Turkish Medical Students International Committee TÜZÜK VE İÇTÜZÜK www.turkmsic.org İçindekiler TurkMSIC Tüzüğü 1. İsim 2. Doğası 3. Genel İlkeler 4. Amaçlar 5. Üyeler 6. Genel Kurul 7. Yönetim Kurulu 8. Denetim Kurulu 9. Alt Komiteler, Birimler, Projeler, Çalışma Grupları 10. Yöneticiler 11. Mali Konular 12. Tüzük Değişiklikleri 13. İçtüzük 14. Dağılma 15. Tıp Öğrencileri Birliği Derneği TurkMSIC İçtüzüğü Bölüm 1. Genel Düzenlemeler 1.1. Kuruluşun Adı 1.2. Dil 1.3. Statü 1.4. Felsefesi 1.5. Tüzük ve İçtüzük 1.6. Sembol 1.7. Yayınlar Bölüm 2. Üyeler 2.1. Genel 2.2. TurkMSIC üyeliğinin elde edilmesine ve korunmasına dair düzenlemeler 2.3. Asil üyelik statüsünün elde edilmesine ve korunmasına dair düzenlemeler 2.4. Aday üyelik statüsünün elde edilmesine ve korunmasına dair düzenlemeler 2.5. Yedek üyelik statüsünün elde edilmesine ve korunmasına dair düzenlemeler 2.6. Aynı ülke içerisinde birden fazla kuruluş için üyelik elde etme 2.7. Onur üyeleri Bölüm 3. Toplantı Prosedürleri 3.1. Genel 3.2. Katılımcılar ve gözlemciler 3.3. Divan 3.4. Tüzük Denetleme Kurulu 3.5. Oy hakkı 3.6. Yoklama ve Oy Kartları 3.7. Önerge ve Tartışmalar 3.8. Tüzüğe aykırı davranışa itiraz 3.9. Bilgi Sunumu 3.10. Usul Dilekçesi 3.11. Oylama 3.12. Seçimler 3.13. Kayıtlar 3.14. Raporlar Bölüm 4. Genel Kurul Toplantıları 4.1. Genel 4.2. Evsahibi kuruluşun seçilmesi 4.3. Davetiyeler 4.4. Program 4.5. Gündem 4.6. Katılım ücretleri ve mali konular 4.7. Kontrat Bölüm 5. Yöneticiler 5.1. Genel 5.2. Yöneticilerin uzaklaştırılması ve görevden alınması 5.3. Boşalan Yönetici pozisyonlarının doldurulması Bölüm 6. Yönetim Kurulu 6.1. Genel 6.2. Görevleri 6.3. Yönetim Kurulu toplantıları ile ilgili düzenlemeler 6.4. Bir Yönetim Kurulu kararının Denetim Kurulu tarafından iptal edilmesi Bölüm 7. Alt Komiteler 7.1. Genel 7.2. Oluşum, Değişim, Dağılma 7.3. Alt Komite Direktörleri 7.4. Alt Komite toplantıları Bölüm 8. Destek Birimleri 8.1. Genel 8.2. Proje Destek Birimi 8.3. Yeni Teknolojiler Destek Birimi 8.4. Yayın Destek Birimi 8.5. Eğitim ve Kaynak Gelişimi Destek Birimi 8.6. Mezun İlişkileri Destek Birimi Bölüm 9. Projeler 9.1. TurkMSIC Projeleri 9.2. TurkMSIC Desteklenmiş Projeleri 9.3. TurkMSIC Ulusal Projeleri 9.4. TurkMSIC Girişimleri 9.5. Proje önergesi için düzenlemeler 9.6. Rapor verme 9.7. Bağış başvuruları ve TurkMSIC banka servisleri Bölüm 10. Çalışma Kolları 10.1. Genel 10.2. Çalışmalar 10.3. Dağılma Bölüm 11. Denetim Kurulu 11.1. Üyeler 11.2. Üyelerin seçimi 11.3. Denetim Kurulu üyeleri 11.4. Çalışma Yöntemleri Bölüm 12.Genel Sekreterlik 12.1. Genel 12.2. Görevler 12.3. Personel 12.4. Arşivler Bölüm 13. Mali Konular 13.1. Genel 13.2. TurkMSIC Genel Bütçesi için düzenlemeler 13.3. Mali yönetim 13.4. Denetim 13.5. Mali Komite Bölüm 14. Tüzük ve İçtüzük Değişiklikleri 14.1. Tüzük Değişiklikleri 14.2. İçtüzük Değişiklikleri Bölüm 15. Dış İlişkiler 15.1. Resmi ilişkiler 15.2. İrtibat görevlileri Bölüm 16. Uluslararası Toplantılara Katılım 16.1 Genel 16.2 IFMSA Toplantısına Katılım İle İlgili Düzenlemeler 1
TurkMSIC Tüzüğü 1. İsim 1.1. Kuruluşun resmi adı Türk Tıp Öğrencileri Uluslararası Komitesi veya İngilizce karşılığı olan Turkish Medical Students International Committee dir. Bu noktadan sonra topluluğa, komite adı ile değinilecektir. 1.2. Komitenin resmi kısaltması TurkMSIC dir. 2. Doğası 2.1. Komite, bağımsız bir tıp öğrencileri toplulukları birliğidir. 3. Genel İlkeler 3.1. Komite, hiçbir politik, dini, sosyal, ırksal, ulusal, cinsel veya başka herhangi bir ayrımı gözetmeksizin, amaçları doğrultusunda çalışır. 3.2. Komite, tıp öğrencilerinin insani değerlerini yükselterek, geleceğin sorumluluk sahibi doktorlarının şekillenmesine katkıda bulunmaya çalışır. 3.3. Komite, üyelerinin özgür iradelerine saygı duyar. 4. Amaçlar 4.1. Komitenin amacı, üye yerel kurullar aracılığıyla, topluma ve Türkiye deki tıp öğrencilerine şunları kazandırmaktır: a) Tıp öğrencilerini, bilgi ve becerilerini toplum yararına kullanmaya teşvik etmek, b) Türkiye deki tıp öğrencilerinin bireysel ve toplumsal, sağlık, eğitim ve bilim konularında tartışmaları için bir forum oluşturmak ve bu tartışmalardan çözümlere varmak, c) Projeler ve ders dışı eğitimlerin yanı sıra, tıp öğrencileri için profesyonel ve bilimsel değişimlerin yapılmasını sağlayarak, onların diğer kültürlere, toplumlara ve onların sağlık sorunlarına duyarlı olmalarını sağlamak, d) Üyeler, diğer tıp öğrencileri toplulukları, ulusal ve uluslararası kuruluşlar arasında bağlantıyı sağlayarak, topluma en çok yararı sağlama amacıyla onları beraber çalışmaya teşvik etmek. 5. Üyeler 5.1. Komite, bu noktadan sonra asil üye, aday üye, yedek üye ve onur üyesi olarak bahsedilecek olan üyelerden oluşur. Sadece asil üyeler, üyedirler. 5.2. Üyelerin kabulüne veya reddine Genel Kurul karar verir. 5.3. Aday üyeler, yedek üyeler ve onur üyeleri de dahil olmak üzere tüm üyelerin, komitenin Tüzük ve İçtüzüğüne uygun davranmaları ve yükümlülüklerini özellikle yerine getirmeleri gerekmektedir. 6. Genel Kurul 6.1. Genel Kurul, komitenin tüm üyelerinden oluşur. Komitenin en yüksek yetkili karar alma merciidir. Tüm asil üyelerin, Genel Kurul da bir oy hakları vardır. Asil olmayan üyeler de Genel Kurul a katılabilir, fakat oy verme hakları yoktur. Bir asil üyenin, en fazla iki asil üyeyi temsilen oy verebilmesi şartıyla, bir asil üyenin diğer bir asil üyeye oy hakkını devretme hakkı vardır. 6.2. Genel Kurul senede en az iki kere toplanmalıdır. Genel Kurul, bir sonraki Genel Kurul toplantısının yerini ve tarihini tayin eder. 2
6.3. Genel Kurul için resmi davet mektupları, Yönetim Kurulu tarafından, aday üyeler, yedek üyeler ve onur üyeleri de dahil olmak üzere tüm üyelere en az iki ay öncesinden gönderilmelidir. 6.4. Üyelerin üçte biri, Genel Kurul un olağanüstü toplanması gerektiğinde karar kılarsa, Genel Kurul, 6. fıkranın 3. bendine göre yeniden düzenlenmelidir. 7. Yönetim Kurulu 7.1. Komite, Yönetim Kurulu tarafından yönetilir. Yönetim Kurulu beş asil ve beş yedek üyeden oluşur. 7.2. Komite Yönetim Kurulu için seçim yapmaz. Tıp Öğrencileri Birliği Derneği nde seçilen Yönetim Kurulu Üyeleri, o andan itibaren TurkMSIC Yönetim Kurulu nda da aynı göreve gelirler. 7.3. Yönetim Kurulu nun komiteyi resmi olarak temsil etme yetkisi vardır. 7.4. Yönetim Kurulu görevlerini geçici olarak başka kişilere devredebilir, ancak bu görevler için sorumluluk Yönetim Kurulu na aittir. 7.5. Yönetim Kurulu üyesinin görevinin hangi durumlarda sona ereceği ve bu durumda ne yapılacağı Tıp Öğrencileri Birliği Derneği tüzüğünde belirlenmiştir. Bir Yönetim Kurulu üyesinin görevinin herhangi bir sebeple sona ermesi durumunda, TurkMSIC dernekte yapılacak düzenlemeyi uygulayacaktır. 8. Denetim Kurulu 8.1. 10. maddede belirtildiği gibi, Denetim Kurulu, Yönetim Kurulu ve diğer TurkMSIC Yöneticilerini denetlemek ve tavsiyelerde bulunmakla yükümlüdür. 8.2. Denetim Kurulu üç asil ve üç yedek üyeden oluşur. Bu kişiler, görevlerine bir seneliğine seçilirler. Komite Denetim Kurulu için seçim yapmaz. Tıp Öğrencileri Birliği Derneği nde seçilen Denetim Kurulu Üyeleri, o andan itibaren TurkMSIC Denetim Kurulu nda da aynı göreve gelirler. 8.3. Denetim Kurulu üyeleri, seçildikleri dönemde Komite içerisinde başka hiçbir resmi görev almamalıdırlar. 8.4. Komitenin İçtüzüğünde açıklanan önemli nedenlerden dolayı, Denetim Kurulu, konu Genel Kurul a sunulduktan sonra, Yönetim Kurulu kararlarını feshedebilir. Konuyla ilgili son karar, Genel Kurul da verilecektir. 8.5. 10. maddede belirtildiği gibi, Denetim Kurulu, Komite İçtüzüğünde açıklanan önemli nedenlerden dolayı, herhangi bir Yönetim Kurulu üyesini ve TurkMSIC Yöneticisini görevden alabilir. 8.6. Denetim Kurulu üyesinin görevinin hangi durumlarda sona ereceği ve bu durumda ne yapılacağı Tıp Öğrencileri Birliği Derneği tüzüğünde belirlenmiştir. Bir Denetim Kurulu üyesinin görevinin herhangi bir sebeple sona ermesi durumunda, TurkMSIC dernekte yapılacak düzenlemeyi uygulayacaktır. 9. Alt Komiteler, Bölümler, Projeler, Çalışma Grupları 9.1. Komitenin aktivitelerini destekleme, koordine etme ve gerçekleştirme amacıyla, Genel Kurul tarafından alt komiteler, bölümler, projeler, çalışma grupları oluşturulabilir. 9.2. Bu mercilerin çalışmaları Genel Kurul tarafından seçilmiş bir direktör veya koordinatör tarafından yönetilir. 10. Yöneticiler 10.1. Bir TurkMSIC Yöneticisi, Genel Kurul tarafından seçilmiş veya 7. fıkranın 4. bendinde açıklandığı gibi Yönetim Kurulu tarafından görevlendirilmiş kişidir. 3
10.2. Tüm TurkMSIC Yöneticileri, Komitenin tüzük ve içtüzüğüne uygun çalışmalı ve komitenin ilke ve amaçları doğrultusunda hareket etmelidir. 10.3. Tüm TurkMSIC Yöneticileri, Genel Kurul a bir çalışma raporu sunmak durumundadır. 11. Mali Konular 11.1. Komitenin gelirleri, faaliyetlerden, miraslardan, mali desteklerden ve bağışlardan oluşur. Komitenin ulusal fonu Tıp Öğrencileri Birliği Derneği ne ait hesaplarla yürütülür. Komite bu hesapları dernekte gerekli işlemleri yaparak kullanabilir. 11.2. Yurtdışı sınav ve staj ücreti ve bu ücretin TurkMSIC Ulusal Fonunda toplanacak yüzdesi Ekim Genel Kurul Toplantısında Genel Kurul tarafından yıllık olarak belirlenir. 11.3. Komitenin mali yılı, Ekim Genel Kurulunda başlar ve gelecek yılın Ekim Genel Kuruluna kadar devam eder. 11.4. Her yıl, mali yılın bitiminden altı ay sonrasına kadar - Genel Kurulu nun sürenin bu kadar uzatılmasına dair kararı dahilinde - Yönetim Kurulu, Genel Kurul un yıllık toplantısında, gelişmeler ve komitenin yürütülmekte olan politikası hakkındaki raporunu sunar. Hesapları ve bilançoyu onay için Genel Kurul a teslim eder. Bu belgeler tüm Yönetim Kurulu üyeleri tarafından imzalanmalıdır; bir veya birden fazla imzanın eksik olması durumunda, bu durum, sebepleri belirtilmek suretiyle açıklanmalıdır. 11.5 Yukarıda belirtilen belgelerin Genel Kurul tarafından onaylanması, Yönetim Kurulu nun görevini sona erdirir. (Genel Kurul şüpheli bir durum sezmediği taktirde). 11.6. Komitenin tüm mali faaliyetlerinden Yönetim Kurulu sorumludur. 12. Tüzük Değişiklikleri 12.1. Tüzükte yapılacak düzenlemeler, Genel Kurul da üyelerin en az üçte birinin bulunduğu veya temsil edildiği bir toplantıda, üçte ikilik çoğunluk tarafından kabul edilmesi durumunda geçerli sayılır. 12.2. TurkMSIC tüzüğü Tıp Öğrencileri Birliği Derneği tüzüğüne aykırı olamaz. 13. İçtüzük 13.1. Tüzükte değinilmeyen konulara düzenlemeler getirmek amacı ile komitenin bir İçtüzüğü vardır. İçtüzük, Tüzük ile uyumlu olmalıdır. İçtüzükte yapılacak değişikliklere ve düzenlemelere Genel Kurul da karar verilmelidir. 13.2. TurkMSIC içtüzüğü Tıp Öğrencileri Birliği Derneği tüzüğüne aykırı olamaz. 14. Dağılma 14.1. TurkMSIC ın dağılmasına, Genel Kurul da tüm asil üyelerin en az dörtte üçünün bu yöndeki oyları ile karar verilmelidir. Oyların postayla gönderilmesi de mümkündür. 14.2. Dağılmaya dair önerge, Genel Kurul dan en az altı ay önceden tüm üyelere duyurulmalıdır. Önerge, postayla yollanmalıdır. 14.3. Dağılma gerçekleşmeden önce, elde bulunmakta olan fonlar, Komitenin amaçları doğrultusunda genel yarar sağlayacak bir kuruma bağışlanmalıdır. 15. Tıp Öğrencileri Birliği Derneği 15.1. Tıp Öğrencileri Birliği Derneği, TurkMSIC tarafından çalışmalarına yardımcı olmak amacıyla kurulmuş bir dernektir. Bu noktadan sonra Tıp Öğrencileri Birliği Derneği ne, dernek adı ile değinilecektir. 15.2. Dernek, TurkMSIC in her asil yerel kurulundan en fazla iki temsilcinin derneğe üye yapılmasıyla oluşur. Dernek Yönetim Kurulu üyeleri yerel kurullarının temsilcisi değildir. Dernekte hiçbir üyesi olmayan asil yerel kurul, yedek üyeliğe düşürülür ve ilgili uygulama yürürlüğe girer. 4
15.3. Dernek Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu, aynı zamanda TurkMSIC Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu dur. Bu kurullar Dernek Genel Kurul Toplantısı nda dernek tüzüğüne gore seçilir ve hem TurkMSIC hem de dernekte belirlenmiş görevlerden sorumludurlar. 15.4. TurkMSIC Tüzük ve İçtüzüğü ile Dernek tüzüğü arasında çelişki fark edilirse dernek tüzüğü esas alınır. 15.5. Yasa ve yönetmeliklere gore herhangi bir TurkMSIC faaliyeti için dernek olma önkoşulu ile karşılaşıldığında, TurkMSIC bu aktivitesini ilgili kurallara uyarak dernek aracılığıyla gerçekleştirir. Bunun dışında, bir üniversite topluluğunun hakları dahilinde yapabileceği her türlü faaliyet TurkMSIC bünyesinde yapılmaya çalışılacaktır. 15.6. Dernek Genel Kurul Toplantısı, TurkMSIC Ekim Toplantısı sırasında yapılmalıdır. 5
Bölüm 1 Genel Düzenlemeler 1.1. Kuruluşun Adı 1.1.1. Kuruluşun resmi adı Türk Tıp Öğrencileri Uluslararası Komitesi dir. 1.1.2. Bu kuruluşun kullanılan İngilizce adı Turkish Medical Students International Committee dir. 1.2.3. Kabul edilen tek kısaltma TurkMSIC dir. 1.2. Dil 1.2.1. TurkMSIC ın resmi dili Türkçe dir. 1.3. Statü 1.3.1. TurkMSIC, Birleşmiş Milletler tarafından tanınan IFMSA (International Federation of Medical Students Associations) in bir üyesidir ve Türkiye Cumhuriyeti Sağlık Bakanlığı tarafından bir Sivil Toplum Örgütü olarak resmen tanınmıştır. 1.3.2. TurkMSIC in statüsü, kar amacı gütmeyen kuruluştur. 1.4. Felsefesi 1.4.1. Felsefemiz, geleceğin hekimlerine, sağlık sorunlarına dair kapsamlı bir giriş sunmak, çalışmalarımız ve olanaklarımız yardımıyla, Türkiye nin ve dünyamızın sağlığını şekillendiren ulusal ve uluslararası eşitsizlikleri değiştirmekte istekli, kültürel olarak duyarlı tıp öğrencileri yaratmaktır. 1.5. Tüzük ve İçtüzük 1.5.1. TurkMSIC, kendi Tüzüğü ve İçtüzüğü doğrultusunda yönetilir. Bu tüzük ve içtüzük dernek tüzüğüne aykırı olamaz. 1.5.2. Tüzük, TurkMSIC in en yüksek kanunudur. Tüzük hiçbir zaman iptal edilemez. 1.5.3. İçtüzük, TurkMSIC in içişleyişini düzenler. 1.6. Sembol 1.6.1. TurkMSIC in sembolü, Hitit Güneşi içinde birbirine sarılmış iki yılan olarak belirlenmiştir. 1.6.2. TurkMSIC in sadece resmi sembolü kullanılabilir. Sembol üzerinde şekil değişiklikleri veya diğer eklemeler yapmak yasaktır. 1.6.3. Resmi sembol sadece Yerel Kurullar (YK) ve TurkMSIC Yöneticileri tarafından kullanılabilir. 1.7. Yayınlar 1.7.1. TurkMSIC adına basılan tüm yazılı araçlar (ilanlar, broşürler, kitapçıklar ve dış yazışmalar), dağıtımı yapılmadan önce Yönetim Kurulu tarafından onaylanmalıdır. 1.7.2. TurkMSIC in resmi belgeleri dışında tüm TurkMSIC yayınlarına reklam alınabilir. 1.7.3 TurkMSIC'in tüm yazılı yayınlarına alınacak olan reklamların en az bir Yönetim Kurulu üyesi tarafından onaylanması gerekir. 1.7.4. TurkMSIC in resmi kağıtları sadece TurkMSIC Yöneticileri tarafından kullanılabilir. 6
Bölüm 2 Üyeler 2.1. Genel 2.1.1. Yerel Kurul, TurkMSIC içerisinde kullanacağı bir isim önerir. Bu isim başka bir Yerel Kurul tarafından önerilemez. Yerel Kurul un isim değişikliği, Yerel Kurul un statüsündeki değişimi gösterir. 2.1.2. Bir Yerel Kurul, aşağıda düzenlemeler kısmında belirtilen yükümlülükleri yerine getirmediği zaman, Yönetim Kurulu, Genel Kurul un birinci toplu oturumundan önce Tüzük Denetleme Kurulu na bir rapor sunmalıdır. Rapor, Yerel Kurul un özellikle hangi yükümlülükleri yerine getirmediğini açıkça belirtmelidir. Raporu inceleyen Kurul, Yerel Kurul un üyelik durumunda değişiklik öneren raporunu sunar. 2.1.3. Bütün üyeler, Yerel Kurulu un Başkanı tarafından imzalanmış bir belgenin Genel Sekreterliğe ulaşmasından 6 ay sonra TurkMSIC den ayrılabilirler. Bu 6 ay içerisinde tüm borçlar temizlenmeli ve üyeler görevlerini tamamlamalıdır. 2.1.4. Asil, aday ve yedek üyeler, her mali yıl için belirlenen TurkMSIC Ulusal Fonuna aktarmakla yükümlü olduğu miktarı ödemelidir. 2.1.5. Sadece asil, aday ve yedek üyeler TurkMSIC çalışmalarına katılabilir. Diğerleri, TurkMSIC toplantılarında ve etkinliklerinde gözlemci olarak bulunabilirler. 2.1.6. TurkMSIC in Yerel Kurulu, TurkMSIC de asil, yedek veya aday üye olarak seçilmiş bir kuruluştur. 2.1.7. Bir Yerel Kurul, sadece kendi üyelerini temsil eder. Hiçbir tıp öğrencisi izni dışında bir Yerel Kurul tarafından temsil edilemez. 2.1.8. TurkMSIC tarafından kullanılan Yerel Kurul ismi, resmi amaçlar için IFMSA tarafından kullanılan isim ile aynıdır. Bu düzenleme, herhangi bir resmi TurkMSIC belgesi, Yerel Kurul tarafından kendi üniversitesinde kullanıldığı zaman geçerli değildir. 2.2. TurkMSIC Üyeliğinin Elde Edilmesi ve Korunmasına Dair Düzenlemeler 2.2.1. Asil üyelik, aday ve yedek üyelikler sadece Genel Kurul da alınabilir. 2.2.2. Aday veya yedek üyelik için başvuracak olan Yerel Kurullar, Nisan Toplantısı için bir ocaktan, Ekim Toplantısı için bir temmuzdan önce, Başkanı ve Genel Sekreteri tarafından imzalanmış resmi bir başvuru formu yollamalıdır. Posta damgası, başvuru tarihinin göstergesi olarak kabul edilir. Asil üyelik için başvuracak olan Yerel Kurullar, asil üyelerin kabulünün tartışıldığı Ekim veya Nisan Toplantısı ndaki toplu oturumdan önceki gece yarısına kadar Divana bir önerge sunmalıdırlar. 2.2.3. TurkMSIC Üyeliği için TurkMSIC Resmi Başvuru Formu şu bilgileri içermelidir: a) Kuruluş tarafından temsil edilen tıp öğrencilerinin sayısı, b) Eğer varsa, eski TurkMSIC üyeliklerine dair bilgi, 2.2.4. Aşağıdaki belgeler Türkçe olarak başvuru formuyla birlikte verilmelidir: a) Yerel Kurulun mevcut yapısına, çalışmalarına ve yöneticilerine dair kısa açıklama, b) Yerel Kurulun yöneticilerinin adres listesi, c) Motivasyon mektubu, d) Yerel Kurulun düzenlemelerinin bir kopyası. Düzenlemeler en azından, resmi ad, nitelik, ilkeler, amaçlar, üyelik yapısı, toplantı yapısı, Yönetim Kurulu yapısı ve işlevleri, çalışma grupları, yöneticiler, mali idare yöntemi, İçtüzük, kuruluşun dağılmasına ve üyelik koşullarına dair bilgileri içermelidir. 2.2.5. Başvuruda bulunan Yerel Kurul, istisnasız tüm üyelik koşullarını zamanında yerine getirmelidir. 7
2.2.6. Yönetim Kurulu, TurkMSIC üyeliği için başvuruda bulunan kuruluşların başvurularını gözden geçirip Genel Kurul a sunar. 2.2.7. Tıp öğrencileri, Türkiye Cumhuriyet inde Milli Eğitim Bakanlığı nca tanınan tıp fakültelerinde, tıp doktoru olmak üzere eğitim alan öğrencilerdir. 2.2.8. TurkMSIC in tüm üyeleri her zaman TurkMSIC Tüzük ve İçtüzüğüne uymalıdır. Üyelik statüsüne erişildiği zaman, bu durum yazılı bir anlaşmayla kabul edilir. Üyelerin bu kurala uymamaları durumunda Genel Kurul, üçte ikilik çoğunluğun oyuyla, söz konusu üyeliğin iptaline karar verebilir. 2.2.9. Yerel Kurulun ödemeleri gününde yapılmalıdır. İki yıl üst üste borçların ödenmemesi durumunda, üye, üyelik statüsünü kaybeder. Bir TurkMSIC üyeliğinin iptali durumunda, bütün borçlar ödenene kadar, üyeliğin iptalinden sonraki iki yıl içinde, o tıp fakültesinden hiçbir yerel kurul aday veya yedek üyelik için başvuramaz. 2.3. Asil Üyelik Statüsünün Elde Edilmesi ve Korunmasına Dair Düzenlemeler 2.3.1. Sadece tıp öğrencileri tarafından kurulmuş Yerel Kurullar, TurkMSIC in asil üyesi olabilirler. 2.3.2. Asil üyelik statüsü elde etmek ve korumak için, tüm Yerel Kurullar şu koşulları yerine getirmelidir: a) Üye veya üye olmayan Yerel Kurullar, Milli Eğitim Bakanlığı tarafından tanınan tıp fakültelerini temsil etmelidir. b) Sadece bir tıp fakültesini temsil etmelidir. c) Komiteye üyelik, Yerel Kuruldaki tüm tıp öğrencilerine açıktır. d)yerel Kurulun bir yıldır aday veya yedek üye olmuş olması ve bu süre zarfında çalışmalarını Genel Kurul a sunmuş olması gerekmektedir. 2.3.3. Bir tıp fakültesini, TurkMSIC de sadece bir asil üye temsil eder. 2.4. Aday Üyelik Statüsünün Elde Edilmesi ve Korunması İçin Düzenlemeler 2.4.1. Sadece tıp öğrencileri tarafından kurulmuş yerel kurullar, TurkMSIC aday üyesi olabilir. 2.4.2. Aday üyelik statüsü elde etmek ve korumak için, tüm Yerel Kurullar şu koşulları yerine getirmelidir: a) Üye veya üye olmayan Yerel Kurullar, Milli Eğitim Bakanlığı tarafından tanınan tıp fakültelerini temsil etmelidir. b) Sadece bir tıp fakültesini temsil etmelidir. c) Komiteye üyelik, Yerel Kuruldaki tüm tıp öğrencilerine açıktır. 2.4.3. Bir aday üye, statüsünü en fazla iki buçuk yıl devam ettirebilir. 2.4.4. Bir aday üye iki buçuk yıl boyunca asil üyelik için başvurmaz veya seçilmez ise, üyelik statüsünü kaybeder. 2.4.5. Teknik sorunlar yüzünden, bir aday üye, asil üyelik şartlarını yerine getirmezse, yedek üye olabilirler. 2.4.6. Aday üyelerin Genel Kurul Toplantıları nda önerge sunma ve konuşma hakları vardır fakat oy verme veya destekleme hakları yoktur. 2.4.7. Aday üyelerin delegeleri, Yönetim Kurulu, Denetim Kurulu veya Alt Komite Direktörlüğü görevlerine seçilemezler. 2.4.8. Aday üyeler, tüm Genel Kurul Toplantıları nın birinci toplu oturumundan önce aşağıdaki belgeleri Tüzük Denetleme Kurulu na sunmalıdır: a) Delegelerin isimlerini ve görevlerini belirten doldurulmuş bir TBK (Teknik Bilgiler Kartı) (aday üye o Genel Kurul Toplantısı nda mevcut ise), b) Nisan Toplantısı için bir marttan, Ekim Toplantısı için ise bir eylülden sonra www.turkmsic.org adresindeki bilgilerin güncellenmiş olması. (Tüm Yerel Kulların 8
yöneticilerinin ad ve adresleri, Yönetim Kurulu tarafından istenilen, Yerel Kurula ait iletişim bilgileri ve istatistiksel detaylar) c) Yazılı bir Yerel Kurul raporu. Bu rapor, Nisan Toplantısı için tercihen bir martta, Ekim Toplantısı için ise bir eylülde teslim edilmelidir. Fakat rapor, Genel Kurul Toplantısı nın birinci toplu oturumundan önce Tüzük Denetleme Kurulu na da verilebilir. Belirtilen belgeleri sunmaları durumunda, aday üyeler o Genel Kurul Toplantısında, asil üyelik için başvurabilirler. 2.5. Yedek Üyelik Statüsünün Elde Edilmesi ve Korunmasına Dair Düzenlemeler 2.5.1. Sadece tıp öğrencileri tarafından kurulmuş Yerel Kurullar, yedek üye olabilirler. 2.5.2. Yedek üyelik tüm tıp öğrencileri Yerel Kurullarına açıktır. Bir tıp fakültesinden sadece bir Yerel Kurul yedek üye olabilir. 2.5.3. Yedek üyelerin önerge sunma ve konuşma hakları vardır fakat oy verme ve destekleme hakları yoktur. 2.5.4. Yedek üyelerin delegeleri Tüzük Denetleme Kurulu na seçilebilirler. 2.5.5. Yedek üyelerin, tüm Genel Kurul Toplantıları nın birinci toplu oturumundan önce Tüzük Denetleme Kurulu na aşağıdaki belgeleri sunmaları gerekmektedir: a) Delegelerin isimlerini ve görevlerini belirten doldurulmuş bir TBK (aday üye o Genel Kurul Toplantısı nda mevcut ise), b) Nisan Toplantısı için bir marttan, Ekim Toplantısı için ise bir eylülden sonra www.turkmsic.org adresindeki bilgilerin güncellenmiş olması. (Tüm Yerel Kurul yöneticilerinin ad ve adresleri, Yönetim Kurulu tarafından istenilen, Yerel Kurula ait iletişim bilgileri ve istatistiksel detaylar) c) Yazılı bir Yerel Kurul raporu. Bu rapor, Nisan Toplantısı için tercihen bir martta, Ekim Toplantısı için ise bir eylülde teslim edilmelidir. Fakat rapor, Genel Kurul Toplantısı nın birinci toplu oturumundan önce Tüzük Denetleme Kurulu na da verilebilir. Yerel Kurullar, belirtilen belgeleri 3 ardışık Genel Kurul Toplantısı nda sunmamaları durumunda, yedek üye, üyelik statüsünü kaybeder ve bir yıl süreyle tekrar başvuruda bulunamaz 2.6. Onur Üyeliği 2.6.1. Sadece kişiler Onur Üyesi olabilirler. 2.6.2. Onur Üyeleri, Genel Kurul tarafından Ekim Toplantısı nda seçilir. Bu ünvan, TurkMSIC ın başarılarına ve amaçlarına büyük katkılarda bulunmuş kişilere verilir. Bir kişinin Onur Üyesi seçilmesi için öncelikle bir önerge verilir. Oylama yapılır, aday mutlak çoğunlukla seçilir. 2.6.3. Onur Üyeliği için adaylık başvurusu bir temmuzdan önce Genel Sekreter e ulaşmış ve tüm asil üyelere bir ağustosdan önce gönderilmiş olmalıdır. Önerge şunları içerir: a) Önerge, b) Teknik Bilgi Kartı, c) Onur Üyeliği adayını desteklediklerini duyuran, en az beş asil ve/veya yedek üye tarafından imzalanmış ve Yerel Kurul Başkanları tarafından damgalanmış bir dilekçe. 2.6.4. Tıp öğrencileri Onur Üyesi seçilemezler. Sadece mezun olmuş tıp fakültesi öğrencileri onursal üye olabilirler. 2.6.5. Onur Üyeleri, o yılın bir temmuzundan önce TurkMSIC Onur Üyeliği Teknik Bilgi Kartlarını Genel Sekretere ulaştırmaları durumunda, tüm TurkMSIC toplantılarına ve faaliyetlerine davet edilirler. 2.6.6. Kişinin TurkMSIC Tüzük ve İçtüzük maddelerini ihlal etmesi veya TurkMSIC e ciddi zarar vermesi durumunda, Genel Kurul kişinin Onur Üyeliği ünvanını geri alabilir. Bu karar üçte ikilik çoğunluk tarafından verilir. 9
2.6.7. Onur Üyelerinin isimleri ek olarak TurkMSIC Tüzük ve İçtüzüğüne eklenmelidir. Listeyi güncellemek Genel Sekreterin görevidir. 10
Bölüm 3 Toplantı Prosedürleri 3.1. Genel 3.1.1. TurkMSIC toplantıları, Genel Kurul Toplantıları nın oturumlarıdır. 3.1.2. Yeterli çoğunluk. Oy hakkı olan tüm asil üyelerin üçte biri yeterli çoğunluğu oluşturur. 3.1.3. Dil. Genel Kurul Toplantıları nda resmi iletişim dili Türkçe dir. 3.1.4. TurkMSIC resmi toplantılarında sigara veya alkollü içecekler içmek yasaktır. 3.1.5. Aralar. Her dört saatlik çalışma periyodunda yarımşar saatlik üç ara olacaktır. 3.1.6. Erteleme. Divan Başkanı, toplantının ertelenmesine karar verebilir. Divanın toplantıyı yönetmemesi durumunda, herhangi bir delege önerge ile toplantının ertelenmesini önerebilir. 3.1.7. Delege, Yerel Kurul tarafından Genel Kurul Toplantısı ndaki parlamenter hakkını kullanmak amacıyla temsilci olarak seçilmiş kişidir. 3.2. Katılımcılar ve Gözlemciler 3.2.1. Kayıt. Tüm katılımcıların ve gözlemcilerin referans mektubu doldurarak Tüzük Denetleme Kurulu na kaydolmaları gerekmektedir. Bu form birinci toplu oturumdan önce Kurula verilmelidir. Kayıt yaptırmayan delegeler toplu oturumlara katılamazlar. 3.2.2. Genel Kurul Toplantıları nın katılımcıları şunlardır: a) Asil üye yerel kurullarının delegeleri, b) Yedek üye yerel kurullarının delegeleri, c) Aday üye yerel kurullarının delegeleri, d) TurkMSIC Yöneticileri, e) Onur Üyeleri, f) Genel Kurul Toplantısı nın Divan Başkanı, g) Tüzük Denetleme Kurulu üyeleri, h) Mali Komite üyeleri, i) Organizasyon Komitesi üyeleri ve Genel Kurul Toplantısı çalışanları. 3.2.3. Genel Kurul Toplantıları nın gözlemcileri şunlardır: a) Herhangi bir tıp öğrencisi, b) Davetliler, c) Resmi ilişki içerisinde bulunan bir kuruluşun delegeleri, d) Dış danışmanlar. 3.2.3 a da bahsedilen kişilerin katılımı, Genel Kurul Toplantısı Organizasyon Komitesi ve TurkMSIC Yönetim Kurulu tarafından onaylanmalıdır. 3.2.3 b, c ve d de bahsedilen kişilerin katılımı TurkMSIC Yönetim Kurulu tarafından onaylanmalıdır. 3.2.4. Konuşma hakkı. Tüm katılımcıların ve gözlemcilerin Genel Kurul Toplantıları süresince konuşma hakları mevcuttur. 3.2.5. Teklif sunma hakkı. Sadece katılımcıların Genel Kurul Toplantısı sırasında teklif sunma hakları vardır. 3.3. Divan 3.3.1. Divan Başkanı seçilene kadar; Yönetim Kurulu nun Genel Kurul Toplantısı na Başkanlık etme hakkı vardır. 3.3.2. Divan, Başkan, Başkan Yardımcısı, Sekreter, Sekreter Asistanları ve Seçim Görevlilerinden oluşur. 3.3.3. Divan Başkanın ve Divan Başkan Yardımcısının daha önce en az bir Genel Kurul Toplantısı nda bulunmuş olması gerekmektedir. 3.3.4. Divan Başkan ve Divan Başkan Yardımcısı, daha önceki Genel Kurul Toplantıları nda, oy hakkı olan ve orada bulunan asil üyeler tarafından, açılış oturumunda seçilecektir. 11
3.3.5. Divan Başkanı, toplantının idaresinden, yöntem, düzen, ehliyet ve ilgililik gibi konularda yorum yapma ve karar verme gibi konulardan sorumludur. 3.3.6. Divan, Yerel Kurulları, toplu oturumda sunulacak önergeler hakkında, Genel Kurul toplu oturumu başlamadan en az iki saat önce bilgilendirmelidir. 3.3.7. Divan Başkan Yardımcısı, çalışmalarında Divan Başkanına yardımcı olmalıdır. Divan Başkan Yardımcısı aşağıdaki durumlarda toplantının idaresini devralır: a) Divan Başkanı tarafından talep edildiğinde, b) Divan Başkanı, oturumu başlatmak için toplantı yerinde olmadığında, c) Divan Başkanın tartışılan konuyla ilgisi bulunduğunda, d) Divan Başkanın aday olduğu seçimler sırasında, e) Divan Başkanın güvensizlik oyu yla görevden alınmasıyla. 3.3.8. Divan Başkanı ve Başkan Yardımcısının oturumun açılış saatinden 15 dakika sonra hala toplantıya gelmemiş olmaları durumunda, asil üye kuruluşlar aralarında geçici bir Divan Başkanı seçerler. Geçici Başkan, Divan Başkanı gelene kadar toplantıyı yönetir. 3.3.9. Divan Başkanın aldığı bir kararın iptali, Divan Başkanın kararının iptali ne dair bir önergenin geçirilmesiyle mümkün olur. Önerge geçtiğinde, Divan Başkanı kararını geri almak durumundadır. 3.3.10. Divan Başkanın görevden alınması için Divan Başkanına güvensizlik önergesinin geçirilmesi gerekmektedir. Önerge geçtiğinde Başkan hemen Başkanlığı terk eder. Bu durumda Divan Başkan Yardımcısı, Divan Başkan olur ve yeni bir Divan Başkan Yardımcısı seçmek gerekir. 3.3.11. Sekreter. Divan Başkanı, oturum için sekreteri ve sekreter asistanları tutabilir. Sekreterler toplantıyı kaydederler. 3.3.12. Seçim Görevlileri. Önceki oturumlarda oy verme hakkı olan asil üyeler iki seçim görevlisi seçerler. Seçim görevlileri tercihen gözlemciler olmalıdırlar. Oyların dağıtımı ve toplanmasını ve sayılmasını sağlayarak oylamada yardımcı olurlar. 3.4. Tüzük Denetleme Kurulu 3.4.1. Tüzük Denetleme Kurulu, TurkMSIC Tüzük ve İçtüzüğünün uygulanmasıyla ilgili tüm konularda asıl danışma merciidir. TurkMSIC Tüzük ve İçtüzüğün yorumlanmasıyla ilgili konularda çıkabilecek anlaşmazlıklarda, son karar verme merciidir. 3.4.2.Tüzük Denetleme Kurulu üç üyeden oluşur. Bu kişilerin, önceki Genel Kurul Toplantıları nda oy hakkı olan Yerel Kurullardan olmaları veya İçtüzüğün 2.5.5. maddesinde belirtilen koşullara uyan yedek üye yerel kurullarının delegeleri olmaları gerekmektedir. Onur Üyeleri ve Denetim Kurulu üyeleri Tüzük Denetleme Kurulu üyeliklerine seçilebilir fakat bu kişilerin birden fazla olmamaları gerekmektedir. 3.4.3. Görevler. Tüzük Denetleme Kurulu nun görevleri: a) Yerel Kurulların üyelik durumlarını gözden geçirmek, b) Statü değişikliği için başvuran Yerel Kurulların başvurularını incelemek, c) İçtüzük maddelerine göre, Genel Kurul Toplantısı nda oy verecekleri belirlemek, d) Sunulan önerge ve tekliflerin Tüzük ve İçtüzüğe uygun olup olmadığını denetler. Tüzük ve İçtüzüğe aykırı olan önerge ve teklifler hemen reddedilir ve tartışılmaz. e) Tüzük ve İçtüzüğün yorumlanması konusunda çıkan anlaşmazlıklarda son kararı verir. 3.4.5. Rapor. Tüzük Denetleme Kurulu, her Genel Kurul Toplantısı nın birinci toplu oturumunun başında ve sonuncu toplu oturumda, yazılı bir rapor sunmak durumundadır. Raporda kurulun aldığı tüm kararlara değinilmelidir. Bu rapor tüm mevcut Yerel Kurulların üyelik durumlarını belirtmelidir. Bu rapor Genel Kurul tarafından kabul edilir. 3.4.6. Tüzük Denetleme Kurulu nun aldığı bir kararın iptali için Tüzük Denetleme Kurulu nun Kararının İptali ne dair bir önergenin geçirilmesi gerekmektedir. Önerge geçtiğinde, kurul kararı iptal olur. Eğer bu önerge, Tüzük Denetleme Kurulu nun reddettiği 12
bir teklif hakkındaysa, teklif tekrar gözden geçirilebilir ancak Tüzük Denetleme Kurulu nun onayladığı bir önergeyse, önerge düşecek ve tekrar tartışılmayacaktır. 3.5. Oy Hakkı 3.5.1. TurkMSIC e 10 Euro dan daha fazla borcu olmayan tüm asil üyelerin, Genel Kurul Toplantıları nda oy kullanma hakkı mevcuttur. 3.5.2. Oy hakkı olan her asil üye, oylama sırasında bir oy kullanabilir. 3.5.3.Genel Kurul Toplantısı nda oy hakkı elde etmek için Yerel Kurullar şunları yapmalıdırlar: a) Genel Kurul un birinci toplu oturumundan iki saat önce Tüzük Denetleme Kurulu na doldurulmuş bir referans mektubu teslim edilmeli. Referans Mektubu, Yerel Kurulun tüm delegelerinin isimlerini ve görevlerini belirtmeli, ve delegasyonun başı tarafından imzalanmış ve Yerel Kurulun resmi damgası ile damgalanmış olmalıdır. Bu, Genel Kurul Toplantısı nda temsil edilmeyecek Yerel Kurullar için geçerli değildir. b) Nisan Toplantısı için 1 marttan, Ekim Toplantısı için ise 1 eylülden sonra www.turkmsic.org adresindeki bilgilerin güncellenmiş olması (Tüm Yerel Kurul yöneticilerinin ad ve adresleri, Yönetim Kurulu tarafından istenilen,yerel Kurula ait iletişim bilgileri ve istatistiksel detaylar). Genel Sekreter, birinci toplu oturumdan iki saat önce hala bilgilerini güncellememiş Yerel Kurulların bir listesini Tüzük Denetleme Kurulu na iletir. www.turkmsic.org da teknik aksaklıklar olması durumunda, elden hazırlanmış bir Teknik Bilgiler Kartı, birinci toplu oturumdan en az iki saat önce Tüzük Denetleme Kurulu na verilmelidir. c) Nisan Toplantısı için 1 marttan, Ekim Toplantısı için ise 1 eylülden önce bir Yerel Kurul raporu teslim edilmesi gerekmektedir. Eğer rapor bu tarihlerden önce teslim edilecekse, Genel Sekretere e-mail ile veya posta ile iletilebilir. Ancak Yerel Kurul raporu, Genel Kurul Toplantısı nın birinci toplu oturumundan Tüzük Denetleme Kurulu na da teslim edilebilir. Bu bilgiler doğrultusunda Tüzük Denetleme Kurulu, oy kullanma hakkını kullanabilecek asil üyelerin bir listesini çıkaracaktır. 3.5.4. Doldurulmuş referans mektuplarını teslim etmeyen veya www.turkmsic.org adresindeki bilgilerini güncellemeyen asil üyeler, referans mektuplarını Tüzük Denetleme Kurulu na teslim etmeleri ve www.turkmsic.org adresindeki bilgilerini güncellemeleri durumunda oy haklarını geri alabilirler. Bu durumda, sadece toplantının geri kalanı için oy haklarını kullanabilirler. 3.5.3. maddede belirtildiği gibi Yerel Kurul raporlarını teslim etmeyen tüm asil üye kuruluşlar, oy haklarını Genel Kurul Toplantısı nın tamamı için kaybederler. Genel Sekreter, her toplu oturumdan önce Tüzük Denetleme Kurulu na, bilgilerini güncellemiş olan ülkelerin listesini sunmakla görevlidir. 3.5.5. Tüzük Denetleme Kurulu nun raporunun kabulüne kadar, sadece geçmiş Genel Kurul Toplantıları nda oy hakkına sahip olmuş olan üyeler oy kullanabilecektirler. 3.6. Yoklama ve Oy Kartları 3.6.1. Her oturumun başlangıcından önce, Divan yoklama almalıdır. Oy hakkı olan delegelerin mevcudiyeti bu şekilde saptanır. Mevcut olan delegasyonlara resmi oy kartları dağıtılacaktır. Yoklamanın sonucu kaydedilir. 3.6.2. Bir delegasyonun oturuma sonradan katılması veya oturumdan ayrılması durumunda, durumu, oy kartını alacak ya da verecek olan Divana bildirmelidir. Toplu oturumun sonunda, delegasyonlar oy kartlarını Divana geri vermelidirler. 3.6.3. Resmi oy kartları kuşe kağıda basılmalı, üzerinde delegasyonun adı ve temsil ettiği şehrin ismi bulunmalıdır. 3.6.4. Oturumu oy kartını Divana teslim etmeden terk eden Yerel Kurullar, Genel Kurul un sonuna kadar oy haklarını kaybederler 13
3.7. Önerge ve Tartışmalar 3.7.1. Referans Mektubunda adı geçen Yerel Kurul katılımcıları, delegasyon adına konuşma hakkına sahiptir. 3.7.2. Bir konu tartışılmadan önce bir önergenin sunulması gerekmektedir. Önerge, önergenin tartışılacağı oturumun başlangıç tarihinden önceki gece yarısına kadar Divana elden veya e-mail yoluyla iletilmelidir. Bu, önerge teslimi için son tarihtir. 3.7.3. Tüm önergeler ve alternatif önergeler, Tüzük ve İçtüzüğe aykırı olmadıklarından emin olunması amacıyla Tüzük Denetleme Kurulu nca değerlendirilir. Aykırı bir durum olduğunun saptanması durumunda, önerge hemen iptal edilir. 3.7.4. Sunulan bir önergenin ne zaman tartışılacağına Divan karar verir. Divan Başkanı tartışmaları yönlendirme ve tartışmanın ne kadar süreceğine karar verme yetkisine sahiptir. 3.7.5. Bir önerge sunulması durumunda, Divan önergeyi okur. Önerge sahibi, önergenin amacını kısaca açıklayabilir. 3.7.6. Tüm önergelerin ve alternatif önergelerin bir destekleyicisi olmalıdır. Önerge sahibi dışında tüm asil üye Yerel Kurullar, bir önergeyi destekleyebilir. Önergede hiçbir destekleyici belirtilmemişse, önerge sahibi önergeyi açıkladıktan sonra, Divan, destekleyici olup olmadığını sorar. Destekleyici bulunmazsa önerge düşer. 3.7.7. Divan önerge sahibine soru olup olmadığını sormalıdır. Soru olması durumunda, Divan konuşmacıların listesini çıkarır ve önerge tartışmaya açılır. Tartışma kapanmadan önce son söz hakkı, önerge sahibinindir. 3.7.8. Tartışma sırasında konuşmacılar Divana hitap eder. Konuşmacının kürsüye çıkmasına Divan karar verir. 3.7.9. Bir önergenin veya alternatif önergenin geri çekilmesi sadece önerge sahibi ve destekleyicilerin izni ile gerçekleşebilir. Sadece önerge sahibinin çekilmesi durumunda, destekleyici otomatik olarak önerge sahibi olur. Ve bu durumda bir başka destekleyici bulunması gerekir. Önerge sahibinin ve destekleyicinin aynı anda geri çekilmesi durumunda önerge veya alternatif önerge düşer. Alternatif önerge için bir destekleyici bulunması durumunda, alternatif önerge, asıl önerge düşmüş olsa bile, geçerliliğini sürdürür. Tartışmalar kapandıktan ve Divan oylamaya geçtikten sonra önerge geri çekilemez. 3.7.10. Tartışma kapandıktan sonra, Divan değişiklik önerilerini dinler. Değişiklik önerisi sunulması için bir son tarih yoktur. Değişiklik önergesi sunulması durumunda, önerge sahibi önerisini kısaca açıklayabilir. a) Bundan sonra, asıl önerge sahibine, değişiklik önerisini kabul edip etmediği sorulur. Önerge sahibinin değişikliği kabul etmesi durumunda, değişiklik asıl önergeye eklenir. Asıl önerge sahibinin değişikliği kabul etmemesi durumda, önerge otomatik olarak bir alternatif önerge olur ve bu durumda bir destekleyiciye ihtiyaç duyulur. Destekleyicinin bulunması durumunda alternatif önerge, asıl önergenin düşmesi durumunda bile geçerliliğini sürdürür. b) Asıl önerge sahibinin değişikliği kabul etmesi durumunda, destekleyiciye değişikliği kabul edip etmediği sorulur. Destekleyicinin değişikliği kabul etmemesi durumunda, ikinci bir destekleyici bulunmalıdır. c) Bu noktadan sonra, Divan soru olup olmadığını sorar. Sorular varsa, Divan konuşmacıları listeler ve değiştirilmiş önerge tartışmaya açılır. Tartışma kapanmadan önce son konuşma hakkı, asıl önerge sahibine aittir. 3.7.11. Başka değişiklik önergesi olmaması durumunda, Divan Başkanı önergeye herhangi bir direkt negatif olup olmadığını sorar. Hiçbir delegasyondan direkt negatif gelmemesi durumunda, önerge muhalefet olmaksızın geçer. 3.7.12. Direkt negatif olması durumunda, Divan Başkanı alternatif önerge sunumu ister. Bu durumda önergeler için geçerli olan son tarihlere uymaksızın önerge sunulabilir. Tartışmalar 14
başlamadan önce, böyle bir alternatif önergenin sahibi konuşma hakkına sahiptir. Alternatif önergenin bir destekleyiciye ihtiyacı vardır. 3.7.13. Tartışmalar kapandıktan sonra, önergeler geri çekilemez. 3.7.14. Divan Başkanı, önergenin ve alternatif önergenin oylanmasını başlatır. 3.7.15. Bir önergenin geçmesi için: a) Hiçbir delegasyonun direkt negatif vermemesi, b) Oyların salt çoğunluğunu alması, c) Alternatif önerge olması durumunda, oyların nispi çoğunluğunu alması, 3.7.16 Bir önergenin desteklenmemesi veya oylamada kaybetmesi durumunda, Bir önergenin tekrar tartışmaya açılması için Usul Dilekçesi verilmediği taktirde, tekrar tartışmaya açılamaz. 3.8. Tüzüğe Aykırı Davranışa İtiraz 3.8.1. Tüzüğe aykırı davranışa itiraz, Tüzük, İçtüzük ve politik ilkelerin yorumlanmasına itirazı dile getirir. 3.8.2. Tüzüğe aykırı davranışa yapılan bir itiraz, Divana iletilecek tüm konulardan önce gelir ve Divan hemen itirazı yapacak delegeye söz vermelidir. 3.8.3. Herhangi bir delegenin bu itirazı yukarıda açıklanan sorun dışında başka bir amaçla kullanması durumunda, delege Divan Başkanı tarafından konuya dönmesi için uyarılır. Bir delegenin Genel Kurul Toplantısı süresince üç kere böyle bir uyarı alması durumunda, o delege Genel Kurul Toplantısı nın geri kalanı boyunca Tüzüğe aykırı davranışa itiraz etme hakkını kaybeder. 3.9. Bilgi Sunumu 3.9.1. Birine bilgi sunumu yapmak, mevcut konuşmacıya veya toplantının bütününe yarar sağlayacak önemde ve konuyla ilintili olan kısa bir bilgiyi sunmaktır. Kişisel görüş bildiriminde bulunmak için kullanılamaz. 3.9.2. Birinden bilgi sunumu almak, tartışılan konuyla alakalı olarak mevcut konuşmacıya veya toplantının bütününe kısa bir soru yöneltmektir. 3.9.3. Bir kişi konuşurken bilgi sunumu yapılmak istendiğinde, Divan Başkanı konuşmacıya bilgi sunumunu kabul edip etmediğini sorar. Konuşmacının reddetmesi durumunda, Divan Başkanı, bilgi sunumunu, konuşmacı konuşmasını bitirir bitirmez yapar. 3.9.4. Herhangi bir delegenin bilgi sunumu hakkını konuyla alakası olmayan konularda kullanması durumunda, Divan Başkanı tarafından konuya dönmesi için uyarılır. Bir delegenin Genel Kurul Toplantısı süresince üç kere böyle bir uyarı alması durumunda, o delege Genel Kurul Toplantısı nın geri kalanı boyunca bilgi sunumunda bulunma hakkını kaybeder. 3.10. Usul Dilekçesi 3.10.1. Usul Dilekçesi sunumu, Tüzüğe aykırı davranışa itirazlardan sonra, Divana sunulan tüm gündem maddelerinden önce gelmektedir, fakat konuşmakta olan bir konuşmacıyı veya oylamayı bölme hakkı yoktur. 3.10.2. Usul Dilekçesi, bir oturum süresince herhangi bir zamanda sunulabilir. Usul Dilekçesi sunumu durumunda, dilekçe sahibinin yapacağı kısa bir açıklamadan sonra, Divan Başkanı destekleyici olup olmadığını sorar. Dilekçenin desteklenmesi durumunda, Divan Başkanı dilekçeyi hemen oylamaya sunar. 3.10.3. Usul Dilekçesinin kabulü için üçte ikilik çoğunluğun sağlanması gerekmektedir. 3.10.4. Usul Dilekçesinin kabulü durumunda, dilekçe içeriği hemen yürürlüğe konur. 3.10.5. Usul Dilekçesi içeriği aşağıdaki konular hakkında olabilir: a) Gündem değişiklikleri için, b) Toplantının ertelenmesi için, 15
c) Oturumun oylamaya geçmesi için, d) Oturumun bir sonraki gündem maddesine geçmesi için, e) Mevcut önergenin ertelenmesi için, f) Bir önergenin tekrar tartışmaya açılması için, g) Konuşmacıların listesinin tekrar açılması için, h) Gayrı resmi bir oylama yapılması isteğiyle, i) Seçim adaylarının, oylama öncesi tartışmalar süresince salon dışında bulunması isteğiyle, j) Bir İçtüzük maddesinin, Genel Kurul Toplantısı sonuna kadar veya Genel Kurul tarafından yeniden yürürlüğe konulana kadar askıya alınması için, k) Askıya alınmış bir İçtüzük maddesinin yeniden yürürlüğe konması amacıyla, l) Tartışmanın bir kısmının kayıtlardan çıkarılması isteğiyle, m) Divan Başkanın kararının iptali için, n) Divana güvensizlik için, o) Tüzük Denetleme Kurulu nun kararının iptali için, p) Gözlemcilerin oturumu terk etmesi isteğiyle. 3.11. Oylama 3.11.1. Tüzük ve İçtüzükte başka bir uygulama belirtilmediyse, kararlar, tek bir önerge için salt çoğunlukla, birkaç önerge için nispi çoğunluk ile alınır. 3.11.2. Çoğunluk kavramı şu şekillerde tanımlanır: a) Salt Çoğunluk: Kabul oylarının sayısı ret oylarından fazla. Çekimser oylar sayılmaz. b) Mutlak çoğunluk: Tüm oyların %50 den fazlasının kabul oyu olması. Çekimser oylar sayılır. c) Nispi Çoğunluk: En fazla oyu alan önerge geçer. Çekimser oylar sayılmaz. Bütün önergeler için ret oylarının kabul oylarından daha fazla olması durumunda, bütün önergeler düşer. d) Üçte ikilik Çoğunluk: Kabul oylarının ret oylarının en az iki katı olması. Çekimser oylar sayılmaz. 3.11.3. Oylama ad okuyarak yapılır. Divan oy hakkı olan tüm delegasyonlara oylarını sorar. Sorulduğu zaman, delegasyon oy kartını belirgin biçimde yukarı kaldırmalı ve oyunu belirtmelidir. 3.11.4. Seçimler sırasında oylama oy pusulası ile yapılır (Divanın, Tüzük Denetleme Kurulunun ve Mali Komitenin seçimi dışında). Oy hakkı olan bir tam üyenin önermesi durumunda, bu seçimlerde de oy pusulası ile oy kullanma yapılabilir. 3.11.5 Oy pusulası ile oylama, pusulanın üzerine oyunu belirtmekle yapılır. Oy pusulasının Divan veya bir Yönetim Kurulu üyesi tarafından imzalanması gerekmektedir. Divan ve Seçim Görevlileri oy hakkı olan delegasyonlara pusulaları dağıtacaktır. Delegasyonlar, oyunu pusulada belirttikten sonra Divana geri vermelidirler. Divan ve Seçim Görevlileri oyları sayarlar. Oy pusulası ile oylama başlamadan önce tüm gözlemciler (Sekreterler ve Seçim Görevlileri dışında) salondan çıkarılmalıdırlar. Oy pusulası ile oylama süresince toplantı salonunun kapıları kapalı tutulacak ve kimsenin içeriye girmesine veya çıkmasına izin verilmeyecektir. Tüm oylar sayılıp sonuçlar açıklandıktan sonra kapılar tekrar açılacak ve gözlemciler salona alınacaktırlar. 3.11.6. Oy pusulaları çekimser oy ve diğer tüm seçeneklere ret oyu için birer seçenek içermelidir. 3.11.7. Tüm oy pusulaları, seçimlerden sonra iki yıl süreyle arşivlenmelidir. 3.11.8. Şüpheli bir durum veya bir yanlışlık durumunda, Divan oylamanın yeniden yapılmasını önerir. 3.11.9. Genel Kurul Toplantısı na katılamamış olan asil üyeler, Tüzük değişiklikleri ve TurkMSIC in dağılması konularında vekaletle oy kullanabilirler. Bir asil üyenin oy hakkını başka bir asil üyeye devredebilmesi için, vekalet vereceği asil üyeye ve Genel Sekretere, imzalı ve Yerel Kurul Başkanı tarafından damgalanmış bir mektup yazarak bu kararlarını 16
açıkça ifade etmeleri gerekmektedir. İki asil üyenin de oy hakkına sahip olması gerekmektedir. Bir asil üye en fazla iki asil üye için oy verme hakkına sahiptir. Madde 3.11.10 internet üzerinden oylama yapılması için prosedür; a) Yönetim Kurulu, Genel Kurul Toplantısında oylanmasını bekleyemeyecek kadar önemli olduğuna inandığı konularda (Tüzük ve İçtüzük değişikliği, Dağılma ve kapalı oylama gerektiren durumlar dışında) internet üzerinden oylama kararı alabilir. Bu karar için Yönetim Kurulu üyelerinin hepsinin onay vermesi gerekmektedir. b) Oylama turkmsic_private@yahoogroups.com üzerinden açık oylama usuluyle yapılır. Oylama 10 gün sürer. Oy hakkı olan Yerel Kurullar, önceki Genel Kurul Toplantısında oy hakkı olanlardır. Kararın geçerli olabilmesi için oy hakkı olan Yerel Kurul sayısının en az 1/3 ü oy kullanmalı ve salt çoğunluk kabul vermelidir. Oylama tamamlandıktan sonra Yerel Kurulların1/3 ünden daha az sayıda oy kullanılması durumunda o konuyla ilgili karar Yönetim Kuruluna aittir. c) İnternet üzerinden oylama yapılması dolayısıyla kayıtlarının Genel Sekreterliğe ulaştırlması Yönetim Kurulunun sorumluluğundadır 3.12. Seçimler 3.12.1. Genel Kurul Toplantısı için ev sahibi seçimleri iki Genel Kurul Toplantısında da yapılır. TurkMSIC Yöneticilerinin seçimleri ise sadece Ekim Toplantısı nda yapılır. 3.12.2. Adaylıkların, seçimlerden en az iki gün önce teslim edilmiş olması gerekmektedir. Aday listesi belirtilen tarihte gece yarısı kapatılacaktır. Bkz. 4.2.2., ve 11.2.2. Adaylar gerekli belgeleri Divana teslim ederek başvuruda bulunacaktırlar. Adaylıklar tüm Yerel Kurullara duyurulacaktır. Adaylar motivasyon mektuplarını tüm delegasyonlara iletmek durumundadır. 3.12.3. Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu adayları dernek üyesi olarak, dernekte seçime girmelidirler. 3.12.4. Genel Sekreter, Onur Üyelikleri ve Yerel Kurul projeleri için adaylık başvurusunda bulunanların listesini Nisan Toplantısı için 1 şubat, Ekim Toplantısı için 1 ağustos önce tüm delegasyonlara dağıtmalıdır. Genel Kurul Toplantıları için ev sahibi adaylarını Nisan Toplantısı için 1 Eylül, Ekim Toplantısı için 1 Marttan önce tüm delegasyonlara dağıtmalıdır. 3.12.5. Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu dernekte seçilir. 3.12.6. Bir aday bir yılda sadece bir mevki için adaylığını sunabilir. 3.12.7. TurkMSIC Yönetici adaylarının şu belgeleri tamamlaması gerekmektedir: a) Yerel Kurulunun Başkanı veya delegasyonun başı tarafından imzalanmış, damgalanmış ve doldurulmuş bir adaylık başvurusu, b) Yöneticiler için doldurulmuş bir Teknik Bilgiler Kartı, c) Motivasyon mektubu, d) Özgeçmiş, e) Yayınlarda kullanmak için bir vesikalık fotoğrafı, 3.12.8. Genel Kurul Toplantıları için ev sahibi olmak isteyen adaylar şunları yapmalıdırlar: a) Yerel Kurulun Başkanı veya delegasyonun başı tarafından imzalanmış, damgalanmış ve doldurulmuş bir adaylık başvurusu, b) Motivasyon mektubu, c) Toplantı olanaklarının detaylı açıklaması, 3.12.9. Nisan Toplantısında bütün Yerel Kurullara adaylık formu verilmelidir. 3.12.10. Eski adaylıkların saklandığı zarflar, seçimlerden sonra iki sene süreyle arşivlenmelidirler. 3.12.11. Adayların seçimlerden önceki gün sözlü bir sunum yapmaları gerekmektedir. 3.12.12. Adaylara sunum için verilen süre kısıtlıdır. Konuşma zamanı görsel işitsel ve diğer sunumları da kapsar. Sunum için verilen süre: a) Genel Kurul Toplantısı için evsahipleri: 15 dk konuşma süresi ve 5 dk sorular için, 17
b) Diğer Yöneticiler: 3 dk konuşma süresi ve 2 dk sorular için, c)turkmsic Ulusal ve Girişim Projeleri: 3 dk konuşma süresi ve 2 dk sorular için. 3.12.13. Bir mevki veya ev sahipliği için birden fazla aday varsa, sunum sırası, Divan tarafından çekilişle belirlenecektir. a) Bir adayın sunumu sırasında, o mevki için aday olan diğer kişiler salonu terk etmelidirler. b) Genel Kurul Toplantıları na ev sahipliği için adaylıkların sunumu sırasında, aynı toplantı için aday olan diğer Yerel Kurullar salonu terk etmelidirler. 3.12.14. Sunumlar ve seçimler şu sırayla gerçekleşir: a) Alt Komite Direktörleri, b) Diğer Yöneticiler, 3.12.15. Oylama oy pusulasıyla yapılır. 3.12.16. Adayın üyesi olduğu delegasyonun oy hakkı varsa, oy verebilirler. 3.12.17. Tüm TurkMSIC Yöneticileri ve Genel Kurul Toplantıları için ev sahipleri, mutlak çoğunluk ile seçilir. 3.12.18. Bir konum için birden fazla aday olması ve hiçbir adayın mutlak çoğunluğu sağlayamaması durumunda, ikinci tur oylama yapılır. İkinci tura sadece, ilk turda en yüksek oy sayısını elde etmiş olan iki aday yükselir ve nispi çoğunluğu sağlayan aday seçilir. 3.12.19. İki adayın da ikinci turda eşit sayıda oy alması durumunda, Divanın yapacağı çekilişin sonucu belirleyici olacaktır. 3.12.20. Bir mevki için tek bir aday olması fakat o adayın mutlak çoğunluğu sağlayamaması durumunda, aday seçilmeyecektir. 3.12.21. TurkMSIC Ulusal Projeleri Ve TurkMSIC Girişimleri, mutlak çoğunluk ile seçilir. 3.13. Kayıtlar 3.13.1. Bütün oturumlar kaydedilir. Kayıtlar şunları içerir: a) Oturumun adı, tarihi ve yeri, b) Başlama saati, verilen aralar ve oturumun kapanış saati, c) Divan Başkanın, Divan Başkan Yardımcısının, sekreterlerin ve Seçim Görevlilerinin isimleri, d) Gündem maddeleri, e) Yoklama sonuçları, f) Konuşmacıların ve delegasyonlarının isimleri, g) Tüm önergeler ve değişiklik önerileri (sayıları, önerge sahibinin ve destekleyicinin isimleri ve önerge metni), h) Alınan tüm kararlar, i) Oylamaların ve seçimlerin sonuçları, j) Tartışmaların önemli noktaları. 3.13.2. Mümkünse, oturumlar kasete veya başka bir görsel/işitsel formatta kaydedilmelidir. 3.13.3. Divan, toplantı sonunda Yönetim Kurulu na teslim edilecek olan kayıtları tutmak ile yükümlüdür. 3.13.4. Yönetim Kurulu, toplantıdan en geç iki ay sonra, toplantı kayıtlarını tüm Yerel Kurullara dağıtmakla görevlidir. 3.14. Raporlar 3.14.1. Tüm raporlar yazılı olmalıdır. Yazılı veya (mümkünse) dijital formatta bir kopyası Divana verilmelidir. 3.14.2. Tüm raporlar şu maddeleri içermek durumundadır: a) Raporun başlığı, b) Raporun yazarı, c) Raporun tarihi, 18
d) Raporun hangi toplantı için yazıldığı, e) Raporun özeti, f) Rapor metni. 3.14.3. Tüzük Denetleme Kurulu tarafından yazılan veya son teslim tarihleri İçtüzükte başka maddelerde belirtilmiş olan raporlar dışında tüm raporlar, raporun tartışılacağı toplantıdan önceki gece yarısında kadar tamamlanmalı ve tüm Yerel Kurullara dağıtılmalıdır. 3.14.4. Gerekli görüldüğü durumlarda raporlar sözlü sunumla açıklanabilir. Sözlü sunum, rapordakilerin dışında yeni bilgi içeremez. 3.14.5. Tüm raporlar için, raporun kabulüne dair bir önerge verilmesi gerekmektedir. Önerge, Önerge ve Tartışmalar bölümünde anlatıldığı şekilde hazırlanmalı ve sunulmalıdır. 3.14.6. Bir resmi raporun kabul edilmemesi durumunda, durum Denetim Kurulu tarafından gözden geçirilir. Denetim Kurulu daha sonra Genel Kurula önerilerde bulunur. 3.14.7. Bir komitenin, çalışma kolunun veya başka bir grubun raporunun kabul edilmemesi durumunda, rapor, Genel Kurul tarafından değiştirilebilir ve düzenlenebilir. 3.14.8. Kabul edilen veya edilmeyen tüm raporlar, kayıtlara ek olarak eklenir. Tepesinde, raporun kabul edilip edilmediğinin belirtilmesi gerekmektedir. 19
Bölüm 4 Genel Kurul Toplantıları 4.1. Genel 4.1.1. TurkMSIC Genel Kurul Toplantıları yılda iki defa yapılır. Bir Genel Kurul Toplantısı ekim ayı içinde gerçekleşmeli ve Ekim Toplantısı olarak isimlendirilmeli, ikincisi ise nisan ayı içinde gerçekleşmeli ve Nisan Toplantısı olarak isimlendirilmelidir. Genel Kurul Toplantıları nın gerçekleşmesiyle ilgili bu İçtüzük maddesine istisnalar, iki Genel Kurul Toplantısı arasında Yönetim Kurulu tarafından kararlaştırılır. 4.1.2. Ev sahibi Yerel Kurul dışında hiçbir Yerel Kurul, Ev Sahibi Yerel Kurul un izni olmadan Genel Kurul Toplantısı na dokuzdan daha fazla sayıda delegeyle katılamaz. Yeterli yer bulunması durumunda, mezunlar, bu kotanın dışında, kendi Yerel Kurularının delegesi olarak katılabilirler 4.2. Ev sahibi Kuruluşun Seçilmesi 4.2.1. Genel Kurul Toplantıları için ev sahipleri, Genel Kurul tarafından bir önceki toplantıda seçilir. 4.2.2. Genel Kurul Toplantısı na ev sahipliği yapmak isteyen bir Yerel Kurulun, Ekim Toplantısı için 1 marttan, Nisan Toplantısı için ise 1 eylülden önce Yerel Kurul Başkanı tarafından imzalanmış bir başvuru formunu Genel Sekretere ulaştırması gerekmektedir. Belirtilen tarihte Genel Sekreterliğe hiçbir başvuru ulaşmaması durumunda, seçimden iki gün öncesine kadar adaylık başvuruları kabul edilecektir. 4.2.3. Genel Sekreter eline geçen tüm başvuruları değerlendirmeli ve Ekim Toplantısı için 16 marttan önce, Nisan Toplantısı için ise 16 eylülden önce adayları Yerel Kurullara bildirmelidir. 4.2.4. Genel Kurul Toplantısı na ev sahipliği yapmak için başvuran bir Yerel Kurulun TurkMSIC e hiç borcu olmamalıdır ve Yerel Kurul en az bir yıldır TurkMSIC üyesi olmalıdır. 4.2.5. Genel Kurul Toplantısına ev sahipliği yapmak için adaylığını sunan Yerel Kurullar, sunumlarında geçici bütçelerini, vereceklerse tahmini olarak ihtiyacı olan Yerel Kurullara sağlanacak maddi yardım payını, teminatlı herhangi bir dış kaynağı ve toplantı yeri olanaklarını sunmak durumundadırlar. Sunumu yapan kişiler, toplantının yapılacağı tesisle yapılmış olan geçici rezervasyon anlaşmasının da bir kopyasını ellerinde bulundurmak ve bu anlaşmayla ilgili detaylı soruları cevaplamaya hazırlıklı olmak durumundadırlar. 4.3. Davetiyeler 4.3.1. Genel Sekreterlik, tüm Yerel Kurullara, Yöneticilere ve resmi ilişkiler içerisinde olunan kuruluşlara, davetiyelerini ve Genel Kurul Toplantısı nın geçici gündemini, Ekim Toplantısı için 15 ağustos, Nisan Toplantısı için ise 15 şubat tarihine kadar göndermek durumundadır. 4.3.2. Davetiyeler şunları içermelidir: a) Resmi davet belgesi, b) Genel Kurul Toplantısı nın geçici gündemi ve zaman çizelgesi, c) Resmi amaçlara yönelik, Yerel Kurul delegeleri için bir Destek Mektubu, d) Üyelik düzenlemeleri, e) Referans mektubu, f) Yönetim Kurulu görevlerine, Denetim Kurulu görevlerine, Onur üyeliğine, Genel Kurul Toplantısı ev sahipliğine ve projelere aday olanların listesi. 4.3.3. Genel Kurul Toplantısına ev sahipliği yapacak organizasyon komitesi tüm Yerel Kurullara şunları içeren bir davet paketi yollamak durumundadır: 20