` Mali Bülten No: 2013/62 Vergi/4 Aralık 2013 Kayıt Saklama Gereksinimlerine İlişkin VUK Genel Tebliğ Taslağı Güncellendi kpmgvergi.com kpmg.com.tr Özet: Taslak Tebliğ de, vergi denetim faaliyetlerinin gelişen teknolojilere uygun bir şekilde yürütülebilmesi amacı ile belirlenen konulara ilişkin kayıtların elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası ve ibraz edilmesine (Kayıt Saklama Gereksinimleri) dair usul ve esaslara ilişkin açıklamalara yer verilmiştir. İlgili olduğu maddeler: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu Madde 175, Mükerrer Madde 257 ve Mükerrer Madde 242 Açıklamalar Vergi denetim faaliyetlerinin gelişen teknolojilere uygun bir şekilde yürütülebilmesi amacı ile belirlenen konulara ilişkin kayıtların elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası ve ibraz edilmesine (Kayıt Saklama Gereksinimleri) dair usul ve esaslar bu Taslak Tebliğin konusunu teşkil etmektedir. Kayıt Saklama Gereksinimleri Kapsama Giren Mükellefler Aşağıda yer alan mükellefler, Taslak Tebliğ ekinde yer alan konular itibarıyla belirlenen asgari içeriklere uygun kayıtları, elektronik ortamda oluşturmak ve istenildiğinde ibraz etmek üzere elektronik ortamda muhafaza etmek zorundadırlar. Bu kapsamda oluşturulacak kayıtların, söz konusu mükelleflerin tüm faaliyetlerine ilişkin olarak hazırlanması mecburidir.
Kapsama Giren Kayıtlar Taslak Tebliğ ile elektronik ortamda kayıtların saklanmasına ilişkin kayıtlar özetle aşağıdaki konuları içermektedir: 1-Satış Kayıtları, 2-Alış Kayıtları, 3-Envanter Kayıtları, 4-İthalat Kayıtları, 5-İhracat Kayıtları, 6-Üretim Kayıtları, 7-Diğer Kayıtları (ÖTV Kanununa ekli I ve III Sayılı Mallar dolayısıyla mükellefiyeti bulananlar bu mallar ile ilgili GTİP bilgilerine de yer vermek zorundadır) Yukarıda belirtilen kayıtlardan ne anlaşılması gerektiği ilgili Taslak Tebliğ ekinde yer almaktadır. a) 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu (ÖTV) ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyeti olanlar ile ÖTV mükellefiyeti olmasa dahi aşağıdaki faaliyetlerde bulunanlar; 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dâhil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar, 4646 sayılı Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG, depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar 5307 sayılı Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve otogaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar, b) 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu ekinde yer alan (III) sayılı listenin B cetveli kapsamında; Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Tütün Ticareti Yetki Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler, Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler, Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişilerin mamullerinin pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamındaki kurum, kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşları ve sermayesinin yüzde 50 veya daha fazlası kamuya ait olan kurum ve kuruluşlar yukarıda belirlenen kapsamın dışındadır.
Kayıtların Oluşturulması, Muhafazası ve İbrazı Bu Taslak Tebliğ ile belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde kayıtların, elektronik ortamda oluşturulması ve yine istenildiğinde ibraz edilmek üzere elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur. Mükellefler, bu Taslak Tebliğ kapsamındaki kayıtları, muhasebe sistemlerinin işleyişine ve içeriğine uygun olarak oluşturmak zorundadırlar. Bilgi Sisteminin Özellikleri Kayıtların elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi sırasında kullanılacak olan bilgi sisteminin (yazılım ve donanım) taşıması gereken asgari özellikler aşağıda yer almaktadır. Mükellefler, aşağıda yer alan asgari özellikleri taşımak koşuluyla, diledikleri yazılım ve donanım bileşimini kullanabilirler. a) Bu Taslak Tebliğ kapsamında belirlenen usul ve esaslara uygun nitelikteki kayıtları oluşturup istenildiğinde ibraz edilecek şekilde muhafaza edebilmelidir. b) Muhafaza edilen kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtların aşağıda yer alan ve yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından en az birisi ile kaydedilebilmesi konusunda gerekli imkânlara sahip olmalıdır..xls - Microsoft Excel dosyası,.xlsx - Microsoft Excel dosyası,.ods- OpenDocument Elektronik Tablo dosyası,.txt - Düz metin dosyası,.csv - Virgül ile ayrılmış değer dosyası,.xml - Genişletilebilir işaretleme dili dosyası, c) Yetkililer tarafından istenilmesi durumunda, muhafaza edilen kayıtlara erişimin sağlanması ve ihtiyaç duyulan kayıtların kopyalarının çıkarılması konusunda yeterli imkânlara sahip olmalıdır. Diğer Hususlar a) Kayıtlar, vergi kanunları çerçevesinde istenildiğinde ibraz edilmek üzere elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. b) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik kayıtlara istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. c) Muhafaza ve ibraz işleminin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. d) Gerekli görülen durumlarda Maliye Bakanlığı, bu Taslak Tebliğ kapsamında üretilen kayıtların ibrazını, belirlenecek standartlara uygun olarak mükelleflere ait bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması da dahil olmak üzere farklı yöntemler kullanmak suretiyle isteyebilir.
e) Bu Taslak Tebliğ kapsamındaki kayıtlara ilişkin olarak mükellefler, Maliye Bakanlığı veya vergi incelemesine yetkili olanların talebi üzerine, ilgili bilgi sistem veya sistemlerinin bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziki imkânı sağlamak zorundadır. f) Mükellefler, bu Taslak Tebliğ kapsamındaki kayıtların oluşturulması sırasında kullanılan bilgi işlem sistemlerinin sağlıklı bir biçimde çalışabilmesi ile ilgili her türlü önlemi almak zorundadırlar. g) Maliye Bakanlığı, bu Taslak Tebliğ kapsamında belirlenen esaslar çerçevesindeki kayıtların oluşturulması için kullanılacak bilgi sistemlerine yönelik, başta elektronik imza ve mali mühür kullanımı ile veri aktarımına ilişkin standartlar olmak üzere her türlü standardı belirlemeye ve kullanım zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Maliye Bakanlığı bu yetkisini, mükellef veya mükellef grupları itibari ile kullanabilir. Sorumluluk ve Cezai Müeyyide Oluşturulan kayıtlarda yer alması gereken asgari unsurlar ile söz konusu kayıtların elektronik ortamda muhafazası ve istenildiğinde ibrazına ilişkin olarak bu Taslak Tebliğ ile getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri tatbik olunacaktır. Yürürlük 1 Temmuz 2014 tarihi itibarıyla yürürlüğe girermesi planlanan söz konusu bu Taslak Tebliğ ile ilgili olarak görüş ve önerileriniz olması halinde KPMG aracılığı ile veya doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı na (kayitsaklama@gelirler.gov.tr) iletmeniz mümkündür. Bültenimizde yer alan konularla ilgili sorularınız için lütfen bizimle temasa geçiniz. Saygılarımızla,
Bize Ulaşın Vergi Hizmetleri Yetkin Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş. KPMG Istanbul Ofis Kavacık, Rüzgarlı Bahçe Mahallesi Kavak Sokak, No; 29 Beykoz 34805 İstanbul Tel. +90 (216) 681 91 00 Fax. +90 (216) 681 91 91 KPMG Ankara Ofis Turan Güneş Bulvarı Galip Erdem Caddesi No: 41 Yıldızevler Çankaya 06550 Ankara Tel :+90 (312) 491 72 31 Fax : +90 (312) 491 71 31 KPMG İzmir Ofis Heris Tower, Akdeniz Mah.Şehit Fethi Bey Cad. No:55 Kat:21 D:34 Alsancak-Konak / İZMİR Tel : +90 (232) 464 20 45 Fax : +90 (232) 464 21 45 2013 Yetkin Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş., KPMG International Cooperative'in üyesi bir Türk şirketidir. KPMG adı ve KPMG logosu KPMG International Cooperative in tescilli ticari markalarıdır. Bu dokümanda yer alan bilgiler genel içeriklidir ve herhangi bir gerçek veya tüzel kişinin özel durumuna hitap etmemektedir. Sürekli güncel ve doğru bilgi sunumuna özen gösterilmesine karşın bu bilgiler her zaman her durumda doğru olmayabilir. Hiç kimse özel durumuna uygun bir uzman görüşü almaksızın, bu dökümanda yer alan bilgilere dayanarak hareket etmemelidir. KPMG International Cooperative bir İsviçre kuruluşudur. KPMG bağımsız şirketler ağının üye firmaları KPMG International Cooperative e bağlıdır. KPMG International Cooperative müşterilerine herhangi bir hizmet sunmamaktadır. Hiç bir üye firmanın KPMG International Cooperative e veya bir başka üye firmayı üçüncü şahıslar ile karşı karşıya getirecek zorlayıcı yada bağlayıcı hiçbir yetkisi yoktur.