TEKLİFNAME Merkezi İhale Komisyonu aşağıdaki malzeme/hizmet için kapalı zarf usulü ile teklif kabul eder. I. Yapılacak İş : a. Elektronik Kimlik ve elektronik Pasaport kapsamında bulunan tüm İşler. II. Şartlar: a. Geçici Teminat %5 olup teminatsız teklifler dikkate alınmayacaktır. b. Teminat olarak yalnız 39/2001 sayılı Bankalar Yasası altında kurulup faaliyet gösteren 41/2001 sayılı Merkez Bankası Yasası altında denetlenen bankaların teminat mektupları ile K.K.T.C. dışındaki bankalardan verilecek olan teminatın bir banka tarafından kontr-garantisi olan ve K.K.T.C de çözülebilen teminat mektupları geçerli olacaktır. c. Merkezi İhale Komisyonu en düşük veya en yüksek bir teklifi kabul etmek mecburiyetinde değildir. d. Firmalar ihaleye tek başlarına veya ortak girişim olarak katılabilirler. Ancak bir Firma ile direkt veya indirekt sermaye ve yönetimle ilişkisi bulunan Firmalar tek başlarına veya bir grupla birden fazla ihale başvurusunda bulunamaz. Bu takdirde yer aldığı tüm grupların ihale başvurusu geçersiz sayılır. Firmalar ihalenin yapıldığı yıl içinde faaliyet gösterdikleri ülkelerde İlgili Odalara kayıtlı olduklarını ve halen faaliyette olduğunu tevsik eden faaliyet belgesinin aslını veya noter tasdikli suretini başvuru evrakında vermesi gerekmektedir. İhaleyi kazanan firma ihale sonuç duyurusu tarihinden itibaren en geç bir ay içerisinde usulüne uygun olarak tüm muameleleri tamamlayıp K.K.T.C. Resmi Kabz Memurluğu ve Mukayyitlik Dairesi (Şirketler Mukayyitliği) nezdinde kayıt işlemi yaptırmak zorundadır. Aksi takdirde ihaleyi kazanmamış addedilecek ve/veya ihaleyle elde ettiği hakları kaybedecek ve kendisi ile sözleşme akdedilmeyecektir. Ayrıca Şirketin geçici teminatına el konulacaktır. e. Bu teklifle ilgili plan teknik ve idari şartnameler Gelir ve Vergi Dairesine yatırılacak KDV hariç 200,00-TL karşılığında İçişleri ve Yerel Yönetimler Bakanlığından temin edilecektir. İçişleri ve Yerel Yönetimler Bakanlığından ilgili şartnameler alınmadan verilen teklifler dikkate alınmayacaktır. f. Proje ile ilgili daha geniş bilgi İçişleri Bakanlığından temin edilebilir. g. Teklifler en geç 23 Kasım 2011 günü ö.e saat 10.00 a kadar Merkezi İhale Komisyonu teklif kutusuna atılmalıdır. h. Verilecek teklifler KDV siz olacaktır. i. İhaleye katılacak Firmalar Benzer İş Referansı göstermek zorundadırlar.
GENEL ŞARTNAME MADDE 1 : İHALE KONUSU VE ŞEKLİ İLE İŞİN NİTELİĞİ, NEVİ VE MİKTARI: a. Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti elektronik Kimlik ve elektronik Pasaport Projesi ile ilgili malzeme temini, iş ve hizmetler KAPALI TEKLİF USULÜ ile satın alınacaktır. (Teklif özeti CD de kaydedilmiş olup teklif hazırlanırken kullanılabilir) MADDE 2: İHALENİN HANGİ TARİHTE NEREDE YAPILACAĞI: Teklifler en geç 23 Kasım 2011 günü ö.e. saat 10.00 a kadar Maliye Bakanlığı binasında yeni yapılan Merkezi İhale Komisyonu toplantı salonundaki teklif kutusuna atılmalıdır. MADDE 3: İHALEYE GİREMEYECEK OLANLAR: Devlet ihale tüzüğünün 30 ncu maddesinde yazılı kimseler doğrudan veya dolaylı olarak ihaleye katılamazlar. Bu yasağa rağmen ihaleye girenin üzerine ihale yapılmış ise, ihale bozularak geçici teminatı, sözleşme yapılmışsa, sözleşme(mukavele) fesih edilerek kesin teminatı gelir kaydedilir. MADDE 4: TEMİNATLARA İLİŞKİN ESASLAR: Geçici veya kesin teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda gösterilmiştir. a. Maliyeye yatırılacak para karşılığı alınan makbuz geçerli olacaktır.(hangi şekilde olursa olsun kati suretle çek kabul edilmeyecektir.) b. Banka Teminat Mektubu Geçici Teminat Mektubu olup Merkezi İhale Komisyonu adına düzenlenecektir. Bu teminat ihale kapanış tarihinden itibaren -45- gün süreli olacak Teminat olarak yalnız 39/2001 sayılı Bankalar Yasası altında kurulup faaliyet gösteren ve 41/2001 sayılı Merkez Bankası Yasası altında denetlenen bankaların teminat mektupları geçerli olacaktır. K.K.T.C dışındaki bankalardan verilecek olanların K.K.T.C deki bir banka tarafından kontr-garantisi olan ve K.K.T.C de çözülebilen Teminat Mektupları geçerli olacaktır. c. Teklif sahipleri, ihaleye başvurmadan önce geçici teminatı, nakit veya çekse bunu hazineye yatırarak karşılığında alınacak makbuzu teklif mektubuna eklemek zorundadır. Geçici teminat banka teminat mektubu ise doğrudan teklif mektubuna eklenerek Merkezi İhale Komisyon Başkanlığına teslim edilir. d. İhale sonunda teklifi kabul edilmeyenlere ait geçici teminat miktarı karar tarihinden itibaren 7(yedi)iş günü içerisinde Merkezi İhale Komisyonu Başkanlığının onayı ile iade edilir. e. İhaleye katılacak olanlar tekliflerine teklif fiyatı üzerinden %5 geçici teminat ekleyecektir. Geçici teminat süresi en az 45 gün süreli olacak. (ihale kapandığı tarihten itibaren) teminatsız teklifler dikkate alınmayacaktır f. Kati (Kesin) teminat miktarı ihale bedelinin %5 i kadardır. g. Ancak, ihaleyi kazanan isteklinin ihale kararının kendisine tebliği ile birlikte 8 gün içinde veya ihaleyi kazanan isteklinin yabancı firma olması halinde ihale kararının kendisine tebliği ile birlikte 1 ay içinde, sözleşmeyi imzalamaması ve kesin teminatı getirmemesi halinde geçici teminatı irat kaydedilir. 1
MADDE 5: TEKLİFLERİN HAZIRLANMASI,VERİLMESİ,DEĞERLENDİRİLMESİ: Teklifler aşağıdaki hususları ihtiva edecek şekilde 1 nüsha hazırlanacaktır. a. Teklifler, geçici teminat mektubu ile beraber isteklilerin zarfla birlikte satın almış oldukları dosyayı aynı düzene göre zarfa koyup vereceklerdir. Kapalı zarfın üzerine TEKLİF KABUL NO, İHALE KAPANIŞ TARİHİ, TEKLİFİN HANGİ İŞE AİT OLDUĞU, isteklinin ADI, SOYADI ve AÇIK ADRESİ yazılarak, ilanda belirtilen gün ve saate kadar İhale Komisyonu Teklif kutusuna atılır. b. Teklif dosyalarındaki evraklar aşağıdaki şekilde sıralanıp verilecektir; Yurt dışındaki firmalar Madde5 in b.4,b.5,b.6,b.7,b.8 ci ve c maddelerini, kendi ülkelerinin belgelerini tedarik etmeleri gerekmektedir. Firmalar ihalenin yapıldığı yıl içinde faaliyet gösterdikleri ülkelerde İlgili Odalara kayıtlı olduklarını ve halen faaliyette olduğunu tevsik eden faaliyet belgesinin aslını veya noter tasdikli suretini başvuru evrakında vermesi gerekmektedir. 1. Teklif + Taahhütname: Vergi Dairesine (Kamu Alacakları), Sosyal Sigorta ve İhtiyat Sandığı fonlarına borcu olanlar da alacakları ve borçlarını belirten belgeler ile ihaleye katılabileceklerdir. İstekliler Merkezi İhale Komisyonuna sunacakları teklif mektubu ekindeki Taahhütnameyi dolduracaklar, işin kendilerine kalmaları halinde toplam iş bedelinin %10 oranında kesinti yapılabileceğini kabul ve deruhte edeceklerdir. 2. İhale Şartnamesi 3. Teminat (Madde 4 uygun olarak) 4. Vergi Güvenlik Belgesi (Vergi borcu olup olmadığına dair) Vergi güvenlik belgesini Gelir ve Vergi Dairesinin Lefkoşada ki Merkezinden alınmış olacak ve vergi borcunun olup olmadığına gösteren bir belge olacaktır. 5. Şirket Tescil Belgesi (Şirket olarak katılmayanlar kimlik kartı fotokopilerini) Resmi Kabz Memurluğu ve Mukayyitlik Dairesi nden dört sayfa halinde alınmış belgeleri içermektedir. Birinci sayfa Şirketin kayıtlı olduğu adresi gösteren belge, ikinci sayfa Şirketin kuruluş tarihini gösteren belge, üçüncü sayfa şirketin hissedarlarını gösteren belge, dördüncü sayfa direktörler kurulu ve sekreterini gösteren belge olmalıdır. Şirket olarak katılmayanlar kimlik kartlarının fotokopilerini vermelidirler. 6. İhtiyat Sandığı Belgesi (yatırım borcu olup olmadığına dair) İhtiyat Sandığını Dairesi nden alınmış olacak ihtiyat sandığı yatırım borcunun olup olmadığını gösteren belge olacaktır. 7. Sosyal Sigorta Belgesi (pirim borcu olup olmadığına dair) Sosyal Sigorta Dairesi nden alınmış olacak sosyal sigorta pirim borcunun olup olmadığını gösteren belge olacaktır. 8. Çalışma Dairesi Belgesi (İhaleye katılmasında sakınca yoktur) Çalışma Dairesinden alınmış olacak olan bu belge Değiştirilmiş şekliyle 22/1992 sayılı iş yasasının 59(4) maddesine göre ihalelere katılmasında bir sakınca olmadığını gösteren belge olmalıdır. 9. Diğer Belgeler Teknik veya idari şartnamede istenen diğer belgeleri kapsamaktadır. Bu belgelerin de eksiksiz bu bölüme konması gerekmektedir. Belgenin aslı ve fotokopisi verilecektir. 10. Broşür ve/veya Kataloglar Bu bölüme ise şartnamede istenen broşür veya kataloglar konmalıdır. Eğer bu bölümün sığmayacağı kadar çok ise ayrı bir zarfın içine konularak üzerine katılan firma ismi ve katıldığı ihalenin konusu ve sıra numarası yazılarak teklif kutusuna atılır. Katalog ve broşürlerin üzerine teklif veren firmanın ismi mutlak süratte yazılmalıdır. 2
11. Şartname alındı makbuzu ve fotokopisi Şartnameyi aldığına dair Gelir ve Vergi Dairesi nden almış olduğu makbuzun aslını ve/veya fotokopisini teklif dosyasının ekine koymak zorundadırlar. Şartname almayan teklif sahipleri ihaleye teklif veremezler. Şartname almadan ihaleye teklif verenlerin teklifleri geçersiz sayılır. c. İhaleye teklif verenler şartnameye göre istenen belgeleri (Vergi Güvenlik Belgesini(Vergi borcu olup olmadığına dair), Sosyal Sigortalar(pirim borcu olup olmadığına dair), İhtiyat Sandığı(yatırım borcu olup olmadığına dair), Çalışma Dairesi (İhaleye katılmasında sakınca yoktur) Belgesi ve Tescil Belgeleri(Resmi Kabz Memurluğu ve Mukayitlik Dairesinden alınmış) (Şirket olarak katılmayanlar kimlik kartı fotokopilerini), Teknik şartnamede istenen diğer belgeler ve/veya malzemelerle ilgili, broşür, katalogları teklifleri ile birlikte verecektir. Ancak teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerin eksik olması veya belgelerde önemsiz bilgi eksikliği bulunması halinde, idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik belge veya bilgilerin tamamlanması istenir. Belirlenen sürede eksik belge veya bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır. MADDE 6: TEKLİF KUTUSUNUN AÇILMASI VE GELEN TEKLİFLERİN OKUNMASI: a. Gelen teklifler, İhale Komisyonu tarafından teklif sahiplerinin huzurunda açılarak sıra ile numaralanır. Okunduktan sonra mühürlenip imzalanır. b. Toplantıya katılmayı arzu eden teklif sahipleri, tekliflerin açılacağı gün ve saatte ihale Komisyonu binasında hazır bulunabilirler. Teklif sahipleri toplantıya katılmakta serbesttir. İhale Komisyonu, teklif sahiplerinin tümünün veya bir kısmının toplantıya katılıp katılmadığına bakmadan tekliflerin açılıp okunmasını yapabilir. c. Teklifler okunup kaydedildikten sonra tekliflerin komisyon tarafından incelenmesine geçilir. Tekliflerin incelenmesi sırasında hiç bir teklif sahibi komisyon toplantısında hazır bulunamaz. MADDE 7: FİYAT VE PARA BİRİMİ: a. Teklifler DÖVİZ veya TL. verilebilir. İdarenin istemi üzerine istenen para birimi ihalenin açılış tarihindeki döviz satış kuru üzerinden çapraz kur uygulaması yapılacaktır.(veya açıldığı günkü döviz satış kuru üzerinden TL ye çevrilecek.) b. Teklif fiyatları KDV siz olarak verilecek, verilen teklif RAKAM ve YAZI ile yazılacaktır. Bunlardan herhangi birine uygun olmayan veya üzerinde kazıntı, silinti veya düzeltme bulunan teklifler ret olunarak hiç yapılmamış sayılır. c. Teklif fiyatları TOPLAM FİYAT olarak yazılacaktır. Ayrıca teklifte verilecek olan malzeme, hizmet ve benzeri tüm işlerin BİRİM FİYAT ları belirtilecektir. d. İhale edilen projede kullanılacak malzemelere gümrük resimden muaf olacak malzemelere Gümrük Muafiyet Belgesi, ilgili Daire veya Kuruluş tarafından temin edilecektir. 3
MADDE 8: MUKAVELE VE KESİN TEMİNAT: a. İhaleyi kazanan kişi veya firmalar, ilgili Daireyle veya Kuruluşla karar tebliğinden sonra 8(sekiz) iş günü içinde mukavele imzalamak zorundadır. İhaleyi kazanan yabancı firma ise, ihale sonuç duyurusu tarihinden itibaren en geç bir ay içerisinde usulüne uygun olarak tüm muameleleri tamamlayarak K.K.T.C. Resmi Kabz Memurluğu ve Mukayyitlik Dairesine (Şirketler Mukayyitliği) kayıt işlemi yaptıracaktır. b. İhale üzerine kalan istekliden, bu şartnamenin 4 maddesinde f şıkkında belirtilen değerlerden kesin teminat alınır. c. İhaleyi kazanan kişi veya firma ihale kararının kendisine tebliği ile birlikte 8 gün içinde veya ihaleyi kazanan isteklinin yabancı firma olması halinde ihale kararının kendisine tebliği ile birlikte 1 ay içinde, sözleşmeyi imzalamaması ve geçici teminatı kesin teminata tamamlaması gerekmektedir. İhale tutarının %0.5(binde beş) damga pulu vergisi olarak alınır. Ayrıca mukaveleye yapıştırılmak üzere 7 adet 3.65.- TL. lik damga pulu getirilir. d. Bu zorunluluklara uyulmadığı taktirde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın ihale bozulur, geçici teminat hazineye irat kaydedilir ve mal varlığına el konulur. MADDE 9: MARKA VE MENŞEİ: İhaleye katılan kişi veya kuruluşlar projede kullanılacak malzemelerin Marka ve Menşelerini (Hangi ülkede üretildiği) tekliflerinde açıkça belirtilecektir. MADDE 10: TAAHÜDÜN YAPILMAMASI: Sözleşme yapıldıktan sonra MÜTEAHHİT taahhüdünden vazgeçer veya taahhüdünü sözleşme hükümlerine göre kısmen veya tamamen yerine getirmezse veya ilgili daire nin en az 10 gün süreli ve nedenleri açıkça belirtilen ihbarına rağmen, aynı durum devam etmesi halinde sözleşme feshedilir ve teminatına el konup, hazineye irat kaydedilir. Konu mahkemeye intikal edecek olursa MÜTEAHHİT doğacak zarar ve ziyandan sorumlu olacaktır. MADDE 11: GECİKME HALİNDE ALINACAK CEZALAR: Devlet İhale tüzüğünün 35.(2), (3), ve (4). maddesine göre işin projenin tamamlanma süresi veya teslim edilecek malzemeyi gününde teslim etmemesi durumunda idare her geçen takvim günü için ihale bedeli üzerinden %0.5(binde beş)-tl gecikme cezası kesecektir. MADDE 12: ÖDEME ŞARTLARI: Müteahhit mükellefiyetlerini ihale ve mukavele şartlarına uygun olarak yerine getirdiği zaman Daire ihale bedelini en geç üç ay içerisinde müteahhide ödemek zorundadır. Daire müteahhidin mükellefiyetlerini yerine getirdiği oranda kısmi ödemede bulunabilir. 4
MADDE 13: ŞARTNAME TEMİNİ: İhale Dosyası, Gelir ve Vergi Dairesine yatırılacak KDV hariç 200,00-TL karşılığında İçişleri ve Yerel Yönetimler Bakanlığından temin edilecektir. MADDE 14: İTİLAFLARIN ÇÖZÜM ŞEKLİ: Taraflar arasında imzalanan sözleşmenin yorum ve icrasından doğacak anlaşmazlık karşılıklı müzakereler ile halledilmeye çalışacaktır. Bu surette giderilmeyen bütün uyuşmazlıklar halinde K.K.T.C. mahkemeleri yetkili olacak, K.K.T.C. kanun ve mevzuatı uygulanacaktır. MADDE 15: MÜTEAHHİDİN SORUMLULUKLARI: Müteahhit, imalat şartnamelere uygun olarak yapmakla ve imal ettiği kısımları teslim tarihine kadar korumakla yükümlüdür. Hatalı yapılan imalatın düzeltilmesinden malzeme ve işçilik masrafları müteahhit tarafından karşılanacaktır. İmal nedeniyle kırılan, tahrip olan ve bozulan kısımların yenilenmesi de müteahhide aittir. Müteahhit iş istihdamı, iş şartları ve işin selameti kanun ve nizamların öngördüğü tüm şartları yerine getirmekle yükümlüdür. MADDE 16 : İŞİN SÜRESİ : İş süresi 180 iş günü olup, ihale işlerinin tümü anahtar teslimi üzerinden müteahhide ihale edilecektir. MADDE 17: GECİKME HALİ: İşin, iş programlarına aykırı olarak geciktirilmesi ve süresinde tamamlanmaması halinde sözleşmenin diğer maddelerine ilaveten idarenin Müteahhide gerekli uyarıyı yaptıktan sonra işi başka Müteahhide devretmeye ve daha fazla geciktirmeyi önlemek amacıyla Müteahhide ait olan araç ve malzemelerin kullanılmasına yetki vermeye hakkı olacaktır. MADDE 18 : KONTROLLUK : Kontrollük, İçişleri ve Yerel Yönetimler Bakanlığı tarafından tayin edilecek Kontrol Komitesi nin onayına tabidir. MADDE 19 : İLAVE İŞLER : İlave işler yaptırılması halinde bu işlerin maliyeti KKTC rayiç fiyatlarına ve İçişleri ve Yerel Yönetimler Bakanlığı birim fiyat ve analizlerine göre hesaplanacaktır. İşin %20 fazlasını veya eksiğini yaptırmaya, farkını ödemek veya azaltmak kaydıyla ihale bedelinden tenzil etmeye kontrolün yetkisi olacaktır. 5
MADDE 20: FİYAT FARKI UYGULAMASI: Müteahhit, ihale tarihinden sonra gerek iş süresi içinde gerekse herhangi bir şekilde uzayan süre içinde taahhüdün tamamen ifasına kadar vergilere zam yapılması veya yeni vergiler ve resimler konulması gibi sebeplere istinat ederek fazla para verilmesi ve süre uzatılması isteğinde bulunamaz. MADDE 21 : AVANS VERİLMESİ : Yapılacak işin ihale bedeli dikkate alınarak, Banka Teminat Mektubu karşılığında Müteahhide, İdare nin isteğine uygun olarak detaylı iş programı veya programlarını en az 2 suret olarak hazırlayıp kontrollükçe tasdik ettirdikten sonra idarenin onaylaması halinde % 20`ye kadar avans verilebilir. Verilecek avans bilahare yapılacak ödemelerdeki hak edişten kesilecektir. MADDE 22 : MUCBİR SEBEPLER (FORCE MAJOR) Mücbir sebeplerden dolayı işin aksaması ve bu durumu İçişleri ve Yerel Yönetimler Bakanlığının onaylaması halinde Sözleşme İmzalayan Şirket e gecikme hali uygulanmaz. MADDE 23 : İŞİN TAMAMLANMASI VE TESLİMİ : Müteahhit işi Proje ve Şartnamelere uygun olarak tamamladıktan sonra geçici kabul için idareye yazılı olarak başvuracaktır. İdare geçici kabul işlemine müteakip yapılacak ödemeden kati kabul yapılıncaya kadar (730 takvim günü) %5 teminat tutacaktır. %5 teminat Banka Teminat Mektubu olarak verilecekse, Banka Teminat Mektubu süresi kati kabul süresinden 30 takvim günü sonra bitecektir. Kati kabul yapıldıktan sonra Teminat Mektubu iade edilecektir. MADDE 24 : ÖZEL ŞARTLAR : İhale dosyası alan Müteahhitler, proje ve şartnamede anlaşılmayan hususlar varsa İçişleri Bakanlığından yazılı olarak açıklayıcı bilgi talebinde bulunacaklardır. Müteahhit diğer tesisatları ve benzeri işleri yapacak taşeronlarla işbirliğine giderek ve iş programına uygun koordinasyonun gerçekleşmesine yardımcı olacaktır. 1. Projede kullanılacak malzemeler için Gümrük Muafiyeti verilecek. 2. Teklifler KDV siz verilecektir. 3. Malzeme ve işçiliğe fiyat farkı uygulaması yapılmayacaktır. 4. Şartname bir bütündür. 5. Ek işin yapılması zorunlu olduğu hallerde, idare ve kontrolün onayı ve ek işin yetkisi alındıktan sonra yapılabilecektir. 6. Müteahhit K.K.T.C yasalarının öngördüğü Sosyal Güvenlik Mükellefiyetlerini yapmak mecburiyetindedir. 7. Teminat olarak yalnız 39/2001 sayılı Bankalar Yasası altında kurulup faaliyet gösteren 41/2001 sayılı Merkez Bankası Yasası altında denetlenen bankaların teminat mektupları ile K.K.T.C. dışındaki bankalardan verilecek olan 6
teminatın bir banka tarafından kontr-garantisi olan ve K.K.T.C de çözülebilen teminat mektupları geçerli olacaktır. 8. İhale Komisyonu karar vermeden önce teklif yapan müessesenin veya müteahhidin taahhütlerine sadakat durumunu dikkate alacaktır. 9. Teklif sahipleri, tekliflerinde, taşeronlarının kim olduğunu (firma ve şahıs ismi) tekliflerinde belirtecektir. MADDE 25 İş bu genel şartname bu madde 25 maddeden ibarettir. 7