KIRKLARELİ BELEDİYESİ İNSAN KAYNAKLARI ve EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ TEŞKİLAT GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam ve Hukuki Dayanak Amaç 1: Bu Yönergenin amacı Kırklareli Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün teşkilat görev, sorumluluk ve çalışma esaslarını düzenlemektedir. Hukuki Dayanak 2: Bu Yönerge 5393 Sayılı Belediye Kanununun 48 ve 15 nci maddeleri ile Belediye Meclisinin 02/06/2009 tarih ve 74 sayılı kararıyla kabul edilerek yürürlüğe girmiş olan Kırklareli Belediyesi Görev ve Çalışma Yönetmeliğine dayanılarak düzenlenmiştir. Kapsam birimleri kapsar. 3: Bu Yönerge, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile Müdürlüğe bağlı Tanımlar 4: Bu Yönetmeliğin uygulanmasında; Başkan Belediye Başkan Yardımcısı Müdür Müdürlük Memur İşçi : Kırklareli Belediye Başkanını, : Kırklareli Belediye Başkanlığını, : Müdürlüğün bağlı olduğu Başkan Yardımcılığını, : İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürünü, : İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünü, : 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu gereğince devlet ve diğer kamu tüzel kişiliklerince yürütülen asli ve sürekli kamu hizmetlerini yerine getiren personeli, : Görev ve sorumlulukları işverence tanımlanan ve 4857 Sayılı İş Kanununa tabi sürekli olarak çalışan işçi ile belirli sürelerde çalıştırılan geçici işçileri, Sözleşmeli Personel: 5393 Sayılı Belediye Kanununun 49. maddesi gereği boş kadro karşılığı 657 DMK/4-B statüsünde belirli sürelerle çalıştırılacak kariyerli personeli, TİS : İşçi personelin tüm yasal haklarını belirleyen Belediye ile Yetkili Sendika arasında imzalanan Toplu İş Sözleşmesini, Kurul : İş ve işlemlerin yürütülmesi için kanun ve yönetmeliklerle kurulması zorunlu olan komisyonları, ifade eder. 1
Kuruluş İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş, Bağlılık, İlkeler, Birimler, Personel ve Müdürlüğün Görevleri 5: Kırklareli Belediye Başkanlığı İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, 5393 Sayılı Belediye Kanunu ile 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik gereğince Kırklareli Belediye Meclisinin 03/10/2006 tarihli ve 176 sayılı kararı ile kurulmuştur. Bağlılık 6: İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü Belediye Başkanı ve Belediye Başkanı tarafından Başkan Yardımcıları arasında yapılan görev dağılımına göre ilgili Başkan Yardımcısına bağlı olarak görev yapar. İlkeler 7: İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün başlıca ilkeleri; 1- Başkanlık Makamına karşı sorumluluk bilincinde olmak, 2- Hizmet kalitesini artırmak, 3- Hizmet maliyetlerinin düşürülmesi için gerekli tedbirleri almak, zamandan tasarruf sağlayarak doğru ve etkin kullanılmasını sağlamak, 4- Kamuoyunda Kurumun imajının korunmasını ve güvenin sağlanmasını temin etmek, 5- Hizmetin yerine getirilmesinde teknolojinin tüm imkanlarından yararlanmak, 6- Takım ruhu anlayışı ile çalışılmasını tesis etmek, Bağlı Birimler birimler; 8: Kırklareli Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne bağlı 1- Yemekhane Personel Yapısı 9: Kırklareli Belediye Başkanlığı İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirlenen şekildedir. a-) b-) c-) d-) Müdür Şef Memur İşçi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün Görevleri; 10: a) Kurum içi ve Kurum dışından gelen ve giden evrakların kayda alınması ve gereken işlemlerin yapılması, b) Müdürlüğe gelen dilekçelerin kayda alınması ve gereken işlemleri yapılması, 2
c) Belediyenin kuruluşundan günümüze kadar görev alan personele sicil numarası verilmesi, bu aşamadaki tüm hizmetlerin sırasıyla yürütülmesi, d) Memur, işçi ve sözleşmeli personelin disiplin işlemlerinin takip edilmesi, sonuca bağlanması ve özlük dosyalarına işlenmesi, e) Memur, işçi ve sözleşmeli personelin atama, terfi, görevde yükselme ve geçici görevlendirilmeleri ile ilgili işlemlerin yürütülmesi, f) Memur, işçi ve sözleşmeli personelin yıllık, günlük, mazeret, rapor ve ücretsiz izin işlemlerinin kayıtlarının yapılması, özlük dosyalarına kaldırılması, g) Memur personelin hususi pasaport işlemlerinin yapılması, h) 5510 sayılı kanuna göre memur, işçi ve sözleşmeli personelin işe giriş, işten çıkış bildirgelerinin hazırlanması, I) İşçi ve memur personelin emeklilik, kayıt ve aktivasyon açma-kapama işlemlerini yapılması, j) Belediyede staj yapmak isteyen üniversite ve lise öğrencilerinin staj işlemlerinin yürütmesi, k) Başka bir kurumdan Belediyeye naklen atanmak veya Belediyeden başka bir kuruma naklen atanmak isteyen ve bu taleplerin Başkanlık Makamınca onaylanan memurların, nakil işlemlerinin gerçekleştirilmesi, l) Memur personelin askerlik, sigortalı ve bağ-kur lu hizmet sürelerine ait dönemlerle ilgili borçlanma ve hizmet birleştirilmesi işlemlerinin yapılması, m) Memur personelden okul dışı öğrenimini tamamlayarak diplomalarını ibraz edenler ile ilgili intibakları yapılarak derece/kademe ilerlemesinin gerçekleştirilmesi, n) Memur ve işçilerin Toplu Sözleşme ve sendikal işlemlerinin yürütmesi, o) Memur, işçi ve sözleşmeli personele hizmet içi eğitim seminerlerinin düzenlenmesi ve uygulanması, p) Resmi gazetede yayınlanan hükümler çerçevesinde yan ödeme cetvellerinin hazırlanması, memurların özlük ve mali haklarına yansıtılması, r) Norm kadro ilke ve standartları yönetmeliğinin uygulanması, s) Müdürlüğe ait yıllık bütçenin yapılması, stratejik planın hazırlanması, aylık, üç aylık, altı aylık ve yıllık performans planlarının hazırlanması ve ilgili çalışmaların yürütülmesi, ş) Memur, işçi ve sözleşmeli personelin maaş tahakkuklarının hazırlanması, 4857 Sayılı İş Kanununa tabi olarak çalışan işçi personelin kıdem tazminatı hesaplamasının yapılması ve ilgili birimlere gönderilmesi, t) Her ay içerisinde işçi personele ait e-bildirgelerin ve memur personele ait emekli keseneklerin Sosyal Güvenlik Kurumuna internet ortamında gönderilmesi, alınan bilgisayar çıktılarının Belediye Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi işlemlerinin yürütülmesi, u) Müdürlüğe bağlı birim olarak faaliyet gösteren Belediye Yemekhanesinde hizmetlerin karşılanması ve personele verilen öğle yemeği servisi ile ilgili malzeme, demirbaş v.s. alımları konusunda ihale işlemlerinin gerçekleştirilmesi, gerekli takiplerin yapılması, ü) Görev alanına giren işlerin yıllık plan ve programlarını yapmak, Müdürlük bütçesini hazırlamak, v) Memur, işçi ve sözleşmeli personel işlemlerini 657 DMK, 5434 Sayılı Emekli Sandığı Kanunu, 5502 Sosyal Güvenlik Kamunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 506 Sayılı SSK Kanunu, 2822 Sayılı TİS Grev ve Lokavt Kanunu ile 5393 Sayılı Belediye Kanunu ve bunlara dayanılarak çıkarılan yönetmelik ve genelgeler çerçevesinde özlük ve maaş tahakkuk işlemlerini yürütmek, y) Çalışan personelin işinde daha verimli olması için hizmet içi eğitim programları hazırlayarak Başkanlık Makamının onayına sunmak ve Başkanlık Makamınca onaylanan hizmet içi eğitim programlarını uygulamak, 3
z) İşinde başarılı personelin ödüllendirilmesi için performans değerlendirme komisyonunun kurulmasını Başkanlık Makamının onayına sunmak ve dosyasını tutmak. Müdürün Yetkisi ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Personelin Yetki, Nitelik, Görev ve Sorumlulukları. 11: İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü, bu Yönergede sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer meri kanunlar ile Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmakla yetkilidir. Müdürün Nitelikleri 12: 1- Müdür olarak atanabilmek için Kamu Yönetimi, Maliye, İşletme, İktisat, Çalışma Ekonomisi, Sosyal ve İdari Bilimler dallarında en az 4 yıllık Yüksek Öğrenim bitirmiş olmak. 2- İdarecilik görevlerinde bulunmuş olmak. 3-657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 68. maddesindeki niteliklere uygun olmak. Müdürün Sorumluluğu ve Görevleri 13: İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları a) Müdürlüğünde ve bağlı birimindeki/birimlerindeki iş ve işlemlerin yönetilmesinden Belediye Başkanına ve Belediye Başkan Yardımcılarına karşı sorumludur. b) Tüm çalışmaların yasal, verimli ve hızlı bir şekilde yürütülmesini sağlar. c) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince Müdürlüğün bütçesini hazırlar ve Harcama Yetkilisi olarak giderlerin tahakkukunu imzalar. d) Müdürlükteki personelin yetişmesinden ve başarısından sorumludur. e) Müdürlükteki personelin birinci derece disiplin amiridir. f) Müdürlüğün stratejik planını hazırlar ve müdürlükteki personelin performans ölçümünü tespit eder. g) Diğer Müdürlüklerle koordinasyonu temin ve tesis eder. h) Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların süresi içinde cevaplandırılmasını takip eder. i) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda birinci derecede imza yetkilisidir. j) Müdürlüğün faaliyet alanına giren konularla ilgili kişi, birim ve kuruluşlar ile haberleşme, iletişim, öneride bulunma v.b. işlemlerin yürütülmesini sağlar. k) Belediye Başkanlığına bağlı tüm Müdürlükler ve alt birimlerinde görev yapan personelin yıllık izin, mazeret izni, hastalık raporu gibi evraklarında ilgili bölümü imza eder. l) Kurumda çalışan personele Hizmet İçi Eğitim Semineri düzenlenmesini, düzenlenen seminerler ile ilgili iş ve işlemlerinin yürütülmesini ve/veya diğer kurum, vakıf v.b. tarafından düzenlenen seminerlere katılacak personelin 4
işlemlerinin gerçekleştirilmesini, katılım için gerekli çalışmaların yürütülmesini sağlar. m) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu gereğince Müdürlüğün ve bağlı birim/birimlerin İhale Yetkilisi ve Harcama Yetkilisidir. o) İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü, birim amiri olarak 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında görev yapan personelin atama, nakil, hizmet içi eğitim, seminer, görevde yükselme, terfi, sicil, disiplin, izin, özlük işleri, maaş tahakkukları, e-bildirge ve emekli kesenekleri işlemleri ile meri yasa ve yönetmeliklerin uygulanmasından sorumludur. Şefin Nitelikleri, Sorumluluğu ve Görevleri Şefin Nitelikleri 14: 1-657 sayılı Devlet Memurları Kanununa tabi olmak. 2- En az iki yıllık Yüksek Okul mezunu olmak. 3- En az beş yıllık Devlet Memuru olmak. 15: Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları a) Müdürlüğündeki iş ve işlemlerin yürütülmesinden Müdüre karşı sorumludur. b) Günlük çalışmalarda Müdüre yardımcı olur. c) Kendine bağlı olarak görev yapan birim/birimlerin çalışmalarına nezaret eder. d) Gelen-giden yazıların, evrakların ve diğer belgelerin kayıt, zimmet, dosyalama, yazışma, arşiv gibi çalışmaları yapar veya yaptırır. e) Kırtasiye ve birimindeki diğer ihtiyaçları belirler ve talepte bulunur. f) Servisteki görev bölümünü tanzim ve takip eder. g) Servisteki çalışanların ihtiyaç, sorun, şikayet ve bunun gibi diğer alanlardaki talep ve istekleri Müdüre aktarıp, çalışanlar ile Müdür arasındaki koordinasyon ve iletişimin gerçekleşmesini sağlar. h) Belediye Meclisince Norm kadro çerçevesinde ihdas/iptal edilen kadroları kadro cetveline işler. i) Personelin Mal Beyannameleri ile Aile ve Çocuk Beyannamelerinin doldurulmasını ve dosyalanmasını sağlar. j) Kurum içi ve kurum dışı görevlendirmeler, yurt dışı izinleri, geçici görevlendirmeler ile ilgili işlemleri yürütür. k) Görevi gereği; kişiye özel bilgileri yasalarla yetki verilen görevliler dışında kimseye vermez. Memur, İşçi ve diğer personelin Görev Yetki ve Sorumluluğu 16: Memur, İşçi ve diğer personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları a) Görevi gereği gizlilik ilkesine riayet etmek. b) Müdürün ve Şefin verdiği görevleri yerine getirir. c) Müdürlükteki iş ve işlemlerin yürütülmesinden önce Şefe, daha sonra Müdüre karşı sorumludur. d) Belediye Başkanlığında istihdam edilen memur, işçi ve sözleşmeli personelin özlük haklarına ilişkin işlemleri yürütür ve bunlara ilişkin kayıtları tutar. e) Müdürlüğe gelen ve giden evrakları usulüne göre evrak kayıt defterine işlenmesi, cevaplandırılması, ilgili yerlere gönderilmesini sağlar. 5
f) Personelin işe giriş ve işten çıkış, emeklilik, ölüm, istifa gibi işlemlerinin yürütülmesi ile ilgili yazışmaların yapılarak, işin gerçekleştirilmesini sağlar. g) Özlük ve sicil dosyaları oluşturarak evrakların temini ve dosyalanması işlemini gerçekleştirir. h) Personelin işe girişten itibaren hizmet borçlanması, intibak, görevde yükselme, naklen ve açıktan atama, yan ödeme, terfi, izin maaş ve diğer sosyal ve mali haklar çerçevesinde olması gereken hususlarda gerekli yazışmaları yaparak, işlemin sonuca bağlanmasını, evrakların gerekli şekilde muhafaza edilmesini ve ilgili birimin bilgilendirilmesini sağlar. i) Personelin maaşları ile ilgili kesinti, yardım, özel kesinti ve özel yardım ve diğer mali haklar çerçevesinde maaş tahakkuk bordrolarının ve maaş hazırlık dosyalarının hazırlanarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne zamanında ulaştırılmasını sağlar. j) İşçi Personelin Aylık SSK Bildirgelerinin e-bildirge yolu ile internet üzerinden gecikmeye meydan vermeden Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilmesini sağlamak ve Mali Hizmetler Müdürlüğünü bilgilendirmek. k) Memur Personelin Maaş Emekli Kesenek bilgilerinin Emekli Kesenek Sistemi yolu ile internet üzerinden gecikmeye meydan vermeden SGK aracılığıyla Emekli Sandığına gönderilmesini sağlamak ve Mali Hizmetler Müdürlüğünü bilgilendirmek. Bu Yönergede hüküm bulunmayan haller DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli Hükümler 17: Bu Yönergede bulunmayan hususlarda yürürlükteki ilgili Kanun ve Mevzuat Hükümlerine göre uygulama yapılır. Yürürlük 18: Bu Yönerge, Kırklareli Belediye Başkanı tarafından imzalanarak yürürlüğe girer. Yürütme 19: Bu Yönerge Hükümlerini Kırklareli Belediye Başkanı yürütülür. Cavit ÇAĞLAYAN Belediye Başkanı 6