FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA REHBERİ Birim Yöneticisinin Sunuşu İçindekiler I - GENEL BİLGİLER A. Misyon, Vizyon ve Değerler B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar C. Birime İlişkin Bilgiler 1. Fiziksel Yapı 2. Örgüt Yapısı 3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4. İnsan Kaynakları 5. Sunulan Hizmetler 6. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi D. Diğer Hususlar II AMAÇ ve HEDEFLER A. Birimin Amaç ve Hedefleri B. Temel Politikalar ve Öncelikler C. Diğer Hususlar III - FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. Mali Bilgiler 1. Bütçe Uygulama Sonuçları 2. Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 3. Mali Denetim Sonuçları 4. Diğer Hususlar B. Performans Bilgileri 1. Faaliyet ve Proje Bilgileri 2. Performans Sonuçları Tablosu 3. Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi 4. Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi 5. Diğer Hususlar IV - BİRİMSEL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. Üstünlükler B. Zayıflıklar C. Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER EKLER
I - GENEL BİLGİLER A. Misyon, Vizyon ve Değerler B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Fakülteyse; Dekan, Dekan Yrd., Fakülte Sekreteri, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu, Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme Görevlisi Enstitüyse; Enstitü Müdürü, Enstitü Kurulu, Enstitü Yönetim Kurulu Yüksekokulsa; Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme Görevlisi İdari Birim/Daire Başkanlığıysa; Daire Başkanı, Şube Müdürü, Şef, Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme Görevlisi İlgili kanunlar çerçevesinde yukarıda zikredilen organ ve makamların yetki, görev ve sorumlulukları yazılır. C. Birime İlişkin Bilgiler 1. Fiziksel Yapı Bu bölüme bilgiler girerken ayrıca taşınır listesi de eklenir. Örnek; Birimler İdari Bina Eğitim Alanları Alan (m2) A B Fakülte Adı-1 Fakülte Adı-2 Toplam A=Derslik; B=Laboratuvar; C=Kantin, Kafeterya vb. Eğitim Alanı Anfi Sınıf Bilgisayar Laboratuvarı Diğer Laboratuvar Toplam 0-50 51-75 76-100 Sosyal Alanlar C 101-150 Sirkülasyon Alanı 151-250 Toplam Alan 251-Üzeri
Yukarıda oluşturulan iki tablo gibi; toplantı konferans salonu, akademik personel hizmet alanları, idari personel hizmet alanları, ambar/depo alanları, arşiv alanları, atölyeler ile ilgili istatistikleri içeren tablolar yapılır. 2. Örgüt Yapısı Bu bölümde hem organizasyon şemasına hem de organizasyon şemasında gösterilen birimler hakkında açıklamaya (görev tanımları) yer verilir. Örnek; Daire Başkanı A Konulu Şube Müdürü B Konulu Şube Müdürü C Konulu Şube Müdürü Alt Birim Birim Sorumlusu 3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4. İnsan Kaynakları Bu bölümde personel; 1. Kadro doluluk oranına göre 2. Eğitim durumuna göre 3. Hizmet süresine göre 4. Yaşa göre 5. Cinsiyete göre 6. Unvana göre 7. Geldiği ülkeye göre sınıflandırılır. 8. Bir de başka üniversitelerde görevlendirilen personelimizle başka üniversitelerden gelen personelin istatistiğine yer verilir. 5. Sunulan Hizmetler Akademik birimler için:! Akademik Hizmetler! İdari Hizmetler! Eğitim Hizmetleri! Diğer Hizmetler olarak sınıflandırılır. 6. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Kullanılan Yönetim Bilgi Sistemleri (EBYS, Öğrenci Otomasyonu vb.) ayrıntılı olarak belirtilir. Iç kontrol sistemine ilişkin yürütülen faaliyetler ile performans takibi amaçlı yapılan bütün çalışmalar açıklanır. D. Diğer Hususlar II AMAÇ ve HEDEFLER A. Birimin Amaç ve Hedefleri B. Temel Politikalar ve Öncelikler C. Diğer Hususlar III - FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. Mali Bilgiler 1. Bütçe Uygulama Sonuçları 2. Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar
Planlanan harcamayla gerçekleşen harcamalar arasında olumlu ya da olumsuz fark oluşmuşsa bu sapmanın nedenleri açıklanır. 3. Mali Denetim Sonuçları İç kontrol, İç denetim ve sayıştay denetimi sonuçları belirtilir. 4. Diğer Hususlar B. Performans Bilgileri 6. Faaliyet ve Proje Bilgileri Akademik birimler için: a) Üniversite öğretim üyeleri tarafından düzenlenen ulusal ve uluslararası bilimsel toplantılar b) Ulusal ve uluslararası bilimsel toplantılara katılan öğretim üyesi ve idari personel sayısı c) Öğrenciler tarafından düzenlenen ulusal ve uluslararası bilimsel toplantılar d) İndekslere giren hakemli dergilerde yapılan yayınlar e) Uluslararası bildiriler f) Uluslararası kitap bölümü g) Ulusal makale h) Ulusal bildiri i) Ulusal kitap bölümü j) Ulusal konferans/panelist k) Bilimsel toplantılar / katılım l) Proje çalışması m) Kurul üyelikleri n) Bilimsel toplantı / etkinlik düzenleme o) Panel yürütücülüğü p) Bilimsel toplantılara katılım q) Süreli yayın hakemliği r) Tez yürütücülüğü s) Araştırma / inceleme gezileri t) Komisyon üyelikleri u) Çalıştay / workshop v) Radyo programı w) Verilen dersler x) Idari görevler y) Doktora tezi z) Ulusal kitap aa) Diğer! Editörlük ve hakemlik yapan öğretim üyesi sayısı / dergi sayısı! 2015 yılı Wos (Web of Science) da indekslenen AGÜ yayın sayılarının indekslere göre dağılımı! üniversiteler arasında yapılan ikili anlaşmalar Projelerle ilgili faaliyetler! Proje sayıları! Alınan patent sayıları Eğitim Öğretim ile ilgili faaliyetler! Eğiticilerin eğitimi (eğitici eğitimi alan öğretim elemanı)! Eğitimde pratik saatlerin oranı! Öğrencilerin staj yaptıkları yerlerin sayısı! Öğretim elemanı başına düşen haftalık teorik ders saati Lisansüstü dönemdeki bilimsel çalışma ve tezlerin yayına dönüştürülmesi! Bildiriye dönüştürülen bilimsel çalışma ve tez sayısı! Yayına dönüştürülen bilimsel çalışma ve tez sayısı! Proje destekli bilimsel çalışma ve tez sayısı! Yurt dışı üniversitelerde eğitim faaliyetine katılan öğretim üyesi sayısı
Bilimsel araştırma ile ilgili faaliyetler! Öğretim üyesi başına düşen yayın sayısı! Uluslararası dergilere yapılan danışmanlık ve editörlük sayısı! Yurtdışı projelere başvuru sayısı Yurtdışı bildirilerin ve yayınların desteklenmesi! Destek verilen çalışma sayısı! Uluslararası katılımlı proje sayısı İnsan kaynakları yönetimi ile ilgili faaliyetler! Yeni katılan eleman sayısı! Sınava girerek görevde yükselenlerin oranı 7. Performans Sonuçları Tablosu Birim, performans programında yer alan performans tablosuna gerçekleşme bilgilerini de ekleyerek yer verecektir. Kamu İdarelerinde Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik in Geçici Madde 2 ye göre performans programları hazırlanana kadar, bu bölüme ilişkin bilgilere yer verilmeyecektir. 8. Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Gerçekleşme Amaç 1: Amaç 2: Hedef 1: Hedef 2: Hedef 3: Hedef 1: Hedef 2: Hedef 3: Durumu (%) Açıklama 9. Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi Performans göstergelerine ilişkin değerlendirmeler, veri toplanması, işlenmesi ve kalitesine ilişkin değerlendirmeler, veri elde edilmeyen durumlar ve nedenleri ile performans bilgi sisteminin geliştirilmesine yönelik birim tarafından yürütülen çalışmalara yer verilir. Kamu İdarelerinde Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik in Geçici Madde 2 ye göre performans programları hazırlanana kadar bu bölüme ilişkin bilgilere yer verilmeyecektir. 10. Diğer Hususlar IV - BİRİMSEL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ (Bu bölümde Orta ve uzun vadeli hedeflere ulaşılabilmesi sürecinde:birim yapısı, Organizasyon yeteneği, Teknolojik kapasite gibi unsurlar açısından içsel bir durum değerlendirmesi yapılarak idarenin üstün ve zayıf yanlarına yer verilir.) A. Üstünlükler B. Zayıflıklar C. Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Bu bölümde faaliyet yılı sonuçları ile genel ekonomik koşullar, bütçe imkanları ve beklentiler göz önüne alınarak, idarenin gelecek yıllarda faaliyetlerinde yapmayı planladığı değişiklik önerileri, hedeflerinde meydana gelecek değişiklikler, karşılaşabileceği riskler ve bunlara yönelik alınması gereken tedbirlere yer verilir. EKLER
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığı, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. ( yer tarih ) İmza : Ad-Soyad : Unvan :