6. HAFTA TBT182 Temel Bilgi Teknolojileri Kullanımı II Öğr. Gör. E. Ekmel SULAK ekmelsulak@karabuk.edu.tr Karabük Üniversitesi Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi
2 İçindekiler 6. Excel... 3 6.1. Çalışma Kitabı ve Sayfası... 3 6.1.1. Sayfa Ekleme-Silme... 3 6.1.2. Sayfa adını değiştirme... 4 6.1.2. Sayfaları kopyalama ve taşıma... 5 6.2. Hücreler... 5 6.2.1. Bilgi girişini onaylama... 5 6.2.2. Bilgi Girişini İptal Etme... 5 6.2.3. Hücredeki bilgiyi düzeltme... 5 6.2.4. Hücredeki bilgiyi silme... 6 6.2.5. Hücre, Satır ve Sütun seçme... 6 6.2.6. Blok halinde hücreler seçme... 6 6.2.7. Bağımsız bloklar halinde hücreler seçme... 6 6.2.8. Satır ve sütun seçme... 6 6.2.9. Sayfanın tümünü seçme... 7 6.2.10. Sütun Genişlikleri Ve Satır Yüksekliklerini Ayarlama... 7 6.3. Menüler... 7 6.3.1. Giriş... 7 6.3.2. Ekle... 8 6.3.3. Sayfa Düzeni... 9 6.3.4. Formüller... 9 6.3.5. Veri... 10 6.3.6. Gözden Geçir... 11 6.3.7. Görünüm... 11 6.3.11. Hücreleri Biçimlendirme... 12 6.4. Diğer Özellikler... 15 6.4.1. Ardışık veya Belirli bir aralıkla sayılar girme... 15 6.4.2. Gün ve ay girme... 16 6.4.3. Formüller... 17
3 6. Excel 6.1. Çalışma Kitabı ve Sayfası Excel e girdiğimizde program bize Çalışma Kitabı adını taşıyan ve başlangıçta 3 adet çalışma sayfasından oluşan bir dosya verir. Çalışma kitabı, ana program penceresi içinde bir alt pencere şeklinde bulunur ve aşağıdaki gibi görünür. Excel de her çalışma kitabı başlangıçta 3 sayfadan oluşur. Sayfaların içyapısı itibariyle özellikleri şöyledir: Her çalışma sayfası; 16.384 sütun (A XFD) ile 1.048.576 satırdan oluşur. Sütun ve satırların oluşturduğu her bir bölmeye ise hücre denir. Hücre adları sütun adıyla satır numarasının yan yana gelmesinden oluşur. Örneğin;A10 hücresi gibi Bir sayfadan diğerine geçmek için en klasik yol fare ile sayfa ismine tıklamaktır. Bunun dışında klavyeden şu tuşlarla da sayfalar arasında hareket edilebilir: CTRL+PageUp CTRL+PageDown 6.1.1. Sayfa Ekleme-Silme Excel çalışma kitabına yeni sayfalar eklenebilir ve mevcut sayfalardan istenilenler silinebilir. Sayfa eklemek için; Giriş menüsü Hücreler Ekle Sayfa Ekle işlem adımları uygulanır
4 veya Herhangi bir sayfa ismi üzerinde sağ tuş menüsü açılır. Açılan menüden Ekle komutu seçilir. Ekrana çıkacak olan Ekle penceresinden Çalışma Sayfası işaretlenerek Tamam tuşuna tıklanır. Sayfa silmek için; Önce silinecek sayfaya geçilir. Giriş menüsü Hücreler Sil Sayfayı Sil 6.1.2. Sayfa adını değiştirme Ad değiştirmek istediğiniz sayfanın isminin üzerine çift tıklanır ve sayfa ismi seçilir. Seçilen sayfa isminin yerine yeni yazılarak sayfanın adı değiştirilmiş olur. İkinci bir yöntem olarak, adını değiştireceğimiz sayfanın üzerine fare ile gelerek, sağ tıkladığımızda, yeniden adlandır özelliği ile sayfanın adını değiştirebiliriz.
5 6.1.2. Sayfaları kopyalama ve taşıma Herhangi bir çalışma sayfasının ikinci bir kopyası üzerinde bazı değişiklikler yapmak isteyebiliriz. Veya birbirinin benzeri farklı tablolar yapmak gerektiğinde her sayfayı tekrar tekrar baştan yapmak yerine bir tanesini yapıp, o sayfanın birkaç kopyasını aldıktan sonra her sayfada sadece gerekli değişiklikleri yapmak suretiyle büyük bir zaman kazanmış oluruz. Sayfa kopyalamak için; Fare işaretini sayfa ismine götürüp, klavyeden Ctrl tuşuna basılı iken farenin sol tuşuna basılı tutup fareyi sola veya sağa doğru sürükleyip bırakmak yeterlidir. Sayfa taşımak için; Sayfa kopyalama işleminin aynısını Ctrl tuşuna basmadan yaptığımızda sayfayı taşımış oluruz. 6.2. Hücreler 6.2.1. Bilgi girişini onaylama Bir hücreye girilmekte olan bilgiyi onaylamak için, Enter tuşu, tab tuşu veya ok tuşları, kullanılabileceği gibi fareyi başka bir hücreye tıklatmak da yeterlidir. 6.2.2. Bilgi Girişini İptal Etme Bir hücreye girilmekte olan bilgiyi iptal etmek için, Esc tuşu kullanılır. 6.2.3. Hücredeki bilgiyi düzeltme Bir hücreye girmiş olduğumuz bilgiyi düzeltmek için, F2 tuşuna basarak veya hücre üzerine fare ile çift tıklatarak hücre açılır, hatalı bilgi düzeltilip yine Enter tuşuna basılır. Ayrıca, hücre göstergesinin bulunduğu hücredeki bilginin aynısı Formül Çubuğunda da görüldüğünden fareyi buraya tıklatarak da burada düzeltme yapılabilir.
6 6.2.4. Hücredeki bilgiyi silme Bir hücredeki bilgiyi tamamen silmek için Delete tuşu kullanılır. 6.2.5. Hücre, Satır ve Sütun seçme Sayfa içindeki birden fazla hücreyi seçerek biçimleme, silme gibi bazı işlemler yapılabilir. 6.2.6. Blok halinde hücreler seçme Klavyeden Shift tuşuna basılı tutarak ok tuşları ile istenilen yöne hareket edilir. Veya Farenin sol tuşuna basılı tutarak sayfanın içinde sürüklenir. Ancak sürüklerken farenin büyük beyaz bir artı şeklinde olması gerekir. 6.2.7. Bağımsız bloklar halinde hücreler seçme Klavyeden Ctrl tuşuna basılı tutarak fare işareti yine aynı biçimde sayfanın içinde sürüklenerek farklı bloklar seçilebilir. 6.2.8. Satır ve sütun seçme Sayfa içinde bir satırın veya sütunun tümümü seçmek gerektiğinde fareyi satır numarasının üstüne veya sütun başlığının üstüne götürüp farenin sol tuşuna basılır. Bu şekilde bastığımızda tek bir satır veya sütun seçebilir, fareye basılı tutup istenilen yöne sürükleyerek blok halinde birden fazla satır veya sütun seçebiliriz. Yine ayrıca Ctrl tuşuna basılı tutarak da bağımsız satır veya sütunları da seçebiliriz.
7 6.2.9. Sayfanın tümünü seçme Bu iş için fare işaretini aşağıdaki şekilde görülen yere tıklatmak yeterlidir. 6.2.10. Sütun Genişlikleri Ve Satır Yüksekliklerini Ayarlama Excel çalışma sayfasında hücrelere sığmayan bazı metinleri sığdırmak için satır ve sütun genişliklerini değiştirmek gerekebilir. Özellikle sayılar bulundukları hücreye sığmadığı zaman (#) şeklinde görünürler. Bu durumda sütun genişletmek gerekir. Sütun genişliklerini, fare işaretini sütun başlıklarının arasına götürüp, fare çift yönlü ok şeklini aldığında basılı tutarak sağa-sola çekmek suretiyle değiştirebiliriz. Satır yüksekliklerini ise, fare işaretini satır numaraları arasındaki çizgiye götürüp, fare çift yönlü ok şeklini aldığında basılı tutarak yukarı-aşağı çekmek suretiyle değiştirebiliriz. Birden fazla satır veya sütun genişliğini, bu satır ve sütunları seçtikten sonra herhangi birinin genişletme çizgisinden fare ile basılı tutup çekerek değiştirebiliriz. 6.3. Menüler 6.3.1. Giriş İlk kısımda pano özelliği vardır. Burada, hücre veya hücreleri kes,kopyala, yapıştır yapabiliriz. İkinci kısımda Yazı Tipi özelliği sayesinde yazı büyüklüğü, şekli, rengi gibi birçok özelliğini değiştirebiliriz. Üçüncü kısımda Hizalama özelliği bulunmaktadır. Bunun sayesinde de yazımızı istediğimiz tarafa dayalı şekilde veya girintiler bırakarak yazabilmemize imkan
8 sağlamaktadır. Dördüncü kısımda Sayı özelliğiyle sayıların yazım şekillerini belirleyebilmekteyiz. Beşinci kısımda Stiller özelliği sayesinde ise hücrelerimize koşullar belirtebiliyoruz, hücrelere stiller atayarak görselliklerini değiştirebiliyoruz. Ayrıca burada tablolarda oluşturulabilinmektedir. Altıncı kısımda Hücreler özelliği ile yeni hücreler ekleme, silme ve biçimlendirmesi yapabilmekteyiz. Yedinci kısımda Düzenleme özelliği ile hücreler ve listeler üzerinde otomatik işlemler, dolgu, temizleme, istediğimize göre sırala ve filtreleme yapabilmekteyiz. Ayrıca dosyamız içerisinde arama yapabilmemizi sağlamaktadır. 6.3.2. Ekle İlk kısımda Tablolar bulunmaktadır. Burada Özet Tablo ile karmaşık verileri düzenleyebilir, özetleyebilir ve ayrıntıya gidebilirsiniz. Tablo özelliği ile belirttiğimiz kadarlık hücre için tablo oluşturmaması sağlamaktadır. İkinci kısımdaki Çizimler özelliği ile kendi istediğiniz resmi, kendi bünyesindeki küçük resimler, otomatik şekiller ve gelişmiş görsel şekiller ekleyebilmekteyiz. Üçüncü kısımda Grafikler bulunmaktadır. Bu özellikle istediğimiz şekilde ve özelliklerde belirttiğimiz hücrelerdeki verileri kullanarak grafikler elde edebiliyoruz.
9 Dördüncü kısımda Köprü özelliği bulunmaktadır. Bununla hücre veya hücrelere bağlantılar verebiliriz. Beşinci kısımdaysa Metin özelliği bulunmaktadır. Buradan çalışma sayfamızın istediğimiz yerine metin, görsel yazılar, simgeler ekleyebiliyoruz. Ayrıca sayfamıza alt bilgi ve üst bilgiyi de buradan ekleyebilmekteyiz. 6.3.3. Sayfa Düzeni İlk kısımda Temalar vardır. Bu özellikle çalışma sayfamızın içindeki tabloların, yazıların yani tüm her şeyin ana hatlarıyla özelliklerini hazır olanlarla yada kendi belirleyeceğimiz özelliklerde ayarlayabilmekteyiz. İkinci kısımda Sayfa Yapısı özelliğiyle çalışma sayfamızın yazdırılmadan önce yada görüntülenmeden önce kenar boşlukları, yatay dikey görünüm, boyutu, arka plan eklentisi gibi birçok özelliği ayarlanabilmektedir. Üçünücü kısımda Sığdırmak İçin Ölçeklendir özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle basılı çıkışın genişliğini sayfa sayısı için belirtilen üst sınıra sığacak şekilde küçültmemizi sağlar. Dördüncü kısımda Sayfa Seçenekleri özelliği ile başlıkların ve kılavuz çizgilerinin görünmesini ve yazdırılmasını ayarlayabilmekteyiz. Beşinci kısımda Yerleştir özelliğiyle kullandığımız nesneleri çalışma sayfamızdaki görünümlerini ayarlayabiliriz. 6.3.4. Formüller İlk kısımda İşlev Kitaplığı özelliğiyle otomatik Excel in kendi bünyesindeki işlevlerden yararlanabilmekteyiz.
10 İkinci kısımda Tanımlı Adlar özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle çalışma sayfamızdaki tüm adları oluşturma, düzenleme, arama ve silmemizi sağlamaktadır. Ayrıca bu özellikle formüllerde hücre isimleri yerine adlar kullanılabilmektedir. Üçüncü kısımda Formül Denetleme özelliğiyle yazmış olduğumuz formüllerin kapsamlı bir şekilde incelenmesi ve düzenlenmesi yapılmaktadır. Dördüncü kısımda Hesaplama özelliği bulunmaktadır. Bu özellik aracılığıyla yapmış olduğumuz formüllerin otomatik olarak hesaplanmasının ya da istediğimiz zaman hesaplanmasının belirlenmesine yardımcı olmaktadır. 6.3.5. Veri İlk kısmında Dış Veri Al özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle dışarıdan daha önce oluşturulmuş ve kayıt edilmiş verilerin kendi çalışma sayfamıza aktarılması sağlanmaktadır. İkinci kısımdaki Bağlantılar özelliğiyle bu çalışma kitabının dışında yer alan ve kaynak veriler değiştirildiğinde güncellenebilecek olan verilerin bağlantılarıdır. Üçüncü kısımdaki Sırala ve Filtre Uygula özelliğiyle belirttiğimiz verilerin istediğimiz şekilde sıralanması ve filtrelenmesi sağlanmaktadır.
11 Dördüncü kısımda Veri Araçları özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle hücre ve hücrelerdeki verileri parçalama, denetleme ve düzenleme işlemlerini ayrıntılı bir şekilde yapabilmekteyiz. Beşinci kısımda Anahat özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle hücre aralığını birbirine bağlayarak daraltılmalarını veya genişletilmelerini sağlayabiliriz. 6.3.6. Gözden Geçir İlk kısmında Yazım özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle bir nevi sözlük kullanabilmekteyiz. Belirttiğimiz metnin eş anlamlısını veya başka bir dile çevirisi gibi birçok özellikten yararlanabilmekteyiz. İkinci kısımdaki Açıklamalar özelliğiyle bu çalışma sayfamızdaki istediğimiz yere istediğimiz açıklamayı ilişkilendirebilmekteyiz. Üçüncü kısımdaki Değişiklikler özelliğiyle belirttiğimiz verilerin veya tüm çalışma sayfamızın değiştirilmesini engelleyebilmekteyiz. 6.3.7. Görünüm İlk kısmında Çalışma Kitabı Görünümleri özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle çalışırken sayfanın nasıl görünmesini istediğimizi ayarlayabilmekteyiz.
12 İkinci kısımdaki Göster/Gizle özelliğiyle bu çalışma sayfamızdaki kılavuz çizgisi, formül çubuğu ve başlıkların görünüp görünmeyeceğini ayarlayabilmekteyiz. Üçüncü kısımdaki Yakınlaştır özelliğiyle belirttiğimiz kısımların yada tamamen çalışma sayfamızın yakınlaşmasını veya uzaklaşmasını sağlayabilmekteyiz. Dördüncü kısımda Pencere özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle yeni pencereler açıp farklı çalışmalar yapabilmekteyiz. Bu pencerelerin görünümünü de istediğimiz şekilde ayarlayabilmekteyiz. Beşinci kısımda Makrolar özelliği bulunmaktadır. Bu özellik makro çalıştırabileceğiniz, oluşturabileceğiniz ve silebileceğiniz makro listesini görüntüler. 6.3.11. Hücreleri Biçimlendirme Hücreler sekmesinin biçim düğmesinden en altta bulunan Hücreleri Biçimlendir menüsüyle hücremize sayısal, tarihsel, saat yada kelime özelliklerini buradan dilediğimiz gibi değiştirebilmekteyiz.
13 Hizalama sekmesiyle hücre veya hücrelerin içerisindeki verilerin nasıl yazılacağını belirleyebiliyoruz.
14 Yazı tipi sekmesi sayesinde hücreler içerisine yazdığımız bilgilerin yazı tipi, stili, boyutu gibi özelliklerini değiştirebiliyoruz. Kenarlık sekmesiyle hücre veya hücrelere istediğimiz özelliklerde kenarlık belirleyebiliyoruz.
15 Dolgu sekmesiyle hücre veya hücrelere istediğimiz renkte ve desende dolgu belirleyebiliyoruz. Koruma sekmesiyle de verilerimizi koruyabiliyoruz. 6.4. Diğer Özellikler 6.4.1. Ardışık veya Belirli bir aralıkla sayılar girme Bir tabloda sıra numarası türünde ardışık sayılar girmek gerektiğinde bu sayıları tek tek elle yazmak yerine otomatik doldurma yöntemiyle girebiliriz. Bu iş için; Alt alta veya yan yana hücrelere ilk iki sıra numarası girilir. İlk numaranın bulunduğu hücreden başlamak şartıyla bu iki hücre seçilir. Seçili alanın sağ alt köşesine fare işareti götürülüp, buradaki doldurma kulpu denilen küçük nokta üzerinde (fare küçük artı şekli alır) farenin sol düğmesine basılı tutup aşağıya veya yana doğru sürüklenir.
16 Eğer farklı bir aralıkla sayıları girmek istiyorsak, ilk iki değer o şekilde girilir ve aynı yöntem uygulanır. 6.4.2. Gün ve ay girme Bu iş için ardışık sayılar için uygulanan yöntemin aynısı uygulanabilir. Ancak gün ve ay adları için ilk iki eleman yerine sadece bir eleman girip, bu elemanın bulunduğu hücrenin doldurma kulpundan tutup sürüklemek yeterlidir.
17 6.4.3. Formüller Excel de yapılan tablolar içerisinde formül kullanarak hesaplamalar yaptırılabilir. Bir hücreye formül girerken şunlara dikkat etmek gerekir: Formüller = işareti ile başlar. Formül yazarken boşluk verilmez. (formülde tırnak içi metin geçiyorsa bu metinde verilebilir) Formülde açılan parantez sayısı kadar kapatılan parantez bulunmalıdır. Formül yazarken sabit sayılar ve hücre adları kullanılabilir. =A3*15 =A3*D8 =(B2+C2+D2)/3 =TOPLA(A2;B5;D8) =TOPLA(B2:B12) :A3 hücresindeki sayı ile 15 sayısının çarpımı. :A3 hücresindeki sayı ile D8 hücresindeki sayının çarpımı. :B2, C2 ve D2 hücrelerini toplayıp 3 e böler. :A2, B5, D8 hücrelerinin toplamını bulur. :B2 ile B12 hücreleri arasındaki hücrelerin toplamını