DOMOTEX HANNOVER DE BAŞARININ ANAHTARI ELINIZDE İHİB TARAFINDAN HAZIRLANMISTIR
Bu kitapçık İstanbul Halı İhracatçıları Birliği üyesi firmalarımızın her yıl Ocak ayında Almanya nın Hannover şehrinde yapılan Domotex Halı ve Yer Döşemeleri Fuarı na katılımlarına yardımcı olmak amacıyla İHİB tarafından hazırlanmıştır. Birlik olmaktan bizim anladığımız budur İstanbul Halı İhracatçıları Birliği (İHİB) olarak Hannover de düzenlenen Domotex Halı ve Yer Döşemeleri Fuarı na 1992 yılından bu yana her yıl düzenli olarak milli katılım gerçekleştirmekteyiz. Yirmi yıldan fazla bir süreyi kapsayan tecrübe ve birikimlerimizi sizlere bu kitapçıkta mümkün olduğu kadar sade bir dil ve anlatım ile özetlemeye çalıştık. Bu çalışmayı yaparken değerli meslektaşım Mustafa Kayhan ın deneyimlerinden çok istifade ettik. Bu sebeple öncelikle kendisine ve yıllardır sektöre fuarcılık konusunda hizmet eden fuarlar şubemizden Ali Galip Candemir e teşekkür ederim. Bu kitapçıkta fuar öncesi, fuar süresince ve fuar sonrası dikkat edilmesi gereken konuların yanı sıra, fuar teşvikleri, yurtdışı harcamalarının KDV iadeleri, satış sözleşmesi gibi konularda tavsiye niteliğinde yol gösterici bilgilere yer verdik. Amacımız sizlerin Domotex katılımızın başarılı, verimli ve sorunsuz olmasına katkıda bulunmaktır. Birlik olmaktan bizim anladığımız budur. Uğur UYSAL İHİB Başkanı
2 > 3 İÇİNDEKİLER 04 FUAR ÖNCESİ SÜREÇLER 11 12 13 15 20 22 FUAR SÜRECİNDE BİLİNMESİ GEREKENLER FUAR SONRASI HAKKINDA BİLİNMESİ GEREKENLER SONUÇ OLARAK Fuar Sürecinde Yapılacak Satışlar Hakkında Çok Önemli Bilgiler İŞİNİZE YARAYACAK PRATİK BİLGİLER ÖRNEK BELGELER YAYIN DİREKTÖRÜ Erkan Ersöz erkanersoz@kucukmucizeler.com EDİTÖR Tuğba Uprak tugba@kucukmucizeler.com GÖRSEL YÖNETMEN Gaye Üzger gaye@kucukmucizeler.com FOTOĞRAFLAR Fatih Yalçın fatihyalcin@kucukmucizeler.com BASKI VE CİLT Matsis Matbaa Hizmetleri Ltd. Şti. Tevfik Bey Mah. Doktor Ali Demir Cad. No: 51 Sefaköy-İstanbul TEL: (212) 624 21 11 YAPIM Kaptanpaşa Mahallesi Darülaceze Caddesi Bilaş İş Merkesi A Blok No: 31 K: 6 D: 63 Okmeydanı-İstanbul T: (212) 211 68 53 F: (212) 211 56 54 Bu çalışma İHİB tarafından üye firmaları bilgilendirmek için hazırlanmıştır. Yer alan tüm bilgiler görevli kişiler tarafından oluşturulmuş ve bağımsız editörlerce edit edilmiştir. Çalışmada geçen her türlü bilgi ve belgede hata olması ihtimaline karşı tüm içerik tavsiye niteliğindedir. Değerli Meslektaşlarım Domotex Hannover Fuarı yalnızca ülkemiz firmaları için değil, tüm dünyada halı, kilim ve yer döşemeleri sektöründe faaliyet gösteren firmalar için son derece önemli bir fuar. Bu fuarda ticaret var, trend var Bu fuarda rekabet var, işbirliği var Ancak bu önemli fuara bilerek, hazırlanarak katılmak lazım. Fırsatları kazanca dönüştürmek ve potansiyeli harekete geçirmek için, fuar sırasında olduğu kadar fuar öncesinde ve fuar sonrasında da yapılması gerekenler var. Ben içinizden birisi bir halıcı olarak yani, bu fuara tam 21 sene kesintisiz olarak katıldım. Yanlışları yapa yapa doğruları öğrendik. Doğruları yaptıkça işlerin kolaylaştığını, imkanların geliştiğini gördük. Şimdi İHİB in katkılarıyla hazırlanan bu kitap vasıtasıyla 21 yıllık deneyimimi sizinle paylaşıyorum bu çalışmayı. Fuarla ilgili süreçleri sizin için kolaylaştıracak bir kullanım kılavuzu gibi görebilirsiniz. Stant müracaatından faturaların kesilmesine, malların geri getirilmesinden, ulaşım olanaklarına kadar her alanda işinizi kolaylaştıracak bilgileri bir araya getirmeye çalıştık. Gerekenleri olabildiğince basit ve anlaşılır bir şekilde maddeler halinde topladık. İHİB, bu konuda sektörümüzün her zaman hizmetinde. Başarınızı ve verimliliğinizi artıracak her konuda her zaman İHİB e danışabilirsiniz. Son derece deneyimli ve iyi niyetli bir ekip size hizmet için orada. Unutmayın, fuar hakkında ne kadar çok şey bilirseniz o kadar başarılı olursunuz. Umarım bu çalışma arzu edilen şekilde size fayda sağlar. Bu vesile ile İHİB e ve onun değerli Başkanı Uğur Uysal a da teşekkür ediyorum. Sektörümüz için atılan her adım milletimizin yararınadır. MUSTAFA KAYHAN MNM A.Ş.
4 > 5 A.FUAR ÖNCESİ SÜREÇLER İHİB, sizlerin fuar katılımınızda sadece aracı bir kurumdur. Tüm meslek kuruluşlarında olduğu gibi temel amaç sektörde yer alan firmaların bireysel işlem yapmak yerine, sektörün mümkün olduğunca çok üyesinin birlikte hareket ederek, birlikte olmanın getireceği güç ve avantajın üstüne bir de İHİB in olanaklarını, tecrübesini ve organizasyonunu katarak üyeler adına çok daha olumlu, verimli ve ekonomik sonuçlar yaratmaktır. İHİB de fuar süreci her yıl genel olarak şu şekilde işlemektedir; Domotex fuarının organizatörü Deutche 1. Messe her yıl 30 Nisan a kadar bir sonraki fuar için talep toplamaktadır. Bu tarihten önce yapılacak başvurular için Early Bird Discount adı altında, metrekare başına 3-5 Euro indirim uygulamaktadır. Biz İHİB olarak üyelerimizin en uygun fiyata stand kiralamasını temin amacıyla, 30 Nisan tarihinden önce Deutche Messe ye başvurup bir sonraki fuar için yer talebinde bulunuyoruz. Bu talebimizde alan büyüklüğü için bir önceki yılın gerçekleşen katılım miktarını baz olarak alıyoruz. Bu şekilde sizler fuar katılımınıza ne zaman karar verirseniz verin, her zaman en uygun fiyat üzerinden katılmış oluyorsunuz. Bu fuarın Türkiye de ki resmi sürecini 2. gerçekleştirmek için, İHİB fuar başlangıç tarihinden 7 ay önce Türkiye İhracatçılar Meclisi ne, fuar başlangıç tarihinden 6 ay önce ise Ekonomi Bakanlığı na başvurmakta ve fuar için milli katılım gerçekleştirme izinlerini almaktadır. Bu izin sizlerin fuar ile ilgili teşvikleriniz açısından son derece önemli ve gereklidir. İHİB, Domotex Fuarı için Ekonomi 3. Bakanlığı ndan onay alır almaz, tüm üyelerine fuarın resmi duyurusunu yaparak ön talep toplama işlemine başlamaktadır. Toplanan ön talepler bir değerlendirmeye tabi tutularak, gerekli ise Deutche Messe ye 30 Nisan öncesi bildirilen ön talepte güncelleme yapılmaktadır. Bu güncelleme sonrası Deutche Messe ye bildirilen talep İHİB açısından bağlayıcılık ve sorumluluk içerdiğinden, İHİB de katılım için başvuran üyelerden, katılım taleplerini kesinleştirmek için İHİB Yönetim Kurulunca belirlenen ön ödeme talebinde bulunur. Genel olarak Ağustos ve Eylül aylarında 4. toplanılan talepler doğrultusunda İHİB Deutche Messe her yıl 30 Nisan a kadar bir sonraki fuar için talep toplamaktadır. Bu tarihten önce yapılacak başvurular için Early Bird Discount adı altında, metrekare başına 3-5 Euro indirim uygulamaktadır.
6 > 7 stand inşaat firmaları ve nakliyatçı firmalar ile görüşmelere başlar. Gerek stand inşaatı, gerekse nakliyat için ilgili kanunlara uygun olarak çok sayıda firma ile görüşmeler yapılır. İlgili ihaleler açılır ve bu ihalelerde alınan teklifler İHİB Yönetim Kurulunca detaylı olarak incelenip karara bağlanır. İnşaatçı firmaya hem Domotex Fuarı için 5. Birliğimize tahsis edilen alan krokisi hem de katılımcı firmalar tarafından talep edilen alan miktarları iletilir. Bu aşamada inşaatçı firmaya katılımcı firma isimleri verilmez. İnşaatçı firma, söz konusu alanı, talepler doğrultusunda inceleyerek, en uygun yerleşim projesini gerçekleştirmeye çalışır. Yapacağı proje İHİB Yönetim Kurulunun denetim ve onayına tabidir. Küçük, büyük tüm firmaların fuar alanımızda en uygun, en verimli ve adil yerleşimini gerçekleştirmek için Yönetim Kurulumuz pek çok farklı projeler üzerinde çalışmıştır. Fuar alanımız ile ilgili her teknik detay incelenmiş ve sonuçta ortaya tamamen yeni, farklı ve sizlerin de beğeneceğine inandığımız bir proje ortaya çıkmıştır. Nakliyatçı firma seçiminde de aynı 6. süreçlerden geçilerek yapılan ihalede alınan teklifler İHİB Yönetim Kurulunca incelenip karara bağlanır. Nakliyatçı firma ile ilgili önemli bir konu bu fuar için hizmet alınacak gümrükçü konusudur. Bu konuda da geçmişte muhtelif şikayetler ve sıkıntılar yaşandığı bilinen bir gerçektir. Bu konuya yorum getirmeden önce bilinmesi gereken detaylar şunlardır; a) Fuara ortalama olarak 25-30 firma katılmakta, ortalama olarak 10 TIR mal ve malzeme götürülmektedir. b) Dolayısıyla öncelikle malların fuar öncesi gümrüklü bir antrepoda toplanması, antrepo beyannamelerinin, gümrük çıkış beyannamelerinin ve ilgili diğer gümrükleme işlemlerinin yapılması gerekmektedir. c) Daha sonra Hannover varışında ve fuar bitiminde dönüş için yine gümrük işlemlerinin yapılması gerekmektedir. d) Son olarak İstanbul a dönüşte yine malların gümrüklü antrepoya girişleri, gümrük giriş beyannamelerinin, antrepo beyannamelerinin düzenlenmesi ve diğer gümrük işlemlerinin yapılması söz konusudur. Yani birbiriyle ilgili çok farklı süreçlerin tam bir kontrol ve uyum içerisinde yapılması söz konusudur. Bu nedenle nakliyatçı firma çalışacağı gümrükçüyü kendisi belirlemektedir. Sonuç olarak fuarla ilgili tüm firmaların evrakları ve işlemleri tek bir gümrükçü üzerinden takip edilerek muhtemel gecikmeler, ilave masraflar ve karmaşıklardan korunma amaçlanmıştır. İHİB Yönetim Kurulu yapılan görüşmeler sonucunda bu yıldan itibaren üyelerimize aşağıda belirtilen avantajları sağlamıştır; Fuara milli katılım kapsamında her yıl ortalama olarak 25-30 firma katılmakta, ortalama olarak 10 TIR mal ve malzeme götürülmektedir.
8 > 9 a) Katılımcı firmalar bu yıl gümrük giriş çıkış beyannamesi ve antrepo beyannameleri için ilave bir ücret ödemeyeceklerdir. b) Geçmiş yıllarda sorun olan yüksek antrepo ücretleri de bu yıl tamamen ortadan kaldırılmıştır. Fuar dönüşü bir firmanın, mallarının gümrükleme işlemlerinin tamamlandığı kendisine bildirildiği tarihten itibaren 3 iş günü içerisinde mallarını antrepo ücreti ödemeksizin çekebilecektir. Konunun önemi nedeniyle tekrar vurgulamak gerekirse, fuar dönüşü gümrükçü firma katılımcı firmaya Mallarınızın gümrükleme işlemleri tamamlandı, mallarınızı alabilirsiniz bildirimini yaptıktan sonra 3 iş günü içerisinde ilgili firmanın mallarını gümrükten alması gerekmektedir. Firmalar sadece Kapama Beyannamesi için 80-100 Euro gibi bir ücret ödeyeceklerdir. Kapama beyannamesi götürülen mal miktarından satılan mal miktarı düşülüp geri gelen mal miktarına eşitlendiğini gösterir beyannamedir. Bu süreçlerden sonra İHİB firmaların 7. fuar katılımıyla ilgili sözleşme ve diğer evrakları firmalara iletilir. Bu evraklar katılımcı firma tarafından doldurularak en geç bir hafta içerisinde İHİB e teslim edilir. İHİB firmaların fuar teşviklerinden 8. sorunsuz yararlanmalarını teminen gerekli evrakları katılımcı firmalara iletir. Bu evraklarda katılımcı firma tarafından en geç bir hafta içerisinde doldurularak İHİB e teslim edilir. İHİB bu işlemler sonrası katılım ücretinin 9. yüzde 50 sini firmalardan tahsil eder. Ayrıca bakiye kısım için fuar sonrasına 2 aylık senet alınır. Katılımcı firmalar ile toplantı yapılarak, 10. onaylanmış fuar yerleşim planı üzerinde her bir firmanın alanı yapılacak kura çekimi ile belirlenir. Firmalara fuar ile ilgili detaylı bilgiler aktarılır. Firmaların her türlü talepleri ve soruları alınır ve sonuçlandırılır. İHİB fuar standı belirlenen firmalardan 11. standlarıyla ilgili talep ettikleri teknik detayları toplayarak stand işini üstlenen firmaya iletir. İHİB katılımcı firmalardan İHİB tarafında 12. hazırlatılan fuar kataloğunda yer almasını istedikleri veri, bilgi ve resimleri talep ederek, kataloğu basacak olan firmaya iletir. İHİB katılımcı firma bilgilerini Deutche 13. Messe nin Domotex ile ilgili web sitesi www.domotex.de yayınlanması için Messe idaresine bildirir. Messe tarafından iletilen şifreleri katılımcı firmalara ileterek gerekli güncellemelerin katılımcılar tarafından yapılmasını temin eder. Nakliyatçı firma katılımcı firmalardan 14. gerekli evrakları talep eder. Malların teslimi için son tarihi bildirir. Firmalar evrakları ve malları belirlenen süreler içerisinde teslim ederler. Fuar dönüşü bir firmanın mallarının gümrükleme işlemlerinin tamamlandığı kendisine bildirildiği tarihten itibaren firma 3 iş günü içerisinde mallarını antrepo ücreti ödemeksizin çekebilecektir.
10 > 11 B. FUAR SÜRECİNDE BİLİNMESİ GEREKENLER İHİB Fuar katılımı için kendi 15. hazırlıklarını yapar, katalog basımını sonuçlandırır. Stand inşaat ve nakliyatçı firmalarla sürekli iletişim içerisinde bulunup olası sorunlar için çözüm üretir. Domotex fuarı katılımcı firmaların sadece mallarını sergilemediği aynı zamanda satış da yapabildiği bir fuardır. Bu nedenle fuar süreci pek çok teknik ve yasal bilgiler ışığında değerlendirilmesi gereken bir süreçtir. Bu süreç malların İstanbul da gümrükleme işlemlerinin bitimini takiben yola çıkıp Hannover e varmasıyla başlar. Stand inşaat firması da belirlenen takvim doğrultusunda fuar alanına ekip ve ekipmanlarıyla intikal edip çalışmalarına başlar. Bu yıl yeni bir stand inşaat firmasıyla çalışacak olmamızdan dolayı İHİB ten bir yetkilimiz olası gecikme ve sorunları yerinde tespit edip gerekli önlem ve çözümleri zamanında almak maksadıyla, stand inşaat firmasının çalışmaya başladığı tarihten itibaren fuar alanında bulunup, tüm süreçleri yakından takip ve kontrol ile görevlendirilmiştir. Firma temsilcilerinin Hannover e varmasını 1. takiben mallar belirlenen tarihte belirlenen düzenle firmalara teslim edilir. Katılımcı firmaların mallarını en iyi ve hızlı 2. bir şekilde sunumlarını temin amacıyla İHİB fuar alanında yakın destek ve işbirliği sağlar.bu desteği İHİB şu ekiplerin organize çalışmalarıyla gerçekleştirir; a) İstanbul dan gelen İHİB yetkilileri b) İHİB in Hannover den temin ettiği güvenlik, teknik destek ekipleri c) İnşaatcı firma ekibi d) Schenker yetkilileri İHİB özellikle fuar öncesi ve fuar sonunda 3. katılımcıların yemeğe ulaşımlarının nispeten daha zor ve masraflı olduğu zamanlarda tüm katılımcılara belirli bir program dahilinde kumanya dağıtımını da organize eder. İHİB fuar süresince İHİB Yönetim Kurulu nun 4. onayına bağlı olarak Hannover de katılıcıların davet edildiği bir akşam yemeği de organize eder. İHİB ayrıca Halı Tasarım Yarışmaları nda 5. dereceye girip ödül olarak Domotex e davet edilen tasarımcıların da her türlü ihtiyaçlarını karşılamaya çalışıp onlara gerekli desteği verir. İHİB fuar alanımızla ilgili güvenlik ve temizlik 6. işlerini koordine eder. İHİB fuar sonunda yine katılımcılarla ve 7. nakliyatçı firma ile işbirliği içinde malların uygun şekilde paketlenip, evrakların uygun bir şekilde hazırlanmasına ve teslim edilmesine gözcülük yapar. Fuar bitiminde son TIR da yüklenip 8. gümrüklenip yola çıktığında İHİB in fuar alanındaki görevi sona erer. Domotex fuarı katılımcı firmaların sadece mallarını sergilemediği aynı zamanda satış da yapabildiği bir fuardır. Bu nedenle fuar süreci pek çok teknik ve yasal bilgiler ışığında değerlendirilmesi gereken bir süreçtir.
12 > 13 C. FUAR SONRASI HAKKINDA BİLİNMESİ GEREKENLER Malların İstanbul a varmasını takiben nakliyatçı firma katılımcı firmaları bilgilendirerek malların uygun şekilde gümrüklenmesini teminen gerekli evrakları talep eder. Bu evraklar temel olarak, malın fuara gidişi esnasında Türk gümrüğü için hazırladığınız fatura, fuarda yapılan satışlara ait faturalar ve fuar dönüş faturasıdır. Türk gümrüğü de esas olarak fuara ne kadar hangi cins mal götürülmüş, hangileri nasıl satılmış ve geriye hangi mallar dönmüş sorusuna uygun cevap arar. Gümrükleme işlemleri tamamlanır ve mallar katılımcılar tarafından teslim alınır. Malların katılımcı firmalar tarafından teslim alınmasından sonra fuar teşviği için İTKİB Devlet Yardımları Şubesi ne belirli evraklar teslim edilir. İHİB Yönetim Kurulu nca belirlenen bir tarihte katılımcılarla fuarın genel bir değerlendirmesi yapılmak, varsa eksik veya aksayan noktaları tespit etmek ve bir sonraki fuara bu tecrübe ve bilgiler ışığında katılabilmek için genel değerlendirme toplantısı yapılır. SONUÇ OLARAK Değerli Meslektaşlarımız, Kitapçığın başında da belirttiğimiz gibi İHİB sadece aracı bir kurumdur. Yönetim Kurulu üyeleri sizlerden seçilmiştir. Ayrıca tüm üyelerimiz için de yönetim kurul toplantıları açıktır. Amacımız sektörde faaliyet gösteren firma temsilcilerin bir araya gelerek tüm sektör yararına olduğuna inandığı işler için güç birliği yaratmak, ortak akıl ve tecrübeden yararlanmaktır. Bu tamamen gönüllülüğe dayalı bir işlemdir. Ne kadar çok üyemizin katılımı sağlanırsa o kadar iyi sonuçlar alınacağı da doğaldır. Fuar katılımımız bu değerli işbirliği ve katılımız için son derece uygun bir ortam sunar. Yıllardır tekrarlanan bir süreç olmasına karşın tüm sektörün ortak menfaatine yönelik böyle bir çalışma yapılmamış olmasını bir eksiklik olarak gördüğümüz için bu çalışmayı yaptık. Burada da eksiklerin olma ihtimali her zaman mümkündür ve bu süreçte yol alıp çok daha iyisini yapmak ancak siz değerli meslektaşlarımızın yakın işbirliği ve desteğiyle mümkündür.
14 > 15! Fuar Sürecinde Yapılacak Satışlar Hakkında Çok Önemli Bilgiler Birliğimizle birlikte fuara katılan firmalar, 1. fuar alanının Gümrüklü Saha özelliğini taşıdığını bilmek durumundadır. Yani fuar alanında bulunan mallar gümrüklenmiş mallar değildir. Bu mallar standınıza geçici gümrük beyanı ile getirilmektedir. Bu nedenle fuar alanını herhangi bir şekilde terk edecek malların öncelikle gümrükleme işlemlerinin yapılması gerekir. Fuar alanından gümrükleme işlemi yapılmaksızın mal çıkartılması gümrük açısından suç oluşturur. Fuar alanına malların girişinde Alman 2. gümrüğü fatura ve ATR talep eder. Her faturada adet, metrekare, birim fiyatı ve CIF değerinin belirtilmesi zorunludur. Fuar süresince standınızda kullanacağınız her türlü sarf malzemesi, broşür v.s. ayrı bir beyanname ve fatura ile fuar alanına girebilir. Bedelsiz diye tanımladığımız bu malzemelerin mutlaka ilgili evrakla uyum sağlaması gerekmektedir. Fuar süresince yapacağınız her bir satış 3. için fatura düzenlenmesi zorunludur. Bu fatura üzerinde mal cinsi, adet, metrekare ve toplam değer bildirilmesi gerekmektedir. Alman gümrüğü fuar bitiminde malınızın serbestce geri dönüşüne izin vermek için temel olarak şu detaylara bakar : Getirdiğiniz mal (cins, adet, m2)-yaptığınız satışlara ait faturalar toplamı (cins, adet, m2) = Geri götüreceğiniz mal (cins, adet, m2) Eğer bu detaylarda tutarlılık yok ise malınızın çıkışına izin verilmez. Fuarda müşterilerinize satış yaparken 4. malların gümrüklenmemiş olduğunu Katılımcı firma hediye dahi etse, Bir (1) adet dahi olsa standından çıkarttığı her bir malın belgesini fuar alanındaki nakliyatçı firma yetkilisine vermek zorundadır.
16 > 17 bildirmeniz çok önemlidir. Siz malı sattıktan sonra, bu malların depoya nakli, gerekli belgelerin düzenlenmesi, daha sonra belirlenen nakliyatçıya teslimi, ayrıca yüzde 19 KDV sinin ödenmesi gibi çok farklı işlemlere ve de masraf kalemlerine tabi olacaktır. Eğer siz müşterinizi bilgilendirmeden malı satar iseniz, daha sonra müşteriniz bu masrafların toplamına bakıp malı gümrükten çekme konusunda tereddüt yaşayabilir veya masrafın bir kısmını sizin ödemenizi talep edebilir veya malı hiç çekmeyebilir. Herhangi bir nedenle gümrükten çekilmeyip daha sonra İstanbul a size iade edilmek durumunda kalınan mallar için tüm masrafları siz ödemek zorunda kalırsınız. Söz konusu bu masrafların önemli bir 5. kısmını oluşturan handling elleçleme masraf kalemlerinin tarifesini Schenker değil Deutche Messe fuar organizatörü olarak belirler. Schenker bu tarifeye uygun işlem yapmak zorundadır. Bu tarifelerle ilgili detaylar son fuar toplantısında güncelleşmiş olarak sizlere verilecektir. Katılımcı firma hediye dahi etse, Bir (1) 6. adet dahi olsa standından çıkarttığı her bir malın belgesini fuar alanındaki nakliyatçı firma yetkilisine vermek zorundadır. Aksi takdirde 3 No lu maddede belirtilen gelen mal - satılan mallar = dönen mal formülü hatalı sonuç verecektir. Fuar alanında sizlere sunulan önemli bir 7. kolaylık yapılan küçük adetli satışlarla ilgilidir. Örneğin siz fuar süresi boyunca 9 adet müşteriye küçük adetlerde diyelim toplam 20 halı sattınız. Bu 9 müşterinin her biri için ayrı fatura, T1 Belgesi ve diğer standart masraf kalemlerini ödemek yerine, bu satışlarının hepsini kendi adınıza tek fatura ile ithal edip, dolayısıyla minimum masraf ödeyerek malınızı serbest hale getirme ve serbestçe müşterinize teslim etme imkanınız bulunmaktadır. Bu konuda da güncellenmiş detaylı bilgi son fuar toplantısında sizlere iletilecektir. Bu konu hakkında bilinmesi gereken bir önemli bilgi de EORI numarasıdır. EORI numarası (gümrük numarası) olmayan bir firma kendi adına kati ithalat yapamaz. Eğer firmanız EORI numarası almamış ise fuar başlama tarihinden önce bu numarayı Avrupa gümrük makamlarından almanız önemlidir. Geçmiş yıllarda Almanya da yerleşik bir Türk firma aracılığıyla firma başına ortalama 100 Euro ya bu numara alınmaktaydı. EORI numaranız yok ise önceki paragrafta anlatılan kendi adınıza tek fatura düzenleme işlemini yapamazsınız. Çünkü kati ithalat izniniz yok demektir. Resmi bilgi olmamakla birlikte malı 8. Almanya ya götürürken faturaya yazdığınız değerler, satış değerleriniz ve dönüş fatura değerleriniz öncelikli olarak aranan bir konu değildir. Bu konuda da hassasiyet göstermenizi önermekle birlikte şimdiye kadar Alman gümrüğü sadece hangi cins, kaç adet, kaç metrekare mal geldi kaç adet ve metrekaresi satıldı, geriye dönene malın cinsi, adedi ve toplam metrekaresi nedir detaylarıyla yetinmektedir. Fuar alanında yaptığınız satışlarda 9. mutlaka müşterinize satış sözleşmesi imzalatmanız önerilmektedir. Bu sözleşme müşteri açısından da bağlayıcı hükümler içerdiği için alıcı herhangi bir masraf kalemini veya bahaneyi kullanarak malı çekmeme konusunu iki kez düşünmek zorunda kalır. Ayrıca bu sözleşme olası anlaşmazlık durumunda sizin elinizi güçlendirecek bir belge teşkil etmektedir. Bu sözleşme örneği bu kitapçıkta verilmektedir. Bu sözleşme! EORI numarası (gümrük numarası) olmayan bir firma kendi adına kati ithalat yapamaz. Eğer firmanız EORI numarası almamış ise fuar başlama tarihinden önce bu numarayı Avrupa gümrük makamlarından almanız önemlidir.
18 > 19 için sizin özel şartlarınıza uygun değişiklik talebinde bulunmak isterseniz İHİB size yardımcı olacaktır. Fuar alanından yapacağınız toplu 10. satışlar için şunları önermekteyiz; a) Büyük çapta ve Avrupa dışı sevkiyatlarınızı Türkiye den yapın, yani malları İstanbul a geri getirip ihracatını buradan yapınız, b) Almanya ve Avrupa içi nakliyelerinin gümrüklenmiş şekilde olmasını (kati ithalatın ve vergilerin fuarda ödenmesi) temin ediniz c) Nakliyenin navlun karşı taraf ödemeli değil (ex stand/collect), ödenmiş olarak gönderilmesi temin ediniz d) Mümkünse alıcı firmanın nakliyeyi fuar sahasından ülkesine/adresine kendisinin organize etmesini talep ediniz e) Nakliyatçı olarak devamlı halı ekspertizi olan firmaların (Interexpress vs.) görevlendirilmesini temin ediniz. Fuar standınıza başka hiç bir firmanın 11. malını koymayınız. İstanbul dan getirdiğiniz mallar haricinde başka ülke veya kaynaklardan gelecek mallar var ise bunların hepsinin Türk menşeli olması, gerekli evrakların bulunması ve nakliyatçı firmaya bu evrakların teslim edilmesi ve uygun bulunması kaydıyla standınıza koyabileceğinizi unutmayınız. Fuar esnasında Alman gümrük 12. yetkilileri mutlaka standınıza uğrayıp söz konusu standa sizin gerçekten bulunup bulunmadığınızı kontrol edeceklerdir. Ayrıca bu kontrol esnasında standınız bulunan bir veya birkaç malı seçerek bu malları gümrük giriş beyannamesine esas olarak vereceğiniz Packing List üzerinde göstermenizi isteyeceklerdir. Bu nedenle her katılımcı fuar süresince bu Packing List ten bir kopyayı yanında bulundurmalı, her bir malın mutlaka etiketli olmasına özen göstermelidir. Fuar bitiminde mallarınızı paletlerken 13. herbir palete giren malların doğru listelendiğinden emin olunuz. Genel olarak yapılan incelemede sizin dönüş Packing List iniz alınır ve herhangi nolu bir paletiniz açılır ve malların evraka uygunluğu kontrol edilir. Herhangi bir nedenle palette bulunan mallar Packing List te bulunan mallar ile eşleşmez ise o takdirde tüm malınız açılarak sayımı ve kontrolü yapılır. Aynı işlem dönüşte Türk gümrüğünde yapılacak olası kontrol için de geçerlidir. Son gün mallarınızın uygun şekilde 14. paletlenmiş/paketlenmiş ve evrakların da uygun şekilde nakliyatçı firmaya teslim edildiğini görmeden Hannover den ayrılmayınız. Bu işlemi herhangi bir nedenle sizin adınıza imza yetkisi olmayan kişilere bırakmamanız önemlidir. Eğer fuar alanında mal sattığınız 15. firma da Domotex katılımcısı ise ve sizden malları standına teslim etmenizi rica eder veya kendisi transpallet ile götürmek isterse, bu işlemi yapmadan önce mutlaka nakliyatçı firmaya haber verip onay alınız. Aksi takdirde eğer müşteriniz bu mallar ile ilgili gümrükleme işlemi yapmadan fuar alanını terk ederse sorumluluk sizin olacaktır. Eğer siz fuar alanında başka bir 16. katılımcı firmadan mal satın alır ve standınıza getirmek isterseniz yine aynı şekilde nakliyatçı firmaya gerekli tüm bilgileri verip onay almanız çok önemlidir.! Fuar standınıza başka hiç bir firmanın malını koymayınız.
20 > 21 1 23 İŞİNİZE YARAYACAK PRATİK BİLGİLER Fuar süresince size dağıtılan fuar giriş kartları tüm toplu taşıma araçlarında bilet yerine geçmektedir. Fuar öncesi ve sonrası için bunların geçerli olmadığını unutmayınız. Uçak biletinizi ne kadar erken alırsanız o kadar uygun fiyatlı olduğunu; eğer birleşip 10 kişilik bir grup oluşturursanız ilave indirimler de alabileceğinizi; ucuz fiyatlı charter seferi yapan uçakların da genellikle fuar tarihlerinde yoğun bir şekilde düzenli uçuşlar yaptığını aklınızda tutunuz. 4 5 Hannover e giderken yanınızda götüreceğiniz her bir ticari ürün için mutlaka kendi adınıza kesilmiş Proforma Invoice bulundurmanız, varışta olası bir kontrolde sıkıntı yaşamamanız için önemlidir. Bu ürünlerin değerlerinin zorunlu gümrük beyanı gerektirip gerektirmediğini mutlaka kontrol ediniz. Gidişte veya gelişte 10.000 USD yi geçen nakit paranın beyana tabi olduğunu, üzerinizde bulunabilecek çeklerin dahi kontrole tabi olduğunu unutmayınız. Gerektiği takdirde Hannover de bulunan Türk bankalarından İstanbul daki banka hesabınıza havale/eft yapabileceğinizi hatırlatırız. Hannover de yapacağınız yemek ve konaklama harcamalarınızın faturalı olmak kaydıyla KDV tutarlarını Almanya da yerleşik aracı kurumların desteğiyle iade olarak alabilirsiniz. 6 Standınızda işçi çalıştırmak isterseniz fuar alanında bulunan Messe ilgili ofisinden destek almanız önerilir. Kaçak işçi çalıştırmak hem yasal değildir hem onlara ödenen ücretler belgelenemeyeceği için gider yazılamaz.
22 > 23 Sayın Katılımcımız, KONU: DOMOTEX ÖRNEK BELGELER Birliğimiz patronajında katılacağınız Domotex Hannover Halı ve Yer Döşemeleri fuarı ile ilgili olarak, başlangıçtan son ana kadar titiz bir çalışma gerektiren fuar katılımının kusursuz gerçekleştirilebilmesi, organizasyon yelpazesindeki tüm kuruluşların birlikte çalışması ve üstlendikleri görevleri yerine getirmeleri ile mümkün olabilecektir. Birliğimiz tarafından belirlenen nakliyeci firmanın sizlere zamanında ve sorunsuz hizmet verebilmesi için tarafınızca hazırlanması gereken evrak ve diğer konularla ilgili tüm bilgiler aşağıda tetkiklerinize sunulmuştur. 1- AMBALAJ ŞEKLİ : Almanya ya gidişte ambalaj şekli balya veya paletdir. Her parçanın dışına Firmanızın adı, fuarın adı ve balya numarası ile ağırlığı yazılı etiket yapıştırmanız gerekmektedir. Halıların kurşun mühürlü uçları balyalarda aynı tarafa gelecek şekilde konursa, gümrük muayenesi gerektiği takdirde kolaylık olacaktır. LÜTFEN BALYALARIN AĞIRLIĞININ 100 KG DAN FAZLA OLMAMASINA DİKKAT EDİNİZ. 2- GEREKLİ EVRAK: 2.1 Proforma fatura/çeki listesi Her balya için içindeki halı ve kilimlerin tek tek belirtildiği bir liste olup, kullanacağınız boş örnek ilişiktedir. Ekli örnek listeyi bilgisayarınıza kaydederek kendi antetli kağıdınıza doldurabilirsiniz. Liste formüllü olup, siz ölçüleri ve birim fiatları yazdığınızda otomatik olarak çarpımları yapmaktadır. Kilim, halı ve ipek hali ayrı ayrı ambalajlanıp, listede cinsine göre ara toplam ve en altta icmal ile gösterilmelidir. Her sayfa sonunda sütun toplamlarını alınız. Toplamların hatasız olmasına dikkat ediniz.
24 > 25 PROFORMA FATURA/ÇEKİ LİSTESİ 6 NÜSHA OLMALI VE BİR NÜSHASI MÜZEYE TASDİK ETTİRİLMELİDİR. HER NÜSHAYA FİRMANIZIN KAŞESİ GEREKLİDİR. Mal cinsi hem Türkçe/hem Almanca olarak belirtilmelidir. Faturada mal değeri kesinlikle EURO olacaktır. 2.1. ATR Belgesi Belge Ticaret Odası ndan temin edilmektedir. Almanca hazırlanmalıdır. Bu belge mutlaka tanzim edilmelidir. ATR eksikliğinden ötürü ödenecek ilave gümrük resmi katılımcıya ait olacaktır. 2.2. Müze Raporu 1 ASIL 3 SURET OLARAK HAZIRLANMALIDIR. Ölçü listeleri de mutlaka müzeden tasdik ettirilmelidir. Bütün halılarda mühür olmalıdır. 2.3. Taahhütname 2 adet taahhütname örneği ilişiktedir. Her ikisinin de firma kağıdınıza aynısının doldurularak kaşe ve ıslak imza ile hazırlanması gerekmektedir. Taahhütname (A) 3 asıl 1 suret Taahhütname (B) 1 asıl Olarak hazırlanacaktır. Birden fazla GÇB açılacak firmalar beher GÇB için taahhütnameleri ayrı ayrı tanzim edeceklerdir. 2.4. Vekaletname Türkiye çıkış ve giriş gümrük işlemleri için adınıza beyanname açmaya, işlemlerinizi takibe yetkili olabilmemiz için Noterden tasdikli örneği ilişikteki vekaletnamenin 2 NÜSHA OLARAK gümrük firmasına verilmesi gerekmektedir. 2.5. İhracatı Teşvik Belgesi (Varsa) 2.6. Muhabir Banka ile ilgili bilgiler. 2.7. Mali Müşavir adı-soyadı. (Vergi dairesi, no., unvanı) Mali müşavir de firmalar gibi vergi dairesinden yazı alacaktır. Ayrıca ilk defa ihracat yapacaksanız Gümrük tarafından aşağıdaki evrak ikişer nüsha ve noter tasdikli olarak istenmektedir: a) Vergi Dairesi Yazısı (cari yıl tarihli) b) Ticaret Sicil Gazetesi c) İmza Sirküleri d) Faaliyet Belgesi (cari yıl tarihli) 3- HAZIRLANAN EVRAK İLE BALYA/PALET MUHTEVİYATININ UYGUNLUĞU: Bilindiği gibi, her türlü gümrük ve nakliye işleminde, evraklarda beyan edilen mal ve balya adedi ile gerçek mal ve balya adedi kesinlikle birbirinin aynı olmalıdır. Evraklar ile tarafımıza teslim edilecek mal ve balya/palet adedinin birbirini tutması şarttır. 4- MAL VE EVRAKIN TESLİM TARİHİ: Gidiş nakliyesi için yukarıda belirtilen evrakın ve sergilenecek malların teslimatı, nakliyeci firmanının belirlediği tarihlerde yapılacaktır. Depoya mal getirecek araçlarınızın sadece fuar malı taşımasını ve içinde başka mal olmamasını rica ederiz. Ayrıca mal getiren araçlar MUTLAKA BOŞ VE DOLU KANTAR FİŞİ GETİRECEKLERDİR. Sayın katılımcılarımızın bu hususta bizlere anlayışla davranmaları mallarının zamanında Hannover e varabilmesini sağlayacaktır. Araçların Hannover de boşaltılması tarihi Birliğimizce sizlere duyurulacaktır. Daha önceden mallarını isteyen firmalarımızın talepleri karşılanmayacaktır. 7- FUARDA SATIŞLAR: Fuarda yapacağınız her satış için mutlaka fatura tanzim etmeniz gerekmektedir. Bu nedenle yanınızda antetli kağıt ve kaşe bulundurmanız önemle rica olunur. Hazırlanacak evrakın adetçe fazla ve detaylı olması nedeniyle katılımcıların mümkünse birer dizüstü bilgisayarı götürmeleri kendi menfaatlerine olacaktır. Faturada alıcının adı ve adresi, halı numarası tam ve okunaklı yazılmalı ve toplam bedelin hizasına EX STAND satış olduğu belirtilmelidir. Gümrük mevzuatı yönünden bir problem çıkmaması için yaptığınız bütün satışların nakliyeci firmaya bildirilmesi ve faturalardan 3 er adedin nakliyeci firmaya verilmesi