GİB E-FATURA PORTALI KULLANIMI Elektronik Fatura Uygulaması, önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve faturaların elektronik belge olarak düzenlenmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi ve belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen tarafından alıcı tarafa iletilmesini sağlayan bir tür mesajlaşma alt yapısıdır.bu alt yapının oluşturulması için gerekli olan şartlar aşağıdaki adımlar ile size daha iyi şekilde anlatıma sunulmuştur. **E-Fatura uygulama zorunluluğu olan mükellefler ( bu linkte kimlerin uygulamadan yararlanacağı belirtilmiştir http://www.efatura.gov.tr/dosyalar/tebligler/421siranoluvukgeneltebligi.pdf ) Elektronik ortamda GİB E-Fatura Portalından ya da posta yoluyla başvurularını yapmaları gerekmektedir.başvurularını yaparken 3 tane yöntem sunulmaktadır. Mükellefler, başvuru esnasında uygulamadan yararlanma yöntemlerinden durumlarına uygun olan birisini belirtmek zorundadır. Uygulamadan yararlanmak isteyen mükelleflerin uygulama karşısındaki durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları başvuru üzerine Başkanlık tarafından belirlenecektir. **E-Fatura Uygulamasında Yararlanılacak Yöntemler i.özel Entegrasyon Yöntemi ii. Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi iii. Gelir İdaresi Başkanlığı E-Fatura Portal Yöntemi ** Başvuru işlemlerini yapmış ve tamamlamış mükellefler TÜBİTAK - KamuSM tarafından mali mühür sertifikası ve şifreleri teslim aldıktan sonra www.efatura.gov.tr adresinden Entegrasyon İşlemleri bölümünden BİS Raporu ve test tanım formunu elektronik ortamda doldurarak göndereceklerdir. Doldurulan BİS Raporu ve Test Tanım Formu GİB tarafından kontrol edilir. Test Tanım Formu ve BİS Raporu uygun bulunan mükelleflere entegrasyon çalışmalarına başlama izni verilecek ve test hesapları tanımlanacaktır. Test Tanım Formu ve BİS Raporu nda eksiklik ve/veya hata olan mükelleflere hata ve/veya eksikliklerin giderilmesi için başvuru formunda belirtilen e-posta adresine elektronik posta gönderilir. Hata ve/veya eksiklikleri giderilen test tanım formu ve BİS raporu yeniden aynı yöntemle entegrasyon işlemleri bölümünden GİB sistemine gönderilir. e-fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemlerini entegrasyon usulü ile gerçekleştirmek isteyen mükelleflerin entegrasyon çalışmaları tamamlanana kadar kullanıcı hesapları aktive edilmeyecektir. 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflerden e-fatura başvusunu yapmış ancak 2013 yılının sonuna kadar entegrasyonlarını tamamlamamış olmaları halinde 31.12.2013 tarihi itibariyle portal hesapları aktive edilecektir. **Uygulamaya yeni kaydolan mükelleflerin, kayıtlı kullanıcılar listesinde ilan edilmelerini izleyen 7 gün içerisinde e-fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer kayıtlı kullanıcıların yeni kayıt olan kullanıcılara bu süre içerisinde e-fatura göndermeleri zorunlu değildir. e-fatura uygulamasından yararlanan mükellefler hesapların aktive edilmesini takip eden 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılara e-fatura göndermek ve almak zorundadırlar. E-Fatura Portalı; Internet Explorer 8, Firefox, Google Chrome, Safari ve Opera tarayıcıları ile uyumlu olarak çalışmaktadır. Ayrıca, portalın çalışması için bilgisayarınızda Java'nın (JRE) en az 1.6 versiyonunun kurulu olması gerekmektedir.
**Size tavsiye edilen Java 1.6 ve üstü versiyonlar için aşağıda belirtilen ayarların yapılması gerekmektedir. **Bilgisayarınızın güvenlik duvarının kesinlikle kapalı olması gereklidir. 1-Bilgisayarınızdan Başlat menüsü Denetim Masası(Control Panel) dizinine gidiniz. 2-Denetim Masası ekranından Java ikonuna çift tıkladığınızda Java Control Panel penceresi açılacaktır. 3-Açılan pencereden java sekmesini seçiniz ve view butonuna tıklayınız. 4- Gelen penceredeki Runtime Parameters alanına -Xmx256m değeri yazılarak OK butonuna tıkladıktan sonra java ile ilgili ayarlarınız tamamlanmış olacaktır.
Bu işlemlerden sonra sisteminizde kurulu olan Micrasoft.Net Framework versiyonunu kontrol edip Micrasoft.Net Framework 4,5.1 sürümüne yükseltiniz. Bir sonraki adımınız ise Mali Mühür(E-İmza) için sizlere verilen usb benzeri kart okuyucu cihazınızı bilgisayarınıza tanıtmak olacaktır.
Bunun için yapılması gerekenler ise, Kamu Sertifikasyon Merkezi ndeki sürücü yükleme servisi işlemleri (http://www.kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/) linkinden Yukarıda belirtilen özelliklerinizi seçtikten sonra 2.adım olan kart okuyucunuzu seçiniz. Yalnız burada size yardımcı olacak dikkat edilmesi gereken nokta kart okuyucunuzu seçtiğinizde, aşağıda görüldüğü gibi seçilen kart okuyucunuzun resmi ekrana gelecektir.
Son olarak üçüncü adım olan akıllı kart seçimi olacaktır. Kart seçimini de yaptıktan sonra sürücüleri göster seçeneğini tıklayınız. Gelecek olan ekrandan kart okuyucunuzun ve akıllı kart sürücülerinizi ve kurulum yardım dökümanlarınızı indirip kurunuz.
Bu işlemler bitikten sonra sistem ve E-İmza ile ilgili kurulum aşamaları tamamlanmış olacaktır. VEGA E-FATURA BASİT ENTEGRASYON 1.Adım : Vega Basit Entegrasyon için ilk olarak programınızın versiyonunu son sürüme yükseltmeniz gerekmektedir.yalnız e-fatura test denemeleri için ilk etap da sadece E-İmza Cihazı takılı olan E-Fatura entegrasyonunu yapacağınız bilgisayarınızda programı güncellemeniz yeterlidir.müşterinizin kurulu olan sistemindeki versiyonu E-Fatura ile ilgili denemeleriniz ve test işlemleriniz tamamlandıktan sonra yükseltiniz. 2.Adım: Vega kurulum cd si içerisinden çıkan efaturabasitentegrasyonsetup.exe yi çalıştırınız,kurulum yapılan dizin ile Vega nın kurulu olduğu dizinin aynı olmasına dikkat edin ve next butonlarına basarak ilerleyiniz.gelen ekrandan install butonuna basınız ve kurulumun tamamlanmasını bekleyiniz.kurulum tamamlandığında finish butonuna basarak işlemi tamamlayınız.
Kurulum tamamlandığında bilgisayarınızın masaüzerine aşağıda görüldüğü gibi Vega efatura BE adında bir exe oluşacaktır.
Vega efatura BE exe sini açıp çalıştırmadan önce Vegawin Programınız içerinde yapılması gerekenler aşağıda maddeler halinde açıklanmaktadır. Cari Kart Üzerinde Yapılması Gerekenler 1.Adım: VegaShell in kurulu olduğu dizinden Yönetim.exe yi çalıştırın.işlemler Firma işlemlerinden E-Fatura Entegrasyonu yapacak olan firmayı seçip düzenle butonuna basınız.
2.Adım: Gelen ekranda vergi dairesi, vergi numarası ve adres bilgilerini doldurarak basit entegrasyon işaretleyiniz.firmanız E-Fatura entegrasyonu kullanmayacaksa E-Fatura kullanılmıyor alanını, Entegratör Firma ile entegre yapacaksa Entegratör Firma alanını işaretleyiniz ve tamam butonuna basarak işlemi bitiriniz.burada dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan biriside Vergi Dairesi ve Vergi Numarası asla boş bırakılmamalıdır ve mutlaka Vergi Numarası girerken numara ardışık olarak girilmeli ve arada boşluk bırakılmamalıdır. Cari kart üzerindeki vergi dairesi ve vergi numarası da mutlaka dolu olmalı ve vergi numarası ardışık olarak yazılmalıdır.
3.Adım: Vega Shell Programını açtıktan sonra cari kart düzenle dediğinizde gelen ekranda E- Fatura sekmesini göreceksiniz. Bu sekmeye tıkladığınızda gelen ekranda E-Fatura Kullanıcısı otomatik olarak işaretli gelecektir. Senaryo alanından ise kullanacağınız senaryoyu Temel Faturamı ( Elektirik, Su vb. gibi iadesi mümkün olamayan) yada Ticari Faturamı ( idaesi mümkün olan)seçiminizi yapınız.
4.Adım: Yeni bir fatura keseceğiniz zaman cari kart açtığınızda müşterinin E-Fatura mükellefi olup olmadığını Cari kart /Efatura sekmesindeki Sistemden Kontrol Et alanından kontrol edebilirsiniz.
Stok Kartı Üzerinde Yapılması Gerekenler E-Fatura uygulaması kapsamında belli bir standarttın oluşturulabilmesi için stok kartlarında kullanılan birimler artık bizlerin oluşturacağı birim isimleri veya kısaltmalarla değil (örneğin Adet yerine Adt gibi.) UBL-TR standartları tarafından kabul edilen standartlar şeklinde olacaktır.bu birimlerin nasıl olacağı sizlere Stok Kartlarında Kullanılacak Standart Birim İsimleri.txt dosyası adı altında ek bir dosya olarak verilecektir. Bu nedenle stok kartlarını nasıl düzenlenmesi gerektiği bilgisi aşağıda açıklanmaktadır. 1.Adım: Stok kartı düzenle dediğinizde gelen ekrandan üç noktaya tıklayarak birim tanımlama ekranını açınız.
2.Adım: Stok kartı birim tanımlama ekranından düzenle dedikten sonra gelen ekrandan birim alanının yanında bulunan üç noktaya basarak tanımlanmış olan birimlerinizi göreceksiniz. Buradaki birim tanımlarının sizlere gönderilen Stok Kartlarında Kullanılacak Standart Birim İsimleri.txt dosyasında birim isimleriyle aynı olup olmadığını kontrol ediniz.
3.Adım: Yine stok kartları üzerinden yapılması gereken bir başka işlemde ÖTV ve ÖİV uygulamaları ile ilgilidir. 4.Adım: Stok kartı üzerinde ÖTV ve ÖİV alanları dolu ise kapsadıkları ÖTV ve ÖİV vergi kodlarını Stok kartı üzerinde Özel Kodlar/ İstihbarat sekmesindeki P-3 alanına yazmaları gerekmektedir.
Cari kart ve stok kartı üzerindeki düzenlemeler bittikten sonra E-Fatura kesme ve entegre etme işlemlerine başlayabilirsiniz. Vega efatura Basit Entegrasyon bilgi ekranı görünmektedir. ikonuna tıklayınız. Gelen pencerede ilk olarak
Ayarlar butonundan Veritabanı adı, firma ve dönem bilgisi, birde Vegawin den oluşturacağınız faturalarınızı kaydedileceği klasörü belirledikten sonra Kart Okuyucu Pin i alanına size verilen Akis Akıllı Kart üzerindeki numarayı yazınız.
E-Fatura Mükellefleri alanından ise E-Faturaya kayıtlı kullanıcıların listesi xml dosyasını https://gbpktest.efatura.gov.tr/efatura/ linkinden indirdikten sonra seç butonuna tıklayarak indirdiğiniz dosyayı seçerek açtığınızda ekrana kayıtlı kullanıcıların listesi gelecektir.
Bu ekranda listelenen kullanıcıları güncelle butonuna basarak sisteme kayıt etmiş oluyorsunuz. Bu saye de Vegawinden yeni bir cari kart açtığınızda cari kart içerindeki E- fatura alanından Sistemden Kontrol Et diyerek bu carinin E-Fatura mükellefi olup olmadığını kontrol etmiş olacaksınız.
Vega E-Fatura Gönderilecek Faturaları ve Vegawinden Alma ve E-Fatura Portalına Aktarma İşlemleri 1. Adım: Gönderilecek Faturalarım alanından kesmiş olduğunuz E-faturalar listelenir.
2.Adım: Ekrana gelen gönderilecek faturalarınızı kaydet butonuna basarak kaydettiğiniz günün tarihi ile bir zip dosyası Ayarlar sekmesindeki Kayıt Klasörü adının altında vermiş olduğunuz dizinde oluşacaktır. Örneğin, C:\Vegawin\E-FaturaGönderilecek\15112013.zip gibi. 3.Adım: Oluşturmuş olduğunuz zipli dosyanın içerisindeki herhangi bir faturada sonradan bir değişiklik yapmak zorunda kalırsanız.değişiklik yaptığınız fatura Oluşturulmuş Faturalar menüsünde karşınıza gelecektir.buradan faturayı Selected alanından seçimini yapıp Yeniden Oluştur butonuna basarak C:\Vegawin\E-FaturaGönderilecek\ klasörünün altında değişiklik yaptığınız faturanın zipli dosyası yeniden oluşacaktır.
4.Adım: Faturalardan oluşan bu zip paketi hazırlandıktan sonra,e-fatura Portal Menüsünde https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp şifrelerinizle giriş yaptıktan sonra, Yükleme Araçları altındaki Fatura Yükle bölümüne giriniz Açılan Fatura Yükle ekranında bulunan Yükle bölümde bulunan Browse (Dosya Seç) butonu tıklandıktan sonra açılan pencereden bilgisayarda bulunan zip paketi seçilerek Yükle butonuna tıklayınız.
5.Adım: Bu işlem sırasında bir hata gerçekleşir ise ekranınıza uyarı mesajı gelecektir. Bu durumda fatura yükleme işlemlerini tekrar kontrol edip Fatura Paketinin(zip dosyası) belirtilen şartlara uygun olarak yeniden hazırlanmanız ve yukarıdaki yükleme işlemlerini yeniden yapmanız gerekmektedir. Yükleme işlemi hatasız tamamlanan faturalar ise Yükleme Araçları menüsünde yer alan Yüklenmiş Faturalar bölümü altında görüntülenecektir. 6.Adım: Yine aynı ekrandan, yüklenen faturalar seçilip gönder butonuna basılır ve alıcının etiketinin seçilebileceği alan ekrana gelir. Bu alandan alıcının etiket bilgilerini seçerek Tamam butonuna tıklayınız. Bu ekrandan, yüklenen faturalar seçip Gönder butonuna basılarak alıcısına gönderiniz.
Artık fatura yükleme ve gönderme işleminiz tamamlanmıştır. 7.Adım: Bir sonraki fatura yükleme işleminizden önce kontrol amaçlı, en son gönderdiğiniz faturanın numarası Son Evrak Numarası alanından takip edebilirsiniz.
Vega E-Fatura Gelen Faturalarlı Kabul Etme ve Vegawine Akatarma İşlemleri 1Adım: E-fatura Portalından gelen kutusu altından Arşiv sekmesinden size gelen Efaturaları seçerek indir dediğinizde gelen ekrandan faturaları bilgisayarınızda kayıt edeceğiniz(indireceğiniz) dizini belirtiniz. Örneğin, C:\Vegawin\ EFaturaGelen gibi.
2.Adım: Vega E-FaturaBasitEntegrasyon içerinden Gelen Faturalarım menüsünden seç butonuna basınız. 3.Adım: Seç butonuna bastığınızda gelen ekrandan E-Fatura portalından size gelen faturaları indirdiğiniz dizini seçiniz. Örneğin, C:\Vegawin\ EFaturaGelen
4.Adım: Seçilen dizin içerindeki zip li dosyayı işaretleyip aç butonuna basınız.
5.Adım: Vega E-Fatura Basit Entegrasyon Gelen Faturalarım penceresine zipli dosyanın içindeki faturalarınız geldikten sonra Entegrasyonu Başlat butonuna basınız.
6.Adım: Entegrasyon başlattığınızda eğer size gelen faturalardaki cariler sizin programınızda kayıtlı cari değilse karşınıza bir pencere açılacak ve orada cariler listelenecektir. Listelenen ekranda carilerin vergi kimlik numaraları(vkn) alanı ve Adres alanı boş geliyor ise bu alanları doldurmanız gerekmektedir.bu alanları doldurduktan sonra tamam butonuna bastığınızda buradaki cariler otomatik olarak veritabanınızda açılmış olacaktır.
7.Adım: Cariler açıldıktan sonra aynı pencereden bu kez de programınızda kayıtlı olmayan stok listesi ekrana gelecektir. Bu ekrandan sizde kayıtlı olmayan stoklar farklı isimde listelenecektir. Sizde karşılığı olmayan stok ile sizdeki stoğu eşleştirmiş olacaksınız.
8.Adım: Buradan sizde karşılığı olmayan stokları bire bir eşleştirmek için seçim alanından işaretledikten sonra, Vegawin Stok Karşılığı alanındaki ( ) ya tıklayıp gelen ekrandan sizde kayıtlı olan stoğun stok kodu,malın cinsi yada barkod alanından herhangi birini yazıp stok ara yaparak tamam butonuna basınız.
9.Adım: Gelen penceredeki stok listesinde üzeri mavi renk ile işaretli olan stoklar yani sizde kayıtlı olmayan stoklar, bu birebir eşleştirme sayesinde sizde kayıtlı olan stoğunuzun muadili olarak programa eklenmiş olacaktır.
10.Adım: Bire bir stok eşleştirme işlemleri tamamlandıktan sonra ekranda toplu olarak eşleştirme yapacağınız stoklar(mavi renk ile işaretlenmemiş) ve sizde kayıtlı olan herhangi bir eşleştirme yapılmadan otomatik olarak programa aktarılan stoklar ekrana listelenecektir. Bu ekrandan toplu olarak eşleştirme yağacağınız yani seçim yaptığınız stokların sadece bir stok koduna göndereceğiniz stokları seçerek stok belirle butonuna basınız Örneğin; temizlik malzemeleri stoklarını Muhtelif Stok adı altında aktarmak gibi.
Yukarıda anlatılan adımlar tamamlandıktan sonra artık vegawin programınızın içerisinden eski faturalar /alış faturaları altından E-Fatura portalından gelen faturalarınızı görebilirsiniz.