e-fatura
e-fatura: Mevzuat e-fatura: 397 No lu VUK Genel Tebliği e-defter: 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği Zorunluluk Kapsamına İlişkin Düzenleme: 421 No lu Tebliğ ile bazı mükelleflere zorunluluk getirilmiş, 58 No lu Sirküler ile bu zorunluluğun kapsamı detaylı açıklanmıştır
Uygulamayla İlgili Terimler Elektronik Belge e-fatura (Elektronik Fatura) Nitelikli Elektronik Sertifika Mali Mühür Güvenli Elektronik İmza
Mali Mühür Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi, diğer kurum, kuruluş, işletmelere ve istemeleri halinde gerçek kişi mükelleflere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan ve e-fatura ve e-defter Uygulaması bünyesinde yapılan işlemlerde kullanılması zorunlu olan Mali Mühür, Başkanlık adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir.
e-fatura Uygulaması Elektronik belge olarak düzenlenen faturaların tarafları arasında dolaşımı ile ilgili - oluşturma, - gönderme, - alma zamanı gibi önemli kayıtların tarafsız bir biçimde tutulmasını sağlamak;
e-fatura Uygulaması Elektronik belge olarak oluşturulmuş herhangi bir belgenin geçerliliğinden - format ve standartlara uygunluk, - göndericinin kimliği ve doğruluğu, - elektronik belgenin geçerliliği ve içeriğinin bütünlüğü emin olmak amacı ile GİB tarafından oluşturulan uygulamanın genel adıdır.
e-fatura Uygulaması Uygulama üzerinden yalnızca kayıtlı mükelleflere e-fatura düzenlenebilir. Sisteme kayıtlı mükellefler yalnızca sisteme kayıtlı kullanıcılardan e-fatura alabilir. Bir e-faturanın uygulama üzerinden gönderilebilmesi için hem alıcı, hem de kullanıcı taraf sisteme kayıtlı olmalıdır.
e-fatura Uygulaması e-fatura Uygulamasından yararlanan mükellefler sisteme kayıtlı olmayan müşterilerine kağıt fatura yollamaya ve sisteme kayıtlı olmayan satıcılardan kağıt fatura almaya devam edecekler ancak sisteme kayıtlı mükellefler birbirlerine yalnızca e-fatura düzenleyebilirler.
e-fatura Senaryoları: Temel Fatura ve Ticari Fatura İki Fatura Tipi: - Satış Faturası - İade Faturası İki Fatura Senaryosu: - Temel Fatura - Ticari Fatura
e-fatura Senaryoları: Temel Fatura ve Ticari Fatura Temel Fatura: Uygulama üzerinden reddedilemez. İtiraz sürecinin harici kanallardan yürütülmesi gerekir. Ticari Fatura: Uygulama üzerinden reddedilebilir. Harici bir itiraz süreci başlatılmasına gerek yoktur.
e-fatura Senaryoları: Temel Fatura ve Ticari Fatura DİKKAT İtiraz sürecinde sorun yaşamamaları için mükelleflerin çalıştıkları şirketlerle anlaşma imzalayarak yalnızca Ticari Fatura türünde fatura kesilmesi konusunda anlaşmaları yararlarına olacaktır.
e-fatura Süreler e-fatura ile ilgili işlemlerde özel olarak bir süre belirtilmediyse Vergi Kanunları ve Türk Ticaret Kanunundaki süreler geçerlidir. e-fatura Uygulamasında mükellefler son 8 güne ait faturaları düzenleyebilmektedir. e-fatura Uygulamasında fatura alıcısı durumundaki mükelleflerin Ticari Faturaları kabul ya da reddetme işlemini 8 gün içinde gerçekleştirmeleri gerekmektedir.
Avantajlar Etkin ve hızlı faturalama sağlar, Arşivleme giderlerini düşürür, yerden tasarruf sağlar, arşivlenen belgelere erişimi kolaylaştırır, Faturaların yazdırılması ve postalanması gereğini ortadan kaldırarak bu giderlerden tasarruf sağlar, Fatura mutabakatında anlaşmazlıkların ortaya çıkmasına engel olur, Faturaların işlenmesi sırasında ortaya çıkan hataları ortadan kaldırır, Kağıt faturaların tesliminde yaşanabilecek gecikme, kayıp ve anlaşmazlıkları ortadan kaldırır, Çevre dostu bir çözümdür
Dezavantajlar Şu an için e-fatura Uygulaması ndan yalnızca tüzel kişiler yararlanabilmektedir. Bu mükellefler için de E-Fatura Uygulaması na kayıt olmak ve uygulamayı kullanmak (421 No lu VUK Tebliği ile zorunluluk kapsamına alınanlar dışında) zorunlu değildir. Bunun neticesinde örneğin gerçek kişilere ve uygulamaya kayıt olmamış tüzel kişilere halen kağıt fatura düzenleme zorunluluğu vardır. Yukarıdaki durum sebebiyle şu aşamada kağıt faturaya bağımlılık devam etmektedir ve kağıt fatura bastırma, postalama ve arşivleme masraflarından tamamen kaçınmak mümkün değildir. Kullanıcı hesabı almak ve Mali Mühür almak için gerekli işlemler için harcanan zaman ve ödenen işlem ücretleri (sembolik sayılabilir)
Dezavantajlar e-fatura Teknik Kılavuzlarında gerekli şartları sağlamak için Bilgi İşlem sisteminde yapılacak güncelleme ve bakımların doğuracağı masraflar Uygulamayı entegrasyon usulü ile kullanacak mükellefler için entegrasyon sürecinde yazılım geliştirme maliyetleri, özel entegratör aracılığı ile kullanacak mükellefler için özel entegratöre yapılacak ödeme Uygulamayı kullanacak personelin eğitim maliyeti Temel Fatura Senaryosu ile kesilip gönderilen e-faturaların hatalı olması durumunda uygulama üzerinden itiraz ve iptal imkanı olmaması sebebiyle harici yollardan yürütülecek itiraz sürecinin maliyeti ve sebep olabileceği uyuşmazlıklar
e-fatura ve e-defter Uygulamasını Kullanma Zorunluluğu Getirilenler 421 No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği aşağıdaki mükelleflere e- Fatura Uygulaması kullanma zorunluluğu getirilmiştir: a) Madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. b) Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
Zorunluluk Kapsamındaki Mükellefler Zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin; Elektronik fatura uygulamasına 2013 takvim yılı içerisinde geçmeleri zorunludur. 1/9/2013 tarihi itibariyle Gelir İdaresi Başkanlığı na başvurulması gerekmektedir. Elektronik defter uygulamasına ise 2014 takvim yılı içerisinde geçmeleri zorunludur. Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1/9/2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir.
Brüt Satış Hasılatı Nasıl Belirlenecek? Madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Lisans sahibi mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir.
Brüt Satış Hasılatı Nasıl Belirlenecek? Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Bu kapsamda alış yapanların tütün, alkol, kolalı gazozlar sektörlerinde veya başka sektörlerde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir.
Brüt Satış Hasılatı Nasıl Belirlenecek? Madeni yağ lisansına sahip olan ve Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden sadece mal alışları bulunan mükellefler 421 No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Hizmet alımları kapsam dahilinde değildir. Özel hesap dönemine sahip mükellefler brüt satış hasılatlarının hesaplanmasında 2011 takvim yılında sona eren özel hesap dönemi brüt satış hasılatını dikkate alacaklardır.
Brüt Satış Hasılatı Nasıl Belirlenecek? DİKKAT Mükelleflerin brüt satış hasılatlarının hesaplanmasında, sadece madeni yağ, tütün, alkol veya kolalı gazoz satışları değil gelir tablosunda yer alan bütün satışları gösteren brüt satış hasılatına göre zorunluluk kapsamına alınacaktır. Bu rakam belirlenen sınıra ulaşıyorsa alınan bir cikletle bile zorunluk doğacaktır.
e-fatura Uygulamasından İhtiyari Olarak Yaralanabilecek Mükellefler Vergi Usul Kanunun 232. Maddesine göre fatura düzenleme zorunluluğu bulunan mükellefler: Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, Kazancı basit usulde tespit edilenler, Defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerdir.
e-fatura Uygulamasından İhtiyari Olarak Yaralanabilecek Mükellefler Tüzel kişi mükellef olmayan ve e-fatura göndermek ve/veya almak isteyen kurum, kuruluş ve işletmelerin uygulama karşısındaki durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları başvuru üzerine Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenecektir.
e-fatura Uygulamasının Yapısı ve Uygulamayı Kullanma Yöntemleri e-fatura Uygulamasını kullanmak için üç yöntem vardır: e-fatura Portalı üzerinden Entegrasyon usulü ile Özel Entegratör aracılığı ile
E-Fatura Uygulaması Birimler ve Roller Uygulamayı kullanmak için seçilen yöntemden bağımsız uygulama üzerindeki roller : Gönderici Birim, Merkez, Posta Kutusudur (Alıcı Birim)
E-Fatura Uygulaması Sistemin Yapısı Sistemin yapısı özetle aşağıdaki gibidir: Gönderici Mali Mühürle onayladığı (veya elektronik imza ile imzaladığı) elektronik belgeleri Merkeze gönderir, Merkez bu belgeleri kurallara uygunluklarını denetledikten sonra alıcı posta kutusuna iletir, Alıcı posta kutusu bu belgeleri Mali Mühür/e-İmza doğrulaması yapıp kurallara uygunluklarını denetledikten sonra alır Alıcı posta kutusu oluşturduğu yanıtları Merkez üzerinden göndericiye yollar
e-fatura Uygulamasının Yapısı Kaynak: Gelir İdaresi Başkanlığı e-fatura Uygulaması Entegrasyon Kılavuzu
e-fatura Portalı e-fatura Portalı, e-fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonların, internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından geliştirilen bir web uygulamasıdır. e-fatura uygulamasını entegre edecek bilgi işlem alt yapısına sahip olmayan veya entegrasyon/özel entegrasyon usullerini kullanmaya gerek görmeyen mükellefler uygulamayı e-fatura üzerinden kullanarak fatura gönderme ve alma işlemlerini gerçekleştirebilir ve gönderdikleri, aldıkları faturaları elektronik ortamda arşivleyebilirler.
e-fatura Portalı Teknik tasarımı itibari ile mesajların taraflar arasında dolaşımını sağlamak amacı ile oluşturulan sistem içerisinde, herhangi bir arayüz bulunmamaktadır. Entegrasyon, elektronik fatura uygulamasının mükellefin kendi bilgi işlem sistemi üzerinde kullandığı yazılım ile bağlantılı olarak kullanılmasını sağlamaktadır. Yukarıda anlatılan biçimde oluşturulacak çözümler, işletmelerin kendi bünyelerinde yer alan ERP (Enterprise Resource Planning) çözümlerinin uyarlanması şeklinde olabileceği gibi bu konuda geliştirilecek bazı özel yazılım çözümlerinin de geliştirilmesi mümkündür. Başkanlık tarafından geliştirilen E-Fatura Portalı da, bu arayüzlerden sadece birisini ifade etmekte olup, uygulama ile ilgili temel fonksiyonları içermektedir.
e-fatura Portalı Ekranı
e-fatura Portalı Ekranı
e-fatura Portalı Ekranı
E-Fatura Portalı Kullanımında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Sistemde tanımlı kullanıcı hesabınız ile Mali Mühür Sertifikanızı, 397 Sıra No lu VUK Genel Tebliği ve bu kapsamda verdiğiniz taahhütnamelere uygun bir şekilde kullanınız. e-fatura oluşturup göndermeden önce, fatura muhatabınızın sistemde kayıtlı olduğunu mutlaka tespit ediniz. e-faturaları göndermeden önce, mutlaka Mali Mühür Sertifikanız ile onaylayınız. Gönderdiğiniz e-faturaların muhatabına ulaşıp ulaşmadığından emin olmak için durum mesajlarını kontrol ediniz. Gönderdiğiniz aldığınız e-faturaları belirli dönemler itibari ile sisteminize indiriniz ve tekrar ulaşılabilecek şekilde arşivleyiniz.
Entegrasyon Yöntemi Bu yöntem çok sayıda fatura düzenleyen ve kendilerine ait bilgi işletim sistemini 7/24 çalıştıran mükelleflerin uygulamayı başkanlık sistemine entegre olarak kullanabilmeleri amacıyla geliştirilmiştir. Bu sayede mükellefler e-fatura Portalının sunduğu sınırlı fonksiyonlardan daha fazlasını kullanabilir ve ihtiyaçları doğrultusunda bir yazılım oluşturabilirler. Örneğin UBL de tanımlı ancak e-fatura Portalında yer almayan fatura alanları, ölçü birimleri, v.b. Mükellefin ihtiyaç duyması halinde tanımlanabilir.
Entegrasyon Yöntemi Entegrasyon usulü ile anlatılmak istenen, uygun yazılımlar geliştirerek mükellefin hali hazırda kullandığı bilgi işlem sistemi ile Gelir İdaresi Başkanlığının e-fatura Uygulaması arasında bağlantı sağlanmasıdır. Entegrasyon sürecinin nasıl gerçekleştirileceği ile ilgili bilgi, uyulması gereken kurallar ve standartlar e-fatura Uygulaması Entegrasyon Kılavuzu nda bulunabilir.
Özel Entegratör Kurumun e-fatura Uygulamasındaki Rolü
Başvuru Süreci Genel Olarak Uygulamadan yararlanmak isteyen tüzel kişiler için ilk adım Gelir İdaresi Başkanlığı na yazılı olarak başvurarak bir Kullanıcı Hesabı almak ve daha sonra Mali Mühür temin etmektir. Uygulamayı e-fatura Portalı üzerinden kullanacak mükelleflerin Kullanıcı Hesabı alması ve Mali Mühür temin etmesi yeterlidir. Bu işlemlerden sonra e-fatura Portalını kullanabilirler.
Gerekli Belgeler Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış, http://www.efatura.gov.tr adresinde yer alan "e-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi", Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış, http://www.efatura.gov.tr adresinde yer alan "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi",
Gerekli Belgeler Başvuru formuna tüzel kişi mükelleflerin adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi, Şirket kuruluş sözleşmesi Ticaret Sicil Gazetesinde 1/10/2003 tarihinden önce yayımlanmış ise ilgili ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi, (Sonradan ünvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi)
Mali Mühür Temini e-fatura uygulaması başvurusu uygun bulunan tüzel kişilere, kullanıcı hesaplarının tanımlandığı ve uygulama bünyesinde kullanmak zorunda oldukları Mali Mühür sertifikalarını TÜBİTAK- UEKAE Kamu Sertifikasyon Merkezinden temini işlemlerine başlayabilecekleri bilgisi verilir. Bedeli Kamu Sertifikasyon Merkezine (KAMU SM) hesabına yatırılan sertifikalar KAMU SM tarafından başvuru sahibi tüzel kişilere teslim edilir.
Mali Mühür Temini Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan tüzel kişi mükelleflerden Mali Mühürlerinin temini işlemlerini yerine getirenlerin kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanarak aktive edilir. Hesaplarının aktif hale gelmesi ile birlikte kullanıcılar, herhangi başka bir işlem yapmalarına gerek kalmaksızın e-fatura Portalı aracılığı ile uygulamada tanımlı diğer kullanıcılara e-fatura göndermeye ve bunlardan e-fatura almaya başlayabilirler.
Entegrasyon Usulü Başvurusu Genel Başvuru Belgelerine Ek Olarak Gerekli Belgeler: Bilgi İşlem Sistem (BIS) Raporu Entegrasyon Başvuru dilekçesi
Entegrasyon Usulü Başvurusu e-fatura Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemine entegre etmek isteyen mükellefler www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan kılavuzlara uygun bilgi işlem altyapısını kurmak zorundadır. Mükellefler bilgi işlem sistemlerinde gerekli ön hazırlıkları tamamladıktan sonra, sistemlerini ve fatura ile ilgili süreçlerini açıklayan dokümanlarla birlikte (BIS Raporu) www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan başvuru kılavuzuna uygun olarak Başkanlığa başvuruda bulunacaklardır.
Entegrasyon Usulü Elektronik fatura gönderip alma işleminde kullanılan bilgi işlem sistemi yazılım ve donanım alt yapısının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde bulunması zorunludur. Bilgi işlem sistemi yurt dışından yönetilen mükelleflerin elektronik fatura uygulamasından entegrasyon yöntemiyle yararlanma konusundaki durumları yapacakları başvuru üzerine Başkanlıkça değerlendirilerek elektronik fatura gönderip almalarına izin verilebilecektir.
Uygulamayı Özel Entegratör Aracılığı ile Kullanmak İçin Başvuru Mali mühür sertifikası alındıktan sonra özel entegrasyon izni almış kurumlarla e-fatura gönderme ve alma konusunda sözleşme yapılacaktır. Yapılan sözleşmede kullanıcı hesabı ile yapılabilecek işlemler açıkça belirtilerek taahhüt edilecektir. Daha sonra özel entegrasyon talebini içeren bir dilekçe ve ekinde Özel Entegrasyon Bilgi İşlem Sistem Raporu (BİS) ile Gelir İdaresi Başkanlığı na başvurulacaktır
Uygulamayı Özel Entegratör Aracılığı ile Kullanmak İçin Başvuru Mali mühür sertifikası alındıktan sonra özel entegrasyon izni almış kurumlarla e-fatura gönderme ve alma konusunda sözleşme yapılacaktır. Yapılan sözleşmede kullanıcı hesabı ile yapılabilecek işlemler açıkça belirtilerek taahhüt edilecektir. Daha sonra özel entegrasyon talebini içeren bir dilekçe ve ekinde Özel Entegrasyon Bilgi İşlem Sistem Raporu (BİS) ile Gelir İdaresi Başkanlığı na başvurulacaktır
Uygulamayı Özel Entegratör Aracılığı ile Kullanmak İçin Başvuru E-Fatura Uygulamasını e-fatura Portalı üzerinden kullanan mükellefler özel entegrasyon izni almış bir kurumla anlaşarak, özel entegratörün bilgi işlem sistemi üzerinden e-fatura gönderip almaya devam edebilirler. Bu durumdaki mükelleflerin e- Fatura Portal hesapları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kapatılır. Özel entegratör kullanıcı hesapları kapatılan mükelleflerin portal hesapları, kapanış bilgisinin Gelir İdaresi Başkanlığı na iletilmesi üzerine yeniden açılır.
Uygulamayı Özel Entegratör Aracılığı ile Kullanmak İçin Başvuru Daha önce entegrasyon izni almış mükellefler de özel entegrasyon izni almış mükelleflerle anlaşarak özel entegratörün sistemi üzerinden uygulamayı kullanabilirler. Bu durumda entegratör mükellef özel entegrasyon hizmeti almadan önce Gelir İdaresi Başkanlığı na yazı ile bilgi vermek ve entegrasyon hesabının kapatılmasını talep etmek zorundadır. E-Fatura Uygulaması birden fazla özel entegratörden hizmet alınarak kullanılabilir. Ancak özel entegratör vasıtasıyla fatura alıp gönderenler, e-fatura Portalı ve entegrasyon yönteminden yararlanamazlar.
Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü e-faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali Mühürle ve nitelikli elektronik sertifika ile garanti altına alınmaktadır. Bu sebeple kağıt olarak saklanan e-faturanın hiçbir şekilde geçerliliği yoktur. Mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları, üzerindeki Mali Mühür veya elektronik imzayı da içerecek şekilde kanuni süreler dâhilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.
Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, veritabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamaktadır. Muhafaza yükümlülüğü, e-faturalara istendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü e-faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı ndan muhafaza izni almış olan üçüncü kişiler nezdinde de muhafaza edilebilecektir. Bu durumda muhafaza yükümlülüğü, mükelleflerle birlikte muhafaza eden kişiler için de geçerlidir. Özel entegrasyon izni almış firmaların sistemlerini kullanan mükelleflerin e-faturalarını muhafaza ve ibraz ödevleri mükelleflerin kendilerine aittir. Muhafazanın Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Bu zorunluluk yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmemektedir.
Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler e-fatura düzenleyen mükellefler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununda öngörülen cezalar uygulanır. 397 Sıra No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ inde belirtilen usul ve esaslara uymayan ve Gelir İdaresi Başkanlığınca yapılacak uyarıya rağmen durumlarını düzeltmeyen mükelleflerin, e-fatura gönderme ve/veya alma yetkileri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından iptal edilebilir. Yetkileri iptal edilen mükellefler, iptal edilen yetkileri bakımından bir yıl süre ile e-fatura Uygulamasından yararlanamazlar. e-fatura düzenleme yetkisi bulunan mükelleflerin gerek kendi sistemlerinde gerekse e-fatura uygulamasında meydana gelebilecek arıza ve kesinti durumlarında fatura düzenleyebilmek için yeteri kadar basılı kağıt fatura bulundurmaları zorunludur.
Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler Gelir İdaresi Başkanlığı nın denetimleri sırasında mükellefler, gerekli her türlü imkanı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır. Mükellefler, bilgi işlem sistemini/sistemlerini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve diğer unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen vergi inceleme elemanlarının ve Gelir İdaresi Başkanlığı nca görevlendirilecek personelin erişimini ve denetimini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez. Mükellefler arasında elektronik belge olarak dolaşımı Gelir İdaresi Başkanlığı nca uygun bulunacak Vergi Usul Kanunu Kapsamındaki diğer belgeler de ilgili format ve standartların duyurulmasının ardından, e-fatura Uygulaması aracılığı ile gönderilip alınabilecektir.
Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında bilgi islem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükellefler, sistemlerini kesintisiz 7 gün 24 saat fatura ve ilgili mesajları alabilir ve gönderebilir halde açık tutmak zorundadırlar. Mücbir sebepler dısında bu zorunluluğa uymayan mükelleflerin entegrasyon izinleri iptal edilecek olup, elektronik fatura uygulamasını sadece portal yöntemiyle kullanabileceklerdir. Bilgi islem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükellefler, sistemleri üzerinde yapacakları bakım, onarım, gözden geçirme vb. islemler nedeniyle sistemlerine erisim kesintiye ugrayacak ise bu kesintiden önceki üç isgünü içerisinde hangi tarihte ve ne kadar süreyle sistemlerinin kesintiye ugrayacağını Gelir İdaresi Baskanlıgı na bildirmekle yükümlüdürler. Kesinti süresi hiçbir surette iki günü asamaz. Elektronik fatura ve elektronik deftere iliskin olarak 421 Sıra No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri tatbik olunur.
Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kâgıt ortamında fatura düzenleyemezler; düzenlemeleri halinde kâğıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükelleflerin elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükellefler tarafından gönderilen elektronik faturaları almaları zorunludur. Bu zorunluluğa uymayan mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununun ilgili hükümlerinde belirtilen fatura almayan mükelleflere tatbik olunan cezai hükümlerin uygulanacağı tabiidir.