YATIRIM FİNANSMAN MENKUL DEĞERLER A.Ş. ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM VE İŞ SÜREKLİLİĞİ PLANI AĞUSTOS 2012
İÇİNDEKİLER 1 Genel Çerçeve 2 2 Görevli Personel 2 3 Verilen Kritik Hizmetler 5 4 Askıya Alınabilecek İşler 6 5 Hisse Senedi Alım Satıma Aracılık ve Kredili İşlemler 7 6 Uluslararası Satış İşlemleri 8 7 Türev Piyasalar İşlemleri 9 8 Kaldıraçlı Alım Satım (KAS) İşlemleri 10 9 Sabit Getirili Menkul Kıymet Alım Satım Aracılığı ve Repo-Ters Repo İşlemleri 11 10 Yatırım Fonları İşlemleri 12 11 Müşteri Portföy Yönetimi 13 12 Operasyon İşlemleri ve Takas Taahhütlerinin Zamanın Yerine Getirilmesi 13 13 Mali Kontrol / Muhasebe İşlemleri 15 14 İş Devamlılığı ve Düzeltme 16 15 Kurtarma Çalışmaları 25 16 Acil Durum Müdahale ve Kriz Yönetim Grubu 27 17 Operasyon Ekibi Üyeleri Uygulama Prosedürü 28
ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM VE İŞ SÜREKLİLİĞİ PLANI Kurum Adı YATIRIM FİNANSMAN MENKUL DEĞERLER A.Ş. Birimi Genel Müdürlük Adres Nisbetiye Caddesi Akmerkez E3 Blok Kat: 4 34337 Etiler/İSTANBUL Telefon (212) 317 69 00 Faks (212) 282 15 50 Kriz Yönetim Merkezi Akmerkez E3 Blok Kat 4 PLANIN BULUNDUĞU YERLER Yatırım Finansman Menkul Değerler A.Ş. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı, Yatırım Finansman bünyesinde karşılaşılabilecek olan acil durumlar ve alınmış önlemleri içermekte ve hareket planlarını tanımlamaktadır. Bu plan, Ek 1 : Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planının Uygulanacağı Bölümler listesinde yer alan tüm merkez içi ve merkez dışı bölümleri kapsamaktadır. Bu liste, yeni açılacak şube /irtibat bürosu veya faaliyetine son verilecek şube/irtibat bürosu dikkate alınarak İnsan Kaynakları ve Kurumsal İletişim Müdürlüğü tarafından revize edilir. Planı çerçevesinde yaşanabilecek olası acil durumlar, doğal afetler, ağ/iletişim teknoloji sorunları, bilişim saldırıları ve yatırım bankacılığı sorunları başlıklarında incelenmiştir. Oluşması muhtemel sorunlar ilgili bölümlerde tanımlanmış, sorun kaynakları ve olası hasar boyutları tahmin edilmiştir. Acil durumlara müdahale amaçlı olarak özel müdahale ekipleri oluşturulmuştur. Merkez ve Şubelerde karşılaşılabilecek ciddi yaralanma ve ölüm, yangın, toplu zehirlenmeler, intihar, deprem, su baskını, terör ve şiddet olayları, hava muhalefeti, teknoloji sorunları, iletişim sorunları, bilişim saldırıları ve yatırım bankacılığı sorunlarına yönelik olarak özel ekipler oluşturulmuş, sorumluluk alanları ve ekip üyeleri belirlenmiştir. Ayrıca her ekibin görevleri, müdahale planlarının ilgili yerlerinde tanımlanmıştır. Oluşması muhtemel tüm acil durumlar için ayrı müdahale planları hazırlanmış, hazırlanan yönergeler doğrultusunda tanımlanan ekiplerin hangi durumlara doğrudan müdahale edebileceği, hangi durumlarda ise dış ürün/hizmet sağlayıcı kurum ile irtibata geçeceği belirlenmiştir. Yatırım Finansman, hazırlamış olduğu Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı ile oluşabilecek acil durumlar nedeniyle karşılaşılabilecek olan sorunlara yönelik her türlü önlemi almış, görev ve olay tanımlarını yapmıştır. Bilgisayar altyapısının yedeklenmesi ve tahmin edilen risklerden herhangi birinin gerçekleşmesi durumunda, tüm bilişim altyapısının yedeklenerek böyle bir acil durum anında devreye girmesinin sağlanacağı bir acil durum merkezi yatırımı 2009 yılında tamamlanmıştır. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 1
1. GENEL ÇERÇEVE 1.1. Bilgi Teknolojisi Sistemleri a) Donanımların yedeklenme durumu b) Temel yazılımların yedeklenme durumu c) Bilgi teknolojisi sistemlerinin acil durumlarda devreye alınması 1.2. Bilgiye Erişebilme ve Arşiv a) Mevcut mevzuat uyarınca yükümlü olunan her türlü kayıt ile kıymetli evrakların elektronik ortamda saklanması b) Mevcut mevzuat uyarınca yükümlü olunan her türlü kayıt ile kıymetli evrakların basılı olarak saklanması c) SPK nın alınan önlemler hakkında bilgilendirilmesi 1.3. Operasyonel Durumlar a) Mali ve bilgi işlem altyapısı dahil olmak üzere operasyonel risklerin değerlendirmesi b) Müşterilerle alternatif iletişim kanallarının oluşturulması ve sürekliliğinin sağlanması c) Merkez ve merkez dışı örgütlerin tespiti d) Acil ve beklenmedik durumun, karşı tarafa olası etkileri ile ilgili değerlendirme e) Kurumun faaliyete devam edemeyeceği yönünde karar verilmesi durumunda, müşterilerin hesaplarına erişimi ve hesapların başka aracı kuruma devri f) Kriz yönetim ekiplerinin belirlenmesi 2. GÖREVLİ PERSONEL Personel Listesi ve Alternatif Personel listesi acil ve beklenmedik durumlarda asıl personelin görev yerine ulaşamaması durumunda yerine ikame edilecek personelleri göstermektedir. Bu liste, İnsan Kaynakları ve Kurumsal İletişim Müdürlüğü tarafından hazırlandıktan sonra Acil ve Beklenmedik Durum Planının Uygulamasından Sorumlu Yöneticilerin yazılı onayından sonra yürürlüğe girer. Bu liste personel işe giriş,çıkış ve görev yeri değişen çalışanlar dikkate alınarak İnsan Kaynakları ve Kurumsal İletişim Müdürlüğü tarafından revize edilir. Ek 2: Personel Listesi ve Alternatif Personel Listesi Personele ulaşılabilecek telefon numaraları ve adresler bu planın ekinde yer alan Personel Bilgi Listesinde yer almaktadır. Bu liste İnsan Kaynakları ve Kurumsal İletişim Müdürlüğü tarafından hazırlanarak Acil ve Beklenmedik Durum Planının Uygulamasından Sorumlu yöneticilere iletilir. Bu listenin revize edilmesinden İnsan Kaynakları ve Kurumsal İletişim Müdürlüğü sorumludur. Ek 3: Personel Bilgi Listesi Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 2
2.1. Kriz Yönetim Ekibi Kriz Yönetim Ekibi, Genel Müdür ve Genel Müdürün yazılı olarak atayacağı Şirket çalışanlarından ve/veya Şirket dışından kişilerden oluşur. Kriz Yönetim Ekibine Genel Müdür başkanlık yapar. Acil ve beklenmedik durumlarda bu planda yazılı olan süreçler dikkate alınarak hareket edilir. Gerekli görüldüğü durumlarda Kriz Yönetim Ekibinin aldığı kararlar bu planın bir parçası şeklinde uygulamaya sokulur. Kriz Yönetim Ekibi altışar aylık dönemler itibari ile toplanarak Acil ve Beklenmedik Durum Planının uygulamasından sorumlu yöneticilerin katılımı ile Acil ve Beklenmedik Durum Planı kapsamında o döneme ilişkin yapılan çalışmalar hakkında bilgilendirilir. Ek 4 Kriz Yönetim Ekibi Listesi 2.2. Acil ve Beklenmedik Durum Sorumlusu Acil ve Beklenmedik Durum Sorumlusu olarak Sermaye Piyasası Kurulu ve Kurul un belirlediği diğer kuruluşlara bildirimi yapılan çalışanların, işten ayrılması durumunda 15 gün içerisinde Şirket yönetimince, yazılı olarak bu durum ve yerine atanacak yeni Acil ve Beklenmedik Durum Sorumluları nın unvan ve her türlü iletişim bilgileri Sermaye Piyasası Kurulu ve Kurulun belirlediği diğer kuruluşlara bildirilir. 2.3. Sermaye Piyasası Kurulu nun Bilgilendirilmesi İşbu İş Akışı ve Plan, Yönetim Kurulu kararı ile yürürlüğe girdikten sonra Sermaye Piyasası Kurulu na gönderilir. Acil ve Beklenmedik Durum Sorumlusu veya Sorumluları her yıl Plan ın ve İş Akışının güncelliğini kontrol eder ve yapılmasını gerekli gördüğü değişiklikleri Yönetim Kuruluna bildirir. Yönetim Kurulu nun uygun görmesi durumunda Plan da ve İş Akışında gerekli değişiklikler yapılır. Güncellenen Plan ve İş Akışı Sermaye Piyasası Kurulu na iletilir. 2.4. Bölümler Bazında Kritik Personelin Tespiti Acil ve beklenmedik durumlarda verilecek kritik hizmetlerde görev yapacak personel listeleri, aşağıda belirtilen ilgili bölüm Müdürlerinin/Yöneticilerinin yazılı önerisi ve Acil ve Beklenmedik Durum Planının Uygulamasından Sorumlu Yöneticilerin yazılı Onayından sonra yürürlüğe girer. Sözkonusu listeler ilgili bölümlerde personel işe giriş, çıkış ve görev yeri değişen çalışanlar dikkate alınarak bölüm Müdürleri/Yöneticileri tarafından revize edilerek onay süreceinden sonra yürürlüğe girer. 2.4.1. Hisse Senedi Alım Satıma Aracılık ve Kredili Menkul Kıymetler İlgili Müdür / Yönetici : Süreç Yönetimi Müdürü Ek 5a Hisse Senedi Alım Satıma Aracılık ve Kredili Menkul Kıymetler Acil Durum Personel Listesi 2.4.2. Uluslararası Satış İlgili Müdür / Yönetici : Uluslararası Satış Müdürü Ek 6a Uluslararası Satış Acil Durum Personel Listesi Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 3
2.4.3. Türev Piyasalar İşlemleri İlgili Müdür / Yönetici: Türev Piyasalar Müdürü Ek 7a Türev Piyasalar Acil Durum Personel Listesi 2.4.4. KAS İşlemleri İlgili Müdür / Yönetici: KAS Yöneticisi Ek 8a KAS İşlemleri Acil Durum Personel Listesi 2.4.5. Sabit Getirıli Menkul Kıymetler Alım-Satım Aracılığı ve Repo-Ters Repo İşlemleri : İlgili Müdür / Yönetici: Hazine ve Fon Yönetimi Müdürü Ek: 9a Sabit Getirili Menkul Kıymet Alım Satım Aracılığı ve Repo Ters Repo İşlemler Acil Durum Personel Listesi 2.4.6. Yatırım Fonları İlgili Müdür / Yönetici: Hazine ve Fon Yönetimi Müdürü Ek:10a Yatırım Fonları Acil Durum Personel Listesi 2.4.7. Müşteri Portföy Yönetimi : İlgili Müdür / Yönetici: Hazine ve Fon Yönetimi Müdürü Ek 11a Müşteri Portföy Yönetimi Acil Durum Personel Listesi 2.4.8. Takas ve Operasyon : İlgili Müdür / Yönetici: Mali Kontrol ve Operasyon Müdürü Ek: 12a Takas ve Operasyon İşlemleri Acil Durum Personel Listesi 2.4.9. Mali Kontrol : İlgili Müdür / Yönetici: Mali Kontrol ve Operasyon Müdürü Ek: 13a Mali Kontrol Acil Durum Personel Listesi 2.4.10. Teknik Kurtarma İlgili Müdür / Yönetici: Bilgi İşlem Müdürü Ek: 14a Teknik Kurtarma Acil Durum Personel Listesi 2.4.11. Operatif Kurtarma İlgili Müdür / Yönetici: İnsan Kaynakları ve Kurumsal İletişim Müdürü Ek: 15 Operatif Kurtarma Ekibi Acil Durum Personel Listesi Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 4
3. VERİLEN KRİTİK HİZMETLER 3.1. Hisse Senedi Alım ve Satımına Aracılık ve Kredili Menkul Kıymet İşlemleri: İstanbul Menkul Kıymetler Borsası Hisse Senedi piyasalarında alım-satım aracılık faaliyetlerimiz ve bu çerçevede kullandırılan menkul kıymet kredileri bu bölümde ele alınmıştır. 3.2. Uluslararası Satış İşlemleri: İstanbul Menkul Kıymetler Borsası Hisse Senedi piyasalarında yurtdışı müşterilerine alımsatım aracılık faaliyetlerimiz bu bölümde ele alınmıştır. 3.3. Türev Piyasalar İşlemleri Türev ürünler piyasalarında alım-satım aracılık faaliyetlerimiz bu bölümde ele alınmıştır. 3.4. KAS İşlemleri Kaldıraçlı Alım Satım İşlemleri ndeki aracılık faaliyetlerimiz bu bölümde ele alınmıştır. 3.5. Sabit Getirili Menkul Kıymetler ve Repo - Ters Repo İşlemleri Sabit getirili menkul kıymet işlemlerine aracılık, repo ve ters repo işlemleri bu bölümde ele alınmıştır. 3.6. Yatırım Fonları SPK hükümleri uyarınca kurucusu ve yöneticisi olduğumuz fonların operatif işlemleri bu kapsamda ele alınmıştır. 3.7. Müşteri Portföy Yönetimi Kurumumuz Yatırım Fonları ve bireysel müşterilerin portföy yönetimi işlemleri bu çerçevede değerlendirilmiştir. 3.8. Operasyon İşlemleri ve Takas Taahhütlerinin Zamanında Yerine Getirilmesi Hisse Senedi, VOB, sabit getirili menkul kıymet ve nakit işlemlerinin operasyonu ve takas taahhütlerinin kapatılması bu kapsama girmektedir. 3.9. Mali Kontrol İşlemleri Şirket faaliyetleriyle ilgili kanuni defterlerin tutulması vergi (SPK, SGK, VUK a göre yapılması gereken bildirimler) ve diğer yasal (Kamuyu Adınlatma Platformu ve Özel Durum Açıklamalarının sisteme girilmesi) yükümlülüklerin takibini kapsamaktadır. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 5
4. ASKIYA ALINABİLECEK İŞLER İş Adı/Tanımı İnteraktif Telenet ve İnternet İşlemleri Bu hizmetlerimizin altyapısı ile ilgili sorun çıkması halinde düzeltilene kadar devre dışı bırakılacak müşterilerimize, şubelerimiz, telefon şubemiz ve kayıtlı telefonlar aracılığıyla doğrudan hizmet verilecektir. Halka Arza Aracılık Sorun çıkması halinde kurul kaydına alınacak sermaye piyasası araçlarının Halka Arz yoluyla satışına aracılık sözleşmeleri yapılmayacaktır. Yatırım Danışmanlığı Müşterilere sermaye piyasası araçları ile bunları ihraç eden ortaklık ve kuruluşlar, şirket birleşme ve el değiştirmeleri, şirketlerin finansman ihtiyaçlarının karşılanması hakkında ve benzeri konularda yönlendirici nitelikte yazılı veya sözlü yorum ve yatırım tavsiyelerinde bulunulması faaliyetlerinin ertelenebileceği düşünülmektedir. Kredili İşlemler Acil ve Beklenmedik durum meydana gelmesi halinde çerçeve sözleşmesinde belirlenen esaslar dahilinde yeni kredi verilmeyecek kullandırılanlar takip edilecektir. Menkul Kıymet Ödünç Verme İşlemleri Çerçeve sözleşmesinde belirlenen esaslar dahilinde ödünç İşlemleri ertelenecektir. Pazarlama Faaliyetleri Pazarlama faaliyetlerimize ara verilecektir, elemanları diğer işlemlere kaydırılacaktır. Araştırma Hizmetleri Araştırma faaliyetlerimize ara verilecektir, araştırma elemanları diğer işlemlere kaydırılacaktır. Telefonla Verilen Hizmetler Sorunlarımızın derinleşmesi ve telefonların çalışmaması durumunda müşterilerimizin kurumumuz merkez ve şubelerine gelmeden telefon talimatlarıyla yaptırdıkları işlemler iletişim sağlanamaması halinde ertelenecek, bizzat gelen müşterilerimize hizmet verilecektir.sorunun genişlemesi ve hizmet aksaması sonucu müşterilerimizin zarar gördüğü tespit edilirse alım-satım işlemlerine bir süre ara verilebilecek, bu süre zarfında talep eden müşterilerimizin hisse ve nakit virmanları gerçekleştirilecektir. Askıya Alma Süresi Sorun giderilene kadar Sorun giderilene kadar Sorun giderilene kadar Sorun giderilene kadar Sorun giderilene kadar Sorun giderilene kadar Sorun giderilene kadar Sorun giderilene kadar Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 6
5. HİSSE SENEDİ ALIM SATIMA ARACILIK VE KREDİLİ İŞLEMLER 5.1. Risk/Tehdit 5.1.1. Kurumumuzdan Kaynaklanan Riskler i. Bilgisayarların Öngörülemeyen Bir Nedenle Çalıştırılamaması Düzenlenmesi zorunlu belgeler bilgisayar ortamında alınamayacak, hisse, takas ve diğer işlemler için gerekli programlardan faydalanılamayacaktır. Bilgisayar sistemimizde bulunan müşteri portföylerine ve nakit bakiyelerine printer çıktıları üzerinden ulaşılabilecektir. Bu bakiyeler üzerinden yapılacak her türlü işlem hem şube ve hem de genel müdürlük birimlerimlerinde çalışan yatırım uzmanlarımız için süre kaybına, kargaşaya yol açabileği gibi maddi hatalara da sebep olabilecektir. Ayrıca interaktif telefon ve internetle emir alınamayacağından telefon veya bizzat gelen müşterilere hizmet verilebilecektir. ii. Merkez ve Şube Santrallerinin Çalışmaması Şirketimiz santralinin çalışamaması durumunda santral harici direkt hatlarla veya cep telefonları ile işlemler gerçekleştirilebilir ancak müşteri emirlerinin verildiği telefonlar kaydedilemeyeceği için teyitler daha sonra yazılı olarak alınacaktır. 5.1.2. Kurumdışı Riskler i. Telefon,Data Hattı ve Benzeri İletişim Araçlarının Çalışamaz Durumda Olması; Bu durumda şubelerimiz ve acentalarımıza iletişim sağlanamayacak olup şube ve Genel Müdürlük müşterilerden gerek seanstan önce gerekse seans sırasında telefon ve benzeri iletişim araçları yanısıra interaktif telefon ve internet kanalıyla Hisse Senedi emri alınamayacaktır. ii. Elektrik Kesilmesi Bu durumda jenaratörlerin de çalışmaması halinde bilgisayar ve diğer tüm elektrikli cihazlarımız çalışamayacağından, kurumumuz sistem üzerinden hizmet veremez hale gelecektir. iii. Doğal Afet Genel Müdürlüğümüzde deprem, yangın, su baskınları gibi durumlar yaşandığında hizmet iv. Beklenmedik Durumlar Terör, toplu zehirlenme, salgın hastalık gibi beklenmedik durumlar yaşandığında hizmet 5.2. Göreve Çağırma Hiyerarşisi Herhangi bir işin kesilmesi veya riskin ortaya çıkması durumunda Ek 5 b Hisse Senedi Alım Satıma Aracılık ve Kredili Menkul Kıymetler Acil Durum Göreve Çağrılma Personel Listesinde bulunan çalışanlar hiyerarşik sıraya göre haberdar edilecektir. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 7
6. ULUSLARARASI SATIŞ İŞLEMLERİ 6.1. Risk/Tehdit 6.1.1. Kurumumuzdan Kaynaklanan Riskler i. Bilgisayarların Öngörülemeyen Bir Nedenle Çalıştırılamaması Düzenlenmesi zorunlu belgeler bilgisayar ortamında alınamayacak, hisse dağıtım, takas işlemleri ve çeşitli programlardan faydalanılamayacaktır. Bilgisayar sistemimizde bulunan müşteri portföyleri ve nakit bakiyelerine printer çıktıları üzerinden ulaşılabileceğinden, müşterilerimize bu bakiyeler üzerinden yapılacak alım satım işlemlerinde ilgili birimlerimizde çalışanlarımız arasında süre kaybına, kargaşaya ve maddi hatalara sebep olabileceği öngörülebilir. Ayrıca interaktif telefon ve internetle emir alınamayacağından telefonla hizmet verilebilecektir. ii. Merkez ve Şube Santrallerinin Çalışmaması Şirketimiz santralının çalışamaması durumunda santral harici direkt hatlarla veya cep telefonları ile alım satım işlemleri gerçekleştirilebilse de müşteri emirlerinin verildiği telefonlar kaydedilemeyeceği için teyitler daha sonra yazılı olarak alınacaktır. 6.1.2. Kurumdışı Riskler i. Telefon,Data Hattı ve Benzeri İletişim Araçlarının Çalışamaz Durumda Olması: Bu durumda müşterilerimizle iletişim sağlanamayacak olup müşterilerden gerek seanstan önce gerekse seans sırasında telefon ve benzeri iletişim araçlarıyla ayrıca interaktif telefon ve internetle hisse senedi emri alınmayacaktır. ii. Elektrik Kesilmesi: Bu durumda jenaratörlerin de çalışmaması halinde bilgisayar ve diğer tüm elektrikli cihazlarımız çalışamayacağından kurumumuz sistem üzerinden hizmet vermeyecektir. iii. Doğal Afet: Genel Müdürlüğümüzde deprem, yangın, su baskınları gibi durumlar yaşandığında hizmet verilemeyeceğinden dolayı Acil Durum Merkezi kurulacak ve tüm hizmetler buradan iv. Beklenmedik Durumlar Terör, toplu zehirlenme, salgın hastalık gibi beklenmedik durumlar yaşandığında hizmet 6.2. Göreve Çağırma Hiyerarşisi Herhangi bir işin kesilmesi veya riskin ortaya çıkması durumunda Ek 6 b Uluslararası Satış Acil Durum Göreve Çağrılma Personel Listesi nde bulunan çalışanlar hiyerarşik sıraya göre haberdar edilecektir. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 8
7. TÜREV PİYASALAR İŞLEMLERİ 7.1. Risk/Tehdit 7.1.1. Kurumumuzdan Kaynaklanan Riskler i. Bilgisayarlarımızın Öngörülemeyen Bir Nedenle Çalıştırılamaması Düzenlenmesi zorunlu belgeler bilgisayar ortamında alınamayacak, müşteri teminatlarının kontrolü yapılamayacak ve çeşitli programlardan faydalanılamayacaktır. Bilgisayar sistemimizde bulunan müşteri hesap ve teminat bilgilerine printer çıktıları üzerinden ulaşılabileceğinden, müşterilerimize bu bakiyeler üzerinden yapılacak alım satım işlemlerinde şubelerimizde ve genel müdürlük birimlerimizde çalışan yatırım uzmanlarımız arasında süre kaybına, kargaşaya ve maddi hatalara sebep olabileceği öngörülebilir. Ayrıca interaktif telefon ve internetle emir alınamayacağından telefon veya bizzat gelen müşterilere hizmet verilebilecektir. ii. Merkez ve Şube Santrallerinin Çalışmaması Şirketimiz santralının çalışamaması durumunda santral harici direkt hatlarla veya cep telefonları ile alım satım işlemleri gerçekleştirilebilse de müşteri emirlerinin verildiği telefonlar kaydedilemeyeceği için teyitler daha sonra yazılı olarak alınacaktır. 7.1.2. Kurumdışı Riskler i. Telefon,Data Hattı ve Benzeri İletişim Araçlarının Çalışamaz Durumda Olması: Bu durumda şubelerimiz ve acentalarımıza iletişim sağlanamayacak olup şubelerimizde ve merkezde bulunan müşterilerden gerek seanstan önce gerekse seans sırasında telefon ve benzeri iletişim araçlarıyla ayrıca interaktif telefon ve internetle alım-satım emirleri alınamayacaktır. ii. Elektrik Kesilmesi Bu durumda jenaratörlerin de çalışmaması halinde bilgisayar ve diğer tüm elektrikli cihazlarımız çalışamayacağından kurumumuz sistem üzerinden hizmet veremez hale gelecektir. iii. İş Ortağı Kurumun Sistem Arızası Yurtdışı Türev İşlem Platformu kullanılamayacak, yeni hesap açılamayacak, teminat yatırma ve çekme işlemleri yapılamayacak, sisteme emir gönderilemeyecektir. iv. Doğal Afet Genel Müdürlüğümüzde deprem, yangın, su baskınları gibi durumlar yaşandığında hizmet v. Beklenmedik Durumlar Terör, toplu zehirlenme, salgın hastalık gibi beklenmedik durumlar yaşandığında hizmet 7.2. Göreve Çağırma Hiyerarşisi Herhangi bir işin kesilmesi veya riskin ortaya çıkması durumunda Ek 7b Türev Piyasalar Acil Durum Göreve Çağrılma Personel Listesi nde bulunan çalışanlar hiyerarşik sıraya göre haberdar edilecektir. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 9
8. KALDIRAÇLI ALIM SATIM (KAS) İŞLEMLERİ 8.1. Risk/Tehdit 8.1.1. Kurumumuzdan Kaynaklanan Riskler i. Bilgisayarlarımızın Öngörülemeyen Bir Nedenle Çalıştırılamaması Düzenlenmesi zorunlu belgeler bilgisayar ortamında alınamayacak, müşteri teminatlarının kontrolü yapılamayacak ve çeşitli programlardan faydalanılamayacaktır. Bilgisayar sistemimizde bulunan müşteri hesap ve teminat bilgilerine printer çıktıları ve/veya KAS İşlem Platformu üzerinden ulaşılabileceğinden, müşterilerimize bu bakiyeler üzerinden yapılacak alım satım işlemlerinde şubelerimizde ve genel müdürlük birimlerimizde çalışan yatırım uzmanlarımız arasında süre kaybına, kargaşaya ve maddi hatalara sebep olabileceği öngörülebilir. ii. Merkez ve Şube Santrallerinin Çalışmaması Müşterinin olağanüstü bir durumda işlem platformunu kullanamaması ve Şirketimiz santralının de çalışmaması durumunda, müşterinin emirleri ve talepleri kayıtlı telefonlardan alınamayacaktır. 8.1.2. Kurumdışı Riskler i. Telefon, Data Hattı ve Benzeri İletişim Araçlarının Çalışamaz Durumda Olması: Bu durumda şubelerimizle iletişim sağlanamayacak, KAS İşlem Platformu kullanılamayacak, Takasbank ile bağlantı sağlanamayacaktır. Aynı anda müşterinin de olağanüstü bir durum nedeniyle işlem platformunu kullanamaması halinde müşteri emir ve talepleri yerine getirilemeyecektir. ii. Elektrik Kesilmesi Bu durumda jenaratörlerin de çalışmaması halinde bilgisayar ve diğer tüm elektrikli cihazlarımız çalışamayacağından kurumumuz sistem üzerinden hizmet veremez hale gelecektir. iii. Piyasa Yapıcı Kurumun Sistem Arızası KAS İşlem Platformu kullanılamayacak, yeni hesap açılamayacak, teminat yatırma ve çekme işlemleri yapılamayacak, sisteme emir gönderilemeyecektir. iv. Doğal Afet Genel Müdürlüğümüzde deprem, yangın, su baskınları gibi durumlar yaşandığında hizmet v. Beklenmedik Durumlar Terör, toplu zehirlenme, salgın hastalık gibi beklenmedik durumlar yaşandığında hizmet 8.2. Göreve Çağırma Hiyerarşisi Herhangi bir işin kesilmesi veya riskin ortaya çıkması durumunda Ek 8b Kaldıraçlı Alım Satım İşlemleri Acil Durum Göreve Çağrılma Personel Listesi nde bulunan çalışanlar hiyerarşik sıraya göre haberdar edilecektir. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 10
9. SABİT GETİRİLİ MENKUL KIYMET ALIM SATIM ARACILIĞI VE REPO-TERS REPO İŞLEMLERİ 9.1. Risk/Tehdit 9.1.1. Kurumumuzdan Kaynaklanan Riskler i. Bilgisayarlarımızın Öngörülemeyen Bir Nedenle Çalıştırılamaması Müşterilerimizin sabit getirili menkul kıymet alım-satım talepleri, repo talepleri bilgisayar sistemi üzerinden alınamayacağı için bu taleplerin merkez ve şubelerimizden toplanarak hazine bölümümüzde tasnifinde ve yerine getirilmesinde güçlükler yaşanabilecektir. Ayrıca yatırımcıların alım-satımdan artan serbest nakitlerinin repoya otomatik olarak bağlanmasıyla IMKB Tahvil Bono Piyasasında gerçekleştirilen işlemlerin dağıtımı manuel yapılacağından gecikme ve hatalar ortaya çıkabilecektir. ii. Merkez ve Şube Santrallerinin Çalışmaması Bu durumda yatırımcıların Şirketimize ulaşmasında sorunlar yaşanacaktır. Bu durum da olası gecikmelerin müşteri memnuniyetsizliği yaratacağı düşünülmektedir. O yüzden Şirketimiz santralının çalışmaması durumunda santral harici direkt hatlarla veya cep telefonları ile alım satım işlemleri gerçekleştirilebilecek, müşteri emirlerinin verildiği telefonlar kaydedilemeyeceği için teyitler daha sonra yazılı olarak alınacaktır. 9.1.2. Kurum Dışı Riskler i. Telefon, Data Hattı ve Benzeri İletişim Araçlarının Çalışamaz Durumda Olması Bu durumda İMKB Tahvil Bono Piyasası ile iletişim sağlanamayacağından işlem yapılamaz hale gelinecektir. Öte yandan müşterilerimiz Şirketimize şahsen gelseler bile talepleri hazine bölümümüzce Tahvil Bono Piyasasına iletilemeyecektir. Bu durumda kurumla Borsa arasında kurye kullanılarak bazı işlemler yapılabilir. Ancak bu durumda müşteri işlemleri büyük ölçüde aksayacaktır. ii. Elektrik Kesilmesi Bu durumda jenaratörlerin de çalışmaması halinde bilgisayar ve diğer tüm elektrikli cihazlarımız çalışamayacağından kurumumuz sistem üzerinden hizmet veremez hale gelecektir. iii. Doğal Afet Genel Müdürlüğümüzde deprem, yangın, su baskınları gibi durumlar yaşandığında hizmet iv. Beklenmedik Durumlar Terör, toplu zehirlenme, salgın hastalık gibi beklenmedik durumlar yaşandığında hizmet 9.2. Göreve Çağırma Hiyerarşisi Herhangi bir işin kesilmesi veya riskin ortaya çıkması durumunda Ek: 9b Sabit Getirili Menkul Kıymet Alım Satım Aracılığı ve Repo Ters Repo İşlemleri Acil Durum Göreve Çağrılma Personel Listesi nde bulunan çalışanlar hiyerarşik sıraya göre haberdar edilecektir. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 11
10. YATIRIM FONLARI İŞLEMLERİ 10.1. Risk/Tehdit 10.1.1. Kurumumuzdan Kaynaklanan Riskler i. Bilgisayarlarımızın Öngörülemeyen Bir Nedenle Çalıştırılamaması Bu durumda fon ile ilgili her türlü işlemin sisteme girişi yapılamayacağından fon işlemleri ve fon değeri tabloları ve diğer vaziyetler manuel olarak düzenlenecek, çeşitli hata ve gecikmeler ortaya çıkabilecektir. Fon işlemlerinin muhasebesi yapılamayacaktır. ii. Merkez ve Şube Santrallerinin Çalışmaması Bu durum fonu direkt etkilemese de verdikleri alm-satım emirlerinin ilgili müdürlük tarafından yerine getirilmesinde aksamalar olabileceğinden dolaylı olarak etkilenebileceklerdir. 10.1.2. Kurum Dışı Riskler i. Telefon, Data Hattı ve Benzeri İletişim Araçlarının Çalışamaz Durumda Olması Yatırım fonlarının operatif işleri, Takasbank sisteminde yapacakları her türlü virman ve bildirim işlemleri aksayacaktır. Bu durumda işlemler ancak Takasbank'a talimatla yaptırılacak veya bizzat ilgili bankaya gidilerek yapılabilecektir. İnternet üzerinden yapılan her türlü işlem duracaktır. ii. Elektrik Kesilmesi Bu durumda jenaratörlerin de çalışmaması halinde bilgisayar ve diğer tüm elektrikli cihazlarımız çalışamayacağından Şirketimiz sistem üzerinden hizmet veremez hale gelecektir. Fon işlemleri bilgisayar ortamında geçici bir süre takip edilemeyecektir. iii. Doğal Afet Genel Müdürlüğümüzde deprem, yangın, su baskınları gibi durumlar yaşandığında hizmet iv. Beklenmedik Durumlar Terör, toplu zehirlenme, salgın hastalık gibi beklenmedik durumlar yaşandığında hizmet 10.2. Göreve Çağırma Hiyerarşisi Herhangi bir işin kesilmesi veya riskin ortaya çıkması durumunda Ek 10b Yatırım Fonları Acil Durumlar Göreve Çağrılma Personel Listesi nde bulunan çalışanlar hiyerarşik sıraya göre haberdar edilecektir. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 12
11. MÜŞTERİ PORTFÖY YÖNETİMİ 11.1. Risk/Tehdit: 11.1.1. Kurumumuzdan Kaynaklanan Riskler i. Bilgisayarlarımızın Öngörülemeyen Bir Nedenle Çalıştırılamaması Bu durumda diğer yığınsal işlere göre sadece Şirketimiz fon ve müşterilerine portföy yönetim hizmeti verdiğimizden çıkabilecek sorunlar daha alt düzeyde olacak ancak yine de bilgisayar program desteği olmadığından işlemlerin manuel yapılması zaman kaybı ve hata riskini arttırabilecektir. ii. Şube ve Merkez Santrallerinin Çalışmaması Kurucusu olduğumuz yatırım fonlarımız aynı binada faaliyet gösterdiğinden iletişim sorunu doğmayacaktır. 11.1.2. Kurum Dışı Riskler i. Telefon, Data Hattı ve Benzeri İletişim Araçlarının Çalışamaz Durumda Olması Bu durumda yatırım fonları menkul kıymet alım satım emirlerinin İMKB'ye iletilmesinde gecikmeler olacak ve uygun fiyatlı emirler bu nedenle gerçekleşemeyebilecektir. ii. Elektrik Kesilmesi: Bu durumda jenaratörlerin de çalışmaması halinde bilgisayar ve diğer tüm elektrikli cihazlarımız çalışamayacağından kurumumuz sistem üzerinden hizmet veremez hale gelecektir iii. Doğal Afet Genel Müdürlüğümüzde deprem, yangın, su baskınları gibi durumlar yaşandığında hizmet iv. Beklenmedik Durumlar Terör, toplu zehirlenme, salgın hastalık gibi beklenmedik durumlar yaşandığında hizmet 11.2. Göreve Çağırma Hiyerarşisi Herhangi bir işin kesilmesi veya riskin ortaya çıkması durumunda Ek: 11 b Müşteri Portföy Yönetimi Acil Durumlar Göreve Çağrılma Personel Listesi nde bulunan çalışanlar hiyerarşik sıraya göre haberdar edilecektir. 12. OPERASYON İŞLEMLERİ VE TAKAS TAAHHÜTLERİNİN ZAMANINDA YERİNE GETİRİLMESİ 12.1. Risk/Tehdit: 12.1.1. Kurumumuzdan Kaynaklanan Riskler i. Bilgisayarlarımızın Öngörülemeyen Bir Nedenle Çalıştırılamaması Bu durumda operasyon servisimizce yürütülen işlemler a) Müşteri havale ve nakit işlemleri Bilgisayarlardan faydalanmak mümkün olmayacağından yazılı dökümler üzerinden manuel olarak havale ve ödemeler takip edilecektir. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 13
b) Takas ve MKK işlemleri Bilgisayar desteği olmadığından takas borcu veya alacağı olan hisse senetleri, daha önce yapılan dağıtım listelerinden; türev piyasalar işlemleri (VOB için nemalandırma dağıtımı, VOB için yapılacak değerleme işlemleri vb.) takas işlem hareket raporu, müşteri-kurum pozisyon ve teminat durum raporlarından; yatırım fonları ile ilgili işlemler önceki günlere ait listeler ve işlem defterlerinden manuel takip edilecektir. Sabit getirili kıymet işlemleri ise o gün alınacak işlem defteri üzerinden manuel takip edilecektir. Bu durumda işlemler gecikmeli yerine getirilebilecektir. c) Alım-satım aracılığı işlemleri operasyonu Müşterilerimize alım satım ve emanet işlemleri sırasında verilen; Alındı belgesi Ödendi belgesi Hesap ekstresi Müşteri Menkul Kıymet Hareket Listesi Müşteri Menkul Kıymet Dökümü İşlem Sonuç Formu Menkul Kıymet Giriş Fişi Menkul Kıymet Çıkış Fişi Menkul Kıymet Bordrosu gibi belgeler elle manuel olarak düzenleneceğinden çok uzun süren gecikmeler oluşabilecektir. Öte yandan hergün yapılan repolara ilişkin olarak Takasbank nezdindeki depolararası virmanlara ilişkin tutarlar manuel olarak bulunmak zorunda kalınacaktır. Diğer taraftan borç bakiye veren kredi hesaplarının otomatik olarak verilecek olan faizleri manuel olarak hesaplanıp işlenecek ve bu durum zaman kaybına neden olabilecektir. d) Sermaye arttırım veya azaltımı, temettü işlemleri Sermaye arttırımları ve azaltımlarında, temettü dağıtımlarında bilgisayar programları kullanılamayacağından bu işlemler manuel olarak yapılacak, dökümler üzerinden rüçhan hakkı bedelleri ve alınacak hisse senetleri elle hesaplanacaktır. ii. Merkez ve Şube Santrallerimizin Çalışmaması Bankalar ve müşterilerimizle iletişim sadece direkt telefonlardan yapılabilecektir. Bu durum arzu edilen bir hal olmamakla birlikte operasyon bölümünde müşteri ilişkisi yoğun yaşanmadığından büyük sakıncalar yaratmayabilecektir. Müşterilerimizin telefon ve ödeme talimatlarının kaydedilmesi mümkün olamayacaktır. 12.1.2. Kurum Dışı Riskler i. Telefon, Data Hattı ve Benzeri İletişim Araçlarının Çalışamaz Durumda Olması Bu durumda halen data hatları üzerinden iletişim kurduğumuz; Takasbank İş Bankası MKK Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 14
İş Yatırım Menkul Değerler A.Ş. sistemleriyle bağlantımız kesilecek, ve Takas KAS işlemleri EFT işlemleri Takasbank Tahvil Repo işlemleri MKK Müşteri Bazında Hisse senedi işlemleri MKK Müşteri bazında özel sektör tahvil işlemleri MKK Müşteri bazında yatırım fonları işlemleri İş Bankası havale ve elektronik firma işlemleri Şubelerimizin havale işlemleri yapılamaz hale gelecektir. Tüm bu işlemlerin manuel olarak yapılması sırasında çeşitli aksaklık, gecikme ortaya çıkabilecektir. Acil Durum Merkezi nde Takasbank, MKK, KAP sistemleri kapsamında yedek akıllı kart ve nitelikli kart sistemleri kurulacak ve dönemsel bazda bu sistemlerin çalıştığına dair test çalışmaları yapılacaktır. ii. Elektrik Kesilmesi Bu durumda jenaratörün de devreye girmemesi halinde tüm operasyon sistemimiz kesintiye uğrayabilecektir. iii. Doğal Afet Genel Müdürlüğümüzde deprem, yangın, su baskınları gibi durumlar yaşandığında hizmet iv. Beklenmedik Durumlar Terör, toplu zehirlenme, salgın hastalık gibi beklenmedik durumlar yaşandığında hizmet 12.2. Göreve Çağırma Hiyerarşisi Herhangi bir işin kesilmesi veya riskin ortaya çıkması durumunda Ek: 12b Operasyon İşlemleri ve Takas İşlemleri Acil Durumlar Göreve Çağrılma Personel Listesinde bulunan çalışanlar hiyerarşik sıraya göre haberdar edilecektir. 13. MALİ KONTROL / MUHASEBE İŞLEMLERİ 13.1. Risk/Tehdit: 13.1.1. Kurumumuzdan Kaynaklanan Riskler i. Bilgisayarlarımızın Öngörülemeyen Bir Nedenle Çalıştırılamaması Bu durumda yeni yıla ait muhasebe kayıtları yasal defterlere süresi içinde kaydedilemeyecektir. Ancak mutlaka yapılması gereken işlemlerden oluşan bazı muhasebe kayıtlarının manuel takibi zorunludur. Örneğin kasa işlemleri mutlak surette manuelde olsa tutulmalı ve akşam kasa mutabakatı yapılmalıdır. Yine bazı muhasebe kayıtları için elle muhasebe fişi kesilmeli sisteme bilahare aktarılmalıdır. Bu şekilde çalışan bir muhasebe sisteminde aksaklık, hata ve gecikmelerle karşılaşılması olasıdır. Tedarikçi firmalara olan fatura ödemelerimizin yapılmasında aksaklıklar yaşanacaktır. Yasal kuruluşlara yapılacak ödeme işlemleri için (SPK, MKK, İMKB vb. kuruluşlar) telefon ile tutarlar öğrenilip ödeme işlemleri yapılacak acil ve beklenmedik durumun sona ermesinden sonra ödenen tutarlar belge bazında kontrol edilecektir. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 15
ii. Merkez ve Şube Santrallerimizin Çalışmaması Muhasebe işlemlerinde yoğun bir müşteri ilişkisi bulunmadığından sadece direkt telefonların kullanılması önemli bir sorun yaratmayacaktır. 13.1.2. Kurum Dışı Risklerimiz i. Telefon, Data Hattı ve Benzeri İletişim Hatlarının Çalışmaması Bu durumda Şirketimiz muhasebesi genel müdürlükteki sunucuda tutulduğundan şubelerimiz kendi kayıtlarını inceleyemeyeceklerdir. Şubelerimizden Merkez Muhasebemize haber ulaştırılırsa gerekli bilgiler merkezden dökülerek ulaştırılabilecektir. ii. Elektrik Kesintileri Bu durumda elektronik ortamda tutulan hiçbir muhasebe bilgisine erışilemeyecektir. Ancak, mevcut dökümler üzerinden işlem yapılabilecektir. iii. Tedarikçi Firmalardan Mal ve Hizmet Satın Alınamaması Böyle bir durumda Şirketin faaliyetlerini sürdürmesi için gerekli olan her türlü mal (kırtasiye, bilgisayar parçası, yazıcı kağıdı, mürekkebi, fotokopi kağıdı, fotokopi bakımı, faks kağıdı, faks bakımı ve buna benzer ihtiyaçlar) ve hizmetin tedarik edilmesi güçleşecektir. iv. Doğal Afet Genel Müdürlüğümüzde deprem, yangın, su baskınları gibi durumlar yaşandığında hizmet v. Beklenmedik Durumlar Terör, toplu zehirlenme, salgın hastalık gibi beklenmedik durumlar yaşandığında hizmet 13.2. Göreve Çağırma Hiyerarşisi Herhangi bir işin kesilmesi veya riskin ortaya çıkması durumunda Ek: 13b Mali Kontrol / Muhasebe İşlemleri Acil Durumlar Göreve Çağrılma Personel Listesi nde bulunan çalışanlar hiyerarşik sıraya göre haberdar edilecektir. 14. İŞ DEVAMLILIĞI VE DÜZELTME 14.1. Hisse Senedi Alım ve Satıma Aracılık ve Kredili İşlemler 14.1.1. Gerekli Olan Malzeme Acil ve Beklenmedik Durumlarda kullanılacak malzeme listesi Süreç Yönetimi Müdürü nün yazılı önerisi ve Acil ve Beklenmedik Durum Planının Uygulamasından Sorumlu Yöneticilerin onayından sonra tespit edilir. Ek Liste 5 c Malzeme Listesi 14.1.2. İlişkide Bulunan Kurumlar Acil ve Beklenmedik Durumlarda Hisse Senedi Alım ve Satıma Aracılık ve Kredili İşlemler süreçlerini ilgilendiren konularda iletişime geçilecek kurumların (tedarikçilerin) listesi Bilgi İşlem Müdürünün koordinasyonunda ilgili bölüm müdürü ile birlikte belirlenerek, Acil ve Beklenmedik Durum Planının Uygulamasından Sorumlu Yöneticilerin onayından sonra yürürlüğe girer. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 16
Ek Liste 16 Tedarikçi Listesi Aksaklık halinde ilgili kuruma derhal haber verilerek düzeltme talebinde bulunulacaktır. Acil ve Beklenmedik durumlarda bu süreçlerin koordinasyonunu Ek 5 b Hisse Senedi Alım Satıma Aracılık ve Kredili Menkul Kıymetler Acil Durum Göreve Çağrılma Listesi nde belirtilen personel tarafından yapılacaktır. 14.1.3. Devamlılık Stratejisi i. Bilgisayar Alt Yapımızın Çalışmaması Durumunda a) Müşteri emirlerinin yerine getirilmesi Seans odasındaki dealerlarımız kendilerine yatırım uzmanlarınca iletilen ve hesabın müsait olduğuna dair operasyon bölümünün onayını taşıyan müşteri emirlerini İMKB'de broker aracılığı ile gerçekleştireceklerdir. Büyük müşterilerin olduğu özel seanslar devam edecek, telefonlu seans ve diğer seans odalarına müşteri emri alınmayacak, işlemler yatırım uzmanları aracılığıyla yerine getirilecektir. Bu nedenle ertelenen Araştırma ve Pazarlama faaliyetleriyle ilgili uzman personelin bir bölümü satışa kaydırılacaktır. Telefonlu seanstaki dealerlar operasyona kaydırılarak yatırım uzmanlarından gelen emirlerle ilgili hesapların müsait olup olmadığının kontrolüne yardım edilecektir. Büyük müşterilerin bulunduğu seanslarda ise dealerlar operasyondan müşteri hesap cetvelini seanstan önce alacaklar ve bu müşterilerin tüm işlemlerini bu cetvele kaydederek takip edeceklerdir. Bu cetvelde müşteri kredi limiti de izlenecek ancak yeni kredi kullandırılmayacak, mevcut krediler takip edilecektir. Kredi listeleri alınacak, ayrıca yedek sunucudan elekronik ortamda da excel dosya olarak bu listeler temin edilebilecektir. Müşteri emirleri İMKB seansına iletildiğinde seans takip formlarına yazılacak, gerçekleşme bilgileri alınacak ve gün sonunda dağıtım listesi manuel hazırlandıktan sonra borsadan gelen işlem defteri ile tutturulacaktır. Kontrol edilen dağıtım listeleri Takas işlemlerinin takibi için operasyon servisine iletilecektir. b) Kurum portföyünün takibi, ilave hisse alışı veya satışı Her bir hisse senedi için maliyet ve nominal tutarlar belirtilerek bir çizelge hazırlanarak, yapılan alış satışlar bu çizelgede takip edilecektir. ii. Santralimizin Çalışmaması Durumunda Bu durumda sadece kaydedilen direkt telefonlardan verilen emirlerle, şahsen verilen emirler yerine getirilecektir. iii. Telefon ve Data Hattı ve Benzeri İletişim Araçlarının Çalışmaması Durumunda Bu durumda müşterilerimizin şahsen Genel Müdürlüğü müze ilettikleri emirler işleme alınabilecek, arızada olan şube ya da Genel Müdürlük diğer şubelere yönlendirilecektir. Şube müşterilerine merkezden hizmet verilecektir. Toplanan müşteri emirleri İMKB' ye kurye ile gönderilebilecektir. Data hatlarının ve/veya santralın çalışmaması nedeni ile çalışanlarımızın ve/veya müşterilerimizin ilettikleri emirlerin gerçekleşmemesi durumunda Şirket içindeki haberleşme hiyerarşisi hisse senedi piyasaları acil durum haberleşme sürecinde belirtildiği gibi yapılacaktır. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 17
iv. Elektriklerin Kesilmesi Durumunda Elektriklerin kesilmesi halinde her birimimiz(şube veya genel müdürlük) jenaratörlerini devreye sokarak işlemlerine devam edecektir. Herhangi bir şekilde jenaratörü devreye girmeyen şubemizin işlemleri merkeze telefonla bildirilecek,islemler merkezden yerine getirilecektir. Yukarıda belirtilen sorunlar ortadan kalktıktan sonra işlemler bilgisayar ortamına aktarılarak normal çalışma düzenine dönülecektir. 14.2. Uluslararası Satış İşlemleri 14.2.1. Gerekli Olan Malzeme Acil ve Beklenmedik Durumlarda kullanılacak malzeme listesi Uluslararası Satış Müdürünün yazılı önerisi ve Acil ve Beklenmedik Durum Planının Uygulamasından Sorumlu Yöneticilerin onayından sonra tespit edilir. Ek Liste 6 c Malzeme Listesi 14.2.2. İlişkide Bulunulan Kurumlar Acil ve Beklenmedik Durumlarda Uluslararası Satış süreçlerini ilgilendiren konularda iletişime geçilecekte kurumların (tedarikçilerin) listesi Bilgi İşlem Müdürünün koordinasyonunda Uluslararası Satış Müdürü ile birlikte belirlenerek, Acil ve Beklenmedik Durum Planının Uygulamasından Sorumlu Yöneticilerin onayından sonra yürürlüğe girer. Aksaklık halinde ilgili kuruma derhal haber verilerek düzeltme talebinde bulunulacaktır. Acil ve Beklenmedik durumlarda bu süreçlerin koordinasyonunu Ek: 6 b Uluslararası Satış Acil Durum Göreve Çağrılma Personel Listesi Listesinde yazılı bulunan personel yapacaktır. Ek Liste 16 Tedarikçi Listesi 14.2.3. Devamlılık Stratejisi i. Bilgisayar Altyapımızın Çalışmaması Durumunda a) Müşteri emirlerinin yerine getirilmesi Uluslararası Satış personeli telefon ile iletilen emirleri, operasyon bölümünden gerekli onay ve ihtiyaçların belirlenmesi sonrası, İMKB deki broker aracılığı ile gerçekleştirecektir. Verilen emirler sırasıyla seans takip formlarına yazılacak, gerçekleşme bilgileri alınacak, gün sonunda dağıtım listesi manuel olarak hazırlandıktan sonra borsadan gelen işlem defteri ile tutturulacaktır. Gerçekleşen işlemler gün sonunda müşterilere faks yoluyla iletilecektir. Müşteri gerçekleşmeleri ile oluşabilecek farklar, operasyon bölümünden gelen geri bildirimler ile ertesi gün pozisyon ters işlemi yapılarak kapatılacaktır. Kontrol edilen dağıtım listeleri Takas işlemlerinin takibi için operasyon servisine iletilecektir. Ayrıca operasyon bölümünün ihtiyaçları doğrultusunda, takas ile ilgili işlemler için yapılacak İngilizce yazışmalarda kendilerine destek verilecek, ilgili müşterilerin takaslarının gerçekleşmesi için gerekli telefon görüşmeleri sağlanacaktır. b) Kurum portföyünün takibi,ilave hisse alışı veya satışı Her bir hisse senedi için maliyet ve nominal tutarlar belirtilerek bir çizelge hazırlanarak, yapılan alış satışlar bu çizelgede takip edilecektir. ii. Santralimizin Çalışmaması Durumunda Bu durumda kaydedilen direkt telefonlardan ve cep telefonlarından verilen emirler yerine getirilecek, cep telefonunun kaydetme özelliği kullanılacaktır. Acil ve Beklenmedik Durum ve İş Sürekliliği Planı 18