1
T.C. MALİYE BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı 2008 YILI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI BİRİM FAALİYET RAPORU 31 MART 2009 Adres : Dikmen Cad. Harp Okulu Yanı, M Blok, 3. Kat, 06450 Dikmen/ANKARA Telefon : 0312 415 12 58 59 Faks : 0312 415 25 74 Web : http://www.sgb.gov.tr e-posta : sgb-bim@sgb.gov.tr 2
İÇİNDEKİLER BAŞKANIN SUNUŞU... 7 I- GENEL BİLGİLER... 8 A- MALİYE BAKANLIĞININ MİSYON VE VİZYONU... 8 B- YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 8 1- STRATEJİK YÖNETİM DAİRESİ... 8 2- YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ VE AR-GE DAİRESİ... 9 3- İÇ KONTROL DAİRESİ... 11 4- EKONOMİK VE SEKTÖREL ANALİZ DAİRESİ... 11 5- DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ... 12 C- BİRİME İLİŞKİN BİLGİLER... 13 1- FİZİKSEL YAPI... 13 2- ÖRGÜT YAPISI... 14 3- BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR... 16 3.1- Donanım Envanteri... 16 3.2- Fiziksel Sunucu Envanteri... 17 3.3- Evrak Sistemi... 17 3.3.1- Gelen Evrak İşlemleri... 19 3.3.2- Giden Evrak İşlemleri... 20 3.4- Kütüphane Sistemi... 21 3.5- Portal... 21 4- PROJELER... 23 4.1- Stratejik Yönetim Sistemi Projesi... 23 4.2- Yönetim Bilgi Sistemleri ve Teknolojik Altyapı Projesi... 25 4.2.1. Maliye SGB.net Sistemi Projesi... 25 4.2.1.1. Performans Bütçe Alt Sistemi... 27 4.2.1.2. Harcama Yönetim Alt Sistemi... 27 4.2.1.3. Kimlik Paylaşımı Alt Sistemi... 30 4.2.1.4. Kalite Yönetim Alt Sistemi... 30 4.2.1.5. Proje Ofisi ve Proje Yönetim Alt Sistemi... 31 4.2.2. Bilgi İşlem Merkezi... 31 4.3. Avrupa Birliği Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı IPA Projesi... 32 4.4. Kamuda İnovasyon Yönetimi Sistem ve Tekniklerinin Geliştirilmesi Projesi (Kamİn Projesi)... 32 5- İNSAN KAYNAKLARI... 34 6- SUNULAN HİZMETLER... 37 6.1- Hizmetler ve Ürünler... 37 6.1.1- Maliye Bakanlığı Stratejik Planı... 37 6.1.2- Maliye Bakanlığı Performans Esaslı Bütçesi... 39 6.1.3- İzleme ve Değerlendirme... 42 6.1.4- Maliye Bakanlığı 2009 Mali Yılı Bütçesi... 43 6.1.5- Maliye Bakanlığı Bütçesinin Uygulanması... 44 6.1.6- Maliye Bakanlığı Kesin Hesabı... 46 6.1.7- Taşınır Mal Yönetmeliği İşlemleri... 46 6.1.8- Hazırlanan Konuşma ve Sunumlar... 47 6.1.8.1- Bakan Konuşmaları... 47 6.1.8.2- Sunumlar... 48 6.1.9- Faaliyet Raporları... 49 6.1.9.1- Haftalık Faaliyet Raporu... 49 6.1.9.2- Birim Faaliyet Raporu... 49 6.1.9.3- İdare Faaliyet Raporu... 49 6.1.9.4- Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu... 50 6.1.9.5- Yatırım Projeleri Gerçekleşme ve Uygulama Raporu... 50 6.1.9.6- Dönemsel Yatırım Gerçekleşme Raporu... 51 6.1.10- Eylem Planı Koordinasyon Faaliyetleri... 51 3
6.1.11- Ekonomik Raporlar... 51 6.1.11.1- Yıllık Ekonomik Rapor... 51 6.1.11.2- Güncel Ekonomik Raporlar ve İstatistikler... 51 6.1.11.2.1- Ekonomik Göstergeler... 51 6.1.11.2.2- Temel Ekonomik Göstergeler... 52 6.1.11.2.3- Bütçe Gerekçesi Ekonomik Gelişmeler Bölümü... 52 6.1.11.2.4- Güncel Ekonomik Gelişmeler Raporları... 52 6.1.11.2.5- Günlük Piyasa Bilgileri... 52 6.1.11.2.6- Haftalık Ekonomi Raporu... 52 6.1.11.2.7- Ekonomik Veriler Kitapçığı... 52 6.1.11.2.8- Haftalık Dış Haberler... 53 6.1.12- Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS)... 53 6.1.13- İç Kontrol... 54 6.1.14- Maliye Bakanlığı Alacak Takibi... 59 6.1.15- Yayınlar... 59 6.1.15.1- Süreli Yayınlar... 59 6.1.15.1.1- Maliye Dergisi... 59 6.1.15.1.2- Tebliğler Dergisi... 60 6.1.15.2- Kitaplar, Raporlar... 60 7- YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ... 62 II- AMAÇ VE HEDEFLER... 64 A- AMAÇ VE HEDEFLERİMİZ... 64 B- TEMEL POLİTİKA VE ÖNCELİKLER... 64 1- DOKUZUNCU KALKINMA PLANI (2007 2013)... 64 2- KATILIM ÖNCESİ EKONOMİK PROGRAMI (2008 2010)... 65 3- ORTA VADELİ PROGRAM... 66 4- ORTA VADELİ MALİ PLAN... 68 5- YILLIK PROGRAM... 69 6- BİLGİ TOPLUMU STRATEJİSİ VE EKİ EYLEM PLANI... 71 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER... 72 A- MALİ BİLGİLER... 72 1 -BÜTÇE UYGULAMA SONUÇLARI VE TEMEL MALİ TABLOLARA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR... 72 2- MALİ DENETİM SONUÇLARI... 75 B- PERFORMANS BİLGİLERİ... 75 1- FAALİYET VE PROJE BİLGİLERİ... 77 2- PERFORMANS SONUÇLARI TABLOSU... 77 3- PERFORMANS SONUÇLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ... 121 4- PERFORMANS BİLGİ SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ... 122 5- DİĞER HUSUSLAR... 122 IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ... 119 A- GÜÇLÜ VE GELİŞMEYE AÇIK ALANLAR, FIRSATLAR VE TEHDİTLER (GZFT) ANALİZİ... 119 B- DEĞERLENDİRME... 121 V- SONUÇ... 121 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI... 123 4
TABLOLAR Tablo 1 : Son Dört Yılın Donanım Envanteri... 16 Tablo 2 : Son Dört Yılın Fiziksel Sunucu Envanteri... 17 Tablo 3 : Harcama Yönetim Alt Sistemi Eğitimi... 29 Tablo 4 : Hazırlanan Teklif, Tasarı ve Kesin Hesap Bilgileri... 44 Tablo 5 : Bütçe İşlemleri ile İlgili Gelen ve Giden Evrakın Konularına Göre Dağılımı... 45 Tablo 6 : Harcama Birim ve Ambar Sayıları... 47 Tablo 7 : Ön Mali Kontrole Tabi Tutulan İşlem Sayıları... 58 Tablo 8 : 2008 Yılı Mal ve Hizmet Alım Giderleri Kapsamında Ödenek Kullanma Oranları ( YTL ) 73 Tablo 9 : 2004-2008 Yılı Harcamalarının Oransal Dağılımı (%)... 74 Tablo 10 : Yıllar İtibarıyla Fazla Mesai Bilgileri... 76 Tablo 11 : GZFT Analizi Sonuçları... 120 ŞEKİLLER Şekil 1 : Maliye Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatı... 14 Şekil 2 : SGB Organizasyon Yapısı... 15 GRAFİKLER Grafik 1 : Yıllar İtibarıyla Gelen Evrak Sayısı... 18 Grafik 2 : Yıllar İtibarıyla Giden Evrak Sayısı... 18 Grafik 3 : 2008 Yılı Gelen Evrakın Dairelere Göre Dağılımı... 19 Grafik 4 : 2008 Yılı Gelen Evrakın Gönderen Birim Açısından Dağılımı... 19 Grafik 5 : 2008 Yılı Giden Evrakın Dairelere Göre Dağılımı... 20 Grafik 6 : 2008 Yılı Evrakın Gönderildiği Yere Göre Dağılımı... 20 Grafik 7 : Kütüphanedeki Kitap Sayısı... 22 Grafik 8 : SGB de Çalışan Personelin Dağılımı... 34 Grafik 9 : Yıllar İtibarıyla Çalışan Sayısı... 35 Grafik 10 : Çalışanların Cinsiyet Durumuna Göre Dağılımı... 35 Grafik 11 : Çalışanların Eğitim Durumuna Göre Dağılımı... 36 Grafik 12 : Çalışanların Yaş Durumuna Göre Dağılımı... 36 Grafik 13 : Çalışanların İstihdam Durumuna Göre Dağılımı... 37 Grafik 14 : Çalışanların Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı... 37 Grafik 15 : 01/01/2008-31/12/2008 Tarihleri Arasında Ön Mali Kontrole Tabi Tutulan İşlemlerin Dağılımı... 57 Grafik 16 : 2004 2008 Yılları Bütçe Giderlerinin Ekonomik Sınıflandırılması (YTL)... 74 Grafik 17 : SGB de Çalışan Uzman Sayısı... 75 Grafik 18 : Yıllara Göre Hazırlanan Ekonomik Rapor Sayısı... 75 Grafik 19 : Ödenek ve Harcama Dağılımı... 76 Grafik 20 : Yurtiçi ve Yurtdışında Düzenlenen Mesleki Faaliyetler İçin Görevlendirilen Kişi Sayısı. 77 5
EKLER Ek 1 : 2008 Yılı Taşınırların Dağılımı... 124 Ek 2: 2004 2008 Yılları Bütçe Giderlerinin Ekonomik (2. Düzey) Sınıflandırması (YTL)... 125 Ek 3 : Bütçe Giderlerinin Fonksiyonel Sınıflandırılması (YTL)... 126 Ek 4 : Ödenek Mukayese Tablosu... 127 Ek 5 : Bütçe Giderlerinin Ekonomik Sınıflandırması Tablosu (YTL)... 128 6
BAŞKANIN SUNUŞU Bilindiği üzere, kamu mali yönetimimizde köklü reformlar yapan 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, idarelere tahsis edilen kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanımını sağlamak amacıyla performans yönetimi, stratejik planlama, performans esaslı bütçeleme ve performans değerlendirmesinin birbirini takip ettiği döngüsel bir yönetim şeklini içermekte olup, faaliyetlerin fayda, maliyet ve etkinlik analizine dayandırılmasını, iç kontrol sisteminin yerleştirilmesini, hesap verilebilirlik ve mali saydamlığın sağlanmasını ve bu sorumlulukların gerçekleştirilmesi için gerekli karar destek sistemlerinin oluşturulmasını öngörmektedir. Bu kapsamda; Maliye Bakanlığının diğer kamu idarelerine örnek olma misyonu da göz önüne alınarak, stratejik yönetim anlayışının ilk aşaması olan stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme ile ilgili olarak bir uygulama geliştirilmiş, 2008 2012 yıllarını kapsayan ve 2008 yılında revize edilen Maliye Bakanlığı Stratejik Planı ve 2009 Yılı Performans Esaslı Bütçesi hazırlanmıştır. Başkanlığımızca hesap verme sorumluluğu çerçevesinde bu yıl üçüncüsü hazırlanan 2008 Yılı Faaliyet Raporunda yıl boyunca gerçekleştirdiğimiz faaliyet ve projelere detaylı bir şekilde yer verilmiştir. Yoğun mesai ve özveri ortamı içinde gerçekleştirilen bu faaliyet ve projelerde emeği geçen tüm çalışma arkadaşlarıma, çalışmalarımızı yönlendiren, bize ilham veren ve bizden desteklerini hiçbir zaman esirgemeyen Sayın Bakanımıza ve Sayın Müsteşarımıza teşekkürlerimi arzediyorum. Doç. Dr. Ahmet KESİK Strateji Geliştirme Başkanı 7
I- GENEL BİLGİLER A- Maliye Bakanlığının Misyon ve Vizyonu Bakanlığımızın Misyon ve Vizyonu şu şekildedir: Maliye Bakanlığının Misyonu; Ekonomik ve sosyal hedeflere ulaşmak amacıyla iyi yönetişim ilkeleri gözetilerek maliye politikalarının hazırlanmasına katkı sağlamak, belirlenen maliye politikalarını uygulamak, uygulamayı takip etmek ve denetlemektir. Maliye Bakanlığının Vizyonu; Hızlı ve kaliteli hizmet sunan, saydam, hesap verebilir, öncü bir Maliye Bakanlığı. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığına (SGB) bağlı olan dairelerin yetki ve görevleri şunlardır: 1- Stratejik Yönetim Dairesi Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde idarenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek ve amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak, Maliye Bakanlığı stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, Maliye Bakanlığının stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek, Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak, Maliye Bakanlığının görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek, Maliye Bakanlığının yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri analiz etmek ve yorumlamak, 8
Maliye Bakanlığının ve/veya birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak, Maliye Bakanlığı bütçesini hazırlamak, Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek ve kayıtlarını tutmak, Ayrıntılı harcama programını hazırlamak, İlgili harcama birimlerince düzenlenen ödenek gönderme belgesine dayanılarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak, Bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak, sorunları önleyici ve etkililiği arttırıcı tedbirler üretmek, Maliye Bakanlığı bütçe kesin hesabını hazırlamak, Mal yönetim dönemine ilişkin icmal cetvellerini hazırlamak, Stratejik planlamaya ilişkin diğer destek hizmetlerini yürütmek, İdare faaliyet raporunu hazırlamak, İdarenin misyonunun belirlenmesi çalışmalarını yürütmek, İdarenin görev alanına giren konularda hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere yönelik (karşı) tedbirler almak, Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak, İdarenin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek, İdare faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek, Bakanlık Strateji Geliştirme Kurulunun sekreterya hizmetlerini yürütmek, Yönetim Sistemi projesini (model ve yazılım) yürütmek. 2- Yönetim Bilgi Sistemleri ve Ar-Ge Dairesi Yönetim bilgi sistemlerini tasarlamak, geliştirmek, güvenliğini sağlamak, güncelleştirmek, diğer yönetim bilgi sistemleri ile entegrasyonunu sağlamak, Uluslararası standartlara uygun bilgi güvenliği politika, standart ve prosedürlerini geliştirmek, uygulamak ve Maliye Bakanlığı genelinde yaygınlaştırmak, Yönetim bilgi sistemlerine yönelik süreçleri modelleme, izleme ve raporlama çalışmalarını yaparak Maliye Bakanlığı nezdinde uygulanmasını koordine etmek, Strateji Geliştirme Başkanlığı nezdindeki yönetim bilgi sistemlerinin sürdürebilirliğini sağlamak, gerekirse dış kaynak kullanmak, 9
Yönetim bilgi sistemleri için gerekli olan kapasite planlamalarını yapmak, e-dönüşüm Türkiye Projesinin yürütülmesine ve Bilgi Toplumu Stratejisinin uygulanmasına yönelik çalışmaları Maliye Bakanlığı nezdinde koordine etmek, Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yaygınlaştırılması ve e-devlet uygulamalarının etkinleştirilmesi için Maliye Bakanlığı bilişim teknolojileri stratejik planının oluşturulması çalışmalarını yürütmek, Elektronik ortamda elektronik imzalı bilgi, belge ve iş akışı düzenini Strateji Geliştirme Başkanlığında kurmak, buna yönelik yazılımları üretmek veya tedarik etmek, bu çalışmaların Maliye Bakanlığı nezdinde yaygınlaştırılması çalışmalarını koordine etmek, Strateji Geliştirme Başkanlığının bilgiye erişim hizmetlerini yürütmek, Verinin istenen şekil, süre ve standartlarda eksiksiz, doğru bir şekilde veri tabanına kaydedilmesini sağlayarak istatistikî kayıt ve kontrol işlemlerini yürütmek, Verilerin analiz edilebilmesi için gerekli teknik alt yapıyı oluşturarak çeşitli raporların üretilmesini sağlamak, Harcama birimlerince belirlenen kullanıcıları, Maliye SGB.net Sistemine tanıtmak, yetkilendirmek, erişim yetkisi bakımından seviyelendirmek, Kullanıcı eğitim programları geliştirmek ve uygulanmasını sağlamak, Birimle ilgili ulusal ve uluslararası projelerin yürütülmesinde gerekli görevleri üstlenmek, Kurumsal Portalın geliştirilmesi, güncellenmesi ve sorunların giderilmesi çalışmalarını yürütmek, Maliye Bakanlığının görev alanı ile ilgili araştırma ve geliştirme faaliyetlerini yürütmek, takip etmek ve sonuçlandırmak, Strateji Geliştirme Başkanlığı içinde Ar-Ge çalışmaları ile ilgili fizibilite çalışmalarının yapılmasını sağlamak, Maliye Bakanlığı politikaları ve uygulamalarda karşılaşılan sorunların çözümü doğrultusunda çağın gerektirdiği teknik ve ekonomik esaslar doğrultusunda gerekli hazırlıkları yapmak, ihtiyaç duyulan etüt ve incelemeleri yaparak ilgili kuruluşlarla gerekli çalışmaları yürütmek, Üniversiteler, TÜBİTAK, özel sektör ve benzeri kuruluşlarla işbirliği yaparak Ar-Ge ile çözümlenmeye ihtiyaç duyulan konularda katılımcı Ar-Ge projelerinin geliştirilmesini sağlamak, Ar-Ge politikaları kapsamında yurtiçi ve yurtdışı kurum ve kuruluşlarla bilgi ve deneyim paylaşımı, eğitim, bilimsel amaçlı gezi ve her türlü toplantı ile ilgili gerekli çalışmaları işbirliği içinde yürütmek, Strateji Geliştirme Başkanlığı nezdinde araştırma-geliştirme projelerinin hazırlanması, yürütülmesi ve sonuçlandırılması hususlarında destek sağlamak, elde edilen verileri değerlendirmek ve bu kapsamda yapılacak çalışmalarda gerekli düzenlemeleri yapmak, 10
Yapılan Ar-Ge proje faaliyetlerinin çıktı ve sonuçlarını değerlendirmek, sonuçların uygulamaya aktarılmasına yönelik seminer, konferans, çalıştay, eğitim vb. faaliyetlerini düzenlemek, Ar-Ge kültürünün Maliye Bakanlığı içinde oluşması ve etkinlik kazanması için gerekli çalışmaları yapmak ve ihtiyaçları belirleyip çözüm önerilerinde bulunmak. 3- İç Kontrol Dairesi İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak, İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişini, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporları dikkate alarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tabi tutmak ve alınması gerekli önlemler konusunda çalışmalar yapmak, Maliye Bakanlığının iç kontrole yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak, İç kontrol uygulamaları hakkında üst yönetici ve harcama yetkililerine trolün Maliye Bakanlığında kurulmasını sağlamak üzere harcama birimlerinde yapılacak çalışmaların koordinasyonunu yapmak, Ön mali kontrol görevini yürütmek, ön mali kontrole tabi tutulacak mali karar ve işlemlerin belirlenmesine yönelik çalışmalar yapmak, Kontrol sisteminin etkililiğini arttırıcı öneriler geliştirmek, Kontrol ortamının oluşturulmasını ve kontrol faaliyetlerinin etkin olarak uygulanmasını sağlamak üzere eğitim ve seminerler düzenlemek, Maliye Bakanlığının risk analizi çalışmalarına katkıda bulunmak, Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği arttırıcı tedbirler önermek, İç ve dış denetim raporlarını izlemek, Alacakların takip işlemlerini yürütmek. 4- Ekonomik ve Sektörel Analiz Dairesi Türkiye ve Dünya Ekonomisine ilişkin gelişmeleri izlemek, ekonomik, mali ve sektörel analiz yapmak ve Bakanlık üst yönetimine sunmak, Ekonomik gelişmelerin izlenmesi, analizi ve değerlendirilmesi amacıyla kullanılacak Ekonomik Analiz Bilgi Sistemini ve bu kapsamda kullanılacak veritabanları ile buna ilişkin uygulamaları oluşturmak, geliştirmek ve yönetmek, 11
5018 sayılı Kanunun 18 inci maddesi uyarınca Merkezi Yönetim Bütçe Kanun tasarısının görüşülmesi sırasında dikkate alınacak olan Yıllık Ekonomik Raporu hazırlamak, Merkezi Yönetim Bütçe Kanun Tasarısı Bakan sunuş konuşmalarını hazırlamak, Maliye politikasına ilişkin kararların ekonominin geneli üzerindeki etkisini araştırmak, Ekonomik aktörler arasındaki etkileşimleri incelemek, Bu konularla ilgili uzun vadeli sonuçları hesaplamak, Sektörel program analizleri yapmak, İleriye yönelik tahminlerde bulunmak, Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması amacına yönelik olarak genel denge modelini oluşturmak, Harcamaların etkinliğini değerlendirmek, Etki analizi çalışmalarını yürütmek. 5- Destek Hizmetleri Dairesi Atamalara ilişkin olarak diğer kurum ve kuruluş personeline ilişkin muvafakat istem yazıları ile atama tekliflerini, muvafakatı istenen Strateji Geliştirme Başkanlığı personeline ilişkin olarak da görüş yazılarını hazırlamak, Strateji Geliştirme Başkanlığı personelinin sicil ve disiplin işlemleri ile izin işlemlerini (yıllık izin, sıhhi izin, aylıksız izin, mazeret izni, yurtdışı izni) takip etmek, Personelin derece/kademe ve kadro işlemlerini yürütmek, Yurtiçinde veya yurtdışında yapılacak toplantı, konferans ve seminerlere katılacak personele ilişkin Bakanlık ve/veya Başkanlık Makamından alınacak Onay yazıları ile görevlendirme yazılarını hazırlamak, Maliye Uzman Yardımcılığı giriş, yeterlik ve mesleki eğitim ve sınav hizmetleri ile personelin yükselme, hizmet içi eğitim, yabancı dil ve benzeri eğitim ve sınav hizmetlerini yürütmek, Personelin mal bildirimi, giriş kartı-kimlik belgesi, görevlendirme, askerlik v.b. konulardaki işlemlerini yürütmek, Bilgi edinme başvuruları ile ilgili işlemleri yürütmek, Maliye Bakanlığı kütüphanecilik hizmetlerini yürütmek, Strateji Geliştirme Başkanlığınca çıkarılacak süreli ve süresiz yayınların basım ve dağıtım hizmetlerini yerine getirmek, Strateji Geliştirme Başkanlığı birim faaliyet raporunu hazırlamak. Strateji Geliştirme Başkanlığı bütçesinin hazırlanması işlemlerini yerine getirmek, 12
Strateji Geliştirme Başkanlığı bütçesi ile ilgili AHP, Aktarma, Revize tekliflerini hazırlamak ve gerçekleşen giderler için Ödeme Emri düzenleme işlemlerini yapmak, Strateji Geliştirme Başkanlığı kesin hesabının hazırlanması işlemlerini yapmak, Strateji Geliştirme Başkanlığı hizmet ve faaliyetleri için gerekli her türlü mal ve hizmetleri temin etmek, kullanılan araç ve gereçlerin bakım ve onarımlarının yaptırılmasını sağlamak ve taşınır işlemlerini yürütmek, Strateji Geliştirme Başkanlığı personelinin maaş, fazla çalışma, harcırah gibi ödemelerinin gerçekleştirilmesini sağlamak, Strateji Geliştirme Başkanlığına gelen ve giden evrakların kayıtlarını tutmak ve ilgililere ulaşmasını sağlamak. C- Birime İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı SGB, Maliye Bakanlığı Merkez Yerleşkesi M Blokta yer alan üçüncü ve dördüncü katlarda hizmet vermektedir. 13
2- Örgüt Yapısı SGB, Müsteşarlığa bağlı olarak hizmet vermekte olup, taşra teşkilatı bulunmamaktadır. Başkanlığımızın Maliye Bakanlığı teşkilat şemasındaki yeri aşağıdaki şekilde görülmektedir. BAKAN Maliye Teftiş Kurulu Başkanlığı Hesap Uzmanları Kurulu Başkanlığı Mali Suçları Araştırma Kurulu Başkanlığı Bakanlık Müşavirleri Vergi Konseyi MÜSTEŞAR Strateji Geliştirme Başkanlığı Mali Suçlarla Mücadele Koordinasyon Kurulu İç Denetim Birimi MÜSTEŞAR YARDIMCILARI Özel Kalem Müdürlüğü Başhukuk Müşavirliği ve Muhakemet Genel Müdürlüğü Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Personel Genel Müdürlüğü Maliye Yüksek Eğitim Merkezi Başkanlığı Mesleki Eğitim Kursları Merkez Saymanlık Müdürlükleri Muhesabat Genel Müdürlüğü İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Gelir Politikaları Genel Müdürlüğü Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Milli Emlak Genel Müdürlüğü Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı Savunma Sekreterliği Yurtdışı Teşkilatı TAŞRA TEŞKİLATI DEFTERDARLIKLAR Muhakemet Müdürlüğü Muhasebe Müdürlüğü Saymanlık Müdürlüğü Milli Emlak Dairesi Başk. Milli Emlak Müdürlüğü Personel Müdürlüğü MALMÜDÜRLÜKLERİ Şekil 1 : Maliye Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatı 14
Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı aşağıdaki dairelerden oluşmaktadır: 1. Stratejik Yönetim Dairesi 2. Yönetim Bilgi Sistemleri ve Ar-Ge Dairesi 3. İç Kontrol Dairesi 4. Ekonomik ve Sektörel Analiz Dairesi 5. Destek Hizmetleri Dairesi SGB organizasyon yapısı şekildeki gibidir: Şekil 2 : SGB Organizasyon Yapısı 15
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Başkanlığımız 5018 sayılı Kanun ve Strateji Geliştirme Birimleri Çalışma Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik hükümleri gereğince kendisine verilen yetki ve sorumlulukların elektronik ortamda takibini sağlamak üzere Maliye SGB.net sistemini oluşturmuştur. Söz konusu sistem 1 ve 2 sıra no.lu Genelgeler ile Bakanlığımız merkez ve taşra harcama birimlerine açılarak 01/06/2007 tarihi itibarıyla faaliyete geçmiştir. 3.1- Donanım Envanteri SGB nin 2005, 2006, 2007 ve 2008 yıllarındaki donanım envanteri yıllar itibarıyla şu şekildedir: Tablo 1 : Son Dört Yılın Donanım Envanteri Donanımın Niteliği 2005 2006 2007 2008 Masaüstü Kişisel Bilgisayar 68 91 109 149 Dizüstü Bilgisayar 8 28 35 41 Sunucu 2 9 13 15 Yazıcı 15 30 40 49 Tarayıcı 1 3 6 6 Çok Fonksiyonlu Tarayıcı - 2 2 4 Faks Cihazı 1 3 3 4 Video Konferans Sistemi - 1 1 1 Yük Dengeleyici Yönlendirici 2 5 6 6 Projektör Cihazı 1 3 4 4 Telefon 83 83 91 91 Kurulu Güç 20 KW 80 KW 86 KW 86 KW 16
3.2- Fiziksel Sunucu Envanteri SGB nin 2005, 2006, 2007 ve 2008 yıllarındaki fiziksel sunucu envanteri yıllar itibarıyla şu şekildedir: Tablo 2 : Son Dört Yılın Fiziksel Sunucu Envanteri Fiziksel Sunucu 2005 2006 2007 2008 Uygulama Sunucusu 2 Adet 5 Adet 6 Adet 7 Adet Veri Tabanı Sunucusu - 1 Adet 1 Adet 2 Adet Uygulama Geliştirme Ortamı - 1 Adet 1 Adet 1 Adet Diğer - 1 Adet 3 Adet 2 Adet Desteklenen Protokoller TCP/IP TCP/IP TCP/IP TCP/IP İnternet Bağlantısı 2 Megabyte 16 Megabyte 16 Megabyte 20 Megabyte 3.3- Evrak Sistemi Strateji Geliştirme Başkanlığı Evrak Kayıt ve Dosyalama İşlemleri 01/01/2008 tarihinden itibaren elektronik ortamda takip edilmeye başlanmıştır. Ayrıca Aralık 2008 tarihi itibarıyla, Strateji Geliştirme Başkanlığının faaliyete geçtiği Ocak 2006 tarihinden 2007 yılı sonuna kadar gelen ve giden evraklar da söz konusu sisteme dahil edilmiştir. Diğer bir ifadeyle, Strateji Geliştirme Başkanlığının kurulmasından itibaren bu güne kadar geçen süre içindeki tüm evraklar elektronik ortama aktarılmış bulunmaktadır. Evrak ve Arşiv Yönetimi Sistemi ile Başkanlığımız daire başkanlıklarının yanı sıra Bakanlığımız diğer birimleri ve diğer kamu idareleri ile yapılan yazışmalar da elektronik ortamda izlenmektedir. Böylece, yapılan yazışmalar, zaman serileri ve konuları itibarıyla arşivlenmektedir. Strateji Geliştirme Başkanlığı Evrak Yönetimi Sistemi, web tabanlı bir uygulamadır. 17
Mülga Araştırma, Planlama ve Koordinasyon Kurulu ile SGB evrak servisine ilişkin bilgiler yıllar itibarıyla şu şekildedir: 10000 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 9525 8813 6653 2342 2807 2629 2900 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Gelen Evrak Sayısı Grafik 1 : Yıllar İtibarıyla Gelen Evrak Sayısı 4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 4287 3665 3346 2349 1953 1696 634 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Giden Evrak Sayısı Grafik 2 : Yıllar İtibarıyla Giden Evrak Sayısı Gelen ve giden evrak sayıları, Maliye SGB.net sisteminde yer alan modüllerin kullanımıyla işlemlerin elektronik ortamda yürütülmesinin bir sonucu olarak 2008 yılında azalma göstermiştir. 18
3.3.1- Gelen Evrak İşlemleri 2008 yılında 8813 adet gelen evrakın 3449 adedini (yaklaşık %40 ını) Stratejik Yönetim ile ilgili faaliyetler kapsamında gelen evraklar oluşturmaktadır. 2008 yılı gelen evrakların dairelere göre dağılımı ile gönderen birim açısından dağılımı şu şekildedir: 3500 3000 3453 2983 2500 2000 1632 1500 1000 548 500 121 76 0 Baş kanlık Makam ı Stratejik Yönetim Dairesi İç Kontrol Dairesi YBS ve AR-GE Dairesi Ekonomik ve Sektörel Analiz Dairesi Destek Hizmetleri Dairesi Gelen Evrak Sayısı Grafik 3 : 2008 Yılı Gelen Evrakın Dairelere Göre Dağılımı 3000 2971 2500 2000 1947 1901 1500 1000 500 118 218 152 326 479 441 260 0 Özel Kişiler Diğer Tüzel Kişiler BAHUM BÜMKO MUH MİLE PERGEN İMİD Valilik- Defterdarlıklar Diğerleri Grafik 4 : 2008 Yılı Gelen Evrakın Gönderen Birim Açısından Dağılımı Geldiği yere göre evrakın dağılımına bakıldığında, 1947 adedi (yaklaşık %23 ü) Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünden, 2971 adedi (yaklaşık %34 ü) de Defterdarlıklardan gelmiştir. 19
3.3.2- Giden Evrak İşlemleri 2008 yılında 3346 adet giden evrakın 1162 adedi (yaklaşık % 35 i) personel faaliyetlerine ilişkindir. 2008 yılı giden evrakların dairelere göre dağılımı ile gönderilen birim açısından dağılımı şu şekildedir: 1200 1000 1040 1162 800 600 575 400 200 87 212 270 0 Başkanlık Makam ı Stratejik Yönetim Dairesi İç Kontrol Dairesi YBS ve AR-GE Dairesi Ekonomik ve Sektörel Analiz Dairesi Destek Hizmetleri Dairesi Giden Evrak Sayısı Grafik 5 : 2008 Yılı Giden Evrakın Dairelere Göre Dağılımı 2500 2162 2000 1500 1000 500 304 108 51 211 57 63 200 89 102 0 Özel Kişiler Diğer Tüzel Kişiler BAHUM BÜMKO MUH MİLE PERGEN İMİD Valilik- Defterdarlıklar Diğerleri Grafik 6 : 2008 Yılı Evrakın Gönderildiği Yere Göre Dağılımı 20
3.4- Kütüphane Sistemi Maliye Bakanlığı Kütüphanesi Strateji Geliştirme Başkanlığına bağlı olarak hizmet vermekte olup müracaat eden okuyucuların kitap ve dergi ihtiyaçları karşılanmaktadır. Bakanlığımız kütüphanesinde 2008 yılı itibarıyla 17.571 adet kitap ve 230 adet süreli yayın mevcut olup, satın alma suretiyle abone olunan dergi sayısı ise16 adettir. Bakanlık kütüphane sisteminin daha geniş ve aynı zamanda akademik kullanıcı kitlesine hizmet verebilmesi için en uygun fiyatla, en fazla elektronik kaynağa erişimi sağlamak, ölçek ekonomisi çerçevesinde elektronik ürünlere yapılan yatırımı paylaşmak, Türkiye deki akademisyen ve öğrencilerin küresel bilgi ağına en üst düzeyde erişimlerini gerçekleştirmek, eğitim ve araştırmaya kütüphanelerin desteğini artırmak amacıyla; - ProQuest ABI Complete veritabanı üyeliğiyle; işletme, ekonomi, muhasebe, uluslararası ekonomi, çevre, hukuk ve vergilendirme, enformasyon bilimleri, petrol, pazarlama ve diğer bir çok endüstri alanındaki yayın ihtiyacına cevap vermek üzere, - Cambridge University Press veritabanı üyeliği ile de ekonomi, sosyal ve beşeri bilimler, siyaset, fen bilimleri, mühendislik, mimarlık, tıp ve eczacılık vb. konularda tam makale koleksiyonu ile muhtelif konularda okuyucularımızın farklı alanlardaki çalışmalarına yardımcı olacak içeriğiyle, hizmet vermeye devam etmektedir. Böylelikle Bakanlığımız Kütüphanesi yukarıda yer alan iki veri tabanı üyeliğiyle Anadolu Üniversitesi Kütüphaneleri Konsorsiyumu (ANKOS) çatısı altında yer almaktadır. Ayrıca; - OECD nin çıkarmış olduğu 5000 den fazla kitap, 33 dergi, toplantı bildirileri, istatistikler ve referans kaynaklarının izlenmesi ve bilgi akışının sağlanması için SourceOECD veritabanı üyeliği, - Aylık ülke risk raporları, ülke öngörüleri ve günlük cereyan eden ekonomik, politik ve sosyal gelişmelerin izlenmesi ve bilgi akışının sağlanması için The Economist Intelligence Unit veritabanı üyeliği, - Dünya Bankası ve dünya borsalarındaki döviz değerleri ile faiz oranlarının, borsalarda oluşan altın, gümüş gibi değerli madenlerin günlük fiyatlarının izlenmesi ve bilgi akışının sağlanması için Reuters veritabanı üyeliği, sağlanmış bulunmaktadır. 21
Diğer taraftan, Bakanlığımız kütüphanesinin fiziksel ortamını yenilemek suretiyle daha iyi hizmet verebilmesi ve bilgi ve iletişim teknolojileriyle desteklenmiş modern bir yapıya kavuşturulması için başlatılan yenileme çalışmaları da 2008 yılının sonunda tamamlanmış ve kullanıcılara hizmet vermeye hazır hale getirilmiştir. Maliye Bakanlığı kütüphanesinde mevcut kitap sayısı 2002 2008 yılları itibarıyla şu şekildedir: 18.000 17.500 17.000 16.500 16.000 15.500 15.000 14.500 14.000 17571 16.857 17.178 16.354 16.087 15.295 15.576 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Kütüphanedeki Kitap Sayısı Grafik 7 : Kütüphanedeki Kitap Sayısı 22
3.5- Portal Strateji Geliştirme Başkanlığı nezdinde etkin, hızlı ve kaliteli bilgi paylaşımının sağlanması, kurumsal bilgi birikiminin oluşturulması ve bu birikimin ortak kullanıma sunulması için geliştirilen SGB Kurumsal Portalının 04/11/2008 tarihinde Bakanlık birimlerinin ve diğer kamu idarelerinin temsilcilerinin katılımıyla tanıtımı yapılmış ve www.sgb.gov.tr adresinde aktif kullanıma açılmıştır. Entegrasyona açık ve kişisel uygulamaları destekleyen SGB Portal Uygulaması kapsamında istenilen düzeylerde yetkilendirme işlemleri yapılarak veri girişi, verilerin yedeklenmesi, iyileştirme ve geliştirme faaliyetleri gerçekleştirilmektedir. Ayrıca 2008 yılı içerisinde SGB Kurumsal Portal kapsamında Dashboard uygulaması hazırlık çalışmalarına başlanmış ve ihtiyaç duyulan veri setleri tespiti için analizler yapılmıştır. 4- Projeler 4.1- Stratejik Yönetim Sistemi Projesi Kamu mali yönetimi anlayışında yaşanan değişiklikler ve yeni uygulamalar, tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de yansımasını bulmuş ve yasal düzenlemeler başta olmak üzere pek çok konuda temel değişiklikler hayata geçirilmiştir. Bu bağlamda, kamu mali yönetimimizde köklü reformlar yapan 5018 sayılı Kanun 24 Aralık 2003 te Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Anılan Kanun ile mali yönetim sistemimize stratejik planlama, performansa dayalı bütçeleme, orta vadeli program ve orta vadeli mali plan, çok yıllı bütçeleme gibi yeni kavramlar ve müesseseler girmiştir. Anılan Kanunun 9 uncu maddesinde, kamu idarelerinin bütçelerini stratejik planlarında yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerle uyumlu ve performans esasına dayalı olarak hazırlayacakları hükme bağlanmıştır. Yapılan bu düzenleme ile performansa dayalı yeni bir bütçeleme anlayışına geçilmesi amaçlanmaktadır. Bu süreçte Maliye Bakanlığında stratejik yönetimin temel bileşenlerinin hayata geçirilmesi amacıyla Stratejik Yönetim Sistemi (Model ve Yazılım) başlıklı bir kamu Ar-Ge projesi hazırlanmış ve TÜBİTAK 1007 Kamu Kurumları Araştırma Projelerini Destekleme Programı çerçevesinde kabul edilmiştir. Otuz dört aylık süreci kapsayan projenin tamamlanmasıyla birlikte ülkemizde fiilen uygulanma imkânı bulamamış olan stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme ile ilgili olarak Maliye Bakanlığında 23
bir uygulama geliştirilmiş olacak, geliştirilen bu uygulama tüm kamu idareleri için referans bir model niteliği taşıyacaktır. Stratejik Yönetim Sistemi (Model ve Yazılım) başlıklı bu projenin amacı; diğer kamu idarelerine referans model olacak Stratejik Yönetim Modelinin uluslararası uygulamalar çerçevesinde araştırılarak tasarımı, tasarlanan stratejik yönetim modeli temelinde süreç yönetim modeli ve örgüt yapısının geliştirilmesi, performans esaslı bütçeleme modelinin oluşturulması, hazırlanan alt sistemlerin elektronik ortamda kullanımını sağlayacak yazılımların geliştirilmesi, bu alt sistemler ve yazılımlara ilişkin eğitim ve danışmanlık faaliyetleri ile kullanıcıların ve yöneticilerin ihtiyaç duyacağı bilgilerin aktarılmasıdır. Projenin ana faaliyet adımları aşağıda yer almaktadır: 1. Paket: Maliye Bakanlığı Mevcut Durum Modeli a. Proje Yönetiminin Planlanması b. Oryantasyon ve Eğitimler c. Maliye Bakanlığı Kurumsal Analizi 2. Paket: Maliye Bakanlığı Stratejik Planı a. Maliye Bakanlığı Misyon ve Vizyonu ile Taslak Stratejik Amaçlarının Belirlenmesi b. Maliye Bakanlığının Stratejik Amaç ve lerinin Belirlenmesi c. Maliye Bakanlığı Stratejik Planının Hazırlanması 3. Paket: Stratejik Yönetim Modeli ve Yazılımı a. Stratejik Yönetim Modeli Geliştirme b. Stratejik Yönetim Modeli Yazılımı Geliştirme 4. Paket: Performans Esaslı Bütçeleme Modeli ve Yazılımı a. Performans Esaslı Bütçeleme Modeli Geliştirme b. Performans Esaslı Bütçeleme Modeli Yazılımı Geliştirme 5. Paket: Maliye Bakanlığı Performans Esaslı Bütçesi: Hazırlık ve Uygulama a. Maliye Bakanlığı Yazılım Eğitimi b. Maliye Bakanlığı Performans Programının Hazırlanması c. Maliye Bakanlığı Performans Esaslı Bütçesinin Hazırlanması d. 2008 Bütçe Uygulaması ve Sonuçları 24
6. Paket: Revize Model ve Yazılım a. Örnek Bütçe Uygulama Süreci Sonucunda Modelin İyileştirilmesi Yukarıda belirtilen Stratejik Yönetim Sistemi Projesinin, Maliye Bakanlığı Mevcut Durum Modeli, Maliye Bakanlığı Stratejik Planı, Stratejik Yönetim Modeli ve Yazılımı, Performans Esaslı Bütçeleme Modeli ve Yazılımı paketleri altında yer alan tüm ana faaliyet adımları 2008 yılı itibarıyla tamamlanmıştır. Bunun yanı sıra Maliye Bakanlığı Performans Esaslı Bütçesi Hazırlık ve Uygulama paketi kapsamında yazılım eğitimleri verilmiş; Maliye Bakanlığı Performans Esaslı Bütçesi hazırlanmış ve uygulanmıştır. (Proje kapsamında 2008 yılı içerisinde tamamlanan ana faaliyet adımları hakkında detaylı bilgilere raporun hizmetler ve ürünler başlığı altında yer verilmiştir.) Revize çalışmalarını içeren altıncı paketin Örnek Bütçe Uygulama Süreci Sonucunda Modelin İyileştirilmesi adımında çalışmalar devam etmektedir. Aynı zamanda proje kapsamında gerçekleştirilen tüm çalışmaları, çıktıları, harcamaları ve gelinen aşamayı içeren 5 adet gelişme raporu hazırlanarak TÜBİTAK a gönderilmiştir. Özetle otuz dört aylık projenin 2008 yılı sonu itibarıyla 30 aylık kısmı tamamlanmış olup stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme ile ilgili olarak bir uygulama geliştirilmiş ve 2008 2012 yıllarını kapsayan Maliye Bakanlığı Stratejik Planı ve 2009 Yılı Performans Esaslı Bütçesi hazırlanmış ve www.maliye.gov.tr adresinde yayımlanmıştır. Geliştirilen bu uygulama tüm kamu idareleri için referans bir model niteliği taşımakla birlikte uygulama yılı olan 2008 yılı verileri ve 2009 yılına uzanan revize çalışmaları sonucunda projenin yukarıda belirtilen amacına tam olarak ulaşılacaktır. 4.2- Yönetim Bilgi Sistemleri ve Teknolojik Altyapı Projesi 4.2.1. Maliye SGB.net Sistemi Projesi Maliye Bakanlığının tüm mali ve mali olmayan işlemlerini elektronik ortama taşımak suretiyle ölçülebilir, analiz edilebilir, kontrol edilebilir, daha iyi yönetilebilir bir yapıyı oluşturmak amacıyla Maliye SGB.net Sistemi kurulmuştur. Sistem, 16/04/2007 tarihli (1) sıra no.lu ve 25/05/2007 tarihli (2) sıra no.lu Genelge ile 01 Haziran 2007 tarihinde Bakanlık merkez ve taşra teşkilatında uygulamaya geçmiştir. Anılan Genelgeler ile sistemin uygulanmasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, sistemi kullanacak personele yönelik eğitim çalışmaları düzenlemeye ve uygulamada ortaya çıkabilecek sorunları gidermeye Başkanlığımız yetkili kılınmıştır. 25
13/03/2008 tarihli (2008/2) sıra no.lu Genelge ile Maliye SGB.net Sistemine giriş için gerekli olan yetkilendirme işlemleri Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından birim yöneticilerine verilmiştir. Buna göre, birim yöneticileri, birimlerinin ihtiyaç duyduğu tüm alt sistemlerde görevlendirme ve yetkilendirme işlemlerini kendileri yapabileceklerdir. Maliye SGB.net Sisteminde 31 Aralık 2008 tarihi itibarıyla yetkilendirilen kullanıcı sayıları aşağıdaki tabloda yer almaktadır. Merkez teşkilatı 550 Taşra teşkilatı 6.812 TOPLAM 7.362 kişi Maliye SGB.net Sistemi Bakanlık tüm mali süreçlerini kapsamakta ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun özünü oluşturan stratejik yönetim, performans esaslı bütçeleme ve iç kontrol sistemlerine ilişkin faaliyetlere olanak sağlamaktadır. Sistem, bileşenleri sayesinde her türlü kaynak ile faaliyetler sonucunda elde edilen çıktılar ve ulaşılan hedefler; zaman serileri itibarıyla, nicel veya nitel yapıda muhafaza edilerek raporlama ve analiz imkanı sağlamaktadır. Aynı zamanda Sistem Bakanlık özelinde olmayıp tüm kamu idarelerinde uygulanabilir ve diğer sistemlerle entegre bir şekilde çalışabilir yapıdadır. Kamu idareleri, herhangi bir alt sistemi veya sistemin bütününü kendi iş süreçlerine uyarlayarak kullanabilirler. Bu amaca hizmet etmek için bazı kamu idarelerine sistemin bedelsiz olarak verilmesine ilişkin protokoller yapılmıştır. Bu kapsamda, 2008 yılında bilgi sistemleri arasında entegrasyonu sağlayarak mali yönetim ve kontrol sistemlerini güçlendirmek ve birlikte çalışabilirliği sağlamak amacıyla Maliye SGB.net Sistemi ile Bakanlık ve diğer kamu idarelerinin bilgi sistemleri arasında entegrasyon çalışmaları yapılmıştır. 26
2008 yılı içerisinde Maliye SGB.net sistemi ile Bakanlığın faaliyetlerinin ve performans göstergelerinin takip edilmesi için e-bütçe sistemi arasında entegrasyon sağlanmıştır. 2008 yılında geliştirilen Harcama Yönetim Alt Sistemi kapsamında telefon faturalarının elektronik ortamda oluşturulması ve izlenmesi amacıyla Türk Telekom A.Ş ile, ihale işlemlerinde ise kamuda ortak süreç yönetimi amacıyla Kamu İhale Kurumu ile entegrasyon sağlanmıştır. Ayrıca düzenli fatura ödemeleri kapsamında Tedaş, ASKİ, İSKİ ve EGO ile veri alışverişine ilişkin entegrasyon çalışmaları başlatılmıştır. Maliye SGB.net sistemi yeni kamu mali yönetim anlayışının tüm unsurlarını kapsayan bir anlayış çerçevesinde dizayn edilmiştir. Yeni kamu mali yönetim anlayışının içerdiği planlama, uygulama, izleme ve kontrol bileşenleri sistemin temelini oluşturmakta böylelikle plan ile uygulama, uygulama ile izleme, izleme ile kontrol arasında bağ kurulmaktadır. Bu kapsamda her bir bileşen çeşitli alt sistemler geliştirilerek desteklenmiştir. 4.2.1.1. Performans Bütçe Alt Sistemi Bakanlıklar arasında ilk stratejik planını hazırlayan Bakanlığımız, sistem sayesinde plan ile bütçe arasındaki ilişkiyi elektronik ortama aktararak süreci izlenebilir hale getirmiştir. Plan ile bütçe arasındaki ilişkiyi sağlayan performans bütçe alt sistemi sayesinde kamuda ilk defa 2008 yılı Maliye Bakanlığı Bütçesi, Bakanlık Stratejik Planında (2008-2012) belirlenen amaç ve hedeflere uygun olarak, performans esaslı bütçe anlayışına göre, 2008 mali yılı performans esaslı bütçesi ve performans programı elektronik ortamda eşlenik olarak hazırlanmıştır. 4.2.1.2. Harcama Yönetim Alt Sistemi 2008 yılında geliştirilen alt sistemlerden birisi de Harcama Yönetimi Alt Sistemidir. Kamu harcamalarında disiplini sağlamak amacıyla Maliye SGB.net Sistemi içerisinde geliştirilen alt sistem 1 Ocak 2009 tarihinde Bakanlık kapsamında uygulamaya alınacaktır. Söz konusu sistem öncelikle Bakanlık kapsamında uygulamaya alınacak olup zaman içerisinde tüm kamu idarelerine yaygınlaştırılması planlanmaktadır. Böylelikle kamunun en düşük harcamasından en yüksek harcamasına kadar tüm veriler elektronik ortamda izlenebilir ve hesap sorulabilir olacaktır. 27
Ayrıca sistemin uygulamaya alınmasıyla birlikte ; Harcama süreçlerinde, standartlara ve mevzuata uygunluk ile uygulama birliğinin sağlanması, Elde edilen veri ve bilgilerin karar destek unsuru olarak politika geliştirme sürecinde kullanılması, Harcama ve taahhüt süreçlerinde zaman ve işgücünden tasarruf sağlanması, Belge düzeninde ulaşılabilir ve kıyaslanabilir bir kurumsal hafızanın oluşturulması, hedeflenmektedir. Harcama Yönetim Alt Sisteminin doğru ve güvenilir bir şekilde kullanılması için eğitim ihtiyacı doğmuş ve 21 Kasım-4 Aralık 2008 tarihleri arasında Antalya da Bakanlık merkez ve taşra teşkilatı personelinden oluşan 1259 kişiye (5 grup) Başkanlığımız tarafından eğitim verilmiştir. 28
Her bir grup için 3 er gün süren Harcama Yönetim Alt Sistemi eğitimi kapsamında aşağıda belirtilen konularda uygulamalı olarak eğitim verilmiştir: Mal ve hizmet alım süreci, Yapım işleri, Sözleşmeli ve işçi maaş işlemleri, Sürekli ve geçici yolluklar, Temsil ve ağırlama, Abonelik gerektiren ödemelerin yapılması (Telefon, Elektrik, su vb.), Fazla mesai uygulaması, Sosyal yardım işleri, Kiralama, Tedavi ile ilgili harcamalar. Eğitime katılanlara ilişkin il bazlı istatistikler aşağıda gösterilmiştir: Tablo 3 : Harcama Yönetim Alt Sistemi Eğitimi İller Katılımcı Sayısı İller Katılımcı Sayısı İller Katılımcı Sayısı Adana 20 Giresun 19 Samsun 21 Adıyaman 12 Gümüşhane 7 Siirt 10 Afyon 21 Hakkari 7 Sinop 11 Ağrı 11 Hatay 13 Sivas 20 Amasya 10 Isparta 16 Tekirdağ 12 Ankara 92 İçel 16 Tokat 14 Antalya 25 İstanbul 44 Trabzon 22 Artvin 10 İzmir 36 Tunceli 11 Aydın 19 Kars 9 Şanlıurfa 14 Balıkesir 22 Kastamonu 21 Uşak 9 Bilecik 11 Kayseri 21 Van 15 Bingöl 11 Kırklareli 11 Yozgat 15 Bitlis 10 Kırşehir 10 Zonguldak 9 Bolu 11 Kocaeli 17 Aksaray 10 Burdur 14 Konya 32 Bayburt 6 Bursa 22 Kütahya 13 Karaman 9 Çanakkale 15 Malatya 18 Kırıkkale 12 Çankırı 15 Manisa 18 Batman 9 Çorum 16 K.Maraş 14 Şırnak 7 Denizli 22 Mardin 12 Bartın 7 Diyarbakır 21 Muğla 14 Ardahan 8 Edirne 12 Muş 9 Iğdır 7 Elazığ 14 Nevşehir 11 Yalova 9 Erzincan 12 Niğde 9 Karabük 8 Erzurum 24 Ordu 20 Kilis 8 Eskişehir 19 Rize 14 Osmaniye 10 Gaziantep 14 Sakarya 19 Düzce 11 TOPLAM 1.259 29
4.2.1.3. Kimlik Paylaşımı Alt Sistemi Maliye Bakanlığı iş ve işlemlerinde kullanılmak üzere Nüfus ve Vatandaşlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü MERNİS Sistemi ile Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı Maliye SGB.net Sistemi arasında entegrasyon kurulmuştur. 2008 yılı içerisinde oluşturulan Kimlik Paylaşım Sistemi ile Maliye Bakanlığı birimlerinin gerçekleştirdikleri işlemlerde, vatandaşlardan Nüfus Cüzdan ve İkametgâh İl Muhaberi istenilmemekte, sistem üzerinden işlemler daha hızlı ve etkin bir şekilde yapılmaktadır. 4.2.1.4. Kalite Yönetim Alt Sistemi ISO 9001 Kalite Standardına uygun bir Kalite Yönetim Sistemi (KYS) kurmak amacıyla SGB-Yönetim Bilgi Sistemleri Daire Başkanlığında yapılan faaliyetlerin, KYS gereksinimleri doğrultusunda dokümante edilmesi, güncel tutulması ve ölçümleme ve izleme sonucunda sürekli iyileşme sağlayan bir yapı kurulması amaçlanmıştır. Söz konusu sistemin hazırlıklarına 01/06/2008 tarihinde başlanmış olup, 2008 yılı sonuna kadar sistemin yazılımının geliştirilmesi ve uygulamaya alınması çalışmaları yürütülmüştür. Yönetim Bilgi Sistemleri faaliyetlerinin Kalite Yönetim Standartları çerçevesinde kurumsal yönetim ve gelişim amaçlı uygulanmasına yönelik olarak geliştirilen sistem kapsamında kalite yönetim standartlarının öngördüğü dokümanlar üretilmiştir. Bu sistemin uygulanması sayesinde aşağıdaki hedefler gerçekleştirilecektir: Yönetim Bilgi Sistemleri bünyesinde Kalite Yönetim Sistemini, Maliye Bakanlığı Stratejik Planı ve hedefleri, ulusal ve uluslararası kabul görmüş standartlar, en iyi uygulamalar ve metodolojiler ile uyumlu bir şekilde yürütmek, geliştirmek ve iyileştirmek, Yönetim Bilgi Sistemlerinin iç ve dış paydaşlarıyla yürüttüğü hizmetlerde ortak bir kalite bakış açısını sağlamak, Bilişim teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak Yönetim Bilgi Sistemleri fonksiyonuna eklenen yeni aktivite ve uygulamaları Kalite Yönetim Sistemine entegre etmek, Tüm çalışanların, müşterilerin ve tedarikçilere ilişkin karar alma ve uygulama süreçlerine katkıda bulunan bir kalite yönetim sistemini uygulamak, Sürekli eğitim ile kalite bilinci ve ekip anlayışını pekiştirmek, Yönetim Bilgi Sistemlerinin çözüm odaklı ve müşteri memnuniyeti esasına dayalı hizmet sunmasına katkıda bulunmak. 30
4.2.1.5. Proje Ofisi ve Proje Yönetim Alt Sistemi Başkanlığımızın yürütücü veya taraf olduğu tüm projelerin, uluslararası Proje Yönetim Standart ve Esaslarına uygun bir şekilde yönetilmesi ve konsolide edilmesi amacıyla proje portföyünün oluşturulduğu ve izlendiği merkezi bir yapıya ihtiyaç duyulmuştur. Bu kapsamda Projesi Ofisinin kurulmasına karar verilmiştir. Proje Ofisinin oluşturulması çalışmalarına 01/06/2008 tarihinde öncelikle SGB personelinin proje yönetimi konusunda eğitim almaları ve bilinçlenmeleri ile başlanılmıştır. Eğitim içerisinde proje teklifinden başlayarak projenin planlanması, uygulaması, izlenmesi ve kapanışı aşamalarını da içeren tüm süreçler analiz edilmiştir. Söz konusu eğitimlerin ardından Proje Ofisinin işlerlik kazanması açısından Proje Yönetim Alt Sisteminin oluşturulması çalışmalarına başlanmıştır. Çalışmalarına 01/10/2008 tarihinde başlanan söz konusu alt sistem, Maliye SGB.net Sistemi içerisinde geliştirilen ve projelerin teklif aşaması dahil onaylanma, planlama, gerçekleştirime, kapanış aşamalarında projelerin adım, çıktı, zaman, maliyet bazında izlenmesini sağlayan bir sistem olarak tasarlanmıştır. Bu sistem sayesinde; proje tekliflerinin değerlendirilmesi ve bir merkezden kontrol edilip uygun olanların onaya sunulması, onaylanan projelerin planlamasının yapılması ve uygulama sonucunda girilen veriler doğrultusunda projenin izlenmesi sağlanmaktadır. Aynı zamanda üst yöneticilerin ve proje taraflarının, projelerin durumlarını her an görebildikleri görsel bir raporlama sistemi oluşturulmuştur. 4.2.2. Bilgi İşlem Merkezi Maliye SGB.net kapsamında kullanıcılara verilen eğitimin yanı sıra teknik personelin idari kapasitesini arttırarak, sistemin kesintisiz ve düzenli bir şekilde çalışmasını sağlamak amacıyla, Başkanlık bilgi işlem merkezinde görevli teknik personele yönelik 2008 yılı içerisinde Temel Network eğitimi düzenlenmiştir. Ayrıca SGB Bilgi İşlem Merkezi bünyesinde sistemin güvenliğini sağlamak amacı ile yeni bir anti virüs programı satın alınmış, client ve server bazında kurulumları gerçekleştirilmiştir. 31
4.3. Avrupa Birliği Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı IPA Projesi 2008 yılı içerisinde AB Katılım Öncesi Mali Yardım Programı (IPA) kapsamında; Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı, Başbakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığı, Hazine Müsteşarlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve Stratejik Planlama Daire Başkanlığı ile birlikte verilen Decision Making And Performance Management in Public Finace (Kamu Maliyesinde Karar Verme ve Performans Yönetimi) isimli proje AB Komisyonuna teklif edilmiştir. Proje ile ilgili çalışmalar kapsamında; Avrupa Birliği Genel Sekreterliğinde IPA Projeleri ile ilgili verilen eğitimlere katılınmış, Proje fişinin yazılması çalışmaları yürütülmüş, Ortak kurumlarla birlikte çalışılarak proje fişi taslağı üzerinde değerlendirmeler yapılmış, Proje fişi taslağı Nisan 2008 de AB Komisyonuna ve Avrupa Birliği Genel Sekreterliği ne (ABGS) sunulmuş, AB Komisyonun proje hakkındaki görüş ve önerileri doğrultusunda Proje fişinin nihai taslağı Eylül 2008 de AB Komisyonuna gönderilmiştir. 4.4. Kamuda İnovasyon Yönetimi Sistem ve Tekniklerinin Geliştirilmesi Projesi (Kamİn Projesi) Kamu mali yönetimine yeni bir anlayış getiren 5018 sayılı Kanunla başlayan süreçte stratejik yönetim anlayışını ve performansa dayalı çalışma prensibini benimseyen, esnek ve etkili bir kamu sektörünün oluşturulması hedeflenmekte, daha az kaynakla daha yüksek kalitede hizmet sağlanarak kaynak kullanımında daha yaratıcı ve farklı çözümlerin geliştirilmesi öngörülmektedir. Bu dönüşüm sürecinde yenilikçi (inovasyon) bir anlayışın kurum kültürü olarak benimsenmesi ve buna yönelik sistemlerin kurulması büyük önem arz etmektedir. Kamu idarelerinde inovasyon kültürünü oluşturmayı ve inovasyon yönetim sistemlerini kurmayı gerektiren bu zorunluluklar, yeni bir yönetim yaklaşımının benimsenmesini, yeni iş yapış yöntemlerinin geliştirilmesini, farklı prensiplerin ve stratejilerin hazırlanıp uygulanmasını kaçınılmaz hale getirmektedir. Yeni kamu yönetim yaklaşımı da bu gerekliliklerden yola çıkılarak benimsenmeye başlanan bir olgudur. 32
Kamu sektörü için inovasyon sürecinin tanımlanması, bu sürecin etkin bir şekilde yürütülmesi için gereken sistemin oluşturulması ve inovasyon sisteminin başarıyla işlemesi için ihtiyaç duyulacak teknik, araç ve metriklerin geliştirilmesi amacıyla, 2007 yılında proje safhası bitirilen ve 2009 yılı sonuna kadar tamamlanması planlanan Kamuda İnovasyon Yönetim Sistem ve Tekniklerinin Geliştirilmesi adlı çalışma Bakanlığımızca 01/01/2008 tarihi itibarıyla başlatılmıştır. Bu kapsamda 2008 yılı içinde gerçekleştirilen çalışmalar aşağıda belirtilmiştir: Kamuda İnovasyon (Kamİn) Projesi kapsamında, SGB de inovasyon için gerekli ortamın yaratılabilmesi amacıyla SGB üst yönetimi ve çalışanlarıyla gerçekleştirilen anket uygulamaları ve tüm SGB yi kapsayan çalıştayların sonuçlarına dayanılarak eylem planı hazırlanmıştır. Başkanlığımız çalışanlarına yönelik Kamuda İnovasyon ve Kamİn Projesi ile ilgili bilgilendirme semineri ve gruplar halinde Kamİn Projesi Tanıtım toplantıları yapılmış, sorunların ve çözüm önerilerinin tartışıldığı ve kurumu ilgilendiren konularda çalışanların bilgilendirildiği toplantılar düzenlenmiştir. SGB de yöneticiler ve çalışanlar arasında ekip ruhunun gelişmesi için sosyal etkinlikler ve İletişimi Güçlendirme Toplantıları organize edilmiştir. Başkanlığımızda Kamİn çalışması ile ilgili konularda yenilikçi fikirler geliştirilmek ve Kamİn çalışmalarına yön vermek amacı ile tüm dairelerden katılımcıların yer aldığı bir çekirdek grup oluşturulmuştur. SGB de inovasyon alt yapısının kurulmasında yönlendirici ve eğitici olarak rol alacak çalışanlar Kamİn Projesi Eğitici Eğitimi programlarına alınmış, Başkanlığımız çalışanlarına yönelik sorunların belirlenmesi ve çözüm üretilmesi amaçlı workshoplar düzenlenmiştir. SGB çalışanları tarafından önerilen fikirlerin kaydedilmesi ve değerlendirmesi amacıyla Başkanlığımıza ait portalde İnovasyon fikirleri yönetim programı oluşturulmuş ve değerlendirme sonuçlarının paylaşılması, fikir önerenlere sertifika verilmesi amacıyla 02/06/2008, 04/08/2008, 28/10/2008 tarihlerinde tüm SGB personelinin katıldığı toplantılar yapılmıştır. Bakanlığımız birimleri ile diğer Kamu İdarelerine yönelik olmak üzere, Kalkınma ve Rekabet İçin Sonuç Odaklı Yönetim ve İnovasyonda Değerlendirme, Öğrenme Stilleri, Yaratıcılık ve İnovasyon Becerileri, Liderlik ve İnovasyon konulu seminer programları düzenlenmiştir. İnovasyon süreçleri, inovasyon geliştirme teknikleri ve organizasyonel inovasyon örneklerinin yerinde görülmesi bilgi ve 33
deneyimlerin paylaşılması amacıyla Eczacıbaşı Topluluğu ve Garanti Bankası nezdinde bir inceleme gezisi gerçekleştirilmiştir. Kamu idarelerinin sahip oldukları deneyim ve bilgi birikimlerinin karşılıklı paylaşılması, inovasyon konusundaki işbirliklerinin arttırılması, önerilerin alınması ve benzer faaliyetlerin diğer kamu idarelerinde de gerçekleşmesinin teşvik edilmesi amacıyla, ilki 22/04/2008 tarihinde, ikincisi 01/12/2008 tarihinde olmak üzere Kamuda İnovasyon Liderleri Platformu Toplantısı gerçekleştirilmiştir. 5- İnsan Kaynakları 31/12/2008 tarihi itibarıyla Başkanlığımızda; 1 Strateji Geliştirme Başkanı, 4 Daire Başkanı, 12 Maliye Uzmanı, 30 Maliye Uzman Yardımcısı, 13 Mali Hizmetler Uzmanı, 3 APK Uzmanı, 1 Şube Müdürü, 2 Uzman, 4 Şef, 1 Programcı, 1 Bilgisayar İşletmeni, 1 Çözümleyici-Sistem Programcısı, 9 VHKİ, 10 Memur, 2 İstatistikçi, 3 Mütercim ve 3 Dağıtıcı kadrolu olarak, kadroları Bakanlığımızın diğer birimlerinde bulunan 1 Şef, 3 VHKİ, 2 Memur ve 2 Devlet Muhasebe Uzmanı da geçici olarak görev yapmış bulunmaktadırlar. Ayrıca, 2 Şef, 1 VHKİ Bakanlığımızın diğer birimlerinde, 1 Memur ise TBMM nde geçici olarak görevlendirilmişlerdir. Buna göre anılan tarihte Başkanlığımızda görev yapan personel sayısı 104 tür. 40 39 35 30 30 25 20 15 12 13 10 5 5 2 3 0 Başkan ve Daire Başkanı Maliye Uzmanı Maliye Uzman Yardımcısı Mali Hizmetler Uzmanı Uzman APK Uzmanı Diğer Grafik 8 : SGB de Çalışan Personelin Dağılımı 34