T.C. KASTAMONU BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Transkript

1 T.C. KASTAMONU BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı, Kastamonu Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Bilgi İşlem Müdürlüğü ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. Dayanak MADDE 3- (1) Kastamonu Belediye Meclisi nin tarih ve 2014/36 sayılı kararı ile norm kadrosu oluşturulan Bilgi İşlem Müdürlüğü ne ait bu yönetmelik; 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte geçen: a) Belediye: Kastamonu Belediyesi ni, b) Başkanlık: Kastamonu Belediye Başkanlığı nı, c) Müdürlük: Bilgi İşlem Müdürlüğü nü, d) Müdür: Bilgi İşlem Müdürü nü, e) Yönetmelik: Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği ni ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat ve Bağlılık Teşkilat MADDE 5- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü, teşkilat yapısı aşağıdaki gibi şekillendirilmiştir: a) Bilgi İşlem Müdürlüğü b) Müdürlük Kalem Bürosu c) Bilgi İşlem Bürosu ç) Kent Bilgi Sistemi Bürosu (2) Bilgi İşlem Müdürlüğü nün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir: a) Müdür b) Şef c) Memur ç) İşçi d) Sözleşmeli Personel e) Diğer Personel (3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına ilişkin esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için Müdürün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile hizmet gereği görevlendirilme yapılabilir. (4) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan personelin yetki ve sorumlulukları ile ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır. 1

2 Bağlılık MADDE 6- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü, Belediye Başkanı na veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. Atanma Usul ve Nitelikleri MADDE 7- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü nde görev alacak müdür ve şeflik unvanları için; 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen şartları taşıyan ve Belediye memurlarının tabi olduğu görevde yükselme yönetmeliği hükümlerine göre; sicil, öğrenim ve hizmet şartlarını taşıyanlardan Müdür olmak için en az dört yıllık, şef olmak için en az iki yıllık yüksekokul mezunu olması şarttır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluk Müdürlüğün Görevleri MADDE 8- (1) Aşağıda belirtilen görevler, Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından yürütülür; a) Belediye sistem otomasyonunda kullanılan tüm çevre cihazların ve bilgisayarların sisteme uyumlu olanlarının tespitini yaparak gerekli satın alma işlemlerini, kararı alınmak üzere Belediye Encümeninin bilgisine sunmak, b) Belediye sistem otomasyonunda ve birimlerinde kullanılan bilgisayar programlarını hazırlamak veya gerekli programları satın alarak, zamanla değişen kanun, tüzük ve yönetmeliklere göre gerekli düzenlemeleri yaparak teknik destek vermek, c) Sistem programlarının ve diğer paket programların kullanılması için, personele gerekli eğitimin verilerek yetişmiş eleman sayısını arttırmak, ç) Sistem otomasyonuna bağlı çevre cihazların, kullanıcıların ve sistemden kaynaklanan sorunları gidererek sistemin sorunsuz çalışmasını sağlamak, d) Bilgisayar programlarının ve günlük data bilgilerinin yedeklemesini yapmak. e) Sistem otomasyonuna bağlı olup da bozulan cihazların bakımını ve kontrolünü yaparak teknik destek vermek, f) Diğer müdürlüklerden gelen tüm evrakları, konusuna göre sonuçlandırıp takibini yapmak ve dosyasına kaldırmak, g) Müdürlüğe bağlı personelin kanun ve diğer mevzuat doğrultusunda disiplinli ve koordineli çalışmasını sağlamak, ğ) Belediyenin bilgi işlem ihtiyacının envanterini yapmak, bilgi işlem sisteminin tesis,teçhizat ve malzeme ihtiyacını belirlemek, ihtiyaca göre öneriler hazırlamak, h) Vatandaşları ilgilendiren bilgi işlem hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak, ı) Kent bilgi sistemi çalışmaları doğrultusunda verilerin güncellenmesini koordine etmek, i) Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak Müdürlük Yetkisi MADDE 9- (1) Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. Müdürlüğün Sorumluluğu MADDE 10- (1) Müdürlük, Başkan tarafından verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur. Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu MADDE 11- (1) Müdürün görevleri aşağıda belirtilmiştir; a) Müdürlüğü Başkanlık Makamına karşı temsil eder. b) Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler ve yönetiminde tam yetkili kişidir. 2

3 c) Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar. ç) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar. d) Müdür, görev ve yetkilerinden bazılarını; sınırlarını açıkça belirtmek, yazılı olmak ve kanuna aykırı olmamak şartıyla ve üst yöneticinin onayıyla alt birim yöneticilerine devredebilir, alt birim yöneticilerine ait görevlerde değişiklikler yapabilir. Yetki devri, uygun araçlarla ilgililere duyurulur. Şefin Görev, Yetki ve Sorumluluğu MADDE 12- (1) Bilgi İşlem Şefinin görev, yetki ve sorumluluk alanları şunlardır: a) Şeflik ile ilgili faaliyetleri organize eder, personeli denetler, görev bölümü yapar ve yetkileri dahilinde görev yapar. b) Müdür tarafından verilen görevleri yerine getirir. c) Şefliğine ait iş ve işlemlerden meydana gelebilecek problemlerden müdüre karşı sorumludur. ç) Günlük işlerin seyrini takip eder, yapılan işlerin sonucunu ve aksayan yönleri müdüre rapor eder. d) Müdürlük tarafından gelen ve giden evrakları takip eder ve Standart Dosya Planına göre dosyalanmasını sağlar. Müdürlük Kalem Bürosu Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 13- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü Kalem Bürosunun görev, yetki ve sorumluluk alanları şunlardır: a) Müdürlüğe gelen-giden bütün evrakları, bilgi işlem Müdürüne çıkararak, havalesini yaptırdıktan sonra kaydını yapmak, havale edilen yazının ilgili personele tebliğini sağlamak, cevabının verilmesi gerekiyorsa cevap yazısını hazırlamak, cevap verilmesini sağladıktan sonra arşivlemesini yapmak, b) Müdürlük personelinin sağlık, izin, özlük işleri ile ilgili iş ve işlemlerinin yazışmasını yaptıktan sonra arşivlemesini yapmak. Bilgi İşlem Bürosu Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 14- (1) Bilgi İşlem Bürosunun görev, yetki ve sorumluluk alanları şunlardır: a) Belediyemizde mevcut bilgisayar sistemlerinde kurulu olan programların bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak, b) Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere, gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak, c) Veri güvenliğini sağlamak ve uygulamak, ç) Müdürlükler arası veri alışverişini sağlamak üzere birimler arası bilgisayar ağı oluşturmak, d) Bilgisayar sisteminde bulunan işletim sistemleri, antivirüs yazılımı, uygulama yazılımları gibi temel programların kesintisiz ve güvenli olarak çalışmasını sağlamak, e) Kişisel verilerin, diğer kurumlarca anlaşma çerçevesinde paylaşılmasını, kullanılmasını ve verilerin korunmasını sağlamak, f) Bilgisayar kullanıcılarından gelen hata ve problemleri takip etmek ve çözüme kavuşturmak. g) Belediye verilerinin tutulduğu veritabanı yazılımının bakımı, devamlılığı, hatasız çalışması ve bilgilerin yedeklenmesi işlemlerini yapmak veya ihale yolu ile yaptırmak. ğ) Bilgisayar sistemine ait yedekleme yazılımının sorunsuz olarak çalışması için gerekli tedbirleri almak ve ihtiyaç halinde ilgili firmalardan destek alarak çözümünü sağlamak, h) Kastamonu Belediyesi Başkanlık binası ve bağlı kuruluşların ağ (network) altyapısının kurulması ve faaliyete geçirilmesini yapmak veya yaptırmak, ı) Bilgisayar ve yan donanımları ile aktif ağ cihazlarının çalışabilir durumda olmasını sağlamak, i) Kastamonu Belediye Başkanlığına bağlı birimlerinde kullanılan donanımların envanter bilgilerinin veri tabanına aktarılması ve takibini yapmak, 3

4 j) Kastamonu Belediye Başkanlığına bağlı dışarıdaki birimlerde teknik ofislerce çözülemeyen arızalara çözüm bulabilmek için teknik ofislerle irtibata geçerek yol göstermek, k) Donanım arızası tespit edilen kullanıcıların arızalarını gidermek, l) Satın alınacak donanımların ve aktif cihazların piyasa araştırmaları yapılarak maliyetlerini çıkarmak, m) İnternet ve Web sitesi kurarak çağdaş haberleşme ve bilgi alışverişini sağlamak, Kent Bilgi Sistemi Bürosu Görev, Yetki ve sorumlulukları MADDE 15- (1) Kent Bilgi Sistemi Bürosunun görev, yetki ve sorumluluk alanları şunlardır: a) Belediyemizdeki tüm birimlerde kullanılan Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımının kesintisiz, güvenli ve hatasız bir şekilde çalışmasını sağlamak, b) Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımının birimlerden gelen program, rapor ve diğer istekler doğrultusunda dinamik bir yapıda gelişmesini ve devam ettirilmesini sağlamak, c) Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımında, yeni kullanıcı hesabı açılması, kullanıcı yetkilerinde değişiklik ve düzenleme işleri yürütmek, ç) Coğrafi Bilgi Sistemi Yazılımlarının kesintisiz ve sağlıklı olarak çalışması için bakım onarım ve güncellenme işlemlerini yapmak, d) Kent Bilgi Sistemi içerisinde bulunan, Coğrafi Bilgi Sistemi Yazılımı ve Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımlarının her türlü bakım, onarım, güncelleme hizmetlerinin ihale yoluyla yapılmasını sağlamak, DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görev ve Hizmetlerin İcrası Görevin Alınması MADDE 16- (1) Müdürlüğe gelen tüm belgeler, dosyalar ve işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine teslim edilir. Görevin Planlanması MADDE 17- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü ndeki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür. Görevin Yürütülmesi MADDE 18- (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. BEŞİNCİ BÖLÜM İşbirliği ve Koordinasyon Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği ve Koordinasyon MADDE 19- (1) Müdürlük birimleri arasında işbirliği ve koordinasyona dayalı çalışma sistemi şu şekildedir: a) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır. b) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir. c) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder. ç) Görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. d) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir. 4

5 Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon MADDE 20- (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür ün imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik ve diğer Kamu kurum ve kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı, Başkanın veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. ALTINCI BÖLÜM Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem MADDE 21- (1) Müdürlüğe Gelen ve Giden Evraklarla ilgili yapılacak işlemler şunlardır: a) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. b) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı teslim edilir. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır. c) Müdürlükte kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir. Arşivleme ve Dosyalama MADDE 22- (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur. YEDİNCİ BÖLÜM Denetim Denetim ve Disiplin Hükümleri MADDE 23- (1) Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir. SEKİZİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller MADDE 24- (1) İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda, Bilgi İşlem Müdürlüğünün hazırlayıp Başkanın onaylayacağı yönerge hükümleri ile yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir. Yürürlük MADDE 25- Bu Yönetmelik, Belediye Meclisinde kabulü ve mahalli gazetede ve belediyenin internet sitesinde yayınlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 26- Bu yönetmelik hükümlerini Kastamonu Belediye Başkanı yürütür. 5