TÜRKİYE NOTERLER BİRLİĞİ DENETLEME KURULU YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ KISIM Genel Hükümler Amaç MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Türkiye Noterler Birliği Denetleme Kurulunun çalışma, denetim, araştırma, inceleme ve diğer faaliyetlerine ilişkin usul ve esasları belirlemektir. Kapsam MADDE 2- (Değişik 18.07.2004) Bu Yönetmelik, Türkiye Noterler Birliği merkez birimleri ve Noter Odaları ile vekaleten yönetilenler de dahil 1, 2, 3 ve 4 ncü sınıf tüm noterliklerin denetimini kapsar. Dayanak MADDE 3- Bu Yönetmelik, 1512 sayılı Noterlik Kanununun 121, 122 ve 172 nci maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- Bu Yönetmelikte geçen deyimlerden; Birlik : Türkiye Noterler Birliğini Yönetim Kurulu : Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulunu Başkan : Türkiye Noterler Birliği Başkanını Kurul : Türkiye Noterler Birliği Denetleme Kurulunu Kurul Başkanı : Türkiye Noterler Birliği Denetleme Kurulu Başkanını Denetçi : Türkiye Noterler Birliği Denetleme Kurulu Denetçilerini ifade eder. İKİNCİ KISIM Kuruluş, Görev, Yetki ve Sorumluluk Kuruluş MADDE 5- (Değişik R.G. 13.11.2007) Yönetim Kuruluna bağlı olarak Türkiye Noterler Birliği Denetleme Kurulu kurulmuştur. Bu Kurul: a) Denetleme Kurulu Başkanı, b) Denetçiler, c) Denetçi Yardımcıları, ç) Denetleme Kurulu Bürosundan, oluşur. Denetçi sayısı ve büro kadrosu Yönetim Kurulunun teklifi üzerine Türkiye Noterler Birliği Kongresi tarafından belirlenir. Büroda tutulacak defter ve kartonlar MADDE 6- (Başlığı ile birlikte değişik R.G. 13.11.2007) Denetleme Kurulunun çalışma ve işlemleriyle ilgili olarak aşağıdaki defter ve kartonlar tutulur. a) Denetim Raporları Kartonu, b) İnceleme Raporları Kartonu, c) Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defteri, ç) Gelen ve Giden Evrak Kartonu.
Denetleme kurulunun görev ve yetkileri MADDE 7 Denetleme Kurulunun görev ve yetkileri aşağıda gösterilmiştir. a) (Değişik 18.07.2004) Birlik bünyesinde yer alan merkez birimlerinin, noter odalarının ve noterlerin görevlerini kanun, yönetmelik, genelge ve uyulması zorunlu meslek kurallarına uygun olarak yapıp yapmadıklarını denetlemek, işlemlerini incelemek, görevlerinden dolayı veya görevleri sırasında hukuka aykırı davranıp davranmadıklarını, tutum ve davranışlarının sıfat ve görevlerine uyup uymadığını araştırmak, b) Görev alanına giren konularda, uygulamalarla ortaya çıkan mevzuat yetersizliği ve aksamalarla ilgili hususlarda inceleme ve araştırmaları yaparak, alınması gereken kanuni ve idari tedbirler konusunda Yönetim Kuruluna önerilerde bulunmak, c) Görev alanına giren konulardaki sorular hakkında görüş bildirmek, gerektiğinde bu husustaki toplantılara katılmak, d) (Değişik R.G. 13.11.2007) Kanun ve yönetmeliklerde gösterilen ve Başkan veya Yönetim Kurulu tarafından verilen diğer görevleri yapmak, Başkan veya Yönetim Kurulunun isteği üzerine hukuki konularda görüş bildirmek, e) (13.11.2007 tarihli R.G. de yayımlanan değişiklikle eklenmiştir.) Acil durumlarda, şikayet ve ihbar hallerinde Başkan tarafından Yönetim Kurulu toplantısı beklenilmeksizin verilen denetleme görevlerini yapmak. Kurul başkanının görev, yetki ve sorumluluğu MADDE 8- Denetleme Kurulu Başkanının görev, yetki ve sorumluluğu aşağıda gösterilmiştir. a) Kurulu yönetmek, çalışmalarını düzenlemek ve denetlemek, b) Denetçiliğe atanacaklar hakkında görüş bildirmek, c) Denetleme programlarını hazırlamak, Yönetim Kurulunun onayına sunmak, uygulanmalarını sağlamak, d) Denetleme, inceleme ve araştırma hususunda denetçileri görevlendirmek ve uygulamayı izlemek, e) Gerektiğinde denetleme, inceleme ve araştırma yapmak, f) Denetleme, inceleme ve araştırma raporlarını incelemek ve Yönetim Kuruluna sunmak, bunlar üzerinde yapılacak işlemleri takip etmek, g) Kurul çalışmalarının sonuçlarına göre, mevzuat yetersizlikleri, uygulamadaki aksamalar, bunların giderilmesi için alınması gerekli kanuni ve idari önlemler konusundaki somut görüş ve tekliflerini raporlar halinde Yönetim Kuruluna sunmak, h) (Değişik R.G. 13.11.2007) Kanun ve yönetmeliklerde gösterilen ve Başkan veya Yönetim Kurulu tarafından verilen diğer görevleri yapmak. Kurul Başkanı kendisine verilen görevlerin mevzuata uygun yapılmamasından dolayı sorumludur. Kurul başkanına vekalet MADDE 9- Kurul Başkanının herhangi bir nedenle görevden ayrılması veya Kurul Başkanlığının boşalması halinde, Kurul Başkan Vekilliği görevi, Yönetim Kurulu tarafından denetçilerden birine verilir. Denetçi ve denetçi yardımcılarının görev, yetki ve sorumlulukları MADDE 10- (Başlığı ile birlikte değişik R.G. 13.11.2007) Denetçilerin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda gösterilmiştir. a) Birlik merkez birimleri ile noter odaları ve noterliklerin görevlerini kanun, yönetmelik, genelge ve uyulması zorunlu meslek kurallarına uygun olarak yapıp yapmadıklarını denetlemek, işlemlerini incelemek, b) Kanun ve yönetmeliklerle öngörülen veya Yönetim Kurulu ve Kurul Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Denetçiler, kendilerine verilen görevleri mevzuata uygun yapmamalarından dolayı sorumludurlar. Denetçi yardımcıları ise denetlemelerde denetçilere yardım etmek, Başkan, Yönetim Kurulu ve Kurul Başkanının vereceği görevleri yapmak ve kanun ile yönetmeliklerde öngörülen diğer görevleri yerine getirmek zorunda olup, görevleriyle ilgili hususlarda denetçiler gibi sorumludurlar. Birden çok denetçinin birlikte çalışması MADDE 11- Denetleme, inceleme ve araştırmanın niteliğine göre, bir işte birden çok denetçi görevlendirilebilir. (Değişik R.G. 13.11.2007) Bu durumda çalışmaları, Yönetim Kurulunca belirlenen denetçi düzenler. Bu denetçi, işlerin sağlıklı olarak yürütülmesini ve süresi içinde bitirilmesini sağlayıcı önlemleri alır. Göreve ara verilmesi veya devri MADDE 12- Denetçiler başladıkları işleri ara vermeden, bizzat yapıp bitirmek zorundadırlar. Göreve ara verilmesi veya devri Kurul Başkanının iznine bağlıdır. Denetçilere yardım yükümlülüğü MADDE 13- (Değişik 18.07.2004) Denetleme, inceleme ve araştırma yapılan birim ilgilileri, hizmetin gereği gibi yürütülebilmesi için, denetçilere görevleri süresince uygun bir çalışma yeri sağlamak ve diğer önlemleri almakla yükümlüdür. Denetçiler, yürüttükleri hizmet yönünden gerekli gördükleri bilgileri, defter, evrak ve belgeleri, denetleme, inceleme ve araştırma yaptıkları birim ve kuruluşlardan istemek ve görmek, bunların onaylı suretlerini almak, kasa ve depo gibi yerleri incelemek ve saymak, inceleme ve sayma işlerinde yardım talebinde bulunmak, Yönetim Kurulundan gerektiğinde diğer kamu idare ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerden bilgi ve belge istemek için talepte bulunmak yetkisine sahiptir. İlgililer, Yönetim Kurulunun bu isteklerini yerine getirmek ve soruları cevaplamak zorundadırlar. ÜÇÜNCÜ KISIM Atama ve Özlük İşleri Denetçiliğe ve denetçi yardımcılığına atama MADDE 14- (Başlığı ile birlikte değişik R.G. 13.11.2007) Denetçiler 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 48 inci maddesinin birinci fıkrasının (A) bendinde sayılan nitelikleri taşıyan, disiplin cezası almamış hukuk fakültesi mezunu, noterlik hukukuna vakıf ve en az 10 yıl süre ile hakimlik, Cumhuriyet savcılığı, adalet müfettişliği, avukatlık, üniversite öğretim üyeliği yapmış veya Noterlik Kanununun 126 ncı maddesinin birinci fıkrasının (C), (D) ve (E) bentlerinde sayılan disiplin cezalarını almamış ve en az 10 yıl süre ile noterlik hizmetinde bulunmuş olan istekliler arasından Yönetim Kurulunca atanır. Hukuk fakültesi mezunları denetçi yardımcısı olarak görev yapmak üzere 6 ay deneme süresi ile Yönetim Kurulu tarafından atanabilirler. Deneme süresini başarı ile geçenler 3,5 yıllık denetçi yardımcılığı görevini tamamladıkları taktirde Denetleme Kurulu Başkanının vereceği rapor doğrultusunda yönetim kurulunca denetçi olarak atanırlar. Denetçi yardımcısı olarak atanabilmek için, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 48 inci maddesinin birinci fıkrasının (A) bendinde sayılan niteliklere sahip olmak zorunludur. Kurul başkanlığına atama MADDE 15- Yönetim Kurulunca Kurul Başkanlığına denetçi olabilme niteliklerini taşıyan istekliler arasından dışarıdan atama yapılabileceği gibi, denetçilerden birine de bu görev verilebilir.
Özlük işleri MADDE 16- Kurul Başkanı ve denetçilerin aylık ücret, yolluk, izin ve diğer hak edişleri Yönetim Kurulunca belirlenir. DÖRDÜNCÜ KISIM Denetim BİRİNCİ BÖLÜM Denetimin Amaç ve Kapsamı Denetimin amacı MADDE 17- Denetim, Birlik merkez birimleri ve Noter Odaları ile noterlik dairelerinde hizmetlerin kanun, yönetmelik, genelge ve uyulması zorunlu meslek kurallarına uygun, düzenli ve verimli olarak yürütülmesini sağlamak amacı ile ve eğitici-öğretici şekilde yapılır. Denetimin kapsamı MADDE 18- (Değişik 18.07.2004) Denetim; birim, servisler veya noterliğin her bakımdan denetlenmesidir. Ancak Yönetim Kurulu gerekli gördüğünde denetim sınırlandırılabilir ve belli konu veya konularda yapılmasına karar verebilir. Bu takdirde Yönetmeliğin 4 ncü kısım 2. bölümündeki işlemler sadece o iş veya konu ile sınırlı olmak üzere yapılır. (Değişik R.G. 13.11.2007) Noterler, noterlik hizmetinin kanun, yönetmelik, genelge ve uyulması zorunlu meslek kurallarına uygun olarak yürütülmesinin ve noterlik işlemlerinde birlik ve beraberliğin sağlanması amacı ile lüzum görülmesi halinde veya ciddi bulunan bir ihbar, şikayet veya duyum üzerine acil hallerde Başkan, diğer hallerde Yönetim Kurulunca takdir edilecek karar çerçevesinde denetlenir. Noter Vekillerinin denetimi, Başkanlık Divanının veya acil hallerde Birlik Başkanının gerek göreceği zamanlarda bu Yönetmelik hükümleri çerçevesinde yapılır. Birlik merkez birimleri ve Noter Odaları ise; Yönetim Kurulunun gerek gördüğü zamanlarda ve kararda belirtilecek çerçeve içinde denetlenir. İKİNCİ BÖLÜM Denetimin Şekli Noterliklerin denetimi MADDE 19- (Değişik birinci fıkra R.G. 13.11.2007) Noterliklerde denetim, Yönetim Kurulunun veya Başkanın denetim istemi doğrultusunda, derhal hareket edilmesini gerektiren haller dışında, en geç 7 gün içinde, denetçi ile noter veya noter vekili arasında denetim konusunun da belirtildiği bir tutanak ile başlar. Denetlemelerde ve daire dışında yapılan incelemelerde ilgililerin istemesi veya gerekli görülmesi halinde bu konuda düzenlenmiş "Yetki Belgesi" gösterilir. (18.07.2004 tarihinde eklenen fıkra) Yapılacak denetim, hesapların incelenmesini de kapsıyor ise denetim aşağıdaki hesapların tespiti işlemleri ile başlar. a) Emanet para hesabı, b) Harç, damga vergisi ve değerli kağıt bedeli hesapları. (Son fıkra 18.07.2004 tarihinde yürürlükten kaldırılmıştır.) Hesapların incelenmesi MADDE 20- (Değişik 18.07.2004) Yapılacak denetim hesapların incelenmesini de kapsıyor ise, noterliklerin denetiminde harç, damga vergisi ve değerli kağıt hesabı ile emanet para hesabı ve ücretler incelenir.
(Değişik 18.07.2004) 1512 sayılı Noterlik Kanununun 119 uncu maddesi uyarınca tahsil edilen vergi ve harçlar ile değerli kağıt bedellerinin, yevmiye defteri toplamlarına uygun şekilde ilgili vergi dairesine beyanname ile süresinde yatırılıp yatırılmadığı, makbuz, beyanname ve yevmiye defterlerinin karşılaştırılması suretiyle araştırılır. Yevmiye defteri toplamlarına göre dönemler itibariyle vergi dairesine beyan edilen ve yatırılan miktarların eksik olması halinde durum düzenlenecek tutanakla belirtilir. Ayrıca bilgisayar kullanılsa dahi sondaj suretiyle belirli dönemlerin toplamlarının alınması suretiyle karşılaştırma yapılır. (Değişik 18.07.2004) Vekaleten yönetilen noterliklerde ayrıca iş sahiplerinden, harç, damga vergisi ve değerli kağıt karşılığı olarak tahsil edilmiş paralardan henüz dönem itibariyle merciine yatırılmamış olanların mevcut olup olmadığı araştırılır. Mevcut olmaması veya noksan olması halinde keyfiyet bir tutanakla tespit olunur. (Değişik 18.07.2004) İşlemlerde fazla veya noksan harç, vergi, değerli kağıt bedeli ve ücret alındığının tespiti halinde, işlem numaraları ve niteliği ile eksik ve fazla alınan miktarlar belirtilmek suretiyle düzenlenecek tutanak doğrultusunda, denetlenen noterin kabulü halinde eksik harç, vergi ve değerli kağıt bedelinin tamamlatılması sağlanır. Noterin veya vekilin itirazı halinde bu husus da tutanakta belirtilmek suretiyle durum Yönetim Kurulunun takdirlerine sunulur. (Yürürlükten kaldırılmıştır 18.07.2004) (Yürürlükten kaldırılmıştır 18.07.2004) Emanet para hesabı bakımından, emanet kabul ve red makbuzları, çek dip koçanları defter kayıtlarıyla karşılaştırılır ve defter sayfa toplamları alınarak kontrol edilir. Müşterek hesaplar bakımından Noterlik Kanununun 109 uncu maddesi kapsamında kalan noterlik işlemleri ile Noterler Birliğince müşterek hesap kapsamına alınan noterlik işlemlerinde, kanun ve genelgelerde belirtilen sürelerde ortak cari hesaba yatırılması gereken miktarların yatırılıp yatırılmadığı, bu konudaki bildirimlerin zamanında yapılıp yapılmadığı incelenir. Varsa aykırı uygulamalar düzenlenecek tutanakta belirtilir. Vekaleten yönetilen noterliklerde yukarıdaki hususlar dışında ayrıca gelir durumu, aylık iş cetvellerindeki gelirlerin yevmiye defterindeki kayıtlara uygunluğu, giderleri, Birlik hisselerinin ve ilgili mercilere yatırılması gereken ödemelerin zamanında yatırılıp yatırılmadığı, vekalet dönemi başlangıcında ilgili kurum ve dairelere gerekli yazıların yazılıp yazılmadığı, devir tesliminde belirtilen basılı kağıt ve demirbaş eşyaların mevcudiyeti gibi konular da incelenir. İşlemlerin incelenmesi MADDE 21- (Değişik 18.07.2004) Denetlenen noterliğin iş hacmine göre, sondaj suretiyle değeri yüksek harç, vergi ve ücret tahsil edilmiş işlemler ile değişik hukuki vasıflı harç ve damga vergisinden muaf olarak yapılmış işlemlerden, uygun sayıda işlem yevmiye defterindeki numaralardan saptanarak incelenir. Öncelikle yapılan işlemlerin hukuki açıdan ilgili mevzuat hükümlerine ve Birlik genelgelerine uygun şekilde yapılıp yapılmadığı üzerinde durulur. Bunlarla ilgili tahakkuk ve tahsilatın, kanun ve tarifelere uygun olarak yapılıp yapılmadığı yanında yevmiye defterine aynen işlenip işlenmediğine de bakılır. Ayrıca iş hacmine göre uygun sayıda cilbent seçilerek bunlardaki işlemlerin tamamı incelenir. (Değişik 18.07.2004) Kanun ve genelgelere aykırı işlem yapılıp yapılmadığı, muafiyetlerin isabetle takdir edilip edilmediği, kayıtların düzgün bir şekilde yapılmasına özen gösterilip gösterilmediği incelenir ve eski tarihli evrak düzenleme, yevmiye defterinde numara ayırma, beyanname ve makbuzlarda tahrifat yapılması gibi konular üzerinde titizlikle durulur. (Ek fıkra 18.07.2004) Fazla veya eksik ücret alınmasının kasıtlı olduğu sonucuna varılır ise hakkında işlem yapılmak üzere durum Yönetim Kuruluna sunulur.
(Ek fıkra 18.07.2004) Noterlik Kanununun 117. maddesinin tatbikini gerektirecek şekilde fazla ücret alındığının saptanması halinde noterin veya vekilin beyanını da içeren tutanak düzenlenerek Yönetim Kuruluna sunulur. Defter ve kartonların incelenmesi MADDE 22- (Değişik 18.07.2004) Dairede tutulması gerekli defter ve kartonların usulüne uygun olarak tutulup tutulmadığı, personel hizmet sözleşmeleri, kira sözleşmeleri. bordrolar, Sosyal Sigortalar Kurumuna verilen bildirgeler ve ödeme makbuzları incelenir. Noterlik dairesi ve arşivin temiz ve düzgün olup olmadığı hususları da inceleme kapsamındadır. Noter odalarının denetimi MADDE 23-- Noter Odalarının denetimi sırasında; a) İlgili mevzuatta yer alan defterlerin usulüne uygun olarak tutulup tutulmadığına, b) Harcamaların ve bütçe uygulamalarının usulüne uygun olup olmadığına, c) Kanuni görevleri ile Birlikçe verilmiş diğer görevlerin yerine getirilip getirilmediğine, d) Kanun, yönetmelik, genelge, emir ve talimatlara uyulup uyulmadığına, e) Verilen denetim görevi çerçevesinde gerekli görülecek sair hususlara bakılır. Birlik merkez birimlerinin denetimi MADDE 24- (Değişik 18.07.2004) Denetlenmesine karar verilen merkez birimlerinin görevlerini kanun ve yönetmelikler çerçevesinde yapıp yapmadıkları, Yönetim Kurulu ve Başkanlık Divanı karar gereklerinin zamanında yerine getirilip getirilmediği, dosyaların, yazı ve belgelerin düzgün bir şekilde muhafaza edilip edilmediği hususları incelenir. Birlik çalışmalarında aksamaya yol açan nedenler varsa bunlar üzerinde durulur. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Denetimde Uyulacak Kurallar (Değişik 18.07.2004) Denetlenin uyacağı kurallar (Değişik 18.07.2004) MADDE 25- (Değişik 18.07.2004) Denetlenen dairenin yetkilisi tarafından, denetçilere görevleri ile ilgili gerekli kolaylıklar gösterilerek özellikle istek halinde hizmeti aksatmayacak şekilde araç, gereç ve eleman sağlanması suretiyle yardımcı olunur. Denetçilerin uyacağı kurallar (Değişik 18.07.2004) MADDE 26- (Değişik 18.07.2004) Denetçiler; a) Denetlenen dairenin çalışma saatlerine uyulmak suretiyle ve çalışmaları aksatmayacak şekilde denetim yaparlar. b) Görevleri sırasında öğretici ve uyarıcı olmaya önem verirler, kırıcı olmaktan kaçınırlar. c) Denetleme, inceleme ve araştırma için gidecekleri yerler ve yapacakları işler hakkında başkalarına bilgi ve belge veremezler. d) Görevleri nedeniyle öğrendikleri gizli hususları, yaptıkları denetimle ilgili konuları açıklayamazlar. e) Hangi döneme ait işleri denetlediklerini göstermek üzere tarih ve imza koymak suretiyle yapacakları açıklamalar dışında, evrak ve defterler üzerinde düzeltme yapamazlar, üzerlerine not düşemezler. f) Gizli yazılarını başkalarına yazdıramazlar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Denetim Raporları Denetim raporu MADDE 27- (Değişik 18.07.2004) Denetim raporları üç nüsha halinde hazırlanır ve Yönetim Kuruluna sunulmak üzere Genel Sekreterliğe verilir. Denetim raporlarını baş tarafında sırası ile denetimi yapan, denetim tarihi, bir evvelki denetim, denetim birden fazla denetçi tarafından yapılmışsa denetimde iş bölümü belirtilir. Daha sonra aşağıdaki bölümlere yer verilir. a) Denetim yeri hakkında açıklama b) Denetlenen dairenin yeri, yerleşme durumu, geliri ile uygun döşenip döşenmediği c) Kadro ve iş durumu d) İncelemeler e) Sonuç Denetimin belli konu veya konularda yapılması öngörülmüş ise denetim raporunda sadece verilen görev ile ilgili bölümlere yer verilir. Sonuç bölümünde, varsa bir önceki denetime göre gelişmeler ve görülen noksanlıklar, önemli ihtiyaçlar, kanun, yönetmelik, genelge ve görüşlere aykırı uygulamalar açıklanarak gereği için Yönetim Kuruluna sunulur. Denetçi önerileri (Değişik 18.07.2004) MADDE 28- (Değişik 18.07.2004) Uygulamada faydalı olabilecek hususlarla, uyulmaması halinde ilgilisi hakkında sorumluluk gerektirebilecek aksamalar bakımından yapılacak öneriler denetçi tarafından bir liste halinde düzenlenir. Öneriler kaleme alınırken inandırıcı gerekçelerle ikna edici bir üslup kullanılmasına özen gösterilir. (Değişik 18.07.2004) İlgili dosya ve evrak gün ve numaraları belirtilmek suretiyle rastlanan aksamalar ve çözüm yolları gösterilir. İşin önemine göre gerekmiyorsa, tek konuyu kapsayan ve yerinde giderilmesi mümkün olan durumlar ile defter ve kayıtların tutulmasından kaynaklanan noksanlıklar öneriye konu edilemez. (Değişik 18.07.2004) Mevzuata uygun olup olmadığında tereddüt edilen hususlarla, uygulamada sakıncaları olduğu saptanan genelge ve görüşlere konu işlemler hakkında öneri yapılmaz, durum Yönetim Kurulunun takdirlerine sunulur. (Son fıkra 13.11.2007 tarihli R.G. de yayımlanan değişiklikle yürürlükten kaldırılmıştır.) BEŞİNCİ KISIM İnceleme Görevlendirme MADDE 29- (Değişik R.G. 13.11.2007) Noterlerin veya noter vekillerinin görevleri sırasında veya görevlerinden dolayı mevzuata aykırı tutum ve davranışlarda bulunduğu veya işlem yaptığı yolunda alınan ihbar ve şikayetlerin incelenmesi, acil hallerde Başkan, diğer hallerde Yönetim Kurulunun vereceği karar çerçevesinde yapılır. Yönetim Kurulunca ihbar ve şikayet üzerine denetlemeye gerek görülmezse, dosya Yönetmeliğin 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi gereğince değerlendirilmek üzere denetleme programlarının hazırlanmasında göz önüne alınır. Yönetim Kurulunca denetim yapılmasına gerek görülmeyen, ancak disiplin kovuşturması gerektiren dosyalar disiplin kuruluna intikal ettirilir. Denetleme Kuruluna gönderilen ihbar ve şikayetler Yönetim Kuruluna intikal ettirilir.
İnceleme sırasında hakkında inceleme yapılan noterle ilgili olarak alınan, aynı konudaki ihbar ve şikayetler için Yönetim Kurulunun yeni bir kararına gerek bulunmaksızın inceleme yapılır. Denetleme veya inceleme yapan denetçilerin, başka bir noter veya noter vekili hakkında alacakları şikayet ve ihbarlar Yönetim Kuruluna intikal ettirilir. Yönetim Kuruluna intikal ettirilecek ihbar ve şikayetlerle ilgili yazışmalar Genel Sekreterlik aracılığıyla yapılır. İnceleme şekli MADDE 30- (Değişik 18.07.2004) İnceleme, Yönetim Kurulunun kararına göre dosya üzerinde merkezde yapılabileceği gibi, Yönetim Kurulu gerekli gördüğü takdirde mahallinde de yapılabilir. Muhbir ve müştekiler dinlenir. Ancak işleme yönelik şikayetlerde iddianın niteliğine göre bu şahısların dinlenmesine gerek olup olmadığı denetçi tarafından takdir edilir. Muhbir ve müştekileri farklı olsa da konu ve delil bakımından bağlılık bulunan hallerde evrak birleştirilerek tek inceleme raporu düzenlenebilir. Konu ile ilgili delillerin eksiksiz toplanmasına özen gösterilir. Gerekli görülen belge örnekleri alınarak rapora eklenir. İnceleme sonunda bir tutanak düzenlenir. Bu tutanakta noter veya noter vekilinin konu hakkındaki sözlü veya yazılı beyanına da yer verilir. (13.11.2007 tarihli R.G. de yayımlanan değişiklikle eklenmiştir.) Denetim sırasında sondaj suretiyle yapılan hesap kontrollerinin dönemlerine ve incelenen işlerin yevmiye numaralarına ayrı bir tutanakta yer verilir. İnceleme raporu MADDE 31- (Değişik 18.07.2004) Yapılan inceleme neticesinde üç nüsha halinde inceleme raporu düzenlenir ve Yönetim Kuruluna sunulmak üzere Genel Sekreterliğe verilir. İnceleme raporunda; a) Yönetim Kurulunun inceleme kararının tarih ve sayısı, b) Muhbir ve müştekilerin ad ve soyadları, c) Hakkında inceleme yapılan görevliler, d) Yapılan incelemenin konusu, e) Yapılan incelemenin ne şekilde yapıldığı, hangi delillerin toplandığı, toplanmasına gerek görülmeyenlerin toplanmama sebebi, f) Delillerin tartışılması, g) Sonuç (Varılan kanaat ve Yönetim Kurulu takdirlerine sunuş) bölümlerine yer verilir. (13.11.2007 tarihli R.G. de yayımlanan değişiklikle eklenmiştir.) İnceleme raporlarının sonuç ve kanaat bölümünde gerekçeler tekrar edilmeksizin; a) İhbar ve şikayetin sübut bulmadığı anlaşıldığı taktirde ilgili hakkında, işlem yapılmasına gerek olmadığı, b) İhbar ve şikayetin doğrulandığı hallerde; inceleme konusunun doğruluğu anlaşıldığından gereğinin takdiri için raporun yönetim kuruluna sunulmasına, yolunda görüş bildirilir. (13.11.2007 tarihli R.G. de yayımlanan değişiklikle eklenmiştir.) Belgeler ve ifade tutanakları, denetim ve inceleme raporlarına bir nüsha olarak eklenir. (13.11.2007 tarihli R.G. de yayımlanan değişiklikle eklenmiştir.) Denetim ve inceleme raporları ile gerekli görülen diğer belgeler ayrıca CD'ye kaydedilir. Denetim ve inceleme raporlarının tebliği MADDE 31/A- (13.11.2007 tarihli R.G. de yayımlanan değişiklikle eklenmiştir.) Türkiye Noterler Birliği Başkanı Yönetim Kuruluna gelen denetim ve inceleme raporları ile
önerileri ilgilisine tebliğ ettirir ve varsa itirazlarını 7 gün içerisinde Yönetim Kuruluna sunmasını ister. ALTINCI KISIM Değerlendirme, Çeşitli ve Son Hükümler(Değişik 18.07.2004) Yönetim kurulunca yapılacak işlemler MADDE 32- (Değişik R.G. 13.11.2007) İlgilinin cevap süresi de geçtikten sonra Yönetim Kurulu denetleme veya inceleme raporu ve varsa itirazlar üzerinde yapacağı değerlendirme sonucunda; a) Denetleme veya incelemenin genişletilmesine, b) İlgili hakkında herhangi bir işlem yapılmasına gerek olmadığına, c) Görülen yanlışlık ve noksanlıkların giderilmesi için ilgilinin uyarılmasına, ç) İlgilinin disiplin kuruluna gönderilmesi gerektiği sonucuna varırsa, denetim dosyasının Disiplin Kuruluna gönderilmesine, d) Kanunlara göre suç teşkil eden bir durum varsa ayrıca durumun soruşturulması için ilgili Cumhuriyet savcılığına konunun intikal ettirilmesine, karar verir. Yönetim Kurulunun yaptırdığı tüm denetim ve incelemeler hakkında her yıl idari raporda Türkiye Noterler Birliği Kongresine bilgi sunulur. Noter veya vekil hakkında herhangi bir işlem yapılmasına gerek olmadığına karar verilmesi halinde, varsa ihbar sahibi veya şikayetçilere de karar tebliğ edilir. Denetime yetkili diğer görevliler MADDE 33- Yönetim Kurulu üyeleri ile Yönetim Kurulu tarafından denetimle görevlendirilen Noter Oda Başkanı ve Yönetim Kurulu üyeleri de denetim görevlerini bu Yönetmelik hükümlerine göre yerine getirirler. Boş noterliklerin denetimi MADDE 34- (Değişik R.G. 13.11.2007) Boş noterliklerde görev yapan noter vekilleri, Birlik Yönetim Kurulu tarafından görev verilecek Yönetim Kurulu üyeleri, Noter Odası Başkan veya Yönetim Kurulu üyeleri ile Denetleme Kurulu tarafından denetlenir. Yapılacak denetlemede bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Yürürlük MADDE 35 Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.* Yürütme MADDE 36 Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Noterler Birliği Başkanı yürütür. *(Yönetmelik Resmi Gazete nin 10.05.1999 günlü 23691 sayılı nüshasında, Yönetmelik değişiklikleri 18.07.2004 tarihli 25526 ve 13.11.2007 tarihli 26699 sayılı nüshalarında yayımlanmıştır.)