ELEKTRONİK ORTAMDA DEFTER TUTMA VE FATURA DÜZENLEME İLE İLGİLİ MEVZUAT HÜKÜMLERİ

ELEKTRONİK ORTAMDA DEFTER TUTMA VE FATURA DÜZENLEME İLE İLGİLİ MEVZUAT HÜKÜMLERİ 1. KONU: Elektronik ortamda defter tutulması ve fatura düzenlenmesi ile ilgili hususlar bilişim sistemindeki gelişmelere paralel olarak son yıllarda ticari ve vergi mevzuatımızda da düzenlemeler yapılmasına yol açmış ve belli bir süreç sonunda uygulama aşamasına geçilmiş bulunmaktadır. Düzenlemelerin temel amacı mali kayıt ve verilerin daha hızlı, düzenli tutulması yanında Maliye Bakanlığı ve devletin diğer kurumlarının ihtiyaçları doğrultusunda bu kayıt ve verilerin izlenmesinin sağlanması ve kolaylaştırılmasıdır. Elektronik ortamda defter, kayıt ve belgelerin tutulması ve muhataplarına aktarımı sürecinde bilişim teknolojilerinin kullanımı, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunlarının verdiği yetkilerle düzenlenmiştir. Kanunlardan alınan yetkiler ile elektronik defter ve elektronik fatura ile ilgili düzenlemeler yapılmış bulunmaktadır. Vergi Usul Kanununun Mükerrer 257 ve mükerrer 242 nci maddelerinde yer alan yetkiye dayanarak Maliye Bakanlığı elektronik ortamda defter tutulması ve fatura düzenlenmesi ile ilgili usul ve esasları tespit etmiştir. Konu yazımızda, elektronik ortamda defter tutulması ile ilgili hususlar ve elektronik fatura düzenlenmesi ile ilgili hususlar olarak iki ayrı başlık altında incelenecektir; 2. ELEKTRONİK ORTAMDA DEFTER TUTULMASI İLE İLGİLİ HUSUSLAR: 2.1. Genel Olarak: VUK nun Mükerrer 242 nci maddesinde elektronik defterin tanımı Elektronik defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür şeklinde ifade edilmiştir. Söz konusu tanımlamada belirtildiği üzere elektronik defter Vergi Usul Kanununa göre tutulması gereken defterlerde yer alması gereken bütün bilgileri havi olması gerekmektedir. Diğer yandan Bakanlık aynı zamanda elektronik defterler için diğer defterlerden ayrı usul ve esaslar tespit etmeye de söz konusu maddede yer alan hükümle yetkili kılınmıştır. Elektronik defter tutulması ve kayıtların bu defterde yer alması ile ilgili ilk düzenlemeler 2006 yılında 361 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yapılmış ve bu tebliğ ile elektronik defter tutmak isteyen mükelleflerin uygulaması gereken esaslar belirlenmiştir. Ancak 13.12.2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 1 1

Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği ile 361 sayılı Genel Tebliğ yürürlükten kaldırılmıştır. 1 Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümlerine göre elektronik defter tutmak isteyenlerin öncelikle sahip olmaları gereken bir takım şartlar bulunmaktadır. Buna göre; a) Gerçek kişi mükellefler 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmalıdırlar. Tüzel kişi mükellefler ise elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmalı ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olmalıdırlar. b) Elektronik defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir. Belirtilen şartlara sahip bulunan mükelleflerin elektronik defter kullanabilmek için www.edefter.gov.tr internet sitesinde belirtilen Başkanlık veya Genel Müdürlük adresine istenilen bilgilerle birlikte yazılı olarak başvuruda bulunması gerekmektedir. Elektronik Defter uygulaması bakımından uyumluluk onayı almış yazılımların listesi www.edefter.gov.tr adresinde liste halinde yayınlanmış olup 12.05.2013 tarihi itibariyle yazılım onayı almış yayınlanan kuruluş sayısı 11 dir. Elektronik defterler tutacak mükelleflerin yazılım onayı almış programları kullanmaları gerekecektir. Mükellefler dilerlerse kendileri yazılım programı oluşturmak ve bu yazılımların onayını almak suretiyle defterlerinde kendi yazılım sistemlerini kullanabilirler. Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1 Eylül 2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir. Uyumluluk onayı almamış yazılım kullanılması halinde defterler tutulmamış sayılacaktır. Tebliğin 3.3. bölümünde elektronik defterin tutulması esasları belirlenmiş bulunmaktadır; Tebliğde yer alan esaslara göre elektronik defter www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla tutulacaktır. Uygulamadan yararlananlar, aylık dönemler itibarıyla oluşturdukları elektronik defterler için, berat almak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar. İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur. Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Aralık ayına ilişkin defterler gelir vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar) kendilerine ait güvenli elektronik imza ile, tüzel kişiler ise ilgili olduğu ayı takip eden 2

ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylamalıdırlar. Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir. Elektronik defter beratı, elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmemektedir. Dolayısıyla elektronik defterlerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğunu sağlamaktan defterleri tutanlar sorumludur. Bununla birlikte kayıtların tutulmasında ve beratın alınmasında 1 ay ile sürenin sınırlı tutulması ve son ay için 4 ay gibi uzun süre ile belirlenmiş olması yerine Vergi Usul Kanunu nun 45 günlük kayıt esnekliğini içermesinin yararlı olacağı düşünülmektedir. Diğer bir seçenek olarak Berat işlemlerinin üçer aylık geçici vergi beyanlarının verilmesinden sonraki 7 gün içinde yapılmasının sağlanması yararlı olacaktır. Bu esneklikler sistemin rahat çalışmasını sağlaması bakımından çok önemli görülmektedir. Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçmektedir. Yukarıda belirtilen usulle oluşturulan elektronik defterler, Başkanlık tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Kâğıt ortamında defter tutmaları halinde hiç defter tutmamış sayılırlar. Gelir İdaresi Başkanlığınca başlangıç aşamasında yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik defter kapsamında tutulması öngörülmüştür. Ancak V.U.K. nun yetki maddeleri uyarınca uygulamanın ileride genişletilmesi her zaman mümkün bulunmaktadır. 2.2. Elektronik Defter Tutma Zorunluluğu Getirilen Mükellefler: Elektronik defter tutulması ile ilgili olarak Maliye Bakanlığı 14.12.2012 tarih ve 28497 numaralı Resmi Gazetede yayımlanmış bulunan 421 sayılı Vergi Usul Kanunun Tebliğini yayınlamış ve bu tebliğ ile kimlerin elektronik sistemde defter tutmaları gerektiği ve kullanmaya başlama zamanına ilişkin hususları açıklamış ve 8 Şubat 2013 tarih ve 58 numaralı Sirkülerle de 421 numaralı Tebliğde yer alan zorunluluklar ile ilgili ek açıklamalar yapılmıştır. 421 sayılı Tebliğ ile Bakanlık, tutulacak defterlerin mükellef grupları itibariyle belirlenmesine ve elektronik ortamda defter tutulmasına ilişkin esasları belirlemeye ilişkin 3

olarak Vergi Usul Kanununda yer alan yetki maddesi hükümlerine dayanarak aşağıda sayılan mükellef gruplarına elektronik defter tutma zorunluluğu getirmiş bulunmaktadır. a) 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar, b) Yukarıda belirtilen madeni yağ lisansına sahip kişilerden 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden, 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar, c) 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler, d) (c) şıkkında belirtilen kişilerden 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden, 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar, Ancak elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen (a) ve (c) şıklarında belirtilen mükelleflerden mal satın alan kişilerin 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşları niteliğinde olmaları durumunda, bunların elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmamaktadır. Diğer taraftan Tebliğ kapsamındaki mükelleflerden mal veya hizmet alan ve belirlenen hadlerin altında kalan mükelleflerin de istemeleri halinde elektronik defter ve elektronik fatura uygulamalarından yararlanabilecekleri Tebliğde yer almıştır. Dolayısıyla elektronik defter tutmak zorunda olan kişilerden mal alan ancak brüt satış hâsılatları belirtilen hadlerin altında olan mükellefler de istemeleri durumunda elektronik defter tutabileceklerdir. Maliye Bakanlığı bilahare elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen mükelleflerle ilgili uygulamaya açıklık getirmek üzere 8 Şubat 2013 tarihli 58 numaralı Sirküleri yayınlamıştır. Söz konusu Sirkülerde açıkça belirtildiği üzere 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türü, fiyatı, miktarı veya bir başka özelliği ne olursa olsun, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hâsılatı tutarı 25 Milyon TL veya daha yüksek olması durumunda zorunlu olarak elektronik defter tutmaları gerekecektir. Ayrıca alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi de önemli olmayıp, hangi sektörde faaliyet gösterirlerse göstersinler, zorunluluk kapsamına gireceklerdir. Aynı şekilde 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar da, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamlarının10 Milyon TL veya daha yüksek olması durumunda elektronik defter uygulamasına dâhil olacaklardır. Yine bu kapsamda alış yapanların tütün, alkol, kolalı gazozlar sektörlerinde veya başka sektörlerde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir. 4

Diğer bir husus Mükelleflerin brüt satış hâsılatlarının hesaplanmasında, sadece madeni yağ, tütün, alkol veya kolalı gazoz satışları değil gelir tablosunda yer alan tüm satışları gösteren brüt satış hâsılatına göre zorunluluk kapsamına alınacaktır. Gerek 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden ve gerekse 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden mal alımı yapanlar zorunluluk kapsamına girmekte olup, bu kişilerden sadece hizmet alımında bulunulması elektronik defter tutma zorunluluğu getirmemektedir. 2.3. Defter Tutulması Gereken Dönem: Elektronik defter tutmak zorunda olan mükellefler 2014 takvim yılı içinde bu usulle defter tutmaya başlamak zorundadırlar. 2014 yılının içerisinde herhangi bir zamanda mükellefler elektronik defter tutmaya başlayabilirler. Bu takdirde daha önceki kayıtları defteri tutmaya başladıkları ilk ay içinde elektronik deftere kayıt yaparlar. Elektronik defter tutmak zorunda olan mükelleflerin, aşağıdaki bölümde açıklandığı gibi faturaları da elektronik ortamda düzenlemeleri gerekmektedir. 2.4. Uygulanacak Müeyyideler: 1 Numaralı Elektronik Defter Tebliğinde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde elektronik defter oluşturan veya oluşturdukları elektronik defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanır. 3. ELEKTRONİK ORTAMDA FATURA DÜZENLENMESİ İLE İLGİLİ HUSUSLAR: 3.1. Genel Olarak: Elektronik ortamda fatura düzenlenmesi ile ilgili mevzuat hükümleri dayanağını elektronik defter kullanımında olduğu gibi Vergi Usul Kanununun mükerrer 242 nci maddesinde yer alan Bakanlığa tanınmış yetki hükmünden almış ve düzenlenen tebliğlerle uygulamaya yön verilmiştir. Elektronik fatura sistemi ile ilgili olarak bugüne kadar birçok tebliğ yayınlanmış ve sistem ihtiyarilik üzerine inşa edilmiş bulunmaktadır. E-fatura sistemi 397, 421 numaralı Tebliğler ve 58 numaralı Sirküler ile bugünkü şeklini almıştır. 8 Mayıs 2013 tarihi itibariyle 528 adet kullanıcı Mali Mühür Sertifikasını temin işlemlerini tamamlayarak sisteme girmiştir. Son düzenlemeler ile binlerce işletmenin 2013 yılında e-fatura sistemine ve 2014 yılının herhangi bir ayında e-deftere geçiş yapmaları beklenilmektedir. 5 Mart 2010 tarih ve 27512 tarihli Resmi Gazetede yayımlanmış bulunan 397 numaralı Vergi Usul Kanunu Tebliğinde elektronik fatura Bu Tebliğde yer alan şartlara 5

uygun olan ve elektronik belge biçiminde oluşturulmuş faturayı ifade eder şeklinde tanımlanmıştır. Elektronik belge ise Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünü olarak tanımlanmıştır. Söz konusu tanımlamalar açık olarak elektronik faturanın, Vergi Usul Kanununun 229 ncu maddesinde tanımlanan ve müteakip maddelerinde esasları belirtilen faturada yer alan bilgilere sahip olan ve o na eşdeğer hukuki geçerliliğe sahip bir belge olduğunu ortaya koymaktadır. Esasen Tebliğde de e-faturanın yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olduğu açıkça belirtilmektedir. 3.2. Elektronik Fatura Kullanımı Zorunluluğu Getirilen Mükellefler: 397 numaralı Tebliğde elektronik fatura kullanımından anonim ve limited şirket statüsünde olan mükelleflerin yararlanabileceği, gerçek kişilerin ise bu uygulamadan yararlanamayacakları ifade edilmiştir. Ancak Bakanlık ileride bu uygulamayı yaygınlaştırma ve diğer mükelleflerin de yararlanmalarını sağlamaya yönelik düzenlemeler yapmaya yetkili bulunmaktadır. Bu cümleden olmak üzere 421 Numaralı Vergi Usul Kanunu Tebliği ile elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen mükelleflere elektronik fatura kullanma zorunluluğu da getirilmiştir. Dolayısıyla yukarıdaki bölümde açıklanan elektronik defter tutmak zorunda olan mükellefler aynı zamanda elektronik fatura kullanmak zorundadırlar. Buna göre; a) 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar, b) Yukarıda belirtilen madeni yağ lisansına sahip kişilerden 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden, 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar, c) 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler, d) (c) şıkkında belirtilen kişilerden 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden, 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar, elektronik fatura düzenlemek zorundadırlar. Aynı zamanda e-defter tutacaklar ile ilgili bölümde yer aldığı gibi, 58 numaralı sirkülerde belirtilen açıklamalar e- fatura düzenleyenler için de geçerli bulunmaktadır. Diğer bir deyişle 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hâsılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura uygulamalarına dâhil olacaklardır. Lisans sahibi mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir. 6

Yine 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hâsılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura uygulamalarına dâhil olacaklardır. Bu kapsamda alış yapanların tütün, alkol, kolalı gazozlar sektörlerinde veya başka sektörlerde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir. Ancak mal alışlarında malın miktarı ve fiyatının önem kazanmaması, çok küçük meblağlı alışların da elektronik defter tutulması veya fatura düzenlenmesi zorunluluğu doğuracağından ve bunun da uygulamalarda sıkıntı yaratabileceği düşünülmektedir. Dolayısıyla bu işletmelerden çok küçük alımların örneğin yıllık 8.000 TL nin altında olanların sisteme dâhil edilmemesinde yarar görülmektedir. Mükellefler brüt satış hâsılatlarının hesaplanmasında, sadece madeni yağ, tütün, alkol veya kolalı gazoz satışları değil gelir tablosunda yer alan bütün satışları gösteren brüt satış hâsılatına göre zorunluluk kapsamına alınacaktır. 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükellef listesi www.gib.gov.tr ve www.efatura.gov.tr internet adreslerinde yayımlanmaktadır. Söz konusu mükelleflerden mal veya hizmet alan ve belirlenen hadlerin altında kalan mükelleflerin de istemeleri halinde elektronik fatura uygulamalarından yararlanabileceklerdir. Diğer yandan elektronik defter kullanımında olduğu gibi, 421 numaralı Tebliğ kapsamında zorunluluk getirilen mükelleflerden mal alan 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının elektronik fatura uygulamasından yararlanma zorunluluğu bulunmamaktadır. Uygulamadan yararlanmak isteyen mükellefler istenilen belgelerle birlikte www.efatura.gov.tr adresine başvurmak suretiyle kullanıcı hesaplarını tanımlatmaları ve mali mühürlerini alarak mali mühür sertifikalarını aktive ettirmeleri gerekmektedir. Elektronik Fatura Uygulamasından yararlanan kayıtlı kullanıcıların güncel listesi www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlandığından Elektronik Fatura Uygulamasından yararlanan mükellefler fatura düzenlemeden önce muhatabın www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını kontrol edecekler, kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kâğıt fatura düzenleyeceklerdir. Görüldüğü üzere burada ikili bir uygulama söz konusu olmaktadır. İkili sistem ise karışıklıklara ve yanlış uygulamalara yol açabilir. Dolayısıyla daha esnek bir uygulamanın getirilmesi, bu anlamda elektronik fatura kullanma zorunda olanların her halde elektronik fatura kullanması ve kayıtlı kullanıcı olmayanlara elektronik sistem dışında klasik yöntemle faturanın ulaştırılması yoluna gidilmesi bir yöntem olarak düşünülebilir. 7

3.3. Elektronik Fatura Kullanımı Esasları: Elektronik fatura kullanma esasları Tebliğ ile belirlenmiştir. Buna göre fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemleri; Bilgi işlem sistemlerinin e-fatura Uygulamasına entegre edilmesi yoluyla veya e- Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile oluşturulan ve www.efatura.gov.tr internet adresinde hizmete sunulan e- Fatura Portalı aracılığıyla gerçekleştirilebilir. Dolayısıyla elektronik fatura düzenlenmesi, gönderilmesi ve alınması işlemlerinin Bakanlıkça tesis edilen ve yukarıda belirtilen adreste açıklanan e- fatura uygulama yolu uygulanarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bununla birlikte mükellefler, elektronik fatura gönderme ve alma işlemlerini teknik yeterliliğe sahip, Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış kuruluşların bilgi işlem sistemi aracılığıyla da gerçekleştirebilirler. Bunun için söz konusu kuruluşların Başkanlıktan özel entegrasyon izni almaları zorunludur. Bu kuruluşların elektronik fatura gönderip alma işleminde kullanılan bilgi işlem sistemi yazılım ve donanım alt yapısının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde bulunması zorunludur. Bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükellefler, sistemlerini kesintisiz 7 gün 24 saat fatura ve ilgili mesajları alabilir ve gönderebilir halde açık tutmak zorundadırlar. Mücbir sebepler dışında bu zorunluluğa uymayan mükelleflerin entegrasyon izinleri iptal edilecek olup, elektronik fatura uygulamasını sadece portal yöntemiyle kullanabileceklerdir. Özel entegrasyon izni alan mükelleflerin listesi www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanır. 3.4. Elektronik Faturanın Saklanması Ve İbrazı İle İlgili Hususlar: 397 numaralı Tebliğde elektronik faturanın saklanması ve ibrazı ile ilgili hükümler de yer almaktadır; Elektronik faturanın kâğıda basılarak saklanması mümkün değildir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları, üzerindeki Mali Mühürü 1 de içerecek şekilde kanuni süreler dâhilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik 1 Mali mühür, Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi ve diğer kurum, kuruluş ve işletmelere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan ve e-fatura Uygulaması bünyesinde yapılan işlemlerde kullanılması zorunlu olan, Başkanlık adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir. Kullanım alanı ve bahsedilen fonksiyonları nedeni ile Mali Mühürün, kurumun bildirilen yetkili veya yetkililerinin kontrolü altında kullanılması, yetkili kişi veya kişilerin değişmesi halinde de yeni yetkili veya yetkililerin derhal belirlenmesi ve bunlara ait bilgilerin Başkanlıkça belirlenecek yöntemlerle bildirilmesi zorunludur. 8

ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir. Saklama ve ibraz yükümlülüğü, e-faturalara istendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olmakla birlikte üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Ancak bu durumda yukarıda belirtilen yükümlülük, elektronik faturaların üçüncü kişiler nezdinde muhafaza eden için de yasal süreler içinde geçerlidir. Diğer yandan e-fatura uygulamasından yararlananlar uygulamada meydana gelebilecek arıza ve kesinti durumlarında fatura düzenleyebilmek için yeteri kadar basılı kâğıt fatura bulundurmaları zorunludur. 3.5. Elektronik Fatura Kullanmaya Başlama Süresi: Elektronik faturanın kullanma süreci ile ilgili olarak 421 numaralı Tebliğde yer alan hükme göre elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve sağladıkları hizmetler için 2013 yılı içinde fatura kullanmaya başlamaları gerekmektedir. Bu mükelleflerin 1 Eylül 2013 tarihine kadar Gelir İdaresine başvurmaları gerekeceği ifade edilmektedir. Bu nedenle en geç bu tarihten itibaren uygulamaya başlamaları gerekir. Nitekim 58 numaralı Sirkülerde de zorunluluk kapsamında olsun veya olmasın, elektronik fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve birbirlerine ifa ettikleri hizmetler için 1 Eylül 2013 tarihinden itibaren sadece elektronik fatura gönderip alacakları belirtilmiştir. Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kâğıt ortamında fatura düzenleyemezler; düzenlemeleri halinde kâğıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. Elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere yaptıkları mal teslimi ve hizmet ifası için genel hükümler çerçevesinde kâğıt fatura düzenlemeye devam ederler. 3.6. Uygulanacak Müeyyideler: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ilgili Tebliğde açıklanan usul ve esaslara aykırı biçimde e-fatura düzenleyen mükellefler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununda öngörülen cezalar uygulanır. Ayrıca Tebliğde belirtilen usul ve esaslara uymayanların elektronik fatura düzenleme ve gönderme yetkileri iptal olunabilir. Yetkileri Başkanlıkça iptal edilen mükellefler, iptal edilen yetkileri bakımından bir yıl süre ile e-fatura uygulamasından yararlanamazlar. Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükelleflerin elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükellefler tarafından gönderilen elektronik faturaları almaları zorunludur. Bu zorunluluğa uymayan mükellefler hakkında Vergi Usul 9

Kanununun ilgili hükümlerinde belirtilen fatura almayan mükelleflere tatbik olunan cezai hükümlerin uygulanır. 10