ELEKTRONİK DEFTER TEBLİĞİ NİN GETİRDİĞİ YENİ DÜZENLEMELER Rızkullah ÇETİN * 1-GİRİŞ 6215 sayılı Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun un(t.c. Yasalar 2011) 14 üncü maddesi ile değiştirilen, 6762 sayılı Türk Ticaret Kanununun(T.C. Yasalar 1956) Defter Tutma Mükellefiyeti başlıklı 66 ncı maddesinin ikinci fıkrasında, söz konusu madde de geçen defterlerin (yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar ve işletme defteri) elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulabileceği ve bu defterlerin açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları ile bu defterlerin nasıl tutulacağının Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca çıkarılacak müşterek bir tebliğle belirleneceği hükme bağlanmıştır.bu hüküm gereğince de 1 Sıra No lu Elektronik Defterler Genel Tebliği (Maliye Bakanlığı 2011) ile tutulması zorunlu olan bu defterlerin elektronik ortamda oluşturulması,kaydedilmesi,muhafazası ve ibrazına ilişkin esas ve usuller açıklanmıştır. 2-ELEKTRONİK DEFTERİN ÖZELLİKLERİ 213 sayılı Vergi Usul Kanununa 4731 sayılı Kanunun (T.C. Yasalar 2001) 4/e maddesiyle eklenen ve 30.12.2001 tarihinden itibaren yürürlüğe giren mükerrer 242 nci maddenin 2 nci fıkrasında geçen tanıma göre elektronik defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtların bütününü, ifade eder. Aynı kanun maddesinde tanımı yapılan elektronik belge, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünü, elektronik kayıt ise elektronik ortamda bulunan ve elektronik defter ve belgeleri * Vergi Müfettiş Yrd. 165
oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi ögesini ifade eder. Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümlerin elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerli olduğu aynı kanun maddesinde hüküm altına alınmıştır. Elektronik defter uygulama süreci, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından hazırlanan www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan format ve standartlara uygun olarak oluşturulan onay süreçlerinin yerine getirilmesi ve bu süreç sonunda belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren, elektronik defter beratının oluşturulması ile devam eden bir süreçtir. Elektronik defter beratı ise elektronik defterlere ilişkin olarak, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve GİB mali mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı ifade eder. Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükelleflerden gerçek kişiler; - 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu (T.C. Yasalar 2004) hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları, Tüzel kişilerin ise; - 397 Sıra No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması, Ayrıca gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayan gerçek ve tüzel kişi mükellefler söz konusu defterlerini artık kağıt ortamında tutamazlar. 3- ELEKTRONİK DEFTERİN OLUŞTURULMASI Uygulamadan yararlanmak isteyen gerçek ve tüzel kişi mükellefler, aylık dönemler itibarıyla oluşturdukları elektronik defterler için, aşağıda yer alan adımları izleyerek berat almak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar. 166
-Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Aralık ayına ilişkin defterler gelir vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar) kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalar. - Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar. - İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile GİB onayına sunulur. - GİB mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir. Yukarıda sayılan adımların neticesinde oluşturulan elektronik defterler (yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar ve işletme defteri), GİB tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir. Ancak GİB tarafından yapılan berat verme işlemi, sadece defterlerin şekil esasına uygunluğunun sağlanmasına yönelik olduğundan ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir. Başka bir söyleyişle elektronik defter beratı, elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmemektedir. 4-ÖZELLİK ARZ EDEN HUSUSLAR Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kâğıt ortamında saklanmayacaktır. Gelir İdaresi Başkanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünce belirlenen usul ve esaslara uymayan ve yapılacak uyarıya rağmen gerekli tedbirleri almayanların, elektronik defter oluşturma 167
izinleri yapılacak değerlendirme üzerine iptal edilebilir. İzinleri iptal edilenler, bir yıl süre ile Elektronik Defter Uygulamasından yararlanamazlar. Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu on beş gün içinde Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır. Elektronik defter oluşturulurken; -Kanuni sürelere uymayan, -Elektronik defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyen, -Tebliğde belirtilen esas ve usullere aykırı biçimde elektronik defter oluşturan Gerçek ve tüzel kişi mükellefler hakkında işledikleri fiillere göre Vergi Usul Kanunu nun ve Türk Ticaret Kanunu nun ilgili hükümleri uygulanır. 5-SONUÇ Tebliğde belirtilen şartları yerine getiren mükelleflerden kendilerine izin verilenler 01.01.2012 tarihinden itibaren elektronik defter tutmaya başlayabileceklerdir. Elektronik defter sayesinde artık kağıt ortamında defter tutulmayacak olması verilerin zamanla silinmesi, defterlerin kaybolması, yanması vb. durumların meydana gelmesini ortadan kaldıracaktır. Ayrıca ilgili defterlere erişim kolayca sağlanabilecek ve klasörler halinde saklanmasına gerek kalmayacaktır. GİB tarafından, aylık olarak oluşturulan defterlere ilişkin berat verme işlemi, söz konusu defterlerin içeriğine, kayıtların doğruluğuna yönelik olmayıp yalnızca defterlerin şekil esasına uygunluğunun sağlanmasına yönelik bir işlemdir. Hasılı elektronik defter uygulaması şimdilik ihtiyari olsa da zaman içinde uygulamanın bir standart kazanmasıyla birlikte tüm mükellefler için zorunlu olacağı da açıktır. 168
KAYNAKÇA Gelir İdaresi Başkanlığı (13.12.2011). 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği. 2011 T.C. Yasalar (30.12.2001). 4731 sayılı 17/8/1999 ve 12/11/1999 Tarihlerinde Meydana Gelen Depremlerden Zarar Görenlerin Vergi Borçları ve Vergi Cezalarının Terkini ile Vergi Usul Kanunu, Katma Değer Vergisi Kanunu, Harçlar Kanunu ve Organize Sanayi Bölgeleri Kanununda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun Ankara : Resmi Gazete (24626 sayılı) T.C. Yasalar ( 09.07.1956). 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu. Ankara : Resmi Gazete ( 9353 sayılı ) T.C. Yasalar (12.04. 2011). 6215 sayılı Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun. Ankara Resmî Gazete (27903 sayılı ) T.C. Yasalar (23.01 2004). 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu. Ankara Resmi Gazete (25355 sayılı ) 169
170