2015-2016 DÖNEMİ BİLKENT IEEE ÖĞRENCİ KOLU İDARİ VE KURUMSAL YAPILANMASI YK: Yönetim Kurulu IK: İdari Kurul Yönetim Kurulu Görev Tanımları Yönetim Kurulu Yapısı Yönetim Kurulu Başkanı Başkan Yardımcısı Başkan Yardımcısı Sayman Sekreter Yönetim Kurulu bir başkan, iki başkan yardımcısı, bir sayman ve sekreterden oluşmaktadır. Yönetim Kurulu üyelerinden başkan yardımcıları ve sayman aşağıda belirtilen görev tanımlarına ek olarak İdari Kurul daki koordinatörlükleri görev sürelerinin başında komiteleri paylaşır ve o koordinatörlüklerden sorumludur. Düzenli olarak yönetim kurulu üyeleri sorumlu oldukları koordinatörlükler ile ilgili yönetim kurulu başkanına raporlama yapar. YK Başkanı: IEEE Merkezi, 8. Bölge ve Türkiye Şubesi yönetimlerine direk bağlı olup mercilere karşı Bilkent IEEE Öğrenci Kolu'nu resmi olarak temsil eden kişidir. Akademik danışman ve Öğrenci Konseyi'ne kol hakkında gerekli bilgileri vermekle yükümlüdür. Bağlı olunan birimlere düzenli olarak raporlama yapar. Kol bazında alınan kararlarda son söz yetkisine sahiptir.
Kol adına yapılacak önemli yazışmalarda (dilekçe vb.) imzası gerekmektedir. YK Başkan Yardımcıları: YK Başkan Yardımcısının birincil görevi Yönetim Kurulu adına İdari Kurul'u düzenlemek ve denetlemektir. YK Başkanının olmadığı durumlarda bütün yetki ve görevlerini üstlenerek eş başkanlık yapar. Koordinatörlerin görev takibini yapmak ve onlara kılavuzluk etmekle yükümlüdür. Etkinliklerin birebir koordinasyonundan sorumludur. YK Sekreteri, Saymanı ile beraber başvurulacak ödüllere başvurur. YK Saymanı: Bilkent IEEE Öğrenci Kolu'nun banka hesaplarının, gelir ve giderlerinin takibinden sorumludur. Kurumsal Koordinatör ile birlikte çalışarak sponsorluk gelirlerinin yazılı hale getirilip İK'nın bilgisine sunulmasını sağlar. Üyelik gelirlerinin uygun banka hesaplarına yatmasından sorumludur. Harcamaları haftalık fatura ve fişlerle toparlayıp, öğrenci konseyinden her hafta tahsilatından sorumludur. Uluslararası IEEE üyeliklerinin gerçekleştirilmesini ve yenilenmesini sağlar. Bu işlem sırasındaki para akışından sorumludur. Sekreter: YK ve IK toplantı tutanaklarını tutar. Bilkent IEEE Öğrenci Kolu'nun IEEE'ye göndereceği yıllık plan ve yıllık raporunun hazırlanarak uygun tarihlerde ilgililere gönderilmesinden sorumludur. Etkinlik arşivlerinin oluşturulmasından, saklanmasından ve paylaşımının takip edilmesinden sorumludur. Koordinatörlerin düzenledikleri etkinlikleri raporlamasını ister, bunları bir arşiv haline getirir. Bilkent IEEE Öğrenci Kolu ile ilgili bütün resmi yazışmaları yapmaktan sorumludur. Bilkent IEEE Öğrenci Kolu'nun bütün resmi evrakının takibinden ve saklanmasından sorumludur. Etkinlik takvimlerini tutanak halinde tutar. Tasarım Koordinatörü ile birlikte e-bültenin çıkarılmasından sorumludur. ~ 2 ~
İDARİ KURUL GÖREV TANIMLARI Kurumsal İlişkiler ve Sponsorluk Koordinatörü: Bilkent IEEE Öğrenci Kolu'nun kurumsal ilişkilerinin düzenlenip denetlenmesinden, ortaklık ve sponsorluk anlaşmalarının takibinden sorumludur. Sponsorluk gelirlerinin raporlanması konusunda Sayman ile birlikte çalışır. Kurumsal tanıtım ve teklif dokümanlarının hazırlanmasından sorumludur. Kolun sene içindeki kurumsal stratejisini belirler: yaptığı araştırmalardan elde ettiği verilere dayanarak hangi sektörlere yönelinmesi gerektiğini ve hangi firmaların Bilkent IEEE Öğrenci Kolu na uygun servis ve olanakları olduğunu belirler. Kol kontaklarını genişletip güçlendirmeye çalışır. Kendinden sonraki yönetimlere ışık tutmak üzere bir kurumsal kontak veritabanı oluşturur ya da böyle bir veritabanı varsa düzenli olarak günceller. Bilkent Üniversitesi Güz dönemi başlamadan etkinlik koordinatörleriyle birlikte sponsorluk ve etkinlik tanıtım dosyaları hazırlar. Sponsorluk gezilerinin düzenlenmesinden sorumludur. Koordinatörlerin desteğiyle etkinlik sponsorluklarını ayarlamakla yükümlüdür Tasarım Koordinatörü: Bilkent IEEE Öğrenci Kolu nun bütün görsel tanıtım materyallerinin tasarlanmasından (afiş, broşür, logo, branda gibi) sorumludur. Bilkent IEEE Öğrenci Kolu Web sitesi için gerçekleştirilecek görsel materyallerin tasarımından sorumludur. Etkinlik web sitelerinin görsellerinden sorumludur. Tasarım teknolojileri ile ilgili eğitimler vermekle yükümlüdür. Sekreter ile birlikte Bilkent IEEE etkinliklerinin yer aldığı elektronik bültenin tasarımından ve çıkarılmasından sorumludur. Üniversiteye Doğru Koordinatörü: Üniversiteye Doğru etkinliğinden sorumlu kişidir. Üniversiteye Doğru organizasyon ekibinin oluşturulmasından ve bu ekibin koordinasyonundan sorumludur. Üniversiteye Doğru seçildiği sene o senenin Üniversiteye Doğru etkinliğinin Koordinatör Yardımcısı olarak görev alır. ( 2012 ÜD Koordinatörü seçilen kişi 2011 ÜD Koordinatör Yardımcısı'dır ) ~ 3 ~
Kariyer ve Staj Koordinatörü: İçeriği koordinatör ve komite üyeleri tarafından belirlenecek kariyer odaklı bir etkinlik düzenlemesinde bulunur. Kariyer Yönlendirme konulu seminerler düzenleyerek Bilkent Üniversitesi öğrencilerinin kariyer konusunda bilinçlenmelerine katkıda bulunur. Bu konuda araştırmalar yapar ve e-posta yoluyla Bilkent IEEE Öğrenci Kolu üyelerine kariyer ve staj fırsatları hakkında düzenli bilgilendirme yapar. Kariyer ile ilgili etkinliklerin sene boyunca düzenlenmesinden sorumludur. Teknik içerikli gezilerin kariyer ile ilgili de olmasını gözetir ve bu gezileri düzenler. Dönem başında atanan GRC etkinliğinin koordinatörünün, İK ile koordinasyonundan sorumludur. Tanıtım, Reklam ve Halkla İlişkiler Koordinatörü: Yazılı (Bilnews vb), görsel ve sosyal medyada (Facebook, Twitter gibi) etkinliklerin duyurulması ve tanıtılmasından sorumludur. Sosyal ağlar üzerinden (SBTR,ITKK,BAIS,Üniaktivite vb.) etkinliklerin duyurulması ve takibinden sorumludur. Etkinliklerin tanıtımlarının ve reklamlarının gerçekleştirilmesinden sorumludur. Etkinliklerin basın bültenlerinin hazırlanmasından sorumludur. Basın-yayın kuruluşlarıyla sürekli irtibat halindedir. Etkinlik görsellerinin basılıp, hazır hale getirilmesinden sorumludur. Kurumsal İlişkiler Koordinatörü ile birlikte çalışarak kolun İletişim Sponsorlarını belirler. Tasarım Komitesi ile birlikte çalışarak kolun tanıtım ve reklam politikasını belirler. IEEE'nin ve Bilkent IEEE'nin geniş kitlelere tanıtılması için çalışmalar yürütür. Usta-Çırak Projesi, oryantasyon ve stant organizasyonundan sorumludur. Uluslararası IEEE üyeliğinin tanıtımından sorumludur. Ayrıca üye olmak isteyen kişilerin bilgilerinin alınması ve saymana iletilmesi sürecini takip etmekle yükümlüdür. Teknoloji 101 Koordinatörü: Teknoloji101 Koordinatörü nün görevi her bir sayı için belirlenecek olan görevlilerin denetlenmesinden ve tecrübe aktarımı ile bu kişilerin deneyim edinmesini sağlamak olacak. Teknoloji 101 elektronik derginin yayınlanmasından sorumlu kişidir. ~ 4 ~
Teknoloji 101 ekibinin oluşturulmasından ve bu ekibin koordinasyonundan sorumludur. Teknoloji 101 ekibinde her sayı için belirlenecek görevlileri denetler. Teknoloji 101 e-dergisinin bilinirliğini artırmak üzere çalışmalarda bulunur. Woman In Engineering (WIE) Koordinatörü: İş te Kadın panellerinin organize edilmesinden sorumlu kişidir. Okul genelinde düzenlenen paneller, söyleşiler ve sunumlarla kızların mühendislik alanına olan ilgisini arttırır. Özellikle Üniversiteye Doğru gibi üniversite öncesi etkinliklerde yer alır ve liselerde düzenlenen seminerlerde kız öğrencileri mühendisliğe özendirir. Üniversite dışında Mühendislik alanındaki başarılı kadın mühendislerle röportajlar gerçekleştirip, okul geneline duyurulan Teknoloji-101 e-bültenine içerik sağlar. Komitenin işleyişine ve ihtiyacına göre komite yapılanmasını oluşturur düzenler. Webmaster: Bilkent IEEE Öğrenci Kolu nun ve kol tarafından düzenlenen etkinliklerin internet sitelerinin tasarımını yapar, yazılımlarını oluşturur. Ulusal ve uluslar arası düzeydeki internet sitesi yarışmalarına katılım sağlar. İnternet sitelerinin güncel tutulmasından sorumludur. Bilkent IEEE Öğrenci Kolu tarafından kullanılan bütün e-posta gruplarının kontrolünden, güncellenmesinden ve oluşturulmasından sorumludur. Bilkent IEEE Öğrenci Kolu nun internet üzerindeki altyapısını sağlamlaştırmak için yeni fikirler geliştirir, fırsatların tanıtımlarını yapar. Robotik ve Otomasyon Topluluğu (RAS) Başkanı Bilkent Üniversitesi Yönetimi, IEEE Türkiye Şubesi ve Bilkent IEEE Yönetim Kurulu na karşı Teknik Komite nin çalışmalarını temsil eder. Bilkent IEEE Öğrenci Kolu tarafından tasarlanan ve üretilen bütün teknik projeleri denetler, destekler ve tanıtır. Bilkent IEEE Öğrenci Kolu için yeni teknik proje sahaları oluşturur, bu konuda araştırmalar yapar. Teknik geziler ve atölye çalışmaları için gerekli iletişimi sağlar, ayarlamaları yapar. Bilkent IEEE Öğrenci Kolu nun senelik teknik takviminin çıkarılmasını sağlar, bu süreçte teknik içerikli katılınacak olan etkinlikleri önceden belirler. ~ 5 ~
Teknik Komite çalışanlarını IEEE çatısı altında gerçekleştirilen proje ve teknik içerikli etkinliklerden haberdar eder. Bilgisayar Topluluğu ( Computer Society ) Başkanı: Bilkent IEEE Öğrenci Kolu'nun alt grubu olan Computer Society'nin başkanlığını yürütür. Computer Society Yönetim Kurulu(*) ndan sorumlu kişidir. Bilişim teknolojileri ile ilgili seminerler ve eğitimler düzenlemekle yükümlüdür. Bilkent IEEE Öğrenci Kolu YK'sına etkinlikler hakkında raporlama gerçekleştirir. Bilkent IEEE Öğrenci Kolu YK Saymanı ile Computer Society bütçesini ayarlar. (*)CS Yönetim Kurulu; Başkan ın yanında 2 Başkan Yardımcısı, Sekreter ve Ödüller ve Turnuvalar Koordinatörü olmak üzere 5 kişiden oluşur. CS Yönetim Kurulu, CS Başkanı ve mentörleri tarafından belirlenir. Bu isimler Bilkent IEEE Yönetim Kurulu na sunulduktan sonra atama gerçekleşir. Sosyal Organizasyonlar Koordinatörü: Bilkent IEEE Öğrenci Kolu aktif kadrosu içindeki kaynaşmayı, kolun Bilkent Üniversitesi genelinde tanıtımını ve çevre kollarla olan ilişkilerini geliştirmesini sağlayacak sosyal etkinlikler düzenlemekle yükümlüdür. Sene içinde en az 5 sosyal etkinlik düzenlemesi gerekmektedir. Sosyal sorumluluk projelerinden sorumludur. Bilkent IEEE Öğrenci Kolu nun diğer öğrenci kulüpleriyle yakın ilişkiler kurmasını sağlamak için düzenlenebilecek olan etkinlikleri belirler. Yeni ve yaratıcı sosyal etkinlik fikirleri geliştirir. ~ 6 ~