T.C. ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI 2016 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU OCAK 2017 ADANA
İÇİNDEKİLER 1 I- GENEL BİLGİLER 2 A- Misyon ve Vizyon 2 B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar 2 C- Birime İlişkin Bilgiler 2 1- Fiziksel Yapı 2 2- Örgüt Yapısı 3 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3 3.1. Yazılımlar 3 3.2. Bilgisayarlar 3 3.3. Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4 4- İnsan Kaynakları 4 4.1. Akademik Personel 4 4.1.1 Sözleşmeli Akademik Personel 4 4.1.2 Akademik Personelin Hizmet Süreleri İtibariyle Dağılımı 4 4.1.3. Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 4 4.1.4. Akademik Personelin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı 4 4.2. İdari Personel 5 4.2.1. İdari Personel Sayısı 5 4.2.2. İdari Personelin Eğitim Durumu 5 4.2.3. İdari Personelin Hizmet Süreleri 5 4.2.4. İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 5 4.2.5. İdari Personelin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı 5 4.3. İşçiler 6 4.3.1. İşçi Sayısı 6 4.3.2. Vizesiz İşçilerin Hizmet Süreleri İtibariyle Dağılımı 6 4.2.3 Vizesiz İşçilerin Yaş İtibariyle Dağılımı 6 4.2.4. Vizesiz İşçilerin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı 6 5- Sunulan Hizmetler 6 5.1. İdari Hizmetler 6 5.2. Diğer Hizmetler 7 II- AMAÇ ve HEDEFLER 9 A- Birimin Amaç ve Hedefleri 9 B- Temel Politikalar ve Öncelikler 11 C- Diğer Hususlar 11 EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı 12 1
I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon Misyon Ç.Ü. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Akademik ve İdari Birimlerle etkin bir çalışma yürüterek, Ç.Ü. Bilgi İşlem altyapısının sağlıklı çalışmasını sağlamak ve gerekli teknik ve yazılım desteklerini sunmak. Vizyon Mevcut ve gelecek bilgi teknolojilerinin takibini yaparak, Akademik ve İdari Birimlerin ihtiyaç duyduğu donanım ve yazılım altyapısını geliştirerek, hizmetlerin en iyi şekilde yapılmasını sağlamak ve ulusal hedeflere ulaşmak. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar Rektörlüğe bağlı bulunan bütün akademik ve idari birimlerin bilgi işlem faaliyetlerinin yürütülmesine destek olmak ve bu bilgi işlem faaliyetlerinin yürütülmesinde gerekli olan donanım ve yazılım desteğini kullanıcıların hizmetine sunmak ve gerekli raporların hazırlanmasını sağlamak. C- Birime İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, yaklaşık 130 m 2 akademik ve idari hizmet ofisleri (toplam 5 oda), 100 m 2 teknik destek ve atölye (toplam 2 oda), 40 m 2 sunucu ve sistem odasından (toplam 2 oda) oluşmaktadır. Birim Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Blok Sayısı (Adet) Kapalı Alan (m 2 ) Toplam Alan (m 2 ) 1 270 270 Ambar, Arşiv ve Atölye Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m 2 ) Ambar 0 0 Arşiv 0 0 Atölye 2 100 2
2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar Microsoft Akademik Lisans (Windows İşletim Sistemleri (Server ve Bireysel Kullanım), Windows Office Paketleri) Bütün Kampus Lisansı. Ansys Akademik Lisans Autocad Akademik Lisans SPSS Akademik Lisans Matlab Akademik Lisans Kaspersky Antivirüs Akademik Lisans Netcad Akademik Lisans EndNote Akademik Lisans 3.2- Bilgisayarlar Cinsi Adet Masaüstü Bilgisayar 30 Taşınabilir Bilgisayar 11 3
3.3- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi Adet Projeksiyon 2 Yazıcı 10 Tarayıcı 3 Güç kaynağı 2 Sunucu Bilgisayar 6 4- İnsan Kaynakları 4.1- Akademik Personel 4.1.1- Sözleşmeli Akademik Personel UNVAN Kişi Sayısı Uzman 5 TOPLAM 5 4.1.2- Akademik Personelin Hizmet Süreleri İtibariyle Dağılımı 1-3 Yıl 4-6 Yıl 11-13 Yıl Kişi Sayısı 3 1 1 Yüzde 60 20 20 4.1.3- Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş Kişi Sayısı 2 2 3 Yüzde 28,6 28,6 42,8 4.1.4- Akademik Personelin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı UNVAN Bayan Bay TOPLAM Uzman 3 2 5 TOPLAM 3 2 5 4
4.2- İdari Personel 4.2.1- İdari Personel Sayısı Kadroların Doluluk Oranına Göre SINIF Dolu Boş TOPLAM Genel İdari Hizmetler Sınıfı 1 1 Teknik Hizmetleri Sınıfı 11 11 TOPLAM 12 12 4.2.2- İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans ve Doktora Kişi Sayısı 2 3 6 2 Yüzde 15,4 23 46,2 15,4 4.2.3- İdari Personelin Hizmet Süreleri 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 7 1 1 1 3 Yüzde 53,8 7,7 7,7 7,7 23,1 4.2.4- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51 - Üzeri Kişi Sayısı 4 2 2 3 1 Yüzde 37 9 18 27 9 4.2.5- İdari Personelin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı SINIF Bayan Bay TOPLAM Genel İdari Hizmetler Sınıfı 2 1 3 Teknik Hizmetleri Sınıfı 2 7 9 TOPLAM 4 8 12 5
4.3- İşçiler 4.3.1- İşçi Sayısı Çalıştıkları Pozisyonlara Göre Dolu Boş Toplam Sürekli İşçiler Vizeli Geçici İşçiler (adam/ay) Vizesiz İşçiler (3 Aylık) 2 2 TOPLAM 2 2 4.3.2- Vizesiz İşçilerin Hizmet Süreleri İtibariyle Dağılımı 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 1 1 Yüzde 50 50 4.3.3- Vizesiz İşçilerin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51 - Üzeri Kişi Sayısı 1 1 Yüzde 50 50 4.3.4- Vizesiz İşçilerin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı UNVAN Bayan Bay TOPLAM İşçi 1 1 2 TOPLAM 5- Sunulan Hizmetler 5.1- İdari Hizmetler Rektörlüğe bağlı birimlerin tamamına teknik destek hizmeti verilmiş olup; bilgisayar, yazıcı gibi teknik ekipmanların rutin bakımları yapılmış, birimlerin ihtiyacı olan veri raporları hazırlanmıştır. Öğrenci kayıtları sırasında Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gerek personel ve gerekse teknik destek verilmiş, kayıtların sorunsuzca devamı sağlanmıştır. Ulusal ve Uluslararası kongre ve sempozyumlara gerek personel gerekse teknik destek ve alt yapı hizmeti verilmiştir. Yeni hizmet yerine taşınan birimlerin ağ alt yapısı tamamlanmış ve teknik destek hizmeti verilmiştir. 6
Eskiyen veya ekonomik ömrünü tamamlayan cihazlar bütçe olanakları dahilinde değiştirilmiştir. Üniversitemiz akademik ve idari birimlerin Web Sayfaları yenilenmiş, yeni gelen talepler doğrultusunda yeni web siteleri hazırlanmaktadır. Kablosuz internet hizmeti kampüs içerisinde yaygınlaştırılmaya başlanmıştır. Kampüs içerisinde yer alan bütün birimler Fiber Ağ Altyapısı ile birbirine bağlanmıştır. 5.2- Diğer Hizmetler 5.2.1. Fiber Altyapılar, 5.2.2. Ağ Yapılandırmaları, 5.2.3. Web-Yazılım, 5.2.4. Bakım-Onarım, 5.2.5. Ağ Güvenliği, 5.2.1. Fiber Altyapılar Ç.Ü. Merkez Laboratuvarı Binası, Ç.Ü. Otomotiv Mühendisliği Bölüm Binası, Ç.Ü. Ziraat Lojmanları A ve B Blok, Ç.Ü. Anaokulu Binası, Ç.Ü. Teknokent binası, Ç.Ü. Sağlıklı Yaşam ve Spor Merkezi ne fiber kablo çekimi tamamlanmıştır. Ç.Ü. Diş Hekimliği önünde yol çalışması sırasında kopan internet ve telefon F.O. kablonun tamiratı, Ç.Ü. Otomotiv Mühendisliği bölüm binası bahçesinde kopartılan F.O. kablonun belli bölümünün yeniden çekilerek tadilatının yapılması, İletişim Fakültesi ve Otomotiv Mühendisliği bölüm binaları arasındaki kablonun, Teknokent Kuluçkahane inşaatı bahçe alanında kopan F.O. kablonun tadilat işlemleri, Ç.Ü. Matematik İstatistik bölüm binası ile Su Ürünleri Fakültesi ile arasında internet bağlantısını sağlayan F.O. kablonun kepçe ile kopartılması sonucu yapılan tamir ve tadilat işlemleri, Ç.Ü. Ziraat Fakültesi Lojmanlarında sonlandırma kutusunda kopan F.O. kablonun yeniden yapılması, Orman yolu düzeltme sırasında Güvenlik Merkezi ile Spor Tesisleri, BESYO, Lojmanlar bölgesi kopan fiberin tamiratı yapılmıştır 5.2.2. Ağ Yapılandırmaları 400 Mbps kapasiteli Noktadan Noktaya Metro Ethernet Devre Kapasitesi 700 Mbps a çıkarılmıştır. Metro Ethernet Toplama Merkezi" port kapasitesi 900 Mbps'e (150 Mbps Şehiriçi, 700 Mbps Şehirlerarası) yükseltilmiştir. Kozan, Adana ve Ceyhan MYO ile Çukurova Üniversitesi Noktadan Noktaya Metro Ethernet devre kapasitesi 10 Mbps'den 20 Mbps hızına yükseltilmiştir. Kablolu ve Kablosuz Kullanıcı Kimlik Doğrulama Sistemi hazırlanmış ve pilot çalışmalara başlanmıştır. 7
Eduroam (Education Roaming (Eğitim Gezintisi)) devreye alınmış ve RADIUS tabanlı altyapı üzerinden 802.1x güvenlik standartlarını kullanarak, Eduroam üyesi kurumların kullanıcılarının diğer eğitim kurumlarında da sorunsuzca ağ kullanımını amaçlanmıştır. 5.2.3. Web-Yazılım Mezun Öğrenci Bilgisi Giriş Paneli etipsinav Web Sitesi /Database Güncellemeleri ogrdestek.cu.edu.tr Güncellemeleri Kampüs Kart Kayıt Paneli Güncellemeleri Şubat/Eylül Dönemi Çiftanadal Yandal Programları Giriş Paneli Şubat/Eylül Dönemi Çiftanadal Yandal Programları Öğrenci Yerleştirme Programı Yeni Kayıt Hazırlık Başvuru Formu İlahiyat Fakültesi İşçi Maaş Programının Hazırlanması Zorunlu BES Fon Bilgisi Gönderim Formu Lisans/Lisansüstü Harç Sorgulama-Kontrol Programı OGRIS Modül Ekleme/Güncelleme ÇUÖS Başvuru Formu (http://isoexamapp.cu.edu.tr) ÇUÖS Giriş Belgesi İndirme Sayfası (http://isoentcard.cu.edu.tr) Lisans Programları Uluslararası Öğrenci Başvuru Formu (http://isotercih.cu.edu.tr) Lisans Programları Uluslararası Öğrenci Yerleşim Sonuçları Açıklama Sayfası (http://isotercihsonuc.cu.edu.tr/) Lisans Programları Uluslararası Öğrenci Ek Yerleştirme Başvuru Formu Lisans Programları Uluslararası Öğrenci Ek Yerleştirme Sonuçları Açıklama Sayfası Lisansüstü Programları Uluslararası Öğrenci Başvuru Formu Suriye ve Rusya'dan Yatay Geçiş Başvuru Formu Güzel Sanatlar Fakültesi Yetenek Sınavı Başvuru Formu Güzel Sanatlar Fakültesi Yetenek Sınavı Puan Hesaplama Sistemi Güncellemeleri Tüm Birimlere ait İşçi Maaş Programlarının Güncellenmesi Haziran/Aralık Dönemi Sınav Merkezi Başvuru Yabancı Dil Sınavı Başvuru Formu Haziran/Aralık Dönemi Sınav Merkezi Başvuru Yabancı Dil Sınavı Sonuç Açıklama Sayfası Ders Plan ve Ders Plan Ana işlemleri için gerekli ekranlar ve listelerin hazırlanması yeni ders ekleme ve düzenlemesi, Fakültelerce istenen kısmi yetki kontrolü, Yetki yönetim sistemi ve tek oturum açma için gerekli yeni giriş ekranı hazırlanması, Erasmus dersleri not girişi ekranı düzeneleme, Danışman atama modülünde güncelleme, Ders Kayıt Öğrenci Simülasyon ekranının hazırlanması, 5.2.4. Bakım-Onarım ve İdari Hizmetler Bilgisayar, Yazıcı, Projeksiyon, Notebook vb. Bilişim Ürünleri Bakım, onarım, kurulumları, Network bakım, onarım, Sunucu Yönetimi, Network Aktifleri Yönetimi, Kullanıcı Destek, Öğrenci Kablosuz İnternet Desteği, Kullanıcı desteği, Güvenlik Kamera Sistemi altyapı kurulum ve desteği, Kablosuz İnternet Hizmeti, Kampüs kimlik kartı hizmetleri, Mail hizmeti, Web hizmeti, Web Duyurularının girilmesi rutin olarak yapılmıştır.. 8
II- AMAÇ VE HEDEFLER A- Birimin Amaç ve Hedefleri STRATEJİK AMAÇLAR STRATEJİK HEDEFLER GERÇEKLEŞME DURUMU Üniversitenin ağ altyapısını 7/24 sorunsuz çalışabilecek, gelişmeye ve genişlemeye uygun olarak planlamak ve uygulamaya almak. IPV6 geçiş aşamasının en kısa zamanda tamamlanması ve idari ve akademik birimlere daha kaliteli hizmet verilmesi yönünde çalışmaların yapılması. Üniversitemizdeki bilgi teknolojilerinin sayısını arttırarak bilgi üretim ve öğretim iş süreçlerinin daha hızlı, sorunsuz ve sadece raporlama işlemlerinin dışında geleceğe yön verecek analizlerin oluşmasını sağlamak. IPV6 Geçişin sağlanması Yeni kurulan birimlerin mevcut omurgaya fiber ağ alt yapısı ile dahil edilmesi Eski ağ altyapısının yenilenmesini sağlanması Alternatif bağlantı hizmetlerinin geliştirilmesi Personel yazılımının yeni eklenen mevzuatlara ve eklentilere uygun olarak geliştirilmesinin sağlanması İdari faaliyetlerin gerçekleştirilebilmesi için mevzuat değişikliklerine uygun olarak yazılımların güncellenmesi, hataların giderilmesi Eğitim Öğretim Bilgi Sisteminin işletime alınması Üniversitemizin dışa açılan kapısı niteliğinde olan üniversitemiz web sayfasının standardizasyonunun sağlanması, içeriğinin güncellenmesi, daha etkin bir web sayfası haline dönüştürülmesi hedeflenmiştir. Yeni Öğrenci İşleri Bilgi sistemi devreye alınmıştır. Ön Lisans ve Lisans birimleri bu sistem içinde dahil edilmiştir. Lisans üstü ile tıp ve diş hekimliği fakülteleri de bu sisteme dahil edilecektir. Çalışmalar devam etmekte olup, bütçe ödenekleri dahilinde altyapı değişiklikleri yapılmaktadır.. Rutin Rutin Yeni Öğrenci İşleri yazılımı hizmete alınmıştır. Bu kapsamda EOBS yeniden düzenlenmiştir. Üniversitemiz WEB sayfası standart hale getirilmiştir. Güncelleme çalışmaları rutin olarak devam etmektedir. Kısmi entegrasyon yapılmış olup çalışmalar devam etmektedir. 9
Üniversitemizdeki lisanssız yazılımların ortadan kaldırılması Belirlenen stratejik hedeflere ulaşabilmek için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı personelinin sayı ve kalite yönünden geliştirilmesi ve dökümantasyonun sağlanması Kampüs Güvenlik İzleme Merkezi Oluşturulması Hedefler Yeni gelen Web sayfası işlemlerin daha hızlı yapılabilmesi için web şablonlarının hazırlanmıştır. Lisanssız yazılımların tespit edilmesi Tespit edilen lisanssız yazılımlar yerine lisanslı yazılımların alınması ve açık kaynak yazılımların kullanılmasının teşvik edilmesi İsteklerin elektronik ortamda alınmasını ve cevaplanmasını sağlamak Tamirat bölümünde Yardım Masası uygulamasının kurularak işlerinin takibinin ve yapılmasının daha hızlı olmasını sağlamak İstek yönetim Sistemi uygulaması ile yazılımlarda isteklerin tek bir kanaldan yapılmasını ve istenilen isteklerin planlı olarak gerçekleştirmek Gerekli alt yapı hazırlanmıştır Rutin Rutin Uygulamalar devreye alınmış olup geliştirme çalıştırmaları devam etmektedir. Sistem devreye alınmıştır. Yeni alınacak kameralarla izleme merkezinin etkinliği artırılacaktır. Yeni kampüs alanında bir sistem odasının yapılması, Kampüs kablosuz ağın iç ve dış mekanlarda yaygınlaştırılması, YÖKSİS ile tam entegrasyon, Öğrenci İşleri bütün modüllerin devreye alınması, Kenar anahtarların yenilenmesi, Web Sayfaları İçerik Yönetim Sisteminin hazırlanması, Destek sisteminin üniversite genelinde devreye alınması Sistem Kullanıcı Yetkilendirme Modülünün hazırlanması Online Mezun İlişik Kesme ve Takip Sisteminin hazırlanması Ek Ders Modülünün hazırlanması Yabancı Diller Yüksekokulu nun Merkezi Öğrenci İşleri Sistemine Entegrasyonunun tamamlanması, Devlet Konservatuvarı nın Merkezi Öğrenci İşleri Sistemine Entegrasyonunun tamamlanması Enstitü Otomasyonu Entegrasyonunun tamamlanması, Diş Hekimliği ve Tıp Fakültesi nin Merkezi Öğrenci İşleri Sistemine Entegrasyonu, 10
B- Temel Politikalar ve Öncelikler Elektronik hizmetlerin kullanımının yaygınlaştırılması ve dünya üniversiteleri arasında yer alabilme konusunda gerekli hizmetlerin daha kısa sürelerde ve doğru sunulabilmesidir. C- Diğer Hususlar Hizmet içi eğitimlerin yaygınlaştırılması ve donanım yazılım kaynaklarının en efektif kullanımının sağlanması. 11
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI [1] Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. [2] Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. [3] (Yer-Tarih) Ramazan YAZGAN Bilgi İşlem Daire Başkanı [1] Harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı birim faaliyet raporlarına eklenir. [2] Yıl içinde harcama yetkilisi değişmişse benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgiler ibaresi de eklenir. [3] Harcama yetkilisinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir. 12