İSTANBUL MADEN İHRACATÇILARI BİRLİĞİ DOĞAL TAŞ TASARIM VE DEKORATİF ÜRÜNLER UR-GE PROJESİ TASARIM DANIŞMANLIK HİZMETİNE İLİŞKİN TEKLİF ŞARTNAMESİ 1. TARAFLAR İSTANBUL, 09.11.2016 Bu Şartnamede teklif isteyen taraf İstanbul Maden İhracatçıları Birliği (İMİB olarak anılacaktır), teklif veren taraf ise İSTEKLİ olarak tanımlanmıştır. 2. ŞARTNAMENİN KONUSU İşbu Şartnamenin konusu, Ekonomi Bakanlığı desteğinde ve İstanbul Maden İhracatçıları Birliği işbirliğinde yürütülen 16.URGE.012 kodlu Doğal Taş Tasarım ve Dekoratif Ürünler Kümelenme Projesi kapsamında Türk doğal taş sektörünün yurt içinde ve yurt dışında tanıtım stratejisi çerçevesinde, işlenmemiş mermere kıyasla katma değeri daha yüksek tasarlanmış ve işlenmiş doğal taştan (mermer, granit, traverten gibi doğal taşlardan) yapılan dekoratif ürünlerin (lavabo, masa, küvet,vb.) ihracatını arttırmak için katılım sağlanması planlanan yurtdışı faaliyetleri ve alım heyeti organizasyonlarında alınacak tasarım danışmanlığı hizmeti için; Verilecek hizmetlerin tanımlanması ve ne şekilde yürütüleceği, Çalışma şekil ve koşulları İMİB in talimatları doğrultusunda İSTEKLİ tarafından yerine getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek üzere düzenlenmiştir. 1
3. ALINACAK HİZMETİN TANIMI VE KAPSAMI Bu maddede sayılanlar hizmet standartlarını içermektedir. İhale neticesine göre, İMİB ile ihaleyi alan firma arasında imzalanacak sözleşme ile işbirliği hizmet kapsamı, taraflarca ayrıca karşılıklı olarak anlaşılarak belirlenecektir. Buna göre, İSTEKLİ; 3.1 İMİB in onayı ve talepleri doğrultusunda yurt dışı faaliyetleri kapsamında katılım sağlanması planlanan fuarlar, sergi ve tasarım haftası kavramının, konseptinin oluşturulması ve ülke doğal taş ihracat profili ve alıcı beğenilerine göre proje kapsamında tasarlanacak standın diğer ülke katılımcıları arasında özgün konsept çalışmaları sayesinde ön plana çıkaran konsept tasarımlarının İMİB in onayına sunulması, (Faaliyet kapsamında her firmanın üretebileceği tasarım ürünlerin doğru analiz edilerek belirlenmesi ile tasarım ürünlerinin üretilebilir, sanayileşebilir ve ihracata katkı sağlayabilir nitelikte olması göz önünde bulundurularak oluşturulacaktır.) aynı zamanda alım heyeti organizasyonlarında farklı ülkelerden gelen katılımcı profilleri analiz edilerek her kesime hitap edebilen ve ihracatı arttıracak yönde satılabilirliği yüksek ürünlerin tasarlanarak İMİB in onayına sunulması, 3.2 Doğal Taş Tasarım ve Dekoratif Ürünler Kümelenme projesi firmalarının; Çalışmalarını analiz ederek firma ziyaretlerinin yapılması, Üretim aşamalarında bulunularak raporlama yapılması, Üretim aşamasındaki ve tasarım vizyonundaki eksiklikler tespit edilerek tamamlanması için eğitim, yazılımsal ve teknik destek hizmeti önerilerinde bulunarak, firma gelişimine yönelik yazılımsal/donanımsal hizmetin (firma web tasarımları, logo, kartvizit tasarımları vs.) sağlanması, Kurumsal kimlik çalışmalarına destek verilmesi, 2
3.3 Doğal Taş Tasarım ve Dekoratif Ürünler Kümelenme Projesinin; Web sayfası çalışmalarına tasarım ve yazılım aşamasında destek verilmesi, Katılabileceği yeni fuarların, etkinliklerin, pazarların araştırılması, Yeni pazarlar konusunda raporlama yapılması, Doğal Taş sektöründeki yeniliklerin takip edilmesi, Tasarım hakkındaki sektörü güncel olarak takip ederek, gazete, dergi ve sosyal medyada yer alan sektör ile ilgili haberleri İMİB ve firmalarla düzenli olarak paylaşılması, Dünya tasarım trendleri güncel olarak takip edilerek İMİB ve firmalarla düzenli olarak paylaşılması, Katılım sağlanması önerilen fuar ya da etkinliklerle ön çalışma yapılarak raporun İMİB in onayına sunulması, 3.4 Konsept ve üretilecek ürünlerin üretim aşaması da düşünülerek tasarım ve ürün çizimleri İMİB in onayı alındıktan sonra en az 45 gün önceden üretici proje firmaları ve konstrüksiyon firması ile paylaşılması (Standın kurulumu, montajı ve demontajı İMİB e ait olacaktır.), 3.5 Etkinlikle ilgili katalog, poster, afiş, ürün ve tasarım hikayesinin yer aldığı pano, ürün etiketleri, davetiye, kartvizitlik, tavan asma, logo panosu, basın kiti, çanta, hediyelik vb. tüm tanıtım malzemelerinin tasarımlarının yapılması ve teknik detaylarıyla birlikte İMİB in onayına etkinlikten en az 1 ay önce sunulması(kurumsal malzemelerinin basım işleri İMİB e ait olacaktır.) 3.6 Etkinlikle ilgili profesyonel fotoğraf ve video çekim hizmetinin kimden alınacağının önerisinin İMİB e sunulması hatta teklifte bunun İSTEKLİ tarafından üstenilecek bir hizmet olması avantaj sağlayacaktır. 3.7 Etkinliğe katkıda bulunacak 3. taraflarla ilişkilerin önceden düşünülerek organize edilmesi için önerilerde bulunulması (PR ajansı, ses, ışık, dekorasyon, mekânın eski haline döndürülmesi, davetlilere verilecek ikram, müzik sistemi gibi), 3
3.8 Çalışmalar ile ilgili belirli günlerde koordinasyon ve bilgilendirme toplantısı yapılacaktır. İSTEKLİ, toplantı tutanaklarını hazırlayarak İMİB e teslim edecektir. 3.9 İSTEKLİ, taahhüt ettiği çalışmaları gerçekleştirmek adına İMİB için bir temsilcisi atayacak ve bu temsilci etkinlik için stant kurulumundan 5 gün önce faaliyet alanında kurulum takibini yapmak üzere bulunacaktır. 3.10 Etkinliklerin düzenleneceği yerlere İSTEKLİ ekibinden kişilerin katılması durumunda ulaşım ve konaklama masrafları İSTEKLİ ye aittir. 4. TEKLİF MEKTUBU HAZIRLAMA 4.1 İSTEKLİ, Şartnamede detayları belirtilen danışmanlık tasarım hizmetleri için; yıllık fiyatlandırma yaparak, toplam fiyatı ve sergiye ilişkin planlanan konsepti içeren imzalı teklif mektubunu, İSTEKLİ ye ait imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi fotokopisi ile birlikte kapalı zarf ile elden veya posta yoluyla en geç 23 Kasım 2016 Çarşamba günü saat 17.00 e kadar teslim edecektir. Söz konusu gün ve saatten sonraki gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir. Postada yaşanabilecek gecikmelerden İMİB sorumluluk kabul etmez. 4.2 Teklifte fiyatlar, 1 yıllık KDV hariç ve TL olarak belirtilmiş olacaktır. 4.3 Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır. 4.4 İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve İMİB i bilgilendirecektir. 4.5 Komisyon kararından sonra 10 iş günü içinde bir yıl süreli sözleşme düzenlenecektir. 4
5. TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir. TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli, TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten üç yıl müddetle, Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları, Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler, Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen istekliler, Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar 5.1 İhale Dışı Bırakılma Nedenleri Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır; Türkiye nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan, Türkiye nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan, İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler. 5
6. TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ 6.1 Teklifler, 1. Detaylı Maliyet Analizi, 2. Referans ve Fotoğraf içermelidir. 6.2 Teklifler, İMİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir. 6.3 Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır. 6.4 Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ lere yazılı olarak bildirilecektir. 6.5 İSTEKLİ ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde İMİB den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. 6.6 Teklifler yıllık bazda verilecek olup, Tekliflerin kargo ile gönderileceği adres: İMMİB (A Blok 6. Kat Maden Sektörü Şubesi) Dış Ticaret Kompleksi A Blok Sanayi Cad. Çobançeşme Mevki 34197 Yenibosna - İSTANBUL Teklifler mutlaka imzalı kaşeli olarak kapalı bir zarf içerisinde kapanma yerleri imzalı ve kaşeli ayrıca tarihi belirtilerek gönderilmelidir. 7. İHALEDEN VAZGEÇME 7.1 İMİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir. 7.2 İSTEKLİLER, İMİB in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İMİB den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. 6
8. FİKRİ MÜLKİYET HAKLARI: İşbu Şartname konusu hizmet kapsamında İSTEKLİ tarafından üretilmiş veya oluşturulmuş her türlü tasarım, proje ve materyalin basma, yayma, çoğaltma, kopyalama, dağıtma, işaret, ses ve/veya görüntü nakline yarayan araçlarla umuma iletim, işleme, her türlü ekleme ve değişiklik yapma, kullanma hakları da dahil olmak üzere tüm fikri sınai mülkiyet hakları İMİB e aittir. İSTEKLİ tarafından telif veya her ne nam altında olursa olsun herhangi bir ücret talep edilmeyecektir. Söz konusu fikri hakların herhangi bir sebeple kendiliğinden İMİB e geçmediği durumlarda, İSTEKLİ bu hakları İMİB e ücretsiz ve gayri kabili rücu olarak devredecektir. İSTEKLİ tarafından üretilen veya oluşturulan tasarım, proje ve materyallerle ilgili olarak 3. kişiler tarafından fikri ve sınai haklar yönünden yapılacak her türlü başvuru ve tazminat taleplerinden İSTEKLİ sorumludur. 9. MALİ HUSUSLAR: 9.1 Teklifte, tasarım danışmanlığı fiyat teklifi bedeli 1 (bir) yıl süre için verildiği belirtilecektir. 9.2 Teklifte, tasarım danışmanlığı bedeli detaylı bir şekilde verilecektir. Kimi özelliklerin opsiyonel bir şekilde sunulması tercih nedeni olacaktır. 10. CEZAİ HUSUSLAR: 10.1 İSTEKLİ anılan hizmet ve yükümlülükleri mücbir sebepler hariç olmak üzere belirtilen zaman içerisinde yerine getirememesi ve stant ve ürün çizimlerini zamanında teslim edememesi durumunda, bu projenin toplam maliyetine göre Sözleşme ile kararlaştırılacak bir ceza ödeyecektir. Öte yandan teklifteki proje ile uygulama arasında farklılık olması durumunda hiçbir ihtara gerek olmaksızın her bir farklılık ve eksiklik için sözleşme tutarının %10'u oranında ceza uygulanarak ödenecek tutardan düşülecektir. 10.2 İSTEKLİ'nin ihmali ya da kusuru dolayısıyla söz konusu fuara iştirak edilememesi halinde, İSTEKLİ, fuara iştirak etmek amacıyla yapılan tüm masrafları (hem İMİB in, hem firmaların) tazmin etmeyi kabul ve taahhüt eder. 7
11. UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ İşbu Şartnameden doğacak uyuşmazlıklar münhasıran İstanbul Mahkemeleri ve İcra Daireleri tarafından Türk Hukukuna göre çözülecektir. İMİB İletişim Bilgileri: Ayşe Nur DÖĞME İMİB Maden Sektör Şubesi Dış Ticaret Kompleksi A Blok Sanayi Cad. Çobançeşme Mevki 34197 Yenibosna - İSTANBUL Tel: 0 212 454 03 23 Fax: 0 212 454 01 50 Web: www.imib.org.tr E-Mail: aysenur.dogme@immib.org.tr 8