İZMİR ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ KULÜPLERİ YÖNERGESİ AMAÇ ve KAPSAM Madde 1 Amaç Bu Yönerge, İzmir Üniversitesi öğrencilerinin ders dışı toplumsal ve kültürel gelişmelerine katkı sağlamak, onları araştırıcı ve yaratıcı niteliklere sahip bireyler olarak yetiştirmek, bütçe olanakları çerçevesinde fırsatlar sağlayarak sosyal gereksinimlerini karşılamak için; öğrencilerin üniversite içinde ve dışında, üniversitenin kurumsal kimliğini ön plana çıkaracak, kamuoyunda benimsenmesine ve tanınmasına yardımcı olacak şekilde oluşturacakları sosyal, bilimsel, kültürel, eğitim amaçlı kulüplerin işleyişine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacını taşımaktadır. Kapsam Bu yönergede sözü edilen hükümler, İzmir Üniversitesi öğrencilerinin oluşturacağı tüm kulüpleri kapsar. GENEL İLKELER Madde 2 İzmir Üniversitesi öğrenci kulüplerinin kurulması ve bütçe olanaklarına göre destek verilmesi Rektörlük Makamı nın yetkisindedir. TANIMLAR Madde 3 Bu yönergede yer alan: Üniversite: İzmir Üniversitesi ni Rektör: İzmir Üniversitesi Rektörü nü, SKS: İzmir Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ni Kulüpler: İzmir Üniversitesi öğrencilerinin kurduğu öğrenci kulüplerini Kulüpler Koordinasyon Kurulu: Kulüpler Koordinasyon Kurulu, Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi nden sorumlu Rektör Yardımcısı Başkanlığı nda, Genel Sekreter, Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birim Sorumlusu ve Öğrenci Konseyi Temsilcisi ve Kulüp Temsilcisi nden oluşur.
Öğrenci Konseyi Temsilcisi: Kulüplerin çalışmalarında rehberlik yapmak, üst yönetimle ilişkilerinin koordinasyonunda yardımcı olmak ve etkinliklerinin devamlılığını sağlamak üzere Öğrenci Konseyi tarafından görevlendirilen temsilciyi, Akademik Danışman: Kulüplerin etkinliklerin gerçekleştirilmesi esnasında bilgi, ilgi ve deneyimleriyle kulübe katkıda bulun akademik personeli ifade eder. KULÜPLER KOORDİNASYON KURULU Madde 4 Kulüpler Koordinasyon Kurulu her akademik yıl içinde Rektör Yardımcısı Başkanlığı nda birincisi Kasım ayı, ikincisi Mayıs ayında olmak üzere iki kere toplanır. Kurul, öğrenci kulüplerinin koordinasyonundan sorumludur. İzmir Üniversitesi öğrenci kulüplerinin kuruluşu, yapısı ve işleyişine ilişkin genel karar organıdır. Kurul, kulüp kurma başvurularını inceleyerek karara bağlar. Kulüplerin geçmiş dönemde gerçekleştirdiği faaliyetleri ve her akademik yıl başlangıcının ilk iki haftası içinde kulüpler tarafından Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne bildirilen faaliyet planları ve bütçe taleplerini Kasım ayı toplantısında değerlendirir. Toplantı da alınan kararlara göre, başvuru da bulunarak kurulması uygun görülen kulüpler, Rektörlük onayına sunulur. KULÜP DANIŞMANI Madde 5 1. Üniversitenin tam zamanlı öğretim elemanları arasından kendisinin de onayı alındıktan sonra kulüp başvurusu sırasında bildirilir. 2. Kulübün bütün faaliyetlerinde danışmanlık görevi yapar. 3. Kulüp çalışmalarını izler ve yürütülmesine yardımcı olur. 4. Kulüp çalışmalarının yönerge hükümlerine ve kulüp çalışma esaslarına uygun faaliyet göstermesini sağlar ve denetler. 5. Kulüp Danışmanı, Kulüp Yönetim Kurulu nun doğal üyesi olup, gerek gördüğü hallerde Genel Kurul toplantılarına katılır. 6. Kulüp Danışmanı, kulüp danışmanlık görevini yerine getirirken hiçbir mali beklenti olmaksızın gönüllü olarak çalışmalara katılır. 7. Kulüplerin ihtiyaçlarına göre bütçe hazırlığına yardımcı olur. 8. Görevinden ayrılan akademik danışman yerine, Kulüp Yönetim Kurulu on beş gün içinde yeni kulüp danışman adayını Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne, Akademik Danışman Değişikliği Dilekçesi (Ek.1) ile bildirir. Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi on gün içinde Kulüp Koordinasyon Kurulu Başkanı Rektör Yardımcısı onayı ile Rektörlük Makamı onayına sunar. Bu sürede akademik danışman atanmayan kulüplerin faaliyetleri geçici süre ile durdurulur.
KULÜP BAŞKANI Madde 6 1. Kulüp yönetim kurulu üyeleri aralarından bir üyeyi kulüp başkanı olarak seçer. 2. Kulüp başkanı, yönetim kurulu, genel kurul, kulüp danışmanı ve Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne karşı sorumludur. 3. Görevinden ayrılan kulüp başkanı yerine Kulüp Yönetim Kurulu tarafından seçilen başkan, Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne Kulüp Başkan Değişikliği Dilekçesi (Ek.2) ile on beş gün içinde bildirilir. Bu sürede kulüp başkanı atanmayan kulüplerin faaliyetleri geçici süre ile durdurulur. KURULUŞ Madde 7 1. Bir öğrenci kulübünün kurulabilmesi için en az 7 öğrencinin kurucu üye olarak ağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne başvurmaları gerekir. Kulüp kurma başvurusunda Kulüp Kurma Başvuru Dilekçesi (Ek.3), Akademik Danışmanlık Başvuru Dilekçesi (Ek.4), Kulüp Kurucu Üye Formu (Ek.5), Öğrenci Kulübü Yönetim Formu (Ek.6) Etkinlik ve Bütçe Planı (Ek.7), Kulüp Çalışma Esasları (Ek.8) belgelerini Rektörlük Makamı nın onayına sunmak üzere Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne teslim ederler. Tüm başvurular Kulüp Koordinasyon Kurulu tarafından değerlendirilerek Rektörlük Makamı na onay için sunulur. 2. Öğrenci kulüpleri, amaçlarına uygun isimler alır ve aldıkları isme uygun faaliyette bulunurlar. İsmi ve/veya amacı aynı olan birden fazla kulüp kurulamaz. Benzer uğraş alanları ve amaçları olan kulüplerin ortak bir kulüp adı altında Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi tarafından birleştirilmesi önerilir. Birleşme önerisini kabul etmeyen yeni kulüp Rektör Yardımcısı nın onayı ile faaliyetten men edilir. Kulüp başvuruları her akademik yılın başlangıç tarihinden itibaren dört hafta içerisinde tamamlanır. 3. Kulüplerin başvuruları sırasında logolarını da onaya sunmaları gerekir. Kurulan kulüpler tüm etkinliklerde kendi logoları ile birlikte İzmir Üniversitesi logosunu kullanmak zorundadır. 4. Kulüpler kuruluş ismi ve logolarını değiştiremezler. KULÜP FAALİYETLERİ Madde 8 Kulüpler, amaç ve faaliyetlerini saptarken aşağıdaki kriterleri göz önünde bulundurmak zorundadır. 1. Kulüpler öğrencilerin ders dışı sosyal, kültürel, entelektüel ve spor faaliyetlerine katılarak ilgi, bilgi ve yeteneklerinin geliştirilmesini ve bu yolla akademik ortama katkıyı amaçlar.
2. Kulüpler Üniversite'nin ilkelerine, ortamına ve disiplinine uygun olmayan faaliyetlerde bulunamaz. 3. Kulüpler kendi faaliyet alanlarının dışına çıkarak diğer kulüplerin çalışma kapsamına giren faaliyetlerde bulunamazlar. Bu tür faaliyetler ancak kulüplerarası anlaşma ile sağlanabilir. 4. Kulüpler Üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirmek istedikleri her türlü faaliyeti Kulüp Akademik Danışmanı ve Kulüp Başkanı onayıyla Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvuru Formu ile (Ek.9 Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne, faaliyetten en az on beş gün önce bildirmek ve onay almak zorundadırlar. En az on beş gün önce Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne bildirilmeyen etkinlikler değerlendirilmeyecektir. 5. Kulüpler her akademik yıl başlangıcının ilk iki haftası içinde geçmiş akademik yıl için Yıl Sonu Faaliyet Raporu (Ek. 10), yeni akademik yılın faaliyet planını bütçe talepleri ile birlikte (Ek. 11) Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne bildirirler. 6. Kulüp eğitmenleri Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi nin önerisi ile Kulüpler Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir ve Rektörlük tarafından onaylanır. 7. Kulüpler ticari faaliyette bulunamaz, üyelerine maddi çıkar sağlayamazlar. Öğrenci kulüpleri kendi adlarına gelir elde edemez. 8. Siyasi partiler ile ilişki içinde olamazlar. 9. Üniversitenin fiziki mekanlarına ve eğitim faaliyetlerine zarar verecek etkinliklerde bulunamazlar. 10. Yürüttükleri faaliyetlerde din, dil, ırk, etnik köken, milliyet, cinsiyet ve benzer nedenlerle ayrım yapamazlar. 11. Kulüpler arası ortak etkinliklerde ve işbirliği alanlarında bir kulüp lehine herhangi bir hiyerarşi yaratamazlar. 12. Öğrenci kulüpleri etkinliklerini yapmak için Genel Sekreterlik izni doğrultusunda sponsorluk desteği alabilir. ÜYELİK Madde 9 Kulüpler, üyelikle ilgili maddeleri saptarken belirtilen ilkelere uymak zorundadırlar. 1. İzmir Üniversitesi'nin tüm öğrencileri kulüp üyesi olabilirler. Bir öğrenci birden fazla kulübe üye olabilir. Fakat tek bir kulübün yönetim kurulunda yer alabilir. 2. Kulüpler akademik yıl içinde üyelerinden üye aidatı ve masraf katılım payı alabilirler. Bunun için Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne kulüp başkanı ve danışmanı imzalı bir dilekçe ile başvuru yaparak onay alırlar.
3. Üyelik, öğrencinin öğrenci belgesi ve Üye Kayıt Formu (Ek. 12) ile kulüp yönetimine başvurması ve Kulüp Üyelik Listesi ne (Ek. 13 ) yapılacak kayıtla gerçekleşir. 4. Her akademik yıl başında üyelik başvuruları Genel Kurul'un 2/3 çoğunluğunun onayıyla gerçekleşir. 5. İzmir Üniversitesi öğretim elemanları, mezunları ve personeli, Genel Kurul'un salt çoğunluğunun onayıyla kulübe fahri üye olabilir ve çalışmalara katılabilirler. Ancak seçme ve seçilme hakları yoktur. 6. İzmir Üniversitesi camiası dışında kalan kişiler kulübe üye olamazlar. 7. Sınamalı durumda olan öğrenciler kulüplerde o akademik yıl/dönemde aktif görev alamazlar. 8. Üyelikten çıkarma Kulüp Yönetim Kurulunun teklifi ve Genel Kurulun 2/3 çoğunluğunun onayı ile olur. Öğrencilik sıfatının kaybedilmesi veya üst üste iki genel kurul toplantısına katılmama durumunda kulüp üyeliği kendiliğinden sona erer. Her üye yazılı olarak bildirmek kaydı ile kulüp üyeliğinden çıkma hakkına sahiptir. Üyeliği sona eren öğrencinin bilgisi Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne yazılı olarak verilir. Çıkarılma kararına karşı itirazları Kulüpler Koordinasyon Kurulu karara bağlar. ORGANLAR VE SEÇİM Madde 10 Kulüpler genel kurul ve yönetim kurulundan oluşur. I- Genel Kurul 1. Genel kurul kulübün en yetkili karar organı olup kulübe kayıtlı üyelerden oluşur. 2. Yönetim Kurulu yedekleriyle birlikte her akademik yıl sonunda bir sonraki yılın Genel Kurulunca seçilir. 3. Genel kurul; mevcut üyelerin yarıdan bir fazlası ile ve kulüp başkanı tarafından on beş gün önce üyelere yazılı olarak bildirilmek suretiyle, her akademik yıl içinde iki kez olağan olarak toplanmak ve alınan kararları 10 gün içinde Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne bildirmek zorundadır. Ayrıca ikiden fazla toplantı yapma gereği duyulursa Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne bilgi verilerek yapılabilir. 4. Genel Kurul'un karar alabilmesi için katılan üyelerinin salt çoğunluğunu ile karar alır. 5. Her Kulüp, Genel Kurulu'nun diğer görev ve karar yöntemlerini hazırlayacağı "Çalışma Esasları"nda belirtir ve Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi nin onayına sunar.
II- Yönetim Kurulu : 1. Yönetim Kurulları her akademik yılsonunda Genel Kurullar tarafından seçilen en az, bir başkan, bir web sayfası sorumlusu, bir başkan yardımcısı/2.başkan, bir yazman, bir sayman ile bir veya iki üyeden oluşur. 2. Yönetim Kurulları, çalışmalarının en iyi şekilde yürütülmesinden, "Çalışma Esasları"nın uygulanmasından, kulüplerin mali gelir ve giderlerinin hesabından, gelir gider defterlerinin tutulması ve saklanmasından, üniversitece kulübe verilmiş her türlü sarf malzemesi olmayan eşyalarının korunmasından, kulüp üyelerine ve Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne karşı sorumludurlar. 3. Yönetim Kurulları kulüplerinin faaliyetleri için gerekli çalışma gruplarını oluşturur. 4. Kulüp danışmanı, Yönetim Kurulu'nun tabii üyesidir, ancak oy kullanamaz. 5. Yönetim Kurulu; Genel Kurul üyelerinin 2/3 çoğunluğunun oylarıyla görevden alınabilir. 6. Yönetim Kurulu'nun diğer görevlerini ve karar yöntemlerini her kulüp hazırlayacağı "Çalışma Esasları"nda belirtir ve Sağlık, Kültür ve Spor Birimi nin onayına sunar. ORGANLAR VE SEÇİM Madde 11 Kulüplerin mali ve idari denetimi Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi nin görevlendireceği kişi tarafından yapılır. Hazırlanan rapor, Genel Sekreterlik ve Kulüpler Koordinasyon Kurulu na sunulur. BELGELER Madde 12 Aşağıdaki evrakların her kulüp bünyesinde bulunması, saklanması ve gerektiğinde Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ve Muhasebe Müdürlüğü ne gösterilmesi zorunludur. 1. Kulüp Üye Kayıt Formu: Kulüp üye kayıt formunda öğrencinin adı, soyadı, bölümü ve iletişim bilgileri bulunur. Öğrenci aidatları, kayda geçer. Bu yükümlülüklerini yerine getirmeyen kulüplerin kurulca faaliyetleri durdurulabilir. 2. Yönetim Kurulu Karar Defterleri ve Genel Kurul Tutanakları: Yönetim Kurulu'nda alınan kararlar bu defterlerde kayda geçirilir. Genel Kurul tutanakları klasörlerde saklanır. 3. Gelir-Gider defteri: Kulüplerin, Gelir-gider durumunu gösteren belgeler, Kulüp Yönetim Kurulu sorumluluğundaki gelir - gider defterine kaydedilir. Gelir gider defteri kaydedilen belgelerle birlikte Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi denetim raporu ile genel kurulca ibra edildikten sonra 5 yıl süre ile Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi nde saklanması bu süre geçtikten sonra bir tutanakla imha edilmesi gerekmektedir. Beş yıllık sürenin hesabında eğitim dönemine başlanan tarihi takip eden takvim yılı esas alınır.
4. Tahsilat ve Ödeme Belgeleri: Muhasebe defterinde kaydı tutulan tüm (gelir) tahsilat ve ödemelerin belgelenmiş olması zorunludur. Gelir makbuzlarının ve ödemelere ilişkin faturalarla diğer yasal belge ve ödeme makbuzlarının, her akademik yıl sonunda Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ve Muhasebe Müdürlüğü nün görevlendireceği birer personel tarafından yapılacak denetimlere eksiksiz olarak sunulması gerekmektedir. 5. İzmir Üniversitesi Rektörlüğü tarafından belirlenen saat ücreti karşılığı ders veren eğitmenlerle çalışan kulüpler Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi tarafından hazırlanan kulüp devam çizelgelerini her ayın 27 sinde Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi teslim etmek zorundadır. Bu sorumluluğunu yerine getirmeyen kulüp başkanı görevinden alınır veya kulüp çalışmaları Kulüpler Koordinasyon Kurulu kararı ile durdurulur. MALİ ESASLAR Madde 13 Kulüpler her akademik yıl başlangıcının ilk iki haftası içinde, bulundukları akademik yılın bütçe tekliflerini Sağlık, Kültür ve Spor Birimi ne sunarlar. Madde 14 Kulüplerin gelirleri, Üniversite tarafından ayrılan ödenek, üye aidatı ve kulüp masraflarına katılım payı ve Genel Sekreterlik ten izin almak suretiyle sponsor anlaşmaları yaparak elde ettikleri gelirlerden oluşur. Madde 15 Bir kulüp tarafından, yukarıda 13. madde de belirtilen yolarla edilen gelirler "Öğrenci Etkinlikler" fonuna yatırılır. Fona yatırılan paraların tümü o kulübe aittir. Fon, Muhasebe Müdürlüğü nce yönetilir. Bu kulüplerin yaptığı faaliyetlerle ilgili ödemeler Genel Sekreterliğin onayı ile fonda biriken paradan yapılır. DİSİPLİN HÜKÜMLERİ VE YAPTIRIMLAR Madde 16 Aşağıdaki disiplin hükümleri ve yaptırımlar, belirtilen durumlarda tüm kulüpler için geçerli olacaktır. 1. Kulübün kullanımına sunulmuş sarf malzeme olmayan eşyalar tutanak karşılığı teslim edilir. Her öğretim yılı sonunda Üniversiteye tesliminde her hangi bir hasar ya da eksik tespit edilmesi halinde, hasarlı ya da eksik malzemenin tutarı Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ve Muhasebe Müdürlüğü tarafından tazmin edilir. 2. Her yıl Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ve Muhasebe Müdürlüğü'nün görevlendireceği birer personel tarafından yapılacak denetimler sonucunda, kulüp gelir-gider defterinde karşılıkları belgelenmediği anlaşılan tüm ödemeler, Kulüp Yönetim Kurulu üyeleri tarafından tazmin edilir.
3. Yazılı olarak Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne bildirilmemiş ve onay alınmadan Üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirilmiş kulüp faaliyetlerinin tespit edilmesi halinde, izinsiz faaliyette bulunan kulübün faaliyeti durdurulabilir ya da kulüp kapatılabilir. 4. Kulüp etkinlikleri kapsamında kulüp amaçlarına ters düşen ya da öğrenci disiplin yönetmeliğine aykırı davranışlarda bulunan öğrenciler hakkında topluluk Akademik Danışmanı, Yönetim Kurulu ya da Sağlık Kültür Spor Birimi nin önerisi üzerine Rektörlük Makamı nın onayı ile öğrenci disiplin yönetmeliği uyarınca işlem yapılır. 5. Kulüp etkinlikleri kapsamında kulübün Öğrenci Kulüpleri Yönergesi ve Çalışma Esaslarına aykırı etkinliklerde bulunduğunun kesinleşmesi durumunda, kulüp Sağlık Kültür Spor Birimi nin önerisi ve Rektörlük Makamı nın onayı ile kapatılır. 6. Kulüp Üniversite tarafından belirlenen çeşitli faaliyetler için görevlendirilebilir. Bu görevlendirmelere kulüp üyelerinin katılması zorunludur. Mazeretsiz katılmayan öğrencilere tüm kulüp faaliyetleri süresiz olarak yasaklanır ayrıca öğrenim gördükleri Fakülte veya Müdürlük tarafından disiplin işlemine konu edilir. 7. Görevinden ayrılan akademik danışman yerine kulüp danışman adayını, ayrılan kulüp başkanı yerine seçilen öğrenciyi Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Birimi ne 15 gün içinde bildirmeyen kulüplerin faaliyetleri durdurulur. 8.Madde 8 de belirtilen yasak faaliyetlerde bulunduğu tespit edilen kulüpler Genel Sekreterlik tarafından yazılı olarak uyarılırlar ikinci kez yasak faaliyetlerde bulundukları takdirde Kulüpler Koordinasyon Kurulu nun önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır. 9. Bir akademik yıl içinde amacına uygun en az iki etkinlik yapmayan, her akademik yıl başlangıcının ilk iki haftası içinde geçmiş dönemde gerçekleştirdiği faaliyetleri ve yeni akademik yıl içinde gerçekleştirmek istedikleri faaliyet planları ve bütçe taleplerini bildirmeyen kulüpler, Kulüpler Koordinasyon Kurulu nun önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır. YÜRÜRLÜK Madde 16 Bu yönerge, Senatonun kabulünden sonra Mütevelli Heyeti tarafından onandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer. YÜRÜTME Madde 17 Bu yönergeyi İzmir Üniversitesi Rektörü yürütür.