Elektronik fatura ve elektronik defter uygulamaları

Transkript

1 Elektronik fatura ve elektronik defter uygulamaları 1 GİRİŞ Geride bıraktığımız 2013 yılının son günlerinde en çok konuştuğumuz ve belki de bizi meşgul eden önemli konulardan bir tanesi de e fatura ve e defter uygulamalarıydı. Her ne kadar 433 Sıra Numaralı V.U.K. Genel Tebliği ile e fatura uygulaması tarihine kadar ertelenmiş olsa da ben bu yazımla sizlere kısaca e fatura ile e defter uygulamaları hakkında bilgiler vermeye çalışacağım. 2 TANIM E Fatura Nedir? Elektronik fatura VUK nin 229. maddesinde yer alan faturadan ayrı bir belge türü değildir. VUK nin verdiği yetkiye dayanarak oluşturulma esasları Maliye Bakanlığı nca belirlenen elektronik bir belgedir. Bildiğimiz gibi faturanın tanımı VUK 229. maddesinde şöyle tanımlanmıştır: Satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır. 3 YASAL DAYANAKLAR E Faturanın Kanuni Dayanağı Nedir? Tarih ve Sayılı Resmi Gazete de (R.G) yayımlanan 397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile getirilen uygulama, başlangıçta anonim ve limited şirketlerin kullanımına açılmıştır Tarih ve Sayılı R.G. yayımlanan 416 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile gerçek kişi mükellefler uygulamaya katılmışlardır Tarih ve Sayılı R.G. yayımlanan 421 SIRA NO.LU VUK Genel Tebliği Bazı sektörler için e fatura kullanma zorunluluğu getirilmiştir. Özel entegratör yöntemi getirilmiştir. E Faturanın saklanması konusunda Başkanlıktan izin almış saklamacı kuruluşlardan hizmet alınabilmesine izin verilmiştir.

2 E Faturaya geçen kullanıcılar 1/9/2013 tarihinden itibaren kendi aralarında sadece e fatura düzenleyeceklerdir. Çok uluslu şirketlerin uygulamadan yararlanabilmesi için kolaylık sağlanmıştır Tarih ve Sayılı R.G. Yayımlanan 424 SIRA NO.LU VUK Genel Tebliğ İsteyen kullanıcılar faturalarının özel entegratörün mali mührü ile onaylanmasını talep edebileceklerdir Tarih ve Mükerrer Sayılı R.G. Yayımlanan 433 Sıra NO.LU VUK Genel Tebliğ 421 sayılı tebliğ ile zorunluluk getirilen mükelleflerin birbirlerine sattıkları mallar ve ifa ettikleri hizmetler için düzenledikleri faturaları 1/4/2014 tarihinden itibaren elektronik fatura olarak göndermeleri ve almaları zorunludur. 4 KULLANICILAR E Fatura Kullanıcıları Kimlerdir? Tarihinde, 421 sıra no.lu VUK Genel Tebliği ne açıklık getirmek üzere VUK 58 No.lu Sirküleri ekinde 2 ayrı liste açıklanmıştır. Bu listelerden; Birincisi 5015 Sayılı Kanunla Madeni Yağ Lisansına Sahip Olanlar İkincisi ise, 4760 SAYILI ÖTV Kanunu III Sayılı Listedeki Malları İmal, İnşa Ve İthal Edenler Söz konusu listelerde yer alan mükelleflerden 2011 yılında mal alan ve Tebliğde belirtilen brüt satış hasılatına sahip olan mükellefler zorunluluk kapsamındadır sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Lisans sahibi mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları (alkollü içecekler) imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Bu kapsamda alış yapanların tütün, alkol, kolalı gazozlar sektörlerinde veya başka sektörlerde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir SAYILI ÖTV Kanunu III Sayılı Listedeki Malları İmal, İnşa Ve İthal Edenler Örnekler CARREFOURSA CARREFOUR SABANCI TİC.MERKEZİ A.Ş.

3 MİGROS TİCARET ANONİM ŞİRKETİ 5015 Sayılı Kanunla Madeni Yağ Lisansına Sahip Olanlar Listesine Örnekler SHELL&TURCAS PETROL ANONİM ŞİRKETİ TOTAL OİL TÜRKİYE ANONİM ŞİRKETİ 5 ZAMAN E Fatura Başvurusu Ne Zaman Yapılmalı? 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ne göre 2013 takvim yılı sonuna kadar e fatura uygulamasına zorunlu olarak dahil olacak mükellefler için son başvuru tarihi tür. E fatura uygulamasına son başvuru tarihi olan 01 Eylül 2013 te başvuru yapmadık ya da şirketimizin e faturaya geçtiğini bugün fark ettik. Bu durumda ne olacak? Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kağıt ortamında fatura düzenleyemezler; düzenlemeleri halinde kağıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. Bu nedenle geç de olsa e fatura başvurusu yapmalıyız. 6 HANGİ YÖNTEM E Fatura Uygulaması İçin Hangi Yöntemi Seçmeliyim? E Fatura uygulamasından yararlanmak için üç farklı yöntemden istediğinizi seçebilirsiniz. a) Entegrasyon b) Özel Entegratör c) GİB Portalı Bu 3 yöntemden istediğinizi seçebilirsiniz. Aynı anda birden fazla yöntemle e fatura uygulaması yapılamaz. Seçtiğiniz yöntemi değiştirebilirsiniz. Yöntemler arası geçiş serbesttir. PORTAL ENTEGRASYON ÖZEL ENTEGRATÖR Web Uygulaması Gelişmiş bilgi işlem sistemi gerektirir Başkanlıktan onay almış özel entegratörler aracılığıyla fatura değişimi sağlar. Temel Fonksiyonlara Doğrudan bağlantı Yazılım kurma zorunluluğu yoktur. Küçük İşletmeler İçin uygun 7/24 sistem açık ve çalışır olmalı Özel entegratörlerin listesi efatura.gov.tr sitesinde vardır. Ayda 500 adet e fatura kesebilirsiniz. İzinle dahi sadece 2 gün kapanabilir Sizin adınıza faturayı imzalar ve eğer seçtiğiniz özel entegratörün saklama hizmeti için ayrıca bir izin belgesi var ise yaptığınız anlaşmaya göre size arşivleme hizmeti de verebilir. Arşivleme hizmeti vermez. Saklama mükellefe aittir. E imza/ mali mühür Arşivleme imkanı verir

4 Büyük işletmeler için uygundur Maliyetlidir. 7 BAŞVURU ŞEKLİ E Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır? Aşağıda yer alan belgeler ile Başkanlığa yazılı olarak başvuruda bulunulabilir ya da internet ortamında da olmak üzere 2 ayrı yöntemle başvuru yapabiliriz. 1. E Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi (Tüzel Kişiler için) nin imzalı aslı, 2. Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi nin imzalı aslı, 3. Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneğinin de eklenmesi gerekmektedir.) 4. Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği. Uygulamadan Bazı Notlar; adresinden elektronik imza ile şirket yetkilimiz başvuru yaptı. Başvuru sırasında mali mühür isteğimizi ve türünü belirledik. Eğer şubeniz var ise birden fazla mali mühür isteyebilirsiniz. İletişim için mail ve SMS seçeneklerini seçelim. SMS uygulaması ücretsiz. Başvurumuz değerlendirildikten sonra mail olarak bir onay kodu geliyor ve TUBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezine 690,30 TL ücreti yatırıyoruz. İlgili banka hesabına yatırdığımız 690,30 TL banka dekontuna mail olarak bize gönderilen mali mühür onay kodunu yazmalıyız Elektronik imza ile kim başvuru yapmış ise Mali Mühür ona teslim ediliyor. Mali mühür teslim alındıktan sonra yaklaşık bir ay sonra GİB den tekrar bir mail geliyor. Sn. İlgili, E-Fatura Portal kullanıcı hesabınız açılmıştır. Ünvan:. SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ VKN/TCKN: Gönderici Birim Etiketi:urn:mail:defaultgb@hotmail.com Posta Kutusu Etiketi:urn:mail:defaultpk@hotmail.com 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe konan e-fatura Uygulamasını, e- Fatura Portalı aracılığı ile kullanmak için yapmış olduğunuz başvuru kapsamında Mali Mühür

5 Sertifikanızın ve şifrenizin TÜBİTAK-BİLGEM KamuSM (Kamu Sertifikasyon Merkezi) tarafından üretildiği bilgisi Başkanlığımıza ulaşmış bulunmaktadır. Bu bağlamda e-fatura Uygulamasını e-fatura Portalı aracılığı ile kullanmaya başlayabilmeniz amacıyla e-fatura Portal hesabınız aktive edilmiştir. e-fatura Uygulaması aracılığı ile oluşturulan e-faturalarınız, Portal Hesabınızdan gönderilebilecek tarafınıza gönderilen e-faturalar alınabilecektir.uygulamaya yeni kaydolan mükelleflerin, kayıtlı kullanıcılar listesinde ilan edilmelerini izleyen 7 gün içerisinde e-fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer kayıtlı kullanıcıların yeni kayıt olan kullanıcılara bu süre içerisinde e-fatura göndermeleri zorunlu değildir. e-fatura uygulamasından yararlanan mükellefler hesapların aktive edilmesini takip eden 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılara e-fatura göndermek ve almak zorundadırlar. İyi çalışmalar. GİB PORTAL Bu yukarıdaki mail geldiği zaman aktivasyon işleminiz tamamlanmış oluyor ve siz bu mail geldiği tarihten 7 gün içinde e fatura sistemi içinde dahil olanlara e fatura kesmeye ve almaya başlamış oluyorsunuz. 8 CEZALAR/YAPTIRIMLAR 421 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğince, Elektronik fatura ve elektronik deftere ilişkin olarak bu Tebliğ ile getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanunu 353/1 deki ceza hükümleri tatbik olunur. Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kâğıt ortamında fatura düzenleyemezler; düzenlemeleri halinde kağıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. Her bir belge için 190 TL den az olmamak üzere meblağın % 10 kadar özel usulsüzlük cezası kesilir. Bir takvim yılı içinde her bir belge nevine ilişkin olarak tespit olunan yukarıda yazılı özel usulsüzlükler için kesilecek cezanın toplamı TL yi geçemez. 9 GİB PORTALI İLE E FATURA UYGULAMA AŞAMALARI 1 Firmamız, e fatura uygulaması için GİB Portalı nı seçmiştir. İnternet üzerinde başvurularımızı yaptık ve TUBİTAK tarafından üretilen Mali Mührümüz elimize ulaşmıştır. Aktivasyonumuzun yapıldığına dair mail de tarafımıza ulaşmıştır. GİB Portalı üzerinde sisteme giriş yapalım. (Bakınız Tablo 1) 2 Mali Mührümüz bilgisayarımıza takılı iken adresine giriş yapıyoruz. Ve karşımıza kullanıcı kodu ve şifremizi soran bir ekran geliyor. (Bakınız Tablo 2)

6 3 Gereken bilgileri girdikten sonra karşımıza tıpkı bir Outlook uygulaması gibi gelen fatura ve fatura oluşturabileceğimiz ekran geliyor. (Bakınız Tablo 3) 4 Gelen faturalarınız zarf bazında yani firma isimlerine göre ya da fatura bazında (tarih sırasında) görüntüleyebiliriz. (Bakınız Tablo 4) 5 E Fatura düzenlemek istersek; aşağıdaki ekrandan yararlanacağız. Burada dikkate etmemiz gereken konu Temel Fatura mı yoksa Ticari Fatura mı düzenleyeceğiz. (Bakınız Tablo 5 ) Temel Fatura Senaryosu Temel Fatura Senaryosu, sadece e faturanın gönderen sistemden alıcı sisteme ulaşma durumunu ele alan senaryodur. Bu senaryoda kurum kendisine gönderilen e faturada teknik (zorunlu alan eksikliği veri bozulması, imza geçersizliği gibi) bir sorun yoksa e faturayı kabul etmek zorundadır. Ticari Fatura Senaryosu Temel Fatura Senaryosu na ek olarak Posta Kutusu gelen faturayı KABUL, RET veya İADE etme hakkına sahiptir. Diğer bir ifadeyle; e fatura Uygulaması kurumdan, kendisine gönderilen e faturayı kabul edip etmeyeceğini bildirmesini beklemektedir. Kabul, ret veya iade bildirimi yeni bir e fatura gönderilmesinde olduğu gibi imzalanarak iletilmeli ve arşivlenmelidir. 10 SONUÇ E fatura uygulamasından sonra e defter ve e arşiv de ele alınması gereken önemli yazı konuları arasındadır. Ancak, ben burada sadece e fatura uygulamasından örnekler verdim. GİB portalı sisteminin, e uygulamalara mükellefleri alıştırmak amacıyla oluşturulmuş geçici bir sistem olduğunu düşünmekteyim. Zamanla her firma kendi sistemini kuracak ya da özel entegratör firmasıyla anlaşma sağlayacaktır. Çünkü bunun devamı olan e defter ve e arşiv uygulamaları da bizleri buna yöneltmektedir. Sanıyorum ki, yakın bir gelecekte e banka, e çek, e senet gibi birçok e uygulamaları ile karşılaşacağız. Kendimizi ve firmalarımızı yeni başlayan ve hızla devam eden e dünya ya hazırlamak gerekmektedir. FATMA ÇİL ERADAŞ Smmm. Vergi Mevzuatı Komisyon Başkan Yardımcısı

7 Ek: Tablolar Tablo 1: GİB Portalı Giriş Ekranı Tablo 2: GİB Portalı Giriş Ekranı

8 Tablo 3: GİB Portalı Tablo 4: GİB Portalı Gelen Fatura Zarf Bazında Görüntüleme

9 Tablo 5: GİB Portalı E Fatura Oluşturma Ekranı Yararlanılan Kaynaklar: 1 397, , 424, 433 Sıra Numaralı Vergi Usul Genel Tebliğleri 2 58 Sıra Numaralı Vergi Usul Sirküleri 3 sitesi 4 sitesi