SAYFA 1/6 1. AMAÇ VE KAPSAM Bu doküman, eki olduğu teklif formunda belirtilmiş kapsamda Ürün belgelendirme kuruluşu ve tedarikçi arasında yürütülecek belgelendirme ve değerlendirme faaliyetleri ve sonrasında tedarikçinin belgelendirme hakkı kazanmasıyla birlikte belgelenme hakkı kazanan ürünlere ilişkin Ürün uygunluk belgesi ve belgelendirme işaretlerinin kullanımı için lisans kurallarına ilişkin şartları belirler. Belgelendirme işaretleri; stiker(etiket), damga veya elektronik resim dosyaları biçiminde olabilir. Ürün belgelendirme kuruluşu tüm bu belgelendirme işaretlerini, kullanım hakkı kazanan tedarikçilere doküman hükümlerine göre bu hak geri alınabilecek şekilde verir, kullanım hakkı tedarikçiler için bir mülkiyet hakkı değildir. Tedarikçi belgelendirme işaretlerini sadece belge kapsamındaki ürünlerinin belgelendirme sürecini başarı ile tamamladıklarını ve sürdürdüklerini göstermek üzere kullanma hakkına sahiptir. 2. TANIMLAR VE KISALTMALAR Ürün Belgelendirme: Bir ürünün özel standartlar ve diğer norm ve dokümanlara uygunluğu için güvence sağlamanın bir aracıdır.(ts EN 45011) Ürün belgelendirme kuruluşu: TS EN 45011 standardının şartlarını sağlayan ve Akreditasyon kurumuna karşı sorumluluk taşıyan yasal kurum. Ürün uygunluk belgesi: Ürün belgelendirme kuruluşunun belgelendirme sürecini başarı ile tamamlayan tedarikçilere kapsam dâhilinde olan ürünlerin ilgili referans dokümanlara uygunluğu göstermek için verdiği belge. Tedarikçi: Ürünlerin belgelendirmelerine esas teşkil eden şartları karşılamalarını ve uygulanabildiğinde karşılamayı sürdürmelerini sağlamaktan sorumlu olan taraf.(ts EN 45011) 3. TARAFLAR 3.1 Bu doküman kapsamında Ürün Belgelendirme Kuruluşu olarak UGETAM (İstanbul Uygulamalı Gaz ve Enerji Teknolojileri Araştırma Mühendislik Sanayi ve Ticaret A.Ş.), Tedarikçi olarak ürünlerini belgelendirme için müracaatta bulunan ve bu kurallara tabii olan kuruluş anlaşılacaktır.
SAYFA 2/6 3.2 Tebligatlar yukarıda belirtilen adrese mektupla yapılır. Adres değişikliği belirtilmedikçe bu adrese yapılan tebligat geçerli kabul edilecektir. Tebligat adresindeki değişiklikler en geç yedi gün içinde diğer tarafa bildirilecektir. 4. KURALLAR 4.1 GENEL KURALLAR: 4.1.1 Ürün Uygunluk Belgesinin geçerlilik süresi 5 yıl, periyodik gözetim süresi yılda bir defadır. 4.1.2 Tedarikçi, belgelendirme standartlarına ve belgelendirme kuruluşunun ek şartlarına daima uyacaktır. 4.1.3 Belgelendirme şartları tedarikçinin belgelendirme teklifini kabulü ile başlar, ürün uygunluk belgesinin geçerliliğinin sona ermesine kadar devam eder. 4.1.4 Türkiye den belgelendirme müracaatı yapan tedarikçiler için belgelendirmeye konu olan ürünlerin yasal olarak taşımaları gereken mecburi standarda uygunluk(tse) ve/veya Avrupa direktiflerine uygunluk(ce) belge/markalarına sahip olması belgelendirme için ön şarttır. Türkiye dışından başvurularda sadece imalatçı yada temsilcisinin yasal kuruluş olduğunu gösteren belgeyi ibraz etmesi yeterli olacaktır. Belgelendirme süreci içerisinde gerçekleşen bu kapsamdaki değişiklikler için tedarikçi yasal otoritenin uygun gördüğü süre içerinde bu yükümlülüğünü yerine getirecek ve ilgili dokümanların birer nüshalarını Ürün belgelendirme kuruluşuna verecektir. 4.2 DEĞERLENDİRME ve BELGELENDİRME; 4.2.1 Tedarikçi değerlendirme raporu tebliğ edildiği tarihten itibaren 15 gün içerisinde rapora ilişkin varsa açıklamasını Ürün belgelendirme kuruluşuna sunacaktır. 4.2.2 Tedarikçi; imalat yerine, tesislerine, kayıtlarına, dökümantasyonuna erişimin sağlanması istenilen bilgilerin verilmesi gibi, kurallar kapsamındaki işin yapılabilmesi için Ürün belgelendirme kuruluşu personeline gerekli imkânları sağlayacaktır. 4.3 BELGELENDİRME NDA VEYA BELGELENDİRİLMİŞ ÜRÜNDEKİ DEĞİŞİKLİKLER; 4.3.1 Belgelendirme kurallarında değişiklik olması durumunda Tedarikçi Ürün belgelendirme kuruluşunun bildireceği süreler içerisinde gerekli düzenlemeleri yapacaktır. 4.3.2 Tedarikçi kuralların geçerlilik süresi boyunca belgelendirmeyi etkileyecek yönetim yapısındaki değişiklikleri Ürün belgelendirme kuruluşuna bildirecektir.
SAYFA 3/6 4.3.3 Tedarikçi, belgelendirilmiş ürünün tasarımında, özeliklerinde veya kalite sisteminde belgelendirmeyi etkileyecek değişiklik yapması durumunda Ürün belgelendirme kuruluşunu bilgilendirecektir. 4.3.4 Tedarikçi bu değişikliklerle ilgili olarak Ürün Belgelendirme Kuruluşunun yazılı mutabakatı olmadan ürünlerini piyasaya sürmeyecektir. 4.4 GÖZETİM; 4.4.1 Ürün Belgelendirme kuruluşu aşağıda belirtilen durumlarda gözetim yapacaktır. a. Teklif aşamasında bildirilen periyotlarda, b. Şikayetler üzerine gözetim kararının oluşması durumunda, c. Belgelendirmeyi etkileyecek değişiklik yapılması durumunda, Gözetim masrafları, tedarikçi tarafından karşılanır. 4.5 BELGENİN GEÇERLİLİĞİ; 4.5.1 Belgenin geçerlilik süresi; Ürün uygunluk belgesi geçerlilik süresi Genel Şartlar da verilmiştir. Bu süre içinde yapılan ek testler sertifikanın geçerliliğini uzatmaz. Belgelendirme işaretlerin kullanım hakkı sertifikanın çıkarılış tarihi ile başlar. Ürün uygunluk belgesinin geçerlilik süresinin uzatılmasının talep edilmesi halinde geçerlilik süresinin bitiminden 3 (üç) ay öncesinde Ürün belgelendirme kuruluşuna başvuruda bulunulacaktır. Aksi takdirde, belgegeçerliliği bu süre sonunda sona bitecektir. Tedarikçinin belgelendirmenin devamlılığını talebi durumunda belgelendirme süreci güncel şartlara göre baştan başlayarak yürütülür. 4.5.2 Belgenin askıya alınması veya geri çekilmesi; Ürün belgelendirme kuruluşu, tedarikçinin belgelendirme kurallarına uymaması durumunda belgenin askıya alınması ve geri çekilmesi haklarını saklı tutar. Belgelendirme kurallarının yerine getirilmemesi durumunda tedarikçi yazılı olarak bilgilendirilir, gerekli düzenlemelerin yerine getirilmemesi durumunda belgelendirme askıya alınır yada geri çekilir. 4.5.3 Belgenin geçerliliğinin sona ermesi; Aşağıda belirtilen durumlarda Ürün uygunluk belgesi ve belgelendirme işaretlerinin kullanımı sona erecektir. a) Belgenin geçerlilik süresinin dolması(uzatma için başvuru olması durumu istisna) b) Belge verilmesi için gerekli olan ön koşulların artık mevcut olmaması c) Belgelendirilmiş ürünün üretiminin durması d) Tedarikçi tarafından Ürün uygunluk belgesinin sona erdirilmesinin talep edilmesi e) Uygunluk belgesinin geçerlilik durumunun kaldırılması. f) Belgelendirmenin geri çekilmesi.
SAYFA 4/6 4.6 GİZLİLİK; 4.6.1 Ürün belgelendirme kuruluşu, belgelendirme faaliyetleri esnasında elde edilen bulguları, tedarikçinin yazılı izni olmaksızın hiçbir suretle üçüncü bir tarafa vermeyecektir. Yasa gereği üçüncü tarafa verilmesi zorunlu olan hallerde tedarikçiye yazılı olarak bilgi verilecektir. 4.7 ÜRÜN UYGUNLUK BELGESİNİN KULLANIMI; 4.7.1 Belge almaya hak kazanan tedarikçi Ürün uygunluk belgesini, Ürün belgelendirme kuruluşuna zarar verecek ve/veya şöhretini zedeleyecek nitelikte kullanmayacaktır. 4.7.2 Tedarikçi, Ürünün belgelendirilmesi esnasında Ürün belgelendirme kuruluşu tarafından kendisine verilen belge, rapor vs. gibi dokümanı yanlış amaçlar için kullanmayacaktır. 4.7.3 Tedarikçi Ürün belgelendirme kuruluşu kendisine belgelendirmenin sona erdiğini bildirmeden önce belgelendirmenin ara süreçlerinin geçici sonuçları hakkında umuma herhangi bir açıklamada bulunmayacaktır. 4.7.4 Tedarikçi, Ürün uygunluk belgesinin askıya alınması veya geri çekilmesi durumlarında belgeye atıf yapan hiçbir reklam malzemesi kullanmayacaktır. Ürün belgelendirme kuruluşunun talep etmesi halinde belgelendirmeye ait tüm dökümanları iade edecektir. Tedarikçi belgelendirilmiş ürünlerle ilgili olarak tespit edilen ve belgelendirme için uygunluğu etkileyen hatalar için uygun önlemleri alacaktır. Bu önlemler uygunsuz ürünlerin piyasadan toplatılması ve stoklardaki uygunsuz ürünlerin piyasaya sürülmemesinide içerebilecektir. 4.7.5 Belge, kapsamı dâhilinde olan ürün(lerin) ilgili standartlara uygun olduğunu ifade eder, tedarikçi belgeyi başka amaçlar için kullanamaz. 4.7.6 Tedarikçi, dokümanlarında, broşür, tanıtım veya reklamlarında belgelendirilmiş ürüne atıfla bulunması halinde, bu atıflar Ürün belgelendirme kuruluşunun kuralları ile uyumlu olacaktır. 4.8 BELGELENDİRME İŞARETLERİNİN KULLANIMI; 4.8.1 Ürün belgelendirme kuruluşu tarafından kullanım için yetki verilen belgelendirme işaretleri yalnız kullanım hakkı içindir ve verilmiş bir mülkiyet hakkı değildir. Geçerlilik süresinin sona ermesi veya uygunluk belgesinin iptali durumunda herhangi bir zamanda Ürün belgelendirme kuruluşu tarafından yürürlülükten kaldırılabilir. Bu durumda, Tüm belgelendirme işaretleri ve/veya bunların çoğaltılmış olan kopyaları gecikmeksizin Ürün belgelendirme kuruluşuna geri iade edilmelidir.
SAYFA 5/6 Belgelendirme işaretleri, Ürün belgelendirme kuruluşunun mülkiyeti olarak kalmaya devam eder. 4.8.2 Kullanım hakkı başka bir ürüne transfer edilemez. Hiçbir belgelendirme işareti ve/veya kopyaları üçüncü bir tarafa geçirilemez. Aynı şekilde, belgelendirme işaretleri, belgelendirme kapsamında olmayan ürünler veya bu ürünlerden herhangi birinin içerisine dahil olduğu ürün grubu için kullanılamazlar. 4.8.3 Belgelendirmenin henüz sonuçlanmadığı ara süreçler için belgelendirme işaretleri reklâm, teknik yayım gibi umuma açık bildirimlerde kullanılmamalıdır. 4.8.4 Belgelendirme işaretlerinin bu belgelendirme kuralları çerçevesinde olmayan herhangi bir yerde ve/veya faaliyette kullanılması gerektiğinde Ürün belgelendirme kuruluşundan izin alınmalıdır. 4.8.5 Belgelendirme işaretlerinin kullanım hakkı için lisans kurallarının her türlü ihlali durumunda Ürün belgelendirme kuruluşu hukuki hak iddia etmeyi saklı tutar. 4.9 ÜCRETLER VE ÖDEME: 4.9.1 Ürün Belgelendirmesi için ücretlendirme teklif aşamasında verilir. 4.9.2 Bu doküman dâhilinde Ürün belgelendirme kuruluşu tarafından yapılacak ilave değerlendirme ve gözetim masrafları tedarikçi tarafından karşılanacaktır. 4.9.3 Bu ücretlere Ürün belgelendirme kuruluşu personelinin değerlendirme için tedarikçi tesislerine yapacağı ziyaretler için ulaşım, barınma, yemek giderleri dâhil değildir. Bu masraflar tedarikçi tarafından karşılanacaktır. 4.9.4 Ödemeler, UGETAM A.Ş. Vakıflar Bankası Altunizade Şubesi Hesap No: TR-920001500158007284709829 hesabına yapılacaktır. Banka hesap bilgisindeki değişiklikleri tedarikçiye bildirecektir. 4.10 BELGELENDİRMENİN FESHİ; 4.10.1 Tedarikçinin belgelendirme kurallarına uymaması durumunda Ürün belgelendirme kuruluşu tedarikçiye 2(iki) ay süreli yazılı olarak ihtar gönderir. Tedarikçi bu süre içerisinde durumunu düzeltmediği takdirde belgelendirme feshedilir ve belge geri çekilir. 4.10.2 Tedarikçi, yazılı gerekçeleriyle beraber belgelendirmenin feshinin talebinde bulunması halinde belgelendirme feshi edilir. Tedarikçinin belgesi geri çekilir. 4.10.3 Belgelendirmenin feshinin tedarikçiden kaynaklandığı durumlarda (mücbir sebepler hariç) tedarikçi tarafından yapılan ödemeler geri iade edilmez. Varsa yapılan masraflar tedarikçiden tahsil edilir. Mücbir sebepler durumunda Belgelendirme Kuruluşunun o süreye kadar yapmış olduğu faaliyetlerin karşılığı düşüldükten sonra geriye kalan miktar tedarikçiye geri iade edilir.
SAYFA 6/6 4.11 İTİRAZ ŞİKÂYET VE UYGUNSUZLUKLAR; 4.11.1 Tedarikçi yalnızca kurallar kapsamındaki iş için belgenin verildiği hususlarda hak iddia edebilir. 4.11.2 Belgelendirilmiş ürün kapsamında tedarikçiye bildirilen şikâyetler tedarikçi tarafından kayıt altına alınacak ve talep durumunda Ürün belgelendirme kuruluşuna verilecektir. Şikâyetler ürünün belgelendirmesine yönelik olduğunda tedarikçi uygunsuzluğu Ürün belgelendirme kuruluşuna derhal bildirecek, uygunsuzluk için gerekli önlemleri alacak, alınan önlemleri kayıt altına alacaktır. 4.12 DOKÜMANIN EKLERİ; 4.12.1 Bu dokümanın ekli olduğu teklif formu, teklif formunda atıf yapılan standart(lar) ve tedarikçi ile yapılan yazışmalar kuralların eki ve ayrılmaz parçası olup tedarikçiyi bağlar. Tedarikçi belgelendirme ve ek belgelendirme kurallarına uymakla yükümlüdür. 4.13 DOKÜMAN DİLİ; 4.13.1 Belgelendirme kurallarının dili Türkçedir. Ancak tedarikçinin talebi üzerine İngilizce olarak sağlanabilir. İhtilaf durumunda Türkçe metin geçerli kabul edilecektir. 4.14 DİĞER HÜKÜMLER 4.14.1 Bu dokümanda olmayan hususlarda Borçlar Hukuku ve Türk Ticaret Kanunu, TS EN 45011 standardı ve rehber dokümanları, TÜRKAK dokümanları kuralları ve görüşleri uygulanacaktır. 4.15 İHTİLAFLARIN HALLİ; 4.15.1 İhtilaf hallinde İstanbul Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.