E-DEFTER GEÇİŞ İŞLEMLERİ VE UYGULAMA SI VE DİĞER HUSUSLAR

E-DEFTER GEÇİŞ İŞLEMLERİ VE UYGULAMA SI VE DİĞER HUSUSLAR A.Şeref ACAR YMM Mustafa DÜNDAR YMM

Kim tutacak E-Fatura geçen mükelleflerin tamamı en geç 31.12.2014 tarihine kadar başvuruda bulunup, 1 Ocak 2015 tarihinden itibaren e-deftere geçeceklerdir. 2

a)4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında MAL ALAN MÜKELLEFLERDEN 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. E- fatura b)6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında MAL ALAN MÜKELLEFLERDEN 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. 3

E- fatura 2014 yılında yeni tutar belirlenmediğinden, 2013 yılındaki tutarlar, sadece ve sadece 2013 yılı için geçerli olup, bu tutarlar her yıl otomatik olarak artmadığı gibi yeni belirlemede yapılmamıştır. 4

e-defter TANIM Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin www. e-defter.gov.tr isimli internet sitede duyurulan format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür. 5

YASAL DAYANAK e-defter 1-6102 sy TTK m.64/3, 2-213 sy. VUK, mük.m.242, mük.m.257 ve m.175, 5-1 Sıra no lu Elektronik Defter Tebliği, 6- Ticari Defterlere İlişkin Tebliği. 7-421 SERİ NO LU VUK GT, 8-67 NO LU VUK SİRKÜLERİ 6

E-FATURA KULLANANLAR 31.12.2014TARİHİ İTİBARİYLE E-DEFTERE BAŞVURUDA BULUNMAK ZORUNDADIR. 7

GEÇİŞ TARİHİ 67 NO LU VUK SÜRKÜLERİ 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden; a) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015 tarihinden itibaren, b) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere, c)özel hesap dönemine tabi olanların 1/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir. 8

İHTİYAÇLAR a) Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları, b) Tüzel kişi mükelleflerin 397 Sıra No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması, c)elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması. 9

GEÇİŞ TARİHİ 67 NO LU VUK SÜRKÜLERİ Elektronik defter uygulamasında defterler aylık dönemler itibarıyla tutulacağından zorunluluk kapsamına giren mükellefler 2014 Aralık ayı içerisinde başvurmaları durumunda, 2014 Aralık döneminin defterlerini aylık olarak oluşturamayacaklardır. Sonuç: 2014 YILINDA TUTULAN DEFTERLERİMİZ KAĞIT ORTAMINDA TUTULACAK VE BUNA GÖRE İŞLEM YAPILACAKTIR. 10

HANGİ DEFTERLERİ KAPSAMAKTA DIR? 1- Yevmiye Defteri, 2- Defteri Kebir, Diğerleri kağıt ortamında tutulacaktır. 11

BAŞVURU E-FATURA YA GEÇİŞTE OLDUĞU GİBİ E-DEFTER İÇİN DE BAŞVURUDA BULUNULMASI GEREKMEKTEDİR. BAŞVURUNUN EN GEÇ 31.12.2014 TARİHİNE KADAR YAPILMASI ZORUNLUDUR. Özel hesap dönemine tabi olanlar ise 30.11.2014 tarihine kadar başvuruda bulunmaları gerekmektedir. e-defter uygulamasına başvuru yapmak için mali mühür gerekli olup, e-fatura uygulaması için alınan mali mühür e-defter uygulaması için de kullanılabilmektedir. 12

BAŞVURU Elektronik ortamda yapılmak zorundadır. 13

BAŞVURU 14

BAŞVURU Elektronik defter uygulamasına sadece format ve standardı www.edefter.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan defterlerin elektronik ortamda tutulabilmesi amacıyla başvuru yapılabilecektir. 15

TUTULMA SI Elektronik defter tutulmaya başlanıldıktan sonra her ay için GİB DEN ELEKTRONİK ORTAMDA AYRI AYRI SERTİFİKA ALINACAK VE BU SERTİFİKALAR SAKLANACAKTIR. Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçmektedir. 16

TUTULMA SI Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır: a) Madde sıra numarası, b) Tarih, c) Borçlu hesap, ç) Alacaklı hesap, d) Tutar, e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları. 17

ŞUBEDE TUTULMA SI Şube kayıtları da e-defter olarak tutulabilmektedir. Kaynak: e-defter kılavuzu. 18

DEVİR, BÖLÜNME TÜR DEĞİŞTİRME HALİNDE Nev'i değişikliği öncesindeki limited şirketin devamı niteliğinde olduğundan, 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğindeki tutarların hesabında, nev'i değişikliği yapmadan önceki Limited Şirketin brüt satışları ile nev'i değişikliğinden sonraki Anonim Şirketin brüt satışlarının toplamlarının dikkate alınması gerekmektedir. 19

BERAT ALINMASI Aylık dönemler itibarıyla oluşturulan elektronik defterler için, aşağıda yer alan adımları izleyerek berat alınması ve bunları istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi zorunludur. a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar. b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar." c) İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur. ç) Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir. 20

BERAT NEDİR? E-DEFTER Tebliğinde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyadır. 21

AÇILIŞ VE KAPANIŞ ONAY ZAMANI Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılışı Yapılacaktır. (OCAK 2015) Hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade eder. (KV Mük. 25 Nisan, GV Mük. 25 Mart) 22

ZAMAN DAMGASI Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeni ile beratların Başkanlık tarafındanonaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, gerçek kişi mükellefler için nitelikli elektronik imza veya mali mühür, tüzel kişi, kamu kurum ve kuruluşları ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar için mali mühür ile zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİT AK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi nden temin edilecektir 23

24

Berat Alınması nedeniyle, geçmişe dönük muhasebe kayıtlarının, muhasebenin düzeltme kuralları çerçevesinde düzeltilmesi gerekmektedir. DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Berat nedeniyle, banka, cari hesap vb mutabakatlarının berat alınıncaya kadar yapılması gerekmektedir. Bu nedenle gelmeyen faturaların ve stokların takibi sağlıklı bir şekilde yapılmalıdır. 25

DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR e-defter ve e-defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir. Defter ve beratının kağıda bastırılarak saklanması söz konusu değildir. e-defter ibraz edilirken mutlaka beratı ile birlikte elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir biçimde ibraz edilmelidir. 26

DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Ancak, hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya başlayanlar, izleyen ilk ayda oluşturacakları elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlara yer vereceklerdir. Ayrıca elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır. 27

DİKKAT EDİLECEK HUSUSLA R e-defter muhasebe kayıtları Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılmayacaktır. Tebliğ kapsamında elektronik imzalı veya mali mühürlü olarak e-defter Beratı ile birlikte mükellef nezdinde saklanacaktır. 28

e-defterin HUKUKİ DURUMU Oluşturulan elektronik defterler, GİB tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir. 29

e-defterin SAKLANMASI VE İBRAZI 1. Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. 2. Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kâğıt ortamında saklanmayacaktır. 3. Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür. 30

e-defterin SAKLANMASI VE İBRAZI 4. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. 5. Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur. 31

SAKLANAN DEFTERLERİN UZAKTAN DENETİMİNE İZİN VERİLME ZORUNLULU ĞU DA GETİRİLEBİLE CEKTİR Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı gerek görmesi halinde, Elektronik Defter Tebliğinde belirlenen esaslar ile sınırlı olmak üzere, uygulamadan yararlananların bilgi işlem sistemlerini denetleme yetkisine sahiptir. Elektronik defter tutanlar bu denetimler sırasında, gerekli her türlü imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır. Bu kapsamdaki denetim yetkisi mahallinde kullanılabileceği gibi, bu süreçte uzaktan erişim yöntemlerinin kullanılması da istenilebilir. hukuki açıdan bu zorunluluk tartışmaya açıktır!!! 32

VERİ KAYBI VEYA DEFTER KAYITLARI SİLİNİR İSE Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu ON BEŞ GÜN İÇİNDE GİB E bildirmek ve kayıtların nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır. Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu EN GEÇ ÜÇ iş günü içerisinde Başkanlığa bildirmek zorundadır. 33

Bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükellefler Bu mükellefler, sistemleri üzerinde yapacakları bakım, onarım, gözden geçirme vb. işlemler nedeniyle sistemlerine erişim kesintiye uğrayacak ise bu kesintiden önceki üç işgünü içerisinde hangi tarihte ve ne kadar süreyle sistemlerinin kesintiye uğrayacağını Gelir İdaresi Başkanlığı'na bildirmekle yükümlüdürler. Kesinti süresi hiçbir surette iki günü aşamaz. 34

DİĞER HUSUSLAR İstenilmesi halinde, elektronik defter kayıtlarına kaynak teşkil eden kayıt ve verilerin de Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında ibraz edilmesi zorunludur. Gerekli görülen durumlarda, elektronik defterler ile elektronik defterlerde yer alan bilgilere ilişkin olarak belirlenecek standartlara uygun üretilecek diğer raporların ibrazı, elektronik defter tutanlara ait bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması sureti ile istenebilecektir. Bu kapsamda, ifade edilen erişimin sağlanması için kullanılacak yöntem ve teknolojiler ile ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi ile ilgili süreçler www.edefter.gov.tr adresinde açıklanacaktır. Elektronik defter tutanların bilgi işlem sistemine erişim ile ilgili yetki, sektörler, mükellef grupları veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanılabilecektir. 35

YAPTIRIMLAR VUK m.340, f.1 de bu Kanunda yazılı vergi ziyaı cezası ve usulsüzlük cezaları ile 359 uncu maddede ve diğer kanunlarda yazılı cezaların; içtima ve tekerrür hükümleri bakımından birleştirilemeyeceği hüküm altına alınmıştır. ELEKTRONİK DEFTER TEBLİĞİ: Bu Tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde elektronik defter oluşturan veya oluşturdukları elektronik defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanır. UYGULAMADA AYNI FİİLDEN DOLAYI BİRDEN FAZLA CEZA KESİLME OLASILIĞI BULUNDUĞUNDAN HUKUKEN TARTIŞMAYA AÇIKTIR. 36

Kağıt ortamında tutulan bu defterlerin sayfa sayısının yeterli olup olmadığının Aralık Ayında kontrolü yapılarak, yazdırılması ve yeterli gelmeyecek ise hemen ek defter tasdikinin yapılması gerekmektedir. 2014 yılı DEFTERLERİ 2014 yılında tutulan defterlerden Yevmiye defteri ile Yönetim Kurulu Karar defterinin kapanış tasdiki yapılacaktır.kapanış tasdikleri kanuni süresinde yaptırılacaktır. 37

2015 yılı DEFTERLERİ E-deftere geçen mükelleflerin, yevmiye ve defteri kebir dışındaki kalan ve 2015 yılında kullanacakları defterleri (envanter defteri, karar defteri gibi) en geç 31.12.2014 tarihine kadar Notere açılış tasdiklerini yaptırmaları gerekmektedir. 2014 yılında kullanılan defterlerin 2015 yılında kullanılmak istenmesi halinde ara tasdik süresini son günü 31 Ocak 2015 tarihi olup, dikkat edilmesi gerekmektedir. 38

SORUN? E-FATURA YERİNE KAĞIT FATURA DÜZENLENMESİ İKİ FARKLI İDARİ UYGULAMA???? BUNLAR!!!! 39

a) 2013 takvim yılı brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflere, b) 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin yayım TEBLİĞ TASLAĞI KAPSAM tarihinden sonra 5015 Sayılı Petrol Piyasası Kanununa göre madeni yağ lisansı alanlar ile 4760 Sayılı ÖTV Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, ithal ve inşa eden mükelleflere; 01/01/2016 tarihine kadar elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmektedir. 40

Ayrıca, BU TEBLİĞİN YAYIM TARİHİNDEN SONRA, 5015 Sayılı Petrol Piyasası Kanununa göre madeni yağ lisansı TEBLİĞ TASLAĞI KAPSAM alanlar ile 4760 Sayılı ÖTV Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, ithal ve inşa etmeye başlayan mükelleflere ve 2013 takvim yılını izleyen yıllarda brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflere, lisans aldıkları, mükellefiyet tesis ettirdikleri veya 10 Milyon brüt satış hasılatına ulaştıkları tarihten itibaren hazırlık süresi üç (3) aydan az olmamak üzere izleyen takvim yılının başından itibaren elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. 41

BUTEBLİĞİNYAYIM TARİHİNDEN SONRA, TEBLİĞ TASLAĞI KAPSAM (ÖRNEK!!!) Örnek: Bu Tebliğ kapsamında mükellefler, içinde bulundukları takvim yılının 1 Ekim tarihine kadar yukarıdaki şartlardan herhangi birini taşıması halinde, izleyen takvim yılının başından itibaren, 1 Ekim tarihinden sonra yukarıdaki şartlardan herhangi birini taşıması halinde ise izleyen ikinci takvim yılının başından itibaren e-fatura ve e-defter Uygulamalarına geçmek zorundadırlar. 42

Ayrıca, e-fatura Uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerden, 26/04/2014 Tarihli ve 28983 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan KDV Genel Uygulama Tebliği çerçevesinde yolcu beraberi eşya (Türkiye de ikamet etmeyen yolcuların satın alarak Türkiye TEBLİĞ TASLAĞI KAPSAM dışına götürdükleri mallar) ihracına ilişkin olarak fatura düzenleyecek olanlar, söz konusu faturalarını da e-fatura olarak düzenleyeceklerdir. Söz konusu faturaların e-fatura olarak düzenlenmesi ve gönderilmesine ilişkin esaslar, uygulamanın başlangıç tarihi ile yolcu beraberi eşya faturası düzenleyen mükelleflerin ve yetki belgeli aracı kurumların e-fatura sisteminden yararlanma yöntemleri www.efatura.gov.tr adresinde yayımlanan e-fatura Uygulaması Gümrük İşlemleri Kılavuzu nda ayrıntılı olarak açıklanacaktır. 43

USUL İNCELEMELE RİNDE YAPILAN TENKİTLER TEK DÜZENE ve kayıt nizamına UYMAMA,(Yanlış hesap kodu, Yev. No, envanter defteri gibi Finans kurumları aracılığı ile ödeme yapılmam ası Form Ba ve Bs tutarsızlıkları, Ücret Bordrosu, kirada gider pusulası 44

Meslek mensubu sözleşmeleri Kendiliğinden uzayan ve üzerine herhangi bir şerh konulmayan sözleşmeler için damga vergisi hesaplanmaz. 45