DMF SİSTEM ULUSLARARASIBAĞIMSIZDENETİMDANIŞMANLIKVE YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİKA.Ş. www.dmf.com.tr& dmfsystem.eu dmf@dmf.com.tr www.russellbedford.com Ankara :Eskişehir Yolu 9. Km. Tepe Prime B Blok No: 100 06800 T: 444 5 DMFT: 0.312.285 77 50 F: 0.312.285 77 87 İstanbul:BarbarosBulvarı 47/9 34353 Beşiktaş T: 0.212. 258 64 04 F: 0.212. 258 64 14 İzmir: Ege Sun Plaza A.Blok No:656 35010 Mansuroğlu Mah. Bayrakli T: 0.232. 435 63 33 F: 0.232. 435 97 77 Konya : Sultan Cem Caddesi A plaza 33/304 42040 Selçuklu T: 0.332. 322 42 50 F: 0.332. 322 42 70 Mersin:Kuvai Milliye Cad. Mertim Ticaret M. Gökdelen Binasi K:9 No:182-183 33070 T: 0.324. 336 08 30 F: 0.324. 336 08 40 SİRKÜLER RAPOR (2014-20) E-DEFTER UYGULAMASI ve TİCARİ DEFTERLER TASDİK ZAMANLARI Teknolojideki hızlı değişim ile birlikte, ticaret hacimlerindeki hızlı artış ticaretin en önemli unsurlarından biri olan ticari defterleri de etkilemiş bulunmaktadır. Yakın zamanda yürürlüğe giren e-fatura uygulaması, bu hızlı değişimin ticaret hayatındaki en somut örneğidir. E-defter uygulaması ise söz konusu değişimin devam ettiğinin ve kapsamının sürekli olarak genişleyeceğinin bir göstergesidir. Hazırlamış olduğumuz bu sirkülerde yasal defterlere (e-defter ve basılı defterler) ilişkin detaylı açıklamalar yer almaktadır. İlk bölümde e-defter uygulamasına ilişkin bilgilere yer verilmiş olup, ikinci bölümde anonim ve limited şirketlerin tutması gereken defterler belirtilmiştir. Üçüncü bölümde ise ticari deftelerin tutulması ve saklanmasına ilişkin usul ve esaslar sayılmıştır. Dördüncü ve son bölümde, ticari defterlerin tutulması durumunda karşılaşılacak yaptırımlara yer verilmiştir.
İÇİNDEKİLER: I. ELEKTRONİK DEFTER... 3 A. Elektronik Defter Nasıl Oluşturulur?... 4 B. Elektronik Defter Beratı Nasıl Alınır?... 4 C. Elektronik Defter Açılış ve Kapanış Onayı Nasıl Yapılır?... 5 D. Elektronik Defter Beratı Ne Zaman Alınır?... 5 E. Elektronik Defterin Muhafazası ve İbrazı Nasıl Yapılacak?... 5 F. Elektronik Defter Uygulamasına Geçme Zorunluluk Tarihleri... 6 II. ŞİRKETLER İTİBARİYLE TUTULMASI GEREKLİ DEFTERLER... 7 A. Anonim Şirketler... 7 B. Limited Şirketler... 7 III. TİCARİ DEFTERLER... 9 A. Fiziki Ortamda Defter Tutma Yükümlülüğü... 9 B. Tutulacak defterler... 9 C. Yevmiye defteri... 10 D. Defteri kebir... 10 E. Envanter defteri... 10 F. Pay defteri... 11 G. Yönetim kurulu karar defteri... 12 H. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri... 13 I. Saklama zorunluluğu... 13 J. Açılış onayı yapılacak defterler ve onay zamanı... 14 K. Onayın şekli... 15 L. Kapanış onayı yapılacak defterler ile onay zamanı ve şekli... 15 M. Fiziki Ortamda Tutulacak Defterlerde Onay Yenileme... 16 N. Kapanış onayına tabi defterlerde onay yenilemenin şekli... 16 O. Kapanış onayına tabi olmayan defterlerde onay yenilemenin şekli... 16 P. Kayıtların Türkçe tutulması... 16 Q. Kısaltma kullanılması... 17 R. Kayıt düzeni ve zamanı... 17 S. Kayıtların düzeltilmesi ve değiştirilmesi... 17 T. Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler... 17 IV. TİCARİ DEFTERLERİN TUTULMASIYLA İLGİLİ YAPTIRIMLAR... 17 EK-1. Anonim ve Limited Şirketlerin Ticari Defterleri ve Tasdik Zamanları ile Tutulacak Ticari Defterler... 19 2
I. ELEKTRONİK DEFTER Elektronik Defteri, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünü olarak tanımlamak mümkündür. Elektronik Deftere ilişkin düzenlemeler 1 ve 2 numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği, 421 sıra numaralı V.U.K. tebliği ve 67 sıra numaralı V.U.K sirkülerinde yapılmıştır. Belirtilen sirkülerde elektronik deftere ilişkin düzenlemelerin aşağıdaki gibi olacağı belirtilmiştir: 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin 3.1. bölümünde yer alan zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin, elektronik defter uygulamasına 2014 takvim yılı (Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 01.09.2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir.) içerisinde geçmelerinin zorunlu olduğu ifade edilmiştir. 1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğine göre kendilerine izin verilenler, www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Ayrıca hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter uygulamasına geçilebilecektir. Elektronik defter uygulamasında,defterler aylık dönemler itibarıyla tutulacağından, zorunluluk kapsamına giren mükellefler,2014 Aralık ayı içerisinde başvurmaları durumunda, 2014 Aralık döneminin defterlerini aylık olarak oluşturamayacaklardır. Buna göre 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden; a. Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 01.01.2015 tarihinden itibaren, b. Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların, en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere, c. Özel hesap dönemine tabi olanların 01.12.2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir. İzleyen bölümlerde elektronik defter konusunda karşılaşılabilecek bazı sorunlara ve cevaplara yer verilmiştir. 3
A. Elektronik Defter Nasıl Oluşturulur? Elektronik Defter Genel Tebliği ne uygun format ve standartlara göre aylık dönemler itibarıyla defter oluşturulur ve saklanır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. B. Elektronik Defter Beratı Nasıl Alınır? 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği düzenlemesi gereğince; yevmiye defteri ve büyük defter, XBRL GL e-defter format ve standartlarına göre hazırlanacaktır. Bu standartlar defter kayıtlarının içeriğini ve standartlarını belirlemektedir. Genel Tebliğ düzenlemelerine göre söz konusu standartlara uygun olarak oluşturulan dosyaların, e- defter olarak kabul edilebilmesi için mali mühür ile mühürlenmesi ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması ve e-defter Uygulaması aracılığı ile beratının alınması gerekmektedir. Berat alma işlemi aşağıda belirtilen sıra ile yapılacaktır; a. E-Defter dosyaları, ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlara ve formata uygun biçimde hazırlanır. b. Hazırlanan dosya, defter şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir. c. Oluşturulan defter dosyası mühürlenir ya da imzalanır. (Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratını aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratının alınması zorunludur. Beratı defterin kapak sayfası olduğu düşünülmeli, içerik ise bu dosya ile muhafaza edilecektir.) d. Mühürlenen ya da imzalanan defter dosyasının belli bilgileri alınarak berat dosyası oluşturulur. e. Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır. f. Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir. g. Hazırlanan paket www.edefter.gov.tr adresinde bulunan e-defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir. h. Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilebilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır. (Erişime açılan e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.) 4
C. Elektronik Defter Açılış ve Kapanış Onayı Nasıl Yapılır? Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer. (Yani Ocak dönemi beratının alınma süresi içerisinde, alınan berat açılış onayı olarak geçecektir.) D. Elektronik Defter Beratı Ne Zaman Alınır? Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez Tüzel kişiler, elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar. Örnek: Ocak / 2015 dönemi, 30.04.2015 tarihine kadar 01.01.2015-31.01.2015 tarihleri arasındaki defterin kapatılması gerekmektedir. Aynı şekilde bir sonraki dönem olan Şubat / 2015 dönemi, 31.05.2015 tarihine kadar kapatılması gerekmektedir. Bu da demektir ki; Nisan / 2015 döneminden itibariyle her ay sonunda ilgili dönemin defter kapaması yapılacaktır. Sadece Aralık / 2015 dönemi için, 30.04.2016 tarihine (Kurumlar Vergisi Beyannamesi son gününe) kadar 01.12.2015-31.12.2015 arasında ki defterin kapatılması gerekmektedir. Gerçek kişiler ise elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar. E. Elektronik Defterin Muhafazası ve İbrazı Nasıl Yapılacak? Elektronik defter oluşturma konusunda izin alanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar. a) Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. b) Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kâğıt ortamında saklanmayacaktır. c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür. d) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) 5
her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. F. Elektronik Defter Uygulamasına Geçme Zorunluluk Tarihleri Elektronik defter uygulamasında defterler aylık dönemler itibarıyla tutulacağından zorunluluk kapsamına giren mükellefler 2014 Aralık ayı içerisinde başvurmaları durumunda, 2014 Aralık döneminin defterlerini aylık olarak oluşturamayacaklardır. Buna göre 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden; a) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 01.01.2015 tarihinden itibaren, b) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere, c) Özel hesap dönemine tabi olanların 01.12.2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir. 6
II. ŞİRKETLER İTİBARİYLE TUTULMASI GEREKLİ DEFTERLER Anonim ve Limited şirketlerin tutması gereken defterler izleyen bölümlerde sıralanmış olup söz konusu defterlere ilişkin usul ve esaslar bir sonraki bölümde açıklanmıştır. A. Anonim Şirketler a. Yevmiye Defteri b. Defter-i Kebir c. Envanter d. Pay Defteri (Halen kullanılmakta olan defter yaprağı varsa tasdik zorunluluğu yoktur) e. Yönetim Kurulu Karar Defteri f. Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri (halen kullanılmakta olunan defter yaprağı varsa tasdik zorunluluğu yoktur) g. Damga Vergisi Defteri ( 20 seri nolu DVK Genel Tebliğine göre tasdiki zorunludur.) Yukarıda sayılanlar dışında 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre ihtiyaç halinde tutulması gereken diğer defterler ise şunlardır: İmalat ve Üretim Defteri, Çiftçi İşletme Defteri, Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri Elektronik defter uygulamasında defterler aylık dönemler itibarıyla tutulacağından zorunluluk kapsamına giren mükellefler (E-Fatura kullananlar ve kendi istekleriyle başvuru yapanlar) 2015 yılı için Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir tasdiki yaptırmayacaklardır. B. Limited Şirketler a. Yevmiye Defteri b. Defter-i Kebir c. Envanter d. Pay Defteri (halen kullanılmakta olunan defter yaprağı varsa tasdik zorunluluğu yoktur) e. Müdürler Kurulu Karar Defteri (19.12.2012 Tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazete Ticari Defterlere İlişkin Tebliğe göre; Limited Şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar, genel kurul toplantı ve müzakere defterine kayıt edilebileceği gibi, ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere, yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde, 10 uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde, müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez. ). Buradan anlaşılacağı üzere; defterin tutulması zorunlu değildir. Bu defteri tutmak istemeyenler aldıkları kararları, genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydetmek zorundadırlar. 7
f. Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri, (halen kullanılmakta olunan defter yaprağı varsa, tasdik zorunluluğu yoktur) g. Damga Vergisi Defteri (20 seri nolu DVK Genel Tebliğine gore; tasdikin Limited Şirketlerde zorunluluğu yoktur; fakat daha önceden damga vergisi mükellefiyeti açılmış olan mükellefler, tasdik ettirmeye devam edecektir.) Yukarıda sayılanlar dışında 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine gore; ihtiyaç halinde tutulması gereken diğer defterler ise şunlardır: İmalat ve Üretim Defteri, Çiftçi İşletme Defteri, Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri Elektronik defter uygulamasında defterler aylık dönemler itibarıyla tutulacağından zorunluluk kapsamına giren mükellefler (E-Fatura kullananlar ve kendi istekleriyle başvuru yapanlar) 2015 yılı için Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir tasdiki yaptırmayacaklardır. 8
III. TİCARİ DEFTERLER Gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlerin kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları 19.12.2012 tarih ve 28502 sayılı resmi gazetede yayınlanan tebliğ ile düzenlenmiştir. Belirtilen tebliğ, tacirler tarafından tutulan ticari defterleri kapsar. Kooperatiflerin tutacağı defterlere ve diğer hususlara ilişkin özel hükümler dışında, söz konusu tebliğ hükümleri uygulanır. Tutulacak defterlere ilişkin hükümlerin yer aldığı söz konusu tebliğin madde başlıkları itibariyle ilgili bölümleri aşağıdaki gibidir: A. Fiziki Ortamda Defter Tutma Yükümlülüğü (1) Her tacir, bu tebliğde belirtilen ticari defterleri tutmak ve defterlerinde ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri Kanuna göre açıkça görülebilir şekilde ortaya koymak zorundadır. (2) Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içerisinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir. (3) İşletmenin muhasebesi ile ilgili ticari defterlere yapılacak kayıtlarda, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde yer alan usul ve esaslara uyulur. B. Tutulacak defterler (1) Gerçek veya tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın her tacir, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir-i tutmakla yükümlüdür. (2) Şahıs şirketleri birinci fıkrada sayılan defterlere ek olarak, genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini de tutarlar. (3) Birinci fıkrada sayılan defterlere ilave olarak anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, limited şirketler ise; pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorundadır. 11 inci maddenin dördüncü fıkrası hükmü saklıdır. (4) Özel hukuk hükümlerine göre idare edilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan ve tüzel kişiliği bulunmayan ticari işletmeler ile kamu yararına çalışan dernekler ve gelirinin yarıdan fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayan vakıflar tarafından kurulan ticari işletmeler ve bunlara benzeyen tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküller, birinci fıkrada sayılan defterleri tutmakla yükümlüdürler. 9
C. Yevmiye defteri (1) Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin ilgili belge veya ispata dayanan evraktan çıkarılarak tarih sırasıyla ve "madde" halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir. (2) Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır: a) Madde sıra numarası, b) Tarih, c) Borçlu hesap, ç) Alacaklı hesap, d) Tutar, e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları. (3) Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur; vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir. D. Defteri kebir (1) Defteri kebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemleri buradan alarak, sistemli bir şekilde ilgili olduğu hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. (2) Defteri kebirdeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır: a) Tarih, b) Yevmiye defteri madde sıra numarası, c) Tutar, ç) Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri. (3) 6 ncı maddenin üçüncü fıkrası hükmü defteri kebir hakkında da uygulanır. E. Envanter defteri (1) Envanter defteri, ticari işletmenin açılışında ve açılıştan sonra her hesap döneminin sonunda taşınmazların, alacakların, borçların, nakit para tutarının ve varlıklar ile borçların değerlerinin tek tek kaydedildiği, ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir. (2) Hesap dönemi on iki ayı geçemez. Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri saklı kalmak kaydıyla envanter, düzenli bir işletme faaliyetinin akışına uygun düşen süre içinde ve her halükarda hesap döneminin sonundan itibaren üç ay içinde çıkarılır ve deftere kaydedilir. (3) 6 ncı maddenin üçüncü fıkrası hükmü envanter defteri hakkında da uygulanır. 10
F. Pay defteri (1) Pay defteri; sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketlerde şirket ortaklarının, anonim şirketlerde pay sahiplerinin kaydedildiği, ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir. (2) Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde pay defterine, senede bağlanmamış pay ve nama yazılı pay senedi sahipleriyle, intifa hakkı sahipleri kaydedilir. Pay defterine yapılacak kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır: a) Pay sahibinin adı soyadı veya unvanı, b) Pay sahibinin iletişim bilgileri, c) Varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerinin adı soyadı veya unvanı ve intifa hakkı sahibi oldukları paylar, ç) Varsa intifa hakkı sahiplerinin iletişim bilgileri, d) Payın nominal değeri, e) Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar, f) Payın tertibi, g) Payın edinme tarihi, ğ) Deftere kayıt tarihi, h) Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü, ı) Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar. (3) Payın usulüne uygun olarak devredildiği veya üzerinde intifa hakkı kurulduğu ispat edilmediği sürece, devralan ve intifa hakkı sahibi pay defterine yazılamaz. (4) Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde, hamiline yazılı pay senedi sahibi olduğunu ispat edenler ile sadece pay defterinde kayıtlı bulunan kimseler pay sahibi ve intifa hakkı sahibi olarak kabul edilir. (5) Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde,senede bağlanmamış hamiline yazılı paylar senede bağlanıp, senetlerin pay sahiplerine teslim edildikleri tarihten itibaren 10 gün içerisinde defterde açıklanmak suretiyle pay defterinden silinir. (6) Limited şirketlerde pay defterine,ortakların adları, adresleri, her ortağın sahip olduğu esas sermaye payının sayısı, esas sermaye paylarının devirleri ve geçişleri itibarî değerleri, grupları ve esas sermaye payları üzerindeki intifa ve rehin hakları, sahiplerinin adları ve adresleri yazılır. (7) Her pay sahibi defterde ayrı bir sayfada izlenir. Payı/pay senedini devralan yeni ortak veya pay sahibi de ayrı bir sayfada izlenir. 11
(8) Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden takibi yapılan paylara ilişkin Sermaye Piyasası Kanunu hükümleri ile ilgili diğer düzenlemeler saklıdır. G. Yönetim kurulu karar defteri (1) Yönetim kurulu karar defteri, anonim şirketlerde yönetim kurulunun, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticinin veya yöneticilerin şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazılacağı ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir. (2) Karar defterindeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır: a) Karar tarihi, b) Karar sayısı, c) Toplantıda hazır bulunanlar, ç) Kararın içeriği, d) Üyelerin imzaları. (3) Kararın, üyelerden birinin yaptığı öneri üzerine, diğerlerinin yazılı onayı ile veya bazı üyelerin elektronik ortamda katılması suretiyle alındığı durumlarda bu husus ayrıca belirtilir. (4) Kararın, üyelerden birinin yaptığı öneri üzerine, diğerlerinin yazılı onayı ile alınması halinde, imzaların bulunduğu kâğıt veya kâğıtlar karar defterine yapıştırılır. (5) Kararların bütün üyelerin toplantıya elektronik ortamda katılması ve güvenli elektronik imza ile alınması halinde kararın güvenli elektronik imza ile imzalandığını belirten ifadenin karar metninde yer alması ve alınacak fiziki kararın deftere yapıştırılması şarttır. (6) Kararın bazı üyelerin fiziki ortamda bazı üyelerin ise elektronik ortamda toplantıya katılması suretiyle alınması halinde ise karar metninde fiziki ortamda katılanların imzaları ile elektronik ortamda katılanların güvenli elektronik imza ile kararı imzaladıkları belirtilir ve fiziki karar metni karar defterine yapıştırılır. (7) Yönetim kurulu toplantılarına, elektronik ortamda katılım sağlanması halinde elektronik kayıtlar Kanunun 65 inci maddesi uyarınca güvenli bir şekilde saklanır. (8) Bir önerinin veya önerilerin ıslak imza ile imzalanması şeklinde alınan kararlar,kanunun 390 ıncı maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca karar defterine yapıştırılır, aksi halde karar geçersizdir. (9) Her yönetim kurulu üyesi, alınan karara ilişkin muhalefetinin bir şerh ile karar metnine geçirilmesini isteyebilir. Üyelerin şerh yazma talebi hiçbir sebeple reddedilemez, şerh yazılmasına engel olunamaz. Şerh, sahibi dışında hiç kimse tarafından değiştirilemez. 12
H. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri (1) Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği, ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir. (2) Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirket genel kurul toplantısı yapılırken, genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi, hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir. (3) Kollektif ve komandit şirketlerde, yönetimle görevlendirilen ortağın veya ortakların, yahut bütün ortakların şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar da genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilir. Bu fıkra uyarınca yapılacak kayıtlarda 10 uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. (4) Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun, şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar, genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi, ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde, açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere, yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların, genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde 10 uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde, müdür veya müdürler kurulu kararları, genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez. I. Saklama zorunluluğu (1) Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür. (2) Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri mahfuz kalmak kaydıyla, tutulması zorunlu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler, okunur hale getirildiklerinde, içerik olarak örtüşmeleri, saklama süresi boyunca her an ulaşılabilmeleri ve uygun bir süre içerisinde okunabilir hale getirilebilmeleri şartıyla, görüntü veya veri taşıyıcılarda da saklanabilir. (3) Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar. (4) Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde ziyana uğrarsa,tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer, yetkili mahkemesinden kendisine zayi belgesi verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir. 13
(5) Gerçek kişi olan tacirin ölümü halinde, mirasçıları ve ticareti terk etmesi halinde kendisi, defter ve kâğıtları birinci fıkra gereğince saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmi tasfiyesi halinde veya tüzel kişi sona ermişse, defter ve kâğıtlar birinci fıkra gereğince on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır. J. Açılış onayı yapılacak defterler ve onay zamanı 1 (1) Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise; defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde, ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. (2) Ticaret şirketler dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin, kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranmaz. (3) Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında, birinci fıkrada yazılı defterlerin açılış onayları, ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilir. (4) Yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (5) Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar, bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar. (6) Pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda, açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayı belirtmek suretiyle şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz. 1 Yukarıda belirtilen defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onaylarının, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılması gerekmektedir. Dolayısıyla 01.01.2015 tarihinden itibaren kullanılacak ticari defterler en geç 31.12.2014 tarihine kadar açılış onayının yaptırılması gerekmektedir. Ancak Pay Defteri ile Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir. 14
K. Onayın şekli (1) Noterler ile ticaret sicil müdürlüklerinin yapacağı açılış onayları, defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki bilgileri içerir: a) Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı, b) Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi), c) İşletmenin merkezi, ç) MERSİS numarası, d) Şirketin faaliyet konusu, e) Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı, f) Defterin türü, g) Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu, ğ) Defterin kullanılacağı hesap dönemi, h) Onay tarihi, ı) Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası. (2) Defterler aşağıdaki şekilde onaylanır: a) Ciltli defterlerin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker onay makamının resmi mühürü ile mühürlenir. b) Müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanan tacirler, bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukarıdaki esaslara göre onaylattırırlar. Onaylı yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar kullanılmaya başlamadan önce onaylatılır. Bunların sayfa numaraları onaylı yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül ettirilir. Tasdik makamı, ilave yaprakların sayısını ilk onayın altına kaydeder ve bu kaydı usulüne göre onaylar. L. Kapanış onayı yapılacak defterler ile onay zamanı ve şekli 2 Yevmiye defteri izleyen hesap döneminin Altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defteri ise izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere ibraz edilip, son kaydın altına noterce Görülmüştür ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur. 2 11 Nisan 2013 tarih ve 28615 sayılı Resmi Gazetede yanınlanan 6455 Sayılı Kanuna göre; MADDE 78 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64 üncü maddesinin üçüncü fıkrasının dördüncü cümlesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. 15
M. Fiziki Ortamda Tutulacak Defterlerde Onay Yenileme (1) Yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir in yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir. (2) Onay yenilemede, defterlerin türü değiştirilemez. N. Kapanış onayına tabi defterlerde onay yenilemenin şekli Kapanış onayına tabi olan yevmiye ve yönetim kurulu karar defterlerinde son kaydın altına yazılacak Görülmüştür ibaresinin yanında onay yenileme kısmında aşağıdaki bilgilerin yer alması zorunludur: a) Bu Tebliğin 14 üncü maddesinde açılış onayında bulunması gerektiği hüküm altına alınan hususlarda bir değişiklik olmuşsa bu değişiklikler, b) Defterin kalan sayfa adedi, c) Kullanılmaya devam edileceği hesap dönemi, ç) Onay tarihi, d) Onay makamının resmi mühür ve imzası. (2) Onay yenileme işleminde defterlerin kalan sayfalarının tekrar mühürlenmesine ve sıra numarası verilmesine gerek yoktur. O. Kapanış onayına tabi olmayan defterlerde onay yenilemenin şekli Kapanış onayına tabi olmayan defteri kebir ve envanter defterinde, onay yenilemede son kaydın yer aldığı sayfadan sonraki sayfaya yapılır. Bu sayfada yer alacak bilgilere ve onay yenilemenin şekline ilişkin bu Tebliğin 17 nci maddesinin birinci fıkrasının (a) ve (d) bentleri ile aynı maddenin ikinci fıkrası hükümleri uygulanır. P. Kayıtların Türkçe tutulması Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri saklı kalmak kaydıyla, Kanun ve Tebliğ uyarınca tutulacak ticari defterler, Türkçe tutulur ve kayıtlarda Türk para birimi kullanılır. Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır. 16
Q. Kısaltma kullanılması Kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları duraksamaya yer bırakmayacak kesinlikte ve tekdüze olur. R. Kayıt düzeni ve zamanı (1) Defterlerde yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır. (2) Defterlerde, kayıtlar arasında boşluk bırakılamaz ve satır atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları, ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda, yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz. (3) Kayıt edilecek işlemlerin, işin hacmine ve gereğine uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Kayıtlar on günden fazla geciktirilemez. (4) Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten işletmelerde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak, bu kayıtlar dahi defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilemez. S. Kayıtların düzeltilmesi ve değiştirilmesi (1) Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar, ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. (2) Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır. (3) Kayıtlardaki hatalara ilişkin çizimler; saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansıtıcı olur. Eski kayıtlar karalanamaz, kapatılamaz, herhangi bir madde veya araçla silinemez, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda temiz bir biçimde çizilir. T. Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili 13.12.2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri uygulanır. IV. TİCARİ DEFTERLERİN TUTULMASIYLA İLGİLİ YAPTIRIMLAR TTK nun 562 nci maddesine göre bu Kanunun; 17
a) 64 üncü maddesinin üçüncü fıkrasında belirtilen ticari defterlere ilişkin açılış ve kapanış onaylarını yaptırmayanlar, b) Ticari defterlerini Kanunun 65 inci maddesine uygun olarak tutmayanlar, 4.000,00 TL idari para cezasıyla cezalandırılacaktır. Ayrıca; - TTK hükümlerine göre tutulmakla veya muhafaza edilmekle yükümlü olunan ticari defterlerin, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı denetim elemanlarının istemesine rağmen verilmemesi veya eksik verilmesi, - Ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut bu Kanuna uygun saklanmaması hallerinde, Sorumlular 300 (üçyüz) günden az olmamak üzere adli para cezası ile cezalandırılacaktır. DMF SİSTEM ULUSLARARASI BAĞIMSIZ DENETİM DANIŞMANLIK VE YMM A.Ş. Member of RUSSELL BEDFORD INTERNATIONAL 18
EK-1. Anonim ve Limited Şirketlerin Ticari Defterleri ve Tasdik Zamanları ile Tutulacak Ticari Defterler ANONİM ŞİRKETLER İLK AÇILIŞ TASTİKİ KAPANIŞ TASDİKİ AYNI DEFTERİ İZLEYEN YILLARDADA KULLANACAKLAR Yevmiye Defteri 31.12.2014 SON İzleyen Faaliyet Döneminin Altıncı Ayının Sonuna Kadar Yeterli Yaprak Varsa Ocak Ayı Sonuna Kadar(VUK Md.222) Kebir 31.12.2014 SON Kapanış Tasdiki Yok Her dönem için yeniden temin edilerek açılış tasdiki gerekir.* Envanter 31.12.2014 SON Kapanış Tasdiki Yok Yeterli Yaprak Varsa Ocak Ayı Sonuna Kadar(VUK Md.222) Pay defteri 31.12.2014 SON Kapanış Tasdiki Yok Yeterli Yaprak Varsa Ocak Ayı Sonuna Kadar(VUK Md.222) Yönetim Kurulu Karar Defteri 31.12.2014 SON İzleyen Faaliyet Döneminin Birinci Ayının Sonuna Kadar Her dönem için yeniden temin edilerek açılış tasdiki gerekir.* Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri 31.12.2014 SON Kapanış Tasdiki Yok Yeterli Yaprak Varsa Tasdik Yapılmadan Kullanılabilir(TTk Md.64/3) Damga Vergisi Defteri 31.12.2014 SON Kapanış Tasdiki Yok Her dönem için yeniden temin edilerek açılış tasdiki gerekir.* 19
LİMİTED ŞİRKETLER İLK AÇILIŞ TASTİKİ KAPANIŞ TASDİKİ AYNI DEFTERİ İZLEYEN YILLARDADA KULLANACAKLAR Yevmiye Defteri 31.12.2014 SON İzleyen Faaliyet Döneminin Altıncı Ayının Sonuna Kadar Yeterli Yaprak Varsa Ocak Ayı Sonuna Kadar(VUK Md.222) Kebir 31.12.2014 SON Kapanış Tasdiki Yok Her dönem için yeniden temin edilerek açılış tasdiki gerekir.* Envanter 31.12.2014 SON Kapanış Tasdiki Yok Yeterli Yaprak Varsa Ocak Ayı Sonuna Kadar(VUK Md.222) Pay defteri 31.12.2014 SON Kapanış Tasdiki Yok Yeterli Yaprak Varsa Tasdik Yapılmadan Kullanılabilir(TTk Md.64/3) Müdürler Kurulu Karar Defteri 31.12.2014 SON İzleyen Faaliyet Döneminin Birinci Ayının Sonuna Kadar Her dönem için yeniden temin edilerek açılış tasdiki gerekir.* Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri 31.12.2014 SON Kapanış Tasdiki Yok Yeterli Yaprak Varsa Tasdik Yapılmadan Kullanılabilir(TTk Md.64/3) NOTLAR 1-Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir. Dolayısıyla konunun iki Bakanlık tarafından çıkarılacak olan tebliğde düzenlenmesi gerekmektedir. 2-Yeni Ticaret Kanunumuz da eski Ticaret Kanunumuzda olduğu gibi, ticari defterlerin ara tasdiki konusunu düzenlememiştir.defterlerin ara tasdiki konusu VUK'da düzenlenmiştir.vuk'nun defterlerin ara tasdikine ilişkin hükümlerinde ise henüz bir değişiklik yapılmamıştır.yukarıdaki tabloda ara tasdik konusu, VUK'nun mevcut hükümleri dikkate alınarak hazırlanmıştır.ancak, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılacak tebliği beklemekte yarar vardır. * Müşterek tebliğ yayınlanıncaya kadar. EK-2. Ticaret Sicil Tasdiknamesine İlişkin Duyuru 20
21