ERZURUM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ 2010 KÜTÜPHANE HİZMETLERİ UYGULAMA ESASLARI

ERZURUM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ 2010 KÜTÜPHANE HİZMETLERİ UYGULAMA ESASLARI

BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1- (1) Bu Uygulama Esasları, Erzurum Teknik Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına bağlı Merkez Kütüphane ve Birim Kütüphanelerinin tanımına, örgütlenmesine, kütüphanelerde çalışan personelin görev, yetki ve sorumluluklarına; üniversite personelinin, öğrencilerinin ve diğer kullanıcılarının kütüphane hizmetlerinden yararlanmalarına dair esasları belirlemek amacı ile düzenlenmiştir. Kapsam Madde 2- (1) Bu Uygulama Esasları, Erzurum Teknik Üniversitesi bünyesinde bulunan Merkez Kütüphane ve Birim Kütüphane hizmetlerini kapsar. Dayanak Madde 3- Bu Uygulama Esasları, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları İdari Teşkilatı Hakkındaki Kanunun 33 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4 - (1) Bu Uygulama Esaslarında geçen terim ve kısaltmalardan, a) Merkez Kütüphane: Erzurum Teknik Üniversitesine bağlı Merkez Kütüphaneyi, b) Birim Kütüphaneleri: Erzurum Teknik Üniversitesi Merkez Kütüphanesi dışında kalan fakülte, enstitü ve yüksekokul kütüphanelerini, c) Daire Başkanlığı: Erzurum Teknik Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığını, ç) Daire Başkanı: Erzurum Teknik Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanını, d) Şube Müdürü: Erzurum Teknik Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına bağlı Şube Müdürünü, e) Kullanıcı: Kütüphaneden yararlanan akademik ve idari personel ile öğrenci ve diğer araştırmacıları, f) Kütüphane Danışma Komisyonu: İlgili Rektör Yardımcısının başkanlığında Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı ve ilgili Rektör Yardımcısı tarafından görevlendirilen bir öğretim elemanından oluşan komisyonu, g) Değer Tespit Komisyonu: Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre oluşturulan komisyonu, h) Materyal: Kütüphanelerde kullanılan her türlü bilgi kaynağını, ı) (ILL): Kütüphaneler arası işbirliğini, i) Rektörlük: Erzurum Teknik Üniversitesi Rektörlüğünü, j) Üniversite: Erzurum Teknik Üniversitesi ni ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş Amacı ve Kuruluş Şekli, Yönetim ve Organizasyon, Görev ve Sorumluluklar, Birim Kütüphaneleri, Komisyonlar ve Görevleri Kuruluş Amacı Madde 5- Merkez kütüphane ve birim kütüphanelerinin kuruluş amacı, öğretim ve araştırma faaliyetleri için ihtiyaç duyulan her türlü yazılı ve görsel materyali bütçe imkânları çerçevesinde sağlamak, sistemli bir şekilde düzenleyerek bütün kullanıcıların istifadesine sunmak ve bilgi kaynaklarından en iyi şekilde yararlanılmasını sağlamak amacıyla kurum içi ve kurum dışı her düzeydeki kullanıcılara hizmet vermektir.

Kuruluş Şekli Madde 6- Üniversitede kütüphane hizmetleri Merkez Kütüphane çatısı altında yürütülür. İhtiyaç duyulması halinde merkez yerleşkenin içinde ve dışında bulunan diğer akademik birimler, birim kütüphanesi kurulabilirler. Bölümler ve daha alt düzeydeki birimler için ayrı kütüphaneler kurulamaz. Yönetim ve Organizasyon Madde 7- Üniversitedeki kütüphane hizmetleri, bu uygulama esasları çerçevesinde Daire Başkanı ve Başkana bağlı olarak çalışan kütüphanenin tüm araç, gereç ve materyalinin temin edilmesinden kullanıcıya sunulacak duruma getirilmesini sağlayan Teknik Hizmetler ve Kütüphane Hizmetleri olmak üzere, bir veya iki Şube Müdürü ve bu Şube Müdürlerine bağlı personel tarafından yürütülür. Görev ve Sorumluluklar Madde 8- (1) Daire Başkanın Görevleri: a) 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 33 üncü maddesindeki görevleri yapmak, b) Kütüphane ve dokümantasyon hizmetlerinin aksamadan yürütülmesi için gerekli bütçe, yönetmelik, usul-esaslar, plan ve program taslağını hazırlamak, Rektörlüğün onaylamasından sonra üniversitenin yapısal zinciri dâhilindeki görev ve yetkileri çerçevesinde uygulanmasını sağlamak, c) Kütüphane hizmetlerinin yürütülmesi için yeterli kadro tekliflerini sunmak, personelinin iş bölümü, genel eğitimi ve denetimi görevini yapmak, ç) Kütüphanelere atanacak ya da görevlendirilecek personel konusunda Genel Sekreterliğe görüş bildirmek, d) Teknik ve kullanıcı hizmetlerinin standardizasyonunu sağlamak ve denetimini yapmak, e) Kütüphanecilik, dokümantasyon ve enformasyona ilişkin konularında düzenlenen seminer, konferans vb. etkinliklere katılmak, f) Kütüphanecilik, dokümantasyon ve enformasyona ilişkin konulardaki gelişmeleri izleyerek yeni teknolojilerin kütüphaneye girmesi için çalışmalar yapmak, g) Kütüphane hizmetlerinin gerektirdiği diğer çalışmaları yapmak, h) Kütüphanede kullanıcıların uyması gereken kuralları belirlemek, duyurmak ve kurallara uyulmasını sağlamak, ı) Kütüphanenin geliştirilmesi için diğer kurum-kuruluşlarla ve kütüphanelerle işbirliği yapmak, i) Her yılın sonunda Daire Başkanlığının çalışmalarını içeren faaliyet raporunu Rektörlüğe sunmak. (2) Şube Müdürünün Görevleri: a) Kütüphaneyi belirlenen saatler içerisinde açık ve kullanıma hazır halde bulundurmak, b) Kütüphanede bulunan bilgi kaynaklarının otomasyon sistemine girilmesini sağlamak, yerleştirme işlerini yaptırmak, varsa özel korunması gereken eserlerle ilgili tedbiri almak, c) Kütüphanede yükümlülüğü altındaki işler ve gelecekle ilgili istekler hakkında yıllık rapor hazırlayıp Daire Başkanına sunmak, ç) Dairenin yıllık faaliyet raporunu ve bilgilendirme raporunu hazırlayarak başkanlığa sunmak, istatistik verileri toplamak ve istenildiğinde sunmak, d) Kütüphanenin fiziki ortamının tertip ve düzenini sağlamak, temizlik ve havalandırmasını yaptırmak, risk faktörlerine karşı alınacak gerekli önlemleri planlamak ve Daire Başkanına sunmak,

e) Daimi, geçici ve kısmi zamanlı çalışan personelin verimli çalışmasını sağlamak, mesaiye devam durumlarını takip etmek, puantaj tablolarını düzenlemek, mesaisini ve görevini aksatan personel hakkında başkana bilgi vermek, f) Kütüphanede ihtiyaç duyulan ve talep edilen tüm araç, gereç ve materyali tespit etmek, satın alınması için Daire Başkanlığından olur almak ve satın alma ve sonrası süreçleri takip ve kontrol etmek, g) Daire Başkanının vereceği diğer işleri yürütmektir. Birim Kütüphaneleri Madde 9- (1) Birim kütüphane sorumlusunun görevleri: a) Birim Kütüphanesi, hizmetlerini Merkez Kütüphane ile işbirliği içerisinde, belirlenen standartlara uygun olarak, etkin ve verimli bir şekilde yürütür, b) Hizmetlerin daha iyi yapılabilmesi için gerekli her türlü çalışmayı planlar, Daire Başkanının olurunu aldıktan sonra uygular, c) İhtiyaç duyulan araç-gereç ve diğer her türlü kütüphane materyal listesini Daire Başkanlığına bildirir, ç) Her yıl Aralık ayı sonunda hazırlayacağı faaliyet raporunu ve taşınır listelerini Daire Başkanlığına gönderir, d) Kütüphane uygulama usul ve esaslarının biriminde uygulanmasını sağlar varsa olumsuzlukları Daire Başkanlığına bildirir, e) Birim kütüphane sorumlusu, kütüphane hizmetlerinin yürütülmesi konusunda Daire Başkanlığı'na karşı sorumludur. Komisyonlar ve Görevleri Madde 10- (1) Kütüphane Danışma Komisyonu: Daire Başkanlığının bağlı olduğu Rektör Yardımcısının başkanlığında, Rektör Yardımcısı tarafından belirlenen bir öğretim elemanından ve Daire Başkanından oluşan komisyon kurulur. Bu komisyon Daire Başkanının teklifi ve ilgili Rektör Yardımcısının onayı ile toplantıya çağrılır. (2) Kütüphane Danışma Komisyonunun Görevleri: a) Kütüphaneler arasında genel koordinasyon ve işbirliği konularında gözlem yapar ve gerektiğinde önerilerde bulunur, b) Satın alınacak kitap ve diğer her türlü materyal için uygulanacak esaslar hakkında görüş bildirir ve önerilerde bulunur, c) Üniversite kütüphanesine bağışlanacak olan materyallere ilişkin kuralları belirler, ç) Kütüphanenin derleme ve geliştirme çalışmalarına katkıda bulunur. d) Komisyon, gerek görüldüğü zaman toplanır. (3)Değer Tespit Komisyonu: Değer Tespit Komisyonu, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre oluşturulur ve yönetmelikte belirlenen görevlerinin yanısıra aşağıdaki çalışmaları yapar. (4)Değer Tespit Komisyonunun Görevleri: a) Komisyon, kullanıcıların kaybettikleri veya kullanılmayacak duruma getirdikleri kitap ve diğer materyallerin değerini belirlemek için; piyasa araştırması yapar, basılmış bütün yayınların fiyatları dahil her türlü bilgiyi içeren yayınevlerinin kataloglarını inceler, materyalin hacmi, cilt bedeli, kâğıt kalitesi, ulaşım masrafları, paranın zaman içerisindeki değer kaybını, göz önünde bulundurur ve materyalin değerini belirleyerek, bu değerin üniversite gelir bütçesine aktarılması konusunda çalışmalar yapar. b) Aldığı materyali zamanında iade etmeyen kullanıcılara uygulanacak günlük ceza miktarını her yıl sene başında belirleyerek Daire Başkanına sunar.

c) Komisyon, bağış yoluyla gelen veya fiyatı belli olmayan materyalin değerini taşınır kayıtlarına geçirmek üzere usulüne uygun olarak belirler, kayıp veya kullanılamayacak durumda olan kitap ve diğer materyalin değerinin belirlenmesi çalışmasında; antika, sanatsal ve nadir eser olup olmadığı gibi özellikleri göz önünde bulundurur. ç) Komisyon, kullanılamayacak durumda olan materyallerin taşınır kayıtlarından düşümünü usulüne uygun olarak yapar. d) Komisyon, ihtiyaç duyulması halinde bu konuda varsa Erzurum Teknik Üniversitesi bünyesinde yoksa başka kurum ve kuruluşlarda görev yapan bir uzmanın görevlendirilmesini Daire Başkanlığından isteyebilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Kullanıcı Hizmetleri, Kütüphanelerden Yararlanma, Ödünç Materyal Verme, Yayın Ayırtma, Ödünç Verilemeyecek Materyaller, İade Edilmeyen, Kaybedilen, Yıpratılan Materyaller ve İlişik Kesme, Elektronik Kaynakların Kullanımı, Açık Erişim Politikası, Belirlenen Esaslara Uymama Kullanıcı Hizmetleri Madde 11- (1) Her türlü bilgi kaynağından ve kütüphanelerden kullanıcıların en verimli şekilde yararlanmalarını sağlayan hizmetlerdir. Kullanıcı hizmetleri, bilgilendirme, tanıtım, eğitim, ödünç verme, kütüphaneler arası ödünç verme görsel-işitsel yayın temini, fotokopi, tarayıcı, yayın taraması vb. faaliyetleri kapsar. Kütüphanelerden Yararlanma, Ödünç Materyal Verme, Yayın Ayırtma Madde 12- (1) Üniversite personeli, öğrencileri ve dışarıdan gelen kullanıcılar, kütüphaneden belirlenen esaslara göre yararlanabilirler. (2)Kütüphane, kütüphaneler arası işbirliği çerçevesinde diğer üniversitelerin personel ve öğrencilerinin yararlanmasına açıktır. Akademik personel ve öğrenciler ihtiyaç duydukları kütüphane materyalini kendi kurumlarının kütüphaneleri aracılığıyla ödünç alabilirler. (3) Kütüphane materyalini ödünç alan kişi, bunları özenle kullanmak ve en geç ödünç verme süresi sonunda geri vermekle yükümlüdür. Bu yükümlülüklerini yerine getirmeyenler hakkında bu Uygulama Esaslarının 14 üncü maddesine göre işlem yapılır. (4) Ödünç Verme Şartları: a) Akademik personel, en fazla 10 kitap bir ay süreyle, idari personel en fazla 3 kitap 15 gün süreyle, doktora, yüksek lisans, lisans, ön lisans öğrencileri en fazla 3 kitap 15 gün süreyle alabilirler, b) Kütüphaneden ödünç materyal alınırken Erzurum Teknik Üniversitesi kimlik kartı ibraz edilir. Kimlik kartı olmayanlara ve başkasına ait kimlik kartıyla başvuranlara bilgi kaynağı ödünç verilmez. c) Erzurum Teknik Üniversitesi mensubu olmayan kullanıcılar ödünç verme hizmetlerinden yararlanamazlar, ancak okuma salonlarından, fotokopi, tarayıcı vb. hizmetlerinden yararlanabilirler. ç) Dijital ortamda kayıtlı bulunan CD vb. materyaller üç gün süreyle ödünç olarak verilir. d) Bir kullanıcı aynı anda üç farklı materyali ödünç olarak alabilir. Ancak aynı anda daha fazla materyale ihtiyaç duyması halinde Daire Başkanının onayı ile bu materyalleri alabilir. e) Kullanıcılar ödünç aldıkları materyalleri ödünç verme süreleri sonunda iade etmedikçe yeni kitap veya materyal alamazlar. Ancak ödünç alınan bir kitap süresi içerisinde başka bir kullanıcı tarafından istenmemiş ise kendisine verilen sürelere ilaveten en fazla on beş gün daha aynı kullanıcıda kalmasına Daire Başkanının onayı ile izin verilir.

f) İadesi yapılan kitap o gün içerisinde iade eden kişiye tekrar ödünç verilmez, g) Gerektiği durumlarda ödünç verilen materyal süresi dolmadan kullanıcıdan istenebilir. (5) Yayın Ayırtma İşlemi: a) Ödünç verilebilen materyaller için ayırtma işlemi yapılır. b) Ayrılan kitaplar duyurudan itibaren bir gün içinde alınmazsa ayırma işlemi iptal edilir. c) Erzurum Teknik Üniversitesi kullanıcıları Kütüphane web sayfasından kendi şifreleri ile en fazla üç materyal ayırt edebilirler. Diğer kullanıcılar için bu Uygulama Esaslarının 12 nci maddesinin 3 üncü fıkrası geçerlidir. Ödünç Verilemeyecek Materyaller Madde 13- (1) Danışma kaynakları (sözlük, ansiklopedi, el kitabı, atlas, index vb.), Süreli yayınlar, tezler, nadir eserler, Daire Başkanlığı tarafından belirlenen ve kütüphane dışına çıkarılmasında sakınca bulunan (tek nüsha ya da baskısı tükenmiş vb.) diğer materyaller ödünç olarak kullanıcıya verilmez. (2) Ödünç olarak kullanıcıya verilemeyen materyaller sadece kütüphane içinde ve gerektiğinde bir görevlinin gözetiminde yararlandırılır. İade Edilmeyen, Kaybedilen, Yıpratılan Materyaller ve İlişik Kesme Madde 14- (1) Kütüphaneden ödünç aldığı materyali ödünç verme süresinin bitiminde iade etmeyenlere, e-posta yoluyla veya kütüphane otomasyon sistemi üzerinden uyarı gönderilir ve materyalin kütüphaneye iadesi istenir. (2) Ödünç aldığı materyali kendisine gönderilen uyarıya rağmen iade etmeyen, kaybeden veya materyali yıpratan kullanıcılar, eserin aynısını beş iş günü içerisinde temin ederek kütüphaneye iade etmezlerse her gün için para cezası uygulanmaya başlanır. (3) Uygulanacak günlük ceza miktarı Değer Tespit Komisyonu tarafından her senenin başında belirlenir ve Daire Başkanının onayı ile uygulanmaya başlanır. (4) Kendisine gecikme cezası uygulanmaya başlanmış olan kullanıcıya, ödünç aldığı materyali iade etmediği, kaybettiği, yıprattığı eserin aynısını kütüphaneye getirmediği taktirde ve kendisine tahakkuk ettirilen ceza tutarının tamamını ödemediği sürece hiçbir materyal ödünç olarak verilmez. (5) Aldığı materyali zamanında iade etmeyen üniversite personeli, Değer Tespit Komisyonu tarafından belirlenen para cezalarını, yazılı ve elektronik olarak yapılan uyarılara rağmen ödememesi halinde; komisyon kararı, bağlı bulunduğu birime resmi yazı ile gönderilir ve aylıklarından kesilmesi istenir. Diğer kullanıcılardan istenen bedel tahsili için de Üniversite Hukuk Müşavirliğine bilgi verilir. (6) Kütüphaneler arası işbirliği çerçevesinde kütüphaneden yararlanan diğer kullanıcılar hakkında bağlı bulundukları kurum aracılığı ile aynı hükümler uygulanır. (7) Kütüphaneden ödünç alan kullanıcı, aldığı materyali zamanında iade etmemesi halinde 14 üncü maddenin 3 üncü fıkrasına göre belirlenmiş para cezasının, ödünç alınan materyalin yıpratılması veya kaybedilmesi halinde belirlenen bedelin, 14 üncü maddenin 4 üncü fıkrası gereğince aylığından kesilmesini ve diğer hukuki süreçleri ödünç alma tarihi itibariyle kabul eder. (8) Gerek geç getirilen, gerekse kaybedilen ve yıpratılan materyaller için tahsil edilen paralar, üniversiteye gelir kaydedilir. Bu gelirler öncelikle kütüphanenin ihtiyaçları için kullanılır. (9) Üniversite personelinin ve öğrencilerinin üniversiteden çeşitli nedenlerle ayrılmaları söz konusu olduğunda, ayrılmadan önce kütüphaneyle ilişkilerinin olmadığına dair belge almaları gerekir. Kendisinde kütüphaneye ait herhangi bir materyal bulunan kişinin ilişiği kesilmez.

Elektronik Kaynakların Kullanımı Madde 15- (1) Kütüphanenin abone olduğu elektronik kaynakların kullanımında aşağıdaki kurallara uyulur: a) Veri tabanlarında bulunan elektronik kaynaklara Üniversite yerleşkeleri dışından sadece Üniversite mensupları erişebilir. Erişim bilgileri Üniversite mensupları dışındaki kişilerle paylaşılamaz. b) Veri tabanlarında bulunan elektronik kaynaklardan çeşitli yazılımlar kullanılarak çok sayıda yayın kopyalanamaz veya sistematik biçimde kişisel bilgisayarlara ya da harici belleklere indirme yapılamaz. c) Elektronik kaynaklardan indirilen makale, kitap, tez, vb. dokümanların bir bölümü ya da tamamı, veri depolama araçları ya da e-posta listeleri aracılığı ile dağıtılamaz ve Üniversite dışındaki kişi ya da kurumlara gönderilemez. Açık Erişim Politikası Madde 16- (1) Açık erişim arşivi, teknik raporlar, tezler, çalışma raporları, erişime açık olan dergi makaleleri, konferans bildirileri ve telif hakkı olmayan diğer materyallerin taranmış nüshalarının ücretsiz çevrimiçi kopyalarından meydana gelir. Açık erişimde bulunan kaynakların kullanımında okuyucular lisans sınırlaması olmadığından araştırma, öğretim ve diğer amaçlar için ücretsiz olarak yararlanabilirler. (2) Üniversite açık erişim politikasını ayrı bir düzenleme ile beyan eder. Belirlenen Esaslara Uymama Madde 17-(1) Yapılması istenmeyen davranışlarda bulunan kullanıcıların, ilgili memurun tespiti, Şube Müdürünün teklifi ve Daire Başkanının onayı ile kütüphane hizmetlerinden yararlanma hakları üç ay süre ile kısıtlanır ve ödünç olarak aldığı materyaller kendisinden geri alınır. İşlenen fiilin durumuna göre diğer disiplin mevzuatlarının ve yasal hükümlülüklerin yerine getirilmesi için ilgili birimlere yazı ile bildirilir. (2) Yapılması İstenmeyen Davranışlar: a) Bu usul ve esaslara uymayanlar, uygulanmasında güçlük çıkaranlar, b) Aldıkları materyale veya kütüphane araç-gereçlerine zarar verenler, c) Kütüphaneden izinsiz materyal çıkarmaya çalışanlar, d) Başkasının kimlik kartı veya bilgileri ile materyal çıkarmaya çalışanlar, e) Görevlilerin işlerini yapmasını engelleyenler, f) Kütüphanede ve okuma salonlarında belirlenen kurallara uymayanlar. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Diğer Hükümler, Yürürlük ve Yürütme Diğer Hükümler Madde 18- (1) Üniversitede yapılan doktora ve yüksek lisans tezlerinin birer nüshası ilgili enstitüler tarafından basılı veya manyetik ortamda Merkez Kütüphaneye gönderilir. (2) Kullanıcı, Daire Başkanlığı tarafından kendisine gönderilecek duyuru, uyarı ve mesajlar ile diğer yazışmalar için kullanılmak üzere Kütüphaneye kaydı esnasında güncel bir e-posta adresini Daire Başkanlığı na bildirmekle yükümlüdür. Üniversite Kütüphanesinin Otomasyon Sisteminde yapılan e-posta güncellemesi de söz konusu bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmesinde yeterli kabul edilir. Kullanıcının e-postasının değişmesinden veya güncel olmamasından doğacak aksaklıklardan kullanıcı sorumlu olur, Daire Başkanlığınca gönderilen e-postalar kullanıcıya ulaşmış kabul edilir. (3) Kullanıcılar kütüphane bilgi kaynaklarından yararlanırken Fikir ve Sanat Eserleri Kanununa ve bu uygulama esaslarına uymakla yükümlüdür. Kullanıcıların bu kanuna muhalif olabilecek uygulamalardan ötürü Üniversiteye hiçbir hukuki sorumluluk yüklenemez.

(4) Bu Uygulama Esaslarının yürürlüğe girmesinden sonra, üzerinde ödünç materyal bulunan kullanıcılara materyali iade etmeleri için uyarı mesajı gönderilir. Uyarı mesajına rağmen ödünç aldığı materyali iade etmeyenlere, kaybetmiş ise aynı materyali getirmeyenlere, materyali aldığı tarihten itibaren geçerli olmak üzere Değer Tespit Komisyonu tarafından belirlenen ceza miktarını ödemeyenlere Uygulama Esaslarının 14 üncü maddesinin 5 inci fıkrasına göre işlem yapılır. Yürürlük ve Yürütme Madde 19- (1) Bu Uygulama Esasları, Erzurum Teknik Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer ve Rektör tarafından yürütülür.