6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu Açısından Ticari Defterler T.C. Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı 1 Aydın BAZİN Hüseyin TAŞ Ertan ÖRS Müfettiş Müfettiş Müfettiş Aralık 2012, Ankara
DEFTER TUTMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ: Tacirlerin tutmakla yükümlü olduğu ticari defterlere ilişkin hükümler; 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64-88. maddeleri arasında yer almıştır. 2 Tacirin tüzel kişi olması halinde defterleri tutma sorumluluğu yöneticilere ve yönetim kuruluna aittir.
DEFTER TUTMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64. maddesi gereğince; Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. 3 Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.
DEFTER TUTMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ: Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür. 4 Yani, belge yoksa kayıt da yoktur.
DEFTER LERİN ONAYLANMASI: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64. maddesi gereğince; 5 Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere yaptırılır.
DEFTERLERİN TİCARET SİCİLİ MÜDÜRLÜKLERİ TARAFINDAN ONAYLANMASI: Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. 6
AÇILIŞ VE KAPANIŞ ONAYINA TABİ OLAN DEFTERLER: Defter Türü Açılış Onayı Kapanış Onayı Yevmiye Defteri + + Defteri Kebir + - Envanter Defteri + - Pay Defteri + - 7 Yönetim Kurulu Karar Defteri Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri + + + -
DEFTERLERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASI HALİNDE ONAY: Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz. 8
DEFTERLER KONUSUNDA TEBLİĞ YETKİSİ: ÇIKARMA Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir. 9
TİCARİ DEFTER SAYILAN DİĞER DEFTERLER: Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir. 10 Kuralın amacı, karine oluşturmak, ispatta yardımcı olmak gibi işlevlere sahip söz konusu defterlere, ticarî defterlere uygulanan güven ve disiplin kurallarını uygulayabilmektir.
VERGİ USUL KANUNU NUN DEFTER TUTMA VE KAYIT ZAMANINA İLİŞKİN HÜKÜMLERİNE UYMA ZORUNLULUĞU: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununa tabi gerçek ve tüzel kişiler, 04/01/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı Kanunun 175 inci ve mükerrer 257 nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorundadır. 11 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunun defter tutma, envanter, mali tabloların düzenlenmesi, aktifleştirme, karşılıklar, hesaplar, değerleme, saklama ve ibraz hükümleri 213 sayılı Kanun ile diğer vergi kanunlarının aynı hususları düzenleyen hükümlerinin uygulanmasına, vergi kanunlarına uygun olarak vergi matrahının tespit edilmesine ve buna yönelik mali tabloların hazırlanmasına engel teşkil etmez.
DEFTERLERİN TUTULMASI: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 65. maddesinde defterlerin tutulmasına yönelik düzenlemeler yapılmıştır. Buna göre; Defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulur. Kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde bunların anlamları açıkça belirtilmelidir. Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır. 12 Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.
DEFTERLERİN TUTULMASI: Defterler ve gerekli diğer kayıtlar, olgu ve işlemleri saptayan belgelerin dosyalanması şeklinde veya veri taşıyıcıları aracılığıyla tutulabilir. 13 Defterlerin ve gerekli diğer kayıtların elektronik ortamda tutulması durumunda, bilgilerin saklanma süresince bunlara ulaşılmasının ve bu süre içinde bunların her zaman kolaylıkla okunmasının temin edilmiş olması şarttır.
ENVANTER: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 66. maddesi gereğince; Her tacir, ticari işletmesinin açılışında, taşınmazlarını, alacaklarını, borçlarını, nakit parasının tutarını ve diğer varlıklarını eksiksiz ve doğru bir şekilde gösteren ve varlıkları ile borçlarının değerlerini teker teker belirten bir envanter çıkarır. 14 Tacir açılıştan sonra her faaliyet döneminin sonunda da böyle bir envanter düzenler. Faaliyet dönemi veya başka bir kanuni terimle hesap yılı oniki ayı geçemez. Envanter, düzenli bir işletme faaliyetinin akışına uygun düşen süre içinde çıkarılır. Kanunun gerekçesine göre; Envanter bilançodan önce çıkarılmalıdır.
ENVANTER: Maddi duran malvarlığına dâhil varlıklarla, ham ve yardımcı maddeler ve işletme malzemeleri düzenli olarak ikame ediliyor ve toplam değerleri işletme için ikinci derecede önem taşıyorsa, değişmeyen miktar ve değerle envantere alınırlar; şu şartla ki, bunların mevcutları miktar, değer ve bileşim olarak sadece küçük değişikliklere uğramış olsunlar. Ancak, kural olarak üç yılda bir fiziksel sayım yapılması zorunludur. 15 Aynı türdeki stok malvarlığı kalemleri, diğer aynı nitelikteki veya yaklaşık aynı değerdeki taşınabilir malvarlığı unsurları ve borçlar ayrı ayrı gruplar hâlinde toplanabilir ve ortalama ağırlıklı değer ile envantere konulabilir.
AÇILIŞ BİLANÇOSU VE YILSONU FİNANSAL TABLOLARI: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 68. maddesi gereğince; Tacir, ticari faaliyetinin başında ve her faaliyet döneminin sonunda, varlık ve borçlarının tutarlarının ilişkisini gösteren finansal tabloyu (sırasıyla açılış bilançosunu ve yıllık bilançoyu) çıkarmak zorundadır. Tacir, gelir tablosunu hazırlar. 16 Bilanço ile gelir tablosu, yılsonu finansal tablolarını oluşturur. 514 üncü madde ile Türkiye Muhasebe Standartlarının bu konudaki hükümleri saklıdır.
YILSONU FİNANSAL TABLOLARI NASIL DÜZENLENMELİ: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 69-71. maddeleri gereğince, yılsonu finansal tabloları; a) Türkiye Muhasebe Standartlarına uyularak düzenlenmeli, b) Açık ve anlaşılır olmalı, c) Düzenli bir işletme faaliyeti akışının gerekli kıldığı süre içinde çıkarılmalı, 17 d) Türkçe ve Türk Lirası ile düzenlenmeli, e) Tacir tarafından tarih atılarak imzalanmalıdır.
FİNANSAL TABLOLARI HAZIRLAMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 514. maddesi gereğince; Yönetim kurulu, geçmiş hesap dönemine ait, Türkiye Muhasebe Standartlarında öngörülmüş bulunan finansal tablolarını, eklerini ve yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporunu, bilanço gününü izleyen hesap döneminin ilk üç ayı içinde hazırlar ve genel kurula sunar. 18
BİLANÇONUN İÇERİĞİ: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 73. maddesi gereğince; Türkiye Muhasebe Standartlarında aksi öngörülmemişse bilançoda, duran ve dönen varlıklar, özkaynaklar, borçlar ve dönem ayırıcı hesaplar ayrı kalemler olarak gösterilir ve yeterli ayrıntıya inilerek şemalandırılır. 19 Duran varlıklar içinde işletmeye devamlı surette tahsis edilmiş bulunan varlıklar yer alır.
BELGELERİN SAKLANMASI VE SAKLAMA SÜRESİ: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 82/1. maddesi gereğince, her tacir; a) Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini, b) Alınan ticari mektupları, c) Gönderilen ticari mektupların suretlerini, 20 d) 64 üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeleri, sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür.
BELGELER GÖRÜNTÜ VEYA VERİ TAŞIYICILARDA SAKLANABİLİR Mİ: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 82/3. maddesi gereğince; Açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere, 6102 sayılı kanunun 82/1. fıkrasında sayılan belgeler, Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla, görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilirler; şu şartla ki; 21 a) Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşsünler; b) Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilsin ve uygun bir süre içinde kayıtlar okunabilir hâle getirilebiliyor olsun.
ELEKTRONİK DEFTER: Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin; 13/12/2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 1 Sıra Numaralı «Elektronik Defter Genel Tebliği» nde yer alan şartları taşımaları gerekmektedir. 22
BELGELERİN SAKLAMA SÜRESİ: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 82/5. maddesi gereğince; Ticari defterler, envanterler, açılış bilançoları, ara bilançolar, finansal tablolar, yıllık faaliyet raporları, topluluk finansal tablolar ve yıllık faaliyet raporları ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgeleri, 23 6102 sayılı kanunun 64 üncü maddesinin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeler, on yıl saklanır.
BELGELERİN SAKLAMA SÜRESİNİN BAŞLANGICI: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 82/6. maddesi gereğince; 24 Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.
BELGELERİN ZIYAA UĞRAMASI: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 82/7. maddesi gereğince; Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. 25 Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.
ÖLÜM VE TİCARETİN TERK EDİLMESİ HALİNDE BELGELERİN SAKLANMASI: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 82/8. maddesi gereğince; Gerçek kişi olan tacirin ölümü hâlinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi hâlinde kendisi defter ve kâğıtları 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 82/1. maddesi gereğince saklamakla yükümlüdür. 26 Mirasın resmî tasfiyesi hâlinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 82/1. maddesi gereğince on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.
KAMU GÖZETİMİ, MUHASEBE VE DENETİM STANDARTLARI KURUMUNUN YETKİSİ: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 88/1. maddesi gereğince; 27 6102 sayılı kanunun 64 ilâ 88 inci madde hükümlerine tabi gerçek ve tüzel kişiler gerek ticari defterlerini tutarken, gerek münferit ve konsolide finansal tablolarını düzenlerken, Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu tarafından yayımlanan, Türkiye Muhasebe Standartlarına, kavramsal çerçevede yer alan muhasebe ilkelerine ve bunların ayrılmaz parçası olan yorumlara aynen uymak ve bunları uygulamak zorundadırlar.
KOOPERATİFLER TARAFINDAN TUTULMASI GEREKEN DEFTERLER: 28 - Yevmiye Defteri - Defteri Kebir - Envanter Defteri - Karar Defterleri (Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri) - Ortaklar Pay Defteri - Stok Giriş-Çıkış Defteri veya Kartları - Sabit Kıymetler ve Demirbaş Defteri - Kıymetli Evrak Defteri - Teftiş Defteri - Gelen-Giden Evrak Kayıt Defteri
TİCARİ DEFTERLERİN DELİL OLMASI: Ticari defterler, belirli şartların varlığı halinde; ticari uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununda ticari defterlerin delil olmasına yönelik her hangi bir düzenleme yapılmamıştır. Ticari defterlerin delil olması Hukuk Muhakemeleri Kanununda düzenlenmiştir. 29
30 TİCARİ DEFTERLERİN DELİL OLMASI: Hukuk Muhakemeleri Kanunu nun 222. maddesine göre; Ticari defterlerin, ticari davalarda delil olarak kabul edilebilmesi için, kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun olarak tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve defter kayıtlarının birbirini doğrulamış olması şarttır. Belirtilen şartlara uygun olarak tutulan ticari defter kayıtlarının sahibi ve halefleri lehine delil olarak kabul edilebilmesi için, diğer tarafın aynı şartlara uygun olarak tutulmuş ticari defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması veya ilgili hususta hiç bir kayıt içermemesi yahut defter kayıtlarının aksinin senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olması gerekir. Bu şartlara uygun olarak tutulan defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine olan kayıtlar birbirinden ayrılamaz. Açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları, sahibi aleyhine delil olur. Taraflardan biri tacir olmasa dahi, tacir olan diğer tarafın ticari defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini belirtir; ancak, karşı taraf defterlerini ibrazdan kaçınırsa, ibrazı talep eden taraf iddiasını ispat etmiş sayılır.