T.C. MERZİFON BELEDİYESİ DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç: MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı; Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2- Bu Yönetmelik Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. Yasal Dayanak MADDE 3- Merzifon Belediye Meclisinin 08/10/2014 tarih ve 2014/152 sayılı kararı ile norm kadrosu oluşturulan Destek Hizmetleri Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 03.07/.2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer mer'i mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- Bu Yönetmeliğin uygulanmasında; a) Belediye: Merzifon Belediye Başkanı'nı, b) Başkan: Merzifon Belediyesini c) Müdür: Destek Hizmetleri Müdürü'nü, ç) Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nü, d) Personel: Destek Hizmetleri Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder. Kuruluş MADDE 5- (1) Müdürlüğü; 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı "Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik Hükümlerine dayanılarak Merzifon Belediye Meclisinin 03/04/2007 tarih ve 2007/52 sayılı kararı gereğince; Avrupa Ulusal Programı ve kalkınma planı ile Türkiye Ulusal Programının uygulanması, Koordinasyonu ve izlenmesine dair Bakanlar Kurulu Kararı çerçevesinde kamu yönetiminin geliştirilmesi, hızlı hizmet sunabilmesi; esneklik, saydamlık, katılımcılık, hesap verme sorumluluğu, öngörülebilirlik gibi çağdaş kavramları benimsemiş bir anlayışa, yapıya ve işleyişe dayanan bir sistem çerçevesinde çalışmayı benimsemiştir. Bu doğrultuda 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 Sayılı Kamu ihale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu, 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu ve ilgili kanunlar ile yönetmeliklerin emrettiği çerçevelerde Belediyemiz birimlerinin ihtiyaçlarını tek elden piyasa şartlarında hızlı, güvenilir ve ekonomik şartlarda karşılamak için kurulmuştur.
İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat Teşkilat MADDE 6-1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nün Personel yapısı aşağıda belirtildiği gibidir. a) Müdür b) Memurlar c) İşçiler d) Diğer personel e) Makine İkmal Birimi 2) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için Müdürün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile hizmet gereği görevlendirilme yapılabilir. 3)Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan şef ve diğer personelin yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır. MADDE 7- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak işlerini yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluklar Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 8-1) Belediyenin toplu taşımacılık hizmetini halkın istifade edebileceği şekilde düzenlemek, 2)Merzifon Belediye Başkanlığına ait olan araç ve iş makinelerinin kayıtlarını tutmak, hurdaya intikal edecek olan araç ve iş makinelerinin gerekli trafik tescil işlemlerini yürütmek ve gerekli yazışmaları yapmak, araçların sicil dosyalarını tutarak, ruhsat, trafik tescil, kaza, trafik sigortası, egzost ve fenni muayenelerini takip etmek, muhafaza etmek, 3) Belediyemize ait araç, iş makinesi ve ekipmanın, diğer birimlerden gelen talepler doğrultusunda sevk ve idaresini, etkin ve verimli çalıştırılmasını, koordinasyonunu sağlamak, Araç, iş makinesi ve ekipmanlarımızda oluşan arızalarımızın, tespitini yapmak, atölyemizde bakım ve onarımını yapmak, atölyemizde yapılamayacak olanların dış piyasaya sevkini yapmak, yedek parça ihtiyacının tespitini ve teminini yapmak, iş ve işçilikler ile alınan yedek parçaların kontrol ve kabulünü yapmak, hizmetlerin aksamaması için gerekli yedek parça, malzeme ve bilgi akışını takip edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, yedek parça ve malzeme standartlarının oluşturulması ve bu standartlara uygun malzemelerin kullanılmasının temin edilmesi, tüm yedek parçaların istenen kalitede olup olmadığının kontrol edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, biriminde kullanılacak yedek parça, malzeme, makine ve aletlerin toplu ve programlı olarak satın alınması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, 4) Müdürlüğümüz bünyesinde bulunan imalat atölyelerinde şehir geneli için gerekli emniyet tedbirlerini almak, (korkuluk vb. yapılması) kent mobilyalarının ve her türlü çocuk oyun aletlerinin imal edilmesi ve gerekli yerlere montajlarının yapılmasını sağlamak, 5) Merzifon Belediyesine ait her türlü aydınlatma işlemlerini yapmak ve bunların bakım ve onarımını yapmak, 6) Birimlerde kullanılacak yedek parça, malzeme, makine ve aletlerin toplu ve programlı satın alınması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip etmek, Stok kontrollerinin ve malzeme sayımlarının zamanında yapılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, 7) Müdürlük ihtiyacı olarak satın alım veya bağış yoluyla alınan tüm demirbaşların kayıt altına alınması kullanım süresi dolan demirbaşların kayıtlardan düşülerek ambara hurda olarak teslimini sağlamak.
8) Merzifon Belediyesi'nin satın alma politikalarına uygun olarak, satın almalardaki ekonomikliğin yönetilmesinden, satın almalardaki fiili denetimi sağlamaktan, Merzifon Belediyesine bağlı birimlerin faaliyetlerini sürdürebilmeleri maksadıyla ihtiyaç duydukları malzemelerin yurtiçi ve yurt dışı satın alma yolu ile karşılanmasının gerektirdiği faaliyetleri yürütmekten, gerekli satın alma faaliyetlerini, piyasa koşulları ve fiyat dalgalanmalarını incelemek suretiyle en müsait şartlarda yaparak, ihtiyaç yerlerine zamanında istenen miktar ve kalitede ulaştırmadan, satın almalarda fiili denetimi sağlamaktan, Müdürlüğü'ne intikal eden malzeme taleplerini karşılamak üzere gerekli faaliyetleri planlamaktan, uygulayıp kontrol ve koordine etmekten, etkin, verimli ve kaliteli hizmet verme, çağın gerektirdiği teknolojik yeniliklere açık olma anlayışına paralel olarak çalışmalarını yürütmekten, satın alınacak malzemelerin standartlarını belirlemek için ilgili müdürlüklerle koordineli çalışmaktan; 9) Belediye biriminin sunduğu hizmetlerle ilgili ihale işlemlerini, hak edişleri ve ödemelerini takip etmekten, Belediye bünyesinde çekilen fotokopi ve ozalit işlemlerini takip etmekten, ayniyat saymanı aracılığı ile Belediye'ye mevcut imalat ve üretimlerini kullanmaya, sarf ve tüketime mahsus bütün eşya ve levazım ile her nevi demirbaş eşyanın girip çeşitli sebeplerle çıkmasını ve depo kayıtlarının eksiksiz tutulmasının takip edilmesini sağlamaktan, onaylanan iş planı uyarınca istenilen özelliklerde ve asgari maliyetle zamanında temini ve ilgili birimlere ulaştırılması çalışmalarını kontrol etmekten, Belediyeye yapılacak olan ivazlı ve ivazsız ayni bağışlarla ilgili gerekli işlemleri takip etmekten; 10) Merzifon Belediyesi'ne ait iş makineleri ve araçları, binek otoları, kamyonlar, minibüsler, otobüsler, kamyonetlerin bakım onarım ve tamiratlarının yapılmasını sağlamaktan, Belediye'nin sunduğu hizmetlerde kullanılan çeşitli malzemelerin imal edilmesi, bakım ve onarımının yapılmasını sağlamaktan, biriminde kullanılan yedek parça, makine, araç gereçlerin temin edilmesi ve kontrolünü takip etmekten, biriminin imkânları ile yapılamayan bakım onarımları amirinin bilgisi dâhilinde kurum dışında yaptırmaktan sorumludur. Hizmetlerin aksamaması için gerekli yedek parça, malzeme ve bilgi akışını takip edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, Yedek parça ve malzeme standartlarının oluşturulması ve bu standartlara uygun malzemelerin kullanılmasının temin edilmesi, Tüm yedek parçaların istenen kalitede olup olmadığının kontrol edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, Biriminde kullanılacak yedek parça, malzeme, makine ve aletlerin toplu ve programlı olarak satın alınması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, Malzeme giriş-çıkış takibi, ayniyat kesimi, evrakların hazırlanması, satın alma taleplerinin karşılanması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, Müdürlük ihtiyacı olarak satın alma veya bağış yoluyla alınan tüm demirbaşların kayıt altına alınması kullanım süresi dolan demirbaşların kayıtlardan düşülerek ambara hurda olarak teslimini sağlamak ve Mer'i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesi,
11) İhale İşlemleri Destek Hizmetleri Müdürlüğü; 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu, 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu ve ilgili kanunlar ile yönetmeliklerin emrettiği çerçevelerde; a) 2286 sayılı Devlet İhale Kanunu yetkisinde Belediyemize ait İşyerlerinin kiraya verilmesi, Gayrimenkullerini, Demirbaş, hurda ve araçların satılması İhalelerini yapmak ve 2886 Sayılı Devlet ihale Kanunu, ilgili yönetmelik, tebliğ ve genelgeler neticesinde neticelendirmek. b) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu çerçevesinde Mal Alımı, Hizmet Alımı ve Yapım ihalelerini yapmak ve ilgili kanunlar, yönetmelikler, genelgeler ve tebliğler neticesinde neticelendirmek. 12) Yukarıda belirtilen ihaleleri yaparken ilgili kanunlar çerçevesinde yaparken Başbakanlık genelgesi, Bakanlık genelgeleri, ilgili kanunlar, kararnameler, tüzükler, tebliğler doğrultusunda hareket etmek. 13) Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği gereği; Birim Yöneticilerinin ortak nitelikteki yönetim görevlerini yerine getirmek. 14) Bütçe ödenek imkânları nispetinde azami tasarruf ve standardizasyon dikkate alınarak İhale işlemlerini yerine getirmek. 15) Teknik konularda etüt-plan ve projeye bağlama çalışmaları yapmak ve bunların neticelendirilmesi ve imalatları yerinde kontrol etmek. 16) İthalat rejiminin izlenmesi suretiyle dış alımlar için gerekli izinlerin alınması. Belediye yatırımlarının, Devlet yatırım programında yer alması için DTP Müsteşarlığına gerekli müracaatları yapmak. 17) Her yıl yayınlanan Yatırım Teşvik Tebliği çerçevesinde söz konusu Belediye Yatırımları için Hazine Dış Tic. Müsteşarlığından teşvik belgesinin alınmasını sağlamak, alınan bu belgeler için yatırım sürelerinin takip edilerek izlemek ve yatırımları tamamlanan teşvik belgelerini kapatmak. 18) Dış alımlarda akreditif açılması ve banka işlemlerinin yürütülmesini sağlamak, İthalat şekline göre gerektiğinde malın nakliyesinin, nakliye sigortasının yapılması, gümrük işlemlerinin tamamlanması ve malların mevzuata uygun teslim alınmasını sağlamak. 19) Süresi dolan ihalelerin geçici ve kesin teminat mektuplarının serbest kalmasını sağlamak. 20) Yeni alınan araçlara Plaka ve Ruhsat çıkartmak, araçların periyodik trafik muayenelerini yaptırmak, motorlu araç, makine ve teçhizatların kaza ve sigorta işlemlerini yapmak ve takip etmek. 21) Alımı yapılan mal ve hizmetlerin ilgili teknik ve idari şartnameleri doğrultusunda muayene ve kabullerinin yapılabilmesi için teknik personele destek sağlamak.
Stratejik Yönetim Biriminin Görev, Yetki ve Sorumluluğu MADDE 9-1) Müdürlüğün stratejik planının hazırlanmasını koordine etmek, 2) Müdürlüğün performans programının hazırlanmasını sağlamak, 3) Müdürlüğün faaliyet raporunu hazırlamak, 4) İç kontrol ve kalite yönetim sistemlerini kurmak, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak, Destek Hizmetleri Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 10-1) Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, Müdür tarafından personele havale edilir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılması, 2) Müdürlüklerle yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanması. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur. 3) Müdürlüğümüzde çalışan personellerin özlük işlemlerinin takip edilmesi ve her ay maaş bordrolarının düzenli olarak yapılması, 4) Günlük olarak atölyelerde yapılan ve programlanan işlerin ilgili şefliklerle işbirliği yapılarak rapor halinde yazılmak suretiyle Başkanlık Makamına ve ilgili Başkan Yardımcılığına verilmesi, 5) Belediyemiz hizmetlerinde çalıştırılarak ekonomik ömürlerini doldurmuş araç, iş makinesi ve diğer eski malzemelerin satışları MKE'ne ya da 2886 sayılı D.İ.K'nun ilgili maddesine göre ihale yapılarak satış işlemlerinin yapılması 6) 3308 sayılı yasa gereği zorunlu olarak çalıştırılan stajyer öğrencinin çalıştıkları süre içerisinde okullarıyla koordineli olarak bordroları düzenlenerek gerekli özlük işlemlerinin yapılması 7) 4857 sayılı iş kanununun 80. maddesi ve iş sağlığı ve kurulları hakkındaki yönetmeliğin 4. maddesine göre kurulan Belediyemizin iş sağlığı ve güvenliği kurulunun toplanmasının sağlanması, gerekli dosyalarının tutulması ve alınan kararların yazılarak ilgisine göre müdürlüklere verilmesi. 8) Ücrete tabi olmayan stajyer öğrencilere de iş atölyelerimizde gerekli stajlarının yaptırılması. 9) Araçların görev kâğıtlarını düzenlemek, görevlerin gerçekleştirilmesini sağlamak, 10) Verilen görevlerin şoförler tarafından yerinde ve zamanında yerine getirilmesini sağlamak. 11) Araçların arıza, periyodik bakımlarını tespit ederek, Bakım Onarım Kısmına bildirmek, gerekli bakım-onarımın yaptırılması için ilgili şefliklerle koordinasyonu sağlamak, 12) Araçların günlük çalışma ve faaliyet kayıtlarını tutmak 13) Hizmet ihalesi kapsamında çalıştırılan kiralık araçların sevk ve organizasyonunu sağlamak, 14) Belediyemizin kültür, tanıtım ve diğer toplu organizasyonlarında otobüslerin organizasyonlarını yapmak, görevlerin yerinde ve zamanında yapılmasını sağlamak. 15) Araçların trafik sigortası, kasko, fenni muayene ve eksoz muayenelerinin zamanında yaptırılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
Makine İkmal Bakım ve Onarım Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 11-1)Bakım Onarım kısmı: a) Ağır Bakım, b) Ağır Bakım Kaynakhane, c) Motorhane, d) Kamyon Hafif Şase, e) Otobüs Hafif Şase, f) Oto Kasa- Kaporta g) Oto Elektrik, h) Oto Boya, ı) Tornahane, i) Oto Radyatör, j) Oto Balata, k) Lastikhane (oto lastik) k) Oto Bakım ve Yıkama Yağlama atölyelerinden oluşmakta olup görev, yetki ve sorumlulukları şu şekildedir: 1) Merzifon Belediye Başkanlığına ait olan araç ve iş makinelerinin kayıtlarını tutmak, hurdaya intikal edecek olan araç ve iş makinelerinin gerekli trafik tescil işlemlerini yürütmek ve gerekli yazışmaları yapmak, araçların sicil dosyalarını tutarak, ruhsat, trafik tescil, kaza, trafik sigortası, egzost ve fenni muayenelerini takip etmek, muhafaza etmek, 2) Diğer bakım onarım atölyeleri, Belediyemize ait araç, iş makinesi ve ekipmanın, diğer birimlerden gelen talepler doğrultusunda sevk ve idaresini, etkin ve verimli çalıştırılmasını, koordinasyonu sağlamak, Araç, iş makinesi ve ekipmanlarımızda oluşan arızalarımızın, tespitini yapmak, atölyemizde bakım ve onarımını yapmak, atölyemizde yapılamayacak olanların dış piyasaya sevkini yapmak, yedek parça ihtiyacının tespitini ve teminini yapmak, iş ve işçilikler ile alınan yedek parçaların kontrol ve kabulünü yapmak, a) Belediyemizde ihtiyaç hâsıl olan araç, iş makinesi veya ekipmanın tespitini ve teminini sağlamak, b) Araç ve iş makinelerimizin kullandığı akaryakıt ve madeni yağın temini, kontrolü ve kabulünü yapmak, gerekli raporları oluşturmak, c) Yıllık Periyodik Bakım takvimimiz ile koruyucu ve önleyici bakımlar yapmak, d) Merzifon Belediyesine ait tüm araçlara gerekli olan yedek parçaların cinsleri ve miktarlarının belirlenmesi, yeterli stok miktarının sağlanması için gerekli planlamanın yapılması ve yedek parça ambarındaki stok durumunun takip edilmesi, imalatlar için gerekli malzemelerin stok durumlarının takip edilmesi.
3) a) İmalathane (çelik eşya) b) Kaynakhane, c) Marangozhane, d) Döşemehane (oto döşeme), e) İmalat boya atölyelerinden oluşmakta olup görev, yetki ve sorumlulukları şu şekildedir: 1) Müdürlüğümüzde yürütülen iş ve işlemlerin yürütülmesinde gerekli takım, alet ve edevatı tespit etmek, temin etmek, muhafaza etmektir. 2) Müdürlüğümüz bünyesinde bulunan imalat atölyelerinde şehir geneli için gerekli emniyet tedbirlerinin alınması (korkuluk vb. yapılması) kent mobilyalarının ve her türlü çocuk oyun aletlerinin imal edilmesi ve gerekli yerlere montajlarının yapılması. Belediyemize ait reklam panosu, afiş, pankart vb. gibi bilgilendirme amaçlı imalatların yapılması. a) Belediye hizmetleri için ihtiyaç duyulan her türlü araç ve iş makinelerinin kiralama işlemlerini yapmak, hizmetin şartnamesine uygun verilmesini kontrol ve takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak, b) Belediye çalışanlarının işe geliş gidişlerinde kullandıkları servis aracı hizmetlerini satın almak ve araçların zamanında geliş gidişlerinin takibini yapmak, hizmetin şartnamesine uygun verilmesini kontrol ve takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak, c) Belediye'ye ait iş makinelerinin ve araçlarının, binek otolarının, kamyonların, minibüslerin, otobüslerin, kamyonetlerin, atölyede bulunan tesisat, makine ve teçhizatların bakımı ve onarımlarının imkânlar dâhilinde yapılarak aktif hale getirilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, ç) Belediye birimlerinde kullanılacak akaryakıt (mazot, benzin, fuıl-oıl, doğalgaz vb.) ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak. d) Birimi tarafından yapılamayan bakım ve onarım çalışmalarının dışarıda yapılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, e) Bakım ve onarım hizmetlerinin azami verim, asgari fire ile eksiksiz ve zamanında gerçekleştirilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, f) Atölyenin tesis, makine ve teçhizatının bakım ve onarımının yapılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak, g) Makine ve teçhizat arızalarının en kısa zamanda giderilmesini sağlamak, ğ) Belediye'nin çeşitli birimlerinin faaliyetlerinde kullanılan, çöp sepetleri, tören tribünleri, bayrak direği, nöbetçi kulübeleri vb. imalat işlerinin yapılması ve yaptırılmasını sağlamak, h) Belediyeye ait araçların ve iş makinelerinin planlı ve arızi bakımlarının yapılması ve kayıtlarının tutulması işlemlerinin yapılmasını, arızalı olduğu bildirilen araç ve iş makinelerinin her türlü bakım ve onarımının yapılmasını kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
ı) Kendisine daha önceden haber verilen eğitim, toplantı vb. organizasyon programlarına uygun olarak, servis araçlarının hazır bulundurulması, bu organizasyonlara katılacakların, istenen saatte belirlenen yere bırakılması ve organizasyon sonrasında yine belirlenen saatte Belediye'ye veya belirlenen yerlere bırakılması işlemlerinin yapılmasını sağlamak, i) Araçların bakım ve onarım hizmetlerini yürüten çalışanların çeşitli eğitimler alması, yetiştirilmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak, j) Malzeme kullanımlarındaki hataları engelleyici önlemler alınmasını sağlamak, k) Hizmet dışı bırakılacak veya hurdaya ayrılacak araç ve iş makinelerinin her türlü işlemlerini yürürlükte olan kanun ve yönetmelikler doğrultusunda yürütmek ve sonuçlandırmak. l) Başkanlığa ait araçları 237 Sayılı Taşıt Kanununa uygun olarak sevk ve idare etmek, m) Özellik arz eden iş araçlarının şoförlerini eğitmek, n) Herhangi bir trafik kazasında gerekli yasal işlemlerin yapılmasını sağlamak, o) Sevk ve idaresindeki araçların en ekonomik kullanılması için gerekli tedbirleri almak, takip ve kontrol etmek, ö) Arızalı olan araç ve iş makinelerinin onarımları için gerekli yedek parçaları temin etmek, temin edilen yedek parçaların kullanımına uygun olup olmadığını kontrol etmek, p) Mer'i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak. Satın Alma Personelinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 12-1) Satın Alma kısmı: a) Belediyemiz bünyesindeki birim müdürlüklerinin talepleri doğrultusunda 4735 sayılı kamu ihaleleri sözleşmeleri kanunu ile ilgili tebliğ ve genelgelerle mal ve hizmet alımlarının gerçekleştirilmesi. b) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 22 (d) maddesi gereği bütün müdürlüklerin acil ihtiyaçlarının doğrudan temin yoluyla satın alınmasına yardımcı olmak. c) Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri istenilen zaman ve şekilde temin etmek, ortak ihtiyaçlarda koordineyi sağlayarak talepleri karşılamak. d) Stok kontrollerinin ve malzeme sayımlarının zamanında yapılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak. e) Hizmetlerin aksamaması için gerekli yedek parça, malzeme ve bilgi akışının takip edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak. f) Yedek parça ve malzeme standartlarının oluşturulması ve bu standartlara uygun malzemelerinin kullanılmasının temin edilmesi, tüm yedek parçaların istenen kalitede olup olmadığının kontrol edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.
g) Biriminde kullanılacak yedek parça, malzeme, makine ve aletlerin toplu ve programlı satın alınması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek h) Malzeme giriş-çıkış takibi, ayniyat kesimi, evrakların hazırlanması, satın alma taleplerinin karşılanması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak. i) Mer'i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak. 2) Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri kısmı: a) Müdürlük ihtiyacı olarak satın alım veya bağış yoluyla alınan tüm demirbaşların kayıt altına alınması kullanım süresi dolan demirbaşların kayıtlardan düşülerek ambara hurda olarak teslimini sağlamak. b) Demirbaş kayıtlarının tutmak, düzenlemek, bakım ve denetiminin yapılmasını sağlamak. c) Emekli olan personellerin üzerlerine zimmetli olan alet ve edevatın kontrol edilerek emeklilik esnasında ilgili kişinin ilişiğini kesmek. d) Yılsonu envanterinin düzenlenmesini sağlamak. Müdürlük Yetkisi MADDE 13- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. Müdürlüğün Sorumluluğu MADDE 14- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur. Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 15-1) Belediye Başkanı'nın ve/veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, mer'i mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili düzenlemeleri yapmak, 2) Müdürlüğü için, Başkanlığın gayeleri, stratejileri, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar, programlar geliştirmek ve verilen sorumluluğa göre icraat yapmak, 3) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak, 4) Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlamak, 5) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki işyeri, kadro, makine ve teçhizatın planlamasını yapmak, 6) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak, 7) Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlamak, 8) Çalıştırdıkları görevlilerin, işbölümü esasları dâhilinde, sorumluluklarını belirlemek ve bu görevleri benimsetmek, 9) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapmak, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik etmek, 10) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer'i mevzuata riayeti sağlamak, bunların uygulanmasını sürekli kontrol etmek; düzeltilmesi gereken hususlar için de olumlu öneri ve teklifleri sunmak,
11) Müdürlüğündeki astlarının diğer Müdürlükler ile yaptıkları ortak çalışmalarda uyum ve koordinasyonu sağlamak, 12) Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu devamlı kontrol altında bulundurmak, 13) Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol etmek, 14) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini temin etmek. Önemini kaybeden evrakı kabul edilmiş usullere göre imha etmek, 15) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticelerini tespit etmek ve değerlendirmek ve gerekli tedbirleri almak için istatistikî bilgileri tanzim etmek ve/veya ettirmek, 16) Müdürlüğün görev alanına ilişkin olarak belirtilen tüm görevlerin, etkin biçimde ve bütünlük içerisinde geciktirilmeden, ilgili mer'i mevzuata uygun icra edilmesini, denetlenmesini ve raporlanmasını sağlamak, 17) Ekonomiklik, üretkenlik, yüksek verimlilik ve performans artırıcı etki oluşturmak amacıyla mer'i mevzuat ve stratejik hedefler çerçevesinde dış hizmet alım yoluyla yapılması mümkün olan hizmetleri uzman özel ve/veya tüzel kişilere usulüne uygun yaptırılmasını sağlamak, 18) Müdürlüğümüzde çalışan personelin özlük işlemlerinin takip etmek, Birimlerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 16-1) Müdürlüğün çalışma konularında kendi kısmı ile ilgili çalışmaların yapılmasını sağlamak, 2) Görev ve çalışmaları yönünden biriminin müdürüne karşı sorumludur. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak, 3) Verimli çalışmanın sağlanması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip etmek ve uygulamak, 4) Başkanlığın amaçlarını ve stratejilerini, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklamak, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli izahatı vermek ve uygulamaları kontrol etmek, 5) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak, Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa düzeltmeye yönelik tedbirleri almak, 6) Haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlamak, 7) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak, 8) Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlayıp amirine teklif etmek, 9) Çalıştırdıkları görevlilerin iş bölümü esasları dâhilinde, sorumluluklarını belirlemek ve bu görevleri benimsetmek, 10) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapmak, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik etmek, 11) Kendisinin ve organizasyonun verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırmak, 12) Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını sağlamak, 13) Kendine bağlı olan personelin aralarında koordinasyon kurmalarını ve onların da Başkanlığın hedeflerine uygun olarak birlikte çalışmalarını temin etmek, 14) Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli çalışmaya daha başarılı olmaya teşvik etmek,
Diğer Personel Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 17-1) Başkanlığın amaçlarını ve genel stratejilerini, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenmek ve buna uygun tutum davranış sergilemek, 2) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmak, 3) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirmek, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılmak, 4) Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirmek, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek, 5) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmek, 6) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim etmek, gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunmak, 7) Vatandaşlardan gelen başvurularda onları yönlendirmek ve bilgilendirmek, 8) Ayniyat kayıtlarını ve demirbaş zimmetlerini titizlikle tutmak, 9) Birime gelen evrakın ekleriyle birlikte tam olup olmadığını kontrol etmek, imza karşılığı almak, gelen evrak defterine kaydetmek, 10) Birimden çıkan evrak, doküman vb. yazışmaların resmi yazışma kuralları yönergesi esaslarına uygunluğunu kontrol ettikten sonra, giden evrak defterine kaydederek, ilgili yere gönderilmesi sağlamak, DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görev ve Hizmetlerin İcrası Görevin Alınması MADDE 18- Büro elemanları dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir. Görevin Planlanması MADDE 19- Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür. Görevin Yürütülmesi MADDE 20 - Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
BEŞİNCİ BÖLÜM İşbirliği ve Koordinasyon Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği MADDE 21-1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır, 2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir, 3) Evrakları gereği için ilgili personele havale etmek, 4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. 5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir. Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon MADDE 22-1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür' ün imzası ile yürütülür. 2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; memur, büro sorumlusu, Müdür parafı ile Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. ALTINCI BÖLÜM Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem MADDE 23-1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür, evrakı inceledikten sonra ilgilisi personele havale eder. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. 2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine işlenir. Diğer müdürlüğe giden evraklar zimmetle teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır. Arşivleme ve dosyalama MADDE 24-1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. 2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. 3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
YEDİNCİ BÖLÜM Denetim Denetim, Personel Sicil ve Disiplin Hükümleri MADDE 25-1) Destek Hizmetleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir. 2) Destek Hizmetleri Müdürü 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir. 3) Destek Hizmetleri Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür. 4) Destek Hizmetleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan dosya tutulur. SEKİZİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller MADDE 26- İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur. Kaldırılan Yönetmelik MADDE 27- (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesi, 05.10.2010 tarih ve 82 sayılı Meclis Kararıyla kabul edilen Destek Hizmetler Müdürlüğü Yönetmeliği'ni yürürlükten kaldırır. Yürürlük MADDE 28- Bu Yönetmelik hükümleri; Merzifon Belediye Meclisinin kararından sonra belediye internet sayfasında yayımı ile yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 29- Bu Yönetmelik hükümlerini Merzifon Belediye Başkanı yürütür.