İSTANBUL TİCARET ODASI NIN 2017 YILI İÇERİSİNDE ORGANİZE EDECEĞİ YURT DIŞI FUAR ORGANİZASYONLARI ULAŞIM, KONAKLAMA, TRANSFERLER VE VİZE HİZMETLERİ İÇİN TEKLİF ALMA ŞARTNAMESİ İstanbul Ticaret Odası, 2017 yılı içerisinde bazı Fuarların Türkiye milli katılım organizasyonlarını gerçekleştirecektir. SEYAHATİN GÜZERGAHI Aşağıda belirtilen fuarların yapıldığı ülke ve şehirler güzergah olarak dikkate alınacaktır. Tarih Fuarın Adı Yer Konu 16 21 Ocak 2017 BAU 2017 Münih, Almanya Yapı, İnşaat 22 24 Ocak 2017 Winter Fancy Food San Francisco, ABD Özellikli Gıda 5 8 Şubat 2017 NY NOW New York, ABD Evde kullanılan her türlü eşya, el yapımı hediyelik eşya 21 23 Şubat 2017 SIMAC TANNING TECH Milano, İtalya Deri, Ayakkabı İmalatında kullanılan makine 27 Şubat 2 Mart 2017 MWC Mobile World Barselona, İspanya Mobil İletişim Congress 14 16 Mart 2017 Jec World 2017 Paris, Fransa Kompozit 14 16 Mart 2017 Londra Kitap Fuarı Londra, İngiltere Kitap 14-17 Mart 2017 MIPIM 2017 Cannes Fransa Gayrımenkul 3 6 Nisan 2017 MIPTV 2017 Cannes, Fransa TV, Dizi, İçerik 4 7 Nisan 2017 Index 2017 Fuarı Cenevre, İsviçre Teknik Tekstil 15-19 Nisan 2017 121. Canton Fuarı 1. Faz Guangzhou, Çin Genel Ticaret 24-28 Nisan 2017 Hannover Messe 2017 Hannover, Almanya Sanayi 1 5 Mayıs 2017 121. Canton Fuarı 3. Faz Guangzhou, Çin Genel Ticaret 2 4 Mayıs 2017 SIAL Canada Toronto, Kanada Gıda ve İçecek 7-9 Mayıs 2017 Automechanica Dubai Dubai, Birleşik Arap Otomotiv Emirlikleri 18 20 Mayıs 2017 SIAL China 2017 Şangay, Çin Gıda ve İçecek 1
TASLAK PROGRAM Odamızca, 2017 yılı içerisinde iştiraki gerçekleştirilecek ilgili Fuarlardaki tüm firma temsilcilerimizin fuar açılışından bir gün önce mümkün ise sabah erken saatlerde (fuar ön hazırlığı için) ilgili şehirlerde bulunmaları ve otellerine giriş yapmaları hedeflenmektedir. Fuar açılışından bir gün önce İstanbul dan ilgili ülkeye hareket (Öncelikle THY tercih edilmektedir) İlgili ülkeye varış ve otele transfer Otellerden fuar alanına geliş ve stand ön hazırlık çalışmaları (Firma temsilcilerimizin ön hazırlıkları için fuar alanına erken bir saatte gelmeleri hedeflenmektedir. Fuar alanından otele hareket Fuar süresince Fuar sonrası Seyahat Acentesi tarafından uçuş bilgisi verilecektir. Her gün firma temsilcilerinin otelden fuar alanına ve fuar alanından otele transferleri Şehir turu Otelden havaalanına transfer Seyahat Acentesi tarafından uçuş bilgisi verilecektir. ORGANİZASYONUN SÜRESİ Tüm firma temsilcilerimizin fuar açılış tarihinden bir gün önce erken saatlerde fuar alanına gelmeleri ve hazırlıklarını tamamlamaları gerekmektedir. Bu çerçevede, İstanbul dan ilgili ülkeye gidilecek uçak hareket saatine dikkat edilecektir. Bir firmadan en az bir firma yetkilisi fuarın son günü fuarın son saatine kadar standında kalmalıdır. Bu konu teşvik işlemleri için büyük önem taşımaktadır. Firma temsilcilerimizin fuarın son günü gece saatlerinde ya da bir gün sonrası ilgili ülkelerden ayrılmaları öngörülmektedir. 2
KATILIMCI SAYISI İlgili fuarlara iştirak edecek firma temsilci sayısı net olarak bilinmemekte olup, kişi sayısı minimum 40 kişi olarak öngörülebilinir. Bu konuda İstanbul Ticaret Odası, kesinlikle bir sorumluluk kabul etmemektedir. KONAKLAMA Firma temsilcileri 5 yıldız, 4 yıldız ya da 3 yıldızlı otellerde konaklayacaktır. Tekliflerde otel adresleri ve irtibat bilgileri, otellerin özellikleri ile fuar alanına mesafeleri belirtilecektir. Firma temsilcileri ödemelerini doğrudan seyahat acentasına gerçekleştirecek olup, seyahat acentası firmalara ödeme kolaylıkları sağlayabilecektir. Seyahat acentesi kesinlikle mücbir sebep olmadan firma temsilcisinin otelini değiştirme hakkına sahip değildir. TRANSFERLER İlgili şehirlerdeki havaalanı otel - havaalanı transferleri ve programın gerektirdiği otel fuar alanı otel transferi, şehir turu ve diğer ulaşımlar uygun araçlar ile yapılacaktır. Transferlere ilişkin hangi otel grubuna hangi aracın tahsis edildiğini ve bu araçtaki araç kaptanının GSM hattına ilişkin bilgiler Odamız yetkilisine verilecektir. Araçların, ilgili grupların hareket saatinde programda belirtilen yerde olmaları mecburidir. Araçlar, günümüz şartlarına uygun, modern, temiz ve klimalı olacaktır. İŞYERİ ADRESİ Seyahat acentası kanuni işyerini gösterecektir. Bu işyerine yapılacak tebligat aynı günde seyahat acentasına yapılmış sayılır. Gösterilecek işyeri noterce yapılacak tebligat ile değiştirilebilir. 3
FESİH Yüklenici: Şartnameden doğan yükümlülüklerini yerine getirmemesi veya bu Şartname hükümlerinden birini ihlal etmesi halinde, Aleyhine iflas takibi başlatılması veya fesh olunması veya tasfiyesi için karar alınması, konkordato için müracaat etmesi, veya malvarlığının tamamı veya bir kısmı için bir kayyım, iflas memuru tayin edilmesi, veya malvarlığının kısmen veya tamamen haczedilmesi, devlet tarafından el konulması veya borçlarını ödemekte acze düşmesi halinde, Oda, hiçbir süreye gerek kalmaksızın işi gerçekleştirecek Yüklenici firma ile sözleşmeyi feshedebilir ve bu halde Yüklenici İTO nun sözleşmenin feshinden doğan zarar ve kayıplarından sorumludur. Şartname konusu işin süreli bir iş olması nedeniyle mücbir sebep hallerinde de Oda nın süre tayin etmeksizin feshetme hakkı bulunmaktadır. Bu halde, İTO nun o ana kadar ödemiş olduğu tutar İTO ya iade edilir. Tüm bu hallerde, cezai şart ve teminata ilişkin hükümler saklıdır. CEZAİ ŞART: " Yüklenici firma Oda ya karşı edimini süresi içinde hiç ve gereği gibi ifa etmezse, geciken her gün için Oda ya günlük toplam proje bedelinin %10 U oranında cezai şart ödeyecektir. Şayet zarar daha fazla ise ayrıca Yükleniciden talep olunur. Oda nın cezai şart talep etmesi ifayı talep etmesini engellemez. İTO nun cezai şart oranını sözleşme bedeline göz önüne alınarak arttırma hakkı saklıdır. Gecikme dahil her türlü sözleşmeye aykırılık halinde, yüklenicinin herhangi bir kusuru bulunmasa dahi cezai şart hükmü geçerli olacaktır. İTO, cezai şartı bakiye alacağından veya teminattan tahsil edebilir. Yeterli olmaması halinde İTO nun fazlaya ilişkin haklar saklıdır. TEMİNAT: Yüklenici tarafından, sözleşme konusu işle ilgili olarak sözleşmenin imzalandığı tarihte toplam tahmini proje bedelinin %50 si tutarında teminat süresiz şekilde hazırlanarak (banka teminat mektubu, nakdi teminat) İstanbul Ticaret Odası na verilecektir. Söz konusu bu teminat %50 den az olmamak üzere ödeme planına göre İTO tarafından arttırılabilir. (Bu hüküm şartnameye eklenebilir, sözleşmelerde yer almayacaktır. Şayet işin gereği olarak Oda daha fazla ödeme yapacaksa teminat arttırılabilecektir.) Yüklenicinin yapılacak sözleşme çerçevesinde görevini süresinde ve eksiksiz olarak yerine getirdiğinde teminat bilahare iade edilir. Yüklenici, sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmezse veya ihlal ederse, ITO 4
usulüne uygun olarak ihtar yapar, bunun üzerine Yüklenici sözleşmesel yükümlülüklerini yerine getirmezse, iş bu teminat irat olarak kaydedilir. GENEL ŞARTLAR Teklifte firma, ilgili destinasyonda çalışacağı muhatabı hakkında bilgi verecektir. Tüm firma temsilcilerinin kayıtsız şartsız memnuniyeti birinci sıradadır. İşin her aşamasında, seyahat acentası İstanbul Ticaret Odası na sürekli bilgi verecektir. Seyahat acentası, bu konuda en az iki kişiyi görevlendirecek, bu görevlilerin GSM hatlarını Odamıza bildirecektir. Bu telefonlar kesinlikle 24 saat cevap verecektir. Söz konusu seyahat ve konaklama organizasyonunu üstlenecek firma yetkilileri fuar öncesi ilgili destinasyonda bir saha araştırması gerçekleştireceklerdir. Bu konuda tüm masraflar ilgili firmaya aittir. İlgili firma düzenleyeceği saha araştırması tarihi hakkında Odamızdan onay alacak ve söz konusu inceleme raporunu Odamıza sunacaktır. İstanbul Ticaret Odası tarafından gerekli görülmesi halinde işi üstlenecek firma yetkilileri ilgili destinasyona ikinci kere inceleme yapmak üzere gidecektir. İkinci kere düzenlenebilecek inceleme programı masrafları da ilgili firmaya ait olacaktır. Odamız 2017 yılı ilgili fuarlarında firma temsilcilerinden gelebilecek herhangi bir sorun karşısında, konu incelenecek ve şikayet edilen seyahat acentasının taşeron listesinden çıkartılması gündeme gelebilecektir. Seyahat acentalarının IATA belgesi ve TURSAB a bağlı olması zorunludur. Firmanın şartnamede sunacağı teklif Odamızca geçerli sayılacak olup, söz konusu teklifte firma (uçak, konaklama vb) zaman içerisinde herhangi bir bedel artırımına giremeyecektir. Bu çerçevede, bu husus göz önünde bulundurularak teklif verilmesi gerekmektedir. Bu Sözleşme'den doğacak ihtilaflar, İstanbul Ticaret Odası Tahkim Merkezi (İTOTAM) nezdinde İTOTAM Tahkim Kuralları uyarıca tahkim yoluyla çözülecektir. Taraflar arasında çıkabilecek her türlü ihtilafa Türk Hukuku uygulanacaktır. 5
ÖDEME ŞARTLARI Firma temsilcilerimiz, ilgili destinasyon ulaşım, konaklama, transfer ve vize ödemelerini doğrudan seyahat acentasına gerçekleştirecektir. Seyahat acentası tarafından ödeme kolaylıkları sağlanabilecek olup, %30 u seyahat öncesinde, %70 i seyahat tamamlandıktan sonra talep edilecektir. TEKLİF ŞEKLİ Odamız 2017 yılı ilgili fuar ulaşım, konaklama, transfer ve vize organizasyonuna ilişkin teklif, ekteki tablo tamamlanarak kapalı zarf içerisinde verilecektir. Kapalı zarfın üzerine iliştirilmiş açıkta bir takdim mektubu olmalı ve takdim mektubu ekindeki kapalı zarf en geç 9 Ağustos 2016 Salı günü saat 17.00 a kadar Odamız İdari İşler ve Satın Alma Koordinatörlüğüne elden iletilmesi gerekmektedir Ekteki format çoğaltılarak, formatların her sayfasında teklif vermek istenilen fuar/fuarlar için ayrı ayrı tamamlanacaktır. Seyahat acentası tarafından tamamlanacak ekli formatların her sayfasında firma kaşesi ve imzaya yetkili kişinin imzası bulunmalıdır. Kapalı zarfın sol üst köşesine seyahat acentasının ticari tam unvanı ve tebligata esas olarak göstereceği açık adresi yazılacaktır. Üzerinde silinti veya düzeltme bulunan teklifler reddedilecek ve değerlendirmeye alınmayacaktır. İstenilen Dosyada Bulunacak Belgeler: 1. Noter tasdikli imza sirküleri fotokopisi, 2. Vergi levhası fotokopisi, 3. İsteklinin tebligat için adres beyanı, 4. İstanbul Ticaret Odası faaliyet belgesi veya fotokopisi 5. IATA ve TURSAB belgesi fotokopisi 6. Daha önce yapılan organizasyonlarla ilgili referans listesi. Teşekkür eder, başarılar dileriz. 6