MAKİNA VE KİMYA ENDÜSTRİSİ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ORGANİZASYON VE METOT ŞUBESİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, İlkeler, Esaslar Amaç Madde 1- Bu Yönergenin amacı; Teşekkül amaçlarının gerçekleştirilmesine yönelik faaliyetlerde etkinlik ve verimliliği artırmak, hizmetin kalitesini yükseltmek amacıyla yürütülen Organizasyon ve Metot hizmetlerine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge hükümleri, Personel ve Organizasyon Dairesi Başkanlığı Organizasyon ve Metot Şubesi Müdürlüğünün görevleri ile çalışma esas ve yöntemlerini kapsar; Teşekkül merkez ve taşra teşkilatlarında uygulanır. Dayanak Madde 3- Bu Yönerge, 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, MKE Kurumu Ana Statüsü ve Başbakanlıkça yayımlanan Kanun,Kanun Hükmünde Kararname,Tüzük ve Yönetmelik Tasarılarının Hazırlanmasına İlişkin Esaslar a dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4- Bu Yönergede geçen kavram ve kısaltmalardan; a) MKE/Kurum/Teşekkül : Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatlarını, b) Yönetim Kurulu : Teşekkül Yönetim Kurulunu, c) Genel Müdür : Teşekkül Genel Müdürünü, d) Merkez Teşkilatı : Teşekkül merkezindeki birimleri, e) Taşra Teşkilatı : Teşekkül merkezi dışındaki işletme/fabrika müdürlükleri ile Bölge Müdürlüğünü, f) Birim : Belirli hizmetleri bünyesinde toplayıp, yürüten ve/veya uygulayan idari ve teknik ihtisas bölümlerini, g) Başkanlık : Personel ve Organizasyon Dairesi Başkanlığını, h) Müdürlük : Organizasyon ve Metot Şubesi Müdürlüğünü, ı) Organizasyon : Teşekkül amaçlarını gerçekleştirmek üzere, hukuki bağlarla hiyerarşik ilişkileri belirlenmiş birimler ve kişilerden oluşan bir yönetim düzenini, i) Metot : Amacın gerçekleştirilmesi için, görevlerin yapılmasında izlenen yolları, j) O-M : Organizasyon ve Metot kelimelerini, ifade eder. 1
İlkeler Madde 5- Teşekkül amaçlarının en etkin ve ekonomik şekilde gerçekleştirilmesi için; organizasyonun güncel koşullara uygun,iş verimini artırıcı,hizmet niteliğini yükseltici yönde geliştirilmesi, iç mevzuatın gelişen koşullar doğrultusunda düzenlenmesinin sağlanması,iş ve işlemler üzerinde araştırmalar yapılarak sorunlara çözüm getirilmesine yönelik organizasyon ve metot hizmetlerinin yürütülmesidir. Sorumluluk, kontrol ve rapor verme esasları Madde 6- Bu Yönerge hükümlerinin uygulanmasından, Müdürlük sorumludur. Bu Yönerge hükümlerinin gereğince uygulanıp uygulanmadığı Teftiş Kurulu Başkanlığınca denetlenir, gerektiğinde Genel Müdüre sunulmak üzere rapor düzenlenir. Müfettişler ile uygulamadan ve uygulamanın izlenmesinden sorumlu birim amirleri bu Yönetmeliğin geliştirilmesine ilişkin olarak rapor verirler. Değişiklik esasları Madde 7- Bu Yönergenin usul hükümlerine ilişkin olarak, uygulamalar, teknik gelişmeler ve ihtiyaçlar göz önüne alınarak, Teftiş Kurulu Başkanlığı ile uygulamadan ve uygulamanın izlenmesinden sorumlu birim amirlerinin teklifleri üzerine, Personel ve Organizasyon Dairesi Başkanlığının koordinesinde hazırlanan ve Teftiş Kurulu Başkanlığı, Hukuk Müşavirliği, uygulamadan ve uygulamanın izlenmesinden sorumlu birim amirlikleri tarafından incelendikten sonra son şekli verilen değişiklik teklifleri, Genel Müdürün uygun görüşü ile Yönetim Kurulunun onayına sunulur. Dağıtım ve kullanma esasları Madde 8- Bu Yönerge gizli olmayıp, Teşekkül birimlerine dağıtılır. İKİNCİ BÖLÜM Organizasyon ve Metot Şubesi Müdürlüğünün Teşekkül Organizasyonundaki Yeri ve Görevleri Müdürlüğün teşekkül organizasyonundaki yeri Madde 9- Müdürlük, Teşekkül merkez teşkilatında, Personel ve Organizasyon Dairesi Başkanlığına bağlı olarak görevlerini yürütür ve Şube Müdürü, Şube Müdür Yardımcısı, Organizasyon ve Metot Uzmanları, Haberleşme ve Arşiv Şefliği personelinden oluşur. Müdürlüğün görevleri Madde 10- Müdürlüğün görevleri aşağıda belirtilmiştir: a) Teşekkül organizasyon yapısını etkin, verimli, ekonomik ve güncel koşullara uygun yönlerde geliştirmek, b) Birimlerin organizasyon değişikliklerine ilişkin tekliflerini incelemek, değerlendirmek, gerekli araştırmaların yapılmasını sağlayarak en uygun şeklini yönetime önermek, 2
c) İç mevzuatın kayıt, takip ve kontrol işlemlerinin yapılmasını, değişen koşullar doğrultusunda düzenlenmesini ve gerekenleri yıllık olarak tasniflenip birimlere duyurulmasını sağlamak, d) İlgili birimlerce hazırlanan, değişiklik yapılan yönetmelik ve talimat tasarılarını dil ve şekil yönünden incelemek; bunların yürürlüğe konulması için gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak, e) Görev, yetki ve sorumlulukların belirtildiği MKE Kurumu Organizasyon Rehberinin hazırlanmasını ve güncelliğini korumasını sağlamak. f) Birimlerin kadro niteliklerini ve norm kadrolarını belirlemek amacıyla Kurum içi/dışı ilgili birimlerle işbirliği sağlayarak gerekli çalışmaları yapmak, g) Birimlerin yazışma kod numaralarını düzenlemek ve güncelliğini sağlamak. h) Resmi Gazete de yayımlanan ve Kurumu ilgilendiren mevzuatın Aylık Mevzuat listesi düzenlenerek, birimlere gönderilmesini sağlamak. ı) Kurumumuzda görev yapan yöneticileri kapsayan MKE Kurumu Yöneticiler Albümü nün hazırlanmasını ve güncelliğini korumasını sağlamak. i) İş ve işlemleri basitleştirici,verimi arttırıcı,tasarruf sağlayıcı araştırmalar yapılmasını sağlamak. j) Teşekküle ait yönetmelikler ile diğer iç mevzuatın dağıtımını ve sürekli güncel tutulmasını sağlamak. k) O-M konusundaki yayınları izlemek, O-M toplantı, konferans ve seminerlerine katılmak, çalışmaları için gerekli dokümanları toplamak, faydalı görülenlerin Teşekkül içinde yayımlanmasını ve ilgililerin bunlardan yararlanmalarını sağlamak. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Organizasyon-Metot ve İç Mevzuat Çalışmaları Organizasyon çalışmaları ve kadro niteliklerinin saptanması Madde 11- Müdürlüğün Teşekkül organizasyonu ve kadro niteliklerinin saptanması konusundaki çalışmaları aşağıda belirtilmiştir. a) Organizasyon Değişiklikleri : Teşekkül merkez ve taşra teşkilatlarında yer alan birimler, organizasyon değişikliklerine ilişkin gerekçeli tekliflerini, istenilen değişikliklerin gösterildiği organizasyon şeması ile birlikte, yeni bir birimin kurulması talebini içeren tekliflerini ise, organizasyon şemasının yanında bu birime ait görev tanımı ile birlikte Personel ve Organizasyon Dairesi Başkanlığı aracılığıyla Müdürlüğe gönderirler.müdürlükçe gelen teklifler incelenip, gerekli araştırmalar yapılarak değerlendirmeye tabi tutulur. 3
Teşekkülün ana organizasyon şemasında Genel Müdür Yardımcılarından sonraki birinci ve ikinci kademede yer alan görevlere kadar olan Genel Müdürlük üst birimleri,teşekkül Genel Müdürünün teklifi üzerine Yönetim Kurulu Kararı ile;diğer birimlerin kurulması,değiştirilmesi veya kaldırılması ise ilgili üst birimin teklifi üzerine Teşekkül Genel Müdürünün onayı ile gerçekleştirilir.yapılan değişikliğe ilişkin Yönetim Kurulu Kararı veya Genel Müdür Olur u, yeni organizasyon şeması ve görev tanımı ile birlikte öncelikle ilgili birimlere gönderilir.yapılan organizasyon değişikliği,gerekiyorsa birim kod numaraları da belirtilerek, bir Sirküler ile Teşekkül birimlerine duyurulur. b) Organizasyon Şemaları : Organizasyon değişikliği yapılan birimlerin şemalarında gerekli düzeltmeler Müdürlükçe yapılır. Teşekkül Genel Müdürlüğü organizasyon şeması ise yukarıdaki (a) bendinde yer alan değişikliğin bu şemada gösterilmesinin gerekmesi halinde Müdürlük tarafından yeniden düzenlenir. Teşekkül ana organizasyon şeması ile merkez teşkilatında bulunan birimlere ve taşra teşkilatında yer alan işletme/fabrikalar ve Bölge Müdürlüğüne ait organizasyon şemaları, son şekilleri ile, Müdürlükte bulundurulur. c) MKE Kurumu Organizasyon Rehberi : Teşekkül merkez ve taşra teşkilatlarında bulunan birimlerin görev, yetki ve sorumluluklarını belirleyen "Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Genel Müdürlüğü Organizasyon Rehberi"nin değişen koşullara göre düzenlenmesinin sağlanması ve geliştirilmesi çalışmaları Müdürlük tarafından yürütülür.yapılan organizasyon değişikliklerine ilişkin yeni görev tanımları ve gerekiyorsa organizasyon şemasının bir Sirküler ile dağıtımı sağlanır.birimler kendilerinde bulunan Rehber in ilgili bölümlerinden eski tanımları ve varsa şemayı çıkararak yeni görev tanımları ile organizasyon şemasını yerleştirirler. d) Kadro/Pozisyon Niteliklerinin Belirlenmesi ve Norm Kadrolar : Teşekkül merkez ve taşra teşkilatlarında bulunan birimlerin kadro niteliklerini ve norm kadro ve pozisyonlarını belirlemek amacıyla, ilgili birimlerin görüşleri alınarak Müdürlük tarafından İnsan Kaynakları Şubesi Müdürlüğü ile birlikte gerekli çalışmalar yapılır. e) Kadro niteliklerinin saptanmasında aşağıdaki yöntemler uygulanır. 1) Görev veya işin analizi : Bir görevin veya işin ne olduğu niçin ve nasıl yapıldığı, hangi niteliklerin gerekli olduğu görev tanımlarından yararlanılarak saptanır. Gerektiğinde bilgi, belge, toplama anket ve mülakat teknikleri uygulanır. 2) Görev veya işin tanımı : Bu tanımlarda, görev veya işin adı ve kod numarası, görevleri, yetkileri, sorumlulukları, genel ve özel nitelikleri belirtilir. Metot çalışmaları Madde 12- Teşekkül amaç ve faaliyetleri doğrultusunda yapılan iş ve işlemlerin basitleştirilmesi, verimin arttırılması, tasarruf sağlanması ve hizmetin kalitesinin yükseltilmesi amacıyla,ilgili birimlerle iş birliği sağlanarak gerektiğinde yapılan çalışmalardır. Yönetmelik çalışmaları Madde 13- Yönetmeliklerin hazırlanması ve/veya değiştirilmesi, yürürlüğe konulması ile yürürlükten kaldırılmasına ilişkin iş ve işlemler, Müdürlük tarafından MKE Kurumu Genel Müdürlüğü İç Mevzuat Düzenleme Yönergesi hükümlerine uygun olarak yürütülür. 4
Yönetmelik tasarıları, Müdürlük tarafından dil ve şekil yönünden incelenir. Şekil kurallarına uygun olmayan yönetmelik tasarıları, gerekçeli bir yazı ekinde ilgili birime iade edilir. Uygun şekilde hazırlanan tasarılar, içerik yönünden görüşleri alınmak üzere Teftiş Kurulu Başkanlığı ve gerekirse ilgili birimlere gönderilir. Bu birimlerin görüş ve önerileri hazırlanan tasarı veya değişiklik tekliflerinden farklı ise, bu öneriler üzerinde gerekli görüş birliği sağlandıktan sonra oluşan son şekli ile yönetmelik tasarısı, hakkında Hukuk Müşavirliğinin uygun görüşü alınarak Yönetim Kuruluna sunulur Yönetmelik tasarısı hakkında gerektiğinde, Teşekkül dışı kurum ve kuruluşların uygun görüşlerinin alınmasına ilişkin yazışmalar Başkanlıkça yapılır. Resmi Gazetede yayınlandıktan sonra yürürlüğe girecek olan yönetmelikler ile ilgili işlemler Başkanlık tarafından MKE Kurumu Genel Müdürlüğü İç Mevzuat Düzenleme Yönergesi hükümlerine göre yürütülür. Yönerge çalışmaları Madde 14- Yönergelerin hazırlanması ve/veya değiştirilmesi, yürürlüğe konulması ve yürürlükten kaldırılmasına ilişkin iş ve işlemler Müdürlük tarafından MKE Kurumu Genel Müdürlüğü İç Mevzuat Düzenleme Yönergesi hükümlerine uygun olarak yürütülür. Genelge,genel mektup,sirküler Madde 15- Teşekkül merkez teşkilatında bulunan birimlerce, görev alanlarına giren konularda hazırlanan Genelge, Genel Mektup ve Sirkülerler Müdürlüğe gönderilir. "MKE Kurumu Genel Müdürlüğü İç Mevzuat Düzenleme Yönergesi hükümlerine uygun olarak düzenlenenler ilgili Kayıt Defteri ne kayıt numarası verilerek kaydedilir. Müdürlükçe gerekli şekil şartlarına uymadığı saptanan Genelge, Genel Mektup ve Sirkülerlere numara verilmez. Genelgeler her yılın sonunda Müdürlükçe derlenir,fihristi yapılır. Aynı yıla ait Genelgeler İdari Rehber-Genelgeler Cildi ne yerleştirilmek üzere; Sirküler ekinde birimlerimize dağıtılır, aynı yıla ait Genelge, Genel Mektup ve Sirkülerler ise ciltlenerek Müdürlük kütüphanesinde bulundurulur. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Organizasyon ve Metot Şubesi Müdürlüğü Personelinin Görev, Atama, Yükselme ve Çalışma Esasları Görev ve yükümlülükler Madde 16- O-M hizmetinin özelliği gereği; bu birimde çalışan/çalışacak personelin, Haberleşme ve Arşiv Şefliği personeli hariç, konu ile ilgili eğitim görmüş olması veya bu konuda kurs ve seminerlere katılmış olması gerekir. a) Şube Müdürü : Bu Yönergenin 10 uncu maddesinde belirtilen görevler ile yönetimce verilen diğer görevlerin yerine getirilmesini; organizasyon ve metot çalışmalarının yürütülmesini, şube içi ve şube dışı iş ilişkileri ile koordinasyonu sağlamakla görevli ve yükümlüdür. 5
b) Şube Müdür Yardımcısı : Bu Yönergenin 10 uncu maddesinde belirtilen görevler ile yönetimce verilen diğer görevlerin yerine getirilmesinde Şube Müdürüne yardımcı olmak, Şube Müdürü olmadığında ona vekalet etmek; organizasyon ve metot çalışmalarına katılmak, şube içi ve şube dışı iş ilişkileri ile koordinasyonu sağlamakla görevli ve yükümlüdür. c) O-M Uzmanı : Yönergenin 10 uncu maddesinde belirtilen görevlerden; kendisine verilen görevlere ilişkin çalışmaları zamanında, gerekli inceleme ve araştırmayı yaparak sonuçlandırmak, O-M çalışmalarında ve araştırmalarında Şube Müdürüne ve Şube Müdür Yardımcısına önerilerde bulunmak, verilen diğer görevleri yapmakla görevli ve yükümlüdür. d) Haberleşme ve Arşiv Şefliği Personeli : Müdürlüğün yazışma, dosyalama, evrak kayıt/sevk ve arşiv işlerini;yönetmelik,talimat,genelge,genel mektup ve sirkülerlerin kayıtlarını ve güncelliklerinin izlenmesini, gerekli kırtasiye, basılı kağıt ihtiyacının sağlanması, saklanması, dağıtımı ile ilgili işlemleri, demirbaş malzeme ve büro makinalarının genel bakım ve onarımlarının yapılmasını,büro hizmetlerini ve verilecek diğer görevleri yapmakla yükümlüdür. Müdürlük personeli arasındaki görev dağılımı ve iş bölümü Şube Müdürü tarafından yapılır. Müdürlükte hizmete giriş, hizmet içi eğitim ve görevde yükselme Madde 17- Müdürlük personelinin hizmete girişinde 399 sayılı Kanun Hükmünde Kararname, MKE Kurumu Personel Yönetmeliği, hizmet içi eğitiminde MKE Kurumu Genel Müdürlüğü Eğitim ve Kütüphane Hizmetleri Yönergesi, görevde yükselmesinde ise MKE Kurumu Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatı Personelinin Üst Görevlere Atanma ve Yükselme Yönetmeliği hükümleri uygulanır. İş ilişkileri Madde 18- Şube Müdürü, Şube Müdür Yardımcısı ve O-M Uzmanları Teşekkül birimleri ve gerektiğinde diğer kamu kurum ve kuruluşlarının ilgili birimleri ile iş ilişkileri kurar ve devam ettirir. Yıllık çalışma plan ve programlarının hazırlanması Madde 19- O-M çalışmalarının verimli ve etkin olarak yürütülmesini sağlamak amacıyla her yıl başında Şube Müdürünün yönetiminde ilgili O-M personelinin katılacağı toplantılar yapılır ve o yıl yapılacak çalışmalara ait esasların belirlendiği Yıllık Çalışma Planı hazırlanarak, Personel ve Organizasyon Dairesi Başkanının onayına sunulur. Yapılacak iş ve işlemlerin yer aldığı yıllık çalışma programları ise bu esaslara uygun olarak düzenlenir. Yıl içinde gelişen koşullar doğrultusunda yukarıda belirtilen çalışma planı ve programlarında gerekli değişiklikler yapılabilir. Çalışmaların organizasyonu ve raporların hazırlanması Madde 20- Hizmetlerin organizasyonu, işin niteliği, kapsamı ve gereklerine göre - bireysel veya ekip çalışması şeklinde yapılır. Bu çalışmaların sonuçları ile ilgili olarak gerektiğinde rapor hazırlanır. 6
BEŞİNCİ BÖLÜM Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat,Yürürlük, Yürütme Yürürlükten kaldırılan mevzuat Madde 21- Yönetim Kurulunun 06/05/2004 tarih ve 118 sayılı Kararı ile kabul edilerek yürürlüğe konulan Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Genel Müdürlüğü Organizasyon ve Metot Şubesi Müdürlüğü Görev Yönetmeliği 07/03/2005 tarih ve 60 sayılı Yönetim Kurulu Kararı ile yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük Madde 22- Bu Yönerge, 08/03/2005 tarihli Makam Olur u ile yürürlüğe girer. Yürütme Madde 23- Bu Yönerge hükümlerini Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Genel Müdürü yürütür. 7