Raporu hazırlar. Hazırlanan Kontrol Raporu, tüm ekleriyle birlikte sertifikere iletir. Kontrol Raporu nun ekinde Müteşebbis tarafından teslim edilen tüm bilgi ve dokümanlar, Kontrol Formları, analiz sonuçları ve ilgili yazışmalar bulunur. Kontrol Raporu ve eklerinin incelenmesinden sonra Sertifiker tarafından Sertifikasyon Karar Formu düzenlenir. Sertifika düzenlenmesine karar verilmesi halinde Sertifika düzenlenir. ORTAR, sertifikalara; ister bağımsız, ister üretici grubu dahilinde olsun, OTK ce verilen ORTAR kodu ile başlayan bir kod numarası verir.
Sayfa No 4/7 Sertifika bir yıl geçerlidir. Sertifika 2 orjinal kopya olarak düzenlenir. Bunlardan biri ORTAR tarafından saklanır, diğeri ise Müteşebbise verilir. Eğer kontrolün sonucu olumsuz ise, sertifikasyon işlemleri sonlandırılabilir veya geçiş süreci uygulamasına alınabilir. Düzenlenen sertifikaların icmal listeleri Bakanlığa gönderilir. (Bknz: Müteşebbis ve Ürün Sertifikası Formu) 3.5.1. Müteşebbis sertifikası Aşağıdaki koşulların yerine getirilmesi üzerine Müteşebbis Sertifikası hazırlanır: Rapor ve sertifikasyon kararının olumlu olması ve takip kontrollerine ve düzeltici faaliyetlere gerek kalmaması, Sertifikasyon kararında tespit edilen tüm uygunsuzluklarla ilgili gerekli düzeltici faaliyetlerin yerine getirilmesi, Faturada belirtilen Kontrol ve Sertifikasyon maliyetinin tamamının ödenmesi. 3.5.2. Ürün sertifikalarının hazırlanması Ürün sertifikaları 2 şekilde düzenlenir : İşlenmemiş ürünlerde ürünlere toptan Ürün Sertifikası verilir. Her bir satışta satış miktarı ürün sertifika suretine müteşebbis tarafından derkenar düşümü yapılır ve imza altına alınır. İşlenmiş ürünlerde Ürün Sertifikası düzenlenir. Ürün el değiştirdiğinde yeni bir işleme tabi tutulmuyorsa tekrar sertifika düzenlenmez. Bu ürünlerde etiket ve organik ürün logosu bulunur. Depolama, toptan pazarlama ve dağıtım yapan müteşebbislerin toptan satışlarında ürün sertifikası düzenlenir. Ürün sertifikalarının düzenlenebilmesi için ORTAR a iletilmesi gereken bilgiler genel olarak şunlardır: Tarımsal projelerde hasat ve/veya her üreticiden yapılan ürün alımlarıyla ilgili bilgileri, Ürün sevk bilgileri (irsaliyeler), İşletme ürün giriş bilgileri, Ürün işleme bilgileri, Yapılan organik ürün satışıyla ilgili fatura ve Ürün Sertifikası Talep Formu nun ORTAR a iletilmesi üzerine ürün sertifikası düzenlenir. OTY kapsamında üretilen ürünler, bu ürünler için düzenlenen ürün sertifikası ile pazarlanırlar. Organik ürün satışından sonra 7 gün içerisinde ORTAR a bilgi verilmesi gereklidir. Stok takibi ORTAR tarafından yapılır. 3.6. Kapsam Genişletme Herhangi bir konuda Şirketimizden organik tarım kontrol ve sertifikasyon hizmeti almak için başvuru yapmış bir müteşebbis, daha sonra aynı veya başka konular için; daha önceden yapmış olduğu başvuru, kontrol ve sertifikasyon süreçlerinden geçer.
Sayfa No 5/7 3.7. Askıya Alma Askıya alma konusunda aşağıdaki durumlarda karar verilir: Kontrollerde, müteşebbisin sertifikalandırılan ürünün garanti altına alınamaz durumda olduğunun Kontrolörler tarafından tespit edilmesi ve Sertifikerlerin de bu yönde karar alması durumlarında; ORTAR, eksiklik ve aksaklıkların düzeltilmesi için müteşebbise bir ay süre tanır. Bu süre sonunda tekrar kontrol yapar uygunsuzluk giderilmiş ise sözleşme aynen devam eder. Aksi halde bu prosedürde belirtilen yaptırımlar uygulanır. Eğer sunulması taahhüt edilen dokümanlar, mutabık kalınan zaman içinde sunulmaz veya içerikleri yeterli olmazsa takip kontrolüne karar verilir. Üretim aşamasında OTY hükümlerine aykırı uygulamaların saptanması halinde; müteşebbis organik üretime geçiş sürecinde ise, süre uzatılır, bu süreyi tamamlamışsa tekrar geçiş sürecine geçirilir ve müteşebbise yazılı olarak bildirilir. Uzatılan geçiş süresi sonunda bu Yönetmelik hükümlerine aykırı uygulamaları tekrarladığı tespit edilen üretici müteşebbislerin sözleşmesi feshedilir. Kuruluşun, bünyesinde meydana gelen ve kontrol / sertifikasyon şartlarını değiştireceğinden dolayı bildirmesi gereken değişiklikleri bildirmemesi (adres değişikliği vb), Müteşebbisin sertifika ve logo kullanım kurallarına uymaması, Müteşebbisin mali yükümlülüklerini yerine getirmemesi, Müteşebbise, sertifikanın askıya alınma kararı Şirket Müdürü tarafından yazılı olarak tebliğ edilir. Kararın tebliğ tarihinden itibaren müteşebbis, sertifika/logo kullanımını durdurmak ve sertifika ile eklerini 15 gün içinde ORTAR a iade etmek zorundadır. İade etmediği takdirde öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmaz ise yasal yollara başvurulur. Askıya alma süresince müteşebbis, sertifikaya ait haklardan faydalanamaz. Sertifikanın askıya alınma nedeninin giderildiği kanıtlandığında, Sertifiker kararı ile sertifika askıdan kaldırılır. Sertifikanın askıda kalma süresi en fazla 6 aydır. Ancak bu süre, özel durumlar için Sertifiker kararı ile en fazla 6 ay daha uzatılabilir. 3.8. Sözleşme Feshi ve Sertifikanın Geri Çekilmesi Sertifikanın geri çekilmesi Sertifiker, karara bağlı olarak sözleşmenin feshedilmesi Şirket Müdürü nün yetkisindedir. Verilen askı süresi sonuna kadar müteşebbisin kontrolün gerçekleştirilmesine müsaade etmemesi Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen faaliyetlerde (kontrol, doküman inceleme vb) müteşebbisin uygunsuzluklarını öngörülen sürelerde kapatmaması Müteşebbisin sertifikayı, kapsamında belirtilen ürünlerden farklı alanlarda kullanması Müteşebbisin kontroller sırasında eksik ve yanıltıcı bilgi vermesi Sertifikanın yanıltıcı ve haksız kullanımı ORTAR tarafından tahakkuk ettirilen ücretlerin fatura edilmesini takip eden 30 gün içerisinde ödenmemesi Müteşebbisin sertifikada belirtilen adreste bulunmaması
Sayfa No 6/7 Müteşebbise ait tüzel kişiliğin değişmesi Müteşebbisin bu talimat hükümlerine aykırı hareket etmesi Müteşebbisin sertifika ve ekleri üzerinde tahrifat yapması Herhangi bir sebepten dolayı müteşebbisin, ORTAR tarafından bildirilen gözetim kontrolü tarihini süre belirtilmeksizin erteleme talebinde bulunması veya gözetim kontrolünün iptali talebinde bulunması Müteşebbisin yazılı talebi Sertifika geri alındığında, bu müteşebbisin adı sertifikalı müteşebbisler listesinden çıkarılır. Müteşebbis, sertifikanın geri alınması ve sözleşmenin feshi kararının tebliğinden itibaren sertifika ve logonun kullanımını derhal durdurmak ve sertifikayı 15 gün içerisinde ORTAR a iade etmek zorundadır. Sözleşmesi fesih edilen müteşebbisin yeniden müracaatında; işlemler ilk müracaatta olduğu gibi uygulanır. Fesih tarihinden itibaren 30 gün dolmadan, yeni müracaat işleme konulmaz. Sözleşmesi feshedilen ve sertifikası geri çekilen müteşebbisler; Komiteye bildirilir. Herhangi bir itiraz söz konusu olduğunda; Şikâyet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü ne göre işlem yapılır. 3.9. Sertifikanın Yanıltıcı Kullanımı ORTAR ile sözleşme yapılarak sertifika kullanma hakkı kazanan müteşebbislerin; tanıtım dokümanlarında/malzemelerinde; Sertifikanın tüketiciyi yanıltıcı şekilde kullanılması Müteşebbisin sertifikayı, kapsamında olmayan farklı adres / ürün için kullanması Durumları tespit edildiğinde müteşebbis yazılı olarak uyarılır ve herhangi bir ihtilaf durumunda sertifikalı müteşebbis, sertifikayı referans gösteren tüm tanıtıcı yayınlarını ORTAR a sunmak zorundadır. ORTAR, gerektiğinde yasal uzmanların işbirliği ile veya görüşlerini alarak bu referanslarda sertifikanın yanıltıcı şekilde kullanılıp kullanılmadığını değerlendirir. Kullanılmışsa müteşebbisten söz konusu yayındaki uygunsuzluğu düzelterek yenisini sunmasını ister. Müteşebbis gerekli değişiklikleri yapmayı reddederse, sorunla ilgili olarak sertifikanın askıya alınması, sözleşmenin feshedilmesi ve sertifikanın geri alınması, yasal girişim vb. işlemler yukarıda belirtildiği şekilde yapılır. 3.10. Sertifikanın Haksız Kullanımı ORTAR ile Kontrol / Sertifikasyon sözleşmesi akdetmeksizin sertifikanın kazandırdığı menfaatleri kullanarak ORTAR ı maddi zarara sokması sebebiyle dava tarihindeki müteşebbisin büyüklüğü göz önüne alınarak, maddi tazminat davası açılır. ORTAR ile Kontrol / Sertifikasyon sözleşmesi yaparak sertifika kullanma hakkı kazanan müteşebbislerin, sertifikasını haksız kullandığı tespit edildiğinde; manevi tazminat davası açılır. Sertifika ve eklerini sertifika askıda iken kullanan ve üzerinde tahrifat yapan müteşebbislerin sözleşmeleri fesih edilir.
Sayfa No 7/7 3.11. Kontrol / Sertifikasyon Sistemindeki Değişiklikler Kontrol / Sertifikasyon prosedürlerinde, Kontrolün / Sertifikasyonun esas alındığı yönetmelik şartlarında herhangi bir değişiklik olduğunda Şirket Müdürü; durumu müteşebbislere faks veya elektronik posta ile yazılı olarak bildirir. Ayrıca web sitesinde de değişiklik duyurusu yayınlanır. Geçiş sürelerinin belirlenmesinde temel olarak Bakanlık (Organik Tarım Yönetmeliği değişikliklerinde) tarafından belirlenen geçiş süreleri esas alınır. Şirket Müdürü, yasal mevzuattan ya da TÜRKAK'tan kaynaklanmayan belgelendirme kuralı değişikliklerinde; müteşebbislere yazılı olarak (faks veya e-posta) bilgi verir ve müteşebbislerin de görüşlerini alır. Alınan görüşleri Şirket Müdürü, Yönetim Temsilcisi yle de görüşerek değerlendirir ve değişiklik hakkındaki nihai kararı verir. Kalite Yönetim Temsilcisi; değişikliklerden etkilenen kalite yönetim sistem dokümantasyonunda gerekli revizyonların yapılmasını sağlar ve durumdan etkilenen taraflara dokümanların dağıtımı yapılır. 3.12. Müteşebbisin, verilen kararlarla ilgili her türlü itirazı, Şikâyetler ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü ne göre işlem görür. 4. İlgili Dokümanlar ve Kayıtlar Kontrol / Sertifikasyon Hizmeti Ücretlendirme Prosedürü (PR 10) Kontrolör ve Sertifikerlerin Atanma ve Görevlendirilmesi Prosedürü (PR 12) Numune Alma Prosedürü (PR 09) Taşerona Verme Prosedürü (PR 14) Şikâyet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü (PR 06) Ürün Standartları ÜS 01, 02, 03, 04, 05 Organik Tarım Kontrol ve Sertifikasyon Başvuru Formu (FR 11) Organik Tarım Kontrol Ve Sertifikasyon Hizmet Alım Sözleşmesi (FR 12) Organik Tarım Üretici Sözleşmesi (FR 13) Kontrol ve Sertifikasyon İçin Gerekli Dokümanlar (FR 14) Doküman İnceleme Sonuç Raporu (FR 15) Kontrol Planı Formu (FR 16) Müteşebbis Sertifikası (FR 20) Ürün Sertifikası (FR 21) Ürün Sertifikası Talep Formu (FR 23) Üretim Kontrol Formları (FR 24, 25, 26, 27, 28) Kontrol Raporu (FR 29) Sertifikasyon Karar Formu (FR 30) Kontrol ve Sertifikasyon Şeması (FR 33) Kontrol Uygunsuzluk Formu (FR 56) Başvuru Takip Formu (FR 57) Bitkisel Üretim Kontrol Tutanağı (FR 58) Organik Tarım Kontrol ve Sertifikasyon Sözleşmesi Genel Şartları (FR 59)